CHAPITRE 4 : METHODOLOGIE D’EVALUATION

DES PROCEDURES DU CONTRÔLE INTERNE

D’une manière générale, les méthodes qui ont été développées par les experts comptables pour
l’évaluation du contrôle interne portent sur les procédures uniquement. Les autres dispositifs
existants peuvent être appréciés lors de la description de l’organisation de la fonction.

1. Démarche d’évaluation
Afin de s’assurer de la fiabilité du système de contrôle interne mis en place par l’entreprise et plus
précisément les points de contrôle relatifs au processus achat, il est nécessaire de suivre une
démarche claire qui se définit de la manière suivante :

• La prise de connaissance de l’entreprise : Elle permet de collecter un ensemble d’informations

utiles sur l’entreprise à savoir son activité, son organisation, etc… Elle se traduit par des entretiens
avec les différents responsables et acteurs du ou des services concernés par la mission ainsi que par
une analyse documentaire (manuels de procédures, documents internes, etc…).

• La description des procédures : A l’issue de la phase de prise de connaissance, un récapitulatif des

procédures est établit puis celles-ci sont découpées en opérations afin de reconstituer le cycle de
contrôle. Cette reconstitution se fait à partir d’une description narrative ou du diagramme de
circulation.

• La vérification de l’existant : Il s’agit là de s’assurer que les différents traitements et points de

contrôle pour chaque procédure, correspondent effectivement au système tel que décrit

• L’évaluation préliminaire des procédures : Elle consiste à identifier les points forts et les points
faibles du système de contrôle existant à partir de tests dits de conformité afin de se prononcer sur la
fiabilité du système évalué.

• Contrôle de fonctionnement : Il permet de tester l’application des points forts issus de l’évaluation
préliminaire du système pour l’ensemble des opérations.

• Evaluation définitive des procédures : Elle consiste à faire une synthèse des forces (points forts
théoriques et réels) et des faiblesses relevées à l’issue des différents tests.

• Analyse des faiblesses : elle consiste à analyser les faiblesses de conception et d’application du
système de contrôle. De cette analyse, l’auditeur appréciera les risques encourus par l’entreprise et
formulera ainsi un certain nombre de recommandations.

2 Les outils d’évaluation du contrôle interne

Afin de procéder à l’évaluation du dispositif de contrôle interne en place, un certain nombre d’outils
seront utilisés.

Parmi ces outils nous pouvons citer entre autres :

• L’observation physique : qui consiste essentiellement en la vérification détaillée et visuelle d’un

descriptif donné ou d’un processus.
• L’interview : qui consiste à écouter et à noter le récit de l’audité décrivant sa tâche. Son objectif est
d’avoir une vision du cadre général.

• L’organigramme : est un dispositif essentiel du contrôle interne qui doit être mis en place par le
responsable hiérarchique.

• La grille de séparation des tâches : La grille de séparation des taches est un outil de contrôle
interne fondamental qui permet de veiller à ce que chacun, à quelque niveau que ce soit dans
l’entreprise, évite ou détecte les erreurs, irrégularités ou risque de fraude, en temps opportun, dans
le cadre de ses activités courantes.

Une fois remplie, la grille de séparation des taches permet d’apprécier la division du travail et de
repérer les fonctions incompatibles.

• Le diagramme de circulation ou flow chart : le diagramme de circulation représente la circulation

des documents entre les différentes fonctions, indique leur origine et leur destination et donc donne
une vision complète du cheminement des informations et de leurs supports

• Le sondage statistique : c’est une méthode qui permet à partir d’un échantillon prélevé de façon
aléatoire dans une population de référence d’extrapoler à la population les observations faites sur
l’échantillon.

• Le questionnaire de contrôle interne : Olivier LEMANT définit le questionnaire de contrôle interne

comme étant une grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau
du contrôle interne et de porter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne de l’entité ou de la
fonction auditée. Le questionnaire doit être conçu de telle sorte que les réponses négatives
désignent des points faibles et que les réponses positives signalent les points forts du système mis en
place. D’après la CNCC, les questionnaires doivent être conçus par fonction significative, classés par
objectifs et rédigés de façon à ce qu’une réponse OUI corresponde à une bonne conception du
système et une réponse NON à un risque.

• La feuille de révélation et d’approches de problèmes (FRAP) La FRAP est un document est un

document efficace pour cerner l’ensemble des faiblesses du système mis en place, déceler les causes
et les conséquences, déterminer les risques qui en découlent et formuler des recommandations.
CHAPITRE 2 : L’EVALUATION DU SYSTEME DE
CONTROLE INTERNE

Afin de procéder à l’évaluation du système en place au sein de la société EBREST, il sera pris
en compte tous les dispositifs de contrôle mis en place. Ceux-ci concernant principalement
les procédures d’approvisionnement et celles relatives aux règlements des fournisseurs.
Ayant constaté qu’il n’existait à ce jour aucun manuel de procédures relatifs aux achats, une
série d’interview a été effectuée auprès des responsables et personnels intervenant dans le
cycle. Ces interviews avaient pour objectifs de décrire la manière dont les opérations
s’effectuaient habituellement.

I- Description narrative des procédures du cycle achat

Dans le cadre de la description de la procédure d’achat, il faut distinguer deux aspects :

- La procédure opérationnelle d’achat

- La procédure comptable d’achat

La société EBREST n’effectue aucun achat au niveau international, c’est-à-dire que tous les
fournisseurs intervenants dans le cycle sont des fournisseurs locaux.
Les principaux achats au sein de la société EBREST sont de trois types :
- les produits laitiers
- les boissons naturelles et gazeuses
- les produits frais (viandes et poissons)
Les procédures n’étant pas formalisées au sein de la société, il n’existe donc pas de phase de
budgétisation des achats a proprement dit.

1- la procédure opérationnelle d’achat

A- Au niveau de l’activité gestion des Cantines et buvettes

En ce qui concerne l’activité de gestion des cantines et buvettes, la procédure d’achat se

matérialise comme suit :
- Expression du besoin d’achat
Les besoins d’achat sont généralement exprimés par les gérants des différentes cantines qui
les transmettent au responsable d’exploitation qui les valide et passe lui-même les
commandes auprès des fournisseurs.
Avant toute commande ou toute demande d’achat, les différents gérants font un état du stock
disponible pour chaque cantine afin d’établir les éventuels besoins.
Il arrive souvent que le responsable d’exploitation de par son expérience dans le domaine,
fasse un tour d’horizon de toutes les cantines dont il a la charge et en fonction de ses
prévisions procède lui-même a un certain nombre d’achats.
Le règlement des factures et leur enregistrement comptable se fait au niveau du responsable
administratif.

- Evaluation et sélection des fournisseurs

La société EBREST n’as mis en place aucune procédure adéquate quant à la sélection de ses
fournisseurs.

Les gérants établissent un document faisant office de bon de commande et l’envoient a des
fournisseurs de la place. Les fournisseurs exerçant dans le secteur formel, après réception, leur font
parvenir leurs factures pro-forma. Pour les autres fournisseurs évoluant principalement dans le
secteur informel et constituant la majorité des fournisseurs de la société, les commandes se font de
gré à gré.

Après la phase de négociation et d’analyse des factures pro-forma, le responsable d’exploitation

choisit le fournisseur le moins disant quant au prix, a la qualité, au délai de livraison et aux modalités
de paiement.

- Réception des marchandises

La livraison des marchandises se fait auprès des différentes cantines ayant exprimées leurs besoins.
Elle se fait en présence du gérant de la cantine concernée qui se charge de vérifier la qualité et
conformité des marchandises livrées.

La facture du fournisseur fait généralement office de bordereau de livraison. Le fournisseur joint au

bordereau de livraison l’original du document faisant office de bon de commande si celui-ci existe. Le
gérant appose son cachet nominatif sur le bon de livraison lorsque les marchandises livrées sont
conformes au bon de commande.

Après la réception des marchandises, celles-ci sont rangées dans une pièce faisant office de magasin
pour type de marchandise. Les produits frais et laitiers sont conservés dans une autre pièce faisant
office de chambre froide aménagée à cet effet.

1 2 La procédure comptable d’achat

La procédure comptable d’achat est décomposée en trois opérations : Opération de réception
Opération de contrôle de la facture Opération de règlement

Opération de réception de la facture

Les factures reçues sont envoyées au responsable administratif qui les transfère ensuite au service
comptabilité qui les réceptionne. Le comptable dès réception des factures procède à leur vérification.
Une fois que les contrôles arithmétiques sont effectués, celui-ci procède à leur imputation. Toutes les
factures enregistrées et imputées font état de la mention « COMPTABILISE ». Les originaux des
factures, après vérification sont ensuite classés par mois afin de procéder plus tard aux différentes
déclarations de TVA. Des copies des factures sont effectuées puis classées jusqu’à l’échéance du
règlement.
Pour les achats spontanés, ceux-ci sont la plupart du temps effectués par le responsable
d’exploitation lui-même en espèce ou par carte de crédit.

Concernant les achats faisant l’objet d’un règlement par chèque, ceux-ci sont préalablement validés
par la direction générale avant tous règlements.

- Au niveau de l’activité Évènements

En ce qui concerne l’activité de gestion des évènements, la procédure d’achat se matérialise

comme suit :
- Expression du besoin d’achat
A ce niveau il n’y a pas d’expression de besoin a proprement dit. Le responsable
d’exploitation de l’activité, après avoir convenu de l’organisation de l’évènement à couvrir
avec le client, établit lui-même la liste des éléments nécessaires à la réalisation de
l’évènement sous forme de cahier de charge. Après avoir établit la liste des besoins, il procède
aux différentes commandes auprès des fournisseurs, conformément au cahier de charge
préalablement défini.
Le règlement des factures et leur enregistrement comptable se fait au niveau du service
administratif.

- Evaluation et sélection des fournisseurs

La société EBREST n’ayant formalisé aucune procédure adéquate quant à la sélection de ses
fournisseurs, le processus de sélection des fournisseurs est le même que dans l’activité gestion des
cantines et buvettes.

- Réception des marchandises

La livraison des marchandises se fait au lieu préalablement défini lors de la commande. Elle se fait en
présence du responsable d’exploitation qui se charge de vérifier la qualité et conformité des
marchandises livrées.

La facture du fournisseur fait généralement office de bordereau de livraison. Le fournisseur joint au

bordereau de livraison l’original du document faisant office de bon de commande si celui-ci existe. Le
bon de livraison est visé par le responsable d’exploitation lorsque la livraison est conforme à la
commande.

Après la réception des marchandises, celles-ci sont rangées dans une pièce faisant office de magasin
pour type de marchandise. Les produits frais et laitiers sont conservés dans une autre pièce faisant
office de chambre froide aménagée à cet effet.

1 2 La procédure comptable d’achat

Opération de réception de la facture
Les factures reçues sont envoyées au responsable administratif qui les transfère ensuite au service
comptabilité qui les réceptionne. Le comptable dès réception des factures procède à leur vérification.
Une fois que les contrôles arithmétiques sont effectués, celui-ci procède à leur imputation. Toutes les
factures enregistrées et imputées font état de la mention « COMPTABILISE ». Les originaux des
factures, après vérification sont ensuite classés par mois afin de procéder plus tard aux différentes
déclarations de TVA. Des copies des factures sont effectuées puis classées jusqu’à l’échéance du
règlement.

Pour les achats spontanés, ceux-ci sont la plupart du temps effectués en espèces soit par les gérants
des cantines après information du responsable d’exploitation soit directement par le responsable
d’exploitation lui-même en espèce ou par carte de crédit.

Concernant les achats faisant l’objet d’un règlement par chèque, ceux-ci sont préalablement validés
par la direction générale avant tous règlements.
 Les différentes activités fonctionnant de manière autonome, le directeur général n’intervient
que pour la conclusion de nouveaux contrats ou la validation des règlements par chèques
bancaires.

1-3 GRILLE DE SEPARATION DES TACHES

Responsable
Directeur général Responsable activité Gérant Comptable
administratif

Demande d'achat

Établissement
commande

Validation
commandes

Réception
marchandises

Vérification et
imputation des
factures

Demande de
règlements

Validation
règlements

Achats ponctuels

Tableau 2 : Grille de séparation des tâches