Elementos esenciales de la planeación y administración de objetivos

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los

resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras
y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se
puede lograr a través de la planeación . Carecer de estos fundamentos implica
graves riesgos,desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por
demás fortuita e improvisada.Por estas razones es que la planeación precede a
las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la
elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar
en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo
y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una
adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es
necesario planearlos con anterioridad.También es importante señalar que la
planeación y el control son inseparables. Cualquier intento por controlar sin una
buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan
si van en la dirección que quieren a menos de que primero estén seguros de
adonde quieren ir. De esta manera, los planes aportan los estándares de control.

La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizar las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas. Los planes pueden ser clasificados como:1Misiones o
Propósitos1:(con frecuencia los términos son utilizados indistintamente)2, identifica
el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier
parte de ellas.Objetivos o metas:Son los fines hacia los cuales se dirige la
actividad. Estrategias: Es la manera de determinar los objetivos básicos alargo
plazo dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y
asignación de los recursos necesarios para alcanzar las metas.Políticas: Son
declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento
en la toma de decisiones.Procedimientos:Son planes que establecen un método
de manejo necesario para actividades futuras, secuencias cronológicas de
acciones requeridas, son guías para la acción, detallan la manera precisa de cómo
deben realizarse ciertas actividades.
Planificación y sus elementos esenciales

Planificar es un proceso: es una actividad continua y unitaria que no termina en

la formulación de un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente
entre medios, actividades y fines y sobre todo de caminos y procedimientos a
través de los cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad
Preparatorio: De un conjunto de decisiones que deben ser formuladas por los
responsables de elaborar el plan o programa. Estas deben ser aprobadas por
quienes tienen el poder político con el propósito de ser realizadas.

Un conjunto: Su carácter especifico es tratar con un conjunto de decisiones, con

una matriz de series sucesivas e independientes de decisiones sistemáticas
relacionadas entres si dentro de una situación dinámica e interactiva

Decisiones para la acción: La planificación es una actividad con una

intencionalidad eminentemente práctica

Futura: Es una actividad que concierte al futuro, este futuro que prevé la
planificación está expuesto operativamente en lo que en lenguaje de planificación
estratégica se denomina “Situación Objetiva”

Dirigido al logro de los objetivos: Planificar es prever “hacer algo” lo cual debe
ser expresado en objetivos concretos y bien definidos traducidos
operacionalmente en metas de cara a obtener resultados previstos. Supone una
relación entre lo decidido (programado) lo realizado (ejecutado) y los resultados
obtenidos

Por medios preferibles: La naturaleza misma de la planificación, depende de la

relación entre medios y fines. Se trata desde un punto de vista metodológico, de
identificar los medios preferibles con respecto a un imput de recursos disponibles.
Desde el punto de vista técnico/operativo, se define como el arte de establecer
procedimientos para la organización de las relaciones entre medios y
objetivos. Al mismo tiempo proporcionan normas y pautas para la toma de
decisiones coherentes compatibles e integradas que conducen a una situación
sistemáticamente organizada y coordinadamente ejecutada

Tipos de planes

Planes operativos: es diseñado con el fin de determinar con anterioridad cual es

el rol particular de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará.
Algunas cuestiones remarcables de este tipo de planes son:

1. Son llevadas a cabo y dirigidas por jefes que no se hallan en las cúpulas
jerárquicas de las instituciones donde serán llevadas a cabo.
2. Las reglas y métodos son determinados de manera muy minuciosa.
Además deben ser respetados indiscutiblemente.
3. Respeta las orientaciones dadas por los planes tácticos y estratégicos.
4. Su propósito principal es la búsqueda de eficiencia.
5. Estos planes son diseñados para ser ejecutados es lapsos de tiempo más
bien cortos.

Planes tácticos: este tipo de planificación recurre a la planeación estratégica

como base. Estos están destinados a trabajar sobre temas relacionados a los
principales departamentos o áreas de las organizaciones. Además se encarga de
garantizar el mejor uso de los recursos y su optimización, sobre todo aquellos que
serán utilizados para alcanzar las metas determinadas.
Estos planes se diferencian de los estratégicos por una cuestión de tiempo.
Cuando haya una mayor utilización de tiempo la planificación será más estratégica
que táctica. Es por ello que si el plan se encuentra orientado a un determinado
sector o producto será táctico. Pero si la planificación es orientada hacia
la empresa en su totalidad será estratégica.
Algunas características de los planes tácticos son:

1. Son llevados a cabo y dirigidos por los empresarios que tenga un rango
medio en la jerarquía de la institución.
2. La base de sus lineamientos será el de los planes estratégicos.
3. La información que será tratada será tanto interna como externa.
4. Intenta coordinar recursos y las grandes áreas organizativas.
5. Su objetivo principal es alcanzar tanto la eficacia como la efectividad

Planes estratégicos: se encuentra orientada a metas que competen a una

determinada institución o empresa. Intentará determinar cuales son los parámetros
de orientación y las limitaciones. Para ello se establecen cuales son los
propósitos, los recursos que se emplearán y cuales serán guías a la hora de
administrar los mimos. La empresa o institución es tratada como un todo, no serán
diferenciadas sus áreas o sectores.

Algunas cuestiones importantes para remarcar sobre éstos son:

1. Estos planes son llevados a cabo y guiados por aquellas personas que se
hallan en las cúpulas jerárquicas de la institución,
2. La información manejada suele ser ajena a la organización.
3. Los lineamientos que regirán a toda la institución será determinados en este
tipo de planes, es decir que es el plan original. A partir de este surgirán los
demás, que tratarán temas o cuestiones más reducidas o específicas.
4. Estas planificaciones son realizadas para ser aplicada en largos lapsos de
tiempo.
5. Su objetivo principal es hallar efectividad.
6. Las guías que determina no son detallados ni minuciosos, son más bien
generales.
7. Son planificados sin poseer certezas.
Pasos de la planeación

1. Detección de la oportunidad
La percepción de oportunidades en el ambiente externo, así como dentro de la
organización es el verdadero punto de partida de la planeación. Los gerentes
deben dar un vistazo preliminar a posibles oportunidades futuras y verlas con
claridad y por completo, saber cual es la posición de su empresa con respecto a
sus fortalezas y debilidades, comprender qué problemas tiene que resolver su
compañía y por qué, asimismo saber qué puede esperar para ganar. Establecer
objetivos realistas depende de esta percepción. La planeación requiere un
diagnóstico realista de la situación de la oportunidad.

2. Establecer objetivos
El segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa y
luego para cada unidad de trabajo subordinada. Esto se debe hacer pensando
tanto a largo como a corto plazo.

Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Es por ello que
orientan a la empresa a planes mayores.

3. Desarrollar premisas
El siguiente paso de la planeación es establecer, circular y obtener el acuerdo
para utilizar premisas de planeación críticas como pronósticos, políticas básicas
aplicables y los planes existentes de la compañía. Las premisas son suposiciones
acerca del ambiente donde el plan debe desarrollarse. Es importante para todos
los gerentes involucrados en la planeación acordar las premisas. De hecho, el más
importante principio de las premisas es:

Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación

utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada
de la empresa.
4. Determinación de los cursos alternativos de acción
El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción de
alternativa, especialmente los más evidentes.

El problema que se presenta con más regularidad no es encontrar alternativas,

sino reducir su número para de esa forma analizar la más prometedora. Aún con
las técnicas matemáticas y las computadoras, hay un límite al número de
alternativas que pueden examinarse a fondo. Generalmente, el planeador deberá
hacer un examen preliminar para determinar cuáles son las alternativas más
convenientes.

5. Evaluación de los cursos alternativos de acción

Luego de buscar cursos de alternativa y examinar sus puntos fuertes y débiles, el
paso siguiente es evaluar dichas alternativas sopesándolas a la luz de premisas y
metas.
Existen tantos cursos de alternativa en la mayoría de las situaciones, y tantas
variables y limitaciones a considerar, que la evaluación puede ser en extremo
difícil.

6. Seleccionar un curso
Este es el punto donde el plan es adoptado, es el punto real de toma de
decisiones.

7. Formular planes derivados

Cuando se toma una decisión, la planeación pocas veces es compleja y un
séptimo paso está indicado. Los planes derivados son casi siempre requeridos
para apoyar el plan básico.

8. Cuantificar planes mediante presupuestos

El paso final para darle significado a las decisiones y planes establecidos, es
cuantificarlos al convertirlos en presupuestos. Si se hacen bien, los presupuestos
se convierten en medios para sumar los diversos planes y establecen estándares
importantes contra los cuales el progreso de planeación puede medirse.

Premisas

En lógica, una premisa es cada una de las proposiciones anteriores a

la conclusión de argumento.1 En un argumento válido, las premisas implican la
conclusión, pero esto no es necesario para que una proposición sea una premisa:
lo único relevante es su lugar en el argumento, no su rol. 2 Al ser proposiciones, las
premisas siempre afirman o niegan algo que puede ser verdadero o falso.

También es una señal para inferir algo partiendo de la información o argumentos

que se posean. La premisa y la conclusión forman un argumento.

Premisa es una palabra que se origina del latín praemissus, que significa “enviar
delante”. Algunos sinónimos de premisa son: antecedente, idea, hipótesis.
Premisa en lógica
En los estudios de la lógica, las premisas son las proposiciones o los procesos
de un razonamiento que genera los argumentos para desarrollar una
conclusión.
Si el argumento es verdadero, la proposición puede conllevar a una conclusión
acertada. Sin embargo, las proposiciones pueden ser verdaderas o falsas, así
como afirmar o negar algo y no dejar de ser premisas.

Administración por objetivos

Estos objetivos se constituirán en medidas de desempeño que se evaluarán

de forma periódica. Dicha evaluación representará la toma de medidas
correctivas así como también otorgará recompensas con base a los logros
conseguidos.

Algo realmente importante de la Administración por Objetivos es que se

parte de objetivos generales que se van desglosando a través de toda la
organización hasta hacerlos específicos para cada sección o departamento e
incluso llegando a establecer objetivos personales para cada uno de los
involucrados en la empresa.

De ahí que la participación de los empleados en la definición de los

objetivos es vital para su implicación en el logro de los mismos.

Características de la administración por objetivos

1. Establecimiento de objetivos ubicados en el tiempo y en la

organización de forma conjunta.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
3. Los objetivos de todos los departamentos tienen una interrelación en
el sentido que buscan el logro de un objetivo general.
 4. Se definen planes a corto y mediano plazo, tácticos y operacionales,
poniendo especialmente atención en la evaluación de los resultados
5. Ante esta evaluación, surge una retroalimentación que debe ser
utilizada para revisar los planes y ajustarlos como se considere
apropiado para el logro de los objetivos generales.
6. Una característica clave de la APO es la participación de la dirección,
pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el proceso.
7. Se debe apoyar de forma permanente al personal, principalmente en
las etapas iniciales de la instauración de una Administración por
Objetivos.

¿Cómo saber si la administración por objetivos puede ser instaurada en su

empresa?

La APO es una forma de administrar participativa, por tanto se debe tener

en cuenta que en su empresa la administración por objetivos seguramente
fracasaría si:

 La alta gerencia no participa.

 Cree que la APO es una receta milagrosa para salvar cualquier
problema.
 No se sigue el proceso adecuado para instaurar el sistema de
administración por objetivos. Hacerlo de forma acelerada llevará al
fracaso.
 Pretende aplicar la APO en un área de su empresa, y no hacerlo de
forma global.
 Dejar que la administración por objetivos sea asunto sólo de los
niveles operativos.
 Se olvida de controlar los resultados y se desestima la
retroalimentación.

Por un lado es importante que considere en su análisis las ventajas de un

sistema de administración por objetivos:

 Asegura un compromiso del empleado.

 La APO obliga a los administradores a planear, organizar, controlar y
retroalimentar, por lo que se consigue un proceso administrativo mejor
logrado.
 Al existir objetivos muy desglosados, cada trabajador sabe cuál es su
papel dentro de la organización.

Por otro lado también tiene sus desventajas:

 Elaborar un programa de administración por objetivos requiere un gran

compromiso y esfuerzo a todos los niveles de la empresa. El proceso
puede ser muy lento, y puede llegar a ser ineficiente.
 Requiere la elaboración de muchos documentos, al menos, en la
primera parte del proceso.
 No siempre es fácil que se entienda lo que es la APO, y lo que no es,
tanto a nivel directivo como operativo.
 Se corre el riesgo de que las metas que se fijen sean a muy corto
plazo para no correr riesgos.