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Guía Didáctica
A DMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS INFORMATICOS
10
CARRERA: CICLO
Ingeniería en Informática
AUTOR:
Ing. Juan Carlos Espinoza Ojeda
181002
CC Ecuador 3.0 By NC ND
Primera edición
Segunda reimpresión
ISBN-978-9942-00-100-9
Septiembre, 2008
Esta versión impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento - No comercial - Sin Obras Derivadas; la
cual permite copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con fines comerciales ni se realicen
obras derivadas. http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/
ÍNDICE
ÍTEM PÁGINA
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 5
OBJETIVOS GENERALES .............................................................................................................. 6
BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................... 6
ORIENTACIONES GENERALES .............................................................................................. 7
PRIMER BIMESTRE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................................................... 9
CONTENIDOS....................................................................................................................................... 9
DESARROLLO DEL APRENDIZAJE .......................................................................................... 10
SEGUNDO BIMESTRE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS . .......................................................................................................... 23
CONTENIDOS ................................................................................................................................. 23
DESARROLLO DEL APRENDIZAJE ........................................................................................ 24
Capítulo 3: Ejecución y Control de Proyectos....................................................... 24
SOLUCIONARIO.................................................................................................................................. 31
GLOSARIO............................................................................................................................................. 31
EVALUACIONES A DISTANCIA
PRELIMINARES Guía didáctica: Administración de Proyectos Informáticos
Introducción
La figura del proyecto surge como una herramienta efectiva para establecer esa ventaja competitiva
que las empresas requieren dentro de su nicho de mercado. Los proyectos se originan y desarrollan
principalmente por dos motivos: en primer lugar, con el objeto de aprovechar una oportunidad de
negocio y en segundo término, para resolver alguna situación particular que se esté presentando en la
empresa.
La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos relacionados con la
formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su administración y los aspectos del
entorno que determinan los resultados obtenidos en la ejecución del mismo.
El presente curso trata de la administración profesional de proyectos, su estudio se basa en las fases
de administración de proyectos dadas por el PMI (Project Management Institute); los contenidos del
capítulo uno, Preliminares, le permitirán comprender el enfoque global del porque de los proyectos
en las organizaciones o en la labor profesional, además de comprender la importancia de agregar a las
tareas empresariales un desarrollo profesional, sean estas pequeñas o grandes. Este capítulo incluye la
fase inicial de la administración de proyectos, Inicio del Proyecto; la comprensión de los fundamentos
sobre la Administración de Proyectos y con el estudio de las herramientas presentadas en el texto base,
para la fase primera de la administración de proyectos, permitirán identificar e iniciar un proyecto.
Por lo extenso de los contenidos que se exponen en el capítulo 2, el mismo se desarrolla en todo el
primer bimestre.
Finalmente, luego de revisar todo lo que se debe tener presente en la administración de proyectos, el
último capítulo hace referencia a la última fase de la administración de proyectos, el Cierre. Una vez
terminados los procesos de ejecución y control, el proyecto debe cerrarse. La calificación del proyecto
esta estrechamente ligada con el cumplimiento de objetivos.
Objetivos generales
¸ Comprender los fundamentos de la Administración Profesional de Proyectos, en función de sus
procesos, y adaptación de estos en proyectos informáticos.
¸ Identificar las ventajas que se obtienen al ejecutar un proyecto con una planificación y control
profesional que permita llegar al cierre profesional del proyecto.
Bibliografía
Libro básico.
Bibliografía complementaria.
GUÍA DEL PMBOK, Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Tercera Edición.
Este texto, lo podrá encontrar en los recursos del curso dispuestos en el EVA. Este recurso bibliográfico
es el fundamento del libro base y expone las directrices fundamentales en la administración de
proyectos.
Sitios de Internet.
Web de Project Management Institute (PMI). PMI, es el creador del estandar de administración de
proyectos expuesto en el PMBOK.
Web dedicada a la publicación de documentos de gestión de proyectos en base a las normas del PMI,
para Latinoamérica.
Orientaciones generales
Con el fin de enriquecer conocimientos, acudiremos al uso de foros, en estos analizaremos experiencias
y aportes respecto de la gestión de proyectos informáticos, obteniendo así ideas para el trabajo del
curso.
Es importante tome en cuenta el desarrollo de las autoevaluaciones tanto de la guía como del texto
base, estas permitirán que Ud. se prepare para las evaluaciones presenciales.
Recuerdo que la participación o interacción en el campus virtual es obligatoria para todos los estudiantes
con un valor de 2 puntos en la nota del trabajo a distancia. En el estricto caso de los alumnos que
residan en ciudades pequeñas en donde no es posible o es muy complicado el uso de Internet, por
favor comunicar, con el fin de establecer alternativas para la participación.
Cualquier inquietud que Ud. obtuviera sobre los contenidos del curso, por favor remítalo por EVA
o al email jcespinozax@utpl.edu.ec, además telefónicamente al 07-2570275 Ext. 3110, 2903
preferentemente en las horas dispuestas para las tutorías.
Con el fin de que Ud. pueda estudiar de mejor manera los contenidos del curso a continuación la
distribución de capítulos por bimestre conjuntamente con las secciones del libro base.
PRIMER BIMESTRE
Objetivos específicos
ÿ Introducir al estudiante en los conceptos de inicio de proyectos y las herramientas para el
inicio.
Contenidos
Datos Generales:
Conceptos Clave
Mapas mentales.- Técnica para bosquejar ideas, facilitar el entendimiento, trabajar en equipo y otros
usos.
contenidos
Un proyecto tiene características que lo diferencian de las otras actividades de una organización:
Con estas pautas entonces revisemos entonces el capítulo 1 del texto base, sección
1.2, página 27; aquí encontrará mayor detalle de este tema.
Practique identificando proyectos vuestros, de su empresa, comunidad o trabajo.
1.1.2 Participantes.
Todo proyecto tiene clientes o usuarios, que son las personas que se beneficiarán
directa o indirectamente.
Los participantes clave de un proyecto se abordan más profundamente en el capítulo
1 del texto base, sección 1.4, página 29.
Bien, ahora de esos proyectos que identifico en la sección anterior, ¿cuáles son los
participantes?
1.1.3 Procesos.
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Cierre
Estos son los cinco procesos en el desarrollo de proyectos, cada una de estos procesos
tienen definiciones propias respecto de la administración de proyectos, revise el capitulo
1, sección 1.5, página 31 del libro base; aquí se explica con mayor detalle este tema.
Son nueve las áreas que se plantean en la Administración Profesional de Proyectos, las cuales afectan
a todo proyecto, como son:
ÿ Alcance ÿ Comunicación
ÿ Tiempo ÿ Riesgo
ÿ Costo ÿ Abastecimiento
ÿ Calidad ÿ Integración
ÿ Recursos Humanos
De las áreas descritas lo importante es identificar la relación entre ellas y lo que aportan
en la correcta ejecución y control del proyecto.
El texto base hace referencia a las fases del proyecto en la administración tradicional, así
como también la influencia en los proyectos según el tipo de organización.
Utilice la herramienta de mapas mentales para bosquejar estas herramientas, para saber
más de la herramienta refiérase al capítulo 1, sección 1.11, página 45 del libro base.
Las fuentes donde se puede identificar proyectos pueden ser: Externas a la organización, como:
Clientes, Competencia, Estado, Organismos de desarrollo, Comunidad, Cambios tecnológicos,
Universidades y centros de investigación...; Internas en la organización, como: Investigaciones, Talleres
de creatividad, Cultura organizacional, Consultoría, Alta dirección, Procesos de calidad y mejoramiento
continuo, Reingeniería, Juntas directivas - Alta gerencia, Innovación...
• Grado de complejidad
• Tecnología que usan
• Según el tipo de producto o servicio que aportan
• Duración
• Según el tipo de beneficio que ofrecen
• Según la infraestructura que implementan
• Según el tipo de cliente
Ejemplos
Con todo lo antes citado de seguro ya tenemos identificados algunos proyectos, quizá
ahora la pregunta que debe surgir es ¿y ahora qué hago?, bien justamente de eso trata
de la administración profesional de proyectos, el proporcionar técnicas y herramientas
para responder a esta pregunta.
Con la idea o la iniciativa informal del proyecto debe llevarse esta al siguiente nivel,
que es la formalidad del proyecto. La formalidad la constituimos elaborando el primer
documento del proyecto, El Chárter, que no es más que un documento formal de la
idea del proyecto.
En el capítulo 2 del libro base, se destaca el cómo y para que de esta herramienta; así
como también se detalla un caso de ejemplo.
Ejercicios
AUTOEVALUACION
PREGUNTAS V F
1. A continuación se cita los procesos en el desarrollo de proyectos.
Inicio, Planeación, Control, Ejecución, Cierre.
¿El orden es correcto?
2. El proceso de “ejecución” también puede identificarse por “actuar”.
3. El cliente es quien lidera al equipo del proyecto.
4. El gerente del proyecto es el beneficiario del mismo.
5. El Chárter formaliza la iniciativa de un proyecto.
6. Los proyectos siempre se originan por la necesidad de inversión.
7. El Chárter permite identificar necesidades y requerimientos del cliente.
8. Quien prepara y autoriza el Chárter es el cliente.
9. Una de las causas por las cuales se origina un proyecto es por necesidad de
negocio.
Conceptos Clave
Entregable: Descripción específica y medible de los productos intermedios y finales que el proyecto
requiere entregar.
Actividad: Elemento de trabajo que se lleva a cabo durante el transcurso del proyecto.
Riesgo: se prevé que algo puede funcionar mal. Se puede o no conocer la probabilidad de ocurrencia.
Es posible disminuir su impacto.
Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva
los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo.
contenidos
2.1 Desarrollo del Plan del Proyecto.
La definición del problema requiere de un entendimiento cabal del dominio del problema y del entorno
de éste. Las técnicas para obtener este conocimiento, por parte del planeador, son entrevistas con el
cliente, observación de las tareas problemáticas, y desarrollo de las reales.
En el capítulo 3 del texto base, en la sección 3.1-3.4 página 71-74, se detalla las
consideraciones sobre el documento que se transforma en uno de los entregables principales
del proyecto. El documento de la planeación del proyecto.
Seguidamente en este capítulo se detalla las áreas que estudiaremos en este curso.
El planeador debe ser muy hábil en las técnicas de definición del problema, ya que distintos
representantes del cliente tendrán diferentes puntos de vista, y prejuicios que influirán en la
percepción del alcance del problema.
En la APP se plantean dos documentos que permitirán definir de mejor manera el alcance de un
proyecto, la declaración del alcance y el desglose de actividades (WBS, Work Breakdown Structure;
EDT, Estructura de desglose de trabajo) , en adelante a este me referiré como WBS.
La declaración del alcance se elabora a partir del Chárter del proyecto, entre el Gerente y su equipo. Con
este documento, elaboramos el WBS, que no es más que un desglose más detallado de las expectativas
del cliente, de tal manera que se tenga control sobre cada elemento del proyecto.
El WBS consiste en dividir el proyecto en una serie de actividades secuenciales que permitan
desarrollarlo con eficiencia.
En proyectos de baja complejidad pueden desglosarse utilizando el sentido común del analista.
Ejemplo
El análisis consiste en determinar para cada objetivo cuales actividades generales requieren hacerse
para cumplirlo.
2. 1. Estudio técnico
2. 2. Presupuestario
3.1. Compras.
3.2. Construcción e instalación.
3. 3. Puesta en marcha
Revisemos el capitulo 3, sección 3.4, página 74-92 del libro base; para obtener una
apreciación más amplia del tema; preste mucha atención a los ejemplos dados.
Definir la estructura operativa del proyecto consiste en diseñar los mecanismos por medio de los
cuales se ejecutarán las actividades programadas, con los niveles de calidad requeridos, en el tiempo
estipulado y dentro del presupuesto calculado.
La ejecución del proyecto exige en primer lugar definir una estructura funcional, niveles jerárquicos,
(los mínimos posibles), cargos y responsabilidades. En segundo lugar, una estrategia de dirección que
permita liderar el equipo de trabajo del proyecto con adecuados niveles de motivación en un entorno
de creatividad y de crecimiento del individuo. Un tercer componente necesario consiste en el pre-
diseño de procesos administrativos que faciliten la realización de las múltiples tareas que comprende
el proyecto disminuyendo las posibilidades de duplicación de trabajo y de pérdida de control en las
mismas. En cuarto lugar es útil diseñar un sistema de información y monitoreo que provea a cada nivel
del proyecto de la información necesaria para la toma de decisiones así como los ajustes requeridos.
Para conseguir la administración de los recursos humanos la APP plantea dos herramientas, el diagrama
organizacional del proyecto y la matriz de roles y funciones.
Revisemos el capitulo 3, sección 3.5, página 92-97 del libro base, ampliemos el tema con
los detalles y casos de estos dos documentos.
La comunicación se debe manejar en forma proactiva por el administrador del proyecto, debe estar
planeada y ser ejecutada con un propósito en mente.
La APP para una correcta administración de la comunicación destaca cuatro documentos o herramientas
útiles, que son: la matriz de comunicación, calendario de eventos, estatus semanal y reporte mensual.
Cada una de estos documentos tiene un objetivo los cuales se abordan con más detalle
en el capítulo 3, sección 3.6, página 98-105 del libro base.
Se plantean formatos que se pueden usar tanto en el estatus semanal como en el reporte
mensual; sin embargo, queda a decisión de cada equipo de proyectos el utilizado.
Las actividades de los proyectos pueden tener una duración variable. Las razones de dicha variación
tienen que ver con la habilidad de las personas que realizan la actividad, la disponibilidad de las
materias primas o equipos, las variaciones en el rendimiento de las máquinas, la presencia de eventos
que inciden en el proyecto y en general la ocurrencia de eventos inesperados.
La administración del tiempo en proyectos informáticos casi siempre es la que mas falla. Es aquí donde
se refleja la experiencia y capacidad del gerente de proyecto, pues tendrá que definir conjuntamente
con su equipo el tiempo adecuado, oportuno y sobre todo con un porcentaje de precisión bastante
alto, básicamente el tiempo que se defina implica en los costos del proyecto. Es fácil darse cuenta que
a más tiempo, mas costo en el proyecto.
En el capítulo 3, sección 3.7, página 106-117 del libro base; se plantea con más detalle
el tema.
No pase este tema sin antes revisar la sección 3.7.6, aquí se destacan algunas consideraciones
para elaborar el programa del proyecto; así mismo revise el caso de ejemplo de manera
que tenga una idea más clara a que se refiere el tema.
Además de ser eficaz en términos de costo, un sistema computacional debe aceptarse social y
políticamente. Para ser eficiente en costo, un nuevo producto de programación debe proporcionar los
mismos servicios e información que el sistema antiguo, usando menos tiempo y personal, o proporcionar
servicios e información que antes eran inaccesibles.
Un sistema que desplace a muchos trabajadores puede ser económica y técnicamente posible, pero
inaceptable social o políticamente para el usuario.
En la APP se plantean tres herramientas que permiten administrar mejor los costes de
un proyecto, estas son: el estimado de costos, el presupuesto base y el programa de
erogaciones.
En el capítulo 3, sección 3.8, página 118-127 del libro base, se detallan cada una de
estas herramientas; si bien los ejemplos están orientados a la construcción de obras
civiles son muy prácticos, revíselos le permitirán nutrirse de experiencia de terceros,
esta le servirá realizar de mejor manera el trabajo de curso.
Es claro que en este caso me refiero a la conformidad del cliente, del patrocinador; sin embargo, la
administración de la calidad de la APP no solo se enfoca en el producto final, sino, en todas las fases
del proyecto. En proyectos de software la gestión de la calidad se la efectúa desde el mismo momento
de la recolección de requerimientos.
Por supuesto no deje de revisar los modelos de madurez de calidad que si bien no
son abordados con detalle en el curso, podrá revisar los mismos en la sección 3.9.5,
página 130-131.
En un sentido filosófico, inclusive se puede decir que un riesgo no tiene una existencia real en el
presente, sino que solamente existe en el futuro.
La identificación de los riesgos requiere un análisis del entorno del proyecto y la organización, para
determinar aquellos factores que amenazan la ejecución del mismo, con el objeto de diseñar un plan
de contingencia adecuado que minimice su impacto.
Una vez identificados los riesgos es posible desarrollar un plan de gestión de riesgos para el proyecto.
La planeación del riesgo en la APP se realiza a través de dos herramientas que son: el
mapa de riesgos y la matriz de administración de riesgos.
En el capítulo 3, sección 3.10, página 134-137 del libro base; se destacan algunas
sugerencias, así como también como desarrollar los documentos de la planeación del
riesgo.
En el capítulo 3, sección 3.11, página 138-147 del libro base; se destacan algunas
sugerencias, así como también como desarrollar los documentos de la administración
del abastecimiento, aquí Ud. podrá constatar como uno de los primeros documentos
generados en la planeación es usado para generar este documento.
Esta es una de las áreas más importantes en proyectos de desarrollo de software. En la administración
de la integración se destacan dos herramientas, el sistema de control de cambios y las lecciones
aprendidas.
Precisamente no existen proyectos que cumplan al 100% su planificación inicial, es por eso que
necesitamos documentar todos los cambios que se realicen en el proyecto.
En el capítulo 5, sección 5.8, página 202-203 del libro base; Ud. puede acceder a un
ejemplo o caso de control de cambios.
Las lecciones aprendidas se transforman en ese recurso intangible (bueno muchas veces puede
realmente ser muy tangible) que sirve de base para futuros proyectos similares.
En el capítulo 3, sección 3.12, página 147-152 del libro base; se destaca con claridad
la administración de la integración.
Ejercicios
1. En base al ejercicio del capítulo 1, desarrolle los documentos de las áreas de administración de
la calidad y de administración del riesgo.
AUTOEVALUACIÓN
PREGUNTAS V F
1. El objetivo de la administración de recursos humanos es controlar el tiempo
del equipo del proyecto.
2. Al igual que el Chárter el WBS se define en el inicio del proyecto.
3. A partir del WBS se realiza la estimación de costos.
4. El diagrama de Gantt permite establecer los costos del proyecto.
5. El método de la ruta crítica permite identificar los posibles conflictos entre
recursos y actividades.
6. El SBS es un desglose estructurado de costos.
7. El CBS es un desglose estructurado del programa.
8. La administración de calidad verifica se cumpla con los costos estimados.
9. La administración de riesgos prevé posibles problemas para llevar a cabo
acciones de tiempo.
SEGUNDO BIMESTRE
Objetivos específicos
ÿ Identificar la relación entre ejecución y control de proyectos, en una ejecución con controles
establecidos por el plan del proyecto.
Contenidos
Datos Generales:
Conceptos Clave
Control Presupuestal: Es la herramienta mas importante para monitorear el desempeño del presupuesto
en el proyecto.
Valor Ganado: Es el porcentaje del presupuesto equivalente al avance del trabajo actualmente
terminado.
Participe en el foro planteado para este capítulo. Además remita en la sección respectiva
los documentos de los ejercicios solicitados en cada sección y al final del capítulo.
contenidos
En el primer bimestre se desarrollo toda la documentación que permitirá ejecutar un proyecto. Sin
embargo, la real ejecución de un proyecto empieza en el desarrollo de la planeación del mismo.
Si revisamos el gráfico de la página 159 del texto base, podremos observar el traslape de
los cinco procesos de la APP, donde la ejecución y control del proyecto empiezan en el
mismo punto, de allí que no puede haber ejecución sin control.
La ejecución y control del proyecto se apoya en cada una de las herramientas generadas
en la planeación del proyecto; en la sección 4.3 del capítulo 4 página 160-161 y en la
sección 5.3 del capítulo 5 página 187-189 del texto base, puede Ud. revisar como se
utiliza cada una de estas.
Preste atención a las sugerencias, son de gran utilidad para comprender el tema.
En el capítulo 5, sección 5.12, página 208 del libro base; Ud. puede acceder a información
adicional acerca de control de calidad.
El texto base en la sección 4.7 página 166-173, hace referencia a algunos puntos que debemos tener
en cuenta en la ejecución de todo proyecto, como:
Los objetivos al concursar y cotizar los trabajos, de este se plantea una excelente ejemplificación de
mala práctica. Relaciones esto con nuestra profesión y veremos que es igual.
Proceso para concursar los trabajos, el proceso de flujo definido muestra como debemos llevar a cabo
la administración de concursos.
Para que el proveedor cumpla con los requerimientos contractuales, la APP plantea dos herramientas,
estado de cuenta de contrato y la requisición de pago.
En la sección 4.8 se muestran detalles y casos de ejemplo que permiten comprender de mejor
manera.
El control del proyecto respecto del programa del proyecto, lo realizamos en función del programa base
autorizado. Sobre este se mide el avance del proyecto.
Seguimiento y Control en un proyecto debe de permitir conocer la situación actual de este en cualquier
momento. Earned Value es una técnica que permite obtener todo el conocimiento y comprensión de
la información de seguimiento y control del proyecto.
En el capítulo 5 sección 5.7 página 196-201, se expone el tema con mas detalle; preste
mucha atención a la descripción de la herramienta propuesta por la APP y al caso de
ejemplo.
Ejercicios
AUTOEVALUACIÓN
PREGUNTAS V F
1. El inicio de la ejecución de un proyecto empieza en la etapa de planeación del
mismo.
2. El control de un proyecto, inicia y termina junto con la ejecución.
3. Una de las responsabilidades del gerente de proyectos en la ejecución es proveer
soluciones creativas.
4. Asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo; es
responsabilidad del equipo ejecutor del proyecto.
5. El control de un proyecto tiene como objetivo controlar el costo y la calidad.
6. En el control de un proyecto el WBS ayuda a ejercer el control de calidad
requerido.
7. Ante cualquier cambio el Programa Base debe modificarse.
8. El Control de Calidad se realiza a partir de la lista de verificación elaborada en el
plan del proyecto.
9. Una vez ejecutado un proyecto nunca se actualiza el plan del mismo.
10. En la ejecución la Matriz de Comunicación, sirve para identificar todo el trabajo por
ejecutar.
11. El control de un proyecto es también proponer estrategias para corregir las
desviaciones al plan.
12. La herramienta adicional Valor Ganado, sirve para indicar las utilidades económicas
del proyecto.
13. Una buena práctica para recolectar las lecciones aprendidas es penalizar los
errores.
14. Ante cualquier cambio el Programa Base no debe modificarse.
Datos Generales:
Conceptos Clave
Cierre Contractual: Es la conclusión profesional de los acuerdos legales, incluyendo documentos tales
como: fianzas, garantías, manuales, comunicados, etc. Involucra la verificación del producto y el cierre
administrativo de cada contrato.
contenidos
Luego de haber formalizado el inicio del proyecto, planificarlo y ejecutarlo estableciendo controles
de acuerdo a la planificación realizada; corresponde como proceso final de todo proyecto el cierre o
finalización de este.
El proceso de cierre empieza cuando el proyecto a cumplido con los objetivos por los cuales se creo,
o, por decisiones empresariales es cancelado o suspendido.
Ejercicios
1. Analice la utilidad de las herramientas del plan del proyecto que apoyan el
cierre. Simule el cierre de un proyecto.
AUTOEVALUACIÓN
PREGUNTAS V F
1. Las lecciones aprendidas en el cierre de un proyecto, capitalizan la experiencia y el
conocimiento adquirido.
2. La evaluación del cierre de un proyecto esta dado por un estándar estricto de la APP.
3. Los proyectos siempre terminan por un cierre administrativo.
Solucionario
Capítulo 1
1 F 4 F 7 V
2 F 5 V 8 F
3 F 6 F 9 V
Capítulo 2
1 F 8 F 14 F
2 F 9 V 15 V
3 V 10 V 16 V
4 F 11 F 17 V
5 V 12 F 18 V
6 F 13 F 19 F.
7 F
Capítulo 3
1 V 6 F 11 V
2 V 7 F 12 F
3 F 8 V 13 F
4 F 9 F 14 V.
5 V 10 F
Capítulo 4
1 V 2F 3 F.
Glosario