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“La Esperanza”
Organización de Oficina
Año: 2019
Introducción
No importa si trabajas en tu casa, en una oficina o en una tienda,
seguramente te gustaría que tu lugar de trabajo se viera igual de profesional
que tú.
“Cuando alguien ve una oficina desordenada, por lo general asume
que no realizas tu trabajo al máximo”, dice Linda Samuel, una organizadora
profesional. “Un escritorio desordenado puede dar una pésima primera
impresión.” ¿Qué debes hacer primero? Es simple. Organiza tus papeles,
busca contenedores para tus artículos. En este trabajo conoceremos un poco
sobre cómo se organizan las oficinas y partes de ella.
Las cosas que no deben falta en una oficina
Aunque hay algunos aspectos y elementos que son obvios (sino no
podrías trabajar), hoy queremos escribir sobre algo muy cotidiano y que a
veces no tenemos presente, así que vamos a escribir sobre 10 cosas que no
pueden faltar en tu oficina. Eso sí, ya te avisamos que a veces no se trata
sólo de algo material, sino de contar con todo lo necesario para rendir a tope
en tu trabajo dando lo máximo de tí en cada nuevo proyecto.
4. Una impresora con fax. Siempre es bueno contar con una impresora para
imprimir documentos, facturas, etc., pero si además cuentas con una
impresora con fax y tienes adsl con llamadas gratis podrás sacarle un buen
provecho al servicio de fax. Algunos trabajos pueden requerir de una
impresora profesional, así que estudia cuál es la impresora que vas a
necesitar antes de comprarla, pero deberías ceñirte a tus necesidades reales
y valorar sobretodo el coste de los recambios.
5. Un teléfono. Este elemento es obvio, pero ¿teléfono fijo o móvil? ¿por qué
no los dos? Para enviar y recibir llamadas, para concertar citas o pedir todo
lo que puedas necesitar, un teléfono es imprescindible en cualquier oficina.
Eso sí, si tienes miedo a las interrupciones descubre cómo silenciarlo o
desactívalo en tus horas de mayor concentración (a menos que puedas
recibir llamadas importantes). El teléfono, al igual que el ordenador, se ha
convertido en una herramienta imprescindible.
6. Una silla cómoda. Para trabajar con mayor confort, sentirte mejor y evitar
malas posturas, debes contar con una silla cómoda que te permita mantener
una buena postura mientras trabajas. Gran parte de los dolores de cabeza,
molestias en la espalda y falta de concentración se deben a no mantener una
buena postura en el trabajo; y una silla cómoda con respaldo y brazos puede
ayudarte a conseguirlo, además de tener unas pequeñas nociones de qué es
mantener una buena postura en tu mesa de trabajo. Busca por internet “sillas
ergonómicas” y descubre todo un mundo.
7. Una mesa espaciosa. Para que quepa en ella todo lo que necesitas
cuando estás trabajando, e incluso sobre sitio para algo más; evitando así
que tengas que guardar algo que necesitas o hacer maniobras para que te
quepa todo. Evidentemente un tablero tan grande debe ir compensado con
un espacio de trabajo proporcional, ya sabes que dentro del Edificio David
tienes oficinas diáfanas de hasta 300 m2.
9. Una pizarra. ¿Te has planteado la utilidad de algo tan sencillo como una
pizarra? Pocos son los profesionales que piensan en tener una pizarra en su
despacho, pero muchos los que realmente acabarían encontrándole una
gran utilidad. Para anotar ideas y pensamientos, plasmar ideas, realizar
bocetos, enseñarle algo a otras personas y mucho más. La creatividad
siempre suele nacer de un papel y un lápiz.
Eso significa contar con los recursos con los cuales realizar las tareas
eficientemente y disponer de condiciones de confort que permita un
desempeño sin distracciones que respete el bienestar mental y físico.
Eso solo sobre los escritorios, porque debajo de ellos podía encontrar
cajas, archivadores y múltiples objetos más.
Y sí, mi escritorio alguna vez pasó por una mala etapa y todo lo que
pensaba era indispensable para mi trabajo, en realidad dispersaba mi
atención de lo importante y me restaba confort, por lo cual terminé sufriendo
dolores musculares.
Distribución de muebles en el espacio de la Oficina
Todos sabemos que los muebles de oficina tienen una gran relevancia a la
hora de proyectar la imagen de nuestra empresa. Podemos optar por incluir
muebles de diseño, más clásicos, funcionales, … pero, ¿y si la distribución
que estamos utilizando no es la más adecuada? Por si no te lo habías
planteado nunca antes, la distribución de tus muebles puede tener una
importancia determinante en tu productividad, tu estado de ánimo y tus
resultados.
Por otro lado, otra clasificación que podemos encontrar, más allá de la
labor pública o privada de la misma, se realiza tomando en cuenta las tareas
que se desarrollan en ellas, los dispositivos con que estas cuentan para cada
labor, e incluso la cantidad de personas que trabajan en la misma.
Oficinas Abiertas: Son aquellas en las que los empleados, ubicados detrás
de un mostrador, tienen constante contacto con el público para solucionar
diferentes inquietudes, reclamos, trámites, pudiendo o no estar relacionada a
un producto en particular, o servicio determinado. Por lo general los
empleados de este tipo de oficina se pasan la gran mayoría de sus horas
laborales hablando con la gente por ventanillas de atención al cliente.
Oficina virtual: Evitan las incidencias que pueden llegar a producirse en las
ejecutivas. Se le brinda determinado espacio a un empleado equipado con la
tecnología necesaria para la realización de su labor. Por otro lado se les
otorga a muchos trabajadores la posibilidad de trabajar desde su casa a
través de la computadora en determinado horario, o en el que le resulte más
cómodo. Es un estilo laboral mucho más flexible, y más característico de
empresas modernas.
Oficina moderna: Aquella que al igual que muchas de las oficinas virtuales
cuenta con avanzados recursos materiales para la mejora de la
productividad. Todos y cada uno de los insumos tecnológicos son de última
generación, y la flexibilidad de la jornada laboral es aún mayor. Además de
que el principal fin de estas es apostar por brindarles las mayores
comodidades a sus empleados, para que estos dejen el estrés de lado y
multipliquen la productividad laboral; típico de empresas del sector
tecnológico y de Internet, como es el caso de Google.
Fuente:https://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/783-tipos-de-
oficinas/#ixzz5fcWUwNfI
Cualidades de un oficinista
Como cualidades se pueden considerar la puntualidad, presentación
personal (limpieza e higiene), agradable tono de voz, eficiencia y
responsabilidad en el desempeño de sus labores, comunicación
interpersonal, etc. Porque eso es tenido en cuenta para las evaluaciones.
Se debe considerar es la preparación profesional, grado de
conocimientos, aspiraciones, afán de superación, cumplimiento en el trabajo.
etc.