Glosario

1. Abreviatura
Representación de las palabras en la escritura con una o varias de sus letras.

2. Administración
Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos
humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los
cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr.

3. Administración de documentos
Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección,
organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los
archivos de una institución.

4. Archivador rotativo
Consta de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente.

5. Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.

6. Archivo histórico
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.

7. Archivo horizontal
Mueble generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 o más cortinas
de lámina.

8. Archivo lateral
Permite la clasificación suspendida lateral. Se conoce también como archivar de basculante o de válvula. Es el
que se usa en las bibliotecas por ejemplo.

9. Archivo lateral descubierto

Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca.
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

10. Archivo permanente

Este archivo incluye todos aquellos datos y todos los papeles que retengan por más de un año, y por lo general
esta información no es preparada por el auditor, si no que se obtiene directamente del cliente, cada año debe
revisarse críticamente su información a fin de contener información de interés actual, aquella que no sea
necesaria examinar para la revisión de los años futuros deberá transferirse a un archivo permanente inactivo

11. Archivo vertical

Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

12. Archivo vertical incombustible

Es una colección actualizada de folletos, recortes, ilustraciones, volantes, avisos y otros recursos, sobre
un tema en particular, pero que puede enriquecer el servicio bibliotecario a la comunidad.

13. Archivología
La ciencia que estudia la naturaleza y la teoría, la planificación y la terminología de los
archivos, así como su formación, los principios de su conservación y organización y los
medios de su utilización.
14. Carpeta
Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

15. Carpeta expediente

16. Carpeta miscelánea

La carpeta miscelánea es usada para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales
no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que
es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta
individual.

17. Carpetas colgantes

Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de
un bastidor para su ordenación y movilidad.

18. Carpetas expandibles

19. Carpetas individuales

20. Catalogación
Es el proceso de creación de metadatos que representan los recursos de información, tales como
libros, grabaciones de sonido, imágenes en movimiento, etc.

21. Catálogos
Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios
fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

22. Clasificar
Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco
preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

23. Codificar
Transformar o encriptar el contenido de un mensaje empleando para ello un código paraticular de palabras,
letras, números o signos

24. Conservar
Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o
haciendo lo necesario para que así sea.

25. Contrato
Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a
respetar y cumplir una serie de condiciones.

26. Descentralizados
Hacer que una cosa dependa menos del poder o de la administración central pretenden descentralizarla
administración.

27. Documento publico

Un documento o instrumento público es aquel documento expedido o autorizado por un funcionario
público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

28. Documento semiactivo

Documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados (una o dos veces por año).

29. Documentos
Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio
de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que
se encuentre. (2) Representación de la información sobre los objetos de la realidad
objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la
 fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para
justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio
escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un
acto jurídico.

30. Documentos cartográficos

Es un documento diseñado para la representación gráfica de toda o una porción de la superficie de la tierra en
un plano, la realización de un documento cartográfico para su distribución puede ser manual o digital.

31. Documentos inactivos

Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a
su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su
función.

32. Eliminar
Operación que se realiza con los documentos que no son necesarios para la
Administración, y que no se conservarán permanentemente en un Archivo Final.

33. Espigón
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben.
Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son: los papeles no se protegen contra el polvo o
algún otro deterioro.

34. Etiquetas
Se trata de una señal, marca, rótulo o marbete que se adhiere a un objeto para su identificación, clasificación o
valoración.

35. Expediente
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo
asunto.

36. Información
Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que los sujetos obligados
generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

37. Manuscrito
Documento elaborado a mano.

38. Marbetes
Pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta, se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta

39. Microficha
Ficha sobre un soporte transparente de dimensiones estandarizadas, donde se encuentran
en un orden establecido cierto número de microcopias

40. Microfilme
Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de
documentos.

41. Módems
Es un dispositivo que envía una señal portadora mediante otra de entrada llamada señal moduladora, se aplica
desde los años 60, principalmente debido a que la transmisión directa de las señales electrónicas inteligibles, a
largas distancias, no es eficiente.

42. Oficina
Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener distintas formas de organización
y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función.
43. Organización
Concepto que se emplea en muy diversas formas como: 1) sistema o patrón de cualquier
conjunto de relaciones en cualquier tipo de entidad: 2) la empresa en sí misma; 3) la
cooperación de dos o más personas; 4) la estructura intencional de papeles
administrativos en una empresa formalmente organizada.

44. Preceder
Estar o ir antes en el tiempo o delante en el espacio de otra persona o cosa que se toma como
referencia, en especial si existe una anterioridad inmediata.

45. Registro
Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o
institución y que contiene datos referentes a los documentos.

46. Revistas
Una revista es una publicación impresa que es editada de manera periódica (por lo general, semanal o mensual).

47. Sistema de cargo

Consiste en hacer responsable a la persona que saca el material del archivo; en tal forma que tenga la pena y el
cuidado de devolverlo.

48. Sistemática
adj. Que sigue o se ajusta a un sistema:

49. Subcarpetas
Las subcarpetas son carpetas de archivo pero que por su tamaño o por la función que cumplen se
colocan dentro de otro tipo de carpeta o archivador.

50. Tarjetero
Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información

51. Transferir
Pasar a una persona o una cosa de un lugar a otro