Informe administración documental

Castro Carrasquilla Nixy Carolina

11-10-2018
Informe “Administración Documental”. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en
la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

documento Recepción o radicación Registro Distribución

Minhacienda 1. Las comunicaciones son Registro en Se distribuye a las
Comunicaciones recibidas en ventanilla, se el Sistema distintas
oficiales identifica el tramite al que va de Gestión dependencias, y ellas
recibidas. dirigido, las firmas del Documenta deberán encargarse de
destinatario, que la copia sea su debido trámite y
idéntica y en caso de haber anexos organización dentro
verificar la cantidad. de sus archivos.
2.Para proceder a la radicación de
la comunicación identificará la
dependencia responsable y se
asignará el trámite acorde con los
procesos del MHCP
3. una vez radicados se digitalizan
y agregan al sistema de gestión
documental con la tirilla que
corresponde a cada dependencia
4. Una vez la comunicación ha
sido entregada y recibida a
satisfacción en las dependencias,
estas asumen la responsabilidad
por su trámite.
Universidad del 1.se reciben los documentos en la Sistema de gestión Son distribuidas a las
Magdalena ventanilla de recepción del bloque documental de cada dependencias
administrativo dependencia administrativas o
2. se verifica la dependencia, administrativa o facultades que luego
firma de quien la diligencia, los facultades se encargan de su
datos personales y los anexos. respectivo
3. se hace uso de un sello para archivamiento.
radicarlos con la fecha y hora de
entrega.
 4. Son dirigidos a cada
dependencia dependiendo de la
hora en que se entrega y los días
estipuladas por la organización.
Documentos 1.Recoge la información en el Gestión documental/ Se debe garantizar la
internos horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y centro interactivo. llegada oportuna a su
Universidad de de 2:00 a 6:00 p.m., en destinatario, sin
Pamplona los diferentes procesos, los importar el flujo o
entrega en la oficina de circulación al interior
Administración de Documentos al y exterior de la entidad
auxiliar administrativo quien se o proceso. Se requiere
encarga de clasificarlos según los contar con
recorridos mecanismos de
establecidos para el personal de control y verificación
mensajería, diligenciando el diligenciando, según
FGT-01 “Radicación, sea el caso, los
Distribución y Control de -FGT-01
Documentos Internos”. -FGT-02
2. Recibe los documentos -FGT-03
oficiales por medio de mensajería -FGT-04
interna, correo ordinario, o -FGT16
entrega personal; verifica que el que Pasan por el Sello
nombre del destinatario (s) al de Radicación”.
igual que la
documentación corresponda a la
Universidad, si hay duda se
consulta con la oficina
de Talento Humano y se procede
al recibido colocando el sello
(hora y fecha de quien
recibe), se diligencia, según
corresponda
Comunicaciones 1. Las comunicaciones oficiales Centro de recepción y Las comunicaciones
internas internas (memorandos) y demás distribución de son entregadas al
alcaldía de actos administrativos de la comunicaciones patinador para ser
Bogotá entidad, deben generarse en el distribuidas a todas las
formato dispuesto en el módulo dependencias.
del Sistema Integrado de Gestión
de la Intranet y deben ser
radicados a través del aplicativo.
2. Debe existir el recurso humano
y tecnológico que garantice la
radicación y distribución de las
comunicaciones en el nivel
central
y Subdirecciones Locales
 3. Es obligación de todas las áreas
de la Secretaria el conocimiento y
aplicación del procedimiento
tanto en las dependencias como
en los centros de recepción y
distribución de comunicaciones
de la SDIS.

Comunicaciones Recibe de las dependencias de la Planillas de La recepción y

oficiales entidad, las respectivas Distribución de distribución de
internas comunicaciones oficiales Comunicaciones comunicaciones
contraloría de internas, oficiales. oficiales internas se
Bogota con su correspondiente planilla de realiza en horario
distribución de comunicaciones continuo de 8:00 a.m.
oficiales y verifica el adecuado a las 17:00 p.m.,
trámite de: durante la jornada
-El registro del código de la laboral diaria
dependencia. establecida por la
-Número consecutivo (se asigna Contraloría. Las
al comenzar cada año y a partir comunicaciones
del número 01). oficiales internas
-Fecha recibidas en la última
-Asunto hora laboral, se
- Referencia (opcional). distribuyen en la
-La firma y nombre del primera entrega del
funcionario responsable día hábil siguiente.
de quién origina la comunicación
oficial interna (todo documento
remitido al despacho del
Contralor para aprobación debe
ser enviado
mediante memorando,
especificando que dicho
documento ha sido revisado tanto
de forma como de contenido,
referenciando los documentos que
anexa y el número de folios).
Cada funcionario responsable del
trámite interno de las
comunicaciones oficiales debe
verificar que lo enunciado esté
correctamente diligenciado (los
anexos y copias respectivas si
hay).
Cuando una comunicación no esté
firmada, ni presente el nombre del
responsable de su contenido se
 devuelve a la oficina de
competencia para los ajustes del
caso.

Referencias virtuales
http://www.contraloriabogota.gov.co/sites/default/files/Contenido/Normatividad/Resolucio
nes/2005/RR_042%20-
%20Proceso%20de%20Gestion%20Documental/Comunicaciones%20Oficiales%20
Internas%20V%202.0/COMUNICACIONES%20OFICIALES%20INTERNAS.pdf
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ShowProperty;jsessionid=lZJaNZeUV
J2S1lFCwU0sKPyVqBAe2F0St3d0jgTt05_DlqAszRMi!1077760431?nodeId=%2F
OCS%2FP_MHCP_WCC-069315%2F%2FidcPrimaryFile&revision=latestreleased
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_13/recursos/gestion_docume
ntal/instructivos/03122013/igt_01_.pdf
http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.4_proc_adminis_gestion_
bienes_servicios/2.%20PCD_Internas-4-Circular.pdf