MEMORIA DE UNA ORGANIZACION

En cualquier rol que nos desempeños siempre estamos leyendo, analizando y

clasificando documentos que deben ser salvaguardados en algún lugar donde
puedan ser encontrados y consultados sin ninguna dificultad dependiendo de la
importancia que ellos tengan.

Empecemos hablando de nuestros antepasados que iniciaron a dar los primeros

pasos de como archivar toda la información que recolectaban, por ejemplo cuenta
la historia que los Egipcios, china e India se veían reflejados en los templos
inscripciones dirigidas a las doctrinas del clérigo.

Las civilizaciones de Roma y Grecia plasmaban los documentos en mármol y

vestigos de madera, así como otras culturas que tallaban sus escritos en pieles y
en tablillas de arcilla.

En su evolución hacia el siglo XII y XIII ya se dieron los indicios de documentación

de carácter financiero y así en lso siguientes siglos XV, XVI, XVIII Y XVIII se hiba
evolucionando en la recolección de la información apareciendo documentos bien
estructurados e incluso se inicia una investigación detallada sobre la importancia
de los archivos y la diferenciación de carácter general.

Ya en siglos XIX es cuando se le da la verdadera importancia y la funcionalidad

de archivar y concentrar los documentos, así como de estudiar como archivista y
esto se le debe a Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países
europeos de Paris.

Actualmente se vienen desarrollando nuevas normas de archivo que permitan la

buena administración, conservación y disposición de los documentos.

Ya que hablamos un poquito de historia, definamos que es el Archivo? Para mi es

la memoria de una organización de forma ordenada, detallada y que nos puede
servir como consulta en cualquier momento para la toma de decisiones.

Existen varias formas de clasificar el archivo dependiendo del tiempo establecido y

jurisdiccional los cuales nombrare y explicare de una forma breve.
Según el tiempo establecido, se clasifican:

-Según la organización

 Archivo Centralizado: Una sola dependencia lleva todo el archivo

 Archivo descentralizad: Cada dependencia lleva su archivo

 Archivo descentralizado con control descentralizado: Lo controla el jefe de

cada oficina

 Archivo descentralizado con control centralizado: Se controla desde el

archivo central.

-Según su uso

 Archivo Activo: su manejo y consulta es constante.

 Archivo semiactivo: Su consulta es menos frecuente y tiene un tiempo

determinado para su consulta.

 Archivo inactivo: Se deben conservar de acuerdo a las disposiciones

legales, históricas, fiscales y comerciales

-Según su naturaleza

 Archivo público: La documentación pertenece al Estado

 Archivo público de interés público: Son aquellos que por su valor son de
interés general.

 Archivo privado: Pertenecen a las personas jurídicas o naturales.

Según su ciclo vital

 Archivo de gestión: Se consulta constantemente por la administración.

 Archivo central: Se transfieren de cada archivo de gestión y su consulta es

menos frecuente pero activa.

 Archivo histórico: Se transfiere del archivo central para su conservación

permanente.

Además de esta clasificación existe la del punto de vista jurisdicción y

competencia que pueden ser:

Archivo general de la nación: Del Departamento, municipio y distrito.

 Archivo Territorial: De orden nacional, departamental, distrital, metropolitano,
municipal, local, nuevas entidades territoriales creadas por ley, territorios
indígenas.

Organización del Estado: Ejecutiva, legislativa, judicial, de orden de control,

organismos autónomos.

Toda esta clasificación de la documentación debe ser seleccionada de una forma

adecuada para no entorpecer las actividades de la organización.

Cuando se implementa de una forma correcta el sistema de archivo podemos

contar con una herramienta segura y veraz de la información que allí reposa, nos
ahorra tiempo y puede ser consultada en cualquier momento o cuando sea
requerida.

Pero un Archivo no se maneja solo, debemos contar con una persona capacitada
que tenga las cualidades efectivas para clasificar y ordenar la documentación que
así se requiera, debe ser responsable para mantener actualizado el archivo,
además deber ser discreta con toda la información que llegue a su mano ya sea
confidencial o de manejo público y estar dispuesta a entregarlos de una forma
cordial y amena y evitar al máximo los errores que no permitan el buen
funcionamiento del archivo

Para un buen funcionamiento del archivo además de la documentación, y la

persona encargada se debe contar con las herramientas y material de trabajo
como lo son: Los archivadores que faciliten la ubicación y consulta de la
información, el sello fechador, Gancho seco o de relieve, reloj radicador, el gancho
legajador, legajos, cajas de archivos y papelería, cada uno de estos elementos se
deben tener a disposición para un correcto manejo de los documentos.

Existen algunos aparatos para garantizar la conservación y la calidad de los

documentos se debe contar con un termómetro para medir las condiciones del
cuarto de archivo y el Higroscopio o Higrómetro para medir la humedad y la
temperatura al mismo tiempo, estos elementos ayudaran a la buena conservación
de la información del archivo

Las organizaciones deben prestar atención y dentro de su presupuesto destinar un

rubro para el mejoramiento continuo del archivo aplicando nuevas tecnologías y
normatividad actualizada ya que es allí donde podemos encontrar el desarrollo
histórico de las actividades realizadas de la institución.