SEGUNDO INFORME DEL CIRCULO DE MEJORA DE LA CALIDAD

DEL GASTO – MINISTERIO DE SALUD

DECRETO SUPREMO Nº 062-2003/EF

 2do. INFORME PARA MEJORA DE LA CALIDAD DEL GASTO
ESTIMACION DEL IMPACTO

I.- COMPRAS CORPORATIVAS:

ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA

CONSIDERAR RESPONSABLE
1.- Establecer un mecanismo alternativo con menores plazos Abastecimiento con Oficina General de
Medición:
de ejecución, marco legal reconocido y una mecánica eficiencia, eficacia y Administración del
Control del flujo del gasto mensual.
transparente y eficiente que representaría un avance notable en economía. MINSA.
Meta física y financiera.
cuanto a eficiencia en la gestión y desarrollo administrativo del
MINSA. Cumplimiento de metas y Medición:
objetivos de la entidad.
2.- Efectuar la compra a través de la Bolsa de Productos, Encuestas sobre gestión logística, dirigida
para ofrecer la mejor propuesta de precio posible en el al usuario.
mercado, ahorro en asesorías técnicas y disminución de los Evaluación del desempeño
costos operativos. laboral.
Medición:
3.- Comprar a través de la Bolsa de Productos, disminuye Liquidaciones sin problemas vs contratos
los tiempos efectivos del proceso. celebrados

Disminuye al mínimo distorsiones en el proceso, elimina la

posibilidad de impugnaciones que originan retrasos
innecesarios.

Permite ahorros significativos respecto a los precios

referenciales y adicionalmente de costos por procesos.

4.- Fortalecimiento del Estudio de Mercado.

Celebración de contratos corporativos anuales de bienes y
servicios de uso corriente.
 ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA
CONSIDERAR RESPONSABLE
5.- El almacén central gestionará los productos y Interconexión del Area de Oficina Ejecutiva de
Medición:
requisiciones de pedidos ejerciendo la administración y Almacén con Programación y Logística del
Pedidos de comprobantes de salida
control de inventarios unificado. Adquisiciones evita quiebre MINSA.
atendidos vs requisiciones formuladas.
de stock, entregas de
Tanto las direcciones usuarias y el almacén central materiales con calidad,
evaluarán sus costos de pedido y almacenamiento. cantidad y oportunidad.

Se implementará el área de Costos por Proceso, al interior

de la Oficina Ejecutiva de Logística.
6.- Se evalúa una metodología que permita estandarizar Determinar la demanda de los Oficina Ejecutiva de
Medición:
criterios técnicos de requerimiento del usuario para reducir usuarios mediante un análisis Logística del
Control del flujo de consumo mensual.
los costos por procesos. de datos históricos, tiene MINSA.
como impacto reducir costos
de adquisición y reposición..
II.- EXPERIENCIAS EXITOSAS:
ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA
CONSIDERAR RESPONSABLE
1.- Establecimiento del manual de procedimientos - Diagnóstico Situacional - Disminución en los tiempos de Oficina General de
administrativos que simplifiquen, den mayor fluidez y eviten la - Direcciones ejecutivas por ejecución y/o desarrollo de las Administración
duplicidad de funciones. evaluar actividades en un 10%
- Inventario de puestos de - Reducción de costos
Trabajo
- Análisis de los
procedimientos vigentes
- Formulación y Desarrollo
de los manuales de
procedimientos
administrativos

2.- Fortalecimiento de la capacidad de liderazgo en la - Definición de la misión y - Incremento de los niveles de eficiencia Oficina General de
conducción de los sistemas administrativos. Rediseño de los visión organizacional organizacional Administración
sistemas acorde con las avanzadas disciplinas de la - Creación y desarrollo de - Mejora continua de los procesos
modernidad. los círculos de calidad
- Capacitación del personal
- Desarrollo de sistemas de
información y de control
de los procesos
3.- Sistema de Capacitación y Evaluación permanente. -N° de Programas de Las evaluaciones se realizan Oficina Gestión de
capacitación al personal de semestralmente, habiéndose realizado la Recursos Humanos
la Administración Central, del primer semestre los primeros días del
- Metas físicas y financieras mes de julio, la otra correspondiente al
de Aplicación del plan anual segundo semestre la realizaremos los
de capacitación, con la primeros días del próximo año.
finalidad de elevar el
conocimiento profesional y Se solicitan estos plazos por estar en
técnico de los servidores, proceso el Plan Anual de Capacitación.
tratando en lo posible de
motivarlos y de capacitarlos
en materias afines con sus
funciones.
 ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A
CONSIDERAR
4.- Adecuación de la presentación de información a la -Uniformizar los procesos del
normativa vigente con la documentación sustentatoria flujo de información de
correspondiente. acuerdo a la normativa
vigente
-Realizar Reingeniería de
Procesos cuando se amerite.
-Realizar el Mapa de procesos
del flujo de información
-Automatizar los procesos del
flujo de información
5.- Evaluación de partidas especificas que deben ser tratadas Variables Fijas (27) (33)(39)
como gastos variables flexibles, y adecuados a la Se evaluará:
disponibilidad del calendario o marco presupuestal de manera - Requerimiento de la
proporcional a los ajustes en el flujo presupuestal. dirección usuaria.
- Evaluación de funciones.
De Fijo a Variable - Priorización de gastos.
5.3.11.27 SNP - Disponibilidad
5.3.11.33 CONSULTORIA presupuestal.
5.3.11.39 SERVICIO DE TERCEROS
De Semivariable a Variable Variables Semivariable (30)
5.3.11.30 UTILES DE OFICINA Se evaluará:
5.3.11.36 SERVICIO PUBLICOS - Requerimiento de la
dirección usuaria.
- Stock de Inventario.
- Priorización de gastos.
- Disponibilidad
ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA
RESPONSABLE
-Relevamiento de los Procesos del flujo de Oficina General de
la información Administración y
-Validación de Procesos con los usuarios Oficina General de
productores de la información Estadística e
-Diseño de la presentación de la Informática
información validada con los usuarios
finales de la información
-Elaborar el documento de Mapa de
Procesos validado por los usuarios por el
Ministerio de Salud
-Realizar el Proceso de Automatización
con la implementación del Sistema
Integrado de Gestión Administrativa
-Validar los resultados mediante constante
seguimiento a los módulos implementados
realizando estimación de tiempos y
encuestas a los usuarios finales.
Instrumento: Oficina Ejecutiva de
Economía.
- Sustento de la necesidad de contratar
el servicio.
- Presentación de Informes periódicos.
- Ajuste del flujo presupuestal.
- Disponibilidad de calendario.
Instrumento:
- Sustento de la necesidad de contratar
el servicio.
- Informes de Logística - Almacén.
- Ajuste del flujo presupuestal.
- Disponibilidad de calendario.
 presupuestal.
ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA
CONSIDERAR RESPONSABLE
Variables Semivariable (36) Instrumento:
Se evaluará:
- Control del uso de - Informe de Servicios Auxiliares sobre
servicios en horario la operatividad y el uso optimo de los
laboral. servicios en el horario laboral.
- Flujo de gasto mensual - Proyección de gasto mensual ajustado
vs. N° oficinas, N° en base al informe de Servicios
Personal Auxiliares.
- Priorización de gastos. - En función del ajuste presupuestal.
- Disponibilidad - Disponibilidad de calendario.
presupuestal.
Estimación del Impacto

Menor gasto = EJP - EJR

(PIM)
Donde:

EJP: Ejecución del gasto proyectado,

ACTIVIDADES PROPUESTAS
respecto a meses anteriores.
EJR: Ejecución real del gasto
PIM: Presupuesto Inicial Modificado.
VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA
CONSIDERAR RESPONSABLE
6.- Conformación de grupos de trabajo de círculos de calidad - Puntos críticos - Evaluación de la metodología de Todas las Oficinas
en los temas: Presupuesto, Estructura Organizativa, Metas, - Normas de Gestión análisis del tema tratado por El del MINSA
Valores y otros, que lleve a buenas prácticas en el uso de los Presupuestal. Circulo de Calidad.
recursos públicos. - Normas de Control - Análisis de conclusiones y
- Directivas Internas recomendaciones.
Restricción en la adquisición de alimentos y bebidas. - Informes técnicos - Implementación de recomendaciones.
Implementación de un sistema de control y racionalización - Evaluación permanente del
en el consumo de los suministros de oficina cumplimiento.
7.- Sistemas de transmisión de información existentes -Relevar las Necesidades de -Realizar la puesta a punto de los nuevos Oficina General de
operativos. Equipos de cómputo del Equipos de cómputo para el Centro de Estadística e
Centro de Información del Información del Ministerio de Salud Informática.
Ministerio de Salud. -Puesta en Marcha del Sistema de
-Elaborar las Especificaciones Transmisión de Información del Ministerio
Técnicas de los Equipos de de Salud Operativo.
cómputo para el Centro de
Información del Ministerio de
Salud.
- Diagnóstico de los Equipos
de cómputo del Centro de
Información a Repotenciar.
8.- Metodología de control de Capacidad instalada (cada línea Instalación de 8 Oficina Ejecutiva de
Medición:
asume costos fijos), que permite racionalizar, controlar y condensadores permite un Logística.
Control del flujo del gasto mensual.
evaluar su uso mediante centro de costos. ahorro en el costo de energía
eléctrica del orden del 10%, lo
que tendrá un impacto
Se compensó la energía de mala calidad con un condensador. económico y operativo.

ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA

CONSIDERAR RESPONSABLE
9.- Volver a la esencia jurídica de contratación de personal -Establecer coordinaciones Su implementación se estima en un plazo Oficina de
SNP, de necesidades de tipo eventual o momentáneo para la con todas las Direcciones de 4 meses. Racionalización y
realización de actividades coyunturales y/o temporales. Generales de la Gestión de Recursos
Administración Central del Se solicitan estos plazos por que los Humanos
Ministerio de Salud, que contratos por Servicios No Personales
tienen personal contratado están contemplados en la Ley Anual de
por Servicios No Presupuesto y en atención a los
Personales, para que cumpla dispositivos legales que lo regulan, además
con los términos de porque se están elaborando los
referencias que sirvió de correspondientes Manuales de
base para su contratación. Organización y Funciones.
-Vigilar que realicen una
racionalización de las
funciones que tienen
asignadas en la consecución
de sus objetivos, y que
designen funciones de
carácter permanente a los
servidores nombrados,
evitando distorsiones de las
acciones para los cuales se
contrata al Personal por
Servicios No Personales.
-Coordinación con la
Oficina General de
Administración y Oficina de
Logística, para advertir la
contratación de Personal por
Servicios No Personales en
realización de funciones que
estén considerados en el
MOF.

ACTIVIDADES PROPUESTAS VARIABLES A ESTIMACION DEL IMPACTO DEPENDENCIA

CONSIDERAR RESPONSABLE
10.- Redefinición de los procesos y/o subprocesos con el A la fecha se vienen
análisis detallado de cada área, puesto de trabajo y su elaborando los Manuales de
contribución e importancia relativa en dicho proceso. Organización y Funciones
en las diferentes
Redefinición de funciones por equipos de trabajo bajo el nuevo Direcciones Generales, bajo
marco normativo existente. el asesoramiento de la
Dirección General de
Planeamiento Estratégico –
Dirección de Organización,
11.- Sustento técnico de tercerización de servicios, basado en - Identificación de -
los beneficios de costo en gastos de mantenimiento e insumos, actividades que pueden -
menor número de procesos y uso de recursos humano en ser desarrolladas por -
actividades distintas a las medulares de la entidad. terceros
- Evaluación y diagnóstico
de las actividades
anteriormente
identificadas
- Definición de parámetros
de evaluación de dichos
servicios
- Análisis comparativo
Se encuentran en un 50% de avance, con Oficina de
los cuales se van a establecer los grados Racionalización y
de responsabilidad de cada servidor, así Gestión de Recursos
como las funciones especificas que Humanos.
realizarán en sus oficinas, de acuerdo a
los objetivos funcionales especificados
en el ROF.
Una vez aprobado el MOF, se validaran
los procesos administrativos
establecidos en cada Dirección.
Con este documento de Gestión se
aclararan posibles dualidades de
funciones y se añadirá valor agregado en
cada proceso.
Se requiere de 4 meses aproximadamente
para gestionar su aprobación mediante
las Resoluciones correspondientes y
asignar las funciones a cada servidor.
Reducción de costos Oficina General de
Mejora en la calidad Administración.
Racionalización del gasto
 2do. INFORME PARA MEJORA DE LA CALIDAD DEL GASTO
PLAZOS PARA SU IMPLEMENTACION

I.- COMPRAS CORPORATIVAS:

ACTIVIDADES PROPUESTAS SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1.- Mecanismo alternativo con menores plazos de ejecución,
marco legal reconocido y una mecánica transparente y
eficiente.
2.- Efectuar la compra a través de la Bolsa de Productos, para
mejorar precio de mercado, ahorro en asesorías técnicas y
disminución de los costos operativos.
3.- Comprar a través de la Bolsa de Productos, disminuye los
tiempos efectivos del proceso.
4.- Fortalecimiento del Estudio de Mercado.
Celebración de contratos corporativos anuales de bienes y
servicios de uso corriente.
5.- El almacén central gestionará los productos y requisiciones
de pedidos ejerciendo la administración y control de
inventarios unificado.

6.- Se evalúa una metodología que permita estandarizar

criterios técnicos de requerimiento del usuario para reducir los
costos por procesos.
II.- EXPERIENCIAS EXITOSAS:
ACTIVIDADES PROPUESTAS SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1.- Establecimiento del manual de procedimientos
administrativos que simplifiquen, den mayor fluidez y eviten la
duplicidad de funciones.
2.- Fortalecimiento de la capacidad de liderazgo en la
conducción de los sistemas administrativos. Rediseño de los
sistemas acorde con las avanzadas disciplinas de la
modernidad.
3.- Sistema de Capacitación y Evaluación permanente.

4.- Adecuación de la presentación de información a la

normativa vigente con la documentación sustentatoria
correspondiente.

5.- Evaluación de partidas especificas que deben ser tratadas

como gastos variables flexibles, y adecuados a la
disponibilidad del calendario o marco presupuestal de manera
proporcional a los ajustes en el flujo presupuestal.

6.- Conformación de grupos de trabajo de círculos de calidad.

7.- Sistemas de transmisión de información existentes

operativos.
8.- Metodología de control de Capacidad instalada, que permite
racionalizar, controlar y evaluar su uso mediante centro de
costos.
9.- Contratación de personal SNP.
10.- Redefinición de los procesos y/o subprocesos con el
análisis detallado de cada área, puesto de trabajo.
11.- Sustento técnico de tercerización de servicios,