OFICIO: 0022-0003-DR4-DPZCH-AE-2018

Sección: Delegación Provincial de Zamora Chinchipe

Asunto: Comunicación provisional de resultados

Zamora, 31 de agosto de 2018

Doctora
María del Cisna Encalada Cueva
Ex Analista Distrital Administrativa
Dirección Distrital 19D01-Yacuambi-Zamora-Educación
Zamora. Calle Quiruba y Pasaje Tokoya

De conformidad a lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado y 22 del Reglamento para su aplicación, comunico a usted los
resultados provisionales relacionados con el examen especial a las cuentas 112.01.03
anticipo de remuneraciones tipo c, 635.04.16 obligaciones con el IESS por
responsabilidad patronal, 635.04.17 obligaciones con el IESS por coactivas interpuestas
y 635.04.18 intereses por mora patronal al IESS, de la Dirección Distrital 19D01-
Yacuambi-Zamora-Educación, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2013
y el 31 de mayo de 2018.

Anticipo de remuneración concedido a docente no fue descontado

En comunicación de 21 de febrero de 2013, un profesor de la Escuela “General

Epiclachima” del Cantón Centinela del Cóndor, solicitó al Director del Distrito un anticipo
de sueldo por 2 000,00 USD, la misma que fue autorizada con sumilla el 26 del mismo
mes y año y atendida con comprobante único de registro 39130198 el 4 de marzo de
2013, obligación que fue descontada de la siguiente manera:

Año 2013 CUR Mes Valor Descuentos USD Valor Anticipo USD
2013-03-04 2 000,00
2013-04-25 365 Abril 166,67
2013-05-23 428 Mayo 166,67
2013-06-27 542 Junio 166,67
2013-07-19 722 Julio 166,65
Subtotal: 666,68 666,68
Valor Adeudado USD 1 333,32

El profesor laboró desde el 1 de enero de 2013 al 30 de abril de 2014 fecha de su

renuncia; sin embargo, la servidor público 3, encargada de nómina que actuó del 1 de
enero de 2013 al 28 de febrero de 2014, no realizó el descuento de la diferencia del
anticipo, en atención a lo dispuesto por el Director Distrital en oficio 0443-SG de 31 de
julio de 2013, donde le dispone suspender el pago de haberes al beneficiario,
inobservando los artículos 255 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio
Público; y, 1 y 2 del Reglamento y Procedimiento para la Concesión de Anticipos,
publicado en el R. O. 404 de 15 de marzo de 2011, que señalan que las unidades
responsables de la gestión financiera concederán a pedido de los servidores públicos
de la institución anticipos de una hasta tres remuneraciones mensuales unificadas que
será recaudado al momento de realizar el pago de las remuneraciones, por la unidad de
gestión financiera, que no podrá exceder de 12 meses, contados desde la concesión del
anticipo; además, en caso de cese de funciones, el valor que restare por pagar se cubrirá
con lo correspondiente a la liquidación de haberes; además, del literal a) “Anticipos a
servidoras y servidores públicos” de la NCI 405-08 Anticipo de Fondos, vigente desde
el 14 de diciembre de 2009, señala que los anticipos serán descontados de sus haberes
dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento, siendo la institución
responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de pago de cada
servidor.

Por otro lado, incumplió el deber previsto en el literal h) del artículo 22 de la Ley Orgánica
del Servicio Público que manda a ejercer su función con lealtad institucional, rectitud y
buena fe, que los actos se ajusten a los objetivos propios de la institución en la que se
desempeñe y administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad,
eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas de su gestión.

Por ello la encargada de nómina al no realizar el descuento del anticipo de remuneración

tipo C de los haberes del profesor, ocasionó un perjuicio a la institución en 1 333,32
USD.

Error en registro contable ocasiona sobrestimación de saldos de anticipos de

remuneraciones tipo C

Mediante Acuerdos Ministeriales 0015-14 MINIDUC-ME y MINIDUC-ME-2014-00006-A

de 3 de febrero y 4 de junio de 2014, respectivamente, suscritos por el Ministro de
Educación, dispuso el cierre definitivo de las Direcciones Provinciales de Educación
Hispana y Bilingüe y el cierre financiero contable y presupuestario definitivo de las
entidades operativas descentralizadas (EOD).

Con este antecedente el saldo contable de la cuenta 112.01.03 Anticipos de

Remuneraciones tipo c, al 3 de julio de 2014 ascendió a 332 033,66 USD; conforme al
siguiente detalle:

EOD Denominación Saldos

USD
140-0119 Dirección Provincial de Educación Hispana 291 178,89
140-6130 Instituto Técnico Superior Fiscal 12 de Febrero 16 502,77
140-6133 Colegio Daniel Martínez Ordóñez 2 632,13
140-6135 Colegio de Bachillerato de Imbana 12 502,03
140-6140 Instituto Pedagógico Superior Pedagógico Jorge Mosquera 8 596,84
Barreiro
140-6142 UE Fiscomisional Semipresencial de Zamora Chinchipe 621,00
TOTAL: 332 033,66

Del análisis realizado se observó lo siguiente:

La servidor público 3, encargada de nómina, quien laboró desde el 1 de enero de 2013

al 28 de febrero de 2015, utilizó el código de deducción incorrecto; los valores
descontados en liquidaciones fueron contabilizados en la cuenta 212.40; y, las
liquidaciones realizadas a servidores que cesaron en sus funciones no tuvieron
afectación presupuestaria, solo se demostró el descuento en los roles de liquidación
compensados con los anticipos de remuneraciones tipo C, presentando un anexo de
deudores por 19 497,29 USD a esta fecha.
El saldo de la cuenta del EOD de 291 178,89 USD no fue conciliado por la Analista
Distrital Contable, Servidor Público de Apoyo 4, Contadora, cuyo periodo de actuación
fue de 1 de enero de 2014 y el 28 de febrero de 2014; además, incurrió en los siguientes
errores: Las transferencias realizadas por la Tesorería a la cuenta de ingresos del Banco
Nacional de Fomento actual BanEcuador, algunas fueron registradas como ingresos de
autogestión, cuando el registro correspondían a descuentos de anticipos realizados en
nómina; los depósitos realizados en efectivo algunos fueron ingresados como ingresos
de autogestión, fondos de terceros (212.03.00); y, depósitos de intermediación
(212.01.00); y, los registros de las cuentas 212.03 y 212.01 del año 2013, en el año 2014
fueron transferidos a las cuentas 224.82.03 y 224.82.01, para luego ser reguladas con
la clase de registro BDFT.

Para depurar el saldo de la cuenta se realizó el movimiento de la cuenta Anticipos de

Remuneraciones tipo C, así:

Descripción de los movimientos Ingresos USD Egresos USD Saldo USD

Saldo recibido de las EODs cerradas 332 033,66
Anticipos entregados en el Distrito en el año 13 850,00 345 883,66
2014
Valores cobrados en nómina 54 163,00 291 720,66
Depósitos en efectivo 18 719,25 273 001,41
Valores que se encontraban por registrar en 79 611,83 193 389,52
la cuenta del banco central 112.20.24
DPHZCH
Saldo al 31 de mayo de 2018 193 389,52
Valor descontado por anticipo de 192 053,99
remuneraciones tipo C
Valor adeudado por anticipo de 1 333,34
remuneraciones tipo c, no descontado

Situación generada por cuanto la servidor público 3, responsable de generar la nómina

que actuó desde el 1 de enero de 2013 al 28 de febrero de 2015, en forma errónea utilizó
el código de deducción 840, acreditando los valores de descuentos de anticipos a la
cuenta “otros descuentos para terceros” y no lo realizó al código de deducción correcto
853 “recuperación de anticipos de remuneraciones tipo “c”, lo que ocasionó que los
valores recaudados por este concepto no se acrediten a la cuenta de mayor 112.01.01
Anticipo de remuneraciones tipos C y en su lugar se acreditaron a la cuenta rotativa de
ingresos que la entidad mantenía en el ex Banco Nacional de Fomento cuenta corriente
0360024180 que la Dirección Provincial de Educación..

La servidor público 3 encargada de nómina incumplió los deberes previstos en el literal

h) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público, que manda a ejercer su función
con lealtad institucional, rectitud y buena fe, que los actos se ajusten a los objetivos
propios de la institución en la que se desempeñe y administrar los recursos públicos con
apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas
de su gestión; a más de la norma de control interno 405-05 Oportunidad en el registro
de los hechos económicos y presentación de información financiera, que señala que el
registro oportuno de la información en los libros de entrada original, mayores generales
y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y añade que no se contabilizará en cuentas diferentes a las establecidas en
el catálogo general.

Por su parte la Analista Distrital Contable, servidor público de Apoyo 4, con función de
Contadora que actuó del 1 de enero de 2013 al 28 de febrero de 2014, al no realizar la
conciliación de los saldos; e, incurrir en los errores detallados, incumplió los deberes
previstos en el literal h) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público que
manda a ejercer su función con lealtad institucional, rectitud y buena fe, que los actos
se ajusten a los objetivos propios de la institución en la que se desempeñe y administrar
los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y
eficiencia, rindiendo cuentas de su gestión; a más de la norma de control interno 405-
05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información
financiera que señala que el registro oportuno de la información en los libros de entrada
original, mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la información y añade que no se contabilizará en cuentas
diferentes a las establecidas en el catálogo general; a más de las atribuciones y
responsabilidades que constan en el numeral 2 literales c), k) del Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos, vigente desde el 25 de enero de 2012 que
mandan a programar, dirigir y controlar las actividades financieras de la unidad distrital,
conforme a las políticas emanadas por planta central; y, ejecutar el control previo y
concurrente de las transacciones.

Cancelación de mora, multas en intereses por incumplimiento de obligaciones

patronales con el IESS

El Ministro de Educación emitió los Acuerdos MINEDUC-ME-2015-00150-A y

MINEDUC-ME-2016-00001-A de 15 de septiembre de 2015 y 12 de enero de 2016, que
en su orden el artículo 1 delega al Director Nacional Financiero de la Coordinación
General Administrativa Financiera, para que proceda al pago o cruce de cuentas de los
valores adeudados al IESS generados hasta la fecha de emisión del documento; y, el
segundo que reforma el artículo 1 del anterior y delega al Director Nacional Financiero
para que previo análisis realice el cruce de cuentas de los valores adeudados al IESS
de las EODs cerradas y proceda al pago con una periodicidad máxima de cada trimestre,
hasta que los valores adeudados queden saldados en tu totalidad.

Así mismo, la disposición general primera del Acuerdo MINEDUC-ME-2015-00150-A,

del 15 de septiembre de 2015, señala que luego del cruce de información y la
compensación realizada es de exclusiva responsabilidad de los jefes de nómina y
financieros que tengan el manejo de la herramienta informática SPRYN las deudas que
se generen en lo venidero a favor del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Nuestro análisis determinó que el Distrito 19D01 de Zamora Chinchipe, egresó el monto
de 24 572,01 USD, por concepto de glosas, intereses, moras y gastos administrativos
por incumplimiento de las obligaciones patronales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, de los cuales las Analistas Distritales Administrativas y Financieras que actuaron
del 1 de enero al 16 de octubre de 2013 del 17 de octubre de 2013 al 16 de febrero de
2014; y del 17 de febrero de 2014 al 31 de mayo de 2018, de la Ex - Dirección de
Educación Hispana y Dirección Distrital 19D01, Yacuambi – Zamora - Educación,
egresaron 20 533,45 USD mediante pagos directos desde pagaduría al IESS y 4 038,56
USD, fue cubierto mediante el procedimiento de compensación entre el Ministerio de
Finanzas y el Ministerio de Educación y Cultura; de esto 13 669,09 USD, tuvo su origen
antes del periodo de inicio del corte de cuenta (1 de enero de 2013), y 10 902,92 USD,
los siniestros ocurrieron en el periodo de análisis, 1 de enero de 2013 y 31 de mayo de
2018.

La deficiencia se ocasionó debido a la falta de coordinación entre el Director Distrital 2,

de la Dirección de Educación Bilingüe, que actuó en el periodo 1 de enero de 2013 al
30 de agosto de 2013 y la Servidor Pública 2 (con funciones de Pagadora) que actuó
del 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014, el primer servidor no informó de
manera oportuna el ingreso de personal nuevo a la institución, y la segunda servidora
(pagadora) no envió en su oportunidad al IESS el aviso de entrada del servidor,
realizándolo con hasta dos meses de retraso; o por el pago de retroactivos por
reclasificaciones y ascenso de categoría, cuya diferencia de sueldo de igual forma no
fue cancelada en su oportunidad, ocasionando que las planillas de aportes del personal
caigan en mora, y la atención en el área médica del IESS de los afiliados sea planillada
de manera independiente y recaudada mediante procedimientos coactivo y
compensación, observando el contenido del artículo 4 literal c) del Reglamento General
de Responsabilidad Patronal emitido según Resolución del Consejo Superior del IESS
298 de 12 de enero de 2010, publicado en el Registro Oficial 106 de 12 de enero de
2010, que en su artículo 4 literal c) señala que en el seguro de enfermedad y maternidad
habrá responsabilidad patronal cuando el pago de aportes correspondientes al mes del
siniestro se realiza extemporáneamente.

Por ello, los antes indicados servidores a más de las disposiciones señaladas, no
observaron la norma de control interno 403-10 “Cumplimiento de obligaciones” que
señala que, las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de
conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener el control de
las mismas, que serán pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas,
gastos adicionales que serán de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.

El Director Distrital además, incumplió los deberes y responsabilidades señaladas en el

Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Ministerio de Educación, publicado en
el Acuerdo 020-12, vigente desde el 25 de enero de 2012, literales n) y w) que en su
orden mandan a controlar los organismos desconcentrados del área financiera en
armonía con las políticas y lineamientos de la Coordinación General Administrativa
Financiera; y, cumplir, en lo referente al personal de la Dirección Distrital y del personal
administrativo, las funciones de autoridad nominadora respecto a los recursos humanos
sujetos a la Ley de Servicio Público y Código del Trabajo; y, la Servidora Pública 2
(Pagadora) y el Director Distrital los deberes del artículo 22, letras b) y h) de la Ley
Orgánica del Servicio Público que en su orden mandan a cumplir las obligaciones de su
puesto, con solicitud, eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con
la diligencia que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades;
y, ejercer sus funciones con lealtad institucional, rectitud y buena fe, administrando los
recursos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia,
rindiendo cuentas de su gestión.

El Director Distrital descuidó su recuperación mediante el derecho de repetición en

contra de los servidores causantes del hecho, conforme lo señala el inciso final del
artículo 134 de la Ley Orgánica del Servicio Público que señala que autoridades
ejecutarán el derecho de repetición contra la o el servidor responsable, de conformidad
con lo establecido en la Constitución de la República; además, de incumplir los deberes
señalados en el artículo 22 literales letras b) y h) de la Ley Orgánica del Servicio Público,
que en su orden mandan a cumplir las obligaciones de su puesto, con solicitud,
eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la diligencia que
emplean generalmente en la administración de sus propias actividades; y, ejercer sus
funciones con lealtad institucional, rectitud y buena fe, administrando los recursos con
apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas
de su gestión, deficiencia que ocasionó la disminución de los recursos institucionales.
Particular que pongo en su conocimiento a fin de que se sirva proporcionar sus puntos
de vista y adjuntar la documentación de soporte que considere pertinente.
Atentamente,

Dr. Gerardo Cuenca Jumbo

Delegado Provincial de Zamora Chinchipe, encargado