A) ¿Quiénes están obligados a expedir factura o documento equivalente?

De acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario y las responsabilidades tributarias
establecidas en la DIAN, están obligadas a facturar o expedir documento equivalente todas
las personas o entidades que:

 Tengan calidad de comerciantes.

 Ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas (con ingresos
brutos superiores a 4000 UVT).
 Enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
 Sean responsables del impuesto de ventas del régimen común y del impuesto
nacional al consumo.
 Sean responsables del régimen simplificado del impuesto nacional al consumo de
bares y restaurantes.

Adicionalmente, el Literal H del Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 también establece la
obligación de facturar para las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos
del impuesto sobre las ventas o prestan servicios no gravados, cuyos ingresos brutos
durante el año gravable anterior fueron superiores a 4000 UVT.

B) ¿Quiénes no están obligados a expedir factura o documento equivalente?

El artículo 2 del decreto 1001 de 1997 señala expresamente a las personas que no están
obligadas a facturar, y tenemos:

1. Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y

Vivienda, las Compañías de Financiamiento Comercial.
2. Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de grado
superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas
Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relación con las
operaciones financieras que realicen tales entidades.
3. Los responsables del régimen simplificado.
4. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural
comprimido, en lo referente a estos productos.
5. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano
de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad;
7. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria,
en relación con esta actividad.
8. Las personas naturales que únicamente vendan productos excluidos del impuesto
sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen
los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen
simplificado.
 9. Los tipógrafos y litógrafos que pertenezcan al régimen simplificado del impuesto
sobre las ventas, deberán expedir factura por el servicio prestado, de conformidad
con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

De las anteriores personas no obligadas a facturar es importante resaltar algunas.

Las personas naturales que pertenecen al régimen simplificado no están obligadas a expedir
factura, pero pueden hacerlo si así lo desean.

Las personas naturales vinculadas por contrato de trabajo no deben expedir factura por sus
servicios, por el sueldo que le pagan.

Si la persona está vinculada mediante contrato de servicios y pertenece al régimen común,

tendrá que facturar sus servicios.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas en vista a que
sólo venden productos o servicios excluidos o no gravados, no deben facturar, pero si sus
ingresos anuales son iguales o superiores a 3.500 Uvt, deben expedir factura

Se precisa que no se es responsable del impuesto a las ventas quien no pertenece ni al

régimen común ni al régimen simplificado, en vista que no realizan una actividad grava con
el Iva.

C) ¿Qué Requisitos debe tener las facturas?

. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621
del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los
modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En

ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá
que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o

firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el

original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las
condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los
terceros a quienes se haya transferido la factura.

D) ¿Qué es la solicitud de autorización de numeración de factura y quien la

expide?

Para poder facturar, hay que solicitar autorización ante la División de Recaudación de
la DIAN.
 La resolución que autoriza la expedición de facturas tiene una vigencia de dos años.
Si vencido este tiempo aún no se ha agotado la facturación es necesario solicitar la
habilitación de una nueva numeración. Si, por el contrario, ésta se agota antes de la
fecha hay que pedir nuevamente la autorización

E) Cuantas modalidades de facturación existen?

En la solicitud de autorización de numeración de facturación (formato 1302) aparecen

cuatro opciones con su respectivo código, cada una atendiendo a las necesidades y
posibilidades específicas de cada negocio o actividad comercial. De esta manera, las
facturas aprobadas por la DIAN son las siguientes:

1. Facturación en papel o tradicional

Se trata del modelo de facturación más conocido por los colombianos. Se encuentra regido
por los artículos 617 y 618 del Estatuto tributario, y hace referencia a los talonarios
membretados y timbrados, cuyas facturas van numeradas según autorización de la DIAN y
llevan impresos los datos de la empresa: Número de Identificación Tributaria (NIT),
dirección, razón social y teléfono.

El resto de la información necesaria para la tramitación de la factura (nombre del cliente,

monto o cantidad de productos vendidos) se puede llenar a mano, en máquina de escribir o
mediante impresora al momento de concretar la transacción comercial.

2. Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)

Modelo ampliamente conocido por ser la modalidad utilizada en almacenes de cadena y

gran parte de los establecimientos comerciales pequeños y medianos. En ésta, se le da el
status de factura al tiquete generado por la máquina registradora en el momento en que el
cliente cancela su compra. Los sistemas modernos permiten almacenar copia digital de los
documentos generados.

Para el control fiscal, el Estatuto Tributario exige contar con una autorización de
numeración e imprimir al final de la jornada un comprobante de las ventas realizadas
durante el día. Además, al ser el tiquete de registradora un documento equivalente a la
factura de venta, debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:

 Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

 Número consecutivo de la transacción.
 Fecha de la operación.
 Descripción de los productos o servicios vendidos.
 Valor total de la transacción.
Todas las personas naturales o jurídicas que facturen en territorio colombiano, tienen que
acogerse a uno de los tipos de facturas aprobadas por la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales). ¿Sabes cuáles son esos modelos? A continuación, las abordamos en
detalle.

En la solicitud de autorización de numeración de facturación (formato 1302) aparecen

cuatro opciones con su respectivo código, cada una atendiendo a las necesidades y
posibilidades específicas de cada negocio o actividad comercial. De esta manera, las
facturas aprobadas por la DIAN son las siguientes:

1. Facturación en papel o tradicional.

2. Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)

3. Facturación por computador

4. Facturación mediante factura electrónica

F) ¿Qué es la facturación por computador y Facturas electrónica y qué diferencias

hay entre una y otro?

Facturación por computador

Este tipo de facturación se encuentra regulado por el artículo 617 Estatuto tributario.
Consiste en la tramitación y generación de recibos de venta en formato electrónico. Excel
puede servir para ello luego de añadirle la función de Visual Basic y realizarle ciertas
modificaciones que permitan cumplir con todos los requisitos técnicos que exige la DIAN.
Sin embargo, es recomendable utilizar un software especializado en el que se pueda asociar
la identificación del artículo o servicio a la tarifa del IVA. Además, para que la factura
generada por este medio sea legal, debe incluir:

 Denominación del documento como Factura de venta.

 Razón social y NIT del vendedor o de la empresa prestadora del servicio.
 Número de identificación y nombre completo o razón social del cliente.
 Número consecutivo de la factura.
 Fecha de expedición.
 Descripción de los productos o servicios vendidos.
 Valor total de la venta y del IVA pagado.

En este modelo, al cliente se le entrega la factura impresa en papel, pero las empresas no
están obligadas a conservar una copia física en sus archivos, puesto que su formato permite
verificar la existencia de los recibos de venta e imprimirlos cuando sea necesario
Facturación mediante factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario electrónico que soporta transacciones de

venta de bienes y/o servicios. La diferencia principal de este modelo con el de facturación
por computador es que toda la gestión (expedición, firma, entrega, aceptación y
almacenamiento) se da en medios y formatos electrónicos, aprovechando el desarrollo de
las tecnologías de la información y la comunicación, especialmente de Internet.

La normativa que regula este modelo de facturación exige que el software para hacerlo esté
certificado por la ISO 9001:2000, garantizando así las condiciones de seguridad necesarias
para la gestión de este tipo de documentos y dándoles la validez legal para efectos fiscales.

 Diferencia

Las diferencias entre facturar por computador y electrónicamente se resumen en que,

mientras la primera requiere la entrega del documento de manera física, la segunda precisa
que todo el proceso de facturación se realice a través de medios digitales, desde su emisión
hasta su recepción. Para ello -y una vez que comience a regir este sistema en suelo
colombiano- habrá una serie de empresas certificadas para brindar este servicio, cuyo
software o plataforma debe estar validada por la ISO 9001:2000.

G) ¿Qué requisitos debe contener el documento equivalente?

El artículo 3 del decreto 522 de 2003 señala cuáles son los requisitos que debe cumplir el
documento equivalente a la factura expedidos por el comprador en el caso que nos ocupa:

El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas
naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor
un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

H) ¿Qué son documentos sustitutos de la facturas?

Los tiques constituyen una excepción a la regla general de que los gastos y deducciones
deben justificarse mediante factura completa.

Son dos las condiciones que han de cumplirse para poder emitir tiques en lugar de facturas:

1. Que el importe de la operación no exceda de 3.000 euros (IVA incluido).

2. Que se trate de alguna de las operaciones enumeradas en el apartado 1 del artículo 4
del reglamento de facturación.

En cualquiera de las operaciones es factible sustituir tiques por facturas, en cuyo caso, será
imprescindible indicar a qué tiques sustituye la factura, pues de lo contrario podrían
computarse por duplicado determinado número de operaciones. A esto hay que añadir que
no se consideran facturas rectificativas las que se expidan en sustitución de tiques
expedidos con anterioridad, si los tiques expedidos en su día cumplían los requisitos
exigidos en el reglamento.

El contenido del tique ha de ser el siguiente:

1. Número (correlativo) y, en su caso, serie. Se podrán usar series separadas por

razones objetivas y entre otros casos:

a. Cuando existan varios establecimientos de trabajo.

b. Cuando se realicen operaciones de distinta naturaleza.
c. Cuando los tiques se expidan por los destinatarios o por terceros.
d. Los rectificativos.
e. Cuando se documenten las operaciones en facturas y tiques.

2. NIF del expedidor.

3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del expedidor.
4. Tipo impositivo aplicado o la expresión «IVA incluido».
5. Contraprestación total.

En caso de emitir tiques, es necesario conservar los rollos en los que se anoten las
operaciones y las matrices de los talonarios de vales.

Por último, añadir que, al igual que sucede con las facturas, es posible también remitir los
tiques a través de Internet a sus destinatarios, los cuales, en su caso, procederán a la
confección material de los mismos con sus propios medios (impresión remota).

I) ¿Qué sanciones incurre el usuario, comerciante o/y responsable de impuestos no

realizar las facturas en debida forma?
En cuanto a la sanción por no facturar, el artículo 652-1 del ET establece que será la
clausura del establecimiento de comercio por un período de 3 días (ver los artículos 657 y
658 del ET).

Es importante tener en cuenta que cuando el obligado a expedir factura repita alguno de los
hechos por los cuales le clausuraron el establecimiento de comercio, en este caso, no
expedir la factura o hacerlo sin el cumplimiento de ciertos requisitos (mencionados
anteriormente), la sanción de clausura será de 10 días calendario, además de una multa
equivalente a 0,5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año
anterior, sin que el valor de dicha sanción exceda el equivalente a 20.000 UVT (para el
2016, $29.753 x 20.000= $595.060.000).

J) ¿Qué sucede si el comerciante expide factura sin la autorización de numeración o

con ésta vencida?

Expedir una factura sin la resolución de autorización o con la resolución vencida, expone al
contribuyente a que la Dian le pueda cerrar su establecimiento de comercio.

Aunque en el artículo 617 del estatuto tributario no contempla dentro de sus requisitos la
inclusión en la factura de la resolución de autorización de facturación, sí lo exige la
resolución 00055 de 2016 de la Dian.

Si bien no hay una ley o decreto que de forma expresa imponga una sanción por el
incumplimiento de esta obligación, hay que considerar que la ley [artículos 684, 684-1 y
684-2 del estatuto tributario] faculta ampliamente a la Dian para que implemente los
sistemas técnicos de control que a su juicio considere necesarios, y en desarrollo de esa
facultad, la Dian expidió la resolución 00055 de 2016 , en la cual consideró la obligación de
solicitar autorización para facturar, por lo tanto esta es de obligatorio cumplimiento.

https://www.gerencie.com/consecuencias-por-expedir-facturas-con-la-resolucion-de-
facturacion-vencida-o-sin-ella.html

https://www.fiscal-impuestos.com/node/4280

https://www.gerencie.com/requisitos-del-documento-equivalente-a-la-factura.html