Manual General de Procedimientos 2018

MANUAL
GENERAL DE
PROCEDIMIENTOS
2018
PRESENTACIÓN.
El ser humano es social por naturaleza, siempre está en contacto con todos
los integrantes de la comunidad educativa. Debido a esto se ha desarrollado
una tendencia natural a organizar y administrar todos los procesos que se
llevan a cabo, de manera tal que se puedan mantener las relaciones, mejorar
el control y hacer más fácil el intercambio de información, datos, productos,
dinero, entre otros.
Dado lo anterior, en las instituciones educativas, se han

determinado políticas y procedimientos formales o informales,
que facilitan la tarea de organizar y administrar todos los
recursos con los que se cuenta.
Con el fin de mantener estas políticas ordenadas, se han creado

los Manuales de Procedimientos, a la vez que procura ser un
instrumento que guie, transparente ycontrole, las actividades
que se realizan en la comunidad educativa los cuales ayudan al
cumplimiento de propósitos y objetivos de forma efectiva y
ordenada.
Al elaborar un manual, se simplificará el quehacer de la organización y

el de sus colaboradores evitando la pérdida de tiempo y de los recursos
asignados por el estado.
FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
El Manual General de Procedimientos se encuentra estructurado de la

siguiente manera:
1. Nombre del Departamento o Unidad Administrativa.
Las diferentes Unidades Administrativas constarán con su

nombre y se ubicarán en el manual sin seguir un rango
jerárquico
2. Nombre del procedimiento a detallar.
Son todas aquellas tareas que se realizan para cumplir con la

función del departamento.
3. Número del procedimiento por Departamento

Es un número que sirve para contabilizar los procedimientos que
realiza cada Unidad Administrativa.
4. Descripción del procedimiento.
En este punto se detallada paso a paso los procesos para

realizar cada actividad. la descripción es sencilla y breve,
se fijan responsables.
5. Notas
Son colocadas en la parte final del procedimiento, cuando sea

necesario para sumar información adicional.
OBJETIVO GENERAL
El presente manual tiene como objetivo organizar todas las actividades necesarias
siguiendo los debidos procedimientos para cumplir la misión establecida en la
Planificación Institucional.
ALCANCE DEL MANUAL
El presente manual está diseñado para ser aplicado en la UNIDAD EDUCATIVA”

MARÍA AUXILIADORA” DE CARIAMANGA, dedicada a la educación y enseñanza
de niños, niñas y adolescentes futuros Bachilleres. Aplica a los procesos más
importantes de la Institución los cuales serán denominados procesos misionales
(que generan valor agregado al servicio). El compromiso de la Institución es ajustar
sus procesos a las necesidades y recursos disponibles, así como, de realizar cada
una de las tareas con eficiencia y dedicación para brindar una atención adecuada
a los miembros de la comunidad educativa.
MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
Dado que el Manual se elabora en un tiempo determinado, con información

recolectada en ese momento y debido a los constantes cambios que se presentan,
tanto a lo interno como a lo externo de las Instituciones Educativas, este puede
quedar obsoleto, si no se le da el mantenimiento necesario y si no se les actualiza
conforme a los movimientos que se van presentando.
Por lo tanto, se debe revisar y actualizar constantemente para que su vida útil sea
mayor y pueda ser una herramienta efectiva para la institución.
Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuación se presentan

una serie de recomendaciones:
 Se deberá revisar mínimo una vez cada año, con el fin de determinar si los
cambios ocurridos durante este período han afectado la forma de llevar a
cabo el procedimiento.
 Cuando se presente algún cambio interno o en materia legal que amerite la
transformación del procedimiento en cuanto a sus políticas, normas,
personas que intervienen o en la forma en que se lleva a cabo, se debe
proceder a corregir de inmediato el Manual.
 El responsable de revisar y de actualizar el manual cada año será el Consejo
Ejecutivo o en su defecto la persona que designen para esta labor.
 Cada Directivo o miembro del Consejo Ejecutivo deberá informar o dar a
conocer cualquier cambio que noten en la forma que se realizan las tareas,
con el fin de corregirlo en el Manual de Procedimientos.
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
2018
RESPONSABLE GENERAL:
RECTORADO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Planificación Operativa Anual.

N° DEL PROCEDIMIENTO:
01
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Rectorado 1. Comunica a los departamentos, comisiones y áreas las

políticas institucionales y les entrega los formatos de
planificación.
Rectorado
2. Recibe y verifica que el Plan de Actividades cumple con los
lineamientos y establece las observaciones necesarias.
Rectorado
3. Recibe el Plan con las correcciones realizadas, coloca una
certificación de recepción y entrega el documento para
archivo del departamento, comisión o área.
Rectorado 4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y prepara

el Plan General de Actividades de la Unidad Educativa.
5. Fin del procedimiento
Nota: El plan de actividades de Rectorado y de toda la institución es aprobado

por la Comunidad Salesiana. Los planes operativos de cada departamento,
comisión o área se presentarán en el mes de abril de cada año y entrarán en
vigencia a partir del primer día del año lectivo.
RECTORADO

APROBACIÓN DE EVENTOS
(PROGRAMAS)
NÚMERO DE PROCEDIMIENTO:
02
ÁREA O PERSONA
Rectorado 1. Recibe por parte de las comisiones o áreas la agenda de

eventos a realizarse durante el año lectivo, y comprueba
que se encuentre prevista dentro de la planificación
operativa presentada y aprobada.
Rectorado 2. Establece una reunión con por lo menos quince días

previos a la realización de la actividad, para conocer la
agenda específica (programación) sobre la actividad a
realizarse.
Rectorado
3. Verifica que el evento se encuentre en el cronograma de
actividades. [Si la actividad está fuera del cronograma y
es de gran importancia establecen fechas]
Rectorado
4. Establece las observaciones correspondientes si así
merece la situación.
Rectorado 5. Aprueba y da la autorización para que se desarrolle la

actividad programada (desde la preparación
hasta la evaluación de la misma.
6. Fin del procedimiento.

RECTORADO
ELABORACIÓN DE HORARIOS DE CLASE.

03
ÁREA O PERSONA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Conforma una comisión de docentes.
Rectorado
2. Se reúne con la comisión para brindar los lineamientos para
elaborar el horario de clases.
[Da prioridad a las materias que especifica el Ministerio de
Educación]
Rectorado/Comisión 3. Revisan la malla curricular que establece el MINISTERIO

de Horarios DE EDUCACIÓN.
Rectorado/Comisión 4. Evalúan las asignaturas para ubicar de acuerdo a su

de Horarios prioridad y dificultad para dar mayor facilidad al estudiante.
Comisión de
5. Cuadra horas en base a criterios técnico - pedagógicos.
Horarios
Comisión de
Horarios 6. Revisa y envía al Rectorado para que realice las
observaciones necesarias.
Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.

Rectorado 8. Entrega copias a Inspección, Docentes Tutores, DECE,
Secretaría General.
9. Fin del Procedimiento.

RECTORADO
ELABORACIÓN DE DISTRIBUTIVO DE TRABAJO.

04
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Rectorado 1. Conforma una comisión con directivos.
Rectorado
2. Se reúne con la comisión para brindar los lineamientos de
la elaboración del distributivo de trabajo.
Comisión de
Distributivo 3. Revisan los perfiles de los empleados, el manual de
funciones y la malla curricular que establece el
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
Comisión de 4. Evalúa los perfiles de los empleados, características del

Distributivo puesto y malla curricular; así como, la formación y
capacidades de los empleados con relación a las
actividades que realizará cada uno en el área directiva,
docente, administrativa o de apoyo.
Comisión de
Distributivo 5. Cuadra horas de trabajo (en base a una carga de mínimo
30 horas pedagógicas para docentes y 40 horas reloj para
los demás) en base a criterios técnicos.
Rectorado 6. Aprueba los distributivos de trabajo, los legaliza con su

firma y entrega individualmente a cada uno de los
trabajadores su respectivo distributivo.

RECTORADO
ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

05
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Rectorado 1. Brinda los lineamientos a las áreas y comisiones para que

elaboren sus planes de trabajo.
Rectorado 2. Entrega los formatos de POA a las áreas y comisiones junto

con el cronograma que realiza el MINISTERIO DE
EDUCACIÓN.
Rectorado
3. Recibe los cronogramas de actividades elaborados en
cada una de las comisiones, departamentos y áreas,
cuyos planes han sido previamente aprobados.
Rectorado 4. Resume las actividades, elabora el cronograma

institucional y dispone su comunicación a través de los
diferentes medios disponibles (carteleras, circulares,
correos personales.)
Rectorado 5. Entrega una copia de las actividades mensuales a los
padres de familia y representantes legales.

RECTORADO
DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

06
ÁREA O PERSONA
Rectorado 1. Elabora el Plan de Desarrollo Profesional para todos los

integrantes de la institución, definiendo políticas,
objetivos y estrategias, según el área y nivel de cada uno.
Rectorado
2. Realiza el análisis de las necesidades de capacitación por
unidades organizativas a través de observación (en lo
pedagógico se delega a Vicerrectorado) cuestionarios,
análisis de cargos, reuniones interdepartamentales,
autoevaluación institucional.
Rectorado 3. Con las conclusiones divide las necesidades detectadas

en:
específicas, integrales y estratégicas.
Rectorado
4. Elabora el listado de temáticas para capacitación y
perfeccionamiento profesional, así como el cronograma
de implementación del mismo.
Rectorado
5. Gestiona la realización de las actividades de capacitación
y aprueba los montos de gasto por cada temática.
Rectorado 6. Comunica a los miembros de la comunidad educativa el

cronograma de capacitación y lo coloca dentro del
cronograma institucional.
Nota: Vicerrectorado elabora dentro del Plan de Desarrollo Profesional, el Plan

de Capacitación Docente y Directivo en temas de planificación, evaluación y
solución de conflictos.
RECTORADO
PROCLAMACIÓN DE ABANDERADOS (AS) PORTAESTANDARTES Y

ESCOLTAS
07
ÁREA O PERSONA
Rectorado 1. Convoca a una reunión del Consejo Ejecutivo en la

primera semana de mayo, para nombrar a los veedores
del proceso.
Rectorado
2. Convoca a los representantes de padres de familia,
comunidad religiosa y estudiantes, nombrados como
veedores del proceso por parte del Consejo Ejecutivo.
Rectorado
3. A través de la secretaría de la institución, presenta el
resumen del desempeño académico de los estudiantes
de tercer año de Bachillerato General Unificado, desde
segundo grado EGB hasta segundo año de BGU.
Rectorado 4. Elabora a través de la secretaría de la institución, el acta

de nombramiento del cuadro de abanderados,
portaestandartes y escoltas, de conformidad con el
estudio efectuado por Consejo Ejecutivo y abalizado por
la comisión nombrada por el mismo.
Rectorado 5. Comunica por medio de secretaría y a través de un oficio,
a los padres, madres o representantes legales de los (as)
estudiantes la designación alcanzada por su hijo/a o
representado.

RECTORADO
ELECCIÓN DEL CONSEJO STUDIANTIL
08
ÁREA O
PERSONA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Rectorado 1. Convoca a reunión del Consejo Ejecutivo en el mes de
junio.
Rectorado
2. A través de secretaría, da lectura al marco legal
(Reglamento y Ley Orgánica Intercultural de Educación)
y participa de la reunión de Consejo Ejecutivo para
nombramiento de Tribunal Electoral.
Rectorado 3. Preside el Tribunal Electoral designado por Consejo

Ejecutivo, cuyos miembros son asesorados y apoyados por
el DECE.
Rectorado 4. Con el apoyo de todo el Tribunal Electoral, elabora el
Cronograma de Actividades que establece las fechas
para la votación, campañas, y demás actividades para
elección del Consejo Estudiantil, así como el reglamento
correspondiente.
Rectorado
5. Con el reglamento aprobado por parte del Consejo
Ejecutivo, emite a través de secretaría un comunicado a
todos los estudiantes desde cuarto año de básica hasta
segundo BGU para que conformen las listas para los
consejos estudiantiles con los requisitos solicitados.
Rectorado 6. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba la
postulación de los estudiantes al Consejo Estudiantil,
previa revisión y cumplimiento de los requisitos
solicitados por Tribunal Electoral de conformidad con el
reglamento de elecciones, Código de Convivencia,
Reglamento General a la LOEI y disposiciones
ministeriales sobre la materia.
Rectorado 7. En reunión con el Tribunal Electoral, aprueba los planes

de campaña y de trabajo presentados por los postulantes
al Consejo Estudiantil, quienes recibieron asesoramiento
de un docente designado por el mismo Tribunal.
Tribunal Electoral
8. Lleva a cabo las elecciones y resto de actividades según
el cronograma.
Junta Electoral
9. Contabiliza los votos de manera pública.
Tribunal Electoral 10. Proclama la lista ganadora
11. Realiza la posesión del nuevo Consejo Estudiantil.
RECTORADO
APROBACIÓN DE USO DE ÁREAS DEPORTIVAS Y RECREACIONALES

09
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Rectorado 1. Recibe una solicitud escrita de Docentes, Docentes de
Extracurriculares y/o Consejo Estudiantil para la
utilización de las Áreas Deportivas y Recreacionales.
Rectorado
2. Revisa la solicitud, el cronograma de actividades y el
horario de clases.
Rectorado
3. Compara la fecha de utilización de los espacios que se
solicitaron y determina si hay o no disponibilidad de los
mismos.
Rectorado
4. Autoriza la utilización en la fecha solicitada (en caso de
existir disponibilidad del espacio) o pide el cambio de
fechas, remitiendo las posibilidades.
Rectorado
5. Remite al personal de apoyo una copia de la autorización
para su conocimiento y archivo.
Rectorado
6. Supervisa el desarrollo de la programación y solicita un
informe con la correspondiente evaluación de la actividad
Rectorado 7. Recibe el informe y lo archiva

RECTORADO
REUNIONES DE LA JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y DOCENTES

10
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Rectorado 1. Elabora a través de secretaría la convocatoria a Junta
General de Directivos y Docentes con al menos 48 horas
de anticipación, por decisión propia o a petición de las
dos terceras partes de sus miembros.
Rectorado
2. A través de la Secretaría General de la institución, lee el
orden del día en el cual se pueden tratar los siguientes
puntos:
• Conocimiento de Planes, programas y
proyectos Institucionales.
• Conocimiento del informe anual de labores presentado
por el Rector y los miembros formularán
recomendaciones que estimare conveniente.
• Elección o ratificación de los vocales del Consejo
Ejecutivo.
• Atender y solucionar problemas varios que se
encontraren pendientes en la Institución.
Rectorado
3. Dirige el debate y resolución efectuada por la Junta
General, sobre los puntos del orden del día.
Rectorado 4. A través de la Secretaría General, llena el libro de actas

en el que hace constar las recomendaciones propuestas
y decisiones que se hayan tomado y que se tendrán que
ejecutar inmediatamente.
RESPONSABLE GENERAL
SECRETARÍA GENERAL.

INGRESO DE CALIFICACIONES Y ASISTENCIAS AL SISTEMA
01
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Secretaría General 1. Crea en el sistema la Malla Curricular
Secretaría General 2. Crea la base de datos de los docentes en el sistema y les

asigna materias y cursos en base a las directrices emitidas
por rectorado y vicerrectorado.
Secretaría General
3. De conformidad con el cronograma de ingreso de
calificaciones, habilita el sistema para que los docentes
puedan utilizarlo.
Secretaría General
4. Una vez concluido los plazos de ingreso de calificaciones,
deshabilita el sistema institucional de registro de notas.
Secretaría General
5. Terminado el plazo para el ingreso de calificaciones tanto
del rendimiento académico como comportamental, verifica
que el docente lo haya hecho de forma directa al sistema
institucional.
Secretaría General
6. Fuera del plazo de ingreso de notas, habilita el sistema
previa autorización por parte de Vicerrectorado.
Secretaría General 7. Impresión de reportes de calificaciones por cada parcial o

según cronograma.
8. Entrega a los tutores respectivos.
SECRETARÍA GENERAL

TÍTULOS Y ACTAS DE GRADO
02
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Registra la nómina de graduados y datos exigibles
Secretaría
2. Registra los promedios de graduación, equivalentes
a los porcentajes que establece la LOEI,
correspondiente a básica, bachillerato, monografía
y exámenes de grado.
Secretaría
3. Elabora los documentos correspondientes
(nóminas, cuadros, etc.) para legalizarlos en el
Ministerio de Educación.
Secretaría
4. Registra en el sistema de titulación los promedios
de grado de las estudiantes.
Secretaría
5. Acude a la Dirección Distrital correspondiente a
presentar las promociones y cuadros de
calificaciones (Quimestral, final, etc.), de los
estudiantes próximos a graduarse según agenda.
Secretaría 6. La Dirección Distrital de Educación

da la documentación y emite los títulos y
actas de grado.
Secretaría
7. Asiste en el proceso de refrendación y legalización
de títulos y actas de grado.
Secretaría
8. Entrega las actas y títulos refrendados por el
Ministerio de Educación a sus titulares.
Secretaría 9. Lleva un registro de entrega y conserva un archivo

de las copias institucionales.

SECRETARÍA GENERAL
ARCHIVO MAESTRO
03
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Secretaría 1. Habilitado el sistema por el Ministerio de Educación,
ingresa al mismo con usuario y clave.
Secretaría 2. Registra en el sistema los datos de los integrantes

de la comunidad educativa, incluyendo la
infraestructura y los datos necesarios de la
Institución.
Secretaría
3. Elimina los integrantes (Personal Docente,
Administrativo, de Servicios o Estudiantes) que ya
no pertenezcan a la Institución.
Secretaría
4. Una vez finalizado el ingreso de datos, registra los
documentos impresos en la Dirección Distrital de
Educación.
Secretaría 5. Archiva los documentos con la firma y sello del

Distrito de Educación, realizado en dos ocasiones,
al inicio y finalización del año escolar.

SECRETARÍA GENERAL
ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN OFICIAL.

04
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Recibe la documentación (oficios, comunicaciones

internas, cargas horarias, etc.) por los distintos
departamentos, organismos y comisiones
institucionales.
Secretaría
2. Archiva estos documentos durante el año lectivo,
cuando este se termina, se cierra un ciclo y se
abre otro el siguiente año lectivo.
Secretaría 3. Archiva los documentos que sirven para

constancia de lo realizado en el año lectivo.
4. Fin del proceso.

SECRETARÍA GENERAL
ARCHIVO ESTUDIANTIL
05
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Cuando un estudiante ingresa a la institución debe

entregar los documentos de toda su vida
estudiantil.
Secretaría
2. Una vez recibido los documentos del estudiante,
archiva en la carpeta correspondiente.
Secretaría
3. Archiva los documentos, durante el año lectivo.
Secretaría 4. Completa el archivo con un registro de la entrega

de carpetas personales de estudiantes retirados.

SECRETARÍA GENERAL
LEGALIZACIÓN DE PROMOCIONES.
06
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Una vez registradas las calificaciones finales de

todas las asignaturas, procede a realizar los
cálculos en el sistema de calificaciones interno.
Secretaría
2. Elabora los cuadros y promociones de los
estudiantes (2do grado EGB, 3er curso de BGU)
Secretaría
3. Ingresa en el Sistema Ministerial los promedios
quimestrales y finales que determinan la
promoción o no de cada estudiante.
Secretaría
4. Previa cita, acude a legalizar la documentación en
la Dirección Distrital de Educación.
Secretaría 5. Organiza el archivo institucional DDE
Secretaría 6. Archiva los cuadros de calificaciones

quimestrales, finales y las promociones,
revisadas y legalizadas por la Dirección Distrital
de Educación.
Secretaría
7. Guarda los documentos en las divisiones del
archivo correspondientes. (por estudiante)
Secretaría 8. Lleva un registro de la entrega de promociones a
los estudiantes retirados.
SECRETARÍA GENERAL
LEGALIZACIÓN DEL CONSEJO EJECUTIVO.

07
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Elabora y archiva el acta de Junta General de

Directivos y Docentes en la que se nombran los
vocales del Consejo Ejecutivo de conformidad con
el RGLOEI.
Secretaria
2. Solicita a los miembros de la junta los respectivos
documentos para legalizar su rol en el Consejo
Ejecutivo.
Secretaria
3. Elabora un oficio a la Dirección Distrital respectiva,
donde solicita la legalización del Consejo Ejecutivo
Secretaria
4. Presenta los documentos necesarios para la
aprobación del Consejo Ejecutivo, que serán
retirados en un plazo determinado.
Secretaría 5. Recibe y archiva la documentación en la cual la

Dirección Distrital de Educación, ratifica y aprueba
la conformación del Consejo Ejecutivo.

SECRETARÍA GENERAL

MATRÍCULA ESTUDIANTES NUEVOS
08
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Secretaría 1. Publica el cronograma de matrículas para conocimiento de
todos los miembros de la comunidad educativa.(página
web, carteleras, circulares enviadas a los representantes)
Secretaría
2. Verifica la cancelación del valor de la matrícula mediante la
presentación de la factura correspondiente.
Secretaría 3. Recepta el expediente personal del estudiante,

comprobando la existencia de la carta compromiso
firmada (en rectorado se realiza una entrevista previa con
los representantes de los estudiantes) por el padre de
familia/representante legal.
Secretaría 4. Registro de datos personales de los estudiantes, padres,
madres y representantes legales.
5. Registro de la matrícula del (la) estudiante en el

grado/curso correspondiente.

Nota: El proceso de matriculación inicia conforme disposición ministerial y
cronograma interno.
SECRETARÍA GENERAL

MATRÍCULA ESTUDIANTES
ANTIGUOS
09
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Secretaría 1. Publica el cronograma de matrículas para conocimiento de
todos los miembros de la comunidad educativa.(página
web, carteleras)
Secretaría
2. Verifica la cancelación del valor de la matrícula mediante la
presentación de la factura correspondiente.
Secretaría
3. Recepta los requisitos para la matrícula previamente
solicitados, y comprueba la existencia de la carta
compromiso firmada (en casos especiales) por el padre
de familia/representante legal.
Secretaría 4. Actualización de datos personales de los estudiantes,

padres, madres y representantes legales.
5. Registra la matrícula del (la) estudiante en el grado/curso

correspondiente.

Nota: El proceso de matriculación inicia conforme disposición ministerial y
cronograma interno.
SECRETARÍA GENERAL

COMUNICADOS A PADRES DE FAMILIA
10
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Recibe la información de rectorado y otros departamentos

sobre el requerimiento que se le solicita a los Padres de
Familia.
Secretaría
2. Realiza el comunicado por escrito y envía un borrador a
Rectorado.
Secretaría 3. Corrige el comunicado (en caso de ser necesario).

Secretaría 4. Envía el comunicado a inspección (se sacan las
fotocopias necesarias) para que sean entregados a los
estudiantes y a su vez ellos a los Padres de Familia.

SECRETARÍA GENERAL

ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE
ESTUDIANTES
11
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Crea en el sistema de calificaciones, los niveles, grados,

cursos y paralelos.
Secretaría 2. Verifica la matrícula y datos personales del (la) estudiante.
Secretaría 3. Registra el curso y paralelo asignado.

4. Archiva la Ficha Personal del Estudiante de manera
Secretaría
individual.
Secretaría 5. Emite el listado de estudiantes por grados y cursos.
Secretaría
6. Envía las listas a Rectorado y hace las correcciones en
caso de que lo requiera.
Secretaría 7. Entrega las listas a la copiadora para distribuir a todos los

Docentes

SECRETARÍA GENERAL
ELECCIÓN DE ABANDERADOS
12
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Reúne todas las promociones legalizadas de cada

estudiante que se encuentre cursando el tercer año de
bachillerato.
Secretaría
2. Elabora un cuadro que registra todas las calificaciones
obtenidas por el estudiante, durante su vida estudiantil
hasta el segundo año de bachillerato.
Secretaría
3. Previa designación y autorización rectoral, convoca a los
miembros que conforman la comisión delegada para la
elección del Cuadro de Honor.
Secretaría
4. Participa en la reunión de la comisión para la elección del
Cuadro de Honor.
Secretaría
5. Presenta el cuadro de calificaciones con los cálculos de los
promedios obtenidos por las estudiantes.
Secretaría
6. Presenta los expedientes personales de cada estudiante
para la verificación de calificaciones.
Secretaría
7. Elabora el acta de la reunión de la comisión para la elección
del Cuadro de Honor.
8. Notifica a la máxima autoridad institucional la aprobación.

Secretaría
Secretaría 9. Previa autorización elabora las notificaciones a las

estudiantes.
SECRETARÍA GENERAL
Juntas de Curso
13
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Cierra el proceso de ingreso de calificaciones.
Secretaría 2. Verifica el registro de todas las calificaciones.
Secretaría 3. Elabora los cuadros de calificaciones.
Secretaría 4. Registra la asistencia de los docentes a la Junta de Curso.
Secretaría 5. Elabora las actas de la Junta de Curso.

Secretaría
6. Archiva los informes presentados por tutores, docentes y
departamentos.
Secretaría 7. Elabora y publica los cuadros de calificaciones.

SECRETARÍA GENERAL
JUNTA DE CONSEJO EJECUTIVO

14
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Convoca a las reuniones.
Secretaría 2. Elabora las actas de las reuniones y las archiva.

Secretaría 3. Emite las notificaciones.
SECRETARÍA GENERAL

REGISTROS Y DOCUMENTOS
15
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Imprime reportes de calificaciones y entrega a los tutores.
Secretaría
2. Elabora certificados de asistencia, matrícula, records
académicos, certificados de Primera Comunión, etc.
Secretaría 3. Registra la correspondencia interna y externa.

Secretaría 4. Archiva toda la documentación.
SECRETARÍA GENERAL
SEGURO ESTUDIANTIL
16
ÁREA O PERSONA
Secretaría 1. Realiza las notificaciones para la inscripción en el seguro.
Secretaría 2. Elabora el listado de estudiantes que contratan el seguro.
Secretaría 3. Coordina e informa sobre los beneficios del seguro.

Secretaría 4. Realiza un reporte de los accidentes y entrega un
formulario de reclamo.
INSPECCIÓN GENERAL

CONTROL A LAS ACTIVIDADES DE LOS
DOCENTES
01
ÁREA O PERSONA
Inspección 1. Coordina con rectorado las actividades docentes en virtud

de los horarios de entrada y salida, horarios de clase,
actividades académicas fuera de clase y el cronograma de
actividades.
Inspección
2. Ejecuta visitas inadvertidas a los cursos que crea
pertinente, y llena el control por medio del leccionario.
Inspección 3. Llena un registro de ausencias del docente.

Inspección
4. Elabora diariamente un informe con las novedades
presentadas en el periodo, que es remitido al Rectorado,
para que se aplique (de ser el caso) el Reglamento Interno
de Trabajo.
Inspección
5. Remite al docente la sanción correspondiente (en caso de
existir) para su firma.
Inspección
6. Recibe la constancia del conocimiento de la sanción por
parte del docente.
Inspección 7. Envía copias a rectorado para su conocimiento y

elaboración de estadística.
INSPECCIÓN GENERAL
CONTROL Y REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES.

02
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Entrega a cada grado y curso de toda la Unidad Educativa,

la hoja de control de actividades diarias para el registro de
la asistencia de los estudiantes a la jornada escolar).
Inspección
2. Revisa que en las hojas de control, el docente haya
registrado la asistencia de los estudiantes a su hora clase.
Inspección
3. Elabora un informe resumen de las hojas de control de
actividades diarias y visitas de los padres de
familia/representantes legales, para su revisión y desarrollo
de la estadística.
Inspección
4. Convoca a los padres para que se acerquen a un diálogo
en la institución y justifiquen las inasistencias dentro del
término legal.
Inspección 5. Legaliza la documentación con su firma

Inspección 6. Remiten la estadística al DECE para que realice el
seguimiento y tome las acciones respectivas en cada caso.
INSPECCIÓN GENERAL
EVALUACIÓN DOCENTE
03
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Establece el calendario de evaluación docente en

coordinación con vicerrectorado y la remite al rectorado
para su aprobación.
Inspección
2. Entrega el calendario de evaluación a cada docente y
socializa el modelo de evaluación institucional.
Inspección
3. Recibe el informe de vicerrectorado sobre los resultados de
la observación de clase y revisión de planificaciones
(parcial y clase).
Inspección
4. Aplica una encuesta a los estudiantes sobre las actividades
académicas desarrolladas por el docente dentro de clase.
Inspección
5. Aplica una encuesta a los padres de familia y
representantes legales, para determinar los niveles de
satisfacción con la labor del docente dentro del aula.
Inspección 6. Controla la asistencia del docente a la institución, su hora

clase y sus actividades adicionales, además observa el
comportamiento del docente en las actividades fuera del
aula.
Inspección
7. Condensa la información recibida de vicerrectorado con los
resultados de las encuestas a padres de
familia/representantes legales, estudiantes y el resumen
de cumplimiento de las actividades docentes dentro del
periodo evaluado.
Inspección 8. Prepara un informe de todas las observaciones realizadas

y remite al rectorado para la aplicación de reconocimientos
no remunerados o acciones correctivas según el caso.

INSPECCIÓN GENERAL
PERMISOS A LOS TRABAJADORES.

04
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Solicita al docente/trabajador en general que llene el

formulario de permisos, especificando el tiempo que
necesitará ausentarse y la fecha para la ejecución del
mismo (en caso de permiso médico adjuntar los
documentos respectivos).
Inspección
2. Sumilla el permiso (en caso de no existir ningún
inconveniente) y remite a rectorado (si el permiso es
solicitado por más de dos horas)
Inspección
3. Recibe la aprobación del permiso por parte de rectorado y
comunica a recepción para la salida del docente u otro
trabajador, a través del formato de salida.
Inspección
4. Autoriza la salida del docente (en caso de permisos de
ausencia temporal el mismo día) y controla el regreso del
mismo a la hora acordada.
Inspección 5. Controla la cantidad de permisos otorgados y establece

un cronograma de recuperación de los días u horas
permitidos, en coordinación con el jefe inmediato del
trabajador (no será necesario en caso de atención
médica).

Nota: Ningún trabajador puede abandonar sus funciones dentro de la institución
sin la ejecución del proceso precedente.
INSPECCIÓN GENERAL
JUSTIFICACIONES POR INASISTENCIAS DE LOS TRABAJADORES.

05
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Entrega el formulario de justificación de inasistencia para

que lo llene el trabajador y adjunte los documentos
necesarios al mismo.
Inspección 2. Revisa la documentación y justifica la inasistencia.

Inspección
3. Conjuntamente con el docente/trabajador en general, firma
un compromiso de recuperación de los días de
inasistencia (No será necesario en caso de enfermedad
de hasta tres días o atención médica de emergencia)
Inspección 4. Controla la cantidad de inasistencias justificadas y

establece un cronograma de recuperación de los días u
horas perdidos, en coordinación con el jefe inmediato del
trabajador.
Nota: Las inasistencias no justificadas o la negativa del trabajador a firmar el

compromiso de recuperación permitirán a la inspección informar el evento para
que se realice el correspondiente descuento del sueldo del trabajador.
INSPECCIÓN GENERAL
JUSTIFICACIÓN DE ATRASO O INASISTENCIA DE LOS/LAS ESTUDIANTES

06
ÁREA O PERSONA
Inspección 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la

comunicación de las razones de la inasistencia o atraso
de su hijo/representado, mediante la agenda escolar, vía
telefónica o presencialmente (debe adjuntar documentos
en caso de ser necesario).
Inspección
2. Acepta las razones del padre de familia/representante
legal (únicamente en casos de enfermedad, calamidad
doméstica, fuerza mayor o caso fortuito).
Inspección
3. Remite a través del estudiante la respectiva justificación al
docente, para que permita su ingreso o presentación de
evaluaciones (tareas, trabajo individual, trabajo grupal,
lecciones, pruebas) dentro de las 72 horas posteriores a
su reincorporación a la institución.
Inspección 4. Registra la justificación en su archivo.
5. Fin del Procedimiento

INSPECCIÓN GENERAL
PERMISO DE SALIDA PARA LOS

ESTUDIANTES
07
ÁREA O PERSONA
Inspección 1. Recibe del padre de familia/representante legal, la solicitud

de salida anticipada de su hijo/representado por medio de
la agenda, llamada telefónica o presencialmente
(adjuntará documentación en caso de ser necesario).
Inspección
2. Recibe del departamento médico una orden de descanso
para el estudiante en caso de necesidad médica,
registrando el tiempo de reposo.
Inspección
3. Llama al padre de familia/representante legal, para que se
acerque a la institución y retire a su hijo/representado (en
caso de necesidad médica).
Inspección
4. Registra en la hoja del estudiante el permiso (historia
estudiantil) y emite una autorización de salida de la
institución.
Inspección
5. Semanalmente recibe de la oficina de información, el
registro de salida anticipada del (la) estudiante mediante
permiso autorizado por inspección.
Inspección 6. Remite el informe a Rectorado y DECE, para su

conocimiento y seguimiento respectivamente.

INSPECCIÓN GENERAL
Control de la Disciplina dentro y fuera de la Institución

08
ÁREA O PERSONA
Inspección 1. En reunión con el personal docente, realiza cronograma de

control de espacios (en horas de recreo estudiantil) y
delegación de responsabilidades (en salidas planificadas)
Inspección
2. Recibe informes de los docentes sobre las novedades
disciplinarias dentro de las horas clase, en los espacios
recreativos de la institución (según cronograma) o en
lugares fuera de la misma, donde se haya autorizado la
asistencia de los estudiantes (según delegación).
Inspección
3. Recibe por parte de los responsables de transporte, las
novedades suscitadas dentro de las unidades, tanto del
día anterior (viaje a casa) como del día actual (viaje a la
institución).
Inspección
4. Comunica al padre de familia el cometimiento de una falta
disciplinaria y el inicio del proceso correspondiente para
imponer una Acción Educativa Disciplinaria.
Inspección 5. Remite la resolución con la Acción Educativa Disciplinaria

tomada por Rectorado al DECE para su seguimiento.

INSPECCIÓN GENERAL

PROGRAMA DE INDUCCIÓN AL
PERSONAL
09
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Elaboran el Programa de Inducción al personal, así como

el cronograma para su aplicación.
Inspección
2. Recibe la aprobación del programa por parte del Consejo
Ejecutivo, para su vigencia y obligatoria aplicación.
Inspección 3. Ejecuta en primera instancia el cronograma establecido

para el Programa de Inducción al personal, tomando en
cuenta la disposición de Formatos, Procesos y Normas
institucionales.
Inspección
4. Entrega al personal en el que se ha ejecutado la
inducción, una hoja de evaluación sobre la pertinencia y
oportunidad del programa de inducción.
Inspección 5. Resume los resultados de la evaluación al programa y

propone las reformas necesarias al mismo.
Nota: El Programa de Inducción, deberá ser evaluado periódicamente por la

Inspección General, conjuntamente con el Rector y Consejero Estudiantil de la
Institución; con el fin de realizar los ajustes necesarios que se den ya sea por la
Evaluación de los Trabajadores o por las necesidades de la institución, para
asegurar la permanencia del Programa.
INSPECCIÓN GENERAL
CONTROL DE TRANSPORTE
10
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Inspección 1. Controla que el ingreso y salida del transporte escolar a la
institución se realice con un tiempo prudente antes del
inicio de clases y al término de la jornada.
Inspección
2. Recibe la comunicación del padre de familia/representante
legal que su hijo/representado no asistirá a la institución o
que lo hará en un recorrido diferente al usual.
Inspección
3. Recibe del transportista un informe con las novedades
existentes (disciplina, atrasos, faltas)
Inspección
4. Registra en el formato institucional las novedades
existentes (disciplinarias, atrasos, faltas) y llama al padre
de familia/representante legal para mantener una
conversación dentro de la institución.
Inspección
5. Al final de la jornada, informa a los transportistas si existe
algún cambio en la cantidad de estudiantes que
regresarán a su casa (de forma verbal o mediante pizarra
colocada en la sección de recorridos.
Inspección 6. Controla que la salida del transporte escolar se desarrolle

en un ambiente óptimo y seguro para todos los miembros
de la comunidad educativa.

CONSEJO EJECUTIVO
ELABORACIÓN DEL PROYECTO EDUCATIVO

INSTITUCIONAL (PEI)
01
ÁREA O PERSONA
Consejo Ejecutivo 1. Obtiene por medio de la secretaría de la institución, la

información actualizada sobre la construcción del PEI
(emitida por el Ministerio de Educación).
Consejo Ejecutivo
2. Revisa las disposiciones emitidas por el Ministerio de
Educación en lo referente al PEI y analizan la información
obtenida para empezar con el desarrollo del documento.
Consejo Ejecutivo
3. De conformidad con los lineamientos de la Autoridad
Educativa Nacional forma comisiones tomando en cuenta
perfiles técnicos y pedagógicos, con un máximo de cinco
integrantes por comisión.
Consejo Ejecutivo
4. Emite una comunicación dirigida a los integrantes de las
comisiones con la designación de un coordinador por cada
una, así como con las responsabilidades que tendrían en
la elaboración del PEI.
Consejo Ejecutivo 5. En reunión con los coordinadores de las comisiones se

elabora el cronograma de trabajo de cada una (máximo 1
mes).
Consejo Ejecutivo
6. Realiza el monitoreo de la construcción del PEI, por medio
de informes de avance presentados por cada una de las
comisiones.
Consejo Ejecutivo 7. Con la recepción de los informes de cada comisión se

analizan los avances y las dificultades en la elaboración
del PEI, para establecer nuevos caminos o estrategias de
ser necesario.
Consejo Ejecutivo 8. Recibe de las comisiones el borrador del documento (se
entregan por medio magnético copias a todos los
miembros del CE para su revisión previa a la reunión de
aprobación).
Consejo Ejecutivo
9. Analiza el contenido del PEI y realiza las correcciones
necesarias en el documento.
Consejo Ejecutivo
10. Aprueba el documento del PEI en reunión convocada para
el efecto.
Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la

comunidad Educativa.

CONSEJO EJECUTIVO
EVALUACIÓN DEL PROYECTO EDUCATIVO

INSTITUCIONAL (PEI)
02
ÁREA O PERSONA
Consejo Ejecutivo 1. Realiza el seguimiento de la implementación del PEI de

conformidad con el capítulo de evaluación y monitoreo del
mismo.
Consejo Ejecutivo
2. Solicita información de la implementación del PEI a la
administración (gestión administrativa) a Vicerrectorado
(gestión pedagógica) e Inspección General (gestión
comportamental).
Consejo Ejecutivo
3. Analiza la información y establece estrategias de
mejoramiento (de ser el caso)
Consejo Ejecutivo
4. Presenta un informe anual de avance a los promotores
institucionales.
Consejo Ejecutivo 5. Socializa los resultados del proceso de monitoreo a los

miembros de la comunidad educativa.

CONSEJO EJECUTIVO
ELABORACIÓN O REFORMA DEL CÓDIGO DE

CONVIVENCIA
03
ÁREA O PERSONA
Consejo Ejecutivo 1. Recibe de la secretaría de la institución, las disposiciones

ministeriales correspondientes al Código de Convivencia
Institucional (página web Ministerio de Educación)
Consejo Ejecutivo 2. Analiza la información brindada por secretaría y por la

Comisión de Promoción de la Convivencia Armónica (si
han pasado dos años de implementación del código) para
proceder a la construcción o reforma del Código de
Convivencia
Institucional.
Consejo Ejecutivo
3. Analiza los instrumentos de elaboración dados por el
Ministerio de Educación (aplicables también a la reforma)
Consejo Ejecutivo
4. Se forman las comisiones para la elaboración o reforma del
Código de conformidad con las disposiciones ministeriales
para el efecto.
Consejo Ejecutivo 5. Envía una carta (memorándum) a cada coordinador

indicando sus responsabilidades junto con el cronograma
de actividades.
Consejo Ejecutivo
6. Monitorea el trabajo de las comisiones mediante la
recepción de informes de avance.
Consejo Ejecutivo 7. Recibe de las comisiones la información completa una vez

finalizado el tiempo determinado en el cronograma (Se
entregan copias en digital a todos los miembros de
Consejo
Ejecutivo)
Consejo Ejecutivo 8. Analiza el contenido del Código de Convivencia y realiza
las correcciones necesarias (de ser el caso) para
mantener una alineación completa con el Proyecto
Educativo Institucional.
Consejo Ejecutivo
9. Aprueba al Código de Convivencia en sesión extraordinaria
convocada con un máximo de 48 horas.
Consejo Ejecutivo
10. Recibe la ratificación del Código de Convivencia por parte
del Distrito Educativo.
Consejo Ejecutivo 11. Socializa el documento con todos los miembros de la

comunidad Educativa.

CONSEJO EJECUTIVO
CONFORMACIÓN DE LAS COMISIONES

INSTITUCIONALES
04
ÁREA O PERSONA
Consejo Ejecutivo 1. Se reúne en el mes de julio para nombrar Comisiones,

previa convocatoria de rectorado.
Consejo Ejecutivo
2. En aplicación del art. 53 del Reglamento de la LOEI, revisa
el Código de Convivencia y las necesidades institucionales
para el nombramiento de comisiones.
Consejo Ejecutivo
3. Analiza los perfiles de los docentes y demás empleados de
la institución para integrarlos en las comisiones.
Consejo Ejecutivo 4. Comunica a los integrantes de las comisiones su

nombramiento y las funciones que deben realizar en
adelante

PROCEDIMIENTOS
PEDAGÓGICOS 2018
VICERRECTORADO
ASESORÍA PEDAGÓGICA (PLANIFICACIÓN MESO Y MICRO

CURRICULAR).
01
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Se reúne con la Comisión Técnico Pedagógica y establece

los lineamientos institucionales de planificación, con base
en la normativa ministerial referente al tema.
Vicerrectorado 2. Indica los lineamientos a los docentes a través de los Jefes

de Área y Coordinadora de Educación Básica, sobre
planificación meso y micro curricular basado en lo que
solicita el Ministerio de Educación y el Proyecto Educativo
Institucional.
Vicerrectorado
3. Establece la fecha de entrega de las planificaciones por
parte de los docentes para un máximo de tres días antes
del inicio del parcial respectivo.
Vicerrectorado
4. Recibe la Planificación elaborada por el docente, dentro del
plazo determinado.
Vicerrectorado
5. En un plazo de 2 días entrega la planificación al docente,
con las observaciones correspondientes (de ser el caso).
Vicerrectorado
6. Indica sobre los diferentes aspectos académicos que se
desarrollan durante el año escolar, tales como: actividades
académicas, sociales, religiosas y culturales.
Vicerrectorado
7. Determina el porcentaje de cumplimiento en el formato de
planificación y solicita se vuelva a elaborar a los docentes
con un promedio inferior al 60%.
Vicerrectorado 8. En caso de solicitar correcciones, recibe y aprueba la

planificación, entregándola al docente para su archivo en
el
portafolio y entrega a los estudiantes y padres de
familia/representantes legales.
Vicerrectorado
9. Desarrolla un diálogo con los docentes cuyo cumplimiento
es inferior al 80%
Vicerrectorado
10. Elabora la estadística de cumplimiento y establece las
estrategias de mejoramiento.
Vicerrectorado 11. Archiva de manera magnética, la planificación, la revisión

individual de la misma y el compromiso de mejora.

VICERRECTORADO

ASESORÍA PEDAGÓGICA (JUNTA
ACADÉMICA)
02
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Convoca a los coordinadores de área y de ciclo escolar

(básica elemental y media) para reunión en Junta
Académica.
Junta Académica
2. Discute en presencia de la Vicerrectora, las causas de la
problemática académica de los estudiantes presentada en
cada área y registra la reunión por escrito en un acta.
Junta Académica 3. Establece estrategias de solución a la problemática

académica y propone sugerencias de mejoramiento a los
docentes.
4. Socializan las estrategias dentro de la reunión de área y

Directores de área
ciclo, que fueron consensuadas en la Junta Académica.
5. Mantienen reuniones de seguimiento con los docentes del

Directores de área
área o ciclo durante el periodo de duración del parcial.
Directores de área 6. Presenta un informe de logros (basado en el

acompañamiento docente) a la Junta Académica al
finalizar cada parcial.

VICERRECTORADO
ASESORAMIENTO Y SUPERVISIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCENTE

03
ÁREA O PERSONA
Vicerrectorado 1. Elabora con la participación de la Comisión técnico

Pedagógica un calendario de supervisión del trabajo
Docente, a través del control de: asistencia a reuniones
de áreas académicas o juntas de curso, observación de
clase, y solicitud de informes.
Vicerrectorado
2. Comunica de manera escrita a todos los profesores, el
calendario de supervisión al trabajo docente.
Vicerrectorado
3. En reunión con Directores de Área, delega la supervisión
a los mismos, en la básica superior y el bachillerato.
Supervisor/Observador
4. Una vez en el sitio de la supervisión (clase, área, junta
de curso) llenará una matriz de observación que será
firmada por todos los presentes.
Supervisor/Observador
5. Elabora el informe de supervisión y lo remite al
Vicerrectorado (en caso de ser delegado).
Vicerrectorado 6. Convoca al docente a un diálogo para desarrollar

asesoría en los puntos débiles encontrados a través de
la observación, detectar las causas y establecer
sugerencias de solución.
Vicerrectorado/Docent 7. Firma de un acuerdo entre el Docente y la Vicerrectora
e para el mejoramiento profesional.

VICERRECTORADO
APOYO PEDAGÓGICO Y TUTORÍAS
ACADÉMICAS
04
ÁREA O PERSONA
Vicerrectorado 1. Recibe el Programa de Refuerzo Escolar por parte del

DECE.
Vicerrectorado
2. De manera coordinada con el DECE planifica la
socialización del programa.
Vicerrectorado
3. Recibe del docente el cronograma de refuerzos y tutorías
con el listado de los estudiantes beneficiarios, así como
la planificación correspondiente.
Vicerrectorado 4. Acepta el cronograma y revisa la planificación de

conformidad con el procedimiento de asesoría
pedagógica
(planificación meso y micro curricular)
Vicerrectorado
5. Recibe del docente un informe de logros académicos
alcanzados por el estudiante (una vez terminado el
cronograma de refuerzo y tutorías) y lo remite al DECE.
Vicerrectorado 6. Recibe del DECE la estadística del Programa de Refuerzo

Escolar.

VICERRECTORADO
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

05
ÁREA O PERSONA
Vicerrectorado 1. Revisa conjuntamente con la planificación didáctica, los

instrumentos de evaluación formativa y sumativa, que de
conformidad con el Docente se apliquen durante el
desarrollo del año escolar.
Vicerrectorado
2. Los instrumentos y criterios de evaluación son analizados
de forma independiente a la planificación, para lo cual se
elabora una matriz como base del diseño del instrumento
de evaluación.
Vicerrectorado
3. Convoca al docente a una reunión y se solicita las
modificaciones correspondientes (en caso de existir
observaciones a los instrumentos de evaluación).
Vicerrectorado 4. Una vez aprobado el instrumento de evaluación (con o sin

observaciones) se procede al archivo y la entrega de una
copia al Docente para su aplicación.
Nota: En el caso de los exámenes Quimestrales, éstos se revisan una vez que
han sido certificados por la junta de grado o curso, según lo establecido en lo
puntos 2 y 3 de este procedimiento.
VICERRECTORADO
CONTROL DE RENDIMIENTO
ACADÉMICO
06
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Revisa en el sistema los promedios parciales de los

estudiantes.
Vicerrectorado
2. Solicita al docente un informe de rendimiento general
(promedios de parcial) de los estudiantes que se
encuentran con menos de 7 en su materia.
Vicerrectorado
3. Recibe del docente un Plan de Refuerzo Académico para
solucionar el problema del estudiante.
Vicerrectorado 4. Aprueba el Plan de Refuerzo Académico propuesto por el

docente.

VICERRECTORADO
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES (CASAS ABIERTAS, CONCURSOS,

PARTICIPACIONES, SALIDAS, ETC.)
07
ÁREA O PERSONA
Jefe de Área 1. Convoca a reunión de área para tratar como único punto
la planificación de las actividades (casas abiertas,
concursos, participaciones, etc.).
Área académica
2. Analiza los objetivos educativos del área y los estándares
de aprendizaje, para preparar la temática de las
actividades escolares.
Área académica
3. Presenta la planificación de las actividades escolares
(objetivos, metas, cronograma y presupuesto) al
Vicerrectorado.
Vicerrectorado
4. Analiza la planificación, presenta recomendaciones (en
caso necesario), la aprueba y coloca dentro del
cronograma institucional las actividades planificadas.
Área académica
5. Recibe la autorización y ejecuta la actividad el día
programado en el cronograma.
Jefe de área
6. Realiza la evaluación de las actividades escolares y
entrega los resultados en el Vicerrectorado.
Vicerrectorado 7. Recoge las evaluaciones de todas las actividades y

prepara la estadística final.

VICERRECTORADO
PLANIFICACIÓN CURRICULAR
08
ÁREA O PERSONA
Vicerrectorado 1. Socializa al personal docente, las disposiciones

institucionales sobre planificación, así como la matriz
institucional de planificación de bloque o clase.
Vicerrectorado
2. Recibe del docente la matriz de planificación llena, de
conformidad con el instructivo entregado.
Vicerrectorado
3. Revisa la planificación y hace las recomendaciones
pertinentes (en caso necesario).
Vicerrectorado
4. Elabora la estadística de cumplimiento de los indicadores
de planificación docente.
Vicerrectorado 5. Aprueba la Planificación de los Docentes y la archiva.

Vicerrectorado 6. Supervisa el cumplimiento de la planificación.
7. Asesora a los docentes en asuntos relacionados con el

cumplimiento de la planificación.

VICERRECTORADO
CONTROL DE LOS PORTAFOLIOS DE LOS DOCENTES.

09
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Vicerrectorado 1. Entrega los lineamientos a los docentes, sobre cómo se

debe llevar los portafolios.
Vicerrectorado
2. Elabora un calendario de evaluación de la actividad docente
en la que incluye la revisión del portafolio.
Vicerrectorado 3. Solicita los portafolios, evalúa y verifica si cumple con los

lineamientos previamente establecidos antes del inicio de
clases, presenta recomendaciones en caso de ser
necesario.
Vicerrectorado 4. Entrega el portafolio aprobado o con recomendaciones.
Nota: Los portafolios son carpetas donde archivan todas sus planificaciones, y
solo el Docente tiene archivado.
DOCENTE TUTOR
SOLICITUD DE RECURSOS Y MATERIALES DIDÁCTICOS.

01
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Docente 1. Elabora el listado de útiles escolares para el año (inicial,

preparatoria, básica elemental y básica media) o por
asignatura (básica superior y bachillerato) de su
responsabilidad.
Docente Tutor 2. Remite a Rectorado los listados de útiles escolares para

su aprobación y publicación en la página web para
conocimiento de los padres de familia/representantes
legales.
Docente Tutor
3. En la fecha establecida por la Institución, recibe de los
padres de familia los materiales solicitados.
Docente Tutor 4. Revisa los materiales al momento de su presentación y las

almacenas (únicamente en el caso de la básica
preparatoria, elemental y media).

DOCENTE.
ELABORACIÓN DE HORARIO DE PRUEBAS DE PARCIAL.

02
ÁREA O
RESPONSABLE
Docente 1. Revisa el cronograma institucional para determinar el
periodo de pruebas de bloque, así como los horarios de
clase de su grado o curso.
Docente de Grado
(básica) 2. Elaboran el calendario de pruebas de forma coordinada
con un máximo de tres pruebas por día, utilizando el
formato de horarios
Vicerrectorado 3. Recibe los horarios y de conformidad con la carga

horaria, evalúa la dificultad de cada materia para que
exista una dosificación adecuada (materia de menor
dificultad junto a otra con mayor dificultad).
Vicerrectorado 4. Aprueba y conserva el horario de exámenes original.
5. Distribuye una copia a Inspección General, en cada aula

Docente de Grado y una al Padre de familia mediante la agenda escolar.
(básica)
JUNTA DE CURSO

JUNTAS DE CURSO QUIMESTRALES
01
ÁREA O PERSONA
Junta de Curso 1. Recibe por medio del docente tutor el cuadro general de
rendimiento académico del curso, proporcionado por
secretaría.
Junta de Curso
2. Se instala con la dirección del docente tutor, secretaria,
Psicóloga institucional y docentes del curso.
Junta de Curso
3. Conoce el informe académico y comportamental del curso,
elaborado por el docente tutor.
Junta de Curso
4. Analiza los documentos y elabora las recomendaciones y
estrategias en coordinación con todos los Docentes.
Junta de Curso
5. A través del docente tutor, agrupa en un solo documento
los informes de cada asignatura y presenta a
vicerrectorado un resumen del curso.
Junta de Curso
6. Archiva el Acta de la junta y entrega una copia del
rendimiento académico y comportamental para la
carpeta de cada Docente.
Junta de Curso
7. Remite el informe al DECE, para que realice el
seguimiento a los estudiantes con alguna falencia
(académica o comportamental).
Junta de Curso
8. Entrega a Secretaría el acta de rendimiento académico del
curso.

JUNTA DE CURSO
REVISIÓN Y CERTIFICACIÓN DE EXÁMENES QUIMESTRALES

02
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Junta de curso 1. Recibe por medio de los docentes tutores, el cronograma

de juntas de curso elaborado por vicerrectorado (el
cronograma se lo realiza para que la junta se instale un
mes antes de la fecha de exámenes).
Junta de curso 2. Conoce por medio de secretaría la planificación e

instrumento de evaluación del examen quimestral
presentado por cada docente en cada una de las
asignaturas.
Junta de curso
3. Analiza el instrumento de evaluación y estudia el peso de
cada pregunta, cada docente expone la forma como
realizó la construcción del instrumento de evaluación.
Junta de curso
4. En caso de ser necesario, emite recomendaciones y
estrategias para la mejora del instrumento de evaluación.
Junta de curso
5. De no existir recomendaciones, o éstas no ser de fondo
sino de forma, por secretaría de la junta se certifica el
instrumento de evaluación y se remite a Vicerrectorado
para que se autorice su reproducción.
Junta de curso 6. Por medio de secretaría, realiza el acta de la junta y

solicita a todos los presentes firmarla.

JUNTA DE CURSO

INFORME ANUAL DE APRENDIZAJE
03
ÁREA O PERSONA
Junta de Curso 1. Revisa las notas finales de cada asignatura y la estadística

del curso por materia.
Junta de Curso
2. Conoce la nómina de los estudiantes aprobados y pone
atención en aquellos con notas inferiores a 7, además
revisa la planificación de clase para los 15 días de
nivelación académica.
Junta de Curso
3. Abaliza las calificaciones y resuelve la publicación de las
notas por parte de secretaría, remite copia del acta de
reuniones al DECE para seguimiento.
Junta de Curso 4. Se reúne para conocer los resultados de los exámenes

supletorios y promover al siguiente curso/grado a los
aprobados.
Nota: La promoción se legalizará una vez que el estudiante haya aprobado el

año, en caso de no hacerlo, se legalizará la matrícula en el año anterior, siempre
con el consentimiento del padre de familia para la continuidad del estudiante en
la institución.
DOCENTE
SEGUIMIENTO DE LOS CUADERNOS Y TEXTOS DE LOS ESTUDIANTES.

01
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Docente 1. Brinda lineamientos de cómo deben llevar los

estudiantes los cuadernos.
Docente
2. Lleva un registro de revisión de cuadernos (en caso de
pedir al estudiante lleve apuntes) que es obligatorio en
la básica preparatoria, elemental y media.
Docente
3. Al final de cada bloque, entrega en vicerrectorado el
informe de las destrezas desarrolladas durante cada
parcial.
Docente 4. Firma un compromiso de cumplimiento con

vicerrectorado, en el caso de existir alguna novedad.

DOCENTE
PROMEDIO GENERAL A FINALIZAR CADA BLOQUE

02
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
Docente 1. Elabora el promedio final de las evaluaciones (tareas,

trabajo individual y grupal, lecciones y pruebas) al final
del bloque.
2. Ingresa las notas del bloque al sistema institucional y
Docente
entrega a secretaria general.
Docente Tutor
3. Revisa los promedios individuales del curso y en caso de
tener promedios bajos se toman medidas para mejorar el
rendimiento.
Docente Tutor
4. Realiza un trabajo de refuerzo académico para solucionar

el problema de bajo rendimiento.
DECE
5. Realiza un seguimiento a los estudiantes con rendimiento
bajo y se envía recomendaciones que deben ser analizadas
por la Junta de Curso al final del quimestre.
Docente 6. Recibe y ejecuta las recomendaciones establecidas

por el DECE, en caso de no resolver el problema, se vuelve
a contactar con DECE.
7. 7.Fin del procedimiento.

PROCEDIMIENTOS
DECE 2018
DEPARTAMENTO DE CONSEJERÍA ESTUDIANTIL

SEGUIMIENTO A ESTUDIANTES CON PROBLEMAS DE APRENDIZAJE
01
ÁREA O PERSONA
Docente tutor 1. Reporta al DECE, los estudiantes con problemas de

aprendizaje y comportamiento.
Docente
2. Llena el formato de Reporte de Casos y lo archiva en la
carpeta del estudiante.
DECE 3. Procede a llamar a los Padres de Familia.
Padre de 4. Recibe la comunicación del DECE y se acerca a la

familia/representante reunión convocada para definir estrategias de
legal mejoramiento y apoyo familiar.
DECE/Padres de
Familia 5. Llena el Acta de Reunión, en la cual constan los
compromisos y acuerdos llegados con el padre de
familia/representante legal.
Docente 6. Recibe los acuerdos mencionados durante la reunión

para su respectiva aplicación en trabajo conjunto con
DECE.
DECE 7. Realiza el seguimiento del estudiante e informa los
resultados a los Padres de Familia/representantes
legales.
DECE 8. Elabora la estadística de seguimiento (casos resueltos y
no resueltos) que es anexada a la carpeta del
estudiante.
DECE 9. Envía el informe a Rectorado.
Nota: El seguimiento por parte del DECE durará el tiempo que el mismo
departamento considere necesario para la evolución positiva del caso.
CONOCIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE CASOS ESPECIALES DE

COMPORTAMIENTO O DISCIPLINA
02
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Recibe por parte de inspección (en casos de

comportamiento) o rectorado (en caso disciplinario) el
expediente estudiantil para la realización de
seguimiento.
Luego de aplicarse la acción disciplinaria.
DECE
2. Se reúne con el padre de familia/representante legal y
el (la) estudiante para establecer estrategias de
mejoramiento (comportamental o disciplinario) y
realizar el seguimiento necesario.
DECE/Padres de 3. Acepta los compromisos, sugerencias y firma el acta de

Familia acuerdos.
DECE 4. Elabora un informe de seguimiento y lo remite a

Inspección o Rectorado (de conformidad con la falta
sea comportamental o disciplinaria).

APOYO Y ORGANIZACIÓN A LOS DOCENTES CON EL TRABAJO EN CASOS

DE NECESIDADES EDUCATIVAS ESPECIALES
03
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Realiza una reunión con los docentes para darles a

conocer las medidas que deben tomar con los
estudiantes con casos especiales.
DECE 2. Llena la guía individual de ACI.

DECE
3. Monitorea la actividad docente con los estudiantes de
Necesidades Educativas Especiales (Planificación de
adaptaciones curriculares y ejecución de las
actividades de aula).
DECE
4. Recibe del docente un informe de avance de la
programación y del alcance de logros por parte de los
estudiantes.
DECE 5. Realiza el seguimiento de los casos especiales

reportados por los docentes y elabora la estadística de
casos.


ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FICHAS DE REGISTRO
ACUMULATIVO
04
ÁREA O PERSONA
RESPONSABLE
DECE 1. Publica en la cartelera de la institución el listado de
documentos que debe presentar el padre de familia
para el registro acumulativo del estudiante.
DECE
2. Abre una ficha por estudiante, la misma que es
actualizada cada año lectivo.
DECE
3. Archiva las carpetas y genera la estadística respectiva
del seguimiento de casos académicos remitidos por
docentes, estudiantes con NEE y estudiantes con
problemas comportamentales y disciplinarios.
Psicólogo
4. Realiza el seguimiento de casos con los estudiantes,
llena la Ficha de Seguimiento y anexa a la carpeta:
evaluaciones externas, reuniones con Padres de
Familia, cartas o comunicaciones especiales.
Trabajador Social 5. Realiza la actualización de datos del estudiante
(incluyendo una foto), la incorpora en la carpeta
individual y la archiva.
Nota: Las carpetas individuales de los estudiantes son permanentes (durante

toda la vida escolar) y permanecerán bajo custodia exclusiva del Departamento
de Consejería Estudiantil.

ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO
ANUAL
05
ÁREA O
RESPONSABLE
Coordinador del 1. Convoca a reunión del Departamento de acuerdo al

DECE cronograma institucional.
DECE
2. Con todos sus miembros reunidos realiza un análisis a
la normativa específica del DECE, así como a las
disposiciones (formatos institucionales) dadas por las
autoridades de la institución y elaboran el Plan
Operativo Anual del Departamento.
3. Presenta el POA a Consejo Ejecutivo para su

Coordinador DECE
aprobación.
Consejo Ejecutivo
4. Revisa el POA, presenta recomendaciones (de ser
necesario) y aprueba el mismo.
DECE 5. Cumple con las actividades previstas y ejecuta el
presupuesto aprobado.
REMISIÓN EXTERNA DE CASOS ESPECIALES.
06
ÁREA O PERSONA
Coordinador del 1. Solicita un tratamiento externo especializado para el

DECE estudiante, una vez comprobada su necesidad.
Padre de 2. Informa el nombre del terapista externo y coordina con el

Familia/Representante DECE los calendarios de terapia y los resultados de las
legal evaluaciones.
DECE
3. Realiza el seguimiento a través de solicitudes de informes
preliminares.
4. Entregan un informe de avances de terapia externa

Padre de
(formato llenado con la ayuda del terapista) que
Familia/Representante
posteriormente deberá ser archivado en la carpeta del
legal
estudiante.
DECE 5. Comunica al Docente Tutor el progreso de la terapia y
coordina estrategias de tratamiento del estudiante en el
aula.
DECE 6. Archiva el informe final del terapista, si existe.
Nota: Los informes de las terapias externas son archivados de manera mensual
en la carpeta del estudiante.
INTERVENCIÓN EN CASOS DE ASISTENCIA PSICOLÓGICA
07
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Recibe del docente un reporte sobre algún problema con

los estudiantes (llena el formato de reporte de casos).
DECE
2. Realiza una convocatoria a los padres de
familia/representantes legales, para mantener una
conversación con el estudiante que determinará la
dificultad y planteará posibles soluciones.
DECE
3. Aplica un Test Proyectivo, trabaja con el estudiante a
través de estrategias dependiendo del problema.
DECE
4. Trabaja en conjunto con el Docente Tutor para que apoye
el proceso.
DECE 5. Evalúa el progreso del estudiante.
ADAPTACIONES CURRICULARES PARA ESTUDIANTES CON NEE
08
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Recibe la información de los padres de

familia/representantes legales o de los docentes, sobre
las
Necesidades Educativas Especiales
DECE
2. Realiza una evaluación para obtener un diagnóstico
presuntivo de una Necesidad Educativa Especial.
DECE
3. Informa a los docentes el procedimiento a seguir con las
Necesidades Educativas Especiales a ser consideradas
en cada asignatura.
DECE
4. Da a conocer al Padre de Familia la Adaptación Curricular
Individual (ACI).
DECE
5. Firma el Acta de entrevista con los Padres de Familia y se
solicita información adicional (evaluaciones
psicopedagógicas).
DECE 6. Informa los casos de Necesidades Educativas Especiales

con
ACI a las autoridades competentes
DECE 7. Realiza el seguimiento de conformidad con
el Plan Institucional de Adaptaciones Curriculares
para estudiantes con NEE.
SEGUIMIENTO DE CASOS CON BAJO

RENDIMIENTO
09
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Realiza el análisis de los cuadros de rendimiento

académico por grados/cursos y asignaturas.
DECE
2. Identifica las asignaturas con bajo rendimiento
(calificaciones inferiores a 7 puntos).
DECE
3. Entrevista a los estudiantes con la finalidad de identificar
los factores que inciden en el bajo rendimiento.
DECE
4. En reunión con el padre de familia/representante legal,
socializa los factores identificados y que inciden en el
bajo rendimiento de los estudiantes.
DECE 5. Informa factores identificados y solicita P.R.
DECE
6. Recepta la planificación de mejoramiento académico
desarrollada por el docente.
DECE
7. Realiza el monitoreo de las actividades de mejoramiento
académico.
Docente 8. Elabora un informe de resultados, sobre el monitoreo y

los avances de mejoramiento de los estudiantes dentro
del programa.
Nota: El programa de Refuerzo Escolar es previamente elaborado y socializado

por el DECE para su aplicación por parte de los docentes.
ASISTENCIA Y APOYO A ADOLESCENTES EMBARAZADAS
10
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Realiza un acercamiento y diálogo con la/los estudiante/s
implicada/os.
DECE
2. Convoca una reunión con Padres de
Familia/Representantes legales de la/los estudiantes
dándoles recomendaciones sobre esta situación.
DECE
3. Remite el caso al Departamento Médico
para su acompañamiento.
DECE
4. Con el apoyo del padre de familia, realiza el seguimiento
durante el periodo de embarazo.
DECE
5. Informa a los docentes que están en relación directa con la
estudiante.
DECE
6. Realiza el seguimiento al desarrollo académico de la
estudiante a través del Programa de Apoyo Pedagógico
realizado por el docente (evaluación formativa y
sumativa), durante el periodo de alumbramiento.
DECE
7. Coordina con vicerrectorado el monitoreo del cronograma
de actividades académicas presentado por el docente.
DECE 8. Elabora un informe de resultados, de conformidad con el

monitoreo y seguimiento realizado.
Nota: Los trabajos y evaluaciones desarrolladas por la estudiante durante el

periodo de alumbramiento se entregarán vía correo electrónico.
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE EMBARAZOS, CONSUMO DE

SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES O PSICOTRÓPICAS Y BULLYING
11
ÁREA O PERSONA
DECE 1. Al inicio del año lectivo elabora el registro acumulativo.
DECE 2. Elabora los proyectos de prevención desde el inicio del año

lectivo, apuntalando los siguientes aspectos:
• Promoción de la vida sexual y reproductiva (talleres,
charlas, foros).
• Prevención del consumo de tabaco, alcohol y otras
drogas.
• Bullying (campañas, carteles, talleres, foros)
• Escuela para padres con apoyo del departamento
de
Pastoral
DECE
3. Ejecuta cada uno de los proyectos planificados y presenta
informes periódicos de avance y evaluación al final de
cada proyecto.
DECE 4. Realiza el seguimiento a los estudiantes para el proceso

de promoción del Buen Vivir.

PROCEDIMIENTOS
2018
GENERALES
COMISIÓN DE GESTION DE RIESGOS.

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGO
01
ÁREA O PERSONA
Gestión de Riesgo 1. Prepara el Plan Institucional de Gestión de Riesgos (cada

año).
Gestión de Riesgo
2. Establece métodos que subsanen las falencias dentro y
fuera de la institución.
Rectorado
3. Recibe el Plan de Gestión de Riesgo, establece las
observaciones necesarias, aprueba y envía al Distrito
Educativo para su aprobación.
Distrito Educativo
4. Aprueba el Plan de Gestión de Riesgo y lo remite a la
institución.
Rectorado 5. Archiva en digital y documento.
Comisión de Gestión 6. Ejecuta las actividades del Plan de Gestión de Riesgo.

de Riesgo

COMISIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS

SIMULACROS DENTRO DE LA
INSTITUCIÓN
02
ÁREA O PERSONA
Gestión de Riesgo 1. Garantiza la inclusión de las actividades de simulacro en el

cronograma institucional.
Gestión de Riesgo 2. Activa las brigadas (según el plan de gestión de riesgos).

3. Socializan el tema del simulacro en toda la Unidad
Gestión de Riesgo
Educativa.
Gestión de Riesgo 4. Informa días antes al simulacro a los encargados del
BOTÓN DE RIESGO, para que sea desactivado
rápidamente.
Gestión de Riesgo 5. Ejecutan el simulacro.

Gestión de Riesgo
6. Elabora un informe sobre lo realizado especificando las
observaciones que encontró.
Rectorado 7. Recibe y archiva el informe.


CONFORMACIÓN DE BRIGADAS DE
SEGURIDAD
03
ÁREA O PERSONA
Gestión de Riesgo 1. Conforma cada año brigadas (de carácter obligatorio de 1ero
a 3ro de bachillerato) y con voluntarios.
Gestión de Riesgo
2. Elabora las nóminas de los integrantes de los miembros de
brigadas.
Gestión de Riesgo 3. Establecen un jefe de brigada (Docente).

Gestión de Riesgo
4. Brinda las capacitaciones necesarias (primeros auxilios,
rescate, etc.).
Brigadas 5. Se involucran con la colectividad, y ejecutan lo aprendido.
Gestión de Riesgo 6. Elabora un informe con todas las actividades realizadas

con sus debidos respaldos.

CAPACITACIONES
04
ÁREA O PERSONA
Gestión de Riesgo 1. Establece las capacitaciones en el plan y se informa en las

reuniones que se realizan cada semana.
Rectorado 2. Brinda la autorización correspondiente (escrita).

Gestión de Riesgo
3. Dentro del plan estipula las dos capacitaciones que se
realizan (semestralmente).
Gestión de Riesgo
4. El primer grupo capacitado es conformado por los
miembros permanentes de las brigadas en sus diferentes
áreas de trabajo (primer semestre).
Gestión de Riesgo
5. El segundo grupo capacitado es conformado por todos en
general incluyendo los transportistas con previo aviso al
jefe de transporte (segundo semestre).
Gestión de Riesgo 6. Entrega los videos y diapositivas de las capacitaciones.

Rectorado 7. Recibe los videos y diapositivas.

CONTROL Y MANTENIMIENTO DE TODOS LOS EQUIPOS DE SEGURIDAD.

05
ÁREA O PERSONA
Gestión de Riesgo 1. Cada determinado tiempo evalúa como se encuentran los

equipos de seguridad.
Gestión de Riesgo 2. Si encuentra alguna falencia, la registra.

Rectorado 3. Recibe la información, sobre las novedades de los equipos
de seguridad (verbal o email), y si existe la necesidad de
adquirir nuevos equipos solicita las proformas para la
compra.
Gestión de Riesgo 4. Entrega las proformas y recibe el dinero para la compra.

Gestión de Riesgo 5. Instala los equipos adquiridos y los registra en una
bitácora.
Nota: Si necesita nuevos equipos solo informa de manera verbal, y presenta

proformas de donde sería conveniente adquirir los productos.
PROCEDIMIENTOS
ÓRGANOS DE 2018
REPRESENTACIÓN
CONSEJO ESTUDIANTIL
REUNIONES DEL CONSEJO

01
ÁREA O
RESPONSABLE
Presidente del 1. Convoca a reunión de forma escrita, una vez cada dos
Consejo meses.
Consejo
2. Se reúnen los miembros del consejo en cualquier sala
de reuniones de la institución.
Consejo 3. En la reunión se discuten los temas del día.

Consejo 4. Durante la reunión toma apuntes de lo acordado y
elabora una Acta, la cual será archivada en las carpetas.
Nota: La primera reunión de Consejo es convocada según el cronograma

institucional.
CONSEJO ESTUDIANTIL
PROPUESTAS DE CUMPLIMIENTO DE DERECHOS Y DEBERES.

02
ÁREA O PERSONA
Consejo Estudiantil 1. Se reúne días antes de la finalización del año lectivo

para preparar informe de actividades a ser presentado
al Consejo Ejecutivo.
Consejo Estudiantil
2. Las resoluciones de esa reunión, son consideradas para
el orden del día de la reunión del Consejo Ejecutivo.
Presidente del 3. Da lectura durante su participación en la reunión de

Consejo Consejo Ejecutivo de las resoluciones.
Presidente del 4. Su participación es tomada en cuenta en el libro de

Consejo Actas del Consejo Ejecutivo.

CONSEJO ESTUDIANTIL
PARTICIPACIÓN EN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

03
ÁREA O PERSONA
Consejo Estudiantil 1. Convoca a reunión por medio de un escrito.
Consejo Estudiantil
2. Se reúnen siguiendo el orden del Día previo algún evento
planificado. (Plan de Gobierno)
3. Elaboran un cronograma de actividades y dividen

Consejo Estudiantil
trabajo.
Consejo Estudiantil 4. Se informa a las autoridades sobre las actividades a
realizar
(Se entrega por escrito el cronograma que se aprobó
(Rectora)
Consejo Estudiantil. 5. Se ejecutan las actividades planificadas.
Consejo Estudiantil 6. Realizan el evento según lo planeado.

Consejo Estudiantil 7. Elabora un informe del evento (este informe se lo realiza
en sus días posteriores y se archiva).

CONSEJO ESTUDIANTIL
SOLICITUD DE USO DE ÁREAS DEPORTIVAS Y RECREACIONALES

04
ÁREA O PERSONA
Presidentes de 1. Conversan con los miembros del Consejo Estudiantil

Curso para solicitar por medio del Consejo, la utilización de
los espacios físicos.
Consejo Estudiantil
2. Determina si es aceptable la utilización de los espacios
físicos dentro de la institución y elabora la solicitud.
Consejo Estudiantil 3. Entrega a Rectorado para que sumille con la

autorización.

Manual General de Procedimientos 2018

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Manual General de Procedimientos 2018

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MANUAL

Dado lo anterior, en las instituciones educativas, se han

Con el fin de mantener estas políticas ordenadas, se han creado

Al elaborar un manual, se simplificará el quehacer de la organización y

FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El Manual General de Procedimientos se encuentra estructurado de la

1. Nombre del Departamento o Unidad Administrativa.

Las diferentes Unidades Administrativas constarán con su

2. Nombre del procedimiento a detallar.

Son todas aquellas tareas que se realizan para cumplir con la

3. Número del procedimiento por Departamento

4. Descripción del procedimiento.

En este punto se detallada paso a paso los procesos para

Son colocadas en la parte final del procedimiento, cuando sea

ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual está diseñado para ser aplicado en la UNIDAD EDUCATIVA”

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

Dado que el Manual se elabora en un tiempo determinado, con información

Con el fin de mantener el presente Manual actualizado a continuación se presentan

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Planificación Operativa Anual.

Rectorado 1. Comunica a los departamentos, comisiones y áreas las

Rectorado 4. Unifica las actividades planificadas, las consolida y prepara

5. Fin del procedimiento

Nota: El plan de actividades de Rectorado y de toda la institución es aprobado

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Rectorado 1. Recibe por parte de las comisiones o áreas la agenda de

Rectorado 2. Establece una reunión con por lo menos quince días

Rectorado 5. Aprueba y da la autorización para que se desarrolle la

6. Fin del procedimiento.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DE HORARIOS DE CLASE.

Rectorado 1. Conforma una comisión de docentes.

Rectorado/Comisión 3. Revisan la malla curricular que establece el MINISTERIO

Rectorado/Comisión 4. Evalúan las asignaturas para ubicar de acuerdo a su

Rectorado 7. Aprueba los horarios de clases.

9. Fin del Procedimiento.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DE DISTRIBUTIVO DE TRABAJO.

Rectorado 1. Conforma una comisión con directivos.

Comisión de 4. Evalúa los perfiles de los empleados, características del

Rectorado 6. Aprueba los distributivos de trabajo, los legaliza con su

7. Fin del Procedimiento.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Rectorado 1. Brinda los lineamientos a las áreas y comisiones para que

Rectorado 2. Entrega los formatos de POA a las áreas y comisiones junto

Rectorado 4. Resume las actividades, elabora el cronograma

6. Fin del procedimiento.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Rectorado 1. Elabora el Plan de Desarrollo Profesional para todos los

Rectorado 3. Con las conclusiones divide las necesidades detectadas

Rectorado 6. Comunica a los miembros de la comunidad educativa el

7. Fin del procedimiento.

Nota: Vicerrectorado elabora dentro del Plan de Desarrollo Profesional, el Plan

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

PROCLAMACIÓN DE ABANDERADOS (AS) PORTAESTANDARTES Y

Rectorado 1. Convoca a una reunión del Consejo Ejecutivo en la

Rectorado 4. Elabora a través de la secretaría de la institución, el acta

6. Fin del procedimiento.

Rectorado 3. Preside el Tribunal Electoral designado por Consejo