Microsoft Word

Seguridad

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Aplica las opciones de protecciones de documentos disponibles en

Capacidad Word.

1. Introducción a la protección de documentos.

1.1. Agregar protección en un documento de Word.

1.2. Quitar protección en un documento de Word.

1.3. Permitir cambios en partes de un documento protegido.

2. Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office

Contenidos
2.1. Crear una línea de firma en Word

2.2. Firmar la línea de firma en Word

2.3. Quitar firmas digitales de Word

2.4. Certificado de firma y entidad emisora de certificados

Proteger documentos

1. Introducción a la protección en un documento

En Microsoft Office, puede usar contraseñas para evitar que otras personas
abran o modifiquen sus documentos. Además, puede usar la protección de
documentos para restringir los tipos de cambios que los revisores pueden
hacer. (Microsoft, 2018)

1.1. Agregar protección en un documento de Word

En un documento abierto, haga clic

en Archivo > Información > Proteger documento.

Verá las opciones siguientes.

Figura 1. Agregar o quitar la protección en un documento.

 Marcar como final. Haga que el documento sea de solo lectura.

Cuando un documento está marcado como final, los comandos de edición

y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados,
y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda
a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de un
documento. También impide que los lectores o revisores modifiquen el
documento sin darse cuenta.

Cuando marca un documento como final, Word le pide que guarde el

archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje amarillo MARCADO

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 COMO FINAL en la parte superior del documento. Si hace clic en Editar
de todos modos, el documento ya no estará marcado como final.

 Cifrar con contraseña. Establezca una contraseña para el documento.

Figura 2. Cifrar con contraseña un documento.

Figura 3. Cuadro de diálogo para el ingreso de Contraseña.

Si selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro de diálogo Cifrar

documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y
después vuelva a escribirla cuando se la solicite.

NOTA

Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o

perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y
nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.

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  Restringir edición. Controle qué tipos de cambios pueden realizarse en
el documento.

Figura 4. Opción para Restringir la Edición de un documento.

Figura 5. Opciones disponibles para Restringir Edición.

Cuando seleccione Restringir edición, verá estas opciones:

1. Restricciones de formato. Esta opción reduce las opciones de

formato, lo que conserva el aspecto. Haga clic en Configuración para
seleccionar los estilos que se permiten.
2. Restricciones de edición. El usuario controla el modo en que puede
editarse el archivo o bien puede deshabilitar la edición. Haga clic
en Excepciones o Más usuarios para controlar quiénes pueden
realizar la edición.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 4
 3. Comenzar a aplicar. Haga clic en Sí, aplicar la protección para
seleccionar la protección con contraseña o autenticación del usuario.
También puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o
quitar los editores que tendrán permisos restringidos.

o Restringir permisos por personas. Use una cuenta de Windows Live ID

para restringir permisos.

Figura 6. Opción Restringir el acceso.

Use una cuenta de Windows Live ID o de Microsoft Windows para

restringir los permisos. Puede aplicar permisos con una plantilla que use
su organización o agregar permisos haciendo clic en Restringir el
acceso.

 Agregar una firma digital. Agregue una firma digital invisible o visible.

Figura 7. Opción para Agregar una firma digital.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 5
 Las firmas digitales autentican información digital, como documentos,
mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las
firmas digitales se crean escribiendo una firma o con una imagen de una
firma para establecer la autenticidad, integridad y no rechazo. Para más
información sobre las firmas digitales, consulte el vínculo indicado al final
de este tema. (Microsoft, Soporte Office 2016, 2018)

1.2. Quitar protección en un documento de Word

En un documento abierto, haga clic

en Archivo > Información > Proteger documento.

Verá las opciones siguientes.

Figura 8. Opción para desproteger documento.

o Quitar Marcar como final. Cuando marca un documento como final, Word
le pide que guarde el archivo. La próxima vez que lo abra, verá un mensaje
amarillo MARCADO COMO FINAL en la parte superior del documento. Si
hace clic en Editar de todas formas, el documento ya no estará marcado
como final.

Figura 9. Opción para quitar Marca como final, de documento.

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o Quitar el cifrado de contraseña. Para quitar el cifrado de contraseña del
documento, abra el documento y escriba la contraseña en el
cuadro Contraseña. Después haga clic
en Archivo > Información >Proteger documento > Cifrar con
contraseña. Elimine el contenido del cuadro Contraseña, haga clic
en Aceptar y luego vuelva a guardar el documento.

Figura 10. Cuadro de diálogo para ingresar contraseña.

Figura 11. En este cuadro de diálogo se puede eliminar la contraseña del documento.

o Quitar restricciones de edición. Para quitar las restricciones de edición,

haga clic en Detener protección en la parte inferior del panel Restringir
edición.

o Quitar o cambiar el acceso restringido. Para quitar o cambiar el acceso

restringido, abra el archivo y haga clic en Cambiar permisos en la barra
amarilla de la parte superior del documento.

o Quitar una firma digital: Para quitar una firma digital, abra el archivo, haga
clic con el botón derecho en la línea de firma y haga clic en Quitar firma.

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 O bien, haga clic en la flecha situada junto a la firma en el panel Firmas y
después haga clic en Quitar firma.

1.3. Permitir cambios en partes de un documento protegido

Puede marcar un documento como de solo lectura y seguir permitiendo

cambios en partes seleccionadas.

Estas partes no restringidas pueden estar disponibles para cualquier

persona que abra el documento, o bien puede conceder permiso a
individuos específicos para que solo ellos puedan cambiar las partes no
restringidas del documento.

A. Proteger un documento y marcar las partes que se pueden

cambiar

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir

edición.

Figura 12. Opción para Restringir Edición de documento.

2. En el área Restricciones de edición, active la casilla Permitir solo este

tipo de edición en el documento.
3. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Sin cambios (solo
lectura).

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 Figura 13. Opción para Restringir el tipo de edición sobre el documento.

4. Seleccione la parte del documento donde quiera permitir los cambios.

Por ejemplo, seleccione un bloque de párrafos, un título, una frase o una

palabra.

NOTA

Para seleccionar más de una parte del documento al mismo

tiempo, seleccione el elemento que desee y, a continuación,
presione CTRL y seleccione otras, manteniendo siempre
presionada la tecla CTRL

5. En Excepciones, siga uno de estos procedimientos:

o Para permitir que cualquiera que abra el documento pueda editar la parte
seleccionada, active la casilla Todos en la lista Grupos.

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 Figura 14. Configuración de excepciones para restricciones definidas.

o Para permitir que solo determinadas personas puedan editar la parte

seleccionada, haga clic en Más usuarios y, a continuación, escriba los
nombres de usuario.

Figura 15. Cuadro de diálogo para ingreso de Usuarios con posibilidades de edición.

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 Incluya su nombre si quiere poder modificar esa parte del documento.
Separe los nombres con un punto y coma.

NOTA

Si su intención es proteger el documento con autenticación

de usuario en lugar de protección de contraseña, asegúrese
de que los nombres de usuario que escriba sean
direcciones de correo electrónico.

o Haga clic en Aceptar y, a continuación, active las casillas junto a los

nombres de las personas a las que quiera permitir la edición de la parte
seleccionada.

NOTA

Si selecciona más de un individuo, se agregarán como un

elemento al cuadro Grupos para que pueda volver a
seleccionarlos rápidamente.

6. Siga seleccionando partes del documento y asignando permisos de

usuario para modificarlos.
7. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
8. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para asignar una contraseña al documento para que los usuarios que
conocen la contraseña puedan quitar la protección y trabajar en el
documento, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva
contraseña (opcional) y después confirme la contraseña.

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 Figura 16. Cuadro de diálogo para la creación de la contraseña.

NOTA

Use esta opción si desea que otras personas puedan

trabajar en el documento al mismo tiempo.

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas,

números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos
elementos. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura:
House27. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud.
Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será
más adecuada.

o Para cifrar el documento de forma que solo los propietarios autenticados

del documento puedan quitar la protección, haga clic en Autenticación
de usuario.

B. Desbloquear un documento protegido

Para quitar toda la protección de un documento, puede que deba conocer

la contraseña que se haya aplicado al documento, o bien figurar como
propietario autenticado del documento.

Si es propietario autenticado del documento, o si sabe la contraseña para

quitar la protección del documento, haga lo siguiente:

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1. En la pestaña Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir
edición.

Figura 17. Opción para Restringir Edición de documento.

2. En el panel de tareas Restringir edición, haga clic en Detener

protección.
3. Si se le pide que proporcione una contraseña, escriba la contraseña.

C. Realizar cambios en un documento restringido

Al abrir un documento protegido, Word restringe lo que se puede modificar

en función de si el propietario del documento le ha concedido permiso
para realizar cambios en una parte específica del documento.

El panel de tareas Restringir edición contiene botones para desplazarse

a las regiones del documento que tiene permiso para cambiar.

Figura 18. Opciones para buscar texto que puede editarse.

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 Si no tiene permiso para modificar las partes del documento, Word
restringe la edición y muestra el mensaje "Word ha finalizado la
búsqueda en el documento" cuando haga clic en los botones del panel
de tareas Restringir edición.

D. Buscar elementos que puede editar

Si cierra el panel de tareas Restringir edición y después trata de

realizar cambios donde no tenga permiso para ello, Word muestra el
siguiente mensaje en la barra de estado:

No se permite esta modificación porque la selección está

bloqueada.

Haga lo siguiente para volver al panel de tareas y buscar una región

donde tenga permiso de edición:

1. En la pestaña Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir

edición.

Figura 19. Opción para Restringir Edición de documento.

2. Haga clic en Encontrar la siguiente área que puedo editar o

en Mostrar todas las áreas que puedo editar.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 14
2. Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office

En esta sección se explican las firmas digitales (también conocidas como

identificación digital), para qué se puede usar y cómo se pueden usar firmas
digitales en Microsoft Word.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en una

información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos
electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se
ha modificado.

2.1. Crear una línea de firma en Word

1. En el documento, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una

línea de firma.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la lista Línea de
firma y después haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información
que desee que aparezca bajo la línea de firma:

Figura 20. Cuadro de diálogo para la configuración de la Firma Digital.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 15
 o Firmante sugerido Nombre completo del firmante.
o Título del firmante sugerido Título del firmante, si corresponde.
o Dirección de correo electrónico del firmante
sugerido Dirección de correo electrónico del firmante, si
corresponde.
o Instrucciones para el firmante Agregue instrucciones para el
firmante.
4. Active una o las dos casillas siguientes:
o Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de
diálogo Firmar Permitir que el firmante escriba una razón para
firmar.
o Mostrar la fecha en la línea de firma La fecha de la firma se
mostrará junto a la firma.

Si el documento permanece sin firmar, aparecerá la barra de mensajes Firmas.

Haga clic en el botón Ver firmas para completar el proceso de firma.

Figura 21. Mensaje que indica que el documento aún no ha sido firmado.

2.2. Firmar la línea de firma en Word

Cuando firma en una línea de firma, agrega una representación visible de

su firma y una firma digital.

Figura 22. Representación visual de Línea de Firma.

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 16
 1. En el archivo, haga clic con el botón secundario en la línea de firma.

NOTA

Si el archivo se abre en la Vista protegida, haga clic en

Editar de todos modos si el archivo procede de una fuente
fiable.

2. Desde el menú, seleccione Firmar.

o Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre
en el cuadro situado junto a la X.
o Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en
Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar
imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de
su firma, seleccione el archivo que desee y después haga clic en
Seleccionar.

Notas:

 Para clientes que usan versiones en chino (tradicional o

simplificado), coreano o japonés, aparecerá la opción Línea
de firma de sello.
 Además, puede firmar una línea de firma haciendo doble clic
en la línea de firma. Escriba su nombre junto a la X. O bien,
en el Panel de firmas, en la sección Firmas requeridas,
haga clic en la flecha situada junto a la firma. Desde el
menú, seleccione Firmar.
o Para agregar una firma manuscrita (únicamente para usuarios de
Tablet PC), escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X
usando la función de entrada de lápiz.
o Haga clic en Firmar.
o Aparecerá el botón Firmas en la parte inferior del documento o de
la hoja de cálculo.

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En la imagen siguiente se muestra el botón Firmas.

Figura 23. Ícono que indica que el documento cuenta con una firma digital.

2.3. Quitar firmas digitales de Word

1. Abra el documento que contiene la firma visible que desea quitar.

2. Haga clic con el botón secundario en la línea de firma.
3. Haga clic en Quitar firma.
4. Haga clic en Sí.

NOTA

Además, puede quitar una firma al hacer clic en la flecha

situada junto a la firma en el Panel de firmas. Haga clic en
Quitar firma.

2.4. Certificado de firma y entidad emisora de certificados

Certificado de firma Para crear una firma digital, tiene que tener un
certificado de firma, que es prueba de identidad. Cuando envía una macro o
un documento firmado digitalmente, también envía su certificado y su clave
pública. Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados
y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados. Normalmente,
un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe
renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad.
(Microsoft, Soporte Office 2016, 2018)

MÓDULO DE COMPUTACIÓN 1 18
 Figura 24. Cuadro de diálogo de Información del Certificado Digital del documento.

Entidad emisora de certificados Una entidad emisora de certificados es

una entidad similar a un notario público. Emite certificados digitales, firma
certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qué
certificados se han revocado o han caducado.

Garantías de la firma digital

 Autenticidad. Confirmación del firmante como persona que firma el

documento.
 Integridad. La firma digital permite garantizar que el contenido no se ha
cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.
 No rechazo. Prueba a todas las partes el origen del contenido firmado.
Por rechazo se entiende el acto de un firmante de negar cualquier
asociación con el contenido firmado.
 Certificación. Las firmas en archivos de Word, que reciben una marca de
tiempo de un servidor seguro, tienen, en determinadas circunstancias, la
validez de una certificación.

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Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su
creador usando una firma que cumpla los siguientes criterios:

 La firma digital es válida.

 El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado).
 La persona u organización que firma, conocida como editor, es de
confianza.

Importante

Se considera que los documentos firmados, que cuentan con

una fecha válida, tienen firmas válidas, sin importar la
antigüedad ni el estado de revocación del certificado de firma.

 El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor

firmante por una entidad emisora de certificados acreditada.

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Referencias
Microsoft. (1 de 4 de 2018). Soporte Office 2016. Obtenido de https://support.office.com/es-
es/article/proteger-con-contrase%C3%B1a-un-documento-de-word-para-mac-
5dc20870-62ea-43b1-ab0b-39426a57cff1

Microsoft. (1 de 4 de 2018). Soporte Office 2016. Obtenido de https://support.office.com/es-

es/article/agregar-o-quitar-una-firma-digital-en-archivos-de-office-70d26dc9-be10-
46f1-8efa-719c8b3f1a2d

Microsoft. (1 de 4 de 2018). Soporte Office 2016. Obtenido de https://support.office.com/es-

es/article/obtener-un-certificado-digital-y-crear-una-firma-digital-e3d9d813-3305-
4164-a820-2e063d86e512

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