Proyecto-Tesis Llery005

“AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCILIACION NACIONAL”
SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO

EN TRABAJO INDUSTRIAL
Zonal Cajamarca – Amazonas – San Martin
Proyecto de Innovación y/o Mejora para Obtener el

Grado de Nivel Profesional Técnico
TITULO : “ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN

SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE
TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA
TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO”
EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -

TARAPOTO GOBIERNO REGIONAL
AUTORES : LLERY MOZOMBITE CHUJUTALLI
CARRERA : Desarrollo de software
INSTRUCTOR : Hitler Callantes Chulés
MONITOR :
GRUPO :
CFP/UFP : TARAPOTO
TARAPOTO -PERU
2018
ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE
DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -
TARAPOTO
INDICE
Contenido
INDICE..........................................................................................2
EPIGRAFE ......................................................................................6
AGRADECIMIENTO ..........................................................................7
DEDICATORIA ................................................................................8
RESUMEN ......................................................................................9
ABSTRACT ................................................................................... 11
PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES .................................. 13
DENOMINACION DEL PROYECTO ............................................... 14
1. ANTECEDENTES .................................................................... 15
1.1. Generalidades De La Empresa ................................................ 15
1.1.1. Razón Social De La Empresa ................................................ 15
1.1.1.1. Reseña Histórica .............................................................. 15
1.1.1.2. Localización .................................................................... 17
1.1.1.3. Aspectos Geográficos ............. Error! Bookmark not defined.
1.1.1.4. Aspectos Demográficos, Social-EconómicosError! Bookmark

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1.1.2. Misión ............................................................................... 17
1.1.3. Visión ............................................................................... 17
1.1.4. Políticas ............................................................................ 17
1.1.5. Valores ............................................................................. 19
1.1.6. Principios .......................................................................... 19
1.1.7. Estructura Organizacional .................................................... 20

TARAPOTO
1.1.8. Productos y/o Servicios ....................................................... 21
1.1.9. Proyecciones a Futuro ......................................................... 21
1.2. Identificación del Problema .................................................... 22
1.3. Análisis De La Situación Actual ............................................... 22
1.3.1. Examinando el método actual .... Error! Bookmark not defined.
1.4. Análisis de causas raíces del Problema ..................................... 26
1.5. Formulación Y Planteamiento Del Problema .............................. 29
1.6. Justificación ............................... Error! Bookmark not defined.
1.7. Alcances .................................... Error! Bookmark not defined.
2. OBJETIVOS ........................................................................... 33
2.1. Objetivo General ................................................................... 33
2.2. Objetivos Específicos ............................................................. 33
3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA.................. 33
3.1. Criterios y Factibilidad ......................................................... 33
3.1.1. Criterios ......................................................................... 33
3.1.2. Factibilidad ..................................................................... 34
3.2. Diagrama de Análisis del Proceso MejoradoError! Bookmark not

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3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP) ....................... 38
3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP)Error! Bookmark not

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3.3. Resumen de la Propuesta .................................................... 38
3.4. Marco Referencial ............................................................... 39
3.4.1. Términos Básicos ............................................................. 39

TARAPOTO
3.4.2. Conceptos Tecnológicos o Bases Teóricas ............................ 40
3.4.3. Gestión Ambiental............................................................ 40
3.4.4. Gestión de Seguridad ....................................................... 40
3.4.5. Gestión de la Calidad........................................................ 40
3.4.6. Normas Técnicas Relacionadas .......................................... 41
4. PLANOS DE TALLER, ESQUEMAS/DIAGRAMASError! Bookmark

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4.1. Planos de la Empresa .................. Error! Bookmark not defined.
4.1.1. Planos de Ubicación (externo) .... Error! Bookmark not defined.
5. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES ........................................ 41
5.1. Costos de Materiales/Insumos Empleados para la Implementación

de la Mejora................................................................................. 42
5.2. Costo de la Mano de Obra para la Implementación .................... 43
5.3. Costos Indirectos de la Implementación del Proyecto ................ 43
5.4. Costo total de la Implementacion del Proyecto .......................... 44
5.5. Evaluación Económica/Financiera .. Error! Bookmark not defined.
5.5.5. Ingreso del Proyecto (en soles) .. Error! Bookmark not defined.
5.5.6. Egresos del Proyecto................. Error! Bookmark not defined.
5.6. Resumen ............................................................................. 44
5.7. Indicadores de Evaluación de la MejoraError! Bookmark not

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5.7.1. Relación Beneficio neto/costo ..... Error! Bookmark not defined.
5.7.2. Relación Costo/Beneficio ........... Error! Bookmark not defined.
5.7.3. Periodo de recuperación de la InversiónError! Bookmark not

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6. TIEMPO EMPLEADO O ESTIMADO PARA LA APLICACIÓN ...... 45

TARAPOTO
7. CONCLUSIONES FINALES ..................................................... 46
8. BIBLIOGRAFIA ..................................................................... 46
ANEXOS ..................................................................................... 46
TARAPOTO
EPIGRAFE
TARAPOTO
AGRADECIMIENTO
La vida se encuentra plagada de retos y uno de ellos es estudiar, tras

verme dentro de ella me he dado cuenta que más allá de ser un reto, es
una base no solo para mi entendimiento del campo en el que me e visto
inmersa si no para lo Que concierne a la vida y mi futuro.
Le agradezco a mi institución y a mis padres por sus esfuerzos para que

finalmente pudiera graduarme como un feliz profesional.
TARAPOTO
DEDICATORIA
El presente trabajo de tesis primeramente me gustaría agradecerte a Dios

por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste
realidad este sueño anhelado. El instituto SENATI por darme la
oportunidad de estudiar y ser un profesional.
También me gustaría agradecer a mis profesores durante toda mi carrera

profesional porque todos han aportado con un granito de arena a mi
formación y sus consejos, su enseñanza y más que todo por su amistad.
De igual manera agradecer a mi profesor de Investigación y de Tesis por
su visión crítica de muchos aspectos cotidianos de la vida, por su rectitud
en su profesión como docente, por sus consejos, que ayudan a formarte
como persona e investigador. Son muchas las personas que han formado
parte de mi vida profesional a las que me encantaría agradecerles su
amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más
difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos
y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darles las gracias
por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus
bendiciones.
TARAPOTO
RESUMEN
El presente proyecto “Análisis, Diseño e Implementación de un sistema

Informático para la gestión de tramite documentario en el área de
recursos humanos de la gerencia territorial bajo mayo – Tarapoto” tiene
como objetivo principal mejorar la accesibilidad y el control de la
información por parte de los usuarios, de los trámites documentarios,
permitiendo un acceso eficiente y eficaz a los usuarios y a su seguimiento
del trámite de sus documentos, durante el desarrollo de la investigación
se abordó los conceptos de análisis, diseño e implementación de la
aplicación de escritorio para el trámite documentario.
La Gerencia Territorial Bajo Mayo - Tarapoto Gobierno Regional tiene

inconvenientes para la gestión documentaria, no cuenta con un sistema
documentario para poder registrar los documentos que ingresan al área
de Recursos Humanos.
Por su parte los trabajadores del área de Recursos Humanos, perciben

trabas y/o limitaciones al efectuar diversos trámites administrativos,
porque al no tener este sistema ellos tienen que registrar todos los
documentos de manera manual en un cuaderno y el control de dicho
cuaderno no se lleva de una mejor manera.
Dado el Gobierno Regional de Tarapoto, atiende directamente y provee

de servicios públicos en el ámbito de sus competencias a la población de
su provincia, en lo que corresponde a la gestión documentaria generada
por trámites diversos, se aprecia que esta no cuenta con los sistemas
informáticos que permitan una adecuada recepción, atención, control y
archivo de la documentación, la cual se registra de forma manual; el
equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento,
entre otros por lo que se requiere modernizar la gestión documentaria
TARAPOTO
para una rápida y oportuna atención a los usuarios que permita generar
oportunidades de inversión y desarrollo para la empresa.
TARAPOTO
ABSTRACT
The present project "Analysis, Design and Implementation of a computer

system for the management of documentary processing in the area of
human resources of the territorial management under May - Tarapoto"
has as main objective to improve the accessibility and the control of the
information on the part of users, document procedures, allowing efficient
and effective access to users and their monitoring of the processing of
their documents, during the development of the investigation addressed
the concepts of analysis, design and implementation of the desktop
application for the process documentary.
The Territorial Management Under Mayo - Tarapoto Regional Government

has problems for document management, does not have a document
system to be able to register the documents that enter the area of Human
Resources.
For their part, workers in the area of Human Resources, perceive

obstacles and / or limitations when performing various administrative
procedures, because by not having this system they have to register all
documents manually in a notebook and the control of said notebook is not
It's in a better way.
Given the Regional Government of Tarapoto, serves directly and provides

public services in the field of their powers to the population of their
province, in what corresponds to the document management generated
by various procedures, it is appreciated that it does not have computer
systems that allow an adequate reception, attention, control and archiving
of the documentation, which is recorded manually; the equipment and
scarce human resource and / or demonstrates low performance, among
others, which requires modernizing the documentation management for
TARAPOTO
a quick and timely attention to the users that allows generating
investment and development opportunities for the company.
TARAPOTO
PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES
APELLIDOS : MOZOMBITE CHUJUTALLI
NOMBRE(s) : LLERY
ID : 918995
CARRERA : DESARROLLO DE SOFTWARE
CICLO : VI
INGRESO : 2015-II
INSTRUCTOR : HITLER COLLANTES CHULES
CELULAR : 948868989
E-MAIL : piscisllemochu1997@gmail.com
INSTRUCTOR : Hitler Collantes Chules

TARAPOTO
DENOMINACION DEL PROYECTO
“ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE
DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA
GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO”
EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -
TARAPOTO GOBIERNO REGIONAL
REPRESENTANTE LEGAL : Gunter Delgado Ríos – Gerente General
DIRECCIÓN : JR ORELLANA 634 TARAPOTO
TELEFONO :
INICIO : 07 – 02 – 2018
TERMINO : 26 – 06 – 2018
TARAPOTO
1. ANTECEDENTES
1.1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
A continuación, se explican los conceptos necesarios para

comprender el problema que se desea resolver a través del
desarrollo del presente proyecto, luego se mencionan algunas
alternativas de solución existentes en el mercado, y finalmente
se presenta la alternativa de solución que se plantea como parte
del proyecto de tesis.
1.3.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA
GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
1.3.2. RESEÑA HISTÓRICA
La Sub Región Bajo Mayo-Tarapoto es un órgano

desconcentrado del Gobierno Regional San Martín,
responsable de formular, programar, coordinar, ejecutar
y supervisar las acciones regionales de desarrollo en su
ámbito jurisdiccional (Provincias de San Martín, Lamas,
El Dorado y Picota), en concordancia con los planes y
programas de alcance Subregional y el Plan de Desarrollo
Regional Concertado. El Reglamento de Organización y
Funciones de la Sub Región Bajo Mayo-Tarapoto define
la organización Interna y las Funciones específicas de sus
órganos.
Cuenta con un equipo de profesionales y técnicos

multidisciplinarios con amplia experiencia, que marca su
hito al elaborar el informe técnico que justifica la creación
TARAPOTO
de la UNIDAD EJECUTORA 004-SUB REGION BAJO MAYO-
TARAPOTO y el titular del Pliego remita a la Dirección
Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de
Economía y Finanzas, para su revisión, aprobación,
incorporación, ejecución y control del proceso
presupuestario del Sector Público en el año 1,999.
Esta Oficina como órgano Desconcentrado del Pliego 459,

según el Reglamento de Organización y Funciones de
cada época (CORDESAM, CTAR, GORESAM) se inicia con
el Nombre de Oficina Zonal Bajo Mayo y Bajo Huallaga,
luego Oficina Zonal Bajo Mayo-Tarapoto, hoy Gerencia
Territorial Bajo Mayo-Tarapoto.
Desde Abril de 1,999 la denominada hoy Gerencia

Territorial Bajo Mayo-Tarapoto, está Registrado en la
SUNARP, SUNAT Y MEF, como Persona Jurídica SUB
REGION BAJO MAYO-TARAPOTO teniendo como
Representante Legal un Gerente Sub Regional y como tal,
adquiere Bienes y servicios; por medio de su Oficina de
Panificación y Presupuesto venía recibiendo
transferencias presupuestales irrisorias para gastos
corrientes en los Rubros Personal y Obligaciones
Sociales.
TARAPOTO
1.3.3. Localización
1.3.4. Misión
Promover el desarrollo integral y sostenible de la región

de manera inclusiva, competitiva y solidaria; en el marco
de la modernización, con enfoque territorial y gestión de
cuencas
1.3.5. Visión
Al 2021 somos modelo de región en bienestar social,

competitividad y valoración de nuestros recursos
naturales y diversidad.
1.3.6. Políticas
Administración y Gestión de Desarrollo.

TARAPOTO
La Administración y Gestión de Desarrollo Departamental
debe estar centrada en una concepción de Desarrollo que
privilegie la competitividad y la modernización
productiva, el desarrollo social, el desarrollo de una
capacidad de infraestructura a nivel departamental y el
uso sustentable de los recursos naturales. En esencia la
forma que administramos, la manera en que
estructuramos nuestras organizaciones influye en lo que
es y será
nuestra sociedad. A continuación, describimos algunos

aspectos que se deben tener presente para una eficaz y
eficiente Administración.
Políticas Sobre Recursos Naturales
Las Políticas de recursos naturales están orientadas al

manejo racional de los recursos agua, suelo, flora, fauna
silvestre, áreas naturales protegidas, basándose en la
evaluación de los recursos naturales y el establecimiento
de una base de datos con el apoyo de un Sistema de
Información Geográfica para la puesta en práctica de la
Nueva Ley Forestal y de Fauna Silvestre.
Aspectos Ambientales
La Construcción de la Carretera Marginal de la Selva, se

hizo con Fernando Belaunde Ferry, en la década de los
sesenta, ha sido sin duda ha sido sin duda el principal
factor y el más poderoso impulso de la migración andina
hacia San Martín, la cual modificó profundamente el
TARAPOTO
mapa demográfico del departamento, atrayendo
inversiones para diversas actividades Económicas. Este
proceso migratorio tiene hasta la fecha consecuencias de
gran impacto en el uso y manejo de los recursos
naturales.
1.3.7. Valores
- Ética
- Justicia
1.3.8. Principios
- Respeto
- Colaboración
- Trabajo en Equipo
- Tolerancia
1.3.9. Estructura Organizacional
1.3.10. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Los servicios que brinda el área de recurso humanos de la

empresa es:
 Contratar personal idóneo para cada puesto laboral vacante,
y también del mantenimiento de un plantel laboral con
posibilidades y comodidades, en buenos ambientes, con
respeto y tolerancia.
 atender todas las necesidades y situaciones referidas
al personal humano de una organización.
 Se encarga también de todos los asuntos referidos
al ambiente laboral. Es quien organiza las reuniones y
celebraciones, aplica las reglamentaciones en relación al
respeto, la tolerancia, y el cumplimiento de las leyes
laborales
1.3.11. PROYECCIONES A FUTURO
- Mejorar la cobertura de los servicios básicos para la población
- Mejorar la calidad de la atención en salud de la población en

mayor condición de vulnerabilidad
- Reducir la desnutrición crónica en niñas y niños menores de

5 años
- Mejorar la calidad de los aprendizajes de los estudiantes de

la educación básica en la Región San Martín
ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO
EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
- Fortalecer la capacidad técnica de las Instituciones de

educación superior no universitaria en la Región San Martín
- Contribuir a la reducción de los Índices de Inseguridad

Ciudadana que afectan a la población
- Mejorar la gestión institucional del GORESAM
1.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Actualmente, El área de recursos humanos de la gerencia territorial de

bajo mayo carece de un sistema automatizado que le permita controla
la documentación que ingresa al área.
A través de las entrevistas previstas con el director, se obtuvo como

resultado que es necesaria la automatización del área de
documentación, un sistema que administre la información y genere los
resultados óptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta
satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de realizar otras labores.
No es posible ubicar de manera rápida el estado actual de algún

documento que se presenta, como la seguridad en el momento de que
se ha tramitado un expediente determinado a otra área o que el mismo
está en pendiente.
1.3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
De acuerdo a lo que se puede observar La gerencia territorial bajo

mayo, debe administrar las actividades trámite documentario al interior
de dicha área, como son el despacho de cada documento a su
respectiva área que le corresponde, los trámites de estos documentos
se han venido realizando de manera manual y desorganizadamente con
la correspondiente falta de control, pérdida de algunos documentos de

trámites.
Así mismo con el incremento de los trámites que se han venido

presentando, el problema radica en que no existe una aplicación en
donde se centralice toda la información, no hay una base de datos para
administrar los trámites documentarios realizados.
Esto conlleva a la creación de diferentes estrategias para sanear el

problema. En muchos casos, un simple papel y en otros casos con la
ayuda de una hoja de cálculo se obtiene lo deseado. Estos procesos
podrían funcionar, sin embargo, muestran ineficiencia en la
administración de los trámites que se realizan, ya que no está
informatizado todo el proceso. En caso se extravíe alguno de los
documentos de interés de la gerencia, no se podrían formular de
inmediato y como consecuencia se generaría inconvenientes y
disgustos en los involucrados.
Para aliviar esta necesidad, se requiere contar con un sistema de

información en entorno de escritorio con soporte capaz de gestionar
todos los procedimientos de trámites documentarios, dicho sistema ha
sido creado en el Lenguaje Visual Studio 2015 con base de datos MySQL
De acuerdo a los argumentos presentados en la definición del problema

se
ha establecido la siguiente interrogante de investigación.

1.3.1. EXAMINANDO EL MÉTODO ACTUAL
CONOCE CRITICA SUGIERE ELIGE
PROPOSITO ¿Qué se hace? ¿Por qué se hace? ¿Qué otra cosa ¿Qué debería
podría hacerse? hacerse?
Desarrollo de un Sistema Los clientes piden que se
informático para la gestión realice un sistema, Se puede realizar Seguir con el Sistema
del trámite documentario en porque todo el control lo también un sistema que se tiene como
el área de RRHH de la llevan en un cuaderno y a WEB en donde se proyecto, y también
gerencia territorial Bajo veces se pierde o no lo tenga un mejor control realizarlo más adelanta
Mayo. encuentran a tiempo virtual de todo lo que un Sistema WEB.
se hace en oficina
LUGAR ¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace allí? ¿En qué otro lugar ¿Dónde debería
podría hacerse?
Se realiza en las oficinas de Porque es el lugar donde hacerse?
RRHH de la gerencia se implantará el sistema Se podría hacerse en
En un lugar donde se
territorial Bajo Mayo y es en donde se tiene las instalaciones de
tenga contacto con los
contacto directo con los oficinas aledañas, ya
usuarios directos con el
beneficiarios del Sistema que lo se quiere es
sistema, ya que allí se
estar cerca a nuestros
vería la necesidad de
clientes del sistema
una manera real.
SUCESION ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace en ¿Cuándo podría ¿Cuándo debería
ese momento? hacerse? hacerse?
Cada cambio que se desee,
se hace siempre en cuando Porque si no, no se sabría Solo se podría realizar Solo cuando el cliente
los usuarios lo pidan, ya que las necesidades de los siempre en cuando lo pide los cambios que se
usuarios y que es lo que soliciten los usuarios, deseen. Ya que pidiendo
ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO - TARAPOTO
es necesario una necesidad necesita y para que lo ya que es necesario los cambios solo allí se
para poder cumplirla. necesita, no se podrían una necesidad saber podría saber las
saber las necesidades las necesidades. necesidades de una
reales de los usuarios. manera real.
PERSONA ¿Quién lo hace? ¿Por qué lo hace esa ¿Qué otra persona ¿Quién debería
persona? podría hacerlo? hacerlo?
Lo realiza el Analista,
Diseñador y Programador de Porque es el único Solo los que sean El Analista, Programador
Sistemas. especialista que se asistentes al momento y Diseñador y sus
encarga de todo el de y programar el ayudantes sí, es que los
sistema informático, Sistema tuviera.
MEDIOS ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace de ¿De qué otro modo ¿Cómo debería
ese modo? podría hacerse? hacerse?
Para poder realizar el
sistema planteado, se Se realiza de ese modo, Se podría realizar un Se debe de usar una
utilizará una computadora, ya que es el medio en sistema Web, en computadora con acceso
con los siguientes programas donde los clientes tienen donde más personas a los siguientes
instalados. un mejor contacto con el se verán beneficiadas programas:
- Visual Studio .NET Sistema, que es la con el sistema de - con Visual BASIC
- XAMMP para el manejo finalidad de este escritorio realizado en .NET
de base de datos con proyecto. esta primera versión. - XAMMP para el
MySQL manejo de base de
- Rational Rose para el datos con MySQL
modelado RUP - Rational Rose
1.3.3 DIAGRAMA ENTIDAD RELACION DE LA BASE DE DATOS
1.4. ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍCES DEL PROBLEMA
En el transcurso de la investigación una de las constantes fallas que se

tiene es que no está definido el alcance del sub área de Control de
archivos; debido a ello, muchas veces no se puede atender a todos, ya
que se debería asignar el tiempo debido al proyecto. Asimismo, no
existe un MOF (Manual de Operaciones y Funciones) en el cual se
definan las funciones de este recurso y su relación con el entorno. En
lo que si se ha mejorado es que ahora hay más coordinación con el jefe
esto facilita, se algún modo, las coordinaciones inmediatas que hay que
hacer en el día a día.
El proceso de control documentario consiste en dar asistencia a los

usuarios que necesiten hacer uso del área de recursos humanos
mediante el envío de información relacionada al área, estos pueden ser
enviados a los clientes, a los proveedores, y otros clientes externos.
Las responsabilidades del Controlador de Archivo son las siguientes:
- Administración física de los documentos entregados por los clientes.
1.4.1. A DIAGRAMA CAUSA-EFECTO (ISHIKAWA) PARA EL

PROBLEMA DE LLENADO DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS
CONTROLADOR DOCUMENTO DE
DE ARCHIVO ALMACENAMIENTO
CONSTANTES QUEJAS DE
LOS CLIENTES INTERNOS Y
EXTERNOS PORQUE NO
ESTAN AL DIA LOS
ARCHIVOS DE TRÁMITES Y
LA FALTA DE CONTROL
METODO DE MEDICIÓN DE LOS

ARCHIVAMIENTO BENEFICIOS
1.4.2. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO (ISHIKAWA) PARA EL

PROBLEMA DE ABANDONO DEL PUESTO LABORAL PARA
TRABAJAR EN OTRAS ACCIONES QUE NO LE
CORRESPONDEN
CONTROLADOR DOCUMENTO DE
DE ARCHIVO ALMACENAMIENTO
ABANDONO DEL
PUESTO DE TRABAJO
PARA TRABAJAR EN
ACCCIONES QUE NO LE
CORRESPODEN
METODO DE MEDICIÓN DE
ARCHIVAMIENTO LOS BENEFICIOS
1.5. FORMULACIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿De qué manera se puede mejorar la gestión de tramite documentario

en el área de recursos humanos de la gerencia territorial bajo mayo -
Tarapoto?
1.6. JUSTIFICACIÓN
La justificación en este proyecto de análisis es ver la eficiencia del

trámite documentario en la oficina de Mesa de Partes del área de
Recursos Humanos, que a su vez se ubica en la secretaría de la
Gerencia Territorial del Bajo Mayo, ya que no cuenta con muchos
requisitos por los que no se realizan satisfactoriamente los procesos
encargados para ésta oficina, dado a que es bastante importante
realizar este análisis, para de esa forma sugerir ideas que puedan
contribuir con el mejoramiento en esta oficina, en resumen es necesario
analizar y diseñar el ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE
DOCUMENTARIO EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA
GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO DE LA CIUDAD DE TARAPOTO,
para proponer, sistematizar todo el manejo documentario y control del
mismo.
Los beneficios que se logren con esta investigación son bastante

importantes y a su vez de intereses personal e institucional basándose
en las siguientes viabilidades.
VIABILIDAD OPERATIVA
Es viable porque una vez dada la capacitación a los miembros de mesa

de partes, sobre el sistema a implementar, tendrán la capacidad para
poder adaptarse y trabajar con mayor facilidad en la redacción y

activación de documentos en la institución.
VIABILIDAD ECONOMICA
De acuerdo a las entrevistas que se realizó a los encargados que

laboran en esas oficinas es viable, porque la institución brinda un
presupuesto para esta tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque
cabe mencionar que más prioridad tienen otras oficinas sin analizar que
esta también es importante, dado a que todos los documentos que
ingresan a la institución pasan por ahí primero.
VIABILIDAD TECNICA
También es viable técnicamente, dado a que está relacionado a la

viabilidad operativa y económica, sin estos no podría ser posible la
aplicación del sistema a implementar, puesto que el sistema a
implementar requiere de computadoras de última generación y no sería
posible sin la designación de un presupuesto por parte de la institución
(Viabilidad económica), ni operada por el personal de mesa de partes
sin la capacitación respectiva (Viabilidad Operativa).
Los problemas que se encuentran son los que se detallas a

continuación:
- Aumento del tiempo promedio en el trámite o atención de un

documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos
y/o documentos traspapelados.
- Disminución de la efectividad por el aumento significativo de la

cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a
los errores.
- Disminución en la productividad al contar con procesos lógicos para

la atención de la documentación.
- Incremento de costos en el uso de papel, aumentando

drásticamente los gastos por este concepto.
- La ubicación de un documento en trámite tarda mucho tiempo al

tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar
un determinado documento pues que no dispone de acceso
instantáneo a la información específica.
1.7. ALCANCES
Desarrollo e implementación del Sistema Informático de Gestión de

tramite documentario en el área de recursos humanos de la Gerencia
Territorial Bajo Mayo - Tarapoto, que deberá comprender:
Manejo de seguridad a través de niveles de roles y funciones.
- Gestión y administración de toda la documentación que ingresa por

Mesa de Partes como aquella que genera la Gerencia Territorial Bajo
Mayo de la ciudad de Tarapoto.
- Generar consultas y seguimientos para la gestión de toda la

documentación en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso
a los diferentes tipos de usuarios.
- Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma ágil,

flexible y amigable, el sistema deberá gestionar, clasificar y
distribuir los documentos y el archivo de su organización.
- Manuales y guías de usuarios y administradores del sistema.
- Definición de las propuestas normativas respecto del proceso de

gestión documentaria y las directivas para su implementación,
pruebas, puesta en marcha, operación, mantenimiento, control y

mejora continua del Sistema Informático de Gestión de Trámite
documentario.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA

INFORMATICO PARA LA GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA GERENCIA TERRITORIAL BAJO
MAYO - TARAPOTO
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Ejecutar actividades de recepción, calificación, registro y distribución

de documentos que llegan a la empresa.
- Ejecutar verificar la actualización de registros, de documentos al área
de recepción.
- Analizar las actividades que realiza ésta oficina para transparentar
todos los procesos y poder llegar a un mayor número de propuestas
que tengan la capacidad de ejecutar los trabajos solicitados.
- Mejorar el sistema documentario en sus distintas etapas a través de
procedimientos adecuados que permitan una atención efectiva a
todos los usuarios.
3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA
El proyecto de innovación que se está presentando a continuación es para

mejorar todos los procesos para los cuales ha sido diseñado como lo son
todos los documentos que ingresen por la mesa de partes del área de
recursos humanos de una manera eficaz y eficiente y para ello se irán
describiendo los diversos factores que contempla su desarrollo.
3.1. CRITERIOS Y FACTIBILIDAD
1.1.1. CRITERIOS
a) CRITERIO TECNOLÓGICO
Existe en este momento herramientas que permiten generar
unas aplicaciones de escritorio de excelente calidad y son de fácil
acceso las herramientas que se usaran para esta implementación
son
 Visual studio. NET
 XAMMP para el manejo de base de datos con MySQL.
 Rational Rose para el modelado RUP
b) CRITERIO ECONÓMICO
El software que genera esta aplicación es de uso libre por lo que
la empresa no tendrá que invertir licencias
c) CRITERIO ECOLÓGICO
El software usado no genera no genera ningún tipo de
contaminación, por el contrario, contribuye al ahorro de papel.
1.1.2. FACTIBILIDAD
a) FACTIBILIDAD COMERCIAL
A continuación, se presenta un estudio que dio como resultado

la factibilidad económica del desarrollo del nuevo sistema de
información. Se determinaron los recursos para desarrollar,
implantar, y mantener en operación el sistema programado,
haciendo una evaluación donde se puso de manifiesto el
equilibrio existente entre los costos intrínsecos del sistema y
los beneficios que se derivaron de éste, lo cual permitió
observar de una manera más precisa las bondades del sistema
propuesto.
Este proyecto surge con la necesidad de mejorar los problemas

de los procesos dentro de la gerencia territorial bajo mayo de
Tarapoto, pero como la mayoría de empresas de la región
siempre hay una limitante económica saltante a la vista y la
gerencia territorial bajo mayo no es la excepción, y el no contar
con hardware adecuado para la gestión de la información hace
que se presenten las siguientes deficiencias:
- No se cuenta con un servidor de base de datos.
COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN
ITEM COSTO S/. PERIODO

Cuando sea
Instalación de software 200
necesario
Mantenimiento de equipos 150 Mensual
Mantenimiento de
250 Mensual
plataformas
Actualización de
400 Indeterminado
componentes
Cuando se
Capacitación de usuarios 200
requiera
Integración de un 800 Mensual
encargado para la
administración de la base
de datos
b) FACTIBILIDAD OPERACIONAL
El trámite documentario presenta los siguientes procesos:
- Creación o Recepción de documentos: este proceso se

realiza diariamente, en un tiempo estimado de 5 a
10minutos.Consiste en la secuencia de la prestación del
documento ya sea interno o externo que será recibido por la
secretaria o quien haga sus veces debiendo adherir el sello
de recibido, incluyendo el numero correlativo que se le asigna
por orden de llegada para su registro.
- Registro de documentos: Es la acción que consiste en

anotar en forma permanente y sistemática los datos referidos
al documento (anotar con cuidado y en forma detallada los
datos relevantes) y la trayectoria que realizan de acuerdo a
un orden.
- Administración de los documentos: es la acción de enviar

el documento para su atención. Los documentos emitidos y
recepcionados por la secretaria, son distribuidos al área
correspondiente (Tesorería, Contabilidad, Gerencia o Consejo
Directivo) quien posteriormente derivara dicho documento,
para su ejecución según corresponda.
- Evaluación de los documentos: al llegar los documentos

al área correspondiente, estos son evaluados y devueltos a
la secretaria con el resultado adoptado por el área
competente al usuario interno y externo.
- Atención y Archivo de documentos: consiste en agrupar

los documentos bajo cierto. Una vez que los documentos han
dejado de servir para sus fines, se puede disponer para su
archivamiento. Posteriormente las copias de los documentos
procesados, se conservan y mantienen archivados en Mesa

de Partes.
- Consultas y Búsqueda de documentos: permite saber el curso

en que se encuentra el documento.
Aptitud de los Usuarios con el sistema:
- Interés en el proyecto debido al ahorro de tiempo y recursos

en el proceso de los documentos, y así lograr un trabajo
eficiente.
- El proyecto cuenta con la autorización del Sr. Administrador

dela gerencia territorial bajo mayo, quien es la máxima
autoridad de esta institución.
- El proyecto cuenta con un acceso limitado a la información,

debido a la carga laboral de sus encargados
Normas y Reglamentos:
- Los documentos sólo son accesibles por la gerente y la

secretaria.
- La secretaria es la encargada de ver el curso de los

documentos hasta que termine su proceso.
c) FACTIBILIDAD TÉCNICA O TECNOLÓGICA
Tabla de costos de bienes materiales de cómputo y oficina.
CANTIDAD BIENES COSTO
1 COMPUTADORA S/. 1500.00
TOTAL S/. 1500.00
Tabla de beneficios obtenidos a futuro.

Tiempo Tiempo con

consumido el
INDICADORES con el Sistema Beneficio
Procedimiento Informático
actual Propuesto
Tiempo en realizar una
20 min/dcto. 03 min/dcto. 17 min
búsqueda.
Tiempo en consultar el
20 min/dcto. 03 min/dcto. 17 min
estado del documento
Tiempo en distribuir los
10 min 20 min/dcto. 8 min
documentos.
Tiempo en atender un
01 mes/dcto. 02 días/dcto. 28
documento
La mayor
Número de clientes
10 pers/día. 20 pers./día. atención al
atendidos.
cliente
Tiempo de duración del
01 mes 02 meses 01 mes
material de oficina.
3.2.1. Diagrama de caso de uso de sistema
3.2. Resumen de la Propuesta
El proyecto plantea la creación e instalación de una aplicación de

escritorio que gestione la información de las actividades que se realizan
habitualmente en la empresa.
El sistema contará con un módulo que permitirá el registro de los
documentos que ingresan a la empresa (memorándum, memorándum
múltiple, oficios, informes, solicitud, oficio múltiple y carta.
3.3. Marco Referencial
3.4.1. Términos Básicos
4. Tecnologías de la información
Es un término que comprende todo lo que está vinculado con el
almacenamiento, protección, procesamiento y transmisión de la
información.
5. Aplicación escritorio
Este sistema se encuentra instalado en el ordenador o sistema
de almacenamiento (USB) y podemos ejecutarlo sin internet en
nuestro sistema operativo, al contrario que las aplicaciones en la
nube que se encuentran en otro ordenador (servidor) al que
accedemos a través de la red o internet a su software.
6. Implementación de sistemas
Una implementación es la ejecución u/o puesta en marcha de
una idea programada, ya sea, de una aplicación informática, un
plan, modelo científico, diseño especifico, estándar, algoritmo o
política.
7. Gestión académica
La gestión académica se define como el proceso orientado a
mejorar los proyectos educativos institucionales y los procesos
pedagógicos Con el fin de responder las necesidades educativas
locales y regionales en el caso específico de la UNED, la gestión
académica involucra la investigación, la planificación estratégica
del quehacer académico el planeamiento y la programación
curricular la producción de materiales didácticos la articulación,
ejecución y evacuación de procesos de la enseñanza y el
aprendizaje.
8. Gestión administrativa
La gestión administrativa es la forma en que se utilizan los

recursos escasos para conseguir los objetivos deseados. Se
realiza a través de 4 funciones específicas: planeación,
organización, dirección y control.
9. Gerencia Territorial Bajo Mayo - Tarapoto Gobierno Regional
9.4.1. Conceptos Tecnológicos o Bases Teóricas
9.4.2. Gestión Ambiental
Estrategia mediante la cual se organizan las actividades

antrópicas que afectan al ambiente, con el fin de lograr una
adecuada calidad de vida, previniendo o mitigando los
problemas ambientales.
9.4.3. Gestión de Seguridad
abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y

las enfermedades causadas por las condiciones de trabajo,
además de la protección y promoción de la salud de los
empleados.
9.4.4. Gestión de la Calidad
Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a

cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades
necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de
servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a

través de los indicadores de satisfacción de los usuarios.
9.4.5. Normas Técnicas Relacionadas
4. PLANOS DE TALLER, ESQUEMAS/DIAGRAMAS
4.1. Planos de la Empresa

4.2. Planos de Ubicación (externo)
5. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES
5.1. COSTOS DE MATERIALES/INSUMOS EMPLEADOS PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA.
COSTOS x COSTOS
ITEM BIENES SERVICIOS
MES (2 ) x MES (2)
01 Materiales de oficina S/ 50.00 Transporte S/ 160.00
(papel, fotocopia, lápiz,

folders)
02 Energía
2 computadoras S/. 2800.00 S/ 30.00
eléctrica
03 01 Impresora S/. 145.00 Internet S/. 50.00
04 Software libre S/. 0.00 Capacitación S/. 400.00
Total S/. 2995.00 S/. 640.00

5.2. COSTO DE LA MANO DE OBRA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
Cantidad Designación Costo
P. UNITARIO IMPORTE
1 Asesor 300 300
Total 300
5.3. COSTOS INDIRECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
Cantidad Designación Costo.
P. unitario Importe
- Gasto por movilidad. 3.00 6.00
- Llamadas telefónicas. 30.00 30.00
- Uso de internet. 40.00 40.00
Total 76
5.4. COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO
Designación Costo
Costos Total de Materiales 3635.0

e Insumos
Costo de la Mano de Obra 300.0

para la Implementación
Costos indirectos de 76.0

Implementación
Costo total 4011.00
5.5. RESUMEN
1 2 3 4 5
Servicios
Ingresos 1250.0 1250.0 1250.0 1250.0 1250.0
Egresos 1135.8 1135.8 1135.8 1135.8 1135.8
Beneficio neto 50.20 50.20 50.20 50.20 50.20
Beneficio neto acumulado 50.20 50.20 50.20 50.20 50.20
6. TIEMPO EMPLEADO O ESTIMADO PARA LA APLICACIÓN
ACTIVIDADES PERIODO / DÍAS / SEMANAS / MESES /

AÑOS
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
DEFINIR PROYECTO ♦
NOMBRE DEL PROYECTO ♦
RECOPILACIÓN DEL PROYECTO ♦
ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS ♦
Y PLANOS
PREPARACIÓN DEL BORRADOR ♦

DEL INFORME
REVISAR BORRADOR DEL ♦

INFORME
PREPARAR INFORME Y ♦
PRESENTAR
EXPOSICIÓN Y EVALUACIÓN ♦
DEL PROYECTO
7. CONCLUSIONES FINALES
 La implementación del software incidió positivamente en la automatización
de los registros de documentos porque definió los requisitos del sistema en
base a las necesidades detectadas y/o requeridas por el cliente.
 Se determinó que la implementación del software influyó en la
automatización del proceso de registros de documentaciones. La
construcción del sistema propuesto acorde con las necesidades de los
clientes se debió a la arquitectura realizada en la etapa de diseño lo cual
implicó la programación y generación del código fuente del sistema.
 La implementación del software se caracterizó porque las pruebas hechas
comprobaron el funcionamiento del sistema garantizaba el cumplimiento de
requerimientos establecidos en la automatización Además, los
adiestramientos realizados a los clientes del sistema en la etapa de
construcción comprobó manejo, el cumplimiento de requerimientos, el
desarrollo del nuevo sistema, se realizaron registros de forma sencilla
asegurando el control y seguimiento de la información manejada en la base
de datos.
8. BIBLIOGRAFIA
 http://www.regionsanmartin.gob.pe:81/pagina/bajomayo-
tarapoto/
 https://www.universidadperu.com/empresas/sub-region-bajo-
mayo-tarapoto.php
 https://www.google.com.pe/maps/search/gobierno+TERRITOR
IAL+BAJO+MAYO+TARAPOTO+area+recursos+humanos/@-
6.485606,-76.3696637,14z/data=!3m1!4b1
ANEXOS
FORMULARIO DE PARA EL CONTROL DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
a) Botón BUSCAR
b) Datos de un NUEVO personal administrativo
c) Control donde se muestran todos los administrativos registrados
d) Botón REGISTRAR nuevo administrativo
e) Botón MODIFICAR administrativo, que debe de ser previamente buscado o
encontrado
f) Botón ELIMINAR mediante el ID previamente buscado
g) Botón NUEVO, en donde se limpian todos los controles para registrar o buscar
un nuevo Administrativo
h) Botón EXPORTAR, es en donde se exportan todos los datos registrados hacia
el Excel 8.64 y 2.2
FORMULARIO DE PARA EL CONTROL DE USUARIOS
a) Botón BUSCAR
b) Datos de un NUEVO Usuario
c) Control donde se muestran todos los Usuarios registrados
d) Botón REGISTRAR nuevo Usuario
e) Botón MODIFICAR Usuario, que debe de ser previamente buscado o
encontrado
un nuevo Usuario
el Excel
FORMULARIO DE PARA EL CONTROL DE ÁREAS DE DESTINO DE LOS

DOCUMENTOS
a) Botón BUSCAR
b) Datos de una NUEVA área de destino
c) Control donde se muestran todas las áreas de destino
d) Botón REGISTRAR nueva área de destino
e) Botón MODIFICAR área de destino, que debe de ser previamente buscada o
encontrada
una nueva área de destino
el Excel
FORMULARIO DE PARA EL CONTROL DE ÁREAS DE ORIGEN DE LOS

DOCUMENTOS
a) Botón BUSCAR
b) Datos de una NUEVA área de origen
c) Control donde se muestran todas las áreas de origen
d) Botón REGISTRAR nueva área de origen
e) Botón MODIFICAR área de origen, que debe de ser previamente buscada o
encontrada
una nueva área de origen
el Excel

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“AÑO DEL DIALOGO Y LA RECONCILIACION NACIONAL”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO

Zonal Cajamarca – Amazonas – San Martin

Proyecto de Innovación y/o Mejora para Obtener el

TITULO : “ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN

EMPRESA : GERENCIA TERRITORIAL BAJO MAYO -

AUTORES : LLERY MOZOMBITE CHUJUTALLI

CARRERA : Desarrollo de software

INSTRUCTOR : Hitler Callantes Chulés

PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES .................................. 13

DENOMINACION DEL PROYECTO ............................................... 14

1.1. Generalidades De La Empresa ................................................ 15

1.1.1. Razón Social De La Empresa ................................................ 15

1.1.1.1. Reseña Histórica .............................................................. 15

1.1.1.2. Localización .................................................................... 17

1.1.1.3. Aspectos Geográficos ............. Error! Bookmark not defined.

1.1.1.4. Aspectos Demográficos, Social-EconómicosError! Bookmark

1.1.2. Misión ............................................................................... 17

1.1.3. Visión ............................................................................... 17

1.1.4. Políticas ............................................................................ 17

1.1.5. Valores ............................................................................. 19

1.1.6. Principios .......................................................................... 19

1.1.7. Estructura Organizacional .................................................... 20

1.1.9. Proyecciones a Futuro ......................................................... 21

1.2. Identificación del Problema .................................................... 22

1.3. Análisis De La Situación Actual ............................................... 22

1.3.1. Examinando el método actual .... Error! Bookmark not defined.

1.4. Análisis de causas raíces del Problema ..................................... 26

1.5. Formulación Y Planteamiento Del Problema .............................. 29

1.6. Justificación ............................... Error! Bookmark not defined.

1.7. Alcances .................................... Error! Bookmark not defined.

2.1. Objetivo General ................................................................... 33

2.2. Objetivos Específicos ............................................................. 33

3. DESCRIPCION DE LA INNOVACION Y/O MEJORA.................. 33

3.1. Criterios y Factibilidad ......................................................... 33

3.1.1. Criterios ......................................................................... 33

3.1.2. Factibilidad ..................................................................... 34

3.2. Diagrama de Análisis del Proceso MejoradoError! Bookmark not

3.2.1. Diagrama de Operaciones de Proceso (DOP) ....................... 38

3.2.2. Diagrama de Análisis de Proceso (DAP)Error! Bookmark not

3.3. Resumen de la Propuesta .................................................... 38

3.4. Marco Referencial ............................................................... 39

3.4.1. Términos Básicos ............................................................. 39

3.4.3. Gestión Ambiental............................................................ 40

3.4.4. Gestión de Seguridad ....................................................... 40

3.4.5. Gestión de la Calidad........................................................ 40

3.4.6. Normas Técnicas Relacionadas .......................................... 41

4. PLANOS DE TALLER, ESQUEMAS/DIAGRAMASError! Bookmark

4.1. Planos de la Empresa .................. Error! Bookmark not defined.

4.1.1. Planos de Ubicación (externo) .... Error! Bookmark not defined.

5. TIPOS Y COSTOS DE MATERIALES ........................................ 41

5.1. Costos de Materiales/Insumos Empleados para la Implementación

5.2. Costo de la Mano de Obra para la Implementación .................... 43

5.3. Costos Indirectos de la Implementación del Proyecto ................ 43

5.4. Costo total de la Implementacion del Proyecto .......................... 44

5.5. Evaluación Económica/Financiera .. Error! Bookmark not defined.

5.5.6. Egresos del Proyecto................. Error! Bookmark not defined.

5.6. Resumen ............................................................................. 44

5.7. Indicadores de Evaluación de la MejoraError! Bookmark not

5.7.1. Relación Beneficio neto/costo ..... Error! Bookmark not defined.

5.7.2. Relación Costo/Beneficio ........... Error! Bookmark not defined.

5.7.3. Periodo de recuperación de la InversiónError! Bookmark not

6. TIEMPO EMPLEADO O ESTIMADO PARA LA APLICACIÓN ...... 45