SRV-PRD01

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CONTROL DE ALMACÉN E INVENTARIO
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Fecha: 30/08/2016

OBJETIVO:

Definir el proceso a seguir para asegurar una adecuada gestión en cuanto a la recepción, verificación,
almacenamiento, inventario y despacho de mercancía. Asegurar que los recursos adquiridos que ingresen al
almacén cumplan con los requisitos de compra.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para recepción, almacenamiento y despacho de materias primas, insumos y mercancía en
general.

DEFINICIONES:

Almacén: Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas de manera lógica, ordenada y
sistemáticamente destinada a la recepción, aceptación, conservación y distribución o despacho de los bienes que
van a emplearse para la realización de algún servicio o por venta.

Almacenista: Persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artículos.
Sus principales funciones son:
 Contar, medir y pesar la mercancía.
 Única persona responsable de la descarga.
 Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos
 El Almacenista debe evitar la indisciplina.

Certificación de calidad: Resultado de un proceso por el cual los auditores o evaluadores de la empresa
certificadora examinan la conformidad de un producto o servicio según los requisitos de la norma. Si el resultado es
satisfactorio se emitirá pues un documento público: el certificado. Todos los certificados de calidad contienen:
 Un periodo de validez
 A qué tipo de productos o servicios se aplica.
 La norma de referencia que se ha usado como elemento de examen. Aquí se muestran y se explican las
características del producto o servicio.
 La Entidad u Organismo de certificación que lo ha emitido.
 Información sobre el fabricante u organización que posee el certificado.
Consumible: elementos que acaban agotándose y hay que recambiar, no pueden realizar su función pero no impide el
funcionamiento del sistema.
Equipo:
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Factura: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información
fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto
a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, además de indicar el tipo de
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.
Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende. Además, en la factura deben
aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los
precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Herramienta: instrumento que permite realizar ciertos trabajos. Estos objetos fueron diseñados para facilitar la
realización de una tarea mecánica que requiere del uso de una cierta fuerza.
Inventario
Material: Conjunto de elementos que son necesarios para actividades o tareas específicas para la producción de
bienes y servicios. La noción de materiales puede aplicarse a diferentes situaciones y espacios, pero siempre girará
en torno a varios elementos que son importantes y útiles para desempeñar determinada acción, además de que son
también objetos que deben ser utilizados de manera conjunta.
Mercancía
Órdenes de compra
Proveedor
Punto de reorden: Está dado por la cantidad en almacén de un material que obliga a generar una reposición del
mismo y que garantiza su consumo durante el tiempo de demora en su abastecimiento.
Remisión

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

BASE LEGAL:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

RUTA A: ALMACÉN OFICINA DE BARRANQUILLA

Paso Responsable Descripción

Director de Proyectos / Entrega al almacenista las facturas, remisiones y órdenes de compra
1
Ingeniero de Proyectos para verificación de la mercancía entrante
Solicitar certificación de calidad para aquellos materiales que sean
Director de Proyectos /
2 certificables. Indicar requerimiento al proveedor en la orden de
Ingeniero de Proyectos
compra o por correo electrónico.
Verificación de la mercancía de acuerdo a las especificaciones y
3 Almacenista
requisitos consignados en los documentos de compra. El almacenista

2
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4 Almacenista
5 Almacenista
6 Almacenista
7 Almacenista
8 Almacenista
9 Almacenista
10 Almacenista
RUTA B: ALMACÉN EN EMPRESA CONTRATANTE
Paso Responsable
Director de Proyectos /
1
Ingeniero de Proyectos
Director de Proyectos /
2
Ingeniero de Proyectos
3 Director de Proyectos /
debe observar lo siguiente:
 Las cantidades y tipo de material entregados coincidan con la
orden de compra
 El estado superficial es satisfactorio, libre de óxidos y golpes
 En caso de recibir productos químicos verificar fecha de
fabricación y vencimiento.
Definir si la mercancía es aceptada, rechazada o rechazada y devuelta
y registrar novedad en el formato xxx-xxxx recepción de materiales,
firmar y entregar copia al ingeniero de proyectos.
Etiquetar con el código correspondiente el material aceptado y colocar
en la ubicación designada.
Diligenciar formato xxx-xxxx inventario almacén oficina barranquilla
donde se registrara el código y datos relevantes del material
ingresado a almacén.
Si la mercancía fue rechazada se debe etiquetar con el rotulo
“rechazado” para que no se utilice de forma accidental y ubicar en la
zona de NO CONFORMES.
Diligenciar formato xxx-xxxx listado de mercancía rechazada, donde se
registrara la razón del rechazo de la mercancía y los datos relevantes
del material.
Reportar mercancía rechazada y no devuelta al ingeniero de proyectos
para gestionar su devolución al proveedor correspondiente.
Revisión de los productos químicos almacenados con el fin de verificar
su estado y fecha de vencimiento. En caso de tener productos vencidos
trasladarlos a la zona de productos NO CONFORMES y notificar al
supervisor SSTA para su disposición final.
Descripción
Definir los equipos, materiales y herramientas necesarias para el
inicio de la obra.
Revisar formato xxx-xxxx inventario almacén oficina barranquilla y
realizar solicitudes de compra de acuerdo a los materiales faltantes.
Diligenciar formato xxx-xxxx solicitudes de compra y enviarlo al
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Ingeniero de Proyectos
Director de Proyectos /
4 Ingeniero de Proyectos /
Almacenista
5 Almacenista
RUTA C: ENTREGA DE MATERIALES, CONSUMIBLES Y EQUIPOS
Paso Responsable
1 Almacenista
2 Ingeniero de Proyecto
3 Personal en general
4 Almacenista
5 Personal en general
6 Personal en general
Supervisor de calidad /
7 formato xxx-xxxx volante de solicitud de consumible y registrar el
Ingeniero de Proyectos
8 Personal en general
9 Almacenista
10 Almacenista
personal de compras para su gestión.
Realizar pasos del 1 al xx correspondiente a la Ruta A: Almacén oficina
de Barranquilla
Verificar que se cuente con todos los materiales y equipos en buen
estado, requeridos en el listado entregado por el director/ingeniero
de proyectos.
Descripción
Realizar inventario inicial de todos los equipos, herramientas,
materiales y consumibles ya trasladados al sitio de trabajo designado
por la empresa contratante y diligenciar formato xxx-xxxx inventario
de obra.
Diligenciar el formato xxx-xxxx inventario, en el software Excel, con la
información del formato xxx-xxxx inventario de obra.
Solicitar al almacenista el préstamo del equipo o herramienta a
utilizar.
Diligenciar formato xxx-xxxx control de entrega de herramientas o
equipos.
Entregar diariamente las herramientas y equipos prestados. Notificar
si presentan algún daño, falla o pérdida.
Para solicitud de consumibles y elementos de protección personal
(epp) el empleado debe llevar el consumible que requiera cambiar y
mostrar a la persona encargada.
Verificar que el consumible o epp requiere de cambio, diligenciar el
elemento requerido y cantidad.
Entregar formato xxx-xxxx volante de solicitud de consumible,
diligenciado y firmado, al almacenista.
Recibir consumible o epp no conforme y entregar al empleado insumos
nuevos de acuerdo a lo solicitado en el formato xxx-xxxx volante de
solicitud de consumible.
Registrar movimiento de los consumibles en el formato xxx-xxxx
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control diario de materiales y consumibles y entregar al ingeniero de

proyectos.
Para solicitud de materiales el empleado solicitara directamente al
11 Personal en general
almacenista las cantidades de material requerido.
Entregar materiales solicitados, registrar movimiento en el formato
12 Almacenista xxx-xxxx control diario de materiales y consumibles y entregar
formato al ingeniero de proyectos.
Actualizar diariamente el formato xxx-xxxx inventario con los
13 Ingeniero de Proyectos movimientos de consumibles y materiales reportados por el
almacenista.
Definir puntos de reorden para los insumos y materiales y establecer
Director de Proyectos /
14 los puntos mínimos y máximos dependiendo de su criticidad y uso.
Ingeniero de Proyectos
Dejar registro de dichos puntos en el formato xxx-xxxx Inventario,
Al finalizar la obra realizar inventario final de todos los equipos,
herramientas, materiales y consumibles y diligenciar formato xxx-xxxx
15 Almacenista
inventario de obra. Reportar todas las perdidas, daños y no
conformidades de los materiales, equipos y herramientas