PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE DOCUMEN

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en e
fácilmente identificables y accesibles; protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

CARACTERISTICAS:
° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias
° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte
trabajador con la empresa. Segun los lineamientos del Decrerto 1072 DE 2015, ARTÍCULO 2.2.4.6.13.

MEDIO DE
TIPO DE DOCUMENTO
CONSERVACION

PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
RESPONSABLE TIEMPO DE
DOCUMENTO

PROGRAMA
REGISTRO

NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVACIÓ

FÍSICO
CUSTODIA N

Conceptos de Aptitud de los exámenes

Responsable
medicos ocupacionales de ingreso, x 20 años
de SST
periódico y de retiro

Historias Clinicas Ocupacionales y

resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclinicos,
pruebas de monitoreo biológico, Responsable
x 20 años
audiometrías, espirometrías, radiografías de de SST
tórax y en general, las que se realicen con
el objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposición a peligros y riesgos

Resultados de mediciones y monitoreo a Responsable

x 20 años
los ambientes de trabajo de SST
Registros de asistencia a capacitación,
Responsable
formación y entrenamiento en seguridad y x 20 años
de SST
salud en el trabajo
Registro de entrega de elementos y Responsable
x 20 años
equipos de protección personal de SST
Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo x
Matriz de Peligros x x
Perfil Sociodemográfico de la poblacion
x x
trabajadora
Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
Plan de Trabajo en SST x
Plan de Capacitación x
Normas de Seguridad x
Soportes de eleccion y conformacion del
x
COPASST
Actas de Reunion del COPASST x
Soportes de eleccion y conformacion del
x
Comité de Convivencia
Actas de Reunion del Comité de
x
Convivencia
Reportes de Accidentes e Incidentes de
x
Trabajo
Investigaciones de Accidentes e Incidentes
x
de Trabajo
Plan de Emergencias x x
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
Registros de Inspecciones de Seuridad x
Matriz Legal x
Matriz de Gestion del Riesgo x x
 FECHA DE
SERVACION DE DOCUMENTOS EN FECHA
ELABORACIÓN
ACTUALIZACIÓN

EL TRABAJO

de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,

ndo el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.

un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
LO 2.2.4.6.13.

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
CONSERVACION ALMACENAMIENTO
CARPETA FÍSICA

MECANISMOS PARA
ARCHIVADOR

DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS PARA

MAGNÉTICO

MAGNÉTICA

GARANTIZAR LA
CARPETA

UBICACIÓN NOMBRE DE LA CONSULTAR EL

CONSERVACION DEL
HERRAMIENTA ARCHIVO
DOCUMENTO