¿Cuál es la clave de éxito para para llevar la contabilidad de un negocio?

Una de las principales dificultades que encuentran los emprendedores es

encontrar la forma adecuada para registrar todas sus ventas, compras y deudas
cuando recién están empezando un negocio, más cuando no se tiene experiencia
ni la ayuda de un contador.

Entre los distintos miedos que existen a la hora de emprender, uno de ellos está
asociado con la inexperiencia de las personas para llevar, de forma adecuada, el
dinero de su negocio. No sólo por el capital inicial que puede llegarse a necesitar
para empezar, sino también porque una vez empieza a “despegar” y las ventas
crecen, es necesario saber cuánto se ha ganado y qué hacer con ese dinero que
se ha obtenido: si pagar deudas o comprar más materia prima o simplemente
dejar como fondo de emergencia.
Rodrigo Zárate, Director del Doctorado en Gestión de la Universidad EAN, explica
que llevar un registro o memoria es importante “porque le ayudará a entender
al emprendedor todo lo que está pasando con su emprendimiento, le ayudará a
entender si el emprendimiento es rentable y también si se está dirigiendo hacia
donde él o ella quieren que se dirija. Adicionalmente, le ayuda a saber si su
producto le está dejando una utilidad, o en el caso que sean varios productos,
saber cuál de ellos es el que está soportando toda la operación o cuál aún no llega
al punto de equilibrio”.
Es por eso que, entre los primeros pasos para lograr el éxito de un negocio, es
vital conocer ese movimiento y llevar las cuentas adecuadas de todas las
transacciones que se hagan, especialmente, porque al inicio, se puede prestar
para confusiones del dinero personal y el dinero de la empresa, lo que puede
conducir a graves errores a futuro o, simplemente, una alta pérdida de los
recursos.
Así, “el adecuado registro de las operaciones de su negocio le ayudara a controlar
y monitorear el avance de la operación, los gastos deducibles, el pago de
impuestos y a preparar los registros financieros. Es de suma importancia ya que
permite conocer la realidad económica y financiera por la que la empresa está
cursando su evolución y tendencia”, explica Andrés Gutiérrez, docente de
Emprendimiento de Uniempresarial.
Y aunque todo esto parece un panorama aterrador, lo cierto es que puede resultar
más sencillo de lo que parece. Lo único, es saber usar las herramientas
adecuadas porque, incluso, tampoco necesitará hacer operaciones matemáticas
complicadas ya que hay programas que se encargarán de eso, por usted.

Lo que debe tener en cuenta

El experto de la EAN sugiere que es NECESARIO que los emprendedores lleven
un registro de toda transacción que realicen sin importar si es mínimo, ya que esto
les ayudará a ser más exactos en sus cuentas y a saber si su emprendimiento
es rentable o no.
A la vez, el consejo del académico de Uniempresarial se basa en que una decisión
inteligente de los emprendedores es aprovechar al máximo la tecnología y las
herramientas informáticas que se ofrecen en el mercado, ya que estas permiten
llevar un adecuado registro de los movimientos del negocio. Además:
• No se deben ignorar las leyes, recordar que el desconocimiento de las leyes no
exime de culpa, así mismo, conocer las leyes nos permite aprovechar los
beneficios que esta ofrece. Al respecto, Zárate añade que “un emprendimiento
debe ser rentable y dar incluso para pagar impuestos. Si un emprendedor no
puede pagar sus impuestos es porque el emprendimiento no es rentable y por
consiguiente o debe cerrar el emprendimiento o iniciar uno nuevo”.
• Recordar que la capacitación constante es fundamental, adquirir las bases para
realizar un efectivo registro de la operación es necesario.

¿Cómo hacerlo?
Quizá uno de los consejos que más ha recibido –si no tiene formación en temas
administrativos ni económicos- es llevar un registro básico en el que calcule los
ingresos, los gastos o egresos (salidas de dinero), así como tener en cuenta las
deudas pendientes por pagar o los compromisos tributarios, si es el caso.

El tema es que, efectivamente, eso debe tenerlo en cuenta. Ese registro podría
hacerlo manual, pero eso puede implicarle complicaciones que pueden llevar a
que incurra en errores. Por eso, uno de las formas más sencillas de llevar ese
registro contable es contar con programas como Excel, donde puede hacer las
cuentas de forma rápida y efectiva.

Si usted tiene conocimiento de ello, puede aprovechar para crear una plantilla
sencilla, con la fecha del día a día.

FECHA INGRESOS GASTOS SALDO

+100 (venta) 100

10/10/2015 -50 (compra -50

materiales)

TOTAL 50

Los expertos consultados por Finanzas Personales también sugieren:

• Pedir siempre factura o recibo y guardarlo.
• Apartar unas horas para realizar el registro de todo gasto y de todo ingreso, o
sentarse con un contador para entregarle toda la documentación que reúna.
• Pensar en todo lo que debe pagar para incluirlo y tenerlo en cuenta.
• Lleve un registro de sus ingresos y egresos diarios.
• Justifique adecuadamente todos sus gastos/ingresos.
• Mantenga al día todos sus registros. (No empiece con una semana sí y la
siguiente lo olvida)
• Guarde copia escrita de todas las operaciones realizadas.
• Tenga un registro minucioso de su caja menor.

Los errores
El docente Rodrigo Zárate señala que un error común en los emprendedores es
no incluir todos sus gastos en las propuestas que pasan o en el precio de su
producto y a veces dejan de lado los impuestos o disminuyen el precio con tal de
vender y lo que está ocurriendo es que el emprendimiento o no es rentable o no
ha sabido costear su producto. Llevar el registro es una matemática simple que
debería iniciar en las finanzas personales. Entre otros, destaca:

• No solicitar los recibos ni facturas ni tampoco tener en cuenta todas las cuentas
por pagar.
• No costear correctamente el producto, es decir, el no incluir todos los costos
dentro del precio del producto.
• Mezclar gastos personales con gastos del emprendimiento o viceversa y el no
pagarse un salario en las fechas que son sino el ir sacando poco a poco el salario
personal de los ingresos del emprendimiento. Esto confunde y hace que las cifras
se vuelvan inexactas para el emprendimiento.

Finalmente, el consejo de Andrés Gutiérrez, docente de Emprendimiento de

Uniempresarial, es conocer la historia de su negocio, lo que le permitirá:

• Conocer en cada momento la situación real de su empresa/negocios.

• Crear escenarios financieros, modelar comportamientos económicos y generar
supuestos de su empresa/negocios.

• Dispone de información que le facilite la toma de decisiones.