TECNOLÓGICO NACIONAL DE MEXICO

CAMPUS TUXTLA GUTIERREZ

Taller Administración General

NOMBRE DEL TRABAJO:

Proceso Administrativo
CATEDRATICO:
IQ. Rene Cuesta Diaz
NOMBRE DEL ALUMNO:
Grisel Alejandra Figueroa Nataren
CARRERA CORRESPONDIENTE:
Ing. Quimica.
8° Semestre
EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las diferentes disciplinas del conocimiento universal, cuentan con un cuerpo

organizado de conocimientos, regido por una teoría integrada por elementos
interrelacionados y dinámicos que van apareciendo paulatinamente. Tales
disciplinas estudian y aplican su teoría mediante la adopción de un método, que a
la vez facilita su análisis y compresión. Por lo tanto, en el estudio de diversas
disciplinas científicas, podemos localizar el reconocimiento de elementos o fases
sucesivas, que juega un papel, a la vez que independiente, solidario en la
consecución de un fin determinado. De ahí que oigamos hablar de proceso o ciclos,
que persiguen metas específicas, por ejemplo: el proceso administrativo,
económico, histórico, contable, de investigación, etc.

 Definiciones

Se puede definir el concepto de Proceso Administrativo como: Un proceso social

que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinación de
actividades y personas que integran un sistema organizado. Para tener una
concepción más clara, presentaremos definiciones de algunos autores, acerca del
proceso administrativo:

G. Munich y M. Gracia lo definen como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a

través de las cuales, se hace efectiva la administración, mismas que son
interrelacionados y forman un proceso integral.

J. Stoner lo define así: Es una serie de partes separadas, o funciones, que

constituyen un proceso total.

Terry y Franklin lo definen como: Las funciones fundamentales, y son los medios
por los cuales administra el gerente.

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual

fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry
Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de
la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más
amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados
a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se
estandariza la función del administrador.

Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas

características del proceso administrativo:

a) El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de

manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea
administrativa.

b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que analicemos

del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las de
planeación y control.

c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de

eficiencia.

d) Estimula la innovación y el progreso.

e) Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.

 Principios

Terry y Franklin, en su libro Principios de administración, nos definen el concepto

de principio: “Se puede definir un principio como una declaración o verdad
fundamental que proporciona una guía para el pensamiento o la acción”. Los
principios aplicados a la administración son producto de la sociedad, han sido
formulados a partir de años de experiencia y pruebas en todo tipo de
organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas. Los principios son
básicos pero no absolutos, tienden a reformularse de acuerdo con las condiciones
de tiempo y espacio en que se vive. Conforme se lleven a cabo más investigaciones,
surgirán nuevos principios administrativos, se modificarán otros y varios serán
descartados por no ser más representativos de la práctica administrativa actual. Del
libro del maestro Agustín Reyes Ponce, Administración moderna, y tomando como
referencia el proceso administrativo de cuatro etapas: planeación, organización,
dirección y control, haremos mención de los principios administrativos aplicables a

cada una de las fases del proceso.

PLANEACION

¿Qué se va hacer?

La planeación es el primer elemento del proceso administrativo encargado de

establecer las bases de la administración profesional en una institución. La
planeación guía, orienta, ofrece las coordenadas del rumbo que se propone seguir
la institución, permitiendo que ella misma se diagnostique y prescriba las mejores
opciones administrativas para alcanzar una realización sostenible y rentable en el
tiempo.

Los elementos básicos de la planeación están constituidos en primer lugar por la

definición de la misión. Esto es, el enunciado de los objetivos cardinales de la
institución, la piedra angular de su existencia, mediante la cual se conoce su razón
de ser, a quiénes benefician sus actividades y qué ofrece como factores de ventaja
competitiva en el cumplimiento de sus metas. Luego se establece la visión, que es
la proyección de la misión en los mismos términos, pero a un futuro mediato. Con
base en la misión y la visión surge la formulación de objetivos, que no es otra cosa
que las proyecciones de las metas que se espera lograr al final de periodos o plazos
predeterminados que contribuyan y concuerden con la realización de la misión y la
visión previamente establecidas. La decisión de cómo se prevé lograr la misión, la
visión y los objetivos corresponde a los encargados de concebir las estrategias,
tarea primordial que permite a la institución proponer caminos que la conduzcan al
cumplimiento de sus objetivos con base en un análisis de su entorno. Para
implementar y operacionalizar las estrategias es necesario definir los cronogramas
y presupuestos. Los cronogramas son instrumentos de planeación que permiten
calendarizar las actividades necesarias para implementar y ejecutar las opciones
estratégicas seleccionadas previamente, mientras que los presupuestos se
encargan de cuantificar los egresos e ingresos que se tendrán que administrar para
poder operacionalizar, ya en un campo de acción real, las opciones estratégicas
previstas.

Todo proceso de planeación concluye con la formulación por escrito y de modo

formal de un documento denominado plan. Este plan requiere algunas
características para considerarse confiable (Garza, 2000: 87): debe ser realista, es
decir, susceptible de ser llevado a la práctica, y basarse en recursos y limitaciones
conocidos; debe suponer el compromiso de los que participan en su diseño y
aplicación; debe ser flexible y capaz de adaptarse a las condiciones cambiantes del
entorno; debe ser posible medir sus logros y resultados. Por último, la planificación
establece de manera más eficiente los programas y las actividades, definiendo las
prioridades para su desarrollo. También permite establecer una primera base para
el control del proceso que se inicia.
ORGANIZACIÓN

¿Cómo se dividirá el trabajo?

La organización es el segundo elemento del proceso administrativo y se encarga de

diseñar el ordenamiento interno de una institución de manera compatible con la
planeación estratégica definida en la primera parte del libro. Diseñar una
organización implica definir cuatro aspectos esenciales. Lo primero a plantear es el
modelo organizacional, es decir, la estructura de ordenamiento interno más
adecuada y compatible con las estrategias que se hayan considerado en la
institución. No hay diseño sin estrategia previamente definida. Los modelos
organizacionales que la administración científica nos ofrece son los denominados
tradicionales, entre los cuales se consideran: el funcional, el de productos, el de
clientes (segmentos/mercado), el geográfico, el de turnos, el de cantidad, el de
proceso productivo, el divisional (por producto, por proceso y/o geográfico), el de
proyectos y el matricial. En décadas más recientes ha surgido el denominado
modelo emergente, basado en el concepto de red.

Lo segundo a definir es el organigrama, que consiste en un gráfico cuya misión es

representar la estructura organizacional basada en el modelo previamente
seleccionad o. Podría afirmarse que el organigrama es la representación técnica del
modelo organizacional. Para su elaboración existen diversas opciones.

En tercer lugar corresponde al desarrollo de los manuales organizacionales. Estos

documentos sirven de complemento para una mejor información, entendimiento y
comprensión del diseño organizacional plasmado en los organigramas. Mediante
estos manuales se pueden definir las características adoptadas por la institución,
en cuanto a sus funciones, procesos, puestos, procedimientos, políticas e
instrucciones de uso. Y, finalmente, a modo de epílogo o recapitulación analítica del
diseño organizacional, se impone la tarea de fundamentar los condicionantes y
componentes organizacionales. Esto es, los factores y/o variables que influyeron en
la confección del diseño organizacional adoptado por una institución y que servirán
para sustentarlo técnicamente. Los principales condicionantes son la estrategia, el
ambiente, la tecnología y la cultura organizacional

 Principios

Principio de especialización. El trabajo tiende a dividirse cada vez más en

actividades concretas. El individuo reditúa mayor eficiencia, precisión y destreza al
responsabilizarlo a una actividad más limitada y concreta. La especialización genera
mayor creatividad e iniciativa.

Principio de unidad de mando. Un subordinado recibirá ordenes de un solo jefe.

Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad. Debe precisarse el grado de

responsabilidad que corresponde a cada jefe dentro de los niveles de la
organización, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente a
aquélla.

Principio de dirección-control. A cada grado de delegación debe corresponder el

establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

Organización funcional o de Taylor

 La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero,
ejecuten el menor número posible de funciones.
Organización funcional o de Taylor

Ventajas

 Mayor Especialización

 Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.

 La división del trabajo es planeada y no incidental.

 El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

 Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que
cuenta la organización.

Desventajas

 Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la

disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las
órdenes.

 Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

 La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.

 Importancia

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

 Es de carácter continuo.
  Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.

 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

DIRECCION

¿Cómo se debe hacer?

Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organización, el

reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que se
avance en la obtención de acciones más definidas. A esta función se le conoce con
varios nombres: dirección, ejecución, motivación, estimulación y otros. Pero
cualquiera que sea el nombre con que se le designe a esta función consiste en
hacer que los miembros de la organización actúen de modo que contribuyan al logro
de los objetivos.

En esta etapa se dan las órdenes a fin de lograr los objetivos buscados dentro de la
estructura orgánica especifica. La dirección es "la actividad del mando, entendida
como guía de hombres que da lugar primeramente a un flujo de las comunicaciones.
La dirección o don de mandos es la relación en que la persona o líder influye a otras
para trabajar unidas espontáneamente, en labores relacionadas, para llevar a cabo
lo que el líder desea. Un guía que muestra el camino estando al frente, no
empujando desde atrás.

Ejecución. (Es un relativo sinónimo de Dirección.) Para llevar a cabo físicamente las
actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario
que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para
que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas
por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse; lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades importantes de la ejecución

a) Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la

decisión.

b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c) Motivar a los miembros.

d) Comunicar con efectividad.

e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

 Principio

Principio de coordinación de intereses. Es importante lograr una comunión de

intereses particulares y generales dentro de la organización, para el logro de los
objetivos.

Principio de impersonalidad del mando. El ejercicio de la autoridad debe verse como

producto de una necesidad de todo el organismo, y no como resultado exclusivo de
la voluntad del que manda. Principio de la vía jerárquica. Las órdenes, quejas y
comunicaciones en general deben seguir los conductos previamente establecidos,
y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante

Principio de resolución de conflictos. El conflicto debe resolverse lo más pronto

posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor disgusto de las partes
involucradas.

Principio de aprovechamiento de conflictos. El conflicto no es una amenaza; por el

contrario, administrativamente se considera como una oportunidad y debe
aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.

CONTROL

¿Cómo se hizo?

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se

está haciendo para asegurar que el trabajo de otros esté progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas por este plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa tenga un éxito.

Para algunos autores esta fase del proceso administrativo consiste en: “El control
de la ejecución para establecer las diferencias entre ésta y lo previsto o proyectado
en la planeación y la organización, a fin de resolver sobre tales discrepancias o
desviaciones “.

Con el control se busca promover la eficiencia en la operación y la consecución de

las empresas para el logro del éxito. El administrador, tiene que asegurarse de que
las actividades de los miembros lleven la organización realmente hacia metas
declaradas.

Por medio de la función del control el administrador mantiene la organización en el

buen camino, sin permitir que se aleje mucho de sus metas. El control de las
actividades para que se conformen, de acuerdo con los planes y en su caso, hacer
las correcciones adecuadas. Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que se esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros
está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un
éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se
emprenda una acción correctiva.

Actividades importantes de control

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d. Comunicar cuales son
los medios de medición.

e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las

variaciones.

f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

 Principios

Principio del carácter administrativo del control. Es necesario distinguir “las

operaciones” de control de “la función” de control.

Principio de los estándares. El control es imposible si no se fijan anticipadamente,

en forma precisa y cuantitativa, los estándares correspondientes a la operación en
turno.
Principio de excepción. El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se
concentra en los casos en que no se logró lo previsto.

Definición e importancia de los objetivos

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito

definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta
definición incluye 4 conceptos; desde el punto de vista del gerente son:

1. Meta: Es la mira que va a perseguirse y debe ser identificada en términos claros

y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades
deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira.

2. Ámbito: De la meta que se persigue esta incluida en la declaración de los limites

o restricciones precisos que deberán observarse.

3. Así mismo un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados

en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo
porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusión y disturbio

4. La dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben
buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra
forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes
estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los
objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración
y sofocar las operaciones en cualquier organización.

Definición e importancia de los objetivos

Una sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y

reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad
se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a
minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus
subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales, identificándolos tanto
para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y usándolos con eficiencia
en su trabajo administrativo.

Tipos y clasificación de objetivos

En toda organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas
las organizaciones incluyen los que siguen:

1. Proporcionar varios productos y servicios.

2. Estar delante de la competencia.

3. Crecer.

4. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los costos.

5. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.

6. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.

7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.

8. Desarrollar el comercio internacional. Estas categorías, a su vez pueden sugerir

áreas claves específicas para las cuales son capaces de derivarse sub objetivos,
evaluando el grado de su realización.

Clasificación de los objetivos

1. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las

miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el
desempeño del trabajo de los miembros organizacionales.

2. Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales

de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal,
mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo
subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo
que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos
individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una
organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las
contribuciones individuales son interdependientes.

3. Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad,

se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos
establecidos por la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se
refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales, reglamentación de precios y
contaminación ambiental. Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar el
mejoramiento social, físico y cultural de la comunidad.