64S, UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE

CAMPECHE

FACULTAD DE INGENIERÍA

MEMORIA DE PRÁCTICAS PROFESIONALES

“PRÁCTICAS EN LA ÁREA DE COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE

INGENIERÍA”.

PRÁCTICAS:
RESGUARDO Y ASIGNACION DE ACTIVO FIJO.

VALIDACION DE FACTURAS.

PRACTICANTE:

C. GLORIA GUADALUPE CAHUICH RODRÍGUEZ.

RESPONSABLE DE LA PRÁCTICA:

ARQ. ADRIANA ARJONA MOSCOSO.

SAN FRANCISCO DE CAMPECHE, CAMP. MÉXICO 2019

Índice.

1. INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................................... 4
2. PROCESO DE RESGUARDO Y ASIGNACION DE ACTIVO FIJO. ................................... 5

2.1. PAQUETE DE OFICIO ...................................................................................................... 5

2.2. CAPTURA DE DATOS. ..................................................................................................... 7

2.3. ENTREGA DE EQUIPO Y RESGUARDO INTERNO. ..................................................... 9

2.4. IMPRIMIR Y ENTREGAR. ................................................................................................ 11

2.5. ARCHIVADO DE DOCUMENTOS ............................................................................... 11

3. VALIDACION DE FACTURA................................................................................................. 12
3.1. PROCESO DE VALIDACIÓN. ...................................................................................... 13
3.2. VERIFICAR QUE EL PDF TENGA SUS DATOS COMPLETOS. .................................. 14
3.3. IR A LA PAGINA DE VERIFICACIÓN.......................................................................... 14

3.4. CAMBIO DE NOMBRE DE LOS ARCHIVOS. ............................................................. 17

4. CONCLUSIÓN. ....................................................................................................................... 19

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TABLE DE ILUSTRACIONES.

Ilustración 1 Oficio de resguardo. ............................................................................................ 5

Ilustración 2 Resguardo de activo fijo..................................................................................... 6
Ilustración 3 Carpeta de activo fijo .......................................................................................... 7
Ilustración 4 Excel de activo fijo................................................................................................ 7
Ilustración 5 Opciones de tipo de bien .................................................................................... 7
Ilustración 6 Datos del resguardo para su captura............................................................. 8
Ilustración 7 Ubicación de la carpeta de resguardo ........................................................... 9
Ilustración 8 Resguardo interno. .............................................................................................. 9
Ilustración 9 Archivo para validación .................................................................................... 13
Ilustración 10 Pagina del SAT .................................................................................................. 13
Ilustración 11 Folio fiscal. ......................................................................................................... 14
Ilustración 12 Pegar el folio fiscal........................................................................................... 15
Ilustración 13 RFC ....................................................................................................................... 15
Ilustración 14 Datos completos del RFC............................................................................... 16
Ilustración 15 Resultado del SAT............................................................................................ 16
Ilustración 16 Nombre de la Factura ..................................................................................... 17

3
 1. INTRODUCCIÓN.

E
l presente proceso se refiere a la entrega y asignación de activo fijo, que se
puede definir como el proceso interno realizado por la facultad de
ingeniería, la cual interviene la coordinación administrativa.

Este proceso es promover el crecimiento y fortalecimiento de los recursos

humanos universitarios a través de un sistema de gestión de recursos humanos
que garantice el desarrollo integral del mismo acorde con las directrices
estratégicas de la Universidad Autónoma de Campeche, procurando la
satisfacción de los clientes internos y externos para asegurar un excelente servicio
a la sociedad.

La característica principal de este proceso es recibir del almacén DSA,

resguardarlo en la facultad de ingeniería, y entregar a sus respectivos
responsables.

En el presente documento también se pretende explicar en qué consiste el

proceso de emisión y recepción de factura electrónica. Haciendo especial hincapié
en que consiste una factura electrónica y que pasos hay que realizar para emitir y
recibir facturas electrónicas válidas.

La finalidad de esta funcionalidad es proveer de un servicio de recepción y emisión

de facturas de forma telemática, evitando así las facturas en papel.

4
 2. PROCESO DE RESGUARDO Y ASIGNACION DE ACTIVO FIJO.

2.1. PAQUETE DE OFICIO

Al momento de recibir el equipo viene incluido un paquete de oficios dirigidos al

director de la facultad correspondiente, el cual lo envía recursos materiales que
contiene: un oficio y 4 resguardos de activo fijo

El oficio (ilustración 1) contiene

información del equipo que manda
recursos materiales como:

 Folio
 Factura
 Proveedor
 Si el equipo trae etiqueta
(pegarlas al equipo correspondiente)
 Ubicación del equipo: almacén
o U.R.

Nota:

Se notifica que conforme a nuestro

registro se encuentra asignado en
área que usted dirige; lo anterior para
que sirva a corroborar la veracidad de
los datos y posteriormente enviar
estos resguardos debidamente
firmados 3 tantos a la dirección de
Ilustración 1 Oficio de resguardo. Recursos Materiales, siendo el
restante para su archivo y control
interno.

 Se residen 4 resguardos de activo fijo de Recursos de Materiales, el cual

director de la facultad tendrá que firmar y luego enviar 3 resguardos.
Uno de ese resguardo se archiva en la carpeta correspondiente, ubicada en
la administración de la faculta
 El contenido de Resguardo de activo fijo es:
 Dependencia.
 Folio.
 Fecha de elaboración del resguardo de activo fijo.

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  Proveedor.
 # de factura y fecha de factura.
 Unidad.
 Descripción y características del equipo.
 Marca, Modelo y No. Serie.
 Recursos.
 # de inventario.
 Importe.
 Firma del director de la faculta y firma del director de recursos
materiales.

Ilustración 2 Resguardo de activo fijo.

Nota:

Revisar el equipo que se encuentre en perfectas condiciones, que contenga todo

lo que contiene en la descripción del resguardo de activo fijo, ya sean cables,
controles, el número de serie, marca, etc.

6
 2.2. CAPTURA DE DATOS.

Para la captura de los datos del resguardo de activo fijo, se capturarán en la

carpeta correspondiente que se encuentra en la computadora de la administración
de la facultad, para tener un control digital de los bienes entregados y
resguardados.

 Ir a la carpeta (Ilustración 3) de
resguardo de activo fijo, que se
encuentra en el escritorio de la
computadora, en la carpeta se
encuentra el Excel donde se
capturara todos los datos necesarios.

 Se abrirá el Excel (ilustración 4) con el

Ilustración 3 Carpeta de activo fijo
nombre de BD-ACTFIJO FI

Se tendrá que capturan los siguientes

datos que se encontrados en el
resguardo de activo fijo.

 Unidad
 Tipo de bien: En la parte superior
(Ilustración 5) de la celda se
deslizará opciones del tipo de bien
que correspondería el equipo.
 Bien: Se le dará una palabra clave
al equipo capturado (ejemplo: gps, Ilustración 4 Excel de activo fijo

impresora, computadora, cámara, panel, etc.)

 Descripción del bien: Se capturara con el nombres y
y descripción correspondiente del equipo como se
encuentras en el resguardo de activo fijo.
 Marca
 Modelo
 Serie
 Folio de entrada: se refiere al folio que se
Ilustración 5 Opciones
encuentra en el resguardo (Ilustración 6) . de tipo de bien

7
 Fecha de elab. Resg. Ext: Es la
fecha de elaboración del
resguardo de activo fijo
(Ilustración 6).
 Proveedor (Ilustración 6)
 No. De factura. (Ilustración 6)
 Fecha de factura. (Ilustración 6)
 Año de la factura (Ilustración 6)
 Recurso. (Ilustración 6)
 # de inventario. (Ilustración 6)
 Valor del bien. (Ilustración 6)
Ilustración 6 Datos del resguardo para su captura

Ejemplo del Excel.

Capturar de todos los datos que se encuentran en el resguardo de activo fijo en

sus correspondientes celdas para su control digital.

8
 2.3. ENTREGA DE EQUIPO Y RESGUARDO INTERNO.

Cuando se asigna el equipo al personal correspondiente, se tendrá que realizar un

resguardo interno para llevar un control personal de donde y quien es responsable
por alguna falla, cambio del equipo o de responsable.

 Para realizar el resguardo interno se debe ir a la

carpeta con el nombre de RESGUARDO DE
ACTIVO FIJO ubicada en el escritorio de la
computadora (Ilustración 7).

 Se abrirá la carpeta de resguardo de activo fijo,

dentro de ella estará un Excel con el nombre de
RESGUARDO INT. MUESTRA. En el cual se
capturarán los datos que nos pide del equipo
(Ilustración 8).
Ilustración 7 Ubicación de la carpeta de
resguardo

 Capturar los datos que se piden en el resguardo

interno, que son los siguientes:

 Área: Es la división de departamentos donde

estará ubicada el equipo. Se desplazará una lista
de opciones que son: DIRECCION ACADEMICA,
SECRETARIO ACADEMICO, COORD.
ADMINISTRATIVA, PROG. PAEI PIT Y SGC,
COORD. DE ING CIVIL Y ADMON, COORD DE
ING MECATRONICA, COORD. DE ING EN Ilustración 8 Resguardo interno.
ENERGIA, COORD. DE ING COMPUTACIONAL,
POSGRADO Y CAADETRA. (paso 1)
 Edificio. Se desplazará una lista de opciones con los diferentes edificios de
la facultad. (paso 2)
 Ubicación. Es la ubicación fija el equipo ya sea cubículo, oficina o
laboratorio. (paso 3)
 Folio No. El folio es el control interno de la administración, que se le da a
cada resguardo interno. (paso 4)
 Hojas (paso 5).

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  Fecha de entrega. Se pondrá la fecha el cual se entrego el equipo al
responsable. (paso 6)
 Se llenará los datos del o los equipos que se entregaran al personal de la
facultad, se abrirá el archivo Excel BD-ACTFIJO-FI, donde ya están
capturados los equipos (copiar y pegar en el resguardo interno). (paso 7)
 Cambiar el nombre el que recibirá el equipo (responsable de mantener en
buen estado el equipo). (paso 8)

Ejemplo de cómo debe de quedar el resguardo interno del equipo para el control
interno de la facultad.

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 2.4. IMPRIMIR Y ENTREGAR.

Ya llenado el archivo de resguardo interno, con todos los datos del equipo, la
ubicación y el responsable correspondiente (verificar que los datos estén
correctos).

Se imprimirán dos copias del mismo archivo, el responsable tendrá que firmar las
dos copias (firmar en la parte de recibió). En la parte donde dice entrego tendrá
que firmar el director de la facultad.

Firmado las dos copias se entregará una la responsable del equipo para su
resguardo propio, y la otra copia se la quedará la administración de la facultad
para su resguardo correspondiente.

2.5. ARCHIVADO DE DOCUMENTOS

Hasta este momento se han recaudado 3

documentos que serán resguardado por la
administración, que son:

 El oficio de Recursos Materiales.

 El Resguardo de Recursos Materiales.
 El Resguardo Interno.

Los archivos se guardan en sus respectivas

carpetas.

El oficio de recursos materiales se guarda en

la carpeta de OFICIO RECIBIDOS.
RECURSOS MATERIALES.

El oficio de resguardo de Recursos Materiales se guarda en la carpeta de

RESGUARDO 2017-2018.

El resguardo interno, se guarda en la carpeta de RESGUARDOS INTERNOS

2015-2018, se guarda en los diferentes separadores, dependiendo del área que
dice el resguardo.

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 3. VALIDACION DE FACTURA.

Para que una facturación electrónica sea segura y este validada debe constar de
algunos elementos vitales. Uno de ellos es la integridad del documento, esto
nos indica que la información que contiene no puede ni debe alterarse, y en caso
de que sea así, puede detectarse y tomar medidas correspondientes.

Podemos también ver su autenticidad, permitiéndonos observar perfectamente y

sin errores quienes son, tanto el receptor como el emisor de la factura. Esto
asegura que nadie más trate de sacar provecho de este documento. Cuando se
habla que este documento es verificable, quiere decir que el emisor no podrá bajo
ninguna circunstancia negar el hecho de haberla emitido.

En este sentido, se vuelve importante que las empresas resguarden bien tanto su
sello digital como la FIEL, que el SAT les otorga. Pues es esto la que hace
verificable el documento.

Por último, una factura electrónica cuanta con unicidad, lo que la hace única y en
teoría evita que una persona ajena a la empresa sea capaz de manipular o
falsificar sus facturas.

En resumen, si como empresa no validas tus facturas te arriesgas a no deducir tus

gastos, y a ser víctima de fraudes y multas. Es necesario que cuentes con las
herramientas para validarlas. No te toma mucho tiempo y tu empresa estará
segura.

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 3.1. PROCESO DE VALIDACIÓN.

Para iniciar la validación de las facturas, se recibirá una carpeta que contendrá
dos archivos: la factura electrónica en PDF y
un XML de la misma factura (Ilustración 9).

Ilustración 9 Archivo para validación

Se realizarán los siguientes pasos para llegar a completar la carpeta con 3

archivos:

1. PDF
2. XML
3. PDF VERIFICACION

La página que se necesitara para realizar la verificación es:

https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ (Google Chrome)

Ilustración 10 Pagina del SAT

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 3.2. VERIFICAR QUE EL PDF TENGA SUS DATOS COMPLETOS.

Abrir el PDF de la factura electrónica, revisar que los datos estén completos y por
último localizar los siguientes datos, para luego pegarlos en la página de
verificación del SAT.

 FOLIO FISCAL
 RFC EMISOR
 RFC RECEPTOR (En nuestro caso será el de la universidad:
UAC891020U21)
 No. CERTIFICADO SAT o No. DE SERIE DEL CERTIFICADO DEL SAT
(cualquiera de las formas, pero siempre debe de decir SAT).

3.3. IR A LA PAGINA DE VERIFICACIÓN.

Ir a la VERIFICACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES DIGITALES POR

INTERNET.

Rellenar las siguientes casillas.

 FOLIO FISCAL
 RFC EMISOR
 RFC RECPTOR
 PROPORCIONE LOS DIGITOS DE LA IMAGEN

Localizar los siguientes datos en el PDF.

1. RELLENAR LA CASILLA DEL FOLIO FISCAL.

Seleccionar el folio fiscal del PDF (se puede encontrar en diferentes partes del
PDF). (Ilustración 11)

Ilustración 11 Folio fiscal.

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Pegar el folio fiscal en la casilla que corresponda (en caso que no se poderse
copiar, se tendrá que teclear). (Ilustración 12)

Ilustración 12 Pegar el folio fiscal

2. RELLENAR LAS CASILLAS RFC EMISOR Y RFC RECEPTOR.

Ir al PDF, buscar el RFC EMISOR y RFC RECEPTOR (siempre será de la

universidad: UAC891020U21)

RFC EMISOR

RFC RECEPTOR

Ilustración 13 RFC

15
Copiar y pegarlo en la página.

Ilustración 14 Datos completos del RFC

Rellenar la casilla de proporcione los dígitos de la imagen con los numero que

aparezcan, luego dar en el botón de .

Ilustración 15 Resultado del SAT.

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Para guardar hay que oprimir control + P, buscar la carpeta donde están los dos
archivos (PDF Y XML), y guardar con el nombre PDF VERIFICACIÓN.

La carpeta al momento de guardar el archivo del PDF.

3.4. CAMBIO DE NOMBRE DE LOS ARCHIVOS.

En tu carpeta tendrá los 3 archivos recaudados anteriormente, ahora se tendrá

que cambiar el nombre a cada archivo.

Se abrirá nuevamente el PDF y se localizará el monto total (1) y el folio de la

factura (2), esos será el nombre de nuestro archivo PDF y XML.

Ilustración 16 Nombre de la Factura

EJEMPLO: $90.00 D-186

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Quedará de la siguiente manera el PDF de la factura y el XML:

El archivo guardado como PDF VERIFICACIÓN llevaran el mismo nombre solo se

le agregara al principio la palabra VER

EJEMPLO: VER+TOTAL+FOLIO
VER $90.00 D-186

También se cambiará el nombre de la carpeta por el MONTO TOTAL + FOLIO DE

LA FACTURA del PDF.

Por último, comprimir la carpeta y enviar.

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 4. CONCLUSIÓN.

Unos de los principales objetivos como profesional fue realizar una práctica en un
área administrativa, donde pude aprender de procesos productivos, como
validación de facturas, la recepción de bienes que necesitaba la facultad.

También aplicar el conocimiento técnico del paquete de Microsoft, los cuales me

permitieron sacar adelante las tareas técnicas asignadas.

Por otra parte pude relacionarme con personas expertas en diferentes disciplinas y
de los cuales apoyarme y aprender de ellos.

Uno de los puntos importantes en este informe fue la proactividad diaria en la

jornadas laboral no basto con estar solamente en una tarea diaria, también se me
requirió poder gestionar a tiempo los trabajos.

Ser organizada y optimizar los tiempos para satisfacer las necesidades de

diferente cliente internos y áreas demandantes de mis servicios como profesional.

Como persona y profesional he quedado satisfecho con mi desempeño ya que

entregue con mi desempeño ya que entregue toda mi potencia y conocimiento
además de aprender nuevas competencias en la gestión y evaluación de la
información de un producto para sacarlo adelante con éxito.

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