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CONTROL

El término Control, viene de "CONTRA" y "ROL" cuya interpretación es una


comparación con la lista o plan original o rol.

No obstante, lo anterior, actualmente existen varias definiciones del control:


 Para Freeman Stoner, control es un "procesos que garantiza que las
actividades reales se ajusten a las actividades planeadas"
 Para los Hermanos MaHugh el control es "una función que consiste en
determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos y en
tomar medidas correctivas en caso negativo"
 Para Reyes Ponce, el control es "un establecimiento de sistemas que
permiten medir resultados actuales y pasados en la relación con los
esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que esperaban corregir,
mejorar y formular planes"

La acción de controlar es medir en cualquier actividad cuatro variables:


 Cantidad. - Conseguir lo que se quiere en la cantidad deseada
 Calidad. - Producto estándar sin defectos
 Tiempo. - De manera oportuna y justo a tiempo
 Costo. - Disminuyendo desperdicios y mejorando recursos

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control cumple una función relevante en las organizaciones, en el sentido de que


las mantiene en el equilibrio deseado, tanto de ingresos, egresos, de utilidades, de
producción, de calidad de sus productos, etc. Todo sistema requiere de equilibrio
para que pueda funcionar. El equilibrio de los sistemas se conoce como
homeostasis, es decir, mantener un equilibrio dentro de la variabilidad aceptada.
Una de las razones por las que se requiere el control es porque el mejor de los
planes se puede desviar. Sin embargo, el control también sirve a los gerentes para
vigilar los cambios del ambiente, así como sus repercusiones en el avance de la
organización.

Entre otros aspectos, el control es importante para:

CREAR MEJOR CALIDAD: La administración de la calidad total, conduce a


grandes mejoras para el control. Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores. Los empleados tienen facultades para inspeccionar y
mejorar su trabajo. La administración de la calidad total cambia muchas de las
actitudes y los enfoques para lograr un control efectivo.
 ENFRENTAR EL CAMBIO: El cambio forma parte ineludible del ambiente
de cualquier organización. Los mercados cambian, los competidores ofrecen
productos atractivos y servicios nuevos. Surgen materiales y tecnologías más
eficientes se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que
están afectando los productos y servicios de sus organizaciones.
 AGREGAR VALOR: Una ventaja competitiva en los tiempos modernos en
donde se demanda la velocidad de producción es el agregar valor a los
productos o servicios. Con frecuencia este valor agregado adopta la forma
de una calidad arriba de la media, lograda aplicando procedimientos de
control.
 FACILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: La tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Así pues, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

En términos generales el control es útil para evitar incumplimientos, desperdicios,


improductividad, pérdidas, errores humanos o fallas técnicas.

PROCESO DE CONTROL

El control constituye la última fase del proceso administrativo, aunque sabemos


que este se da en forma simultánea, por cuestión de orden se ubica al control al
final del proceso.

Desarrolla primero los antecedentes del control, los aspectos que hacen
importante a esta fase del proceso administrativo.

El segundo punto aborda las características que hacen de algunos sistemas de


control herramientas eficaces para la toma de decisiones en la empresa.

En el tercer punto se describe los tipos de control que se dan en las organizaciones
de acuerdo con los momentos en que se desarrollan las actividades; ahí
encontramos al control preliminar, al control concurrente y al control de
retroalimentación.
En el cuatro punto desarrollamos los distintos tipos de control de acuerdo a los
niveles que desarrollan en las empresas, que son: estratégico, táctico y
operativo.

En el quinto tema se describe a grandes rasgos el proceso que siguen los controles,
que son: la medición del rendimiento, la posterior comparación con el estándar y la
acción administrativa.

En el sexto punto se desarrollan los puntos críticos del control, se lista las preguntas
que ayudan a identificarlos y se mencionan los tipos de normas de puntos críticos.

En el séptimo punto se explican las definiciones de los conceptos de parámetros,


estándares e indicadores, lo que nos da una idea clara del papel que cumplen estos
para el control.

En octavo punto se desarrollan los sistemas de medición e información como son el


monitoreo, los coeficientes e indicadores y los score cards.

En el noveno punto se aborda el tema de la evaluación general del control y se


presentan las preguntas características que permiten determinar si el control está
siendo eficaz.

En el punto diez, se desarrolla el tema de medidas correctivas previas, para


adelantarse a la posible ocurrencia de problemas o imprevistos.

TIPOS DE CONTROL

Existen 3 tipos de control como se observa en el gráfico, los cuales pasaremos a


describir a continuación: control preliminar, control concurrente y control de
retroalimentación.

CONTROL CONTROL CONTROL DE


PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMETACIÓN

INSUMOS PROCESO PRODUCTO S

CONTROL PRELIMINAR
Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración de
políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas sean ejecutadas en forma adecuada. Los manuales de Organización son
un ejemplo de control preliminar, dado que establecen la manera en que una
organización debe desarrollar sus actividades y tareas; define funciones, precisan
responsabilidades, señalan límites, etc. Son una manera de prevenir y evitar
desviaciones de un plan deseado. Una modalidad del control preliminar son los
presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de forma
numérica y que comprende un periodo con el que se puede comparar la actuación
real. Existen 2 categorías de presupuestos: Presupuestos de operación. - Ventas,
producción y gastos Presupuestos Financieros. - Gastos de Capital, flujos de
efectivo y utilidades. Todo presupuesto es una estimación deseada con la que se
medirá el desempeño.

CONTROL CONCURRENTE
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de acción o aplicación de los planes
en la cual se necesita vigilar las correctas aplicaciones directivas y la sincronización
precisa de actividades según se van sucediendo.

Una manera muy eficaz de establecer un control concurrente es a través de un


sistema de información administrativa (SIA). El objetivo de un sistema SIA es el de
proporcionar información rápida y permanente del desempeño de las actividades
relevantes; esto es generar informes diarios o en tiempo real para conocer la
situación sobre lo que es necesario tomar decisiones.

Para diseñar un SIA se deben considerar los siguientes elementos:


 Analizar los requerimientos de información. - ¿qué información se necesita?
 Estudiar los sistemas de decisión en la organización. - ¿Qué tipo de
decisiones se toman en los diferentes departamentos que integran la
organización? ¿A quiénes se debe proporcionar la información?
 Diseñar los procesos de Información. - ¿Cómo generar, obtener,
sistematizar, transmitir y conservar la información?
 Desarrollar controles para el sistema. - ¿Cómo verificar la confiabilidad de la
información? ¿Cómo encontrar errores en su generación os sistematización?

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN
Este control hace uso de la información de los resultados anteriores para corregir
las posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable. Uno de los
procedimientos más utilizados por el control de retroalimentación son las auditorias
ya sea interna o externa. Las auditorias se denominan administrativas cuando su
propósito es revisar la eficacia de la organización en sus diversas actividades. Se
denomina auditoría contable cuando su propósito es evaluar y controlar el uso y la
aplicación de los recursos financieros de la empresa u organización

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Evaluación de desempeño vs. Gestión del desempeño: ¿cuáles son sus


diferencias?
La gestión del desempeño es un proceso constante dentro de la empresa y resulta
ideal para obtener los resultados deseados; la evaluación del desempeño es una
vez al año.

Toda empresa se traza altas metas de productividad para satisfacer a los clientes,
obtener ganancias y cumplir otros objetivos como expandirse y generar empleos.
Para lograr dichas metas, se requiere de eficiencia en los diferentes procesos y la
forma de saber lo que se está haciendo bien y lo que está fallando es mediante la
gestión del desempeño, que es un proceso continuo, destinado a que su empresa
logre sus objetivos.

La gestión lleva implícita la evaluación del desempeño, que viene a ser una parte
del proceso y que se realiza una vez al año, como forma de mantener monitoreados
todos los cargos.

Gestión
Para saber que la empresa opera de forma eficiente para alcanzar sus objetivos, la
gestión del desempeño evalúa aspectos internos tales como rendimiento general y
por sectores, la producción en sus diferentes fases y el rendimiento del personal.
Este proceso es constante y recibe ajustes en el presente.

Metodología
Tener control de la gestión requiere de una metodología específica para cada
empresa y ese proceso deben realizarlo expertos, quienes se encargarán tanto de
la preparación como del montaje de dicha metodología para que resulte eficiente.
No es recomendable dejarlo solo en manos del departamento de Recursos
Humanos.

Indicadores y competencias
Como parte de la gestión del desempeño es fundamental definir las competencias
dentro de la corporación. Una vez que se cumple ese proceso es necesario construir
los indicadores que permitirán medir dichas competencias. Nada puede quedar al
azar y todo debe ser medible.
Evaluación
Está dirigida, concretamente, a medir el rendimiento de los empleados, tomando
como base el desempeño de cada trabajador durante todo el año. Se evalúan sus
debilidades, para trabajar sobre ellas y superarlas, y se aprecian las fortalezas para
estimularlas y conseguir con ellas el logro de metas.

Tanto la gestión del desempeño como la evaluación del desempeño requieren


de supervisores aptos, para lo cual debe diseñarse un plan de formación.

Formación de líderes
Tener metas claras y una planificación detallada es vital. En el caso de la gestión
del desempeño, las gerencias de cada departamento actúan como guías del
personal a fin de alcanzar las metas en sus áreas. Se requiere de un buen programa
de formación para el cuerpo gerencial que ejercerá el rol de líder en los procesos.

Al final, si todos los departamentos logran sus objetivos, la empresa alcanza sus
logros en el tiempo previsto y de la forma adecuada. Dentro de este proceso se
evalúa el desempeño del empleado con el objetivo de hacer ajustes en función de
las metas y su productividad.

Metas altas
Para la evaluación del desempeño es imprescindible contar con expertos en
Recursos Humanos que sepan manejar los diversos instrumentos de medición
diseñados para la valoración de las tareas del trabajador, así como sus habilidades
duras y blandas. Lo apropiado es fijar metas altas para que el personal se sienta
estimulado a alcanzarlas.

Inmediatez y día a día


Los parámetros de evaluación en la gestión del desempeño se basan en el
rendimiento diario y no incluyen solo al trabajador, sino también al proceso de
producción en general, a fin de generar ajustes inmediatos. Podría decirse que este
proceso es más tangible, en virtud de su inmediatez, pues el diagnóstico de la falla
se hace en el momento y se corrige sin pérdida de tiempo.

La conjugación de las metas diarias con las de mediano y largo plazo, así
como los métodos para llevarlas a cabo hace que la empresa alcance un alto
nivel de desempeño.

Recompensas
Una política de estímulo al personal genera resultados positivos en cualquier tipo
de empresa. Reconocer y recompensar a todo aquel que logra cumplir tanto los
indicadores como los objetivos trazados contribuye a un buen clima organizacional.
Un trabajador satisfecho incrementa su rendimiento pues siente que está haciendo
un valioso aporte a la organización.

El establecimiento de metas con sus respectivos plazos de cumplimiento,


combinado con métodos que permitan evaluar progresos e identificar las
trabas asegura el éxito de la organización y un alto nivel de desempeño.

EVALUACIÓN DE 360 0 GRADOS

El método de 360 grados de evaluación de compañeros de trabajo


Es una forma popular y efectiva de que todos en una organización evalúen a los
demás, y también de ser evaluado. Una retroalimentación de 360 grados es un
proceso mediante el cual se recopila la retroalimentación de los subordinados,
colegas y supervisor de un empleado, así como una autoevaluación por parte del
propio empleado.

¿Qué es Evaluación de 360 grados?


La evaluación de 360 grados también llamada evaluación integral es una
herramienta que se utiliza para medir las competencias y desempeño de los
empleados de manera global.

Algunos de los principales usos que se le da a esta herramienta en las empresas


son los siguientes:

• Medir el desempeño del talento humano.

• Evaluar las competencias.

• Diseñar programas de aprendizaje y desarrollo.

• Servir como base para implementar planes de carrera y sucesión.

Esta evaluación brinda una perspectiva más amplia al obtener información y


calificaciones desde todos los ángulos: jefe directo, compañeros,
subordinados, clientes internos y externos, etc. quienes participan en el proceso
y ayudan a construir una evaluación completa del colaborador según el tipo de
interacción que tengan.
Ventajas de la
evaluación de 360
grados

• Obtener información de cada miembro del equipo.

• Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.

• Motivar a tus empleados a vivir la cultura organizacional.

• Mejorar la percepción de equidad, transparencia y justicia en los procesos de


evaluación.

• Identificar las necesidades de desarrollo de los colaboradores.

• Proporcionar retroalimentación constructiva y totalmente anónima.


AUDITORIA DE GESTIÓN HUMANA

Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el


indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera
aportar más a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera
periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además
que estará en constante crecimiento.

• Estructura humana de la empresa.


• Evaluación de los procesos de reclutamiento/ selección.
• Registro de promociones/ traslados.
• Administración de salarios/ incentivos.
• Estadísticas de accidentes/ bajas laborales.
• Índices de rotación de personal.
• Control de presencia e índice de absentismo.
• Evaluación de rendimiento/ potencial.
• Análisis de la descripción de puestos de trabajo.

Esto se logra empezando por la simple recopilación y clasificación de datos tales


como:
- Comprobar la conformidad legal de las actividades analizadas.
- Evaluar la eficiencia económica del sistema auditado, es decir, los costes y
beneficios del mismo, la rentabilidad y grado de minimización de gastos
obtenido.
- Evaluar la eficiencia técnica del sistema objeto de auditoría.
- Valorar la eficacia global del sistema auditado.
- Emitir recomendaciones y propuestas de mejora realistas y operativas, que
conduzcan a la superación de las limitaciones detectadas y a la elaboración
de una estrategia de futuro.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA DEL TALENTO HUMANO


• Estar al servicio de la toma de decisiones.
• Ser dinámica y prospectiva.
• Ser participativa y educativa.
• Adoptar una postura externa pero comprometida.
• Basarse en un conjunto de referenciales rico y pertinente.
• Reconocer la complejidad de los actores.
• Atender a la actitud de la entidad auditada hacia el cambio.

La Auditoria de Recursos Humanos o bien de personal, es un conjunto de


procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que
existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya está
establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la
organización.

Indicadores de gestión que son útiles en materia de Auditoría de Personal

• Rotación de los trabajadores


• Accidentalidad
• Tiempo y costo de entrenamiento.
• Ausentismo
• Utilización y costo de los beneficios laborales
• Movilidad interna del personal (ascensos y traslados)
• Sanciones disciplinarias
• Reclamos
• Evaluación del desempeño de los trabajadores
• Productividad por trabajador.

Áreas que abarca la Auditoria de Gestión del Talento Humano


• Objetivos y políticas
• Funciones de los departamentos
• Análisis y descripción de los puestos de trabajo
• Conocimiento de datos de los trabajadores
• Conocer datos sobre el sindicato
• Conocer cuál es el proceso de reclutamiento y selección
• Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados
• Ver los tabuladores de sueldos y salarios
• Que tanta rotación de personal existe
• Moral del personal
• Higiene y seguridad

Quién es el Auditor de Personal


• Identifica el grado de contribución del departamento de personal a la organización.
• Mejora la imagen profesional del departamento de personal.
• Estimula una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros del
departamento de personal.
• Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal.

Desviaciones que pueden ser detectadas durante una Auditoría de Personal.


• Incremento en las quejas de los clientes por la calidad del producto.
• El creciente malestar de los gerentes de Mercadeo y Finanzas por la poca atención
a sus requerimientos de personal, en comparación con el tratamiento que se le está
dando a la división de Producción.
• No se tiene el pronóstico de la cantidad de trabajadores a contratar durante los
dos próximos años para la nueva planta.

Utilidad que tiene la Auditoria de Personal en el Proceso de Toma de decisiones de


Recursos Humanos
• Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos humanos a la
organización.
• Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.
• Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y
actuar en un nivel más alto de profesionalismo.
• Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de recursos
humanos.
• Se facilita la uniformidad de las prácticas y políticas de los recursos humanos.

CONTROL ESTRATÉGICO

Es tratado en el nivel institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales


que cobijan a la empresa como un todo. Su dimensión temporal es a largo plazo.
Su contenido es genérico y sintético.

1. Tipos de control estratégico:


Desempeño global de la empresa: La eficiencia organizacional se refiere a
la manera como se asignan y se aplican los recursos de una empresa. En la
empresa, la eficiencia organizacional exige que los recursos sean asignados
de tal manera que produzcan el máximo retorno de utilidades. Generalmente,
la eficiencia se mide a través de la razón entre las salidas (retornos,
beneficios, productos o resultados) y las entradas (costos, esfuerzos,
insumos). Casi siempre los controles globales en la empresa son de carácter
financiero, lo cual representa una distorsión, ya que existen otros aspectos
igualmente importantes en la evaluación del desempeño global de la
empresa: su atención a las necesidades del ambiente, su imagen en el
mercado, su potencial de recursos humanos y de conocimiento tecnológico,
etc., que no se miden por índices financieros. Los controles financieros
constituyen todavía los más importantes controles del desempeño global de
las empresas.

Informes contables: El control del desempeño global de la empresa por lo


general toma la forma de informes contables que constituyen una conclusión
de todos los principales hechos de la empresa, como volumen de ventas,
volumen de producción, volumen de gastos generales, costos, utilidades,
utilización de capital, retorno sobre la inversión, etc. Así, la administración en
el nivel institucional puede saber si la empresa, como un todo, está siendo
bien o mal manejada en relación con sus objetivos.

La contabilidad considera sólo los activos tangibles de la empresa, es decir,


instalaciones, máquinas, dinero, etc.; los activos intangibles, como los
conocimientos y el talento se ignoran, dado que aún no se ha inventado un
sistema para medirlo.

Control de ganancias y pérdidas: El balance de ganancias y pérdidas


ofrece una visión resumida de la situación de ganancias o pérdidas de la
empresa en un determinado periodo. Al comparar los balances de los
periodos anteriores, se pueden verificar las variaciones y detectar las áreas
que necesitan mayor atención por parte de la administración. Ya que la
supervivencia del negocio depende básicamente de las ganancias, éstas
pasan a ser un importante patrón para la medida del éxito, ya sea de la
empresa como un todo o de determinados departamentos o divisiones.

El análisis de ganancias y pérdidas puede efectuarse recurriendo a diferentes


métodos. Uno de ellos consiste en comparar el balance de ganancias y
pérdidas presupuestadas para un periodo, con los datos reales del mismo
periodo anterior. Las diferencias entre lo presupuestado y la realidad se
determinan, se identifican y se explican. Si fuera necesario se corrige la
desviación que haya ocurrido. Otro método para analizar las ganancias y
pérdidas es el análisis porcentual, que utiliza porcentajes o índices contables
o financieros para comparar lo planeado (presupuestado) con lo real.

Control mediante el análisis del retorno sobre la inversión (RSI): Es una


técnica de control global utilizada para medir el éxito absoluto o relativo de
una empresa o de una unidad departamental, en razón de las ganancias con
respecto a la inversión de capital. Se usa el sistema Du Pont, el cual se basa
en la idea de que la mejor medida del esfuerzo y del desempeño de una
empresa con gran inversión de capital es la tasa de retorno sobre la inversión
efectuada. Este cálculo reconoce que un departamento con elevada rotación
de la inversión y bajo porcentaje de ganancias sobre ventas puede ser más
lucrativo en términos de retorno sobre la inversión que otro departamento con
elevado porcentaje de ganancias sobre ventas pero con baja rotación de la
inversión.

Con el análisis del RSI, la empresa evalúa sus diferentes líneas de productos
y verifica dónde está siendo empleado el capital con mayor eficiencia,
además de poder realizar una aplicación equilibrada del capital para alcanzar
una mayor ganancia global.

Existe una premisa administrativa que señala: "Solo lo que se mide se puede
mejorar". Sin control no es posible asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto
en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan para
producirlos. Las empresas operan en medios cambiantes y son altamente sensibles
respecto a lo que sucede externamente, de ahí que los planes, procesos programas,
estructuras e incluso, el comportamiento de los miembros del equipo de trabajo
varía conforme se actúa. Esto obliga a las empresas a establecer controles para
conocer el grado de variabilidad entre lo que se planeó y lo que se está logrando o
se logró.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

E-GRAFIA

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205.pdf

http://www.elempleo.com/co/noticias/mundo-empresarial/evaluacion-de-
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https://blog.peoplenext.com.mx/formato-de-evaluacion-360-grados

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ITOR%C3%8DA_DE_RECURSOS_HUMANOS_CUESTIONARIO_DE_AUDITORI
A_DE_RECURSOS_HUMANOS

http://diccionarioempresarial.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params=
H4sIAAAAAAAEAMtMSbF1jTAAASMjSyMLtbLUouLM_DxbIwMDS0NDA1OQQGZ
apUt-ckhlQaptWmJOcSoARus6rTUAAAA=WKE

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