You are on page 1of 41

‫من اعداد و تقديم ‪:‬‬

‫سارة الغالبي‬ ‫نعيمة الڭرش‬


‫‪ .I‬التراسل اإلداري‬
‫تعريف التراسل االداري‬

‫ضوابط التراسل اإلداري‬

‫‪ .II‬الوثائق االدارية المهنية‬

‫تعريف الوثيقة االدارية‬

‫انواع الوثائق االدارية‬


‫يقصد بالتراسل اإلداري ذلك التواصل الكتابي الذي‬
‫يحصل بين الموظف و اإلدارة‪ ،‬أو بين إدارة و‬
‫أخرى‪ ،‬كيفما كان هدفه أو موضوعه‪ ،‬و ذلك في إطار‬
‫احترام قواعد التسلسل اإلداري و الشروط العامة‬
‫للتراسل‪ ،‬ويعتبر أهم أشكال االتصال وابرز قناة‬
‫اإلدارة والموظفين‪ ،‬وفيما بين‬ ‫بين‬ ‫التراسل‬ ‫يتم‬
‫تواصلية مع اإلدارة‪.‬‬
‫اإلدارات والمؤسسات وفق نظام دقيق‪ ،‬ينبغي على‬
‫الموظف أن يطلع عليه ويحترم قواعده‪ ،‬وإال تعرضت‬
‫مصالحه وحقوقه للضياع واإلهمال‪.‬‬
‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه‬

‫التحرير هو اإلنشاء والكتابة؛ ويعرف بأنه‬


‫مجموع الوثائق التي تحررها اإلدارة بواسطة‬
‫موظفيها‪ ،‬وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من‬
‫المصالح اإلدارية األخرى‪ ،‬وللقيام بعملياتها‬
‫المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها‪.‬‬
‫ويعد اإللمام بقواعد التحرير ضروريا للتحكم في‬
‫الشكل والمضمون‪ ،‬ويلزم الموظف إتقانها حتى‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫ولحسن صياغة المراسالت اإلدارية‪ ،‬ال بد من‬


‫التقيد ببعض الشروط الشكلية والموضوعية ‪:‬‬
‫‪ -‬التصميم‪:‬‬
‫ويقصد بالتصميم عرض الموضوع في شكل نص منتظم‬
‫ومنسجم ومتكامل‪ ،‬ال فراغ فيه وال‬
‫محو‪.‬‬
‫الرسالة كما تختلف الرسائل اإلدارية بين المصالح باختالف‬ ‫يختلفوال‬
‫تصميم‬ ‫تشطيب‬
‫المواضيع التي تدخل في نشاط اإلدارة ويمكن ذكر من بينها ما يلي‪:‬‬
‫رسالة التعليمات‪ ،‬رسالة اإلعالم‪،‬رسالة اإلجابة‪ ،‬رسالة التذكير الخ‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الورق ‪:‬‬
‫يلزم أن يكون الورق مالئما من حيث اللون ويفضل األبيض‪ ،‬وأن‬
‫تكون نوعيته مناسبة أي ليس‬
‫سميكا لكي ال تتضخم الملفات في األرشيف وليس خفيفا جدا كي ال‬
‫يكون عرضة للتمزق بعد سنوات‬
‫الهوامش ‪:‬‬
‫الرسالة اإلدارية‪ ،‬رسميا‪ ،‬في أوراق بيضاء‪ ،‬أو‬ ‫قليلة‪ .‬و تكتب‬
‫‪-‬‬
‫حجم المتروكة من أوالجهات األربعة للورقة وبداية‬ ‫وزارية‪ ،‬من‬
‫الفراغات‬ ‫والمقصود بها‬
‫ونهاية السطر‪ .‬إذ أنه هناك أربعة‬
‫هوامش يفضل أن تكون مساحتها مالئمة‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬المسافات ‪:‬‬
‫وهي المساحات الفارغة من الكتابة‪ ،‬مسافة بين الكلمة والكلمة‪ ،‬مسافة‬
‫بين السطر والسطر‪ ،‬مسافة‬
‫الفقرات‬
‫والفقرة‪ :،‬بشكل وبطريقة يضفيان عليها شيئا من الجمالية‬ ‫بين‪ -‬الفقرة‬
‫من مجموعة من الفقرات حسب األفكار الواردة بها‬ ‫والوضوح ‪.‬‬
‫تتكون المراسلة‬
‫حيث تمثل كل فكرة فقرة جديدة يلزم‬
‫اللغوية ‪:‬‬‫السالمةجديد‪.‬‬
‫أن‪ -‬تبدأ بسطر‬
‫والمقصود به دقة التعبير وخلوه من األخطاء‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الوضوح ‪:‬‬
‫من شروط كتابة المراسلة الجيدة وضوح الفكرة وفهم الموضوع فهما‬
‫تاما حتى يتسنى للقارئ فهم محتوى‬
‫المراسلة؛ فقد تتعرض الرسالة لإلهمال والضياع بسبب رداءة الخط‬
‫أو عدم وضوحه‪ ،‬بحيث تتعذر‬
‫قراءة أو فهم مضمون الرسالة‪ .‬لذا البد من إجادة الخط في‬
‫‪ -‬اإليجاز ‪:‬‬
‫المراسالت‪ ،‬وقد يلجأ من أجل ذلك إلى‬
‫ممكن‪.‬ة وذلك‬
‫ألفاظ الخط‬
‫بأقلوحسن‬ ‫فكرة معينة‬
‫الوضوح‬ ‫عنتحريا‬ ‫أو أن يعبر‬
‫بالحاسوب‬ ‫اإلداري‬
‫المحررالكاتبة‬ ‫يلزم‬
‫الكتابة باآللة‬
‫بتجنب التكرار والعبارات التي‬
‫تفيد التأويل والتفسير‪ ،‬وعدم اإلطناب (زيادة اللفظ على المعنى لفائدة)‬
‫واإلطالة المملة‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الفعالية ‪:‬‬
‫يلزم أن يكتب المحرر اإلداري بأسلوب صريح وصادق وينم عن‬
‫اإلهتمام بمصالح اآلخرين ومراعاة‬
‫مشاعرهم وأفكارهم‪.‬‬
‫‪ -‬القوة ‪:‬‬
‫استعمال الكلمات الشائعة االستخدام واالبتعاد عن الكلمات الفنية أو‬
‫الصعبة التي قد ال يفهمها القارئ‬
‫واستعمال لغة صحيحة ‪.‬‬
‫وال بد أن تكون الرسالة موصوفة بالوضوح في العبارة والدقة في‬
‫التعبير عن مقاصد صاحبها (كاتبها)‬
‫حتى ال يقع القارئ (المرسل إليه) في عسر الفهم‪ ،‬أو في خطر الفهم‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الدقة ‪:‬‬
‫يلزم المحرر اإلداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق الثابتة وبذالك يكون‬
‫دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن‬
‫يكون واضحا في المعنى والغرض الذي يريد الوصول إليه الفرد‪،‬‬
‫القانونمن‪ :‬رسالتكم التي أرسلتموها في‬ ‫عبارات من‬
‫المتعلقة‪ ،‬بدال‬ ‫تستعمل‬
‫بتاريخ كذا‪،‬‬ ‫اإلدارةرقم‪...‬‬
‫ألنرسالتكم‬
‫مثال‪:‬‬
‫الجبائي والتي يلزم المحرر اإلداري معرفتها‪.‬‬ ‫الشهرالمنصرم‪.‬‬
‫اإلداري أو المالي أو‬
‫‪ -‬التجانس ‪:‬‬
‫تجانس األسلوب اإلداري ما هو إال نتيجة مالحظة القواعد المعبر‬
‫عنها من طرف المحررين كيفما كان‬
‫مقر تعيينهم أو المصلحة التي ينتمون إليها‪ ،‬كما يعبر تجانس األسلوب‬
‫عن سلطة واستمرارية اإلدارية‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الحياد ‪:‬‬
‫المقصود بالحياد وضع الشيء في موضعه الذي وضع له وضعا‪ ،‬ولو‬
‫خالف بذلك العواطف أو األهواء يعني أن يميل المحرر أثناء التحرير‬
‫عن الهوى الذي يصده عن الحق‪.‬‬
‫‪ -‬المصداقية ‪:‬‬
‫تجانس تعد المصداقية واحدة من العوامل المؤثرة في العملية‬
‫االتصالية‪ ،‬وقد اختلفت رؤيا الباحثين حول‬
‫مفهومها‪ ،‬فبينما يرى البعض أنها تعني الثقة في الوثيقة أو إمكانية‬
‫االعتماد عليها‪ ،‬يرى البعض اآلخرأنها‬
‫تعني تفضيل الوثيقة كمصدر للمعلومات‪.‬‬
‫القواعد الشكلية‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬الموضوعية ‪:‬‬
‫إن اإلدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح العام في حياد‬
‫وموضوعية وهذا يلزم المحرراإلداري اجتناب كل التعابير العاطفية‬
‫والتحكمية‪.‬يسرني أو يفرحني‪،‬أو يؤسفني أو يؤلمني‪..‬‬
‫مثال‪:‬‬

‫‪ -‬المجاملة ‪:‬‬
‫باعتبار الموظف العمومي مسؤوال يلزمه أن يراعي شعور‬
‫المواطنين باستخدام عبارات من شأنها أن‬
‫حاليا؛باإلدارة‪.‬‬
‫أوعندما تسمح الظروف‪...‬‬ ‫المواطن‬
‫صلةبإمكاننا‬
‫تقطع‪ :‬ليس‬ ‫نماذجوال‬
‫المجاملة‬ ‫تبقيمناآلمال‬
‫األسلوب اإلداري‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫يعتبر األسلوب اإلداري طريقة للتعبير كتابة بلغة سهلة‬


‫ودقيقة ومميزة مستندة إلى نصوص منظمة لإلدارة باعتبارها‬
‫صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح الجمهور ‪.‬ويتميز‬
‫األسلوب اإلداري بما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬احترام قواعد التنظيم اإلداري ‪:‬‬
‫يقوم التنظيم اإلداري على التسلسل في الوظائف والرتب على أساس‬
‫رئيس ومرؤوس‪.‬‬
‫من هنا نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة خاصة‬
‫بالمرؤوس؛ فالرئيس هو الذي يأمر()‪il ordonne‬؛ ويالحظ ‪(il‬‬
‫)‪constate‬؛ ويطلب )‪(il demande‬؛ بينما المرؤوس يرجو ‪(il‬‬
‫)‪prie‬؛ ويقترح )‪(il propose‬؛ ويقدم عرض ‪.(il rend‬‬
‫األسلوب اإلداري‬ ‫‪ - 1-2‬قواعد التحرير اإلداري وأساليبه ‪:‬‬

‫‪ -‬احترام قواعد النظام العام ‪:‬‬


‫يتميز التحرير اإلداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها‬
‫بالتنظيم اإلداري وما يترتب عنه من احترام التدرج‬
‫الرئاسي‪ ،‬وما يتعلق به من التحلي بروح المسؤولية والحيطة‬
‫والحذر والمحافظة على سرالمهنة‪ .‬وهذه القواعد جزء من‬
‫مجموعة الضوابط اإلدارية التي تحكم التنظيم اإلداري‬
‫وتحدد العالقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من األعلى أو‬
‫من األسفل‪.‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬

‫‪ -‬احترام السلم " أو التسلسل" اإلداري ‪:‬‬


‫ينبغي أن توجه المراسالت دوما إلى السلطة المكلفة أو‬
‫المختصة‪ ،‬مع شرط مرورها عبر اإلدارات والمؤسسات‬
‫الوسيطة‪ .‬فاألستاذ أوالحارس العام أو الناظر أو المقتصد‪...‬‬
‫وكل موظف بمؤسسة تعليمية أراد أن يبعث رسالة إلى إدارة‬
‫مركزية أو أكاديمية‪ ،‬عليه أن يراسل المصلحة أو القسم‬
‫المعني بعد ذكر السيد الوزير واإلدارات الوسيطة بالتنازل‪،‬‬
‫بينما تذكر بالتصاعد الجهات التي ستمرعبرها الرسالة‪.‬‬
‫وحتى يتم التأكد من صحة التسلسل اإلداري في المراسلة‪،‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬

‫‪ -‬االسم المعنوي ‪:‬‬


‫توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته اإلدارية‪ ،‬دون‬
‫اللجوء إلى ذكر اسمه الشخصي‪ ،‬ألن الرسالة ذات طابع‬
‫إداري تبعث من المعني باألمر باعتباره شخصا معنويا إلى‬
‫بغض النظر عن أسماء الموظفين‬ ‫والبسملة ‪:‬‬ ‫الحمدلة‬
‫المختصة ذاتها ‪،‬‬ ‫الجهة‬
‫‪-‬‬
‫بها‪.‬المبادئ اإلسالمية في التعامل والكتابة‪ ،‬ومع‬
‫العاملين مع‬
‫انسجاما‬
‫األحاديث النبوية الشريفة‪ ،‬فإن البدء ب " بسم هللا الرحمان‬
‫الرحيم" أو الحمد هلل وحده" من األخالق اإلسالمية‪ ،‬فكل‬
‫عمل ال يبدأ باسم هللا فهو أبتر ‪ .‬ويستحسن االحتفاظ بهذه‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬

‫سل ‪:‬‬
‫‪ -‬الرأس )‪ (En-tête‬أو ال ُم ْر ِ‬
‫مهما كانت الجهة المرسلة‪ ،‬إدارية أو شخصية‪ ،‬فإنه يتعين إثبات الرأس في أعلى‬
‫الرسالة على اليمين‪ ،‬وهو يكون في إحدى الصورتين‪:‬‬
‫إذا كانت الجهة المرسلة إدارة‪ ،‬فإن الرأس البد أن يشتمل تنازليا على أسماء‬
‫جميع اإلدارات التسلسلية‪ .‬مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة‪ :‬المملكة المغربية‪.‬‬
‫كما يلي‪:‬‬
‫المملكة المغربية‬
‫وزارة التربية الوطنية‬
‫األكاديمية الجهوية للتربية والتكوين‬
‫لجهة ‪.........................................‬‬
‫نيابة ‪: ........................................‬‬
‫مدرسة ……………‪: .......................‬‬
‫(المقر‪ :‬المدينة أو القرية)‬
‫أما إذا كانت الجهة المرسلة موظفا أو موظفة‪ ،‬فإن الرأس يشتمل آنذاك على‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬

‫‪ -‬التاريخ (الهجري و الميالدي) ‪:‬‬


‫يكتب مكان وتاريخ اإلرسال في أعلى الصفحة األولى على‬
‫اليسار ولهذه المعلومات أهمية واضحة‪ ،‬باعتبار الرسالة‬
‫مرتبطة بتاريخ أو أجل ‪ ،‬كما أن مكان اإلرسال يعطي‬
‫الموضوع ‪:‬‬
‫طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ‬ ‫صورة عن‬ ‫‪-‬‬
‫الموضوع‪...‬ينبغي مراعاة الدقة والتركيز و الوضوح‪،‬‬
‫لصياغة والظروف‬
‫واألجل‬
‫بحيث تكون العبارة أقصر ما يمكن‪ ،‬وفي الوقت نفسه تعطي‬
‫فكرة عن محتوى الرسالة ‪ -‬مثال ذلك‪ :‬طلب انتقال‪ ،‬طلب‬
‫تعويضات عائلية‪ ،‬طلب استقالة‪ ،‬طلب تصحيح الخدمات‪ .‬و‬
‫هذا و ينبغي أال تشتمل الرسالة إال على موضوع واحد‪،‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬

‫‪ -‬المرسل إليه‪:‬‬
‫تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة‪ .‬فعند مراسلة‬
‫المصالح المركزية‪ ،‬تبعث الرسالة في اسم السيد الوزير‪ ،‬ويأتي بعده‬
‫تنازليا ذكر اإلدارات الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة‪ .‬وبما أن‬
‫الرسالة ‪ ،‬قبل ذلك‪ ،‬ستمر على يد أو تحت إشراف مؤسسة أو إدارة‬
‫إقليمية‪ ،‬فإنه البد من ذكرها تصاعديا‪ .‬مثال ذلك‪:‬‬
‫إلى‬
‫‪ -‬السيد وزير التربية الوطنية‪...‬‬
‫‪ -‬الكتابة العامة‬
‫‪ -‬مديرية‪...‬؛ قسم‪ /..............:‬الرباط‬
‫‪ -‬على يد السيد(ة) مدير(ة) ‪ /.................‬القصر الكبير‬
‫‪ -‬تحت إشراف السيد (ة) النائب(ة) اإلقليمي(ة) لوزير التربية الوطنية ‪/.....‬العرائش‬
‫‪ -‬تحت إشراف السيد (ة) مدير(ة) األكاديمية الجهوية للتربية والتكوين‪...‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬
‫‪ -‬المرجع‪:‬‬
‫يقصد به جميع المستندات والوثائق والقرائن التي يستند إليها‬
‫المرسل ‪ ،‬يدونها تحت عنوان " المرجع" أسفل الموضوع‬
‫مباشرة‪ .‬واإلشارة إلى المرجع تعطي لموضوع الرسالة حجية و‬
‫‪ -‬التحية ‪:‬‬
‫مصداقية‪.‬‬
‫توجه إلى المرسل إليه تحية بالصيغة التالية‪:‬‬
‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام المؤيد باهلل‪،‬‬
‫أو سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره هللا‪،‬‬
‫أو سالم تام بوجود موالنا اإلمام دام له النص و التأييد‪،‬‬
‫أو تحية طيبة واحتراما‪.‬‬
‫وتكتب هذه التحية وسط الرسالة تحت الموضوع والمرجع‪.‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬
‫‪ -‬شخصية الرسالة‪:‬‬
‫تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي‪ ،‬فردي ال جماعي‪ ،‬ولو‬
‫كان الموضوع يهم أكثر من شخص‪ ،‬بحيث يكتب كل شخص‬
‫بمفرده‪.‬‬ ‫رسالة‬
‫النسخ ‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫تكتب الرسالة في أربع نسخ‪ ،‬توزع كاآلتي‪:‬‬
‫يحتفظ المعني باألمر بنسخة تحمل رقم اإلرسال‬ ‫•‬
‫وتاريخه‪.‬‬
‫يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة‪.‬‬ ‫•‬
‫يوجه األصل مع نسخة إلى األكاديمية أو إلى‬ ‫•‬
‫الوزارة‪ ،‬بحيث قد تحتفظ النيابة بنسخة‪.‬‬
‫‪ - 2-2‬القواعد العامة للتراسل االداري ‪:‬‬
‫‪ -‬االختتام‪:‬‬
‫تختم الرسالة بكلمة "والسالم" دون استعمال أساليب التحيات‬
‫المتداولة في المراسالت الشخصية بين الناس‪.‬‬
‫‪ -‬التوقيع‪:‬‬
‫توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (وهو كتابة‬
‫االسم والنسب)‪ ،‬و توقيع مغلق (و هو اإلمضاء الخاص بكل‬
‫المرفقات‪:‬‬
‫شخص)‪.‬‬‫‪-‬‬
‫قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات‪ ،‬عليه أن يشير‬
‫إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة‪ " :‬المرفقات"‪ ،‬مع‬
‫ذكر عدد كل منها إذا كان أكثر من واحد‪.‬‬
‫تعني لفظة وثيقة ورقة أو مجموعة أوراق أو مجلدا ً أو سجالت‪ .‬ويعرف‬ ‫‪‬‬
‫معجم المصطلحات األرشيفية الوثيقة بأنها عبارة عن وحدة أرشيفية غير‬
‫قابلة للتجزئة‪.‬‬

‫الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تنتجها اإلدارات المكتوبة منها أو الرقمية‬ ‫‪‬‬
‫كالسجالت و الملفات و المراسالت و المذكرات و المطبوعات أو الوثائق‬
‫التي تحتوي على معطيات أو معلومات إدارية و تربوية أو أي شكل توثيقي‬
‫رسمي يتسم بالصفة القانونية‪.‬‬
‫يمكن تصنيف المكتوب اإلداري المتداول حسب مدلوله ودوره وطبيعة‬ ‫‪‬‬
‫خصائصه إلى وثائق عامة ووثائق خاصة ووثائق أخرى‪.‬‬

‫ولكل صنف من أصناف المكتوب اإلداري دور يختلف عن غيره‪ ،‬وعلى‬ ‫‪‬‬
‫الموظف أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة على‬
‫حدة‪ .‬وينبغي على كل موظف أن يعمل على احترام اختصاص كل نوع‬
‫وصنف من المراسالت اإلدارية مع التركيز على الدور الذي تؤديه‪.‬‬
‫الرسالة اإلدارية هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪,‬وتقوم على‬
‫أساس االتصال الكتابي بين جهتين‪.‬‬
‫وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ‪,‬أو بين جهة‬
‫رسمية وشخص أو العكس‪,‬أو بين شخصين لغرض وظيفي‪.‬‬

‫وتنقسم إلى قسمين أساسيين إثنين ‪ :‬رسالة إدارية عامة ورسالة‬


‫إدارية خاصة‪.‬‬
‫المذكرة وثيقة تعالج مسألة جارية توجه سواء إلى رئيس أو مرؤوس أو إلى‬
‫مصلحة مركزية تابعة لنفس الوزارة أو العمالة‪ .‬وهي الطريقة العادية لنقل‬
‫التعليمات وفقا للتسلسل النازل‪ .‬ونميز فيها بين ‪:‬‬

‫المذكرة التركيبية‬
‫المذكرة‬ ‫المذكرة‬
‫أو‬
‫المصلحية‬ ‫العامة‬
‫التحليلية‬
‫مذكرة‬ ‫المذكرة‬ ‫المذكرة‬
‫التقديم‬ ‫االستفسارية‬ ‫اإلخبارية‬
‫ورقة اإلرسال وثيقة مختصرة في تحريرها‪ ،‬تبعث مكان الرسالة‬
‫لنقل الوثائق داخل اإلدارة مع إعطاء بيان المستندات أو األوراق‬
‫المرسلة معها‪.‬‬
‫‪ 1-2-2‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ ‪:‬‬
‫االعالن‬ ‫البالغ‬

‫اإلعالن وثيقة إخبارية تخصص‬ ‫البـالغ هو وثيقة توجهها سلطة‬


‫للتعليق‪ ،‬فهي تهم إذن أشخاصا‬ ‫إدارية إلى العموم لتبليغ خبر أو‬
‫معينين بإمكانهم أن يطلعوا عليها‬ ‫قرار أو إجراآت مختلفة ذات‬
‫على سبورات التعليق ‪ :‬موظفو‬ ‫مصلحة عامة‪.‬‬
‫المصلحة‪ ،‬والمعنيون باألمر‪،‬‬ ‫مثال ‪ :‬إعالن عن مباراة‪ ،‬إجراأت‬
‫ويستعمل اإلعالن أساسا لتبليغ أخبار‬ ‫تتعلق بالسير‪ ،‬إحصاء إلى آخره‪.‬‬
‫مؤقتة‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬انعقاد اجتماع أو ندوة‪ ،‬حلول‬
‫أو إغالق مكتب إعالن األشغال‪...‬‬
‫الدعوة‬ ‫االستدعاء‬

‫وسيلة لالتصال من أسفل الى أعلى‬ ‫يقصد باالستدعاء الوثيقة التي‬


‫أو من أعلى الى أسفل‪ ،‬بأفراد‬ ‫توجهها الوحدات اإلدارية‬
‫التنظيم اإلداري أو بالعموم بغرض‬ ‫والموظفون لبعض مصالح التنظيم‬
‫استدعائهم‬ ‫اإلداري أو جهات خارجية لحضور‬
‫لحضور مراسيم احدى المناسبات‬ ‫‪.‬اجتماعات معينة‬
‫الرسمية‪ ،‬من مثل حفالت التدشين‬
‫أو تكريم األشخاص‪ ،‬أو الحفالت‬
‫التي تقام بمناسبة بعض األعياد‬
‫الوطنية أو الدينية‪.‬‬
‫دع‬
‫ماد ا‬ ‫ي ا‬
‫ي‬
‫دت م‬ ‫دع‬ ‫مدي عدادي ا ن‬
‫نا‬ ‫م ا‬ ‫ت ي ا ا ع ا‬
‫ي‬ ‫ي ا‬ ‫ا‬ ‫ق‬
‫ا‬ ‫قع ا‬ ‫ا ع ا ا م‬
‫عدادي ‪.‬‬ ‫ا‬
‫‪ 2-2-2‬الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات ‪:‬‬

‫التقرير‬

‫تعريف ‪:‬‬
‫هو من الوثائق االدارية التي لها أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي‪ ,‬وتستند‬
‫عليها االدارة في توثيق الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع ما أو مشكلة‬
‫معينة‪ .‬كما تعتبر وسيلة للتعرف على وجهات نظر العاملين أو رسم صورة عن‬
‫سير العمل‪ ،‬ومدى نجاحه أو فشله‪.‬‬

‫نموذج لتقرير‪:‬‬
‫وهو الذي يقدم دراسة حول موضوع محدد‪ .‬وفي كثير من األحيان تتولى لجان متخصصة في الجهاز اإلداري القيام‬ ‫التقرير‬
‫ببعض الدراسات و البحوث المستمرة‪ .‬وتقديم تقارير دورية عن أي مشكلة تواجه اإلدارة أو خلل يسود العمل داخلها‬
‫الدراسي‬
‫الموضوعي ‪ :‬تمكين الرئيس اإلداري من االطالع على وضع مؤسسة معينة‪ ،‬وسيرها وطبيعة مشاكلها‪ ،‬ومواطن‬
‫القوة فيها‪ ،‬ومواطن الخلل و الكشف عن أسبابه وتحديد المسؤول عنه‪ .‬وتقديم المستنتجات‬
‫والمقترحات الكفيلة بتصحيح الوضع وتذليل الصعوبات وتحقيق اإلصالح‪.‬‬
‫التقرير‬
‫الشخصي ‪ :‬يتم التركيز في مضمونه على تقديم أداء وعمل الموظفين و تتبع تطور الوضعية اﻹدارية للموظفين عن‬
‫التفتيشي‬

‫أنواع التقرير‬
‫قرب‪ ،‬ومقارنتها بالمعلومات التي يدلون بها في هذا الشأن‪.‬‬

‫التأديبي ‪ :‬عادة ما يرفع مثل هذا التقرير إلى الرئيس من طرف المجالس التأديبية‪ ،‬فتعرض عليه المخالفات‬
‫اإلدارية أو المالية أو الجرائم الجنائية التي يتورط فيها الموظفون في حياتهم الخاصة أو أثناء‬
‫مزاولتهم للمهام الوظيفية أو بسببها‬ ‫التقرير‬
‫اإلشادة والتنويه‪ :‬هناك صنف من التقارير يطلب فيها المحرر من الرئيس إصدار قرار إشادة و تنويه بأحد‬
‫اﻹجرائي‬
‫العاملين في اﻹدارة ﻹنجازاته وتفانيه في العمل وحسن مردوديته‬

‫في إطار الرقابة الداخلية التي تمارسها السلطات اإلدارية على مختلف الوحدات التابعة لها‪ ،‬يتم إنجاز تقارير دورية‬
‫حول أنشطة الجهاز اإلداري و األعمال الصادرة عنه‪ ،‬والصعوبات القانونية والفنية والمالية التي تعرقل السير المنظم‬
‫التقرير‬
‫لإلدارة‪ ،‬واقتراح وسائل تفاديها‬ ‫الدوري‬
‫وثيقة ادارية مكتوبة مصدرها المؤطر و المراقب التربوي يحررها خالل زيارته لموظف و تكون اما تقارير الزيارة‬
‫و خاصيتها أنها ال تتضمن نقطة تقييمية عددية يكتفي فيها المراقب بتدوين المالحظات األساسية‪ .‬و اما تكون‬
‫التقرير‬
‫تقارير التفتيش التي تتضمن نقطة تقييمية ‪ ,‬تعتمد عليه االدارة لتتبع مردودية الموظف و تقييم عليه‪.‬‬ ‫التربوي‬
‫المحضر‬

‫تعريفه ‪:‬‬

‫وسيلة إثبات‬ ‫يندرج " المحضر " ضمن الوثائق‬


‫الحيوية المتداولة داخل العالقة اإلدارية و‬
‫المحضر وثيقة اثبات ادارية و تدوين‬
‫يصدر عن سلطة‬ ‫رسمي للوقائع و األنشطة اإلدارية و‬
‫خصائصه‬
‫مختصة‬ ‫األحداث المختلفة‪.‬‬
‫ويعتبر المحضر من أهم أساليب تدوين‬
‫يعتمد على ضوابط‬ ‫الوقائع وتسجيلها لما يتسم به من‬
‫موضوعية‬ ‫صورة ‪,‬صادقة‬
‫محضر‬ ‫إعطاء‬
‫االجتماعات‬ ‫والدقة في‬
‫محاضر‬ ‫الوضوح‬
‫فيه بين ‪:‬‬ ‫ونميز‬
‫الخروج‪,.‬‬
‫ومحضراإلداريين‬ ‫معينةالدخول‬
‫للمسؤولين‬ ‫محضر‬ ‫االلتحاق ‪,‬‬
‫واقعة‬ ‫عن‬
‫محضر تسليم و تسلم المهام‪.‬‬
‫عرض الحال أو البيان‬

‫تعريف ‪:‬‬

‫• العرض هو وثيقة وصفية ال تفسيرية‪ ،‬تعرض األنشطة التي قام بها المحرر‬
‫والوقائع أو األحداث التي تمكن من معاينتها‪ ،‬فيجب على المحرر إذن أن يروي‬
‫هذه الوقائع بموضوعية دون استنساخ شخصي‪ .‬وينبغي إذن أن يكون العرض‬
‫دقيقا‪ ،‬تاما‪ ،‬صحيحا ومفصال بقدر ما هو ضروري‪ ،‬فهو إذن وثيقة إخبارية‪.‬‬
‫ويمكن تصنيف العروض حسب شكلها ومقصدها إلى نوعين رئيسيين ‪:‬‬
‫أنواعه‬

‫عروض االجتماع‬ ‫العروض التسلسلية‬

‫العروض‬ ‫العروض‬ ‫عروض‬ ‫عروض أو‬


‫التحليلية‬ ‫التكاملية‬ ‫حادثة‬ ‫مهمة‬
‫الشهادة‬

‫تصميمها‬ ‫تعريف ‪:‬‬


‫ما تشمل الشهادة ‪:‬‬
‫الشهادة هي وثيقة تمنح • السلطة المعنية‪.‬‬
‫من طرف سلطة إدارية • العنوان ‪( :‬يكتب في وسط الصفحة ‪ :‬شهادة كذا‪)....‬‬
‫مثال ‪ :‬شهادة العمل‬ ‫أو قضائية للتدليل على‬
‫• ذكر البيانات المرجعية المعتمدة في تحرير الشهادة‪ ،‬وصفة‬ ‫صحة واقع أو وضعية‬
‫المسؤول عن إصدارها‪.‬‬ ‫ويمكن للممنوح أن‬
‫مثال ‪:‬‬ ‫يستفيد بواسطتها من‬
‫" إن السيد النائب اإلقليمي ل‪.......‬‬ ‫امتياز مشروع‪.‬‬
‫وطبقا للقرار المؤرخ في‪........‬‬
‫يشهد‪.......‬‬ ‫ويتحمل الشخص المانح‬
‫‪ -‬المعلومات الكاشفة عن هوية المستفيد‪.‬‬ ‫للشهادة مسؤوليته‬
‫‪ -‬تاريخ ومكان إنجاز الشهادة‪.‬‬ ‫بتوقيعه لها‪ ،‬لذا يجب‬
‫‪-‬توقيع الوثيقة مرفوقا بتأشيرة الخاتم‪" .‬‬ ‫أن يكون متيقنا بما‬
‫‪ 3-2-2‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتوجيه واألمر‪:‬‬

‫التعليمات‬

‫تعريف ‪:‬‬

‫التعليمـات هي األوامر والتوجيهات والبيانات أو اإليضـاحات التي‬


‫توجهها سلطة إدارية إلى مرؤوسيها لتحديد إطار وكيفيـات تنفيذ‬
‫المهام المنوطة بهم‪ ،‬ويمكن أن تكون هذه التعليمات شفوية كاألمر‬
‫ولكنها غالبا ما تكون كتابة‪.‬‬

‫نميز في التعليمات بين ‪ :‬األمر والتعليمات‬


‫وتصمم كاآلتي ‪:‬‬
‫الرأس‪ :‬تحديد السلطة‬
‫تصميم التعليمات‬ ‫االدارية المختصة‬

‫التاريخ و المكان‬

‫موضوع التعليمات‬ ‫الرقم الترتيبي‬

‫الموضوع‬
‫المنشور‬

‫تعريف ‪:‬‬
‫يتخذ المنشور في الغالب صورة مذكرة أو رسالة‪ ,‬يوجهها الرئيس أو‬
‫أي موظف مختص الى المصالح اإلدارية المعنية بشأن تنفيذ عمل أو‬
‫تذكير بأحكام قانونية أو تأويل بعضها و تفسيرها‪.‬‬
‫تصميم المنشور‬ ‫الرأس‪ :‬السلطة‬
‫المختصة‬
‫التاريخ و المكان‬
‫الرقم الترتيبي‬

‫المرسل اليه‬ ‫المنشور التأويلي‬

‫تصميمه ‪:‬‬ ‫أنواعه ‪:‬‬


‫موضوع التعليمات‬
‫الموضوع‬

‫المنشور التنظيمي‬
‫هي وثائق ادارية تحدد الوضعيات االدارية و المالية و المهنية للموظف نذكر‬ ‫القرارات االدارية و‬
‫منها قرارات الترقية و تغيير االطار‪ ,‬قرارات التعيين و االنتقال‪...,‬‬ ‫المهنية‬

‫هي من الوسائل الحديثة التي أصبحت متداولة داخل االدارة‪ ،‬توظف فيها‬
‫الوثائق و‬
‫تكنولوجيات االعالم و التواصل من خالل تقنيات التراسل االلكتروني و‬
‫المراسالت‬
‫اعتمادها لتخزين و معالجة و تداول المعلومات المرتبطة بكافة األنشطة‬
‫االلكترونية‬
‫اليومية لإلدارة التربوية‪,‬‬

‫هي وثائق تنظم عالقة االستاذ مع التالميذ و االدارة و المراقبة التربوية‪ ,‬نذكر‬
‫منها‪ :‬ملف األستاذ‪ ،‬القانون الداخلي‪ ،‬استعمال الزمان‪ ،‬دفاتر النصوص‪ ،‬ورقة‬ ‫الوثائق التربوية‬
‫التنقيط‪ ،‬جذاذات الدروس‪...،‬‬
‫‪ ‬التشريع اإلداري والتسيير التربوي ‪ -‬خالد المير وإدريس القاسمي ‪ -‬طبعة ‪2015‬‬

‫‪ ‬تقنيات التحرير االداري باالدارة العمومية والقطاع الخاص ‪ -‬الدكتور بوعالم‬


‫السنوسي ‪ -‬طبعة ‪2013‬‬

‫‪ ‬التشريع المدرسي وأخالقيات المهنة ‪ -‬الدكتور احمد اباش‬

‫‪ ‬التواصل اإلداري ‪ -‬محمد السكتاوي ‪-‬‬

‫‪ ‬وزارة العدل‪ /‬مديرية الموارد البشرية‪ /‬قسم التكوين والتتبع والتقييم عرض تقنية‬
‫تحرير المراسالت اإلدارية ‪ -‬األستاذ مصطفى الداشي )رئيس قسم التعاون‬
‫بالوظيفة العمومية(‬