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Instituto de Formación Laboral

“La Esperanza”

Organización de Oficina

Profesora: Roxana Barboza

Alumno: Julio Velotto

Año: 2019
Introducción
No importa si trabajas en tu casa, en una oficina o en una tienda,
seguramente te gustaría que tu lugar de trabajo se viera igual de profesional
que tú.
“Cuando alguien ve una oficina desordenada, por lo general asume
que no realizas tu trabajo al máximo”, dice Linda Samuel, una organizadora
profesional. “Un escritorio desordenado puede dar una pésima primera
impresión.” ¿Qué debes hacer primero? Es simple. Organiza tus papeles,
busca contenedores para tus artículos. En este trabajo conoceremos un poco
sobre cómo se organizan las oficinas y partes de ella.
Las cosas que no deben falta en una oficina
Aunque hay algunos aspectos y elementos que son obvios (sino no
podrías trabajar), hoy queremos escribir sobre algo muy cotidiano y que a
veces no tenemos presente, así que vamos a escribir sobre 10 cosas que no
pueden faltar en tu oficina. Eso sí, ya te avisamos que a veces no se trata
sólo de algo material, sino de contar con todo lo necesario para rendir a tope
en tu trabajo dando lo máximo de tí en cada nuevo proyecto.

Ya sabes que la correcta selección de la oficina es clave para tener un


espacio de trabajo con el que te sientas a gusto, pero una vez que te instalas
en ella deberías contar con:

1. Una buena iluminación. Este aspecto es básico, no te puede faltar una


buena iluminación en tu espacio de trabajo para rendir al máximo y hacerlo
de forma cómoda. Si la iluminación es inadecuada puedes llegar a notar
cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, estrés e incluso sufrir algún
accidente laboral. Para poder prevenir todas las molestias que supone una
mala iluminación, es necesario trabajar con espacios que dispongan de una
buena luz natural. Pero aparte de eso, te recomendamos utilizar todas las
lámparas y fuentes de luz que consideres ineludibles, incluida al menos una
en tu escritorio.

2. Una decoración que aumente la productividad y creatividad. Aunque


muchas personas no le prestan atención a la decoración de su oficina porque
lo consideran un gasto superfluo e innecesario, lo cierto es que la decoración
puede ser un gran aliado para los profesionales como tú que quieren mejorar
la productividad en su trabajo y desempeñar mejor sus funciones. Tan sólo
con una buena iluminación y distribución de espacios se puede aumentar el
rendimiento laboral en hasta un 30%. La selección de colores y
complementos de oficina son también temas importantes.

3. Un ordenador o material informático. Hoy en día un buen ordenador con


conexión a Internet se ha convertido en una herramienta imprescindible para
la mayoría de profesionales. Por eso, te aconsejamos que no escatimes en
gastos, ni tampoco derroches, comprando un ordenador que cumpla todos
tus requerimientos, y te hagas con los mejores programas informáticos para
aquello que necesites. Puede incluso que necesites comprar dos monitores
para trabajar más cómodamente. La eterna pregunta es ¿Mac o PC? 😀

4. Una impresora con fax. Siempre es bueno contar con una impresora para
imprimir documentos, facturas, etc., pero si además cuentas con una
impresora con fax y tienes adsl con llamadas gratis podrás sacarle un buen
provecho al servicio de fax. Algunos trabajos pueden requerir de una
impresora profesional, así que estudia cuál es la impresora que vas a
necesitar antes de comprarla, pero deberías ceñirte a tus necesidades reales
y valorar sobretodo el coste de los recambios.

5. Un teléfono. Este elemento es obvio, pero ¿teléfono fijo o móvil? ¿por qué
no los dos? Para enviar y recibir llamadas, para concertar citas o pedir todo
lo que puedas necesitar, un teléfono es imprescindible en cualquier oficina.
Eso sí, si tienes miedo a las interrupciones descubre cómo silenciarlo o
desactívalo en tus horas de mayor concentración (a menos que puedas
recibir llamadas importantes). El teléfono, al igual que el ordenador, se ha
convertido en una herramienta imprescindible.

6. Una silla cómoda. Para trabajar con mayor confort, sentirte mejor y evitar
malas posturas, debes contar con una silla cómoda que te permita mantener
una buena postura mientras trabajas. Gran parte de los dolores de cabeza,
molestias en la espalda y falta de concentración se deben a no mantener una
buena postura en el trabajo; y una silla cómoda con respaldo y brazos puede
ayudarte a conseguirlo, además de tener unas pequeñas nociones de qué es
mantener una buena postura en tu mesa de trabajo. Busca por internet “sillas
ergonómicas” y descubre todo un mundo.

7. Una mesa espaciosa. Para que quepa en ella todo lo que necesitas
cuando estás trabajando, e incluso sobre sitio para algo más; evitando así
que tengas que guardar algo que necesitas o hacer maniobras para que te
quepa todo. Evidentemente un tablero tan grande debe ir compensado con
un espacio de trabajo proporcional, ya sabes que dentro del Edificio David
tienes oficinas diáfanas de hasta 300 m2.

8. Material de oficina. Aunque la era digital nos consume, el pequeño


material de oficina no puede desaparecer: Bolígrafos, lápices, archivadores,
carpetas, cinta adhesiva, grapas, blog de notas, consumibles, etc. Aquellas
cosas que puedes necesitar en cualquier momento del día, pero que muchas
personas no consideran imprescindibles hasta que llega el momento en que
hacen falta. Provéete siempre de esas pequeñas cosas para no estar nunca
sin ellas.

9. Una pizarra. ¿Te has planteado la utilidad de algo tan sencillo como una
pizarra? Pocos son los profesionales que piensan en tener una pizarra en su
despacho, pero muchos los que realmente acabarían encontrándole una
gran utilidad. Para anotar ideas y pensamientos, plasmar ideas, realizar
bocetos, enseñarle algo a otras personas y mucho más. La creatividad
siempre suele nacer de un papel y un lápiz.

10. Una cafetera, fuente de agua, microondas, dulces. O simplemente una


botella de agua. Ten a mano siempre algún tentempié con el que tomar un
aperitivo o beber algo mientras te relajas o inspiras. Puede que te apetezca
tomar algo dulce, beber un café o tomar algo caliente.
Materiales de la Escritorio
Los objetos de escritorio incluyen diverso tipo de elementos y útiles que se
utilizan en la realización de tareas de oficina. Los mismos comprenden
elementos y útiles tales como:

 instrumentos de escritura: para escritura manual tales


como, lapiceras, lápices, portaminas, resaltadores, sacapuntas, goma de
borrar; o para escritura mecanizada tales como máquina de
escribir e impresora;
 elementos donde escribir y/o imprimir: hojas, cuadernos, bloc de
notas; agenda, calendario, papel carbón;
 elementos para ordenar papeles: clips, ganchitos, broche
aprietapapel, regla, perforadora, abrochadora, gomitas, carpetas,
archivero;
 otros útiles: abrecartas, tijeras, pegamento, cinta adhesiva
Partes de la Oficina
En una empresa el medio físico y humano durante la jornada de
trabajo conforman el conocido ambiente laboral, si este es efectivo la
empresa tendrá productividad, creatividad, competitividad y cumplirá las
metas definidas; para que esto sea así el espacio de la oficina tiene que ser
agradable y satisfactorio.

Iluminación.: La iluminación es un elemento muy importante para rendir al


máximo en nuestro puesto de trabajo. Si no cuidamos minuciosamente este
apartado conseguiremos cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, una mala
postura por no poder ver bien la pantalla, etc…

Decoración.: la decoración de la oficina de tal manera que nos estimule y


motive todos los días a la hora de trabajar, además, los clientes o cualquier
otra persona que nos visite verán una filosofía de trabajo en nuestra
decoración.

Escritorio.: profundizar en el mobiliario que vamos a utilizar todos los días:


el escritorio, la silla, el reposapiés, etc… Como bien dice el título, en esta
sección nos centraremos, principalmente, en el escritorio.

4. Silla.: La silla es un mueble que incide directamente sobre el cuerpo de


la persona que la ocupa, por eso es tan importante que cumpla una serie de
particularidades evitando así lesiones en la espalda, en las articulaciones,
problemas de circulación sanguínea, etc…

Otros mobiliarios como: Ordenador, Impresora, Teléfono, Papelería son


también partes de la oficina.
Cómo organizar la oficina
La oficina es el lugar destinado al trabajo, y sea este de tipos técnicos
o creativos, siempre ha de ofrecer condiciones para que las personas
desarrollen sus tareas con confort y facilidad para expresar su capacidad
creativa y de gestión.

Tu lugar de trabajo puede estar ubicado en una empresa o en tu casa.


Lo importante es que siempre ha de ofrecer condiciones óptimas para que
des lo mejor de ti con entusiasmo.

Eso significa contar con los recursos con los cuales realizar las tareas
eficientemente y disponer de condiciones de confort que permita un
desempeño sin distracciones que respete el bienestar mental y físico.

Lo anterior se traduce en mayor productividad personal y efectividad


laboral y profesional, sin contar que estarás de mejor ánimo.

Importancia del orden en el trabajo

No obstante, es común encontrar una realidad diferente. Lo digo por


experiencia. Por muchos años me desempeñé como funcionaria pública y
era común encontrarme con oficinas en las que había escritorios abarrotados
de documentos sueltos y en carpetas, portarretratos familiares y obsequios
personales, libretas de notas, libros, engrapadoras, bandejas para folios, que
competían por el espacio con computadoras y teléfonos.

Eso solo sobre los escritorios, porque debajo de ellos podía encontrar
cajas, archivadores y múltiples objetos más.

Y sí, mi escritorio alguna vez pasó por una mala etapa y todo lo que
pensaba era indispensable para mi trabajo, en realidad dispersaba mi
atención de lo importante y me restaba confort, por lo cual terminé sufriendo
dolores musculares.
Distribución de muebles en el espacio de la Oficina
Todos sabemos que los muebles de oficina tienen una gran relevancia a la
hora de proyectar la imagen de nuestra empresa. Podemos optar por incluir
muebles de diseño, más clásicos, funcionales, … pero, ¿y si la distribución
que estamos utilizando no es la más adecuada? Por si no te lo habías
planteado nunca antes, la distribución de tus muebles puede tener una
importancia determinante en tu productividad, tu estado de ánimo y tus
resultados.

Bien por motivos de falta de presupuesto o bien porque todavía le quedan


años a tus muebles para amortizar la inversión que hiciste en ello, hoy te
vamos a mostrar como aprovecharlos mejor y cuáles pueden ser los
beneficios que te puede conllevar la redistribución de los muebles de tu
oficina.

1. En primer lugar, es una de las mejores maneras para dar un aspecto


nuevo a nuestra empresa. En ocasiones, podemos percibir que
nuestro espacio de trabajo ha dejado de ser familiar y acogedor para
convertirse en un espacio gris y aburrido que sólo favorece el caos. Un
pequeño cambio en la orientación de las mesas y los muebles puede
darle un toque de aire fresco a tu oficina y motivar a tus trabajadores.
2. Con gran relación con el punto anterior, surge la cuestión del
equilibrio. El Feng Shui nos indica que saber cómo colocar el
mobiliario es fundamental para lograr canalizar nuestra energía
positiva, lo cual resultará en un equilibrio físico y mental que
beneficiará a la larga nuestro trabajo y productividad. Si en nuestra
oficina predominan los colores oscuros, las sillas están amontonadas
o la entrada de la oficina no está despejada, los empleados no
gozarán de muy buenas condiciones para desarrollar su trabajo.
Reordenar el mobiliario y complementos sólo puede traer
consecuencias positivas y buenas vibraciones a la empresa.
3. Quizás nunca te lo habías planteado, pero seguro que tienes algún
espacio inservible que puede ser útil para realizar otras labores de la
empresa. Si organizas bien los muebles de este espacio y consigues
despejarlo, con una pequeña inversión puedes crear una zona de soft-
seating, una de coworking u otra de reuniones informales. Zonas que
sin duda resultarán de mucha utilidad en tu empresa y harán sentirse
mejor a los empleados.
4. Una modificación en la distribución de los muebles de tu oficina
también te ayuda a visualizar lo que en un futuro próximo quieres
hacer. Es posible que quieras cambiar totalmente el equipamiento de
tu oficina, pero antes de decantarte por uno u otro modelo, una buena
opción sería modificar la distribución de muebles actuales para ver
cómo podrían ser los resultados con el nuevo mobiliario. Quizás ese
mueble alto que te gustaría colocar al lado del call center no sea una
buena idea, ya que actúa como barrera e impide que la luz natural
llegue al resto del espacio de trabajo.
5. Estanterías u objetos que no tienen mucha utilidad realmente y que
sería mejor quitar puesto que casi siempre sirven para almacenar
cosas que tampoco necesitas realmente. Como resultado, tu oficina se
convertirá en un espacio más abierto, despejado y luminoso. Si te
fijas, con mayor frecuencia las oficinas tienden a la sencillez, a lo
minimalista, ya que este tipo de ambientes resultan más amplios y
prácticos y ayudan a mejorar la productividad de los empleados.
Conclusión
En sí la organización de una oficina tiene el objetivo de crear un
entorno cómodo y agradable donde el directivo o secretario pueda
desarrollarse de forma fácil y eficiente. No basta con ser estética, esto es
solo una parte de la organización, la otra parte debe enfocarse en lo práctico
y funcional.

En el caso de las oficinas gerenciales, la organización se torna un


poco más compleja porque se debe buscar la combinación de estilo,
comodidad y practicidad. Sin olvidar añadir las preferencias de la empresa y
del directivo o secretario.
Anexo
Bibliografía
 https://papeleria24horas.com/
 www.entrepreneur.com
 www.lambdatres.com
 www.inmocolonial.com
 www.wikipedia.com
Actividades de un auxiliar de Oficina
Funciones y Responsabilidades

1) Apoyar la organización Administrativa Institucional (Equipo Administrativo)

2) Apoyar a la administración en la presentación de informes financieros (


fotocopiar, anillar y verificar que los documentos corresponda a lo presentado
los informes).

3) Apoyar en la ejecución de contratos del personal técnico para el desarrollo


de las actividades del proyecto.

4) Velar por el cumplimiento del reglamento interno Institucional.

5) Apoyar en las propuestas afines a su especialidad.

6) Atender las llamadas telefónicas, en ausencia de la Secretaria y derivarla


a instancia correspondiente.

7) Apoyar a la administración en lo relacionado a pagos, cobrar cheques,


pagar servicios etc.

8) Realizar el Seguimiento de los Pagos de Cuotas de los Asociados.

9) Cobrar los cheques de reembolso de caja chica.

10) Controlara la calidad de documentos que entreguen las áreas.

11) Apoyar a la administración en la vigilancia de los activos de la Institución.

12) Administrar el economato, previa coordinación con las diversas áreas


para sus requerimientos a los proyectos a realizar o en ejecución.

13) Organizar y custodiar el archivo documental y electrónico.

14) Realizar en coordinación con el Asistente administrativos los Trámites


que sean necesarios para el buen funcionamiento de la Institución
¿En qué consiste la oficina y que tipo de funciones se llevan a
cabo en ellas?
Una oficina es el punto central de la organización. En ella se realiza una
buena parte de las actividades relacionadas con la dirección, planificación,
ejecución y control administrativo. En tal sentido, se llevan a cabo tanto
funciones generales como específicas de índole administrativas.

Entre estas funciones de oficina de tipo administrativa se encuentra la


recopilación de información, el análisis de registros, la distribución de
información, además de tareas que sirvan de apoyo a funciones ejecutivas
como la planificación, la formulación de políticas, la organización, la toma de
decisiones, entre otras.

En una oficina se suelen llevar a cabo aquellas funciones relacionadas con la


gestión de la información, lo cual involucra recibir, registrar, organizar,
analizar y transmitir datos

De hecho, se podría decir que recibir y recopilar diferentes tipos de


información y de diversas fuentes es una de las funciones de oficina más
importantes porque representa el inicio de otras funciones.

Esta información que reciben y manejan proviene de dos fuentes: internas y


externas. El personal que labora en ella constituye la fuente interna mientras
que las externas están representadas por proveedores, clientes, bancos,
gobierno, entre otros.

En estas oficinas se realiza además el procesamiento y organización de


información, lo cual es igualmente importante porque sin ello la información
recopilada y registrada no se puede utilizar fácilmente para la toma de
decisiones y otros propósitos en la organización.

Este procesamiento de información implica preparar notas, clasificar o editar


datos, lo cual implica que toda esta información debe organizarse de manera
sistemática.

Asimismo, otra de las funciones de oficina es divulgar los resultados


obtenidos, por lo que después de organizar y analizar la información, está es
suministrada a los niveles gerenciales o a quien corresponda.
En este caso se procura proporcionar la información necesaria a cada
miembro de la información cada vez que lo solicite y se encuentre autorizado
para ello. Esta información ayuda en el proceso de toma de decisiones.

Otra de las funciones generales que cumplen las oficinas es la retención de


registros. Esta retención consiste en la preservación de los registros para
referencia futura.

La retención de información implica además la recopilación, preservación,


clasificación y protección de registros para futuras referencias. Esta
información se mantiene en archivos, computadoras, etc.

La eficiencia de la oficina respecto a esta función general depende de la


forma en que se conserven los registros, pues cada uno de ellos tiene un
determinado tiempo de vida útil, y mientras éste transcurra debe estar
protegido de acuerdo a su importancia. Esta retención de registro depende
de la naturaleza de la organización.
Tipos de oficinas
Una oficina es aquel sitio que alberga a distintos trabajadores y cuyo
fin es brindar un espacio donde se practique una actividad laboral.
Existen por un lado las oficinas municipales, u otras pertenecientes al Estado
como departamentos de policía, u hospitales que cumplen el fin de brindar
servicios a los ciudadanos de forma gratuita, como parte de un derecho de
los mismos.

Por otro lado, otra clasificación que podemos encontrar, más allá de la
labor pública o privada de la misma, se realiza tomando en cuenta las tareas
que se desarrollan en ellas, los dispositivos con que estas cuentan para cada
labor, e incluso la cantidad de personas que trabajan en la misma.

Distintos tipos de oficina que podemos encontrar:

Oficinas Abiertas: Son aquellas en las que los empleados, ubicados detrás
de un mostrador, tienen constante contacto con el público para solucionar
diferentes inquietudes, reclamos, trámites, pudiendo o no estar relacionada a
un producto en particular, o servicio determinado. Por lo general los
empleados de este tipo de oficina se pasan la gran mayoría de sus horas
laborales hablando con la gente por ventanillas de atención al cliente.

Oficinas Cerradas: Son oficinas privadas, a diferencia de las anteriores. En


éstas, los empleados pasan sus horas debatiendo entre ellos qué tipo de
productos generar para la compañía a la que representan, o realizando cada
uno sus distintas rutinas laborales. Tienen más contacto con sus jefes,
puesto que ellos los evalúan constantemente, y si bien la carga laboral es
estricta y demandante, estos empleados no conviven con las desgastantes
demandas de los clientes.

Existe un debate en la sociedad, puesto que muchos ubican a los llamados


“call-centers” en este estilo de oficinas, puesto que los empleados trabajan
detrás de un cubículo sin ver a la gente, pero esto es contrarrestado por
muchos, ya que los empleados de estas oficinas trabajan constantemente
con los reclamos de clientes de las compañías que representan, y cargan
con aún más estrés que los trabajadores de las oficinas abiertas.

Oficina Ejecutiva: Compradas por determinadas empresas que las equipan


y las amueblan con el fin de darlas en alquiler a diversos departamentos,
locales, y/o pymes que no pueden acceder a una propia, y necesitan del
espacio por determinado periodo de tiempo.

En muchos casos se produce un amontonamiento de empleados que


produce una baja de productividad en los mismos, y hasta llega a desmotivar
a los trabajadores el aumento de hurtos producidos en estos tipos de “mega
oficinas”.

Oficina virtual: Evitan las incidencias que pueden llegar a producirse en las
ejecutivas. Se le brinda determinado espacio a un empleado equipado con la
tecnología necesaria para la realización de su labor. Por otro lado se les
otorga a muchos trabajadores la posibilidad de trabajar desde su casa a
través de la computadora en determinado horario, o en el que le resulte más
cómodo. Es un estilo laboral mucho más flexible, y más característico de
empresas modernas.

Oficina moderna: Aquella que al igual que muchas de las oficinas virtuales
cuenta con avanzados recursos materiales para la mejora de la
productividad. Todos y cada uno de los insumos tecnológicos son de última
generación, y la flexibilidad de la jornada laboral es aún mayor. Además de
que el principal fin de estas es apostar por brindarles las mayores
comodidades a sus empleados, para que estos dejen el estrés de lado y
multipliquen la productividad laboral; típico de empresas del sector
tecnológico y de Internet, como es el caso de Google.

Fuente:https://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/783-tipos-de-
oficinas/#ixzz5fcWUwNfI
Cualidades de un oficinista
Como cualidades se pueden considerar la puntualidad, presentación
personal (limpieza e higiene), agradable tono de voz, eficiencia y
responsabilidad en el desempeño de sus labores, comunicación
interpersonal, etc. Porque eso es tenido en cuenta para las evaluaciones.
Se debe considerar es la preparación profesional, grado de
conocimientos, aspiraciones, afán de superación, cumplimiento en el trabajo.
etc.