Tarea 2.2 El Sistema de Control de Cambios.

Introducción.
Todo varía de un momento a otro. Todo lo que está en el mundo tiende a cambiar
continuamente; y, por lo general, tienden a decaer, ya que siguen la Ley de la
Termodinámica que dice que todo sistema tiende al desorden conforme pasa el
tiempo. Así, una casa se deteriora, un coche, una instalación y una organización.
Lo anterior debido a que las organizaciones están compuestas por personas y éstas
también tienden a cambiar día con día y, las personas constituyen la parte
fundamental de los proyectos y estos, sin lugar a dudas, también tienden al cambio.
Por lo citado arriba, resulta fundamental que en un proyecto preveamos el cambio,
que estemos preparados para ello, que tengamos mecanismos, procedimientos y
líneas de acción a fin de tomar las actividades necesarias; que, aplicadas en el
momento oportuno, resulten en la consecución de un proyecto culminado
exitosamente.

Desarrollo.
Lo que he mencionado en la precedente introducción, es muy general, meditándolo
un poco, encontramos que en las organizaciones, cuando emprendemos un
proyecto; hallé en la bibliografía citada al final del presente trabajo, que los posibles
orígenes de los cambios en el mismo, son básicamente los siguientes:
 Nuevas necesidades de las personas involucradas en el sistema que
plantea el proyecto. Esto resulta lógico, debido, a que las personas cambian
continuamente y por ende también sus necesidades. Resulta tal vez más
notorio en los tiempos que actualmente vivimos con su continua globalización
y manejo de información que se presenta. Las necesidades laborales de las
personas que conforman los equipos de trabajo, pueden variar de unos
cuánto días a otros, o, incluso, en menor tiempo. Y, es más perceptible
cuando realizamos un proyecto porque originalmente no podemos prever
todos los requerimientos que una función específica de una persona pueda
involucrar. Pueden variar sus necesidades de comunicación,
posicionamiento dentro de la organización, tecnológicas o administrativas,
por citar algunas.
 Reorganización, reducción o crecimiento de la solución del proyecto.
La solución que plantea un proyecto a una problemática, varía, debido a que,
al principio se establece como una aproximación a solucionar las múltiples
facetas que se pretenden abordar y no sabemos a ciencia cierta los alcances
de éstas.
 Pueden resultar.- las distintas soluciones que se acuerdan-, excesivas, lo que
implica una reducción a la solución del proyecto. O bien, por otra parte,
pueden resultar insuficientes, lo que facilita un factible crecimiento al
proyecto. También podría ser que con los recursos originalmente planteados
se pueda satisfacer las necesidades planteadas con una simple
redistribución o reasignación de recursos, lo que implica una reorganización
del proyecto en cuestión.

 Redefinición de los requerimientos de la solución del proyecto. Debido

a que no conocemos con certeza las situaciones involucradas en la
realización de un proyecto, no sabemos a ciencia cierta lo que éste involucre
y puede ser necesario replantear la solución establecida en un principio y por
ende los recursos necesarios para su ejecución, por lo que un sistema de
control de cambios eficiente facilita cualquier posible cambio que se presente.

Es momento, considero, plantear la respuesta a la cuestión de ¿qué es un sistema

de control de cambios? A lo que podemos responder que es un conjunto de
procedimientos a través de los cuales se aprobarán o rechazarán los cambios en el
proyecto. Generalmente se encuentra compuesto por una bitácora de incidentes
compartida y accesible por todos los involucrados, un sistema de seguimiento de
los cambios aprobados y un mecanismo de niveles de aprobación para autorizar los
cambios, como también un sistema para actualizar el plan original del proyecto con
los cambios agregados en la ejecución.
Este sistema debe prever los pasos necesarios para realizar una solicitud de
cambio, un mecanismo para evaluar la solicitud. Lo anterior puede ser realizado por
un Comité de Control de Cambios compuesto por un grupo de interesados en el
proyecto que determinarán los cambios que se aprobarán o rechazarán durante la
ejecución del proyecto a través de aceptar o rechazar la solicitud de cambio.
La solicitud de cambio de un proyecto en un sistema de Control de Cambios es una
petición formal que puede expandir o reducir el alcance del proyecto, así como
modificar políticas, procedimientos y planes, o bien, modificar costos y presupuesto
del mismo.
Los cambios pueden ocurrir en cualquier tiempo, es decir durante el inicio, la
ejecución, término o una vez concluido el proyecto.
Pero, ¿cómo debe funcionar? Bien, el interesado realiza la solicitud de cambio
mediante un formato que debe plantear el Sistema de Control de Cambios, este
formato debe contener información esencial para su identificación como es: Nombre
del proyecto, fecha, nombre del solicitante así como el área en que trabaja,
descripción del cambio solicitado, una justificación del mismo y documentos anexos
que soporten dicha justificación.
Una vez emitida la solicitud de cambio, debe ser evaluada por el Comité de Control
de Cambios con el fin de medir o determinar el impacto que se pueda generar al
proyecto durante su desarrollo, Dicho Comité determinará si la solicitud es aprobada
o rechazada, de acuerdo al análisis que se realice. Si es aceptada, el sistema
deberá contener los mecanismos para informar la respuesta al usuario ya sea
mediante una comunicación escrita, por correo electrónico o a través de la
herramienta informática que apoya al proceso de gestión de cambios.
Después de realizar estas acciones con la solicitud de cambio, desde mi particular
punto de vista viene lo más importante a realizar con la misma. Hay que ejecutar el
cambio, es decir, una vez evaluada y aprobada la solicitud se procede a establecer
los cambios que se harán en la ejecución del mismo, es decir realizar, ejecutar y dar
seguimiento a las acciones resultantes de la solicitud.
Como lo digo líneas arriba, es trascendental el dar seguimiento a estos cambios,
ejecutarlos y brindar un seguimiento adecuado a fin de ver si el cambio se desarrolla
e implementa adecuadamente, con la documentación apropiada y acciones
requeridas por el mismo.
Una vez que se haya validado todos los entregables del cambio requerido se
procede a la aprobación y cierre según corresponda. Esta aprobación y cierre
deberá formalizarse a través de una comunicación o mediante acta de reunión.
Otra parte que considero esencial en el proceso de una solicitud de cambio, es el
análisis realizado por el Comité cuando esta se presenta, debido a que dicho
análisis debe contemplar un examen concienzudo acerca del alcance del proyecto,
cómo lo va a impactar, los costos que representa hacia el mismo, el tiempo así como
el recurso humano requeridos para su implementación. Por estas cuestiones, es
necesario que el Comité se encuentre formado por personal ampliamente calificado
e instruido en el proyecto a fin de que su veredicto de aprobación o rechazo a la
solicitud de cambio resulte veraz, eficaz y eficiente.
Desarrollo de preguntas de clase.
¿Qué sucede cuando las empresas no cuentan con un sistema de control de cambios
debidamente fundamentado y autorizado?

Respuesta.

En este caso, considero que los proyectos que emprendan dichas compañías
seguramente no tendrán éxito en su implementación, debido a que los cambios son
inherentes a los mismos y dado su presencia deben ser contemplados en su
totalidad, es decir, se debe contar con los instrumentos necesarios para tratarlos,
constituidos por un sistema sólido que los enfrente, que esté compuesto por
procedimientos, directrices, líneas de acción y actividades claras especificadas y
establecidas antes de su aparición.

* ¿De qué manera la administración del control de cambios asegura la calidad y el resultado
de un proyecto?

Respuesta.

La administración del control de cambios, provee una detección oportuna de los

mismos así como su tratamiento. Una vez detectados y establecida la forma en que
se les dará solución, la administración de control de cambios asegura su
seguimiento en su ejecución, dedicando esfuerzos y recursos a la aplicación de las
distintas alternativas que se han propuesto como solución. De esta forma se cuenta
con un sistema robusto para dar solución a las diferentes contingencias que son
inherentes a cada proyecto.

Análisis de Caso.

1. ¿Cuáles son las principales problemáticas que observas?

Respuesta.

Obviamente la empresa en cuestión, no posee con un Sistema de Control de

Cambios adecuadamente establecido y elaborado, creo, lo que más importa en este
caso, es que no se cuenta con un mecanismo para darle seguimiento a los cambios
generados en los proyectos. Como lo he dicho en el presente trabajo, en la parte de
desarrollo, un Comité de Control de Cambios, a mi parecer, podría ser una solución
factible para la problemática que se plantea. Dicho Comité sería el encargado de
supervisar que las acciones provenientes de los cambios se llevaran a cabo, y, dicha
supervisión, acompañaría a las diversas solicitudes durante su ejecución, hasta su
total implementación.

2. ¿De qué manera resolverías la situación para no afectar los proyectos?

Respuesta.

Como lo establezco en la respuesta anterior, considero que un Comité de Control

de Cambios, formado por personas con la formación, habilidad y expertise
suficiente, ayudaría a resolver el seguimiento necesario a los cambios en proyectos
que se presentan. Dicho Comité debería estar facultado para la aprobación o
rechazo de las diferentes solicitudes de cambios que se presentan y, facultado
también, para asignar recursos de tipo monetario, humano o tecnológico que sean
necesarios para la ejecución de dichos cambios.

3. ¿Por qué los cambios en un proyecto deben ser controlados?

Respuesta.
Porque, de no detectarlos, analizarlos, resolverlos y ejecutar su solución, el proyecto
no podrá implantarse exitosamente. No existe un proyecto omnisciente, el cual
pueda prever todo lo que pueda acontecer o presentarse, resultan los cambios
insoslayables a los proyectos y se debe estar preparado cuando se presenten.
Conclusiones.
A fin de asegurar la implementación exitosa de un proyecto, se debe establecer un
robusto y fortalecido Sistema de Control de Cambios. Esto, es necesario para
enfrentar todas las contingencias que se presentarán a lo largo de la ejecución del
proyecto. De no hacerlo condenamos al fracaso al proyecto puesto, que este último,
tiene siempre la característica de cambios en su ejecución, Lo único constante es
la aparición de cambios y se debe estar prevenido ante ellos.

Bibliografía.
1). Procedimiento de control de cambios (Gobierno del estado de Tamaulipas, 2011).

2). http://plataformaunica.tamaulipas.gob.mx/wp-
content/uploads/2012/01/PROCEDIMIENTO-CONTROL-DE-CAMBIOS-PDF.pdf

3). https://youtu.be/6hIXG2t6hxY

4) https://es.scribd.com/presentation/130670988/Control-Del-Proyecto-Control-de-
Cambios