INTRODUCCIÓN

Página 1 de 23
 ANTECEDENTES
Mediante, Resolución de Alcaldía Nº 1640-2000-MPT, de fecha 28 de Diciembre del 2000,
se aprueba el Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Unidad de Abastecimiento y
Servicios Auxiliares de la Gerencia de Administración de la Municipalidad Provincial de
Tacna, amparado en la Ley 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de
fecha 27 de Julio de 1997. A la actualidad (16 años después) se encuentra desfasado,
debido a que la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado se ha ido modificando,
asimismo, los sistemas informáticos han ido actualizándose (ANEXO 01).
Mediante, Resolución de Alcaldía Nº 0789-2016-MPT, de fecha 3º de Mayo del 2016, se
Aprueba la Directiva Nº 001-2016-SGL-GA-MPT/TACNA “Normas para la Contratación de
Bienes, Servicios y Consultorías Menores o Iguales a 8 UIT de la Municipalidad Provincial
de Tacna”, salvo que se trate de bienes y servicios incluidos en el Catálogo Electrónico del
Acuerdo Marco, amparado en la Ley 30225 Ley de Contrataciones del Estado y en su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 350-2015-EF.

Página 2 de 23
 SITUACIÓN ACTUAL
Que, teniendo un MAPRO vigente desfasado, se formula, en base a la Resolución de
Alcaldía Nº 0789-2016-MPT, que aprueba la Directiva Nº 001-2016-SGL-GA-MPT/TACNA,
lo siguiente:
PROCEDIMIENTO : CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MENORES
A OCHO UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (08
UIT) PARA LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA
CÓDIGO : MPT-GA-SGL
ÓRGANO : MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA
UNIDAD ORGÁNICA : SUB- GERENCIA DE LOGÍSTICA
OBJETIVO : Establecer el procedimiento para la contratación de
bienes y servicios menores o iguales a ocho (08 UIT)
realizadas por la Municipalidad Provincial de Tacna; salvo
que se trate de bienes y servicios incluidos en el
Catálogo Electrónico del Acuerdo Marco.
ÁMBITO DE APLICACIÓN : El procedimiento es de cumplimiento obligatorio para todas
las Gerencias, Oficinas, Unidades y Áreas orgánicas de
la Municipalidad Provincial de Tacna.
BASE LEGAL : Ley 30225 Ley de Contrataciones del Estado
Decreto Supremo N° 350-2015-EF Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado.
Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972
Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto Público, sus modificatorias y
complementarias.
Ley N° 30372 Ley de presupuesto del Sector Público
para el año Fiscal 2016.
Ley N° 29060 Ley del Silencio Administrativo.
Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo
General
Código Civil

Página 3 de 23
 PROCEDIMIENTO ACTUAL

UNIDAD TIEMP
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO
ORGÁNICA O
Elaborar el Cuadro de Necesidades
(C/N) y las especificaciones técnicas Técnico
01 Área Usuaria 60 min
(bienes) o términos de referencia Administrativo
(servicios).

Firmar el C/N y visar los términos de

02 Área Usuaria Sub Gerente 30 min
referencia o especificaciones técnicas.

Firmar el C/N y visar los términos de

03 Área Usuaria Jefe Inmediato 30 min
referencia o especificaciones técnicas.

Gerencia de
Planeamiento,
04 Firmar el C/N Presupuesto y Gerente 30 min
Cooperación
Técnica
Remitir el Cuadro de Necesidades,
Técnico
05 adjuntado las especificaciones Área Usuaria 30 min
Administrativo
técnicas o términos de referencia.

Auxiliar
Revisar si el expediente cumple con Sub Gerencia
06 Administrativo 30 min
los requisitos mínimos. de Logística
(C/N)

Si no está conforme, devolver al Área Auxiliar

Sub Gerencia
07 Usuaria a efectos de que subsane las Administrativo 10 min
de Logística
observaciones. (C/N)
Si está conforme, registrar en el
Auxiliar
Sistema (SIGAM) el ingreso del C/N Sub Gerencia
08 Administrativo 10 min
específicamente el número de cuadro, de Logística
(C/N)
la fecha y hora de ingreso.
Auxiliar
Generar registro físico en el cuaderno Sub Gerencia
09 Administrativo 10 min
de control de cuadros. de Logística
(C/N)

Auxiliar
Sub Gerencia
10 Generar hoja de trámite. Administrativo 2 min
de Logística
(C/N)

Página 4 de 23
 UNIDAD TIEMP
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO
ORGÁNICA O

Sub Gerencia Sub Gerente de

11 Revisar el expediente 1 día
de Logística Logística
Si no está conforme, entregar al
Auxiliar Administrativo a efectos que Sub Gerencia Sub Gerente de
12 10 min
devuelva al Área Usuaria para Logística Logística
subsanar observaciones.
Si está conforme, despachar para el Sub Gerencia Sub Gerente de
13 10 min
trámite correspondiente. de Logística Logística
Auxiliar
Recibir el expediente y remitir para su Sub Gerencia
14 Administrativo 10 min
cotización de Logística
(C/N)
Sub Gerencia
15 Recibir y registrar el expediente. Cotizador 10 min
de Logística

Sub Gerencia
16 Generar la Solicitud de Cotización. Cotizador 10 min
de Logística

Realizar las cotizaciones según sea el Sub Gerencia

17 Cotizador
requerimiento de Logística
 Si el monto a cotizar es menor o
igual a 1 UIT, se realizará 01
cotización.
 Si el monto a cotizar es mayor a 1 Sub Gerencia
Cotizador
18 UIT y menor igual a 3UIT se de Logística
realizarán 02 cotizaciones
 Si el monto a cotizar es mayor a 3
UIT y menor a 8 UIT se realizará 3
cotizaciones. < 5 días
Si fueran 2 cotizaciones o más,
elaborar un Cuadro Comparativo de
Sub Gerencia
19 Cotizaciones, el que será visado por Cotizador
de Logística
el Cotizador y adjuntado al
expediente.
Una vez realizada la cotización,
deberá ser firmada por el Cotizador,
quien adjuntará la Declaración Jurada Sub Gerencia
20 Cotizador
de no tener parentesco con de Logística
trabajadores de la entidad y de no
estar trabajando en la municipalidad.

Página 5 de 23
 UNIDAD TIEMP
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO
ORGÁNICA O

Sub Gerencia Jefe de

21 Registrar y revisar el expediente
de Logística Adquisiciones

Si tiene errores u observaciones en el

C/N, términos de referencia y
especificaciones técnicas, devolver Sub Gerencia Jefe de
22
expediente al Auxiliar Administrativo de Logística Adquisiciones
(C/N), quien lo remitirá al área
usuaria.

Si es conforme, verificar errores u

Sub Gerencia Jefe de
23 observaciones en el llenado de la
de Logística Adquisiciones
cotización. < 2 días

Si tiene errores u observaciones en el

llenado de la cotización, devolver el Sub Gerencia Jefe de
24
expediente al Cotizador, quien de Logística Adquisiciones
corregirá las observaciones.

Si no tiene errores u observaciones,

Sub Gerencia Jefe de
25 firmar la cotización y Cuadro
de Logística Adquisiciones
Comparativo de ser el caso.

Generar la orden de compra o de

Sub Gerencia Jefe de
26 servicio, según sea el caso, debiendo
de Logística Adquisiciones
ser lo más detallado posible.

La orden con toda la documentación

sustentatoria pasará a la etapa de
Auxiliar
compromiso en el Sistema Integrado Sub Gerencia
27 Administrativo 1 día
de Administración Financiera (SIAF), de Logística
(SIAF)
para que se le asigne el número
correspondiente.

Una vez que tenga el número de SIAF, Auxiliar

el expediente completo será remitido Sub Gerencia Administrativo
28 15 min
al Área de Adquisiciones para su de Logística (SIAF)
firma.

Registrar el número de SIAF en el Sub Gerencia Jefe de

29 5 min
SIGAM de Logística Adquisiciones

Página 6 de 23
 UNIDAD TIEMP
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO
ORGÁNICA O

Sub Gerencia Jefe de

30 Firmar la orden de compra o servicio 5 min
de Logística Adquisiciones

Sub Gerencia
31 Firmar la orden de compra o servicio Sub Gerente 5 min
de Logística

Notificar al proveedor de la orden de

Sub Gerencia
32 compra o servicio una vez reunidas Cotizador 2 días
de Logística
las firmas.

Si son órdenes de servicio serán

remitidas al encargado de control de
conformidades, el proveedor deberá Sub Gerencia
33 Cotizador 1 día
efectuar el servicio según lo de Logística
consignado en los términos de
referencia.

Recibir la orden de servicio y esperar Encargado de

Sub Gerencia
34 que el Área Usuaria emita el informe Control de -.-
de Logística
de conformidad correspondiente. Conformidades

Si son órdenes de compra, el

Sub Gerencia Cotizador
35 expediente será remitido al Almacén 1 día
de Logística
Central.

Recibir el expediente para su firma e

Sub Gerencia Jefe de
36 internamiento según el plazo -.-
de Logística Almacén
establecido en la orden

Página 7 de 23
FLUJOGRAMA ACTUAL

Página 8 de 23
Página 9 de 23
Página 10 de 23
Página 11 de 23
 SITUACIÓN A MODIFICAR
Procedimiento simplificado con anotaciones de las acciones a tomar, los pasos originales y la justificación de las modificaciones realizadas

UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
Elaborar el Cuadro de Necesidades (C/N) y
Técnico
01 las especificaciones técnicas (bienes) o Área Usuaria 60 min CONSERVAR
Administrativo
términos de referencia (servicios).
Modificaremos esta etapa
porque quién debe firmar el
Firmar el C/N y visar los términos de C/N es el responsable del
02 Área Usuaria Sub Gerente 30 min MODIFICAR
referencia o especificaciones técnicas. Centro de Costos sea
Funcionario o Servidor del
Área Usuaria.
Eliminaremos esta etapa
porque la firma del Gerente
Firmar el C/N y visar los términos de sólo es para su conocimiento
03 Área Usuaria Jefe Inmediato 30 min ELIMINAR
referencia o especificaciones técnicas. y no agrega sustento técnico
para la adquisición del bien o
servicio.
04 Firmar el C/N Gerencia de Gerente 30 min ELIMINAR Eliminaremos esta etapa del
Planeamiento, proceso, puesto que en el
Presupuesto y Plan Operativo Institucional
Cooperación (POI) se programan los
Técnica gastos que se efectúan en el
desarrollo de las tareas y
actividades anuales, las

Página 12 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
mismas que son consolidadas
por la Gerencia de
Planeamiento, Presupuesto y
Cooperación Técnica por lo
que es redundante e
innecesaria la firma del
Gerente.
Remitir el Cuadro de Necesidades, adjuntado
Técnico
05 las especificaciones técnicas o términos de Área Usuaria 30 min CONSERVAR
Administrativo
referencia.
Auxiliar
Revisar si el expediente cumple con los Sub Gerencia
06 Administrativo 30 min CONSERVAR
requisitos mínimos. de Logística
(C/N)
Auxiliar
Si no está conforme, devolver al Área Usuaria Sub Gerencia
07 Administrativo 10 min CONSERVAR
a efectos de que subsane las observaciones. de Logística
(C/N)
Si está conforme, registrar en el Sistema
Auxiliar
(SIGAM) el ingreso del C/N específicamente Sub Gerencia
08 Administrativo 10 min CONSERVAR
el número de cuadro, la fecha y hora de de Logística
(C/N)
ingreso.
Auxiliar Eliminaremos esta etapa
Generar registro físico en el cuaderno de Sub Gerencia
09 Administrativo 10 min ELIMINAR porque el C/N ya fue
control de cuadros. de Logística
(C/N) registrado en el paso 8.
10 Generar hoja de trámite. Sub Gerencia Auxiliar 2 min MODIFICAR Reemplazaremos la hoja de
de Logística Administrativo trámite por un sello como

Página 13 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
medida de cuidado y
(C/N) protección del medio
ambiente.
Eliminaremos esta etapa
Sub Gerencia Sub Gerente
11 Revisar el expediente 1 día ELIMINAR porque el expediente ya fue
de Logística de Logística
revisado en el paso 6.
Si no está conforme, entregar al Auxiliar Porque este paso está en
Sub Gerencia Sub Gerente
12 Administrativo a efectos que devuelva al Área 10 min ELIMINAR relación al paso 11 que ya fue
Logística de Logística
Usuaria para subsanar observaciones. eliminado.
Omitir SI ESTÁ CONFORME
Si está conforme, despachar para el trámite Sub Gerencia Sub Gerente y mantener DESPACHAR
13 10 min MODIFICAR
correspondiente. de Logística de Logística PARA EL TRÁMITE
CORRESPONDIENTE.
Es en vano que el Sub
Auxiliar
Recibir el expediente y remitir para su Sub Gerencia Gerente de Logística
14 Administrativo 10 min ELIMINAR
cotización de Logística devuelva el expediente al
(C/N)
Auxiliar Administrativo (C/N).
Sub Gerencia
15 Recibir y registrar el expediente. Cotizador 10 min CONSERVAR
de Logística
Sub Gerencia
16 Generar la Solicitud de Cotización. Cotizador 10 min CONSERVAR
de Logística
17 Realizar las cotizaciones según sea el Sub Gerencia Cotizador < 5 días CONSERVAR
requerimiento de Logística

Página 14 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
 Si el monto a cotizar es menor o igual a 1
UIT, se realizará 01 cotización.
 Si el monto a cotizar es mayor a 1 UIT y
Sub Gerencia
18 menor igual a 3UIT se realizarán 02 Cotizador CONSERVAR
de Logística
cotizaciones
 Si el monto a cotizar es mayor a 3 UIT y
menor a 8 UIT se realizará 3 cotizaciones.
Si fueran 2 cotizaciones o más, elaborar un
Cuadro Comparativo de Cotizaciones, el que Sub Gerencia
19 Cotizador CONSERVAR
será visado por el Cotizador y adjuntado al de Logística
expediente.
Una vez realizada la cotización, deberá ser
firmada por el Cotizador, quien adjuntará la
Sub Gerencia
20 Declaración Jurada de no tener parentesco Cotizador CONSERVAR
de Logística
con trabajadores de la entidad y de no estar
trabajando en la municipalidad.
< 2 días Sólo conservaremos la acción
Sub Gerencia Jefe de de registrar el expediente
21 Registrar y revisar el expediente
de Logística Adquisiciones MODIFICAR porque éste ya fue revisado
en los pasos anteriores.
22 Si tiene errores u observaciones en el C/N, Sub Gerencia Jefe de ELIMINAR Eliminaremos estas etapas
términos de referencia y especificaciones de Logística Adquisiciones porque el expediente ya fue
técnicas, devolver expediente al Auxiliar revisado previamente siendo
Administrativo (C/N), quien lo remitirá al área innecesario redundar en la
usuaria. misma acción.

Página 15 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR

Si es conforme, verificar errores u Sub Gerencia Jefe de

23 ELIMINAR
observaciones en el llenado de la cotización. de Logística Adquisiciones
Si tiene errores u observaciones en el llenado
Sub Gerencia Jefe de
24 de la cotización, devuelve el expediente al
de Logística Adquisiciones ELIMINAR
Cotizador, quien corregirá las observaciones.
Sólo debe decir firmar la
cotización y cuadro
comparativo de ser el caso y
se añadirá al paso 21.
Si no tiene errores u observaciones, firmar la
Sub Gerencia Jefe de Cabe resaltar que en la
25 cotización y Cuadro Comparativo de ser el 10 min MODIFICAR
de Logística Adquisiciones directiva aprobada este año,
caso.
no figura que debe firmar el
jefe de adquisiciones,
habiendo una omisión en este
paso.
Generar la orden de compra o de servicio,
Sub Gerencia Jefe de
26 según sea el caso, debiendo ser lo más 30 min CONSERVAR
de Logística Adquisiciones
detallado posible.
La orden con toda la documentación
sustentatoria pasará a la etapa de Auxiliar
Sub Gerencia
27 compromiso en el Sistema Integrado de Administrativo 1 día CONSERVAR
de Logística
Administración Financiera (SIAF), para que se (SIAF)
le asigne el número correspondiente.

Página 16 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
Una vez que tenga el número de SIAF, el Auxiliar
Sub Gerencia
28 expediente completo será remitido al Área de Administrativo 15 min CONSERVAR
de Logística
Adquisiciones para su firma. (SIAF)
Sub Gerencia Jefe de
29 Registrar el número de SIAF en el SIGAM 5 min CONSERVAR
de Logística Adquisiciones

Sub Gerencia Jefe de

30 Firmar la orden de compra o servicio 5 min CONSERVAR
de Logística Adquisiciones

Sub Gerencia
31 Firmar la orden de compra o servicio Sub Gerente 5 min CONSERVAR
de Logística

Notificar al proveedor de la orden de compra o Sub Gerencia

32 Cotizador 2 días CONSERVAR
servicio una vez reunidas las firmas. de Logística
Si son órdenes de servicio serán remitidas al
encargado de control de conformidades, el Sub Gerencia
33 Cotizador 1 día CONSERVAR
proveedor deberá efectuar el servicio según lo de Logística
consignado en los términos de referencia.
Recibir la orden de servicio y esperar que el Encargado de
Sub Gerencia
34 Área Usuaria emita el informe de conformidad Control de -.- CONSERVAR
de Logística
correspondiente. Conformidades
Si son órdenes de compra, el expediente será Sub Gerencia Cotizador CONSERVAR
35 1 día
remitido al Almacén Central. de Logística

Página 17 de 23
 UNIDAD ACCIÓN A
Nº ACTIVIDADES/TAREAS CARGO TIEMPO JUSTIFICACIÓN
ORGÁNICA TOMAR
Recibir el expediente para su firma e
Sub Gerencia Jefe de
36 internamiento según el plazo establecido en la -.- CONSERVAR
de Logística Almacén
orden

Página 18 de 23
 SITUACIÓN PROPUESTA

UNIDAD
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO TIEMPO
ORGÁNICA
Elaborar el Cuadro de Necesidades
(C/N) y las especificaciones técnicas Técnico
01 Área Usuaria 60 min
(bienes) o términos de referencia Administrativo
(servicios).
Firmar el C/N y visar los términos de Responsable
02 referencia o especificaciones Área Usuaria del Centro de 30 min
técnicas. Costo
Remitir el Cuadro de Necesidades,
Técnico
03 adjuntado las especificaciones Área Usuaria 30 min
Administrativo
técnicas o términos de referencia.
Auxiliar
Revisar si el expediente cumple con Sub Gerencia
04 Administrativo 30 min
los requisitos mínimos. de Logística
(C/N)
Si no está conforme, devolver al Área Auxiliar
Sub Gerencia
05 Usuaria a efectos de que subsane las Administrativo 10 min
de Logística
observaciones. (C/N)
Si está conforme, registrar en el
Auxiliar
Sistema (SIGAM) el ingreso del C/N Sub Gerencia
06 Administrativo 10 min
específicamente el número de de Logística
(C/N)
cuadro, la fecha y hora de ingreso.
Auxiliar
Sub Gerencia
07 Colocar sello de trámite. Administrativo 2 min
de Logística
(C/N)
Despachar para el trámite Sub Gerencia Sub Gerente
08 10 min
correspondiente. de Logística de Logística
Sub Gerencia
09 Recibir y registrar el expediente. Cotizador 10 min
de Logística
Sub Gerencia
10 Generar la Solicitud de Cotización. Cotizador 10 min
de Logística
Realizar las cotizaciones según sea Sub Gerencia
11 Cotizador < 5 días
el requerimiento de Logística
12  Si el monto a cotizar es menor o Sub Gerencia Cotizador
igual a 1 UIT, se realizará 01 de Logística
cotización.
 Si el monto a cotizar es mayor a 1
UIT y menor igual a 3UIT se
realizarán 02 cotizaciones
 Si el monto a cotizar es mayor a 3
UIT y menor a 8 UIT se realizará 3

Página 19 de 23
 UNIDAD
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO TIEMPO
ORGÁNICA

cotizaciones.

Si fueran 2 cotizaciones o más,

elaborar un Cuadro Comparativo de
Sub Gerencia
13 Cotizaciones, el que será visado por Cotizador
de Logística
el Cotizador y adjuntado al
expediente.
Una vez realizada la cotización,
deberá ser firmada por el Cotizador,
quien adjuntará la Declaración Sub Gerencia
14 Cotizador
Jurada de no tener parentesco con de Logística
trabajadores de la entidad y de no
estar trabajando en la municipalidad.
Registrar y firmar la cotización y Sub Gerencia Jefe de
15 10 min
Cuadro Comparativo de ser el caso. de Logística Adquisiciones
Generar la orden de compra o de
Sub Gerencia Jefe de
16 servicio, según sea el caso, debiendo 30 min
de Logística Adquisiciones
ser lo más detallado posible.
La orden con toda la documentación
sustentatoria pasará a la etapa de
Auxiliar
compromiso en el Sistema Integrado Sub Gerencia
17 Administrativo 1 día
de Administración Financiera (SIAF), de Logística
(SIAF)
para que se le asigne el número
correspondiente.
Una vez que tenga el número de
Auxiliar
SIAF, el expediente completo será Sub Gerencia
18 Administrativo 15 min
remitido al Área de Adquisiciones de Logística
(SIAF)
para su firma.
Registrar el número de SIAF en el Sub Gerencia Jefe de
19 5 min
SIGAM de Logística Adquisiciones
Sub Gerencia Jefe de
20 Firmar la orden de compra o servicio 5 min
de Logística Adquisiciones
Sub Gerencia
21 Firmar la orden de compra o servicio Sub Gerente 5 min
de Logística
Notificar al proveedor de la orden de
Sub Gerencia
22 compra o servicio una vez reunidas Cotizador 2 días
de Logística
las firmas.
23 Si son órdenes de servicio serán Sub Gerencia Cotizador 1 día
remitidas al encargado de control de de Logística
conformidades, el proveedor deberá

Página 20 de 23
 UNIDAD
Nº ACTIVIDADES/ TAREAS CARGO TIEMPO
ORGÁNICA
efectuar el servicio según lo
consignado en los términos de
referencia.
Recibir la orden de servicio y esperar Encargado de
Sub Gerencia
24 que el Área Usuaria emita el informe Control de -.-
de Logística
de conformidad correspondiente. Conformidades
Si son órdenes de compra, el
Sub Gerencia Cotizador
25 expediente será remitido al Almacén 1 día
de Logística
Central.
Recibir el expediente para su firma e
Sub Gerencia Jefe de
26 internamiento según el plazo -.-
de Logística Almacén
establecido en la orden

FLUJOGRAMA PROPUESTO

Página 21 de 23
Página 22 de 23
Página 23 de 23