Tema: La Informática y la Organización.

Objetivo: Comprender la Importancia de la Función Informática.

Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas
aplicaciones tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar
información consistente y la base que lo hace posible esta información. Puntos
que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro
de la función informática
1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadoras
2.- debe ser confidencial para algunas personas".
3.- Puede ser mal utilizada o divulgada.
4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
Funciones de la administración:
Planear. Consiste básicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la
organización
despues, determinar las politicas, proyectos, programas, procedimientos, méto
dos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos
cursos de acción futuros. *n pocas palabras, es decidir con anticipación lo que
se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr.
Organizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace,
como se agrupan, quien rinde cuantas a quien y donde se toman las
decisiones.
Dirigir. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento delas metas organizacionales y grupales, por lo tanto, tiene que
ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
Controlar. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. implica
la medición del desempeño con base en metas planes, la detección de
desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de
estas. /actividad.
1.1.- Importancia de la Función Informática
Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o
transnacional,
incluyen eluso detecnologias de información en sus procesos de administració
n, producción, manejo de recursos humanos, capacitación, desarrollo de
sistemas, etc.
A tal grado que si se suspende la función informática se paralizan
automáticamente las demás funciones de la empresa, e incluso puede afectar a
otras empresas asociadas a esta. Poco a poco se ha escapado de las manos el
control del área de informática implicando un gran problema al que debemos
enfrentarnos a diario, ya que se está perdiendo la capacidad técnica y las
consecuencias toman niveles de deterioro informático peligroso,
espectacularmente costoso para las empresas, pudiendo concluir que el área
de informática no está administrada ni lo ha estado jamás por los gerentes,
directivos o responsables de tal área.
Importancia de la administración de la función Informática
Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de
informática de cualquier organización, en administración existe el concepto de
la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe
hacer todo por sí mismo, él debe designar a cada persona cuál es su función y
ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. En el área de informática
también se aplica este concepto ya que es importante que el Ing. en informática
que generalmente funge como administrador de la función informática de las
organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se
debe delegar la propia tecnología, (es decir, no se puede dejar que cada quien
tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se
debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo
responsabilidad del administrador !e la función informática el uso de la
tecnología pero si el desempeño y funcionalidad dela misma.
Por lo que la nueva teoría sobre la administración de la función informática. El
factor (AFI), tiene como requisito indispensable la descentralización del área de
informática, aun en contra de muchas personas dentro de la empresa que
estarán reacios a aceptar su valide# y su puesta en marcha.
La Función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las
organizaciones.
Cualquier empresa, en algún momento, se encuentra inmersa en cierta fase de
lo que se ha llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la
informática fuega un papel protagónico y definitivo. Dependiendo de la fase por
la cual la empresa esté pasando, la informática se puede aprovechar de
manera preponderante, siempre y cuando se esté preparado para hacerlo. En
este punto radica una gran deficiencia del área de informática, pues al
encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa,
generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque
apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella. El área de
informática debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo
sea urgente para resolver algún problema. Mientras la estructura
organizacional interna del área de informática se
encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte c
omo un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organización de
manera descentralizada, contempla como una función vital, esta deficiencia
permanecerá irremediablemente de manera indefinida, de pronto surge el TLC
y se aprueba, con esto se inicia la apertura comercial y las empresas del país
forman alianzas para competir y se preparan los planes de modernización, se
anuncia la automatización la cual será indispensable, viéndose a la informática
como una estrategia de competencia, se invierten fabulosas cantidades de
dinero en redes y campañas de publicidad, pero… ¿Se podrá apoyar
firmemente la modernización de las empresas con la estructura
y funcionamiento tradicional del área de informática?.

¿Cómo enfrentar proyectos prácticamente sin armas? No es posible que

sabiendo de las atrocidades que cometimos en el pasado, se empiece un
nuevo ciclo, caminando por el mismo sendero.

tendencias de las tecnologías de la Información

En una organización, un sistema de información está formado por los datos,
hardware, software, telecomunicaciones, personas y procedimientos.
Los sistemas de información se han vuelto sinónimo de Sistema de información
basados en computadoras. Varias tendencias han vuelto muy importantes la
utilización de sistemas de información (SI) en los negocios'
• Las potencias de las computadoras han aumentado enormemente al mismo
tiempo que sus precios han disminuido.
• Ha aumentado la diversidad y sencillez de los programas para computadoras.
• La rapidez y confiabilidad de las líneas de comunicación y el acceso a internet
y la Web se han facilitado y difundido.
• El rápido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y estimulado la
competencia en los mercados globales.
• Una proporción cada vez mayor de la fuerza de trabajo mundial sabe usar
las computadoras
Es importantes comprender los sistemas de información para entender
cualquier otra área funcional en la empresa, que permitan y den
las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren sus
objetivos. Muchas veces las organizaciones han entrado en la etapa de cambio
hacia la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de
fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir.
Tendencias de Hardware, Software, Dato y comunicaciones.
Debido a que el avance tecnológico del hardware, del software y de
las comunicaciones sigue siendo vertiginoso, resulta que cuando apenas nos
encontramos asimilando una etapa, esta se vuelve obsoleta por eso no
terminamos de empezar a utilizar una cosa cuando ya tenemos que iniciar el
aprendizaje y el intento de utilizar una nueva.
Lo más costoso de nuestro atraso académico y cultural sobre esta tecnología
se da en este tremendo despilfarro computacional en el que nos hemos
hundido y del cual no queremos salir.
La calidad total en la administración de tecnologías de la información
Si bien diseñar movimientos estratégicos es principalmente responsabilidad de
los administradores, no olvidemos las palabras de Napoleón “Cada soldado
lleva una casaca de mariscal en la alforja “o, mejor dicho, cada empleado
puede convertirse en director. En consecuencia, es responsabilidad de cada
profesional pensar estratégicamente para su organización, de hecho, los
empleados de niveles bajos han propuesto algunas de las ideas estratégicas
más brillantes. En el mercado actual muy competitivo, una estrategia puede
determinar el ascenso o la caída de una organización.
Cada vez más movimientos estratégicos son posibles solo con la ayuda de los
SI o tienen un sistema de información en el centro de su estrategia: es decir la
tecnología proporciona el producto, el servicio o el
metodo que consigue la ventaja estrategica de la organización. el potencial de
nuevos modelos empresariales en la Web todavía es grande, por lo tanto, los
profesionales deben comprender como utilizar la tecnología en los movimientos
estratégicos. La comprensión de cómo se consiguen y se implementan los
sistemas de información estratégica puede ayudarle a sugerir buenas ideas
para tales sistemas en su organización y facilitar su promoción en la
escalera organizacional.

Reingeniería de la administración de tecnologías de la información

En ocasiones para implementar un sistema de información y obtener
una ventaja competitiva, las organizaciones deben plantear todo su modo de
operar. Durante una lluvia de ideas para la planeación estratégica, la
administración debe preguntar' “¿si estableciéramos esta unidad de negocios
otra vez, desde cero, cuales procesos implementaremos y cómo?”. La
respuesta suele conducir a la decisión de eliminar un conjunto de operaciones
y desarrollar otras desde lo básico. Estos cambios se denominan Reingeniería.
La reingeniería implica adoptar nueva maquinaria y eliminar niveles de
administración. A menudo, la tecnología de la información desempeña una
función importante en este proceso. La meta de la reingeniería no es obtener
pequeños ahorros en los costos, sino realizar grandes avances en la eficiencia'
de 100% e incluso de 1000%. Con ese grado de mejoramiento, una empresa
suele tener una ventaja competitiva. Es curiosos que una compañía que
efectúa una reingeniería e implementa un nuevo SI no siempre sabe si el SI
tuvo Éxito. El proceso de reingeniería hace imposible determinar cuánto
contribuyo cada cambio a la mejor posición de la organización. La
implementación de un Si requiere que una empresa reorganice los procesos
(se someta a un cambio organizacional) para obtener una ventaja.
Nuevas responsabilidades del directivo informático
El objetivo de un análisis y descripción de Puestos de trabajo (ADP) es el de
definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un
determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con
éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse cómo un
metodo fundamental y básico para cualquier organi#ación, sin embargo, se con
sidera como unprocedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”,
como otras herramientas utilizadas.
Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como' politicas de selec
ción, promoción, retribución, etc. y, sin embargo, olvidan o dejan en un
segundo plano la base de todos estos procesos' el Análisis y Descripción de
Puestos de trabajo (ADP).
Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de
la organización:
1. Administrar y supervisar la planta técnica y administrativa asignada.
2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta técnica
y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente
documentada tal organización, y en especial las funciones, responsabilidades y
actividades de los Secretarios Técnicos que lo asistan.
3. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías, ya sea que
se adquieran a terceros y/o se desarrollen en la organización, en forma
coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los
responsables de las distintas áreas a las que estos pertenezcan, involucrando
a estos últimos en forma previa a cualquier incorporación y/o desarrollo, para
asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se persiguen,
de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la
incorporación de la nueva tecnología y/o desarrollo.
4. Asegurar dar y aumentar el capital estructural que la organización adquiera a
través del desarrollo delas actividades del Departamento, manteniendo a tal
fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a
las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios.
5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software
instalados en las dependencias en las que funcione el departamento y espacios
físicos para alojar equipamiento informático y de comunicaciones que se ponga
a disposición para uso de los usuarios.
6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del departamento,
además de los informes periódicos que se considere necesario formular o que
le sean solicitados.
7. Convocar periódicamente las reuniones del departamento y documentar lo
tratado en las mismas
Ubicación de las diferentes estructuras organizacionales
Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos
comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a
una serie de restricciones y determinados recursos. La determinación
de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar.
Toda organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por
periodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se
define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en
el tiempo mayor duración que el de objetivos. La misión de una organización
consiste en la e0presión de su razón de existir. Posee características que
superan el espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual,
queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular.
En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad central de la
organización y guía el destino de la misma.
Organización Emprendedores
Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en
un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y
administrada por un solo director general. Los sistemas de información están
pobremente planeados. La idea predominante es la dirección. Las actividades
giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por
ello la coordinación la lleva a la cumbre estratégica mediante supervisión
directa, mínimo de personal, mínima línea media y escaso staff de apoyo.

Actividad.

1. Elaborar un mapa mental que defina que es la administración y sus

funciones. Participación por equipo

2. ¿Cómo podría una empresa tradicional participar en el TLC con respecto

a la informática?

3. Hacer una distinción entre los empresarios y emprendedores dando

ejemplos de cada uno de ellos.

4. Elaborar un mapa mixto que describa las diferentes estructuras

organizacionales.
Cuestionario:
1. ¿Qué Significado tiene la información dentro de la función informática?

2. ¿Cuáles son las funciones de la administración?

3. ¿Qué pasa cuando se sale de control del área de informática?

4. ¿Porque es muy importante la utilización de los SI en los negocios?

5. ¿Cuál es la meta de la reingeniería de la administración Informática?

6. Describe brevemente los siguientes conceptos' organización, objetivos,

misión

7. Liste las estructuras organizacionales y explícalas brevemente con tus

propias palabras