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Alumna: Dafne Delgado Luna

Matrícula: 99360

Grupo: IT38

Materia: “Técnicas de comunicación y


negociación efectiva”

Asesor: Dr. Víctor Mendoza Martínez

Actividad de aprendizaje 2. Intercambio


efectivo de información

Xalapa, Veracruz 11 de abril de 2018


Proceso: “Entrega de fichas a alumnos de nuevo ingreso de la BENV”

La recepción de documentos y entrega de la ficha impresa requiere de la intervención de


varias áreas de la escuela, en el presente documento se abordará la manera en que
operarán dichas áreas. Al ser un proceso certificado por la norma ISO 9000, a partir del
presente año debe modificarse para evitar que haya un solo responsable de todo el
proceso, agregando uno en cada uno de los puntos que lo conforman.

Con el fin de agilizar el proceso y al mismo tiempo hacerlo eficiente, se dividirá en tres
puntos, que son, la recepción de aspirantes, recepción de documentos y requisitado de
solicitud en línea y entrega de ficha impresa.

Para ello existe una fase de planeación en la que los responsables de cada una de las
áreas participantes se reunirán con las máximas autoridades escolares y en ella
comunicarán las fortalezas y problemáticas enfrentadas el año anterior y en base a eso se
tomarán medidas para evitarlas. Se realizará un manual para darlo a conocer en un
segundo momento al personal que se hará cargo del proceso el presente ciclo.

Se darán indicaciones puntuales y se socializará mediante una reunión con todos los
miembros del personal involucrados, donde cada uno conocerá lo que se va a hacer en
los demás puntos del proceso, esto con el fin de que cualquier duda que surja en los
chicos, pueda ser aclarada por la persona que los está atendiendo. Es decir, que todo el
personal conocerá que realizará cada área, donde están ubicados y a los participantes.

La fase de ejecución se realizará en las semanas previstas en la convocatoria para el


proceso de entrega de fichas de la siguiente manera:

Personal administrativo de la Secretaría de la escuela


en el primer punto del proceso:
Recepción de aspirantes.

 Explicar los pasos que deberán seguir


los aspirantes para la solicitud de la
ficha para presentar el examen de
admisión.
 Revisar que cuenten con la
documentación completa.
 Indicarles los espacios a los que
deberán dirigirse una vez que les hayan
revisado sus papeles.
Personal docente del área de Servicios Escolares en el
segundo punto del proceso:
Recepción de documentos.

 Recibir a los aspirantes por licenciatura.


 Cotejar las copias de los documentos
con los originales.
 Confirmar el promedio.
 Aclarar las dudas sobre las licenciaturas,
cuando las externen los chicos.
 Para ello contar con trípticos de las
cinco licenciaturas, por aquellos
aspirantes que no tienen claro aún a que
licenciatura desean ingresar.
 Entregarles una papeleta del color que
corresponde a cada licenciatura con el
promedio, nombre de quien cotejó, fecha
y firma.
 Ordenar y engrapar por aspirante las
copias de los documentos requeridos.

Personal docente y administrativo del área de Cómputo


en el tercer punto del proceso.
Requisitado de solicitud en línea y entrega de ficha
impresa.

 Recibir a los aspirantes y explicarles


como deben llenar la solicitud en línea.
 Asignarles una computadora.
 Resolver las dudas que les vayan
surgiendo sobre el llenado.
 Verificar que la ficha (según el color) que
traen corresponda a la licenciatura que
están indicando en la solicitud.
 Regresar a los jóvenes que se
equivocaron y en el punto anterior
entregaron en otra licenciatura sus
papeles.
La fase de evaluación la llevarán a cabo los jefes del área de Servicios Escolares y
Cómputo al confrontar la información suministrada por los aspirantes mediante sus
documentos y el requisitado en línea de la solicitud de la ficha. Para ello cotejarán los
datos en su documentación con la solicitud impresa y la relación por licenciatura de los
documentos recibidos.
La comunicación en un primer momento con el personal y en un segundo con los
aspirantes se establecerá utilizando diferentes tipos de interacción;
de persona a persona, de persona a grupo, de persona a público y de persona o
grupo a un público. (Fonseca, 2011, p.89)
Se estaría haciendo uso de la que se entabla de grupo a público, cuando el equipo de
responsables de cada punto del proceso realice la reunión con todos los participantes en
la entrega de fichas y cuando el personal del área de Cómputo les de indicaciones a los
jóvenes, sobre el llenado de la solicitud en línea. De persona a público, cuando el
encargado de recibir a los chicos en la entrada les de la primera indicación sobre el lugar
al que se deberán dirigir y lo que tendrán que llevar a mano. Y la de persona a persona, la
establecerán los docentes que cotejarán la documentación a los aspirantes, por
licenciatura y también el personal en centro de cómputo que resolverá las dudas.
Desde el punto de vista de una acción, planear es prever con precisión una meta y
los medios congruentes para alcanzarla. (Fonseca, 2011, p. 91)
Pensando en esto, en la reunión que sostendrán los jefes de cada punto, deberán
considerar todos los recursos tanto materiales como humanos para el desarrollo eficiente
de este proceso. Así como hacerles ver a los participantes la importancia de entablar una
comunicación estratégica con los aspirantes para lo cual se les solicitará que se refieran a
ellos cuidando algunos aspectos como; el ser respetuosos, hablar sin tecnicismos,
utilizando un tono de voz fuerte y claro, no abrumarlos con muchas explicaciones,
ponerse de acuerdo en quien va a decir que, para no atropellarse, mostrar una actitud de
apertura que les de confianza.
Además, en el punto uno se le aclarará al personal que deberán dar la bienvenida a los
aspirantes y explicarles lo que harán durante el proceso de entrega de fichas y que
revisarán que cuenten con la documentación completa.

Parte de esta comunicación toma la forma de una “charla” de apariencia trivial, que
rompe el hielo o permite una relación entre los negociadores. (Lewicky, 20012, p.
149)
Aunque este proceso no es nuevo, el hecho de que este año deje de haber un solo
responsable, permite el trabajo en equipo y pondrá a prueba las habilidades de todos para
establecer una comunicación eficaz.
Referencias bibliográficas

Fonseca, M. S.. (2011) Comunicación oral y escrita. México: Pearson Eduaction.

Lewicki, R. J.. et al (2012) Fundamentos de negociación. México: McGraw-Hill