Modelo Plan de Gestion

Proyecto:
ELABORACIÓN DE UN MODELO ESTÁNDAR PARA LA GESTIÓN

DE PARADAS DE PLANTA
Tipo Docum.: Título:
Modelo MODELO PLAN DE GESTION
Autor: Grupo 2, MPM OBS Mayo 2010 Versión: V3 Fecha: Jul 26/2011
MODELO PLAN DE GESTIÓN

ELABORACIÓN DE UN MODELO ESTÁNDAR PARA LA GESTIÓN DE
PARADAS DE PLANTA
110726 Modelo Plan de Gestion Página 1/30

Proyecto:
NOMBRE FECHA FIRMA

Juan Francisco Pérez
ELABORACIÓN Félix Rodríguez Jul 26/2011
Javier Tunjano Mayorga
VERIFICACIÓN Gemma Vidal
APROBACIÓN Carlos Arias (WGC)
Marcar si requiere control de copias
Histórico de las Evoluciones

Descripción de las
Versión Fecha Redacción Verificación Aprob.
modificaciones
V1 Jul 15/2011 Versión inicial JFP, FR, JT, GV CA
Verificación de contenido por
V2 Jul 19/2011 JFP, JT, GV CA
revisión sistemática
V3 Jul 26/2011 Versión final JFP, JT, GV CA

Proyecto:
INDICE
1 INTRODUCCION ..................................................................................................................................... 5
2 PROYECTO PARADA DE PLANTA ....................................................................................................... 6
2.1 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................................................ 6
2.2 CICLO DE VIDA ............................................................................................................................... 6
2.3 ESTRUCTURA DESGLOSE DEL TRABAJO.................................................................................. 8
3 GUIA PARA EL USO DEL MODELO .................................................................................................... 10
3.1 INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................ 10
3.1.1 Datos Básicos .......................................................................................................................... 10
3.1.2 Interesados .............................................................................................................................. 10
3.1.3 Objetivos, Restricciones y Supuestos ..................................................................................... 11
3.2 GESTION DEL ALCANCE ............................................................................................................. 11
3.2.1 Listado de Actividades ............................................................................................................. 11
3.2.2 Creación de la EDT.................................................................................................................. 12
3.2.3 Verificar el Alcance .................................................................................................................. 12
3.2.4 Controlar el Alcance................................................................................................................. 12
3.3 GESTION DEL TIEMPO ................................................................................................................. 13
3.3.1 Secuencia de Actividades ........................................................................................................ 13
3.3.2 Duración de Actividades .......................................................................................................... 14
3.3.3 Construcción del Cronograma ................................................................................................. 14
3.3.4 Control del Cronograma .......................................................................................................... 15
3.4 GESTION DEL COSTO .................................................................................................................. 16
3.4.1 Recursos .................................................................................................................................. 16
3.4.2 Estimaciones y Presupuesto ................................................................................................... 17
3.5 GESTION DE LA CALIDAD ........................................................................................................... 18
3.5.1 Planificación de la Calidad de los Trabajos ............................................................................. 19
3.5.2 Aseguramiento de Calidad ...................................................................................................... 19

Proyecto:
3.5.3 Control de Calidad ................................................................................................................... 20
3.6 GESTION DE RECURSOS HUMANOS ......................................................................................... 20
3.6.1 Organigrama ............................................................................................................................ 20
3.6.2 Matriz de Roles y Responsabilidades...................................................................................... 21
3.6.3 Consecución del Personal ....................................................................................................... 21
3.6.4 Incentivos para el Personal ..................................................................................................... 22
3.7 GESTION DE LAS COMUNICACIONES ....................................................................................... 22
3.7.1 Necesidades de Comunicación ............................................................................................... 22
3.7.2 Plan de Comunicaciones ......................................................................................................... 23
3.7.3 Reporte Diario .......................................................................................................................... 23
3.7.4 Lecciones Aprendidas ............................................................................................................. 23
3.7.5 Reporte Final de da Parada..................................................................................................... 24
3.8 GESTION DE LOS RIESGOS ........................................................................................................ 24
3.8.1 Identificación y Evaluación ...................................................................................................... 24
3.9 GESTION DE LAS ADQUISICIONES ............................................................................................ 25
3.9.1 Alcance de los Servicios .......................................................................................................... 25
3.9.2 Adquisición de Servicios .......................................................................................................... 26
3.9.3 Administración y Cierre de los Contratos ................................................................................ 27
3.10 GESTION DE LOS CAMBIOS .................................................................................................... 27

Proyecto:
1 INTRODUCCION
El presente Modelo Estándar para la Gestión de Paradas de Planta ha sido elaborado a partir de una
necesidad detectada por parte de los directivos de Wood Group Colombia, particularmente en la división
de Operación & Mantenimiento, como solución práctica a la problemática que se ha presentado
históricamente con respecto a los resultados negativos de las paradas de planta originados por la falta de
rigurosidad y homogeneidad en los procesos de gestión de las paradas de planta.
Ha sido desarrollado con el objetivo de estandarizar los procesos de gestión de paradas de planta para
que sean aplicados de manera homogénea en los diferentes contratos de la división de Operación &
Mantenimiento de la compañía Wood Group Colombia para brindar aseguramiento a la obtención de los
resultados esperados en las paradas de planta, recoger las mejores prácticas hasta ahora utilizadas y,
complementarlas con las prácticas de la gestión de proyectos del PMI, facilitar la transferencia de
conocimiento y experiencia, en gestión de paradas de planta y poder ser usado como herramienta para el
entrenamiento del personal, nuevo o transferido, a los departamentos de paradas de planta.
El documento contiene los lineamientos fundamentales para que los responsables de las paradas de
planta que lleva a cabo WGC en sus diferentes contratos puedan tener como guía en el momento de
desarrollar paradas de planta ante necesidades de sus clientes.
No será aplicable a proyectos de construcción, ingeniería, puesta en marcha o abandono de facilidades o

instalaciones industriales, se encuentra limitado a la gestión de paradas mayores en plantas que se
encuentren en etapa productiva.
El modelo estándar no incluirá procesos específicos para un contrato o cliente en particular, sino que
incluirá los procesos que globalmente pueden aplicarse, en mayor o menor medida, a las necesidades de
cada parada de planta.

Proyecto:
2 PROYECTO PARADA DE PLANTA
2.1 CARACTERÍSTICAS
Las paradas de planta poseen rasgos propios en la forma como se desarrollan, las diferencias entre
clientes y lugares de ejecución, su comportamiento en el tiempo, los resultados comúnmente esperados, el
tipo de recursos que se necesitan para llevarlas a cabo y parte de las metodologías actualmente utilizadas
en la compañía; se concluye que dichas particularidades permiten clasificar las paradas de planta como
proyectos porque:
Cada parada es única: A pesar de que se han realizado paradas de planta en instalaciones
similares, para el mismo cliente, con los mismos resultados esperados, con recursos equivalentes,
etc., nunca se ha observado que dos paradas se desarrollen de la misma manera, siempre existen
factores que cambian de una a otra.
Es temporal, el proceso de parada tiene un comienzo y un fin: Los procesos de parada de planta
se inician cuando se identifica la necesidad de la misma y terminan cuando se ponen en
funcionamiento nuevamente los equipos y máquinas.
Alcance definido: Se da por terminada cuando se han realizado los trabajos que se programaron.
Tiene objetivos y restricciones particulares: En cada sitio y empresa donde se realizan las paradas
de planta, existen situaciones y condiciones particulares que afectan en gran medida la forma de
realizar los trabajos de mantenimiento.
Requiere un equipo de personas trabajando en ella, dirigido por un responsable: Las paradas de
planta son eventos especiales que generalmente no se realizan por personal base de la empresa,
sino que se requiere conformar un grupo específico dedicado parcial o totalmente a su ejecución.
El grupo de personas dedicado se denomina equipo de proyecto quienes deben tener roles y
responsabilidades específicos, al igual que deben ser dirigidos por un único responsable
2.2 CICLO DE VIDA
El desarrollo de una parada de planta, desde su concepción debido a la necesidad del propietario hasta la
finalización de la misma, puede tipificarse en un ciclo de vida que comprende 4 Fases principales las
cuales interactúan entre sí, pero que no pueden ser traslapadas ya que la finalización de todos los
procesos de cada una de ellas es pre-requisito para el inicio de la siguiente.
A continuación se describen las fases en las que se encuentra dividido un proyecto de parada de planta.

Proyecto:
Fase Definición de la Parada
Inicio Ejecucion Cierre

•Información Básica •Definir Objetivos, • Acta Constitucion
•Conocer entorno restricciones,
•Identificar supuestos
interesados •Alcance general
Durante esta fase se recolecta la información básica

básica de la parada, del cliente y de los interesados para
definir los objetivos, las restricciones y los supuestos. También se hacen las estimaciones iniciales de
alcance, costos e impactos de producción de la parada.
Finalmente se emite esta información como

com Acta de Constitución de la parada
Fase Planeación de la Parada
Planificación Ejecución Cierre

•Plan de Gestión de la •Alcance de trabajos •Emisión
Emisión de
parada •Cronograma Parada entregables
•Cronograma •Costos •Aprobación
Aprobación de
Planeación •Paquetes de trabajo entregables
•Organización •Recurso Humano •Difusión
Difusión de
Planeación entregables
•Comunicaciones
•Riesgos
•Adquisiciones
La fase de planeación se encuentra orientada principalmente a la realización de todos los preparativos

necesarios para que cuando la parada de planta se lleve a cabo, se tenga disponibilidad de todos los
recursos requeridos, durante el tiempo estimado, con los costos presupuestados y los riesgos identificados
y controlados, de tal manera que dicha preparación se encuentre orientada al cumplimiento de los
objetivos de la parada.

Proyecto:
Fase Ejecución de la Parada

•Plan de Gestion de la •Control Proyecto •Finalización
Finalización de la
parada •Reporte Diario parada
•Formatos de Reporte •Varianza y Proyección •Finalizacion
Finalizacion con
•Project de Ejecución •Reuniones contratistas
En la fase de ejecución de la parada, se llevan a cabo las actividades de mantenimiento definidas en el

alcance,, se realizan las labores de control durante la ejecución para registrar las actividades realizadas,
los tiempos empleados y los recursos utilizados. Dentro del monitoreo de la ejecución de los trabajos se
realiza la medición del desempeño y la evaluación de la varianza con respecto a lo planeado
planeado.
Fase Cierre de la Parada

Par

•Plan de Gestion de la •Reunión Lecciones •Entrega
Entrega Reporte Final
parada aprendidas •Documento
Documento Lecciones
•Formato lecciones •Elaborar reporte final Aprendidas
aprendidas •Desmovililzación •Liquidación
Liquidación de
•Formato Control Equipos y Personal contratistas
contratistas y mtls •Retorno Materiales •Liquidación
Liquidación de
Materiales
Una vez finalizadas las actividades de mantenimiento ejecutadas

ejecutadas durante la parada de planta y se da la
finalización de la misma cuando los equipos retornan a la operación normal productiva, se recolectan las
lecciones aprendidas, se liquidan los contratistas y materiales; finalmente se elabora el reporte final para el
registro del evento de parada.
2.3 ESTRUCTURA DESGLOSE DEL TRABAJO
El trabajo a realizar durante las cuatro Fases del proyecto de parada se puede desglosar en paquetes de
trabajo de acuerdo a la siguiente estructura:

Proyecto:

Proyecto:
3 GUIA PARA EL USO DEL MODELO

El Modelo Estándar para la Gestión de Paradas de Planta es un documento elaborado en MS Excel que
contiene libros concernientes a cada una de las partes del plan de gestión.
En el presente documento se entregan las instrucciones, directrices y guías para el desarrollo del plan de
gestión a lo largo del ciclo de vida del proyecto de parada de planta, dando inicio, planificando, ejecutando
y cerrando cada uno de los procesos que hacen parte del plan de gestión estándar para las paradas de
planta.
3.1 INFORMACIÓN GENERAL
3.1.1 Datos Básicos
TITULO DE LA PARADA: Descripción corta del nombre que se ha asignado a la parada
Fecha de la parada: Fecha estimada o programada para la realización de la parada de planta
CLIENTE: Empresa u organización propietaria u operadora de planta donde se va a realizar la parada
PATROCINADOR: Representante del cliente que tiene la autoridad para autorizar al director para la
realización de los procesos de parada.
O BJETIVO: Descripción general de la razón o motivo principal por el cual se realiza la parada de planta
DIRECTOR DE LA PARADA: Representante de WGC a quien se confiere autoridad y tiene la responsabilidad

de la realización de los procesos que hacen parte del plan de gestión de la parada.
3.1.2 Interesados
Para identificar los interesados la fuente principal es la estructura organizacional del cliente y de sus
contratistas. También se encuentran los compradores del producto que se produce en la planta, los
contratistas, las organizaciones vinculadas con el cliente, los proveedores de materiales y servicios, etc.
Una vez que se han identificado los interesados, por medio de entrevistas y observación del entorno se
analiza su interés en los resultados de la parada y la forma como se pueden ver afectados por la
realización de la parada en sí y los resultados de la misma. Dependiendo del análisis realizado, cada uno
de los interesados debe clasificarse de acuerdo a su influencia y su interés
ROL: Dentro del contexto de la parada, se identifican los diferentes roles de los interesados identificados

Proyecto:
CARGO: Cargo dentro de la organización que ocupa el interesado
NOMBRE:
INTERESES E INFLUENCIAS: Resultado del análisis de intereses e influencias del interesado en particular
CLASIFICACIÓN: Clase de interesado asignada de acuerdo al análisis realizado
3.1.3 Objetivos, Restricciones y Supuestos
Determinar los objetivos medibles, trazables, congruentes y cumplibles de la parada de planta;

generalmente los objetivos de una parada de planta se determinan a partir de los requisitos contractuales,
de las necesidades e intereses del cliente y del patrocinador de la parada, compromisos que tiene el
cliente con organizaciones cercanas a la operación, por ejemplo sus clientes, los cuales se expresan
principalmente en el alcance de actividades necesarias, las fechas y plazos de ejecución, reducción y
optimización de costos, etc.
Las restricciones y supuestos se fundamentan principalmente en la disponibilidad o escasez de recursos

para la parada, así como las limitaciones de comunicación, de espacio, la participación de personal
especializado. Las aprobaciones, resistencias, apoyo, limitaciones de capacidad técnica u operativa
también representan restricciones y supuestos.
3.2 GESTION DEL ALCANCE
3.2.1 Listado de Actividades
La definición del alcance de la parada se realiza en la Fase de Planificación
Inicialmente se elabora el listado general de actividades o trabajos, donde se recopilan las actividades
principales que generan la necesidad de parada y las que fueron identificadas en la fase de definición. Con
estas actividades principales se estima el tamaño y complejidad de la parada.
El alcance detallado de la parada se completa con las siguientes fuentes:
Ordenes de Trabajo provenientes del sistema de gestión de mantenimiento.

Equipos estáticos programados para inspección.
Modificaciones, actualizaciones y otros trabajos o necesidades de las autoridades técnicas del cliente
Ejecución de proyectos de construcción, modificaciones, ampliaciones, etc. del departamento de
proyectos del cliente
Necesidades Operacionales como inspecciones, modificaciones, actualizaciones, etc.

Proyecto:
Recolectado el alcance de la parada, se presenta de manera general en la reunión de planeación de la

parada para obtener aprobación del mismo por parte del cliente.
3.2.2 Creación de la EDT
Una vez aprobado el alcance de actividades de parada, se elabora la EDT (Estructura de Desglose del
Trabajo). En general los niveles para elaboración de la EDT son en su orden de arriba hacia abajo:
PLANTA
SISTEMA
EQUIPO MAYOR
SUB-SISTEMA DE EQUIPO
COMPONENTE
DISCIPLINA (MECÁNICA, ELECTRICIDAD , INSTRUMENTACIÓN, OTRO)
ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO
Cada actividad de mantenimiento supone un paquete de trabajo como elemento menor de la EDT.
3.2.3 Verificar el Alcance
Una vez definidas las actividades a realizar y la estructura de sistemas y equipos detallada en la EDT, se
realiza una verificación con el cliente y el responsable de la parada para comprobar que con la estructura
planteada se satisfagan las expectativas y los requerimientos descritos en los objetivos y los
requerimientos establecidos en 3.1.3 .
La verificación se registra como aprobación de cada actividad en el listado de control, debe realizarse
antes de terminar la Fase de Planeación y es uno de los requisitos para iniciar la Fase de Ejecución de la
parada
3.2.4 Controlar el Alcance
En la Fase de Ejecución se monitorea que la actividad se ha ejecutado y se registra en el listado la

finalización de la misma.
Las actividades que no sean finalizadas, deberán ser registradas en el listado de control de actividades,
así como las causas que originaron el no cumplimiento de la actividad.

Proyecto:
Antes de declarar la finalización de la parada como tal, se informará al representante del cliente de las
actividades que no fue posible terminar para obtener su aprobación para el arranque de la planta bajo
estas condiciones.
3.3 GESTION DEL TIEMPO
Una vez definido el listado de actividades a ejecutar y los medios de control, es necesario definir la gestión
de la planificación, ejecución y control en el tiempo de dichas actividades.
Para facilitar la gestión del tiempo de la parada es recomendable el uso de una herramienta de
planificación del tiempo como lo es MS Project o cualquier otro software similar; sin embargo en paradas
poco complejas es posible utilizar una hoja de cálculo para la misma función.
Antes de definir la secuencia de actividades, es necesario definir la unidad de tiempo en el que se

controlará la parada así:
Duración de la parada Unidad mínima duración de actividades
Hasta 10 días Horas
De 10 a 30 días Turnos de 12 hrs
Mayor a 30 días Días de 24 hrs
3.3.1 Secuencia de Actividades
Para definir el orden o secuencia en el que se ejecutarán las actividades, se debe determinar de acuerdo a
las condiciones de cada trabajo, a las interferencias entre actividades y al orden lógico de ejecución, se
especifican para cada una de las actividades del listado:
Restricciones externas. Son aquellas restricciones de tiempo que no se encuentran vinculadas a las
demás actividades de la parada, por ejemplo la fecha de disponibilidad de la planta para iniciar los
trabajos, o la fecha en que estará disponible algún recurso externo, la llegada de los materiales y
repuestos al sitio, etc.
Dependencias: Se determinan para cada actividad, cuales otras actividades de la parada tienen alguna
dependencia y solo pueden ser ejecutadas de manera condicional de acuerdo a la ejecución de la
actividad en cuestión:
Tipo de dependencia Descripción

Proyecto:
Final – Comienzo (FC) La actividad sucesora inicia cuando se finaliza la

actividad predecesora
Final – Final (FF) Las actividades vinculadas deben finalizar al mismo

tiempo
Comienzo – Comienzo (CC) Las actividades vinculadas deben iniciar al mismo

tiempo
Comienzo – Final (CF) La actividad sucesora debe terminar cuando la actividad

predecesora comienza
Estos tipos de dependencias pueden afectarse por adelantos o atrasos, medidos en la unidad de tiempo
definida para la parada.
3.3.2 Duración de Actividades
Para cada una de las actividades se debe estimar el tiempo que tomará ejecutarla con los recursos
disponibles, para lo cual se pueden utilizar los siguientes métodos:
Experiencia: Duración de las actividades ya realizadas en el pasado, en paradas similares realizadas con
anterioridad.
Estimación Botton-up: Realizando un desglose detallado de las tareas de las actividades a estimar, se
asigna la duración de cada tarea particular del paso a paso, para llegar a una estimación global de la
actividad.
Estimación de Tres puntos: De acuerdo al juicio de personas expertas en la actividad analizada, se

determinan los valores de tiempo para la duración Optimista (Do), Pesimista (Dp) y más probable (Dm);
luego se calcula la duración estimada mediante:
De = (Dp + 4*Dm + Do) / 6
Reservas: Para las actividades cuya duración tenga una incertidumbre alta se incluirán reservas de tiempo
adicionales entre el 10% y el 20% de margen.
3.3.3 Construcción del Cronograma
Como se mencionó anteriormente, una herramienta o software de control de tiempos será muy útil para la
construcción del cronograma de la parada, sin embargo la hoja de cálculo puede ser una opción en
paradas poco complejas.
Con la información recolectada, analizada y registrada hasta el momento, se construye el cronograma y la

línea base de tiempo de la parada.

Proyecto:
Ajustes al cronograma: Una vez construido el cronograma de la parada es necesario evaluar si la duración
final de la misma se encuentra dentro de las expectativas de la parada.
Si la duración es mayor a la esperada, es necesario identificar aquellas actividades que sean factibles de
reducir en tiempo, ya sea adicionando mas recurso o reduciendo el alcance. Incluso pueden encontrarse
actividades de baja relevancia que puedan ser retiradas del alcance de la parada, esta modificación del
alcance debe ser tratado de acuerdo a los procesos de gestión de los cambios.
En el caso contrario, que la duración calculada sea menor a la esperada, pueden definirse dos tipos de
cambios, cuya decisión se tomara con respecto a los objetivos primarios de la parada:
• Establecer el cronograma calculado para la parada, obteniendo los beneficios de la reducción de

tiempo (inicio de la producción de la planta anticipada) con los costos y esfuerzo que implicará la
obtención del tiempo reducido, ó,
• Retirar recursos costosos de actividades que lleven el cronograma de la parada a la duración
esperada para obtener mejores resultados en costos.
Realizados los ajustes correspondientes al cronograma, se establece la LÍNEA BASE DE TIEMPO de la

parada, que comprende la duración de las actividades y de la parada completa, así como de los avances
esperados de cada una de las actividades a lo largo de su ejecución.
3.3.4 Control del Cronograma
En la Fase de Ejecución de la parada se realiza el control del cumplimiento del cronograma de la parada.
Frecuencia de la medición: Previamente se ha definido la frecuencia con la que se realizará la revisión y

confirmación en campo del cumplimiento del cronograma así:
Duración de la parada Frecuencia de control cronograma
Hasta 10 días Cada 12 hrs
De 10 a 30 días Cada 2 Turnos de 12 hrs
Mayor a 30 días Cada 2 Días
Registro del cumplimiento: En las columnas asignadas en el formato de cronograma, se registran la

duración, el inicio y el final reales de cada actividad y se calculan las desviaciones

Proyecto:
En cada periodo de control se identifican aquellas actividades que se encuentran con desviación respecto
al plan, especialmente aquellas cuyo tiempo real es mayor al tiempo planeado y se identifica como estas
duraciones mayores a las planeadas están afectando el cronograma general de ejecución.
La información proveniente de este análisis es prioritaria en los reportes de seguimiento de la parada

correspondientes al período.
En las reuniones con el cliente se definirán las acciones correctivas a las desviaciones encontradas así:
• Asignación de recursos adicionales a las actividades retrasadas

• Retiro de recursos a las actividades adelantadas y reasignación en actividades atrasadas
• Cambios en estrategias de ejecución en las actividades desviadas.
3.4 GESTION DEL COSTO
Una vez definidas las actividades a ejecutar y los medios de control, es necesario definir la gestión de la
planificación, ejecución y control en los costos de dichas actividades.
Para facilitar la gestión de costos de la parada es recomendable el uso de una herramienta de

planificación como MS Project o cualquier otro software similar; sin embargo en paradas poco complejas
es posible utilizar una hoja de cálculo para la misma función.
Antes de definir el presupuesto de la parada, es necesario definir la unidad de medida del costo en el que
se controlará la parada.
3.4.1 Recursos
Las actividades de mantenimiento requieren una serie de recursos para ser ejecutadas; para cada
actividad de la parada es necesario identificar los recursos necesarios en las siguientes categorías:
Personal: Mano de obra propia o contratada que se requiere para desarrollar la labor. Se relacionan las
especialidades y cantidades requeridas.
Equipos y Herramientas: Facilidades tecnológicas para la ejecución de la actividad, como equipos

pesados, máquinas, herramientas especiales, kits de herramientas menores, vehículos, etc.
Servicios: Algunas actividades requieren de la contratación de servicios adicionales que la propia empresa
ejecutante de la parada no se encuentra en capacidad de realizar. El detalle para la selección y gestión de
estos servicios se trata en el capítulo 3.9. Por lo general se trata de labores o servicios especializados.
Estos requerimientos se indican con detalle en la O RDEN DE TRABAJO (VER 3.5)

Proyecto:
3.4.2 Estimaciones y Presupuesto
Para cada una de las actividades a realiza se debe estimar el costo de los recursos que se van a utilizar
para llevarla a cabo; para esta labor se puede emplear cualquiera de los siguientes métodos:
Experiencia: Costo real de las actividades ya realizadas en el pasado, en paradas similares realizadas con
anterioridad.
Estimación Botton-up: Realizando un desglose detallado de los recursos requeridos para desarrollar la
actividad, se asigna el costo de cada recurso particular, para llegar a una estimación global de la actividad.
Estimación de Tres puntos: De acuerdo al juicio de personas expertas en la actividad analizada, se

determinan los costos Optimista (Co), Pesimista (Cp) y más probable (Cm); luego se calcula la duración
estimada mediante:
Ce = (Cp + 4*Cm + Co) / 6
Reservas: Para las actividades cuyo costo tenga una incertidumbre alta se incluirán reservas entre el 10%
y el 20% de margen.
CONSTRUCCIÓN DEL PRESUPUESTO: Como se mencionó anteriormente, una herramienta o software de

control de proyectos será muy útil para la construcción del presupuesto de la parada, sin embargo la hoja
de cálculo puede ser una opción en paradas poco complejas.
Con la información recolectada, analizada y registrada hasta el momento, se construye el presupuesto y la

línea base de costos de la parada.
Ajustes al presupuesto: Una vez construido el presupuesto de la parada es necesario evaluar si el costo
total de la misma se encuentra dentro de las expectativas de la parada.
Si el costo es mayor al esperado, es necesario identificar aquellas actividades que sean factibles de
reducir en costos, ya sea reduciendo la calidad o acortando su duración o alcance. Incluso pueden
encontrarse actividades de baja relevancia que puedan ser retiradas del alcance de la parada, esta
modificación del alcance debe ser tratado de acuerdo a los procesos de gestión de los cambios.
En el caso contrario, que el costo calculado sea menor al esperado, pueden definirse dos tipos de
cambios, cuya decisión se tomara con respecto a los objetivos primarios de la parada:
• Establecer el presupuesto calculado para la parada, obteniendo los beneficios de la reducción de

costos, ó,
• Utilizar el exceso de presupuesto para obtener calidad mayor en los trabajos de la esperada
dedicando recurso de mejor calidad u obtener reducción en el tiempo de ejecución de los

Proyecto:
trabajos asignando mas recurso del planeado con los consecuentes beneficios de arranque
prematuro a producción de la planta intervenida.
Realizados los ajustes correspondientes al presupuesto, se establece la LÍNEA BASE DE COSTOS de la

parada, que incluye el valor esperado total, así como la utilización del gasto con respecto al tiempo de
cada una de las actividades a lo largo de su ejecución.
CONTROL DE COSTOS: En la Fase de Ejecución de la parada se realiza el control de los costos reales de la
parada.
Frecuencia de la medición: Previamente se ha definido la frecuencia con la que se realizará la revisión y

confirmación en campo del cumplimiento de costos, así:
Duración de la parada Frecuencia de control cronograma
Hasta 10 días Cada 12 hrs
De 10 a 30 días Cada 2 Turnos de 12 hrs
Mayor a 30 días Cada 2 Días
Registro del cumplimiento: En las columnas asignadas en el formato de control de costos, se registran la
duración y los recursos reales utilizados en cada actividad y se calculan las desviaciones.
En cada periodo de control se identifican aquellas actividades que se encuentran con desviación respecto
al plan, especialmente aquellas cuyo costo real es mayor al costo planeado y se identifica cómo estos
costos mayores al plan están afectando los objetivos del proyecto
La información proveniente de este análisis es prioritaria en los reportes de seguimiento de la parada

correspondientes al período.
En las reuniones con el cliente se definirán las acciones correctivas a las desviaciones encontradas así:
• Limitación de asignación de recursos a las actividades desviadas

• Asignación de recursos diferentes a los inicialmente presupuestados
• Cambios en estrategias de ejecución en las actividades desviadas.
3.5 GESTION DE LA CALIDAD
La calidad de las actividades a realizar en la parada de planta se determina por el nivel de efectividad que
se pueda obtener mediante la planificación, el aseguramiento y el control de la calidad del trabajo a

Proyecto:
ejecutar, de tal manera que los equipos y componentes a intervenir reinicien su operación sin
contratiempos y con la eficiencia esperada.
3.5.1 Planificación de la Calidad de los Trabajos
La principal herramienta de planificación de la calidad de los trabajos es la elaboración de los paquetes de

trabajo particulares para cada actividad del alcance de la parada.
Cada paquete de trabajo está compuesto por los siguientes documentos:
Orden de Trabajo: Es un documento que determina específicamente el requerimiento o la necesidad de

mantenimiento que se presenta en el equipo o componente a intervenir, es decir indica la condición actual
del equipo y la corrección que debe obtenerse después de realizar el trabajo.
También incluye la descripción detallada de los recursos requeridos para la actividad, incluyendo el nivel
de competencia de los técnicos que deben ejecutar la labor, las herramientas y los servicios adicionales
que es necesario contratar.
Mediante la firma de la Orden de Trabajo se da aprobación a la ejecución del mismo.
Procedimiento de Trabajo: Es un documento que explica el trabajo a realizar, indicando el paso a paso de
las tareas de mantenimiento, las condiciones finales requeridas de los diferentes parámetros medibles en
el equipo,
Listado de Materiales: En una lista se identifican previamente cuales son los materiales y repuestos que se
requieren para hacer el trabajo y se verifica la existencia de los mismos.
Evaluación de Riesgos de Seguridad: Generalmente se presenta como un documento que realiza un

análisis de los peligros que estarán presentes durante la realización del trabajo y con ocasión del mismo y
un listado de acciones específicas de control que deben ser implementadas por los ejecutantes.
Reporte Trabajo Realizado: En este documento los ejecutantes de la labor de mantenimiento registran los
resultados del trabajo realizado, los hallazgos y la condición final del equipo, incluyendo los parámetros
operativos del mismo.
En el listado 5. C ONTROL CALIDAD DEL TRABAJO se registra y se lleva el seguimiento de que la totalidad de
los paquetes de trabajo contengan los documentos requeridos.
3.5.2 Aseguramiento de Calidad
Una comprobación de la calidad de los documentos del paquete de trabajo y de que su contenido aplique
correctamente a las necesidades y requerimientos planteados en la Orden de Trabajo y a las condiciones

Proyecto:
del sitio de trabajo es realizada por las autoridades correspondientes y registrada en el listado 5. CONTROL
CALIDAD DEL T RABAJO
3.5.3 Control de Calidad
Durante la Fase de Ejecución de la parada se comprueba la efectividad del trabajo realizado, mediante la
verificación del cumplimiento de los parámetros operacionales que requiere el equipo para reiniciar
operación correctamente.
Para algunos tipos de equipos y componentes, solo en posible comprobar la efectividad del trabajo
mediante pruebas previas al arranque de los mismos.
Los trabajos ejecutados que no obtengan los resultados esperados deben ser registrados y analizar sus
causas principales. Una herramienta útil para determinar las causas de las fallas es el diagrama causa-
efecto que se anexa
Se emplearán los procesos de Gestión de cambios para modificar los criterios de aceptación para
arranque de los equipos o para autorizar arranque de plantas o sistemas con componentes que no se
encuentran en los parámetros operativos deseados.
3.6 GESTION DE RECURSOS HUMANOS
3.6.1 Organigrama
Las características que tipifican a las paradas de planta como un proyecto incluyen la conformación de un
equipo de proyecto que sea el encargado de realizar el trabajo necesario para que las actividades de

Proyecto:
planificación, ejecución y cierre de las paradas sean llevadas a cabo. También es necesario que dicho
equipo de proyecto sea dirigido por el responsable a quien el patrocinador de la parada a conferido la
autoridad para realizar todos los procesos concernientes.
El equipo de proyecto deberá conformarse como mínimo por:
• Representante del cliente

• Director de la parada
• Líder del contrato de mantenimiento
• Ingeniero de Soporte
• Planeadores de disciplina
• Ingeniero de aprovisionamiento
• Ingeniero de Seguridad Industrial
• Representante de Recursos Humanos
• Ejecutantes
• Contratistas
El organigrama sugerido se presenta en el modelo del plan de gestión, el cual puede ser modificado, pero
su esencia debería conservarse para mantener clara la organización más adecuada del grupo.
3.6.2 Matriz de Roles y Responsabilidades
Los integrantes del equipo de proyecto tienen Roles y responsabilidades particulares, definidas a lo largo
del ciclo de vida de la parada.}
En 6.2 MATRIZ DE R OLES Y RESPONSABILIDADES se hace una descripción de la función de cada Rol en
cada uno de los procesos del plan de gestión.
La matriz presentada es genérica para cualquier organización y puede ser modificado de acuerdo a los
factores organizacionales, pero su esencia debe conservarse.
3.6.3 Consecución del Personal
El recurso de personal establecido para cada actividad en 5.1 O RDEN DE TRABAJO y el cronograma de la
parada que define la duración, el inicio y el final de cada actividad elaborado en 3. CRONOGRAMA, se
construyen los HISTOGRAMAS, que permiten calcular la cantidad de personal que es necesario vincular
para la ejecución de las actividades incluidas en el alcance de la parada.
Los PERFILES del personal ejecutante se encuentran previamente definidos de acuerdo a las
especificaciones del contrato de O&M suscrito con el cliente.

Proyecto:
El departamento de Recursos Humanos gestionará la contratación del personal de acuerdo a las

cantidades y los perfiles requeridos en los histogramas siguiendo los PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN.
3.6.4 Incentivos para el Personal
Como parte de la gestión del personal, es altamente recomendable que la dirección de la parada
desarrolle un plan de incentivos para el personal que participará en la parada; dicho plan puede contener
algunos de los siguientes eventos:
• Reunión de arranque de la parada en la que se realicen charlas motivacionales y se indiquen los

incentivos que se han planificado}
• Premios por desempeño en Seguridad Industrial, como el “trabajador más seguro”, el “mejor
compañero”, “la mejor solución a un problema”, “la mejor observación de seguridad”, etc.
• Evento de finalización y cierre de la parada, donde se realice la elección de los trabajadores que
obtuvieron los premios anunciados.
3.7 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
3.7.1 Necesidades de Comunicación
Las comunicaciones durante el ciclo de vida del proyecto de parada se fundamentan en las necesidades
de:
• Oficializar la constitución de la parada de planta

• Socializar los resultados de la planeación de la parada
• Recopilar los datos e informar al cliente de los avances de la fase de planeación
• Recopilar y reportar los resultados de la ejecución de la parada, durante el período de ejecución
de la misma
• Establecer medios efectivos para la toma de decisiones en cuanto a cambios durante la
planeación de la parada y en cuanto a las desviaciones al plan durante la ejecución.
• Recopilar las lecciones aprendidas y los resultados del trabajo realizado, para informar al cliente
de los mismos y mantener registros.

Proyecto:
3.7.2 Plan de Comunicaciones
De acuerdo al 7.1 P LAN DE C OMUNICACIONES , se realizarán las labores de comunicación descritas, por
parte de los emisores que allí se indican, verificando que los receptores establecidos reciban la
información a través de la información de contacto del 1.2 L ISTADO DE INTERESADOS.
3.7.3 Reporte Diario
Durante la Fase de ejecución del proyecto de parada y con la frecuencia pre-establecida de acuerdo a la
duración de la parada se realiza la revisión en campo de los avances, del trabajo realizado y de los
resultados del mismo
Con la información recolectada y analizada se completa el reporte diario se realiza a partir del formato
REPORTE D IARIO (7.3), el cual comprende el siguiente contenido:
INFORMACIÓN G ENERAL: Se describen los datos generales de la parada como título, fecha del reporte,
valores en la unidad monetaria definida de Costo Programado (CP), Valor Ganado (VG), Costo Real (CR),
el Indicador de Eficiencia del Programa (IEP) y el Indicador de eficiencia del Costo (IEC) obtenidos para el
período del reporte; igualmente se incluye la información de los atrasos y de los eventos no deseados que
hubieran ocurrido.
Se consolida la cantidad de horas hombre empleadas en los trabajos, valor del período del reporte y valor
acumulado a la fecha.
PROGRESO Y R ELEVANTES: Las curvas de los valores calculados para Costo Programado (CP), Valor
Ganado (VG), Costo Real (CR) con respecto al tiempo para determinar el comportamiento de la parada.
También se incluyen los comentarios relevantes generales, la descripción de los eventos de seguridad y el
detalle de los retrasos y/o sobrecostos ocurridos.
REPORTE DE ACTIVIDADES: Para cada una de las disciplinas de trabajo se elabora un reporte resumido de
las actividades ejecutadas, con los comentarios más importantes y destacados del resultado de los
trabajos
REGISTRO F OTOGRÁFICO: Se incluyen fotografías de los trabajos más relevantes de la parada.
3.7.4 Lecciones Aprendidas
Con el objetivo de documentar para posteriormente compartir al resto de la organización aquellos eventos
que tuvieron alguna trascendencia en la parada, ya sea positiva o negativa, se elabora el formato de
LECCIONES APRENDIDAS (7.4).

Proyecto:
De acuerdo al Plan de Comunicaciones, una vez finalizada la parada de planta, se programa una reunión
con los principales participantes de la misma con el objetivo de recolectar, discutir y definir aquellos
eventos que se presentaron como factor crítico para resultados positivos o negativos.
Se establecen las causas del evento y se definen acciones específicas a ser implementadas en paradas
futuras, ya sea para evitar la ocurrencia de eventos no deseados o asegurar que se realicen actividades
que agregan valor a los resultados esperados.
3.7.5 Reporte Final de da Parada
Finalizada la ejecución de la parada, en la Fase de Cierre de la misma, se recopila la información y se

elabora el Reporte Final, cuyo contenido mínimo es:
1. Información General
2. Listado de Interesados
3. Objetivos
4. Resumen ejecutivo de resultados
5. Indicadores de la parada
6. Estructura de Desglose del Trabajo
7. Listado de actividades planeadas y ejecutadas
8. Cronograma planeado y ejecutado
9. Costos planeados y reales
10. Reporte Detallado de Actividades
11. Organigrama de Ejecución
12. Reportes Diarios
13. Registro de Lecciones Aprendidas
14. Reporte Ejecución Contratos de Servicios
Las presentaciones y otras comunicaciones no tienen un formato pre-establecido, ya que se tomarán las
plantillas del cliente en particular.
3.8 GESTION DE LOS RIESGOS
3.8.1 Identificación y Evaluación
Los objetivos del proyecto de parada han sido determinados por el cliente y por el Director de la Parada,
determinando los aspectos que ofrecen mayor relevancia para los intereses del cliente que requieren
mayor aseguramiento y control.

Proyecto:
Los objetivos de mayor prioridad para el cliente serán revisados para identificar eventos que puedan
afectar de manera positiva o negativa el logro de dichos objetivos.
A través de reuniones conjuntas donde participen el director de la parada y su equipo de proyectos con la
vinculación de personas con experiencia en la ejecución de paradas en las instalaciones, mediante
herramientas como la lluvia de ideas, el diagrama de Ishikawa, revisando la documentación del proyecto,
las líneas base de alcance, tiempo y costos, análisis progresivo de los supuestos y restricciones
identificados en la definición de la parada.
Para el registro de riesgos y llevar a cabo el seguimiento del mismo, se utilizará el 8.1 F ORMATO DE
REGISTRO DE RIESGOS, los serán evaluados mediante la 8.2 MATRIZ DE RIESGOS .
El seguimiento a la implementación de las acciones de control definidas en el 8.1 F ORMATO DE REGISTRO

DE RIESGOS debe realizarse por el Director de la Parada de Planta.
3.9 GESTION DE LAS ADQUISICIONES
3.9.1 Alcance de los Servicios
Todos los procesos de contratación y compras deben estar sujetos a las condiciones y especificaciones
del contrato que ha suscrito WGC para el desarrollo de la parada en las instalaciones del cliente y a los
requisitos legales aplicables de acuerdo a la legislación colombiana.
En el documento de 5.1 O RDEN DE TRABAJO se especifican los servicios requeridos para la ejecución de
cada actividad de la parada en particular.
Una vez consolidados los servicios requeridos el listado 9.1 CONTROL DE C ONTRATOS, se inician los
procesos de adquisición de los servicios. En este listado se hace una descripción breve del alcance del
servicio y los tipos de precios que se utilizarán.
Los tipos de precios a utilizar son:
• Precios Unitarios para suministro de personal especializado y alquiler de equipos

• Precios Unitarios para suministro de materiales y repuestos
• Suma global fija para el diseño, fabricación y suministro de equipos o componentes especiales
De acuerdo a lo indicado en 3.4.2 ESTIMACIONES Y PRESUPUESTOS se definen los presupuestos máximos

iniciales para cada contrato.

Proyecto:
3.9.2 Adquisición de Servicios
Teniendo en cuenta la importancia de la experiencia y conocimiento del trabajo para la realización de las
actividades de la parada, los contratistas aspirantes serán seleccionados de la lista aprobada de
proveedores del contrato de Operación y Mantenimiento.
El proceso se inicia con la elaboración de los TÉRMINOS DE REFERENCIA para la presentación de ofertas
para cada servicio; el contenido mínimo de los términos de referencia es:
1. Objetivo
2. Alcance del Servicio
3. Metodología de Trabajo
4. Especificaciones
5. Planos y diagramas
6. Materiales y Suministros
7. Equipos y Materiales
8. Aspectos de Seguridad Industrial
9. Plazo de Ejecución
10. Tipos de Precios
11. Criterios de Aceptación
12. Interventora
13. Pólizas
14. Visita de campo
15. Propuesta Técnica y de Personal
16. Propuesta Económica
17. Plazo para aclaraciones y presentación de la oferta
Las propuestas recibidas son evaluadas en los siguientes aspectos, en el orden de relevancia que se
presenta:
1. Calificación por Seguridad Industrial

2. Experiencia específica en la labor
3. Personal calificado ofrecido
4. Costo
5. Cumplimiento de términos
6. Solidez y sinergias
Una vez seleccionado el contratista de acuerdo a los criterios de evaluación, se suscriben los contratos de
acuerdo a los PROCEDIMIENTOS INTERNOS de WGC que hacen parte de los activos de la organización.

Proyecto:
3.9.3 Administración y Cierre de los Contratos
El administrador del contrato seleccionado, que normalmente será el usuario o planeador de la actividad
que requiere el servicio, realiza el seguimiento a la ejecución del contrato, registrando los resultados del
trabajo realizado y los costos reales.
Igualmente se harán comentarios a la calidad del servicio y se emite la CALIFICACIÓN DEL SERVICIO así:
1. Cancelación del contrato por incumplimiento de clausulas

2. Incumplimiento del alcance del contrato y/o ocurrencia de eventos de seguridad industrial
3. Cumplimiento de alcance contrato con sobrecostos y sobretiempos sin eventos de seguridad
industrial
4. Cumplimiento del alcance del contrato en costo y tiempo planeado sin eventos de seguridad
industria
5. Ejecución del servicio con valor agregado adicional al esperado, cumplimiento de alcance, menor
costo, menor tiempo, mejora tecnológica u otro beneficio.
La calificación y los comentarios al servicio son registrados en el listado 9.1 CONTROL DE CONTRATOS,
3.10 GESTION DE LOS CAMBIOS
Derivado de la importancia de gestionar los cambios dentro del proyecto, estos deberán llevarse mediante
el siguiente proceso:

Proyecto:
Para tales efectos se deberá utilizar la siguiente Plantilla de Solicitud de Cambios:

Proyecto:

Proyecto:
Con el fin de llevar el registro de todas las solicitudes de cambio y el control de las mismas, se utilizará la
10.1 MATRIZ DE CAMBIOS

Modelo Plan de Gestion

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ELABORACIÓN DE UN MODELO ESTÁNDAR PARA LA GESTIÓN

MODELO PLAN DE GESTIÓN

110726 Modelo Plan de Gestion Página 1/30

NOMBRE FECHA FIRMA

VERIFICACIÓN Gemma Vidal

APROBACIÓN Carlos Arias (WGC)

Marcar si requiere control de copias

Histórico de las Evoluciones

110726 Modelo Plan de Gestion Página 2/30

2 PROYECTO PARADA DE PLANTA ....................................................................................................... 6

2.1 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................................................ 6

2.2 CICLO DE VIDA ............................................................................................................................... 6

2.3 ESTRUCTURA DESGLOSE DEL TRABAJO.................................................................................. 8

3 GUIA PARA EL USO DEL MODELO .................................................................................................... 10

3.1 INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................ 10

3.1.1 Datos Básicos .......................................................................................................................... 10

3.1.2 Interesados .............................................................................................................................. 10

3.1.3 Objetivos, Restricciones y Supuestos ..................................................................................... 11

3.2 GESTION DEL ALCANCE ............................................................................................................. 11

3.2.1 Listado de Actividades ............................................................................................................. 11

3.2.2 Creación de la EDT.................................................................................................................. 12

3.2.3 Verificar el Alcance .................................................................................................................. 12

3.2.4 Controlar el Alcance................................................................................................................. 12

3.3 GESTION DEL TIEMPO ................................................................................................................. 13

3.3.1 Secuencia de Actividades ........................................................................................................ 13

3.3.2 Duración de Actividades .......................................................................................................... 14

3.3.3 Construcción del Cronograma ................................................................................................. 14

3.3.4 Control del Cronograma .......................................................................................................... 15

3.4 GESTION DEL COSTO .................................................................................................................. 16

3.4.1 Recursos .................................................................................................................................. 16

3.4.2 Estimaciones y Presupuesto ................................................................................................... 17

3.5 GESTION DE LA CALIDAD ........................................................................................................... 18

3.5.1 Planificación de la Calidad de los Trabajos ............................................................................. 19

3.5.2 Aseguramiento de Calidad ...................................................................................................... 19

110726 Modelo Plan de Gestion Página 3/30

3.5.3 Control de Calidad ................................................................................................................... 20

3.6 GESTION DE RECURSOS HUMANOS ......................................................................................... 20

3.6.1 Organigrama ............................................................................................................................ 20

3.6.2 Matriz de Roles y Responsabilidades...................................................................................... 21

3.6.3 Consecución del Personal ....................................................................................................... 21

3.6.4 Incentivos para el Personal ..................................................................................................... 22

3.7 GESTION DE LAS COMUNICACIONES ....................................................................................... 22

3.7.1 Necesidades de Comunicación ............................................................................................... 22

3.7.2 Plan de Comunicaciones ......................................................................................................... 23

3.7.3 Reporte Diario .......................................................................................................................... 23

3.7.4 Lecciones Aprendidas ............................................................................................................. 23

3.7.5 Reporte Final de da Parada..................................................................................................... 24

3.8 GESTION DE LOS RIESGOS ........................................................................................................ 24

3.8.1 Identificación y Evaluación ...................................................................................................... 24

3.9 GESTION DE LAS ADQUISICIONES ............................................................................................ 25

3.9.1 Alcance de los Servicios .......................................................................................................... 25

3.9.2 Adquisición de Servicios .......................................................................................................... 26

3.9.3 Administración y Cierre de los Contratos ................................................................................ 27

3.10 GESTION DE LOS CAMBIOS .................................................................................................... 27

110726 Modelo Plan de Gestion Página 4/30

No será aplicable a proyectos de construcción, ingeniería, puesta en marcha o abandono de facilidades o

110726 Modelo Plan de Gestion Página 5/30

2 PROYECTO PARADA DE PLANTA

2.2 CICLO DE VIDA

110726 Modelo Plan de Gestion Página 6/30

Fase Definición de la Parada

Inicio Ejecucion Cierre