ACTIVIDAD No.

1
Estimado aprendiz, A continuación, se presenta el documento: Cómo elaborar el presupuesto para un
evento y varias opciones a escoger para la realización de un evento. Teniendo en cuenta la página
https://www.ineventos.com/co, elija un tipo de eventos y realice el ejercicio de clasificar los costos
según sean fijos o variables.

CÓMO ELABORAR EL PRESUPUESTO PARA UN EVENTO

Tomado de: https://www.ineventos.com/co

El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente
convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.
El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia
y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento.
El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.
El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y
organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.
El capital del que se dispone determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos
proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

Tipos de presupuesto

Cuando el presupuesto se adapta al evento

Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se Proyecta un
presupuesto de acuerdo con una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos
preestablecidos.
Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o
eventuales ganancias que reporte el evento.

Cuando el evento e adapta al presupuesto

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de
capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben
adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de presupuesto

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos,
por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.
Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos
comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración. El tener en cuenta cada uno de los detalles,
nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido.

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Egresos: Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en

que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o
egresos:
1. Costos Fijos: Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

 Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

 Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
 Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
 Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos
totales del evento.
 Área y servicio de estacionamiento.
 Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
 Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
 Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
 Traductores si fuera necesario.
 Sistema de inscripción y acreditación.
 Contratación de show o actividades, extra al evento.
 Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
 Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
 Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2. Costos Variables: Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o
invitados, entre ellos:

 Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas,

etc.
 Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
 Personal temporario.
 Estacionamiento.
 Computadoras y mobiliario.
 Gastos bancarios.
 Personal de seguridad y limpieza

3. Imprevistos: Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias
durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.
Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la
flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier
contratiempo.

Cotización de presupuestos

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.
Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una
modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación
de las cotizaciones.
Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo
más prolongados.

Carpeta de cotizaciones

Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las
condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener
las demás opciones a mano. También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para
casos de emergencia.

Presentación del presupuesto final a los organizadores

Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el nombre y año del
evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el
precio unitario y el precio total.
Adicionalmente, es importante considerar que, si se ha realizado el mismo tipo de evento en años
anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las variaciones en los costos.

https://www.ineventos.com/co/

5 FIESTAS MUSICALES QUE DARÁN QUE HABLAR

Para los amantes de la música, una fiesta temática musical es la excelente alternativa para ambientar
la próxima celebración, y una excusa perfecta para festejar con familiares y amigos.
Este es un evento donde la música es protagonista, por lo que hay que poner especial cuidado al elegir
la manera de presentarla.
Se puede optar por un DJ profesional, así como también por un grupo en vivo, y la combinación de
ambos puede resultar espectacularmente buena.
Es importante cuidar dicha elección ya que será clave en el éxito de la fiesta. En este tipo de eventos
vale la pena incluir detalles especiales durante la celebración como es la de hacer cumplir peticiones
musicales de los invitados y dedicar canciones, como una forma muy creativa y divertida de incluir y
hacer participar activamente a la concurrencia.
Cuando invitamos a llegar vestidos acordes a una temática musical, es muy recomendable tener
disponibles accesorios para ofrecer a quienes no pudieron producirse, y poder así sentirse igualmente
cómodos y listos a disfrutar. Pelucas, pañuelos, zapatos, chalecos, camisas de estampados o cuellos
acordes al estilo, vinchas y tiaras, entre muchos otros elementos, serán perfectos para este fin.
En este tipo de celebración prima la música y el baile, por lo que el servicio de comida es recomendable
que sea sencillo, para comer parados y mejor aun si es de hacerlo con las manos, fácil de resolver con
vajilla descartable, y asegurar así que los invitados disfruten bailando en cualquier lugar del salón.
Como en cualquier fiesta, puede pasar que algunas personas simplemente no bailen, por lo que es
importante contar con una cierta cantidad de asientos, un tanto alejado del punto más ruidoso, donde
poder distenderse y charlar animadamente, hasta que la música los contagie e invite a salir a la pista a
bailar y disfrutar. Dependiendo del género musical, se presentan diferentes elementos y pautas a tener
en cuenta para recrear y ambientar la mejor fiesta temática.

1. Fiesta del Rock & Roll: Para los amantes de este ritmo la consigna será plasmar la onda libre,
alocada y rebelde que marca este género musical. Será muy original y divertido jugar con invitaciones
que emulen pases exclusivos al mejor recital de rock incluyendo una visita al backstage. Elementos
como los vinilos, las rockolas y tarimas complementan perfectamente la decoración, y para
complementar la ambientación, son genialmente divertidas las galletas en forma de vinilos, estrellas,
micrófonos y guitarras.
En cuanto al rock se puede decantar por un único grupo preferido, o bien jugar con un popurrí de
legendarios grupos rockeros donde no podrán faltar AC/DC, Aerosmith, Black Sabbath, Deep Purple,
Genesis, Kiss, Led Zeppelin, Jimmy Hendrix, Nirvana, Pink Floyd, Queen, The Beatles, The Police, The
Rolling Stones, The Who, U2, Van Halen, entre un universo de grupos de rock.
Una extraordinaria alternativa será también jugar con grupos de rock en español, donde podrán lucirse
entre una infinidad de grupos Enanitos verdes, Pappo o Soda Stereo si pensamos en el rock argentino,
Caifanes y Molotov si queremos incluir rock mexicano, los españoles Héroes del Silencio u Hombre
G, grupo chileno Los Bunkers, uruguayo No Te Va Gustar, peruano Traffic Sound, ecuatoriano Verde
70, colombiano Aterciopelados, o panameño Los Rabanes.

2. Fiesta Disco: En una fiesta disco no podrán faltar las esferas de espejos en la pista de baile y
adornando las mesas, así como vestir brillo y pantalones campana si buscamos una ambientación
temática perfecta. Se impone entonces incluir en las invitaciones llegar vestidos al mejor estilo Saturday
Night Fever. Una pista de baile, las clásicas bolas disco, junto con un buen juego de luces harán la
magia. Proyectar vídeo clips de los grupos más famosos de aquellos años ayudará a generar un clima
ideal para impulsar al baile y la diversión. No podrán faltar temas de ABBA, Blondie, Boney M, Donna
Summer, Electric Light Orchestra, Erasure, Gloria Gaynor, Leo Sayer, Madonna, Michael Jackson, Pet
Shop Boys, Prince, Rod Stewart, Village People, y los icónicos The Bee Gees, entre una infinidad de
artistas que marcaron la era disco.

3. Fiesta Reggae: Para los amantes de este género musical de ritmo alegre, melodías suaves y letras
pacifistas, nada mejor que dedicarle una celebración y disfrutarlo entre los amigos más íntimos.
Una fiesta Reggae deberá incluir los temas del inmortal Bob Marley, Desmond Dekker, Jackie Mittoo,
y Prince Buster para la mejor recreación, así como también los temas de grupos más modernos como
los Cafres, Cultura Profética y Gondwana. Para la decoración es vital basarse en los clásicos colores
rojo, negro, verde y amarillo con lo que reconocemos inmediatamente al reggae. Ideal llenar el techo
del salón con globos de helio, o bien colocarlos por manojos cromáticos si se trata de una celebración
al aire libre.
Estos cuatro colores reggae también deberán plasmarse en los tragos, para divertidamente reafirmar
el estilo, y en el cotillón, el cual es muy abundante y accesible para este tipo de fiestas.
Las pelucas de rastas divertirán a todos, y complementarán perfectamente bien si sugerimos en las
invitaciones venir vestidos especialmente acordes a una fiesta reggae.
4. Fiesta Salsa: Se trata de una fiesta donde seguramente nadie podrá quedarse quieto, y es ideal
para ambientar y celebrar al aire libre. En la decoración no podrán faltar elementos festivos como las
guirnaldas multicolores, arreglos frutales y florales tropicales, donde el espacio destinado a la pista de
baile deberá ser suficientemente amplio.
En lo que a comida y bebida refiere, lo ideal son bocadillos pequeños y livianos, así como tragos muy
coloridos, frescos y alegres para mejor acompañar el clima tropical que se buscará recrear.
Cuba libre, Daiquiris y Margaritas acompañarán estupendamente bien bebidas más tradicionales como
cervezas muy heladas y frutas como piña, papaya y mango protagonizarán jugos naturales y bocados
dulces. La salsa dominará el ambiente, aunque podría ser perfectamente bien acompañada de ritmos
latinos afines como la bachata, cha cha cha, cumbia, guaracha, mambo, merengue, rumba, son cubano,
entre muchos otros. No podrán faltar entonces temas de Celia Cruz, Gilberto Santa Rosa, Juan Luis
Guerra, Marc Anthony, Perez Prado, Ray Barretto o Tito Puente, entre una infinidad de artistas.

5. Fiesta Electrónica o Rave Party: La música electrónica nos transporta a un fantástico mundo de
euforia y espontaneidad, de exacerbada energía y adrenalina. No es tan difícil recrear este ambiente
en casa si tenemos claro algunos detalles para lograr el mismo grado de energía y diversión entre
amigos. Lo ideal es contar con un espacio suficientemente amplio donde agrupar a un buen número de
personas, ya que un grupo numeroso favorecerá a promover el clima de alta adrenalina que se buscará
generar.
Un depósito, almacén, club o garaje grande y vacío, o un espacio o cancha al aire libre, podrían ser
ámbitos perfectos para ambientar y recrear este tipo de fiestas.
Si queremos una fiesta electrónica perfecta es vital contar con un DJ de música electrónica, y
muchísimo mejor si es de reconocida trayectoria, así como también contar con equipos de sonidos,
iluminación y efectos especiales que acompañen el nivel musical que buscamos recrear. En este tipo
de fiesta es muy importante sincronizar los efectos de luces con la música.
A través de la decoración se buscará recrear la ilusión de un rave, con elementos que fácilmente se
encuentran en casas de accesorios para fiestas. No podrán faltar rayos láser, luz negra, máquinas de
niebla, de burbujas, pintura de neón, ni las barras luminosas.
Un excelente detalle que fascinará a los invitados es repartir agua embotellada, típica de estas fiestas,
las cuales en este caso pueden ser de agua saborizada, y cuyas botellas pueden estar personalizadas
y estampadas con el nombre de la fiesta y la fecha del evento. Entre los géneros de música de este
tipo de fiestas están el Drum & Bass, Dubstep, Hardstyle, Hard Trance, High Tech, House, Jungle,
Progressive, Techno, Tech Trance, y muchos otros. No podrá faltar entonces buena música de Armin
Van Buuren, Basshunter, Benny Benassi, Darude, DJ Tiesto, Infected Mushroom, Le Castle Vania, Paul
Van Dyke, entre tantos otros.
FIESTAS TEMÁTICAS PARA ADULTOS

Lo que comenzó siendo una alternativa muy trendy y divertida para las fiestas de 15 años, fue tomando
cada vez más fuerza y hoy en día las fiestas ambientadas o temáticas se imponen en muchísimas
reuniones y cumpleaños de adultos, y hasta en la celebración de bodas.
La idea es que el homenajeado viva y disfrute del universo y entorno con el que se siente más
identificado a través de una fiesta temática, y hoy día el mercado ofrece un abanico cada vez más
amplio de artículos, tecnología y posibilidades para hacerlo realidad, pudiendo recrear sin mayores
dificultades los escenarios más elaborados y originales.

Nada más desafiante, divertido y atractivo para un organizador de eventos que proponer y desarrollar
una fiesta temática, donde más clientes aceptan encantados este tipo de propuesta.
Sea cual sea el resultado final, la meta es la diversión del agasajado y sus invitados, y la temática
primordial es siempre la de festejar.
La temática puede reducirse a desarrollar la ambientación de la fiesta a partir de un color, animal o
música favorita del homenajeado, o bien reproducir la fantasía más elaborada recreando un destino
anhelado, un escenario de ilusión o una afición especial, procurando una inolvidable y divertida
celebración a través de una pasión y gusto muy personal.
Puede realizarse en un salón, castillo, bodega, casa o jardín, siendo siempre muy importante tener en
cuenta que la locación acompañe y complemente perfectamente bien la ambientación y puesta en
escena que se quiera recrear. Los 40, 50 y 60 son cada vez más festejados, y lo que se busca muy
especialmente en estas celebraciones es personificar héroes, o los escenarios más fantásticos.
No faltará quien quiera personificar a James Bond, la Princesa Leia o Indiana Jones, o bien recrear una
carpa beduina al mejor estilo de las mil y una noches, o una cena a bordo del Titanic.
En este tipo de celebraciones muchas veces se prefiere evocar tiempos pasados a través de una fiesta
disco, ambientadas en alguna década o época especial, en una fiesta vintage, hippie, o recreando
escenarios de alguna cultura o región específica.

Fiesta de colores: Si el tema de la fiesta recae en un color, es preciso darle el protagonismo que
merece utilizando detalles y elementos decorativos en dicha tonalidad. Se logrará una exitosa
ambientación cromática si aseguramos además que el color esté presente en bocadillos, tragos y
bebidas. Asimismo, proponer en las invitaciones llegar vestidos en la tonalidad escogida compromete
en una divertida complicidad a los invitados.

Fiesta de disfraces: Nada más divertido que animar a nuestros amigos a que acudan disfrazados a
nuestra fiesta temática. En una fiesta de disfraces se puede marcar un tema, una época, o bien dejarlo
libre a la comodidad y originalidad de los asistentes.
Si no se quiere forzar a los invitados a producciones muy elaboradas, se puede pensar en una fiesta
de máscaras y antifaces. En celebraciones como despedidas de solteras se puede pensar en una
reunión de geishas, como una manera muy original y divertida de reunir féminas.

Fiestas Hippie: Cuando de evocar una época se trata, los años 60 y su onda romántica y naif seduce
a muchos. Ambientar y disfrutar de una fiesta temática hippie bien vale la pena. Para plasmar y revivir
esta añorada era buscaremos recrear el clima único de Woodstock, nos valdremos de colores vibrantes
y psicodélicos que acompañen la música de la época, imagenes de Hendrix, Beatles, y nos rodearemos
de margaritas, colgantes y el clásico símbolo de paz y amor. Lucir bandas decoradas en el cabello, o
lentes redondos al estilo John Lennon, ayudará a lograr un look muy 60's… All you need is love….