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FACULTAD DE

INGENIERÍA
Carrera de Ingeniería Industrial

“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL


SISTEMA ERP ODOO PARA MEJORAR LOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE VENTAS E
INVENTARIO EN LA EMPRESA INVERSIONES
CIMAS E.I.R.L”

Trabajo de investigación para optar al grado de:

Bachiller en Ingeniería Industrial

Autores:
Ingrid Nicol Mendo Alvarez

Asesor:
Mg. Ing. Karla Rossemary Sisniegas Noriega

Cajamarca - Perú

2018
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ERP ODOO PARA MEJORAR LOS
PROCESOS DE GESTIÓN DE VENTAS E INVENTARIO EN LA EMPRESA INVERSIONES CIMAS E.I.R.L

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a Dios padre que me guía en mi camino para tomar decisiones

correctas, y a mi familia por brindarme su apoyo en todo momento, especialmente a mi

madre quien es mi motor y motivo para seguir adelante.

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AGRADECIMIENTO

Doy las gracias Dios padre por mi guía y consejero en este camino tan complicado,

a mi madre por ser mi fortaleza de continuar estudiando, a mi hermano por ser la persona

que me motiva a seguir adelante.

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Tabla de contenido

ACTA DE AUTORIZACIÓN PARA PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE


INVESTIGACIÓN Error!
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ACTA DE EVALUACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Error!


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DEDICATORIA 2

AGRADECIMIENTO 3

ÍNDICE DE TABLAS 5

ÍNDICE DE FIGURAS 6

RESUMEN 7

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN 8

CAPÍTULO II: METODOLOGÍA 12

CAPÍTULO III: RESULTADOS 15

CAPÍTULO IV: DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES Error!


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REFERENCIAS Error!
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ANEXOS Error!
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ÍNDICE E TABLAS

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ÍNDICE DE FIGURAS

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RESUMEN

La presente investigación tiene el fin de mejorar los procesos de gestión de ventas e

inventario, en la empresa Inversiones Cimas E.I.R.L. La cual no cuenta con un sistema de

información, y por ende lleva la gestión en manuscritos y hojas de cálculo, impidiendo el

flujo esbelto de información, y la toma de decisiones equívocas basadas en la subjetividad.

A partir de ello se propone la implementación del sistema ERP ODOO, en los procesos de

gestión citados.

Para realizar la propuesta es necesario tener un diagnóstico inicial de la empresa; para

ello se analizará los actuales procesos de gestión de ventas e inventario, mediante técnicas

de recolección de datos; como entrevistas, encuestas, fichas de observación, mapa de

procesos, documentos, registros y reportes (Glosario de Investigación, 2016). Así mismo se

empleará una prueba pre test para conocer los tiempos empleados en cada actividad

desarrollada. Luego se propone el desarrollo de una metodología de implementación del

sistema ERP Odoo en los procesos citados. Posteriormente, se mide los procesos después de

la implementación mediante indicadores y una prueba post test, para analizar las mejorar

alcanzadas. Por último, se realizará una evaluación económica- financiera para comprobar

la vialidad de la propuesta en la empresa.

PALABRAS CLAVES: ERP ODOO, Gestión, Ventas, Inventario

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CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN

En la actualidad el mundo empresarial se encuentra ante una realidad competitiva, en

donde el cliente toma la última decisión. Es por ello que empresas de todos los rubros se ven

en la necesidad de cambiar la forma de hacer negocios; incorporando las tecnologías de la

información en su manera de trabajar (Benvenuto Vera, 2006). En este campo se encuentra

al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), herramienta informática que

gestiona de manera integrada los procesos internos de una empresa, logrando un impacto

positivo en su rentabilidad (Chiesa, 2004). La presente investigación se desarrolla en la

empresa Inversiones Cimas EIRL, dedica al rubro maderero; la cual hasta ahora no ha hecho

uso de un sistema de información en el control y gestión de sus procesos clave. El gerente

de la empresa mencionó que los problemas en los procesos gestión de ventas e inventario

radican en no contar con un registro actualizado, llevar la gestión en hojas de cálculo y

manuscritos, y la falta de información rápida, exacta y breve, conllevan a la toma de

decisiones equívocas basadas en la subjetividad (Marín Sanchez, 2018). A partir de la

problemática encontrada se propone la implementación del sistema ERP Odoo, en la gestión

de ventas e inventario. He aquí donde nace la pregunta de investigación: ¿En qué medida la

propuesta de implementación del sistema ERP Odoo mejorará la gestión de los procesos de

ventas e inventario en la empresa Inversión Cimas E.I.R. L?

El actual proceso de gestión de ventas se maneja por vía telefónica y correos; las

ventas realizadas se registran a través de la facturación electrónica controlado por la SUNAT,

la información sobre los clientes se maneja en hojas de cálculo y manuscritos, las cuales son

registradas de manera general. Sin embargo, una adecuada gestión de ventas engloba a

conjunto actividades, procesos y decisiones que abarca la administración de la fuerza de

ventas de una empresa (Jhonson y Marshall, 2004). Cuando se refiere a la fuerza de ventas

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se engloba específicamente a las funciones del personal de ventas, es decir a las funciones

de ventas, servicio, y ejecutivo. En la presente investigación nos centraremos en la función

ejecutiva la cual se encarga de manejar reportes sobre el estado de ventas, rotación de

productos, créditos, compras, pedidos, cotizaciones, comprobantes, modos de pago,

descuentos por volúmenes de compra, necesidades de producción, análisis de indicadores;

cobros pendientes, investigar sobre nuevos productos, nuevas tendencias dentro del

mercado, entre otros factores en los que participa el cliente activamente (Guillén y Sánchez,

2017, p. 21). A partir de ello se puede determinar los indicadores de medición del actual

proceso de gestión de ventas, cuales son: Pedidos, cotizaciones, comprobantes de pago,

reportes, y registro de productos y clientes. Así mismo se medirá el tiempo empleado en

cada actividad a través formatos de prueba pre-test y post-test.

El actual proceso de gestión de inventario; lleva un registro en manuscritos, los cuales

no están clasificados; no se cuenta con información rápida, exacta y breve, para la realización

de reportes; una persona está a cargo del conteo y registro manual del mismo. Sin embargo,

una óptima gestión o administración de inventario abarca mucho. Dobler (1996) citado por

Durnad (2003, p.26) indica que gestión de inventarios “se enfoca al diseño de los sistemas,

utilizados para desempeñar las actividades de almacenamiento”. Este diseño implica ejecutar

un sistema de identificación de existencias, ubicar adecuadamente los inventarios, utilizar

los equipos correctos de manejo de inventarios, conocer los índices de rotación de

inventarios, valorización de inventario y reportes sobre el manejo de los mismos, en donde

participa activamente el inventario. De la información recopilada se puede determinar los

indicadores que permitirán medir el actual proceso de gestión de inventario. Específicamente

son: despacho de mercadería, productos registrados y reportes realizados sobre el mismo.

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Así mismo el tiempo empleado en cada actividad se medirán mediante formatos de prueba

pre-test y post-test.

A partir de la problemática expuesta se propone como solución la implementación

del sistema ERP ODOO, en la gestión de los procesos citados. Esta herramienta cuenta con

una tecnología potente y está considerado como el software empresarial más utilizado en

todo el mundo, se adecua al tamaño de la empresa; y la validez de su trabajo se puede

corroborar al seguir estándares de clase mundial, ISO9000 y CMMI. Es de libre descarga; y

solo es necesario configurar los módulos que más se adecuen a las necesidades de la empresa,

en este caso los módulos de ventas e inventario (ODOO, s.f.).

El tema a realizar se puede validar en investigaciones anteriores. En el artículo de

“Implementación de un sistema ERP en una organización” (Díaz, Gonzales, & Ruiz, 2005),

indica que un sistema ERP es una herramienta de gestión empresarial, la cual permite la

integración de todas las áreas de una empresa y el flujo esbelto de información, logrando la

correcta gestión de los procesos empresariales.

El autor Malpica Rodríguez, M. (2015). Metodología de implementación de un ERP

caso: Software libre en la gestión del proceso de ventas en una pyme de la ciudad de

Cajamarca, Perú. (Tesis de maestría). Escuela de postgrado. Universidad de Piura, Perú. Nos

menciona que un sistema ERP en una empresa es primordial, por ello se debe conocer cómo

seleccionar el adecuado y realizar su correcta implementación. De su estudio determina que

la mejor solución de software de gestión empresarial es el sistema ERP es Odoo, al ser así

realizó una revisión bibliográfica sobre el sistema y planteó una metodología rápida y

sencilla de implementación, llamada IPPE (Inicio, Planificación, Ejecución y Evaluación);

y para validar su propuesta escoge a una pyme e implementa el módulo de ventas logrando

su correcto funcionamiento.

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Así mismo para corroborar la efectividad del sistema Odoo, se debe mencionar al

autor Llanos Bardales, J. (2017). Efectividad en el desempeño de los procesos de negocio de

la agroveterinaria La Fortaleza SRL de la ciudad de Cajamarca utilizando un sistema de

planificación de recursos empresariales Odoo bajo la metodología IPEE. (Tesis de

titulación). Universidad Nacional de Cajamarca, Perú. El autor propone la implementación

del sistema OpenERP (Odoo) en una empresa dedicada al comercio minorista, el cual

presenta fallas en el flujo de información en los procesos administración, compras, ventas y

almacén. La implementación logró la interrelación y automatización de los procesos, y

alcanzó la efefectividad en su gestión.

A partir de las revisiones bibliográficas realizadas acerca de la implementación del

sistema ERP Odoo en los procesos de negocios de una empresa. Se puede afirmar que, si se

puede llevar a cabo la propuesta de implementación del Sistema Odoo en los procesos de

gestión de ventas e inventario en la empresa Inversiones Cimas EIRL. Sin embargo, para

poder llevar a cabo la siguiente investigación, se debe definir los objetivos a seguir. Para

comenzar se analizará los procesos actuales de la gestión de ventas e inventario, luego se

propone el desarrollo de una metodología del sistema ERP Odoo dirigido a la gestión de

dichos procesos, a continuación, se realiza la medición de dicha propuesta en los procesos

mediante indicadores, y para culminar se realizará la evaluación económica- financiera para

medir la viabilidad la propuesta en la empresa Inversión Cimas EIRL.

Los objetivos señalados apuntan directamente a lograr nuestro objetivo principal el

cual es, proponer la implementación del sistema ERP Odoo para mejorar los procesos de

gestión de ventas e inventario en la empresa Inversión Cimas E.I.R.L.

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CAPÍTULO II. METODOLOGÍA

El tipo de investigación a emplear debe dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿En

qué medida la propuesta de implementación del sistema ERP Odoo mejorará la gestión de

los procesos de ventas e inventario en la empresa Inversión Cimas E.I.R. L? Por lo tanto,

según su finalidad es tipo aplicada, ya que se aplicará conocimientos ya existentes (Glosario

de Investigación, 2016, p.18). En este caso el sistema ERP Odoo, aplicados en los actuales

procesos de gestión de ventas e inventario. Según su diseño se considera experimental,

porque se manipulará la variable independiente y su influencia en la variable dependiente

(Glosario de Investigación, 2016, p.19). En este punto haremos uso de pre-pruebas y post-

pruebas, con el fin de analizar los procesos mencionados antes y después de la

implementación del sistema. El diseño escogido se subdivide en investigación pre

experimental, el cual según Hernández, Fernández y Baptista Lucio (2010) lo consideran

como: “Un diseño de un solo grupo cuyo grado de control es mínimo”. Es decir, las pruebas

pre – test y post – test están dirigidas a los procesos de gestión de ventas e inventario.

Al trabajar con un tipo de estudio experimental, es necesario determinar la unidad de

estudio; los procesos de gestión de ventas e inventario; la población, actividades realizadas

en los procesos de gestión mencionados; y una muestra, la cual a un 95% de confianza, con

un 8% de tiempo de demoras personales y un límite de error del 5%, nos da un total de 113

observaciones a realizar. Sin embargo, por falta de tiempo para recolectar dicha cantidad, se

determinó solo 10 observaciones de cada actividad en cada proceso, lo que nos indicó un

límite de error del 11%. Estas 10 observaciones se llevarán a cabo en 10 días calendarios;

por ende, será necesario obtener alrededor 1 observación por día.

En la investigación es necesario emplear métodos, técnicas e instrumentos de

recolección y análisis de datos. Los métodos a emplear son: Cuantitativo, permite realizar

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un análisis numérico de la información recopilada, a través de una muestra representativa;

Cualitativo, nos da a conocer los problemas latentes de una situación específica, a través de

una conversación directa; y Descriptivo, determina los problemas de un contexto específico,

en base a fuentes históricas del objeto en estudio (Briones, 2018). Cada método cuenta con

fuentes de información. El Glosario de Investigación (2016) cita la información de Sierra

(2007) el considera dos tipos de fuentes: Primaria, información obtenida de fuentes reales y

provenientes de la experiencia; y Secundaria, información obtenida de estudios teóricos. A

partir de ello en la investigación se empleará distintas técnicas de recopilación de datos

relacionadas con el objeto en estudio. Además de información bibliográfica sobre el sistema.

Las técnicas a emplear son: La entrevista, Álvarez de Zayas y Sierra Lombardía

(2001) citado por Glosario de Investigación (2016, p.12) indican que es la base al momento

de formular una hipótesis, ya que puede ser rechazada o aceptada con respecto a la

información adquirida. La entrevista en la presente investigación recopila datos mediante

una conversación directa con el gerente y la administradora de la empresa, a fin de obtener

información sobre la situación problemática de la misma desde un enfoque global. Otra

técnica es la encuesta, la cual según Briones (2018) permite recopilar datos, a través de una

serie de peguntas abiertas o cerradas dirigidas a una muestra determinada, y las cuales siguen

un orden y estructura. Para este caso la encuesta irá dirigida al gerente y la administradora

de la empresa, con la finalidad de obtener información sobre la situación actual en los

procesos de gestión de ventas e inventario, y el grado de conocimiento de un sistema de

información en la empresa. La siguiente técnica es la ficha de observación, el cual recolecta

datos, a partir de un objeto de estudio, estableciendo elementos a observar, en modo

secuencial (Glosario de Investigación (2016, p.14). En el presente estudio se tomarán los

tiempos de las actividades realizadas en los procesos citados, a través de pruebas pre – test

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y post – test, a fin de conocer los resultados antes y después de la propuesta de

implementación del sistema. Otra técnica es la recopilación y análisis de documentos a partir

de fuentes de información primarias, provenientes de la experiencia (Glosario de

Investigación, 2016, p.14). Es por decir se recogerán registros, documentos y reportes en la

gestión de ventas e inventario de la empresa. La última técnica es el mapa de procesos,

método empleado para mostrar las actividades de un proceso mediante gráficos (Días, 2014).

En este estudio se conocerán las actividades realizadas en los procesos mencionados, antes

y después de la propuesta de implementación del sistema Odoo, a través de flujogramas.

Para llevar a cabo el procesamiento de datos recopilados se hará uso de los programas

Microsoft Word, el cual permite redactar los resultados encontrados; Microsoft Excel, a

través de sus herramientas se podrá realizar gráficos pasteles e histogramas; Ms Project, se

realizará el cronograma de actividades y Minitab, permite realizar diagramas de Pareto e

Ishikawa. Cada herramienta señalada cumple una función en la investigación. El

Histograma, muestra gráficamente la frecuencia de datos que caen dentro de los rangos

(Arzapalo, 2017, P.16). En este caso representará gráficamente los tiempos de cada actividad

en un intervalo de tiempo. Así mismo los gráficos pasteles representan un sector, que está

dividido proporciones numéricas que componen un todo (Chart Block, 2016). Es decir,

permitirá representar los resultados de las encuestas realizadas, según el sector establecido.

Otra herramienta primordial es diagrama de Pareto, el cual permite identificar que el 80%

de los efectos de un problema se debe al 20% de sus causas (Arzapalo, 2017, p. 18). Es decir,

permitirá conocer el 20% de las causas que ocasionan el 80% de los problemas, en base a

las encuestas realizadas. Por último, está el Diagrama de Ishikawa, esquema formado por

cinco componentes, que muestran las causas que influyen en un problema (Arzapalo, 2017,

p. 18). A trvés de este diagrama de pescado se conocerán las causas del problema.

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