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ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo,
prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada
época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública
ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto
orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos,
determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em
dois grupos:
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas.
Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento.
Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fotográficos.
Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
Graus de sigilo
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de
sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:
ultra-secreto;
secreto;
confidencial;
reservado.
A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor
ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e
segredos de Estado.
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Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características
podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente
São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo
da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou
detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de
elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios
de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação
inferior.
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros
cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e
entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser
usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para
a segurança nacional.
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa
classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
2. ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
b. estar instalado em local apropriado;
c. dispor de instalações e materiais adequados;
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
e. contar com normas de funcionamento;
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar
disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos
documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de
suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a
integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a
história de sua grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo,
estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só
pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer
informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de
arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como
nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se
consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a
localização da informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos são
diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada
instituição:
Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de
sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e
seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição.
Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é
essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir, como o tempo, caráter cultural, a partir do caráter
histórico que alguns de seus documentos podem adquirir.
Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de
cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender
suas necessidades.
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:
as entidades mantenedoras (públicos ou privados);
a natureza dos documentos (especial ou especializado);
aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente);
à extensão de sua atuação (setorial e central).
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:
Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou
municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal.
Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco,
arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos
diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos
em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico,
independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos
jornalísticos e os arquivos de engenharia.
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os
estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente
em provas de concursos públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o
entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente,
intermediária e permanente, e são assim descritas:
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O
prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
freqüência de uso das informações contidas nos documentos;
existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos
precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo
de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de
guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a
soma das duas fases em questão.
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser:
eliminação ou guarda permanente .
Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico;
Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.
Tabela de temporalidade
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como
sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será
elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de
Análise de documentos e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.
Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas
à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para
as fases correntes e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda
permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e
intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise
quando da elaboração da tabela.
Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo
de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda
permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona
(normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.
Informações importantes
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de
Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase
permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de
Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na
terceira (permanente);
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR
a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a
recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como
a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de
forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos
arquivos correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber,
separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador,
sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo;
encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de
entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição;
anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em
ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas
ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os
anexos se for o caso, malotes ou em mãos;
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
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c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para
tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho
arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da
informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que
os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às
autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz
referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não
sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a
eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e
normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos
documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os
modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos
documentos.
Legislação pertinente:
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organização
- organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a
visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um
de seus órgãos.
Documentação
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;
- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
- estado físico: necessidade de restauração.
Processos
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no
código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
- arranjo e classificação documental.
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas,
escolaridade);
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a
próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução
– corrente, intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em
três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e
prioridades para sua implantação.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu
acompanhamento.
6. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais:
o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que
relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no
inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas,
grampos, papeis, etc.).
7. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que
em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio
centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para
microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de
manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos
convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato
original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do
documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo
ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou
ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.
8. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação
desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que
ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:
BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste
método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de
alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Sistemas
Direto
Indireto
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também
regra nº 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-
las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de
família do pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses
após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes
métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
Numérico Simples
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos
correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem
numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e
não a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são
transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em
fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.
Alfabético Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido
quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores
ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não
o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas
em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Método Dígito-terminal
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande
volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados
seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em
três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de
complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na
localização e arquivamento.
Documentos em papel:
- As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);
- Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos;
Fotografias:
- Devem receber proteção individual de boa qualidade;
- Devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço;
- Não forçar a separação de uma fotografia da outra;
- Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio.
Diapositivos:
- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno);
- Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções freqüentes.
Microfilmes
- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à
umidade;
- Devem ser feitas duplicatas;
- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
- Usar os disquetes de boa qualidade;
- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;
- Usar programas antivírus;
- Proteger o CD contra arranhões e poeira.
Caixas de arquivo:
- Utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas
a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam
inseridos e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;
- Na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na
impossibilidade desta impressão, utilizando canetas hidrográficas ou esferográficas .
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a
limpeza, pois limpeza é um dos fatores prioritários de preservação e deve ser realizada em todas as fases do
arquivamento.
Limpeza do assoalho
- Para se evitar a umidade, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para
a limpeza do mesmo, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água;
- A remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento
para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó,
pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores como na
higienização doméstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar
utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário
que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo. - Em todo esse processo é
fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correto de utilização, deve-se
torcer o pano até não pingar nenhum excesso líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou
substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra.