A r c h i v o s

ESTADOY DESARROLLO

1997 - 2001
 A r c h i v o s

Ví1iversiba3

Nacioí1al b e

E S T A D OY DESARROLLO

1997 - 2001

ARCHIVO 'GENERAL Bogotá. diciembre de 2001

UXTVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
ARCHIVOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
O Universidad Nacional de Colombia
División de Archivo y Correspondencia

ISBN 958-701-119-8

Diserio ALEJANDRO
MED~N~
Preparación editorial UNIVERSIDAD
NACIONAL
DE COLOMBIA, UNiSISLOS
Director Luis EDUARDO
VÁSQUEZCALAMANCA
unibiblio@dnic.unal.edu.co
DIRECTIVAS
ACAOÉ Mi CAS
Rector General
Víctor Manuel Moncayo Cruz, 1997-
Vicerrector General
. Alejo Vargas Velásquez, 1997-2000
. Gustavo Montariez Gómez. 2000-
Vicerrector Académico
. Jorge Martínez Collantes. 1997-2000
. Gabriel Misas Arango. 2OOC
Secretaria General
Consuelo Gómez Serrano. 1997-
Vicerrector Sede Bogotá
. Gustavo Montañez Gómez. 1997-2000
. Leopoldo Múnera Ruiz, 2000-
Secretaría de Sede
. Martha Torres de Tovar. 1997-2000
. Blanca Cecilia Nieva Reyes, 200C
División de Archivo y Correspondencia
Sara Lucía Amaya de Ibáriez. 1997-
EQUIPO DE TRABAJO
. Sara Lucía Arnaya de Ibáriez
. Carlos Ortiz Narváez
. Ramón García Piment
. Alex Francisco Vargas Hernández
. Carmen SusanaTapia Morales
AGRADECIMIENTOS
SEOE
MEMLL~N CCQRDINADJRES
OFICINAS
DEARCHIVO
. Francisco Luis Montoya Herrera Sede Medellín
SEDEMWIZNES
. Luz Arabany Ramírez Castañeda
Ligia Rendón López
. Jorge Eliécer Marín Arias
Sección de Archivos y Correspondencia
. Victoria Eugenia Valencia Maya Sede Manizales
SEDEPmiw
Martha Lucía Giraldo Duque
. Manuel Salvador Sánchez Orozco Secciónde Archivo
. Amanda Ortiz Escobar
Sede falmira
Ana Milena González Herrera
Sección de Archivo y Correspondencia
SECRE~ARIOS
DE FACULTAD
SEM A- OFICINPS
DE PWEACION
Agronomía NIVEL
NACIONAL
. Víctor Julio Flórez Roncancio . Carlos Alberto Garzón Gaitán
. Luis Lobo Guerra
SEOEBoGoTa
. Carlos Bernal Echeverm
Artes
. Cecilia Sierra de Olarte
. William Vásquez Rodríguez
Ciencias
. José Gregorio Poriilla Barbosa
. Luisa Fernanda Jiménez üomínguez
. Augusto Jiménez Crespo
CienciasEconómicas
. Patricia Murioz
Ciencias Humanas
. Zulma Cristina Santos de Santos
. María Cristina Torrado Pacheco
Derecho, Ciencias Poiíficasy Sociales
. Gregorio Mesa Cuadros
. Nancy Stella Cruz Gallego
hferrnería
. Carmen Helena Ruiz de Cárdenas
. María Carmen Bernal Rendón
. Margoth Gamba de Briceño
lngeniená
. HUQOHerrera Fonseca
. Jaime Guerrero Casadiego
Medicina
.Elsa Escobar Jácome
.Olga Górnez Gómez
Medicina Veteiinana y Zootecnia
.José Fernando Marín Varón
Odontología
.Germán Alvarado Pacheco
.Hannia Camargo Huertas
.Rubén Ignacio Valdiri Wagner
 .........................................
PREFACIO 9

.......................................
PRESENTACI~N 13

.......................................
INTRODUCCI~N 15

Capítulo I
DESCRIPCIÓN
DEL PROCESOACTUAL DE MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS COLOMBIA .......................................
DE LAUNIVERSIDADNACIONALDE 20

Los Archivosde la Universidad Nacional deColombiaen las Últimasdécadas ....................................... 20

Descripción del proceso reciente ....................................... 28

Capítulo II
EL ARCHlV0 EN CIFRAS ....................................... 38

Oficinas de archivo en la Universidad Nacional 1997-2000 ....................................... 38

Personalde planta de las oficinas de archivo ....................................... 40
Almacenamiento y volumen documental en oficinas de archivo ....................................... 41
Cobertura del proyectoTablas de Retención Documental 1997-2000:Estado del arte ....................................... 43
Talento humano como apoyo a las labores de archivo 1997-2000 ....................................... 44

Capítulo 111
POR SEDE .......................................
ESTADODE LOS ARCHIVOS 46

Característicasactuales ....................................... 46

Capítulo IV
TABLAS
DE RETENCI~N .......................................
DOCUMENTAL 54

Antecedentes generales ....................................... 55

Marco metodológico ....................................... 55
Contenido de IaTablade Retención Documental ....................................... 65
Alcances del Proyecto ....................................... 69
 Capítulo V
CONCLUSIONESY .......................................
RECOMENDACIONES 72

Frentesde acción estratégica en Archivos ....................................... 74

Frentes inmediatos de acción estratégica ....................................... 74
Frentes mediatos de acción estratégica ......................................... 75

ANEXOS ....................................... 7a

Anexo 1
Fondos documentales acumulados .. ... 79

Anexo 2
Modelo de organigrama. Estructura orgánica div. Bibliotecas ....................................... 86

Anexo 3
Modelo deTabla de Retención Ducumental ........................................ 87

Anexo 4
Modelo de diagramadeflujodocumental ........................................ 88

Anexo 5
Simbología empleada en diagramas de flujo documental ...... 89

Anexo 6
Modelo cuadro de soporte normativo

Anexo 7
Páginajuridica paraTRD Nivel Facultades ........................................ 91
 ~ ~~
T
arde o temprano una pregunta
surge, cuando estamos en el
desempeño de cargos adminis-
trativos al interior de la Universidad, y
esta pregunta es: ¿Vale la pena invertir
dinero en los archivos de la depen-
dencia que administramos? ¿Por quey
con qué razones se argumentaría la
inclusión de este rubro en el exiguo
presupuesto de gastos de nuestras
instituciones educativas?
Podríaempezarsecomo un punto de partida,
el hecho de combatirenérgicamente la idea
muy generalizada sobre lo que son y debe
hacerse con los archivos "muertos" de las
dependencias. Pero creo también que se
podría dar inicio a la tarea aceptando con
resignaciónqueen gran medidaquienesasí
lo afirman tienen la razón, los archivos de
hoy están muertos.
Soporto esta afirmación en la experiencia
personal para con los archivos con los
cuales estoy actualmente vinculado, pues
he encontrado de manera casual en los
intersticios de los edificios, en los restos
de las demoliciones de las reparaciones
locativas, tras pequeñas puertas clausu-
radas, bajo escaleras y graderías de
auditorios, arrumes de paquetes, de cajas,
de carpetas y de otros amarradijos de
material aparentemente ruinoso, y que en
su mayoría contienen documentos, pero
que ocasionalmente contienen discos
fonográficos de principios de siglos,
viejas fotografías, añejos planos arqui-
tectónicos e incluso viejos artefactos o
muebles o lo que queda de ellos, entre
otros cachivaches.
Todos ellos encontrados deforma inerme,
en su más puro estado de latencia,
deteriorados y completamente olvidados,
~
nadie hoy los extraña y así a sucedido por
años, decenios e incluso por siglos enteros.
Hoy tengo la intuición (de esperanza) que
quedan puertas ocultas sin abrir, paredes
que sellan accesos ocultos, cubículos y
sarzos inaccesibles, muebles y baúles con
llaves perdidas, así como coleccionistas
conscientes y/o arrepentidos que devuel- -9-
ven lo provisionalmente prestado.
Mientras estos arrumes de informes han
estado desprotegidos, reposando en el
estar ya perdidos y olvidados, peligrando
su existencia física por el contacto con la
humedad, los hongos y los ratones, pero a
salvo en cuanto al no estar al alcance de la
mano y no haber sido presa de la acción u
omisión, de quienes de manera práctica,
piensan salvarnos de esta inundación
entrópica, liberando los espacios, y
arrojándolos al camión de la basura 0

procediendo de manera mas noble ven-
diéndolos por su peso para ser reciclados,
recordemos aquí la idea usual de estar
muertos, de estar yacentes en cuanto hoy
ya no se utilizan, han dejado de pertenecer
a algún archivo de gestión, no son docu-
mentos para actuar o tomar decisiones
basadas en ellos, son simples papeles.
¿Pero, qué contienen esos viejos papeles
que merezca la pena detenernos un
momento ante ellos? Cada uno de ellos
que en su momento tenían estatus de
“documento” contienen retenido en si uno
o varios asuntos, que inquirieron a los
hombres de esa época. Pero, ¿tendránque
ver esos viejos asuntos con nuestra vida
-10-
de hoy? Los documentos antiguos
encontrados en nuestras universidades
contienen asuntos referidos a la vida y al
que hacer cotidiano académico univer-
sitario, nos hablan de la creación y de la
fundación, pero lo hacen también desde la
escritura manuscrita de los fundadores
mismos, que medianteel oficio del escribir
en concreto, fundan la institución, siendo
el escriturar de lo que así ha sido fundado.
La palabra así escrita, la que funda, genera
lo fundadocomo la manifestaciónconcreta
del pensar y de las cosas y de los lugares
que hoy habitamos.
Pero esos papeles de ayer no se relacionan
de la misma manera que lo hacen hoy con
los asuntos que contienen. Hoy el asunto
es registrado como representación del
asunto, sin ser el asunto mismo, se registra
fragmentadamente como solicitud, como
considerando y como decisión para así dar
por terminado el asunto, como si los
asuntos nacieran, se solucionaran, se
registraran yfinalmente murieran.Y en este
sentido podríamos intuir que los archivos
verdaderamente muertos son los archivos
acio donde se
“y” que evidencia la exclusión mutua entre
los términos que a su vez derivan en la
exclusión tangible entre el objetosoportey
el contenido como su objeto.
Pero en los documentos históricos, la
relación entre documentos y asuntos se
presenta de manera diferente, en ellos el
asunto se presenta desplegándose a lo
largo del documento hacia su resolución,
así, de la mano de la pluma, el asunto se
Prefxio
demora en su tránsito por el papel, se rodea
al asunto, se retiene existiendo en su
capacidad de retención, que genera el
surgimiento de la claridad del asunto, como
si se sembrara el espíritu que simultá-
neamente les esta dando origen. La relación
en estos documentos se da como la
morada del asunto. Existe un antiguo
termino castizo del que da fe, el diccionario
de la lengua española, de la Real Academia
Española de la Lengua,que es “ASUNTAR”
al cual le da los significados de “poner
atención, atender, comprender bien algo”
y el del “pensar, reflexionar,argumentar”.
Así, partiendo del indagar poreste término,
podríamos ahora preguntarnos por lo que
moraen el sustantivo “asunto”, en él habita
de camino a su estado de reposo un
movimiento, subyace en él algo manifiesto
que es el “Asuntar” del asunto, el “Asuntar”
es la manera como el asunto va de camino
a su resolución, luego lo esenciante del
asunto es el “Asuntar” mismo, es poner en
movimiento el asunto, y entendido así,
asunto y “Asuntar” tienen diferencia, pero
en el marco del documento histórico se
nos hacen presentes como una misma
cosa, en él se reúne todo lo implicado en
su camino hacia la resolución.

El Asuntar como el demorarse un tiempo,
como el pensar meditativo, como el
transcurrir comprometido de quien asunta,
no arroja de si, como objeto de reflexión lo
que ha asumido como compromiso, así
asuntante, “Asuntar” y asunto se retienen
entre si, mientras se dan, se otorgan, de
uno a otro, esta es la dimensión del uso
que proponemos hoy para el archivo que
contiene lo de ayer.
El lector hoy difícilmente podría abordar
esta dimensión del documento histórico,
pues su lectura practica lo haría pasar de
largo por sobre el “Asuntar” de estos
documentos.
El lector debe introducirse en el asunto,
involucrándosedesprevenidamente,yendo
de camino, dejándose conducir por el
asunto mismo, no asumiéndolo de fuente
con erudicción, sino dejándosetrasladar en
ese estar “junto a” él, logrando la aproxi-
mación de lo que aparenta estar lejano.
Así el lector seria de nuevo el asuntante del
asunto, pondría en movimiento lo que ha
permanecido en estado de latencia, lo
ocultoy pretendidamente muerto adquiere
un soplo de vida.
Esta escritura originaria ha hecho pre-
sente ante mi y para el caso particular
que me ocupa el origen de la Escuela
Nacional de Bellas Artes, de la Academia
Nacional de Música, de la Facultad de
Arquitectura de la Universidad Nacional
de Colombia y de la fusión de las
anteriores como Facultad de Artes, de la
sede de Santafé de Bogotá de la Univer-
sidad Nacional de Colombia.
Es el “Asuntar” de estos lugares que
resuenan hoy, éste se mantiene presente,
vivo y vigente, es el origen así encontrado,
el que nos habla a los tiempos de hoy,
Pero este decir a r solo será escu-
chado por quien vea en el asunto el
“Asuntar” de la mano de quien escribe lo
que el corazón le dicta. Que en el fondo
es el origen escritura1de nuestras Univer-
sidades y teniendo al “Asuntar” con su
manera natural de producir.
Solo escucha el que ha estado atento,
atento en el cuidado del documento, el que
ha estado ocupado esperando en estado
meditativo queel asuntodevele el “asuntar”
I r c h i r o U n i r e r r i d a d ü a c i o n a l de C a l o m b i a
que surge, a quien lo indaga de manera
vigorosa y sostenida.
Finalmente propondría dar y/o continuar
en casode haberse iniciadoya, una reflexión
sobre este origen latente en estos viejos
archivos, como fundamento esenciante
sobre el que están construidos los pilares
de nuestras Universidades, a asumir este
ante r io r “As u nt a r ” como pat r i m o n i o
originario, sobre el cual como suelo fértil,
se puede hoy ir de camino a sembrar lo
que el futuro nos depare.
Estas son algunas razones por las que
considero importante invertir recursos y
esfuerzos concretos en resguardar y cuidar -11-
nuestros archivos.
William Vasquez
Disefiador industria/
SecretarioAcadémico de la Facuitad de Artes
Universidad Nacional de Coiornbia
Sede Bogotá
Este documento fue presentado poreiautorante Comité
Nacional de Archivos de /a Educación Superioren Sesión
de/ 21 de octubre de 1999 Programada poria División de
Archivo y Correspondencia y el Archivo General de /a
Nación, realizadaen /a Universidad Nacionaide Colombia,
Sede Bogotá.

L
os archivos de la Universidad
Nacional de Colombia tienen un
valor histórico y cotidiano inne-
gable. Su invaluable aporte a la gestión, la
academia y la memoria de la institución y
su comunidad, tienen más de un ejemplo
en la experiencia individual y colectiva del
alma máter.
Aun así, la posibilidad de su percepción y
disfrute se encuentra mediatizada por un
número de acontecimientos que a lo largo
de la historiade la Universidad han afectado
dicho patrimonio, volviendoaún másdifícil
su reconocimiento y potenciación: inci-
neración de documentos, inundaciones de
los "depósitos de Archivo", deterioro
antropogénico y biológico, acumulación
desordenada, abandono, entre otros
aspectos, además de decisiones de índole
tanto personal como directivo, afectaron
irremediablementela memoria documental,
"€/derechoa /a información, además de ser un principio
fundamenialcontemplado en /a Cada Consfifucionaide
Coiombia,es una necesidadpnmordialen la reaiizacjón de
íos seres humanos en fantopersonas natum/esyjunü/cas,
en e/contexfo socia/y cuifumi con femporáneo. "
Jorge Palacios Preciado
su conservación y recuperación futuras,
como soporte de diversas búsquedas y
múltiples intereses para la comunidad
universitaria, la institución y la Nación
Colombiana.
Hoy en día, la problemáticade los Archivos
de la Universidad se identifica, entreotros,
porel altogradodesaturación del volumen
documental que alcanza. Aliviar y subsanar
estos aspectos, que otorgan una identidad
particularmente hostil al patrimonio
documental de la institución, ha conducido
a un proceso de reflexión, participación
interestamental y puesta en marcha de
iniciativas, mecanismos y prácticas al
interior de la Universidad,de orden nacional
y local, desde 1997, liderado entre otras
dependencias y personas, por la Secretaría
General de la Universidad, las Secretarías
de Sede y las oficinas de Archivo. En
Bogotá, por su Secretaría de Sede, la
División de Archivo y Correspondencia y
las Secretarías de Facultad de Artes,
Odontología y Enfer-mería, así como por
un número importante de docentes,
investigadores, estudiantes y personal de
apoyo a la gestión en diferentes oficinas.
A través de este documento se busca poner
en conocimiento de la comunidad univer- -13-
sitaria, el recorrido alcanzado a partir de
1997, los logros obtenidos, las metas
propuestasy alcanzadascomo tam bién las
que se proyectan, el personal vinculado al
proceso, la metodología de trabajo, la
inversión ejecutada,así como lasdificultades
sorteadasy lasque permanecen,las políticas
y recomendaciones que en materia de
archivos seenuncian hoy día parasustentar
los procesos en marcha.
Este trabajo sobre la memoria se encauza
hacia la vigencia de la misma en el devenir

de la Institución, en la construcción de la
experiencia en la y de la identidad de
comunidad universitaria como proceso
compartido y participante, que es respon-
sabilidad de todos como parte de una
historia que se teje en múltiples sentidos y
de la que no po-demosabstraernos.
Los Archivosson de la Universidad, son un
producto de su devenir académico y
-14-
Prescntacibn
administrativo, con vida propia. Su estado
inerme y reposado no es propio de su
naturaleza, quizá se deba al descono-
cimiento de lo que ellos contienen, su
vigencia nos correspondey su esencia nos
compromete. El silencio de esta memoria
no se debe a su falta de voz sino a nuestra
poca visión y tacto, a la escasa curiosidad
por los hechos y sus fuentes.

imprescindiblespam /a toma de decisiones basadasen antece-
dentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencial-
nqentepade deipatn’monio cuitumiy de /a identidadnacional”’
E
I proceso de Modernización y
organización de los archivos de
la Universidad Nacional de Co-
lombia, parte del principio que percibe el
Archivo como el órgano que recopila,
conserva y difunde la información que
genera o recibe una institución (o una
persona natural o jurídica) en desarrollo de
sus actividades. Es en este sentido que la
Universidad Nacional, a través de sus
Dependencias de Archivo, y de instancias
de orden directivo de los niveles Nacional,
de Sede y Facultad, se ha propuesto como
tarea prioritaria la organización de sus
Archivos y la implementación, mejo-
ramientoy sistematizaciónde los procesos,
técnicas e instrumentos utilizados actual-
mente para este propósito. Así, la Univer-
sidad ha programado una serie de tareas
que fundamentan y desarrollan las orien-
taciones expuestas, algunas de las cuales
se incluyen, como programa institucional,
“Losarchivos son impodantes para /a admmistmción y /a
cultura, porque /os documentos que los conforman son
en el Plan Global de Desarrollo de la adecuada orientación del proceso de
Universidad Nacional de Colombia, 1999- organización de sus archivos.
2003, que se encaminan a la recuperación
de la memoria y patrimonio de la co- En este sentido, las acciones insti-
munidad universitaria’. tucionales se manifiestan como acciones
estratégicas sistemáticas y sistém icas,
El desarrollo de estas labores se orienta que se asimilan como proceso pe-
mediante principios de organización de dagógico reflexivo, tendientes a la
archivos aceptados conforme a los unificación y regulación de las mismas,
lineamientos difundidos por el Archivo a través de la concertación yflexibilidad
General de la Nación para Colombia y que requieren la autonomía integrada y
normal izados i nte rn ac io nal mente. La una economía de la acción parti~ipativa~
adopción y adaptación de estos Ii- de cada nivel organizacional de la Uni-
neamientos permite a la Universidad una versidad y de todos ellos en su conjunto.
LeyGeneral deArchivosde Colombia. Ley594de2000. Congresode la República. DiarioOficial440E4 iulio 14de 2000.
El Programa, definido en el Plan Global de Desarrollode la Universidad Nacional de Colombia, 1999-2003,se titula
RecursosAcadémicos (pág. 104),dentrodel cual apareceel Sub-Programa:ConservacióndeiPatrimonio (pág. 105),con
dosacciones principales, 1) Recuperar la memoria institucional a partirde la organización del Archivo General de la
Universidad, y2) Elaborar un diagnósticodel patrimonio físicode la Universidad (pág. 105). (Universidad Nacional de
Colombia. Pian GiobaideDesardíode /a UniversidadNacionaideco/ombia,19992003,Santafé de Bogotá,D.C.:Universidad
Nacional de Colombia, 1999, págs.104-105).
Los principios de articulación, autocritica, autOrregUlaCiÓn e intención sistemáticaen los procesos, también orientan
las acciones propuestas en el Pian fstratégico 6%DeSarrO//O 1999-2003,de la Sede Bogotá. Ver: Han fstmtégico de
Desarrollo 1999-2003:iiderazgoporResultadOs, Bogotá: Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá, noviembre
de 1999, pág. IX.Presentac/ón.
 Así mismo, las políticas de archivo de la
Universidad Nacional de Colombia se
enmarcan dentro de los fines planteados
en su Régimen Orgánico Especial4 y en
el Esfatuto General vigente5.
En este documento se describe de
manera sucinta, desde una perspectiva
cronológica, el inicio y avance del
Programa de organización moderna de
los archivos de la Universidad Nacional
de Colombia, y se destacan algunas
referencias que inciden en sus archivos.
Este es un primer esbozo sustentado de
los hechos más significativos en la
transformación, medidas y disposiciones
en esta materia.
-16-
Cabe señalar que la situación del Archivo
General de la Universidad y de las oficinas
de Archivo, no respondía a las expectativas
de una institución que como la Universidad
Nacional, es identificada en el país por su
tradición y producción académica y cien-
tífica. Tampoco podía, en la situación
encontrada en 1997, participar activamente
en la proyección de la misma, ni servir de
soporte eficiente a su gestión, adminis-
tración y academia, en su papel de for-
madora, productoray gestora.
En 1997, los archivos de Universidad del amplio volumen documental deposita-
Nacional, patrimonio de la institución y del do y disperso en lugares diferentes e
país, sufrían un abandono continuado y inadecuados, el desorden, la inexistenciade
matizado por una sensibilidad que se equipos de reprografíay la insuficiencia de
acostumbró a verlos como "papeles viejos" equipos de computación para sistematiza-
y sin valor. ción de datos, "que no alcanzana satisfacer
las necesidades delArchivo"6. Finalmente,
En una visita realizada por funcionarios del sugieren la necesidad de una "torna de
Archivo General de la Nación de Colombia, conciencia de la importancia que revisten
a petición de la misma Universidadatravés los archivos tanfo para la administración
de la Divisiónde Archivo y Correspondencia, como para la investigación", sensibilidad
se vislumbró un panorama diagnóstico del que debe partir de las directivas.
estado de los archivos examinados en la
División. Resultadode estavisita, se obtuvo Aún más, para las labores de Archivo
u n documento que expone sintética y (organización, consulta, sistematización,
entre otros) y para la conservación de los
mismos se había destinado el sótano del
edificio de la Facultadde Enfermería. Lugar
sin ventilación, húmedo y peligroso para
El documento expone aspectos como la tal efecto. Animales pequeños (roedores y
insuficiencia del personal dedicado a las gatos) participaban de este espacio
laboresdearchivoen la División de Archivo destinado a la preservacióndel patrimonio
y Correspondencia, la falta de manuales de la Universidad. El personal, además de
específicos para el manejo de este pa- ser insuficiente y de estar expuesto a
trimonio y de inventario$ que den cuenta contraer enfermedades producto de la
4 Decreto Extraordinario 121O de 1993,especialmente "estudiary ennquecerelpatnmonio cultura/, natumly ambientaide
/a nación y contribuira su conservación".Artículo 2 del Decreto.
5 Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 13, del 13 de mayo de 1999.
6 Archivo General de la Nación de Colombia. Informe como soporte del proyecto "Organización de Archivos de la
Universidad Nacional de Colombia". Julia Godoy de Lozanoy María lmelda LópezAvila, profesionales especializados,
funcionarios del Archivo General de la Nación de Colombia. Santafe de Bogotá, 30 de enero de 1997.

incubación devirus en la humedad y en los
documentos sin limpiar, desarrollaba, en
este mismo espacio,actividades incompati-
bles para su bienestar: cocinaba en un
apartado del depósito donde funcionaba
al mismo tiempo la cocina y el baño.
El sótano fue convertido en un depósito de
elementos diversos: desde desechos de
obra, gasolina y ropa, hasta el patrimonio
documental de la Universidad. Las insta-
laciones eléctricas estaban en mal estado
y las cañeríasdeledificio se distribuyen aún
sobre el cielo raso, por encima de las
personas que laboran allí y de los docu-
mentos depositados. Sería redundante
señalar lo que esto conlleva.
En el diagnóstico realizado en 1999, objeto
del presente informe y con el propósito de
identificar en una escala más amplia el
estado de los archivos en la Universidad,
se pudo constatar que estos aspectos se
replican en lassedesde Medellín,Manizales
y Palmira y que la falta de una política
integral de preservación y manejo del
patrimonio en la Universidad y de estra-
tegias a mediano y largo plazo en este
sentido como inversión, capacitación,
talento humano calificado, entre otros, han
conducido a dos situaciones tristemente
contemporáneasy presentes: la invisibilidad
del patrimoniodocumental como memoria
de la Universidad yel desbalance entre su
volumen, su importancia socio-cultural, su
conocimiento y la conciencia de su
preservacióntécnicamente organizada.
A partir de esta situación y teniendo en
cuenta las orientaciones y disposiciones
legales vigentes en materia de archivos en
el país, la red de Secretarías (General, de
Sedes y de Facultades) y las oficinas de
Archivo, encargadas del planteamiento y
ejecución de acciones precisas, integradas
rimonio Docu-
mental Históricoy Científico, dentro del que
se cuenta, entre otros, el programa de
Tablas de Retención Documental para la
organización de los Archivos de Gestión
(Archivos de Oficina) que lidera en diferen-
tes dependencias y sedes del alma máter.
El proceso ha motivado la participación de
las Facultades y oficinas identificadas en
los componentes administrativos, oficinas
de Facultades y componenteadministrativo
Archivo Universidad Nacional de Colombia
de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira.
Actualmente, apoya varios proyectos y
propuestas en lasede Bogotáyen el Nivel
Nacional de la Universidad, a través de él,
el talento humano dedicado al Archivo ha
crecido en número y preparación, las
Secretarías General,de Sedes y Facultades
lo han tomado como proyecto bandera y
sus resultados se han convertido en
insumos importantes para otros procesos
como diseño de procedimientos, optimi-
zación de espacios y ser fuente de informa-
ción para diversos proyectos institu-
cionales, administrativos y académicos.
El Archivo es menos visto ahora como el
“cuarto de san Alejo”, contribuye al -17-
proceso de construcción de un tejido
social propio mediante la recuperación,
preservacióny divulgación de su memoria
documental, y a la resignificación de su
imagen pública tantoentre lacomunidad
universitaria como fuera de ella, y ha
logrado posicionarse en el Plan Global de
Desarrollo de la Institución, 1999-2003
(pág. 105) y en el Plan Estratégico de
Desarrollo de la Sede Bogotá para este
mismo período (pág. 35, Estrategia 4:
Gestión Eficiente),así como brindar apoyo
a la gestión de la Universidad.
 Introaucci3n

En este orden de ideas, el presente

documento se encuentra estructurado en
varios capítulos con el fin de proporcionar
la información que contribuya a precisar y
redefinir el concepto yfunción de Archivo,
así como los propósitosy realizacionesque
enmarcan este proceso desde 1997.
 Somosnuestm memona,
CA * : t d o J somos ese quimerico

museo de formas mconsfanfes,

ese monton de espejos

Jorge Luis Borges

circunscribir a la naturalezadel alma máter

LOS ARCHIVOS DE LA
el deseo continuo por documentar su
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
trayectoria y construirse sobre la base que
COLOMBIA EN LAS
forman sus documentos en los diferentes
ÚLTIMAS DÉCADAS
Órdenes de su funcionamiento.

Antecedentes
La trayectoria del Archivo en la Universidad
Nacional está ligada a varias visiones y
Descripcibn be1 actitudes administrativas que en los
Últimos 36 años han incidido sobre su
suerte e historia.
Las diferentes Leyes y Decretos Extra-
ordinarios, orgánicos de la institución,
los Archivos Se la como elementos cruciales de los diferen-
tes momentos de su vida, permiten
Desde 1935, cuando se da el segundo gran
paso en la transformación de la vida
universitaria’, despuésde su fundación en
1867 como la “Universidad Nacionalde los
Estados Unidos de Colombia”2, se hace
referencia al patrimonio como objeto de
relevancia para la Universidady su función3.
Para el secretario de la Institución y del
entonces denominado Consejo Directivo
de la Universidad, este objetivo se especi-
fica dentro de su régimen funcional4.

‘
Losdestinosde launiversidad setrazan endocumentoscomo parael casocitado la Ley68 organicadeia Universidad
-
Nacionai del7 dediciembrede 1935(3paas 1 en DiarioOficial BoaotaiColornbia) añoLXXl No 23060 ísabadol4
TIP diciembre de 1935)
2 Ley que Crea /a Universidad Nacionaide /os Estados Unidos de Coiombia del 22 de septiembre de 1867
3 Op cif Ley68de1935 A r t 1 c u l o 3 ~
4 /bid en su Articulo 13 el IncISO C reza as1 Llevar los libros archivos y registros de la Universidad yexpedir copias
i autenticas tornadas de ellos

En 1963, al expedirse un nuevo Régimen
Orgánico para la Universidad Nacional de
Colombia5, se contempla como uno de
sus fines crear, conservar y transmitir
libremente la cultura6,contemplándose de
igual forma la categoría general de
patrimonio7,que obtendrán su espe-
cificación y marco reglamentario en el
Estatuto General expedido en 1964 sobre
esta base normativa.
Para 1980 se establece un nuevo Régimen
Orgánicos, en el cual no se describen las
responsabilidadesque frente al patrimonio
documental la Institución debería tener en
cuenta. Sin embargo,tales consideraciones
aparecen en detalle en el EstatutoGeneral a
que esta reforma da lugar9.
Sin duda, después de 1935, las referencias
más explícitas sobre la protección,
divulgación, uso y salvaguarda del
patrimonio de la Universidad se aprecian
en 1993, en el Decreto 1210 quedefine la
naturaleza, fines y autonomía de la
institución, y constituye el Régimen
Orgánico vigentelo. Cabe resaltar el
enunciado del Decreto frente al patrimo-
nio: La Universidad tendrá como uno de
sus fines el estudioy enriquecimiento del
A r s b i r o U n i r 8 r r i d n d I 8 o i o n a l dn C o l o m b i a
patrimonio cultural, natural y ambiental Correspondencia adscrito a la Sección de
de la nación colombiana y contribuir a su Servicios Generales, perteneciente a la
conservación". División de Servicios Administrativos
dentro de la estructura orgánica de la
Como se observa, la Universidad ha Sindicatura de la Univer~idad'~.
En materia
mantenido el interés por el Patrimonio de Archivos, a este Grupo se le asignaron
Documental en el marco normativo, sin dos funciones básicas: "organizar y
embargo, actualmente le está dando una mantener al día el Archivo General [de la
dinámica en el orden de lo práctico, de tal Institución] y "facilitar los documentos de
manera que para la institución su impor- trabajo (...) solicitados [por las depen-
tancia es innegable. dencias que los req~ieran]'~.
Unido a ello, se proponía que el secretario
Años sesenta
general organice y coordine el patrocinio
En 1964 se establece la organización de actos culturales para la Institución y
administrativa difunda los fines culturales de la misma15.
Aunque esto no es una referencia explícita -21-
al quehacer de los Archivos, constituye sin
embargo un precedente significativo a la
la existencia de un Grupo de Archivo y hora de establecer, como años más tarde
5 Ley65 "poria cuaiseestabieceelfiégimen Orgánicode /a UniversidadNacionaideCoiombiay se dictan otmsdisposiciones",
del 19dediciembrede 1963,en: DiarioOficial, Bogotá(Co1ombia). No,31270(17deenerode 1964)
6 ibid.,Artículo2: "finesde launiversidad Nacional", b.
7 /bid.,Artículo5,b.
8 Decreto No. 82 "poreicuaise estabiece eiRégimen Orgánico de /a Un/versidadNacionaide Coiombia y se dictan otras
disposiciones", del 22 de enero de 1980.
9 AcuerdoJ08de noviembre24de 1964yAcuerdo 124del ConsejoSuperior Universitario, del lgdeseptiembrede 1980
(artículo 19, literal a, b, c, d, e, 9).
1 O Decreto Extraordinario No. 121O del 28 de junio de 1993, "poreicualseestableceeiRegimen Orgánicode /a Universidad
Nacionaide Colombia", 12 págs.
1 1 lbid., Capítulo 1: "Naturaleza,finesyautonomía",ArtículoZ:"Fines",b, pág. 1
1 2 Op. cit. Acuerdo 108del Consejosuperior Universitarioque"expideel€sfatutoGeneraidela UniversidadNacionaide
Coiombia", de noviembre 24 de 1964.
1 3 Artículo 1, pág. 2 del citado Acuerdo 108.
1 4 lbidArtículo33.punto3,funcionesd~~ pág. 18.
1 5 lbid,Articul08,funcionesh-/; pág.7-8
 Descripcibn be1 proceso actiral sc v n o b e r n i z a c i b n 3c ¡os Archivos be I h Vniversibab Nacional be Colombia

se hará, la función de la SecretaríaGeneral adminisfrafivd‘. Estaúltimaoficina, aunque Seccional de Manizalesz5.El esquema de

respecto a la organización del patrimonio
documental (los Archivos) de la Univer-
sidad, en tanto bien cultural producto y
reflejo del alma máter.
En 1965, la Universidad establece su
estructura académicaI6y determina como
función del Secretario de Facultad dada la
reciente estructura de 1964, “conservar el
Archivo de la Facultad”17.
Ese mismo año se modifica la organización
administrativa de la Universidadlaestable-
cidaen 1964. Se refrenda como función de
la SecretaríaGeneral “asumirla responsabi-
hacambiadosu denominación (hoy díaes
la Sección de Nómina y Registro depen-
dientede la División de Personal de lasede
de Bogotá), conserva esta función.
Estosdatosdancuentadel procesoquese
desarrolla en Bogotáz2,entre tanto ¿que
ocurría en las otras seccionales de la
Universidad en el país?
En 1965 se establece la estructura ad-
ministrativa de la entonces Seccional de
Palmiraz3,respecto a los archivos, aparece
como función de la Sección de Servicios
ión del funcio-
organización como la definición de
funciones es muy similar a la establecida
para Palmira, de maneraque las funciones
respecto a los Archivos aparecen nue-
vamente cobijados como responsabili-
dad de la Sección de Servicios Admi-
nistrativos, como parte de servicios
generalesz6.
Un año más tarde, se modifica la estructura
administrativa de las dependencias de la
Universidad Nacional de Colombia en
Medellínz7.La organización y supervisión
del funcionamiento del Sistema Generalde
Archivo y Correspondencia para la Seccio-

-
-22 lidad de la información generalal p ú b l i c ~ ” ’ ~ ,
loquesevinculadirectamenteconel manejo
de la información documental de la institu-
ción. Al mismo tiempo se vuelven a definir
las funciones del Grupo de Archivo y Corres-
pondenciaque en lo concernienteaarchivo
se relacionan con la clasificaciónyprocesa-
mienfo de los archivos, su reglamentación
y vigilancia, la elaboración de índices,
formación de Archivos Seccionales, micro-
filmación, control de copias y circulación
documentaPo,y la Sección de Registro y
Control tenía a su cargo la administra-
ción de los expedientes del personal
nal de Medellín se inscribe como función
de la SecretaríaSeccional, “de acuerdo con
Al año siguiente blece la organi- las normas generales adoptadas para tal
zación correspondiente a la entonces fin por la Universidad”28.
16 Acuerdo No. 59del ConsejoSuperiorUniversitario, del 25de marzode 1965.
17 /bid.,Artículo9,funciÓnb. pág.3.
18 Acuerdo No. 205del ConsejoSuperiorUniversitario,del26deagostode 1965.
19 /bid.,Artículo21,funciÓn3,pág. 14a
20 /bid.,Artículo24,funciones 1-7,pág. 16a.
21 /bid.,Artículo 10,función 4, pág.8a.
22 Cabe recordarqueesa partirde 1997 (diciembre29)cuando launiversidad adelanta un procesodedescentralización
(Resolución de RectoríaGeneral, No.000864de 1997), que los procesosdescritosen materiade Archivosse inscriben
en las modificacionesorgánicasde la Universidad yque hasta1997 existía un únicocomponenteadministrativo para
la Sede Bogotáy la dirección general de la Institución, hoy por hoy Nivel Nacional.
23 Acuerdo No. 178del ConsejoSuperiorUniversitario, del 12deagostode 1965.
24 /bid.,Ariíc~l07,puntod-d, pág.3~4.
25 Acuerdo No.118delConsejoSuperiorUniversitario.del 15dejuliode 1966.
26 /bid.,Artículo7, puntol-d, págs. 5a-6a.
27 AcuerdoNo. 120delConsejoSuperiorUniversitario,del16denoviembredel967.
28 /bid., Artículo 1, función 1213, pág. 6a.

Enrique Pérez Arbeláez en su oficina. Foto tomada del libro Enrique Pérez Arbeláez: su vida y su obra. Bogotá, Fondo FEN,
Colombia, 1992.
También en 1966 se organiza la División
de Servicios Generales de la Univer-
sidadZ9,definida como Sección en 1964
y se eleva a la categoría de Sección el
Grupo de Archivo y Correspondencia
existente30. La nuevaSección deArchivo
y Correspondencia, en cabeza de su jefe,
cumpliría las mismas funciones estable-
cidas para el Grupo de Archivo y Corres-
pondencia en 1964 (“organizarelArchivo
General” y “facilitar los documentos que
le soliciten IJ3‘ 1.
A r c ú i v o U n i v e r s i d a d R a c i o n a l de C o l o m h i a
de la Universidad. El Consejo Superior
Universitario crea el Comité de Archivo y
M i c r o f i l m a ~ i ó ny~establece
~ su organi-
zación, composición y funciones y rede-
fine las funciones del Grupo de Archivo y
Correspondencia, de acuerdo con la
estructura administrativa fijada en 1965.
En esta misma fecha se crea la División de
Archivo y Microfilmación como depen-
dencia de la Secretaría GeneraP ,encargada
de organizar y orientar el Archivo General
de IaUniversidad,con la función de “implan-
tar el sistema de archivo” y “recomendas..
las normas y procedimientos encaminados
a una mejor prestación de servicios”34.
-23-
Años setenta Años ochenta
El 6 de diciembre de 1977 es una fecha En 1980, cuando se produce otra reforma
significativaparala historiade IosArchivos para la organización académicay adminis-
~
29 Acuerdo No. 143 del Conseio Suoerior Universitario. del 25 de aaosto de 1966
1
3c /bid., Artículo 1, literal e, pág. 1
3 1 /bid.,Artículo 10. funciones{ h , pág. 5a.
3 2 Acuerdo No. 125del ConsejoCuperiorUniversitario.del Gdediciembrede 1977.
3 3 Acuerdo No. 126 del Consejo Superior Universitario. del 6 de diciembre de 1977. La organización yestructura que
estableceel presente Acuerdo es ejemplar. Parte de un estudio diagnóstico dispersión, desorganización. deficiencias
en el empleo de las técnicas adecuadas (considerando 11, identifica los requerimientos básicos organización,
conservación, restauración, acceso y seguridad (considerando 2). prevé los mecanismos idóneos para su tratamiento
futuro planes, normas, procedimientos,organizacióntécnica (considerando3);establece las funciones básicas implantar
lossistemasdearchivo, manejodeinformaciónynuevossoportes(microfilmación)(ArticuloP,a, b, c):definelaestructura
básica para sus fines (Articulo 3) y la planta de personal necesaria (Ahículo 4). suprime la Sección de Archivo y
Correspondenciaadscritaa la División de Archivos Generales (Artículo 10) permitiendo crear la División de Archivo y
Microfilmación de la Universidad comodependenciade IaSecretaríaGeneral (Artículo 1).
34 /bid.,Ariículo2, pág. 1

trativa de la Universidad, mediante la
expedición de un nuevo Estatuto Ge-
nera135,nuevamente se establece como
dependencia de la Secretaría General a
la División de Archivo y Microfilma-
~ i ó yn se
~ crean
~ las Secciones de
Archivo y Correspondencia depen-
dientes de la Secretaría de la respectiva
Seccional y de la Vice-Decanatura para
el caso de Palmira3’.
Esta nueva reestructuración ratifica para
Bogotá la separación de las áreas de
trabajo de archivo y correspondencia en
dos depetidencias, acierto que muestra
la escasa relación funcional de estas. El
archivo adquirió el estatus de División,
-24-
con el nombre de Archivo y Micro-
filmación, adscrita a la SecretaríaGeneral;
correspondencia pasó a ser respon-
sabilidad de la División de Servicios
Generales, dependencia de la Dirección
Administrativa General.
El Estatuto describe como funciones
explícitas de la Secretaría General la
organización del Archivo de
la Universidad y de los secretarios
de Facultad “responder por el Archivo
de la Facultad”39.
Descriircibn bu1 proccso actwal be wiobcrnirhcibn bc 10s Arcliivos be la Vnivcrsibab Nacional 3 c Co1on1bi.a
En 1986 se expide otro Estatuto Generara, diferencia de Bogotá donde venían
y se confirman como funciones de la funcionando por separado Archivo de
Secretaría General de la Universidad Correspondencia.
“organizary mantener el archivo general”
de la institución4’,y de los secretarios de En 1988 ocurre el cambio de deno-
Facultad “organizar y responder por el minación de la División de Archivo y
archivo de la Facultad”42.La División de Microfilmación a la División de Archivo
Archivo y Microfilmación queda táci- como consecuencia
y Corre~pondencia~~
tamente dentro de la estructura de la de anexarle la Sección de Correspon-
Secretaría General sin modificar sus dencia dependiente hasta ese entonces
objetivos, funciones y organización. de la Dirección Administrativa General“.
El efecto inmediato de esta decisión fue
Una vez establecida la estructura ge- retornar a una organización que no es
neral básica, se organiza la distribución operativa para los archivos y simplificar
de las dependencias de las Seccio- el objetivo de la microfilmación hasta el
punto de desaparecer.
Dada la nueva organización de la Univer-
sidad, establecida en 1986, en 1989 se
Secretaría Seccional respectiva, a definen las funciones de los secretarios
3 5 Acuerdo No. 124 del ConsejoSuperior Universitario, del 19 de septiembre de 1980 (EstatutoGeneralde la Universidad).
3 6 lbid..Atticulo 130, puntoc, pág. 58. C o f f e s ~ o f l d e f l c / a y ~ e f l s ase
~ edefinen
~a comoGrupode la División deServicios
Generales (Artículo 125).
37 /bid.,Artículo140, puntoPd, pág.62.
3 8 /bid.,Artículo19,funcióng,pág. 10.
3 9 /bid.,Artículo56,funciÓnd,págs.26-27.
4 0 Acuerdo No.44del ConsejoSuperior Universitario, del 18dejuniode 1986 (nuevo EstatutoGeneralde launiversidad
Nacional de Colombia).
4 1 /bid.,Ariículo22,g, pág.13.
4 2 /bid.,Artículo56,d, pág.27.
4 3 Acuerdo No. 58 del Consejo Superior Universitario, del 16 de julio de 1986 (Acuerdo Reglamentario del Estatuto
establecido un mesantes). 17 págs. Artículo48, punto2-d, pág. 16.
4 4 AcuerdoNo. 92del ConsejoSuperiorUniversitario. del 20dediciembrede 1988,Ariículo2, Pág. 1
4 5 /b/d..At%culo1, Pág. 1
 d r e b i r o U n i r e r r i d a d N a c i o n a l de Calonrbia

organicidad, principios e historia. de archivo, conforme a las normas y

Lo desliga de concepciones que
lo delimitan como materia amorfa,
simplemente acumulativa y en
desuso. Revitaliza un Corpus de
experiencias,técnicas y conceptos
que en su misión de dispositivos
funcionales orientados a la racio-
nalización del quehacer institu-
cional sobre esta materia, definen
proyectosa corto, mediano y largo
plazo en pos de un adecuado
tratamiento de la memoria do-
cumentada de la institución.
Anos noventa
procedimientos más recientes en concor-
dancia con la naturaleza, fines y parti-
cularidadesde la institución.
El Comité es asesor de los organismos de
alta dirección de la Universidad, lo confor-
man el secretario(a) general, quien lo
preside, el jefe de la Oficina Jurídica
Nacional o su delegado, el jefe de la Oficina
Nacional de Planeación o su delegado, un
profesor historiador designado por el Con-
sejo Superior Universitario, un represen-
tante por Sede, designado por el respectivo
Consejo de Sede y el jefe de la División de
Archivo de la Universidad Nacional4*.

Los años noventa tienen una El Comité tiene como funciones básicas
trascendencia para los archivos de asesorar, evaluar y conducir los procesos
la Universidad. pertinentes, recomendar, promover los
Fachada del edificio del Observatorio Nacional.Tornado del IibioBogotá: programas y eventos necesarios, así como
1538-1938. Litografíacolombiana.
En 1995 se crea el Comité de Archivo fijar las pautas para alcanzar estos pro-
seccionales, entre ellas la de “organizary de la Universidad Nacional de pósitos, y las demás que le sean inherentes
mantener el Archivo General de la Seccio- Colombia4’, como el organismo porsu relación o intervención directaen la
n a F . La categoría de Archivo General, a encargado de orientar los procesos orientación y manejo del patrimonio
diferencia de las identificaciones utilizadas
4 6 Acuerdo No. 92 del ConsejoSuperior Universitario. del primero de noviembrede 1989,Artículo único. pág. 1
con anterioridad para definir el patrimonio
4 7 Acuerdo No. 50 del Consejo Superior Universitario, del 10 de julio de 1995. Las dos páginas que componen este
documental que generan las diferentes Acuerdoson profundamente importantes para laactual politicadearchivosen la Universidad.Contempla laorganización
y funciones de este organismo, y permite entrever el horizonte de trabajo hacia el cual se orienta la organización
dependencias de la Universidad, permite modernadel patrimoniodocumental de la institución.
4 8 /bid..Artículo 1 , pág. 1 . Cabe recordar que esta composición. aún vigente, debe modificarse de acuerdo con los
entenderlocomo una unidad con su propia cambiosocurridosen laestructurade la Universidad durante loscuatro últimosanos

Uno de los temas centrales
del Comité a partir de 1997, ha sido el
estudio evaluativo de los resultados del
Proyecto de Tablas de Retención Do-
cumental de la Universidad Nacional,
como primera iniciativa institucional para
conducir la Organización moderna, uso y
valoración de sus archivos.
En 1997 se establece la estructura de la
Sede BogotáSo,como parte del proceso
de descentralización y re-oganización
administrativa de la Universidad. La
División de Archivo y Correspondencia,
que hasta ese momento formaba parte de
la estructura nacional en la Secretaría
General, pasa como dependencia de la
-26-
nueva Secretaría de Sede5',
Otras sedes comenzaron este mismo año
a conformar su respectivo Comité de
Archivo como es el caso de Medellín,
organismo que participó del estudio de
las Tablas de Retención Documental de
esta SedeS2.
El trabajo de archivos logra sus pri-
meros resultados el mes de octubre de
1997 con las Tablas de Retención Docu-
mentalS3de la Facultad de Odontología,
Dercripcibn úcl proceso actuhl be mobern<rncibn5 e los Archivos 30Ih Vnivcrsibab N A c i o d be Colvrnbia
primera experiencia de este tipo en la de Archivo de la Universidad sus Tablas
Universidad. de Retención Documental.
El 17 de marzo de 1998, e l Consejo Las acciones (objetivos, metas,actividades,
Directivo de la Facultad de Enfermería inversión) encaminadas al mejoramiento
Sede Bogotá, crea el primer Comité de de los procesos, actitudes y uso de los
Archivo de Facultad54,con el objetivo de archivosde la institución en todas sus fases
orientar los procedimientos de Archivo (Archivos deGestión, Archivos Centrales y
definidos en la Universidad, y organizar Archivos Históricos), a corto, mediano y
su patrimonio documental con la di- largo plazo, se introducen en un proyecto
rección de la División de Archivo y marco del Nivel Nacional, como parte del
Correspondencia. Banco de Proyectos de la Universidad, en
concordancia con el propósito de re-
En 1999, las Facultades de Artes y cuperación de patrimonio del Plan Global
Enfermería de Bogotá, y las Sedes de de Desarrollo de la Universidad Nacional
entan al Comité (1999 - 2003)55y del Plan Estratégico de
5 0 Acuerdo No. 56 del Co SuperiorUniversitario,del 1 ro.dejuliode 1997,2 págs. Artículo1 y Resolución No. 000864
mbrede 1997,8 págs. La Resolución re-definetambién laestructuradel Nivel Nacional.
Entróenvigenciaapariirdel primerodefebrerodel998(Artículoll, pág.8).
51 /bid..ArtículoI, punto3-3.2.pág.1
52 Resolución No. 13del ConselodeSededeiaSede Medellín,del 18deabril de 1997.Artículo2. En 1992,el Conselode
Decanos de iaSeccional en Medellín aprobó dos proyectos de organización y reorganización del ComitédeArchivoy
Microfi/mación (Resoluciones No. 03y019del Conselode Decanosde IaSeccionaI. defebrero 10yjulio22de 1992
respectivamente). Inicialmente el Comité fue constituido para la Sección de Registro y Matrícula (Resolución 03,
Artículo 1, pág. 1) con la participación del jefede la(;eccióndeArchivoyCorrespondenoa (Ibid. Art 2, parágrafo2); con
la Resolución 019seelevaaComitédeSede. Estas Resolucionesfueron derogadas por la Resolución No O13 de 1997.
suscrita porel ConsejodeSede.
53 LasTablasde Retención Documental FRD) son la herramientaprimariaparalaorganizaciónde IosArchivosdeGestión
(Oficina) en Colombia, adecuadasa las particularidadesdecada institución. Actúan en la primerafasedei"ciciovitai
de los documentos" (fase de gestión), donde la producción documental de las diferentes oficinas de su estructura
organizativa. Se componen deTRD por oficina. Diagramas de Flujo Documental y relación de la normatividad que
sustenta estructura yfunciones de la misma.
54 Resolución No. O09 del Consejo Directivo de la Facultad de Enfermería, del 17 de marzo de 1998,3 págs.Artículo 1 ,
págs. 1-2. La composición yfunciones de este Comité se establecen en los Artículos 2 y 3 de la misma Resolución,
respectivamente.
55 Universidad Nacional de Colombia, Plan Giobai de Desarroiio, 1999-2003, Bogotá. Universidad Nacional de
Colombia, 1999, Pág. 105 (120 págs.).

Desarrollo de la Sede Bogotá, Liderazgo por
R e s ~ l t a d o s1999-2003,
~~, como parte de las
estrategias y proyectos encaminados al
fortalecimiento de la Sede.
En ese año la Universidad Nacional de
Colombia adopta su Estatuto General5’,
conforme a lo establecido en el Decreto
Extraordinario 1210 del mes de junio de
199358,
el cual reitera la responsabilidad de
la Universidad frente al patrimonio docu-
mental y la riquezacultural de la institución
y define como fin su conservación,estudio
y enriquecimiento como parte del pa-
trimonio nacionaPg. De igual manera
establece como función del secretario
g e ne r a I “ Gara n tizar la organización y
mantenimiento del Archivo GeneraPo”,de
los correspondientes secretarios de sede
“organizar y responder por el Archivo de la
Sede”6’ y de las Facultades “organizar y
responder por el Archivo de la Faculta@z”.
De acuerdo con lo establecido en 1999 en
el Proyecto Marco para los Archivos de la
Universidad, se definieron los proyectos,
en estos mismos niveles de organización,
que permitirían el desarrollo de los obje-
tivos establecidos para los siguientes años,
dentro del Banco de Proyectos.
I r c h i v o Universidad Nacional de Colombia
Como se puede notar, entre 1964 y 1980 se responsabilidades institucionales pre-
establecen una serie de funciones en- cariamente definidas o personales.
caminadas a la administración y fun-
cionamiento adecuados de los archivos No se llegaronaespecificar procedimientos,
de la Universidad; sin embargo, estas principios, técnicas para el manejo, conser-
expectativas logran una débil resonanciay vación y uso de los archivos (a excepción
su materializacióny trascendencia llegan a del Acuerdo 125 de 1977), y las políticas y
ser mínimas. estrategias institucionales en esta materia
se inclinan a la equívoca relación entre
Históricamente es sólo hasta muy entrada archivo y acumulación de documentos,
ladécadade losochentaque la Universidad antesquea una identificación deéstecomo
establececriterios comunes estructurantes un volumen patrimonial de gran valor para
de acciones institucionales respecto a sus la memoria académica y administrativa de
archivos. Las medidas tomadas tienen su la Universidad,ycomoelapoyoaunagestión
base en una problemática muy sentida en más eficiente a la que efectiva y signifi-
la Universidad: ción masiva del cativamenteaporta.
-27-
ones técnicas Estas razones llevan adeducir la importancia
del actual proceso de organización de los
5 6 Universidad Nacional de Colombia, Pian tstratégico de Desarroiio de /a Sede Bogotá, íiderazgo por
Resuitados, Bogotá: Universidad Nacional de Colombia, Sede Bogotá, noviembre de 1999, pág. 35 (76 págs.). Las
proyecciones sobre los archivos de la Sede se articulan a la Estrategia: Gestión Eficiente; con un Objetivo principal:
Promocióny conservación de /a memoria insfitucionaide /a Sede. Para ello se plantean dos metas: a) Redefiniciónde /a
función de Archivo y determinación de competenciasenfreSedey NiveiNacionai, y b) Montaje deiSistema de Archivo de /a
Sede. El programa se denomina: Foltaiecimientoacadémico-institucionai; Memoria instifucionai, con el Sub-programa:
Recuperación y Preservaciónde /a Memoria /nsfituciona/: Sistema de Archivo UNSede Bogotá.
5 7 Universidad Nacional deColombia,AcuerdoNo. 13del ConsejoSuperiorUniversitario, del 13de mayode 1999. tsfafuto
Genemideia UniversidadNacionaideCoiombia,Gaceta Universitaria. ano 1, No. 1, Bogotá: Universidad Nacional de
Colombia,junio l i d e 1999 (19pág.).
5 8 Decreto Extraordinario 1210del Ministeriode Educación Nacional. del 20dejuniode 1993. ReestructumeiRégimen
Orgánico de /a Universidad Nacionaide Coiombia (1 2 págs.)
5 9 Op. citLAcuerdoNo. 13de1999,CapítuloI,Artículo2, numeral6, pág.3.
6 0 ibid.,CapítuloIII,Artículol2.numeral4. pág. 8.
61 ibid.,CapítulolV,Artículo19,numeral4, pág. 11
6 2 ibid..CapítuloV,Artículo25,nurneral4, pág. 13.

Fachada de la antigua Facultad de Química. 1948. Fotografía CEMAV, Universidad Nacional de Colombia.
archivos de la Universidad, en el que los
esfuerzos de los cuatro Últimos años son
sin duda los más significativos de las casi
cuatro décadas que le anteceden y le
justifican en un horizonte radicalmente
-28-
diferente y preciso: la actualidad de la
memoria como patrimonio irremplazablee
importantede la Universidaden su conjunto
y del país.
DESCRIPCI~N DEL PROCESO
RECIENTE
1997
Teniendo en cuenta las orientaciones y
disposiciones legales vigentes en materia
de archivos en el país y motivados por
las múltiples dificultades en el manejo y
conservación de los documentos, pro-
ducto de su quehacer académico y
administrativo en 1997 la Universidad
Nacional, a través de la División de
Archivo y Correspondencia conjunta-
mente con la Secretaría General, inician
un proceso de reflexión en torno al
manejo de la información y la docu-
mentación en la institución.
Entonces, desde la Divisiónde Archivo, este
proceso ha motivado la participación de
las Facultades y oficinas del Nivel Nacional,
yde las sedes Bogotá, Medellín, Manizales,
Palmiray posteriormentelasde Arauca, San
Andrés y Leticia.
Se comienza con un programa institu-
cional de recuperación del patrimonio
documental de la Universidad, que
conlleva un cambio de actitud frente a
los archivos, y apoyo a una gestión
institucional eficiente, que se gesta a partir
de las Tablas de Retención Documental.
Cabe decir que éstas se realizan de
manera muy cercana con los linea-
mientos del Archivo General de la Nación
a través de su constante asesoría, pero
desde luego con las adaptaciones reque-
ridas para las particularidades de la
Universidad, es decir en su propio
contexto.
E l proceso de Modernización de los
Archivos de la Universidad, se planteó
como objetivo central a corto, mediano y
largo plazo y con la idea de crear un Sistema
de Archivo Universitario, así como la
definición de la Función de Archivo en la
Universidad Nacional.
Este conllevaba, la reorganización de los
archivos tanto funcional como adminis-
trativa y estructuralmente, elaboración de
la historia documentada de la Universidad,
reconocimiento de la normatividad interna
y externa en estos temas y de aquella que
 drchivo Universidad I s c i a n a l de Colombia

corresponde a la definición de responsabi-
lidades y competencias al interior de la
institución, organización del volumen do-
cumental producido gracias a la gestión
de cada oficina durante sus años de exis-
tencia, teniendo en cuenta la magnitud y
complejidad de su estructura orgánica y
funcional que se refleja en la producción
documental de la misma y el diseño de
programas de capacitación para el manejo
documental y de sus archivos.
al que asistieron directivos, docentes y
personal administrativo, con la participa-
ción del Archivo General de la Nación. Para
hacer extensiva dicha información,se expuso
el contenido del Programa organización
referido y sus objetivos al Consejo Acadé-
mico de la Universidad y se realizaron
reuniones frecuentes con secretarios
académicos de las Facultades de Bogotá,
en las que se trataron diversos aspectos
relacionados con el tema.
nistrativa y Desarrollo Institucional" de
la Universidad Nacional de Colombia.
El programa para la organización de los
Archivos de Gestión se inicia ese mismo
año en la Facultad de Odontología, como
Proyecto piloto en la Universidad y meses
más tarde se extiende a las Facultades de
Medicina, Artes, Enfermería,Agronomíay
Ciencias; con proyección a los Archivos
Centrales e Históricos.

Para cumplir estos propósitos, y con la
diversidad de archivos existentes, la
Secretaría General de la Universidad
apoya a la División de Archivo para que
de inicio a la elaboración de IasTablas de
Retención Documental, como la herra-
mienta que posibilita la organización
conceptual, técnica y moderna de la
información que se genera y conserva en
los distintos Archivos de Gestión, cono-
cidos comúnmente como Archivos de
Oficina, y que constituyen la primera fase
del Sistema de Archivos.
Se buscó informar a la comunidad
universitaria a través de eventos como el
Seminario Informativo sobre Tablas de
Retención Documental (abril 18 de 1997),
El conjunto de necesidades y propuestas El 31 deoctubrede 1997, terminada lafase
de Archivo, se describen inicialmente en de elaboración" en el proyecto piloto, se
el documento que lleva por título: lleva a cabo la presentación de las Tablas
al de la Univer- de Retención Documental (TRD") de la
Facultad de Odontología al Comité de
-29-
a División de Archivos de la Universidad, y con los
ajustes respectivos al Archivo General de
asignación presupuesta1 del Proyecto la Nación como organismo asesor de esta
" Mej o ra m ie nt o, Mod e r n iz ac i Ó n Ad m i - primera etapa del proyecto.
63 El proyectodeTablas de Retención Documental seadelantaen tresfases iniciales: 1) elaboración de IasTRDde cada
oficina. 2) verificaciónyaprobación de las mismas porsus responsablesen la institución QefesdeoficinayComitéde
Archivos de la Universidad), y3) aplicación a laorganización física de los Archivos de Gestión (Oficina) y actualización
de la información sobre la producción documental identificadaen la primerafase. Estasfases ysu metodología se
explicarán más adelante, en este mismo documento.
64 LasTablasde Retención Documental están conformadas por trescomponentes: IasTRDcomo tales, formaen laque
se relacionan la producción documental de unaoficinaorganizadaen series ysubseries por asuntos. su tiempo de
retención en años en cada Archivo (fase),su calidad como documentos originales o copia. y su disposición final
(conservación definitiva, selección o eliminación) con el procedimiento que guía yjustifica estas acciones. el siguiente
componente loforman losdiagramasdeflujo documental queorientan gráficamentecómo se resuelveel asuntoen
cuestión ycómoéste Ilegaa constituirycaracterizarunaCerie Documental; el tercer componente lo integran lastablas
de soporte normativo elaboradas por oficina. que referencian los actos administrativos con base en los cuales se
distinguen responsabilidades institucionales que encaminan la gestión, cuya consecuencia inmediata es la resolución
de asuntos y la producción de documentos con este mismo propósito.
 D c s o i p c i o n 3cl proceso actual be mobcriiiiaciSrt be 10s Archivos be la Vnivcrsibab N ~ c i o ~ be
a fCoiombia

Se logra la participación en los diversos a otras Facultades durante 1997, fue del cual se obtuvieron como resultado,
aspectos del tema de Archivos en las posible en 1998 ampliar la cobertura al las Tablas de Retención Documental
sesiones de los secretarios (General, de componente administrativo de la Sede Genéricas,con el ánimo de ser difundidas
Sede y Facultad), con el fin de verificar Bogotá y dar su inicio en las Sedes de como un instrumento que facilita y
estados del desarrollo y abordar inquie- Medellín y Manizales estimula el proceso en las Facultades que
tudes y necesidades de las aún no habían adelantado esta
FacuNades. labor, ya que en ellas se iden-
tifica la producción documen-
Una de las cosas que vale la tal, los procesos, procedimien-
pena mencionar es que en este tos "comunes" a la gestión en
año y con el ánimo de darle una estos niveles organizacionales.
identidad al Archivo General de Este documento empezó a
la Universidad, mencionado en circular oficialmente el 7 de
acto administrativo como res- septiembre de 1998.
ponsabilidad de la Secretaría
General, fue el diseño de un Entre julio y septiembre, se da
LOGO con una simbología re- inicio al trabajo de clasificación
-33-
uniera aspectos que identifican técnica del volumen documental
a la Universidad Nacional y a histórico y de consulta semiper-
su Archivo. Este fue colocado a manente del Archivo Central de la
la entrada del mismo. Universidada cargo desde el año
Escudo de la Universidad Nacional de los Estados Unidos de Colombia. Tomado de "Voto anterior de lasede Bogotácuando
de Honor" al alumno José Manuel Goenaga por su aprovechamiento sobresaliente en la
Escuela de Jurisprudencia, 1874. Otorgado por la Universidad Nacional de Colombia. Sala fue escindidaestructuralmentedel
1998 Raros ycuriosos, Biblioteca Central, Universidad Nacional deColombia, Sede Bogotá.
Nivel Nacional el cual alberga
Teniendo en cuenta el gran número de Durante el primer semestre, la División documentos de todas las sedes de la
oficinas, su complejidad organizacional de Archivo y las Facultades de Odontolo- Universidad. Por su importancia para la
y las necesidades presupuestales, los gía, Artesy Enfermería, representadas por institución, se contrató a un grupo de
esfuerzos, gestiones y logros del sus respectivos secretarios académicos, personas para iniciar la labor técnica de
Proyecto piloto y laextensión del Progra- salientes y nuevos, adelantaron una clasificación y selección documental, de
ma de Tablas de Retención Documental reflexión conjunta y un trabajo periódico acuerdo con las normas archivísticas

establecidas para este propósitoffi.Esta labor
ha permitido adelantar un mejor servicio de
consulta, en un grado mayor de eficiencia.
Sin embargo, es importante aclarar que lo
adelantado hasta la fecha (julio de 2001)
correspondea una parte mínimacon relación
al gran volumen documental existentem.
Otro logro importanteen eseaño fueel tras-
lado de la sede del Archivo Central de los
sótanos del Edificio de Enfermería a una
parte del primer piso del Edificio del
Polideportivocon instalacionesadecuadas
técnicamente para depósitos (los primeros
de éste género en la Institución) sala decon-
sulta, yoficinas, locual mejoró notóriamente
las condiciones tanto para la preservación
de los documentos como las laborales y de
salud para los funcionarios y permitió un
espacio para los nuevos grupo dedicados a
la elaboración de Tablas y de organización
de Fondos, así como un lugar para los visi-
tantes y para la exposición de una pequeña
muestra documental permanente.
Con el objetivo de afianzar la labor peda-
gógicadel Programa,el primerode noviem-
bre la División de Archivo sintetiza en un
documento los aspectos generales y bási-
cos de capacitación sobre Tablas de Reten-
á r c b i v o U n i v e r s i d a d N a c i o n a l de C o l o m b i a
ción Documental diseñado para presentar con el animo de orientar adecuadamente el
el Proyecto a los diferentes niveles de orga- desarrollo del ProyectoTRD
nización orgánico-funcional de la Sede".
En agostose realizó unavisitadeesta mis-
Desde la División de Archivo de la Sede ma Dependenciaa lasede Medellín con el
Bogotá, como el organismo articulador y fin de consolidar el avance del Proyecto y
líder en materia de Archivos en la Uni- se adelantaron reuniones de coordinación
versidad, se llevó a cabo la asesoría conti- del proceso con la participación de los Se-
nua a las Sedes de Medellín y Manizales, cretarios General y de Sedes".
6 5 Instituto Colombiano de NormasTécnicasyCerti-ficación(ICONTEC),Norma General para la Descripción Archivística
ISAD G4095 Bogota ICONTEC 1997
6E Las labores de clasificacion yseleccion documental se adelantan con del personal de archivo de la Division de Archivo
y Correspondencia No obstante ladedicacion deestos funcionarios el numero de tareas quedeben cubrir(consu1ta
permanente busqueda de documentos asesoria logistica en eventos realizados por la Division exposiciones
documentales presentacion de avances del proceso de organizacion de los documentos entre otros traslado de
documentosenvolurnen variable desdeexpedientes hasta masde200cajasdearchivo yel contarcon un Grupode
niversidad reducido para estos propositos condujo a la contratacion de
personal externo ba tacion deservicios Sin embargo comosedescribeen estacita el trabajo
ativo selectivo integral y organizativo por locual resultadispendiosoy con
ses julioaseptiembre) logrocubrirunvolumen menoraunque prioritario
te consulta) Es de aclarar que en los ultimos cinco años por diversas
iniciativa de la Division de Archivo (especialmente en un tema sensible
aria) esteapoyo hasidoel unico recibido por losfuncionarios dearchivo
lene1 ArchivoCentral Historicode IaDivisiondeArchivo
6 7 La capacitacion sobreiablas de Retencion Documental ajefes de oficina (productores documentales) de la Universidad
Nacional comenzoa realizarseen 1997 con el Proyecto piloto iniciadoen la Facultad de Odontologia Este documento
se titulo Manejo de Archivos y Administracion Documental en el Contexto de la Recuperacion de la Memoria
Institucional' ysintetiza los diferentes aspectos tratados en la capacitacion
La reflexion alcanzada tuvo como fuentes el documento'Cultura Archivistica 1 Principios para la organizacion de
Archivos deGestion' (abril de 1998) presentadoa los secretarios General yde Facultad por la Division de Archivo cuyo
interes era (y continua siendo) fundamentar el proceso archivistico en la Universidad y el campo sensitivo que se
pretende construirycultivar
6 8 En diciembrede 1997 secreo IaSede Bogota(Reso1uciori de Rectoria No 000864dediciembre29deeseaño) con
una estructura organica propia y corno realizacion del proceso de descentralizacion y desconcentracion administrativa
adelantado por la Universidad Este proceso de reestructuracion de los Niveles Nacional y de Sedes tuvo como
consecuencia que la Division cie Archivo y Correspondencia hasta entonces vinculada estructuralmente al Nivel
Nacional como Dependenciade IaSecretariaGeneraI pasaraaformar partede IaSede Bogota comodependencia
de IaSecretariadeSede Asi las accionesy proyectosdesarrolladosyorientados desdeel Nivel Nacional seconcentran
directamenteen la Secretaria General de la institucion Es en este sentido que la SecretariaGeneral al nocontar con
un organismodeapoyoentanvaliosamateria seveen lanecesidad deacudiralaDivisiondeArchivode IaSede Bogota
que asume desde este momento la dispendiosa y exigente labor de apoyar tanto en el ambito de asesoria en las
accionesen desarrollo yfuturas propuestas cornoen la realizacion de buena partedeellas La Division de Archivose
convierte entonces en el apoyocontinuoal procesodeorganizacion modernade losarchivosde la institucion para
IaSede Bogota el Nivel Nacional y IasSedesqueadeiantan el proceso

En la Sede Bogotá, se efectúan reuniones
periódicas en lasque participan la División
de Archivo y Correspondencia, los se-
cretarios académicos de las Facultades,
con el objetivo de adelantar análisis de
los aspectos y novedades tanto docentes
como estudiantiles relacionados con sus
funciones. Estas reuniones que se con-
solida como una Red Secretarial, aportó
datos importantes para la optimización
de la Tablas y comprensión de los
procesos académicos.
La relación de asesoría establecida con el
Archivo General de la Nación deColombia,
tuvo como consecuencia para este año,
sugerencias favorables en relación con el
-32-
desarrollo del proceso de Tablas de Reten-
ción Documental, gracias a los resultados
obtenidos en la Facultad de Odontología.
1999
En concordancia con el principio de
participación, el proceso de organización
de archivos en la Universidad y las res-
ponsabilidades (compartidas) en las que
se fundamentan las competencias de los
jefes de oficina, se trabajó muy intensa-
mente en la presentaciónde las propuestas
DcacripciSn be1 (iroccso actual bc mobcrniracion be 10s Archivos b~ la Vnivcrsibab N ~ c i o n a Bl E C o l o i d ~ i o
de TRD de las Facultades de Enfermería y
Artes para la realización de los ajustes a
que hubiere lugar, entendiendo que son
ellos quienes en cumplimiento de sus
funciones, ameritan precisar el contenido
de su Archivo de Gestión.
Estos resultados, junto con las modifi-
caciones en las TRD de la Facultad de
Odontología, motivadas por las recomen-
daciones realizadas a las mismas por el
Archivo General de la Nación, y los frutos
del Proyecto en las Sedes de Medellín y
Manizales,iniciado en 1998,se presentaron
anteel Comitéde Archivode la Universidad
Nacional de Co
los Archivos de
Gestión,a los cuales corresponden las TRD
mencionadas.
En la Sede Bogotá, el Proyecto de TRD,
iniciado en 1997, se retoma en la Facultad
de Ciencias el primero de marzo, inicia en
las Facultadesde Ciencias Económicas,en
el mes de mayo, Ciencias Humanas y
Agronomía en junio.
69 La referencia corresponde a la anotación realizada en las citas a pie de página números 1 y 2 (Introducción)
Es de anotar que cada Facultad posee entre
veinte y sesenta oficinas y aunque tiene
una estructura orgánica homogénea, su
organización depende de las áreas de
conocimiento que maneja,lo que les otorga
particularidades que se reflejan en las
mismas Tablas, por tanto éstas tampoco
son iguales para todas las Facultades.
En este mismo semestre se adelanta,junto
con la Secretaría General, la Secretaría de
Sede Bogotá, las Oficinas de Planeación
del Nivel Nacional y de Bogotá y la División
de Archivo y Correspondencia, la for-
mulación del Proyecto "Recuperación y
Preservación de la Memoria Institucional"
de la Universidad Nacional de Colombia,
incluido dentro del Banco de Proyectos de
la Universidad,cuyo desarrollo se proyecta
a corto, medianoy largo plazo, en respuesta
a lo expresado en el Plan Global de
Desarrollo 1999-200369,y que constituye
además la iniciativa institucional más
importante para el apoyo a la organización
y reestructuración de los archivos de la
Universidad, después del Proyecto de
Tablas de Retención Documental iniciado
en 1997, que continúa siendo la primera

gran iniciativa en este sentido en los
últimos 20 años70.
A partir junio el archivo de la Universidad
Nacional en Santafé de Bogotá, a través de
la División de Archivo, participa en el
trabajo de búsqueda, ordenación, sis-
tematización y redacción de información
documental para la publicación Acadé-
micos Notablesde la Universidad Nacional
del Siglo XX, proyecto que impulsan la
Vicerrectoríay Secretaría de la Sede Bogotá.
En el mes de agosto se sustentó el trabajo
de grado "Organización de Archivos de
Gestión y elaboración de Tablas de Re-
tención Documental de la Universidad
Nacional de Colombia. Sede Bogotá",
dependenciasde la División de Bibiiotecas,
División de Recreación y Deportes e
Instituto Pedagógico Arturo Ramírez
Montúfar (IPARM)", dirigido por la jefe de
la División de Archivo y presentado por dos
funcionarias de la Universidad como
producto del desarrollo de su Pasantía en
Archivos, dentrodel ProgramaCiencias de
la Información y la Documentación, de la
Universidad del Quindío, Facultad de
Educación Abierta y a Distancia, dirigido
desde agosto del 998.
l r c h i v o U n i v e r s i d a d ü a c i o n a l de Calonrbia
Las Sedes de Medellín y Manizales ade- cumentos históricos con motivo de la oc-
lantan la recuperación de sus Fondos tava sesión del Comité de Archivos de Ins-
DocumentalesAcumuladosa travésdesus tituciones de Educación Superior de Co-
oficinas de Archivo, aun a pesar de sus lombia que entonces presidía la Universi-
escasos recursos técnicos, logísticos y dad Nacional.
talento humano insuficiente.
En desarrollo de los objetivos y metas del
Se llevó a cabo unadivulgación exitosadel proyecto Recuperación y preservación de
patrimonio documental de la Universidad la Memoria lnstitucional de la Universidad
Nacional de Colombia a través de exposi- para 1999, entre los mesesdeseptiembrey
ciones en la Sede Bogotá La primera de noviembre, se trabajó en el diseño y
ellas se realizó con motivo de la Semana aplicación de un instrumento de diag-
Cultural Universitaria y de los 132 años de nóstico del estado de los archivos de la
vida del Alma Máter, constituyéndose en institución, con el objetivo de verificar
la primera muestra de reproducciones de aspectos como: estado actual del pa-
documentos hi la Universidad trimonio documental, las necesidades
actuales de las Dependencias de Archivo,
-33-
ida entre la co- caracterización de los avances del proceso
reciente de organización moderna de los
octubre se realiza otra muestra de do- documentos, inversión realizada en los
7 O En 1977,secrea la División deArchivoy Microfilmacióncomo ladependenciaencargadaen launiversidad, deabanderar
los procesos (teóricosy prácticos, 'Torma1es"ycotidianos)de organización y presewación de los archivosde la institución,
inscritaalaSecretaríaGenera1 (Acuerdodel ConsejoSuperiorUniversitario No. 126del6dediciembrede 1977.acta
No.37) Se proponeeneseentoncescrearlassecciones,gruposylaboratorios respectoaarchivos:Sección deArchivo
General y Microfilmación: Grupos: 1) Archivos Académicos, 2) Archivos Administrativos. 3) Archivos Históricos. 4)
Archivos Científicos, 5) Duplicación y Lectura: Laboratorios: 1) Restauración y Preservación de Documentos y 2)
Micrográfico. Las Secciones. Gruposy Laboratorios indicados no existen en laestructura actual, que contemplagrosso
modo únicamente IaSección de Archivosy una plantade personal reducida parasus objetos.
71 La acogida de esta exposición motivó que su montaje se extendiera durante tres semanas más a lo programado (la
Semana Universitaria) inicialmente. En el contexto de la recuperación de la memoria de la institución, su contenido:
documentosque recogen la historiade la Universidad desde finalesdel sigloXIX(1867, fechadefundación del Alma
Mátercomo Universidad Nacional de los Estados UnidosdeColombia) hasta lasegunda mitad del sigloXX, tuvo un
impacto significativo en el reconocimiento de la labor desempeñada desde los archivos y de la historia muy poco
conocidade la Universidad.

Últimos tres años en materia de archivos,
identificación de los diferentes Fondos
Documentales Acumulados.
Esta información sirvió para diseñar las
estrategias, mecanismos y pautas para el
tratamientode la problemáticaen e reflejada
y que sería objeto rediseño de etapas
posteriores del proyecto de Archivo.
Se realizaron sesiones con los secretarios
académicos de las Facultades de Artes,
EnfermeríayOdontología,el equipo deTRD
y la División de Archivo, con el ánimo de
establecer los criteriosy procedimientos para
la aplicación de sus TRD y la organización
física de sus respectivosarchivos,teniendo
-34-
en cuenta que estas Dependencias han
continuado el proceso y llegado a esta
fase, identificando otras necesidades
relacionadas, como la sistematización
electrónicade la informaciónque se maneja
en las Secretarías Académicas.
Año 2000
En este año, el proceso organización
moderna de los archivos de la Uni-
versidad y en especial el programa de
Tablas de Retención Documental,
Descripcibn Scl proceso actual be wobcrnizaciow b e los Archivos be la Vniversibab Nacional Se C o l o i n l i i n
motivó la visita del Director General del
Archivo General de la Nación, acom-
pañado por El jefe de la División de
Clasificación y Descripción y la Coor-
dinadora de la oficina de Archivo,
quienes se reunieron con la Secretaria
General, la Secretaria de Sede de Bogotá,
los secretarios de las Facultades de Artes
y Enfermería, un delegado de la Se-
cretaría de Facultad de Odontología y la
jefe de la División de Archivo con su
equipo de trabajo.
El resultado de la reunión fue el reconoci-
Mosaico, promoción 1923, Escuela de Medicina Veterinaria.
miento de los ilustres visitantes por los re- Facultad de Medicina Veterinaria. Fotografía tomada por
Jorge Gómez Prada.
sultados del los proyectos y la visión inte-
gral de ladinámica archivísticaadelantada
La División de Archivo de la Sede Bogotá
en la Universidad y el enfoque proyectivo
realizó una presentación sintética del
de este importante quehacer, así como su
proceso de organización moderna de los
disposición de continuar con la apoyo y
archivos en la Sede durante los últimos
asesorías que en los diversos campos de
cinco años ante el Consejo de Sede, en
la archivística nos han brindado.
sesión ordinaria del mismo organismo
directivoysustenta el Proyecto de Archivo
Con motivo de sus 35 años, el mes de
para el año2001 en reunión de las directivas
marzo la Facultad de Ciencias de la Sede
del Nivel Nacional confines a laaprobación
Bogotá, con el apoyo de la División de
presupuesta1del mismo.
Archivo, llevó a cabo una exposición
documental desde una perspectiva his-
Secrea oficialmenteel Archivo Académico
tórica sobre el surgimiento de la Facultad y
con la recepción del Fondo Orlando Fals
de sus carreras.

Borda, mediante una Resolución Rectoral.
Dicho Fondo contiene buena parte de obra
Fals como académico e investigador en
los diversos aspectos del campo social y
que lodistinguiócon susaportes adiversas
ciencias durante su vida académica y su
paso por entidades como el Ministerio de
Agricultura.
2001
Se aprueban dos Proyectos de Recupe-
ración de la Memoria Institucional, el
que podríamos denominar como Gene-
ral y que apoya con un determinado pre-
supuesto a toda la Universidad en su
extensión que es el del Nivel Nacional y
se gestiona por la Secretaría General y
el de la Sede Bogotá con presupuesto
para adelantar los asuntos de archivo
pertinentes para dicha Sede. Ambos
contemplan objetivos directamente re-
lacionados y complementarios y fueron
presentados por la División de Archivo
y Correspondencia de la Sede Bogotá.
En este año se da comienzo a la aplicación
de las Tablas de Retención d Documental
en LaSede Bogotá paraalgunasfacultades
yoficinas administrativasdel nivel central
de la misma, con ladirección y coordinación
de la División de Archivo.
El año anterior se organizaron cinco fondos
documentales acumulados, este año se
están trabajando 15 y se avanza en la
organización del archivo Central.
Se inicia el inventario de los archivos
históricos de las facultades de Derecho y
Medicina con el fin de ser trasladados al
Depósito condicionado para el Archivo
Histórico, donde se puede garantizar de
una manera más eficiente su preservación
y su consulta mediante los controles
titucionales con baseien los diagramas de
flujo correspondientes a las Tablas de
Retención Documental.
Se Divulga laexistenciadel Archivo General
de la Universidad mediante la participación
de la División de Archivo con una muestra
de documentos históricos, en la Feria de
Servicios organizada por la Sede Bogotá,
para recibir a los estudiantes de segundo
semestre académico para este año.
I r c h i v o U n i r e r r i d a d Nacional de Colombia
Se ha emprendido una tarea muy impor-
tante para orientar la gestión documental
de una maneraclara, es la reglamentación
interna para el manejo de archivo, de
acuerdo con la normatividad interna y
externa para este propósito.
Entre los logros obtenidos en este trabajo
podemos destacar algunos que son de
relevancia para el avance progresivo de
tarea archivísticaen la Universidad.
El interés de las directivas en los asuntos
relacionados con un cambio fundamental
en la disposición y manejo de los archivos,
cuyo propósito ha logrado posicionarse
en el Plan Global de Desarrollo de la
Institución, 1999-2003 (pág. 105)yen el Plan
Estratégico de Desarrollo de la Sede
Bogotá para este mismo período (pág. 35,
Estrategia 4: Gestión Eficiente).
Algo fundamental que se complementa
con lo anterior para el desarrollo del trabajo
en los archivos, es la inversión financiera
se ha logrado la aprobación de un pre-
supuesto anual que varía de acuerdo con
 las actividades programadas dentro de los
objetivos y metas propuestas.
El Proyecto de Archivo se ha asimilado
como proyecto bandera con cubrimiento
nacional y sus resultados se han convertido
en insumo para otros proyectos, es
considerado entre los del nivel Nacional
como uno de los de mayor capacidad de
gestión por el eficiente cubrimiento de sus
objetivos y cumplimiento de sus metas.
Otro aspecto fundamental en el sos-
tenimiento del desarrollo archivístico es el
social y cultural, es decir, la imagen que
actualmente se proyecta del Archivo, y la
seriedad con que se llevan a cabo los
-36-
diversos frentes de trabajo, ha encontrado
en la Comunidad Universitariaen todos sus
estamentos una receptividad que conlleva
un cambio de actitud haciael valor que este
tiene para su Institución.
Dado que no somos idóneos en todos las
áreas del mundo de la Archivística, hemos
buscado articular nuestras tareas con
personas y grupos tanto internos como
externos a la Universidad. Con el de-
partamento de Farmacia y la Oficina de
Salud Ocupacional para trabajar lo
concerniente a la prevención para per-
sonas de archivo y documentos. Con el
Nota:
Departamento de Sistemas y la División
de Informática y Comunicaciones en- Así como "una golondrina no hace Ve-
contrar una sistematizaciónadecuada para rano"tampoco es posible llevar a cabo esta
los diversos archivos de la Institución. Con gran tarea si no es con el concurso y
El Archivo General de la Nación para temas participación de muchas personas y
diversos relacionados con Tablas, Fondos entidades, quienes de diversas maneras
y restauración y prevención documental. contribuyen con su grano de arena, que
Con Universidades pares como el Rosario por pequeño que parezca, es de un
Javeriana y Santo Tomás con el fin de significativo valor en la cristalización y
acompañar y intercambiar experiencias y consolidación de este empeño.
complementar los diversos procesos
arch ivísticos.
Lo anterior ha contribuido al forta-
lecimiento de 1 ciones intra e
Los logros alcanzados en estos años
modifican tanto las prácticas de archivo a
las que se había acostumbrado la Uni-
versidad y sobre todo al cambio de una
percepción negativa y estimación del
proceso, constituyéndose una grata
confiabilidad haciael Archivocomosoporte
de las decisiones institucionales y sal-
vaguarda de su memoria.

E
I proceso de diagnóstico
permitió recoger algunos
datos de orden estadístico sobre
el estado de los archivos en las sedes. Otros
datos se solicitaron a las sedes en el
momento en que esta información se
constituyó como básica para destacar
modificaciones en as-pectos referidos a
Dependencias de Archivo, Volumen Do-
cumental, Inver-sión y Programas y
Proyectos de Archivo, entre otros.
El presente capítulo recoge esta infor-
mación, presentada en orden temático y
por aspectos que bien pueden servir de
indicadores del estado delarte del proceso
de archivos en la Universidad.
La información consignada en los
diferentes cuadros tiene como fuentes
documentos como los proyectos de
archivo de la Universidad, soportes de su
timejorprofeta del futuro es elpasado
Lord Byron
administración y ejecución y los res-
pectivos informes de gestión y de trabajo
correspondientes a los años compren-
didos entre 1997 y 2000.
OFICINAS DE ARCHIVO EN
LA UNIVERSIDAD NACIONAL
1997-2000
La blniversidad está organizada en siete
sedes y un nivel de dirección nacional
de la institución. Cuenta con cuatro
oficinas de archivos de las cuales la de
la Sede Bogotá está definida como
división y las correspondientes a Mede-
Ilín, Manizales y Palmira como secciones,
todas ellas dependientes de las secre-
tarías de sede. Tanto el nivel nacional
como las tres sedes jóvenes de Arauca,
Leticia y San Andrés no cuentan con su
Oficina de Archivo.
 I r c h i v o Universidad üaeional ds Col@mbia

Las oficinas de archivo se deno- labores ha permanecido constante. Se

minan de la siguiente manera: en
Bogotá División de Archivo y Co-
rrespondencia, en Medellín Sec-
ción de Archivo y Corresponden-
cia y en Manizales y Palmira Sec-
ción de Archivo.
Ninguna de ellas cuenta con per-
sonal suficiente para atender las
actividades y proyectos de archivo
necesarios en sus respectivas se-
des; aún cuando el trabajo y las exi-
gencias en esta materia ha crecido
observa una variación a partir de 1998 en
la División de Archivo de Bogotá.
La participación del personal de la Univer-
sidad en el proceso de archivos ha sido un
objetivo constante de la dirección de los
proyectos. Con el fin de incrementar las
competenciasen este nuevo proceso,se han
realizado capacitaciones tanto a directivos
como a personal de apoyo.
El siguiente cuadro muestra el personal de
planta que integra las oficinas de archivo

Padre Enrique Arbelaez observando muestras vegetales del

en la Universidad, el personal de de la Universidad, del cual una parte se
Herbario Nacional. Foto tomada del libro Enrique Pérez Arbeláez:
su v i d a y s u o b r a . Bogotá, Fondo FEN. Colombia, 1992. planta para el desarrollo de estas dedica a las labores de archivo.

-39-
Cuadro 1

ANO

Conespondenaa)
__ Correspondencia)
. .-

1997
1998
1999
2000
’ No incluye la jefe y la secretaria de la División de Archivo y Correspondencia
 La variación observada en la Sede Bogotá,
se debe a que se reubicaron algunos
cargos del área de correspondencia a la
de archivo por las necesidades propias
de este trabajo.
* No se incluye en este cuadro a la jefe y la secretaria de
la División
FUENTE: Archivos de la División de Archivo y
Correspondencia, Sede Bogotá.
-43-
PERSONAL DE PLANTA DE LAS
OFICINAS DE ARCHIVO
En su totalidad, hasta el año 2000, las ofici-
nasde Archivode IaUniversidad,contaban
con unaplantadetreintayun (31) personas,
doce (12) de ellas en archivo y diecinueve
(19) personasen correspondencia.
En el año 2000, el número de personas en
las oficinas de Archivo suma doce, de es-
tas el 58,3% corresponden a un nivel
asistencial, un 33,3% al técnico y solamen-
El siguiente cuadro muestra los cambios en
ladistribuciónydedicacióndel personal de
la División de Archivo y Correspondencia
de la Sede Bogotá, entre los años 1997 y
2000. Mientras en 1997 se contaba con el
Cuadro 2
1998 2 2
1999 3 5
TOTAL 2000 7 l2
te un 8,3% al nivel ejecutivo. AexcepciÓn
de la Sede Bogotá, la Universidad no cuen-
tacon ningún otro profesional en su plan-
tade IasoficinasdeArchivo. El númerode
funcionarios dedicados a labores especí-
ficas en estos temas es deficiente compa-
rado con el trabajo que laactualización de
los procesos y el volumen documental
existente requieren. Como complemento
al personal de planta, fue entonces nece-
sario vincular a estudiantes, profesiona-
les y docentes de la Universidad para de-
sarrollar este proceso.
15,7% de la totalidad del personal de planta
paralas laboresdearchivo,en elaño2000el
porcentajede estas personas es de 36,84%.
Estoscambiossedebenaunareorientación
institucional de lafunción archivo.
15 O 19
11 O 19
I 19
La falta de personal y los niveles de forma-
ción no especializada de los existentes no
ayudan a organizar grupos o áreas de tra-
bajo que permitan multiplicar eficiente y
eficazmente el conocimiento, las técnicas,
experienciase instrumentos necesarios en
la organización, disposición y preservación
de los archivos.
El siguiente cuadro muestra el nivel en el
que se clasifica el personal de las oficinas
deArchivode lassedese indica lanecesidad
de mayores niveles de formación.
 I r e b i r o Universidad üscional de Colombia

Cuadro 3

TOTALES 31 O O O 19

1 lamisma personadirige lasáreasdetrabajodearchivoycoirespondencia

Incluye jefe o coordinador de archivo y, para Bogotá, la secretaria de la dependencia
FUENTE Archivos de Oficinas de Personal Sedes Bogotá y Manizales; Secretarias de Sede y Oficinas de Archivo de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira

-41-

sobrepasa la capacidad existente, los documental generado por el nivel nacio-

ALMACENAMIENTO Y VOLUMEN
DOCUMENTAL EN OFICINAS
DE ARCHIVO
Hasta 1999, el volumen documental que
conserva cada Oficina de Archivo, en sus
instalaciones, ha llenado el espacio para
recibir y organizardocumentosprocedentes
de las demás dependencias. Parael caso de
la Sede Bogotá,el volumen dedocumentos
espacios en su nueva locación no son
suficientes para albergar los documentos
acumulados que deben ser transferidos.
Las Oficinas de Archivo tienen como
función la custodia de los Archivos
Centrales e Históricos de las Sedes. La
División de Archivo y Correspondencia
de Bogotá conserva parte del volumen
nal de la Universidad y las demás sedes.
El siguiente cuadro muestra en porcentajes
el número de depósitos de Archivo en cada
sede y lacapacidad, 100 representael espacio
total disponible paraalbergar losdocumentos
en condicionesde organizaciónfavorables.
 €1 archivo en cifras

Cuadro 4

Nivel Nacional - - - - - -

División de Archivo y
Correspondencia 6 X X 113.7% 13.7 % 0%
Sede Bogotá
Sección de Archivo y
Correspondencia 6 X X 78.88% - 21,1%
Sede Medellín

Sección de Archivo 1 X - 92.59% - 7,4%

Sede Manizales

1 Sección de Archivo
Sede Palrnira
1 l x l - l 100 % I
TOTALES 14 X X 96,2996 13.7 96 28,sK
-
FUENTE:Diagnóstico de Archivos Universidad Nacional de Colombia, Sedes Bogotá, Medellín, Manirales y Palmira, octubre-noviembre de 1999.

-42- Cuadro 5
Seobserva una faltade espacio paraalbergar
la documentación,situación que se aprecia
como consecuencia de la reproducción
inadecuadade documentos, de la acumula-
ción deestosen lasoficinas, sin unaorgani- 1 Nivel Nacional I - ~

I -
I
zación técnica y de su traslado al Archivo
Centralsin una previavaloracióny selección.

En el siguiente cuadro se indica la

capacidad de los depósitos de archivo de
las sedes al momento de realizar el
diagnóstico de archivos en 1999.
FUENTES:TRD y planes de trabajo de Facultades, 1998-2001,y Componente Administrativo, año 2000, de la Sede Bogotá; TRD
de las Sedes Manizales, año 1999. y Palmira, año 2001; TRD e informes de trabajo de archivos del nivel nacional, año 2000;
Informe sobre el estado de los archivos de las sedes (diagnóstico), julio de 2000, e Información proporcionada por las
coordinaciones de archivo de las sedes Medellín, Manizales y Palmira.
ARCHIVOS: Secretarías de Sede y de Facultad, Oficinas de Archivo de Bogotá, Medellín y Manizales.
 I r c h i v o U n i v e r s i d a d N a c i o n a l de C o l o m b i a

Tablas de Retención Documental (TRD), dad. Otras adelantan en estos momen-

COBERTURA DEL PROYECTO
2) Fondos Documentales Acumulados tos la elaboración de este instru-mento
TABLAS DE RETENCIÓN
(FDA) y 3) Archivos Históricos, todo lo como es el caso del nivel nacional y la
DOCUMENTAL 1887-2000:
cual contribuye a la conformación del Sede Palmira o las gestiones para la con-
ESTADO DEL ARTE
Sistema de Archivos de la Universidad y formación de su equipo de trabajo, es el
Launiversidad Nacional deColombiapo- al diseño de unas políticas institu- caso de las sedes jóvenes Arauca, Leticia
see un gran volumen documental acumu- cionales para el tratamiento de su patri- y San Andrés. La asesoría para este obje-
lado a lo largo de sus años de existencia, monio documental. tivo se presta a través de la División de
cuya organizaciónamerita ser Archivo de Bogotá.
abordada por etapas, de tal
manera que se ha comenza- A todo lo anterior se agrega el
doa partirde IosArchivosde interés y las acciones empren-
Gestión, como fase inicial del didas para el rescatede los ar-
ciclovital de los documentos, chivos históricos, la organiza-
orientada desde dos perspec- ción preliminar de Archivos
tivas: 1) las dificultades que Centrales y la gestión para la
presenta la organización ac- conformación de los respec-
-43-
tual de los documentos para tivos Comités de Archivo.
su acceso eficiente y 2) el
cumplimiento de la norma- El siguiente cuadro muestra
tividad vigente, en concor- el universo en número de
dancia con el creciente inte- oficinas que aborda el pro-
rés de la Universidad en la Sala de consulta. División de Archivo y Correspondencia. Sede Bogotá 1999. Fotografía de Sara ceso deTablas de Retención
Lucía Amaya.
organización moderna de Documental.
sus archivos. La Sede Bogotá se encuentra en la etapa
de aplicación de sus Tablas de Retención Se espera que en el año 2001 el proceso se
Esto conlleva una dinámica orientada a Documental. Algunas oficinasen las cua- adelante en las sedes jóvenes como parte
partir de un programa de gestión docu- tro sedes, poseen sus propuestas deTRD de los objetivos y metas que se indican en
mental que aborda tres aspectos rele- para ser revisadas, ajustadas y avaladas el Proyecto de Archivo del Nivel Nacional
vantes en la organización de archivos: 1) por el Comité de Archivos de la Universi- (2000-2001).

Cuadro 6
I Nivel Nacional
I Bogotá
I Medellín
I Manizales
I Palmira
1 Arauca, Leticia, San Andrés
Total
* Datos aproximados. Las Sedes Arauca, Leticia y San Andrés no han definido su estructura orgánica actual.
TALENTO HUMANO COMO
APOYO A LAS LABORES DE
-44- ARCHIVO 1997-2000
El proceso de organización moderna de los
archivos puso en claro la insuficiencia del
talento humano de planta paraadelantar las
actividades y requerimientosen este sentido,
de tal manera que a partir de los proyectos
“Mejoramiento, Modernización Adminis-
trativa y Desarrollo Institucional, Univer-
sidad Nacional”, 1997-1999, y “Recu-
peración y Preservación de la Memoria
Institucional”,2000-2001,este último inscrito
en el Banco de Proyectosde la Universidad,
El archivo en cifras
I 56 I ___ 56
I 108 I 366 I 474 I
I 58 I 120 I 178 1
I 44 I 22 I 66 I
I 36 I 20 I 56
1 9” I 9* I 18* I
311 537 848
ydel cumplimientodesusobjetivoymetas, archivo, la elaboración de la reglamen-
se vincularon mediante la modalidad de tación correspondiente, el seguimiento de
Órdenes de trabajoaestudiantesde diversas estas actividades, capacitación, diseño de
carreras y personas con experiencia en el instructivos y procedimientos de archivo,
área, paraadelantarfundamentalmentedos entre otros.
labores: 1) la elaboración y posterior
aplicación de IasTRDy 2) el tratamientode
los Fondos Documentales Acumulados e
Históricos de la Universidad.
Además de estas labores se llevan a cabo
asesorías en otros temas como ade-
cuación de espacios, inversión y traslado
de documentos a las demás oficinas, sedes
y nivel nacional, el diseño del sistema de

C A p í t u f o fff
.Y -
CARACTERISTICAS
ACTUALES
C
omo se indicó en el capítulo 1,
durante el período comprendido
entre 1997 y 1999, lassedesade-
lantaron un proceso de organización mo-
derna de su acervo documental y
comenzaron a establecer criterios básicos
para la organización de la producción diaria
de documentos.
En este sentido, y de acuerdo con la
orientación de la función archivo en la
Universidad, se entiende que laproduc-
EStA30 ción documental de un organismo o ins-
titución está en directa relación con su
39 los estructura organizacional. De igual ma-
nera, el volumen documental valorado
Archivos para su conservación permanente se
incrementa con el transcurso de los años.
por Sebe Estas razones permiten relacionar el ta-
Los documentos son trozos de evidencia llenos de nifidezy
credibilidadque rehacen /a verdadpam sentir
inmensamente la poesia de /a vida
Anónimo
maRo de cada sede o nivel con los obje-
tivos de los proyectos y con las accio-
nes encaminadas a recuperar su
patrimonio documental y a racionalizar
la producción documental actual, como
estrategia para la renovación de las cos-
tumbres cotidianas conducentes al ma-
nejo técnicamente adecuado que
requieren los archivos.
La producción documental acumulada e
identificada durante el diagnóstico, se rela
ciona para cada sede en la lista que se pre-
senta como Anexo 1.
Sede Bogotá
Estructura orgánica y
funcional
Actualmente la Sede está conforrnada por
474 oficinas entre su componente admi-
nistrativo y Facultades.
 d r c b i r . ~U n i v e r s i d a d X a c i o n a l d e C o l o m b i a

Cuenta con una dependencia en la catego-
ría de División encargada del manejo del
patrimonio documental que custodia en
sus instalaciones, y depósitos adyacentes,
constituido por documentos generados
tanto en la sede como en el nivel nacional,
algunos de los cuales se transfirieron en
diferentes momentos para liberar espacio,
especialmente en oficinas.
Adicionalmente presta sus servicios a las
oficinas del Nivel Nacional; como apoyo a
la Secretaría General de la llniversidad.
La adecuación locativa de estas instala-
ciones se iriició en 1999, iniciativa que
contribuyó de manera evidente al mejo-
ramiento de la calidad de los espacios
de trabajo y depósitos de archivo técni-
catnente dispuestos.
Tal en t o h u mano
Del personal de la División, doce (12)
están dedicados a atender los requeri-
mientos de correspondencia y seis (6)
a las labores técnicas de archivo, cu-
yas funciones principales son: aten-
cion del servicio de consiilta, clasifi-
cación documental, organización de
Fondos Docurrien iales Acu rn u lados,
actividad es de conse rvac i ón prevent i-
va y elaboración de inventarlos.
En los últii-rioc tres años, se adelantaron
actividades continuas con las secciones
de Salud Ocupaciorial y Capacitacibn y
Selección de la División de Personal de
Bogotá, en aras de mejorar las coridicio-
nes de trabajo e identificary prevenir iies-
gos para la salud.

La División de Archivo maneja paralelamente

- - &
. -1
desde 1989 el área de correspondencia, a la
cual pertenece el mayor número de Talen-
__
FlClNA DE P L A N E A C I O I
____
L A N E A M I E U I O
FISIC(
-
-47-
to Humano de la División.

La dirección de la División y la oficina de

archivo así como parte de sus depósitos, se
trasladaron de instalaciones en 1998, con lo
cual secualificóyoptimóespaciosdetraba-
jo y oficina para archivo dado que anterior-
mente las labores de organización
documental se adelantaban en un sótano,
en condiciones poco favorables para la sa-
lud y la formación tanto de las personasvin-
culadas para estos objetivos como para las Propuesta de Ciudad Universitaria disenada por el arquitecto Leopoldo Rother en 1937. T m a d o de Documentos de Planeación.
serie Planeamiento Físico. Desarrollo histórico de Id Ciuddd Universitaria, Bogota, 1969. Pulilicdción coordiiiada por Luz
que llegaban en búsquedade información. Amorocho y Oficina de Planeación, Universidad Nacional de Colombia.
 Documentación acumulada
Parte del patrimonio documental de la
sede se encuentra disperso en diferentes
lugares, oficinas, estadio, bibliotecas, fa-
cultades, institutos, centros, entre otros,
sin las condiciones mínimas que garanti-
cen su preservación y acceso. Esta masa
documental constituye los denominados
Fondos Documentales Acumulados, con
un contenido de diversos documentos
entre los que se encuentran algunos de
carácter histórico, algunos generados ha-
cia la segunda mitad del siglo XIX y du-
rante todo el siglo XX.
Depósitos de archivo
En la sede, los depósitos de archivo téc-
-48-
nicamente adecuados son escasos. Se
distribuyen en algunas Facultades, en la
División de Archivo y en el estadio Al-
fonso López.
La Oficina de Archivo posee seis depósitos
de archivo, cuatro con estantería fija y dos
con estantería rodante. Todos ellos con su
capacidad cubierta en un 100%.
En los Depósitos de Archivo de la Divi-
sión de Archivo y Correspondencia, se
albergan documentos generados por di-
ferentes dependencias de la Universidad,
incluyendo los que se produjeron en el
nivel nacional cuando la estructura ad-
ministrativa no se había separado orgá-
nica y funcionalmente. Sin embargo,
algunos de estos espacios aún no pre-
sentan las características técnicas pro-
picias para preservar el patrimonio que
albergan, con los riegos que ello impli-
ca, de los cuales existe experiencia sufi-
ciente, como por ejemplo filtraciones de
agua en el depósito del sótano de la To-
rre de Enfermería, donde se encuentra
un gran volumen de estos documentos.
Inversión
La inversiónque actualmentese realiza para
los archivos de la sede proviene del presu-
puesto nacional de la Universidad, de los
recursos propios de la sede y de los fondos
especialesde sus Facultades.
La División de Archivo no percibe recur-
sos por venta de servicios. A partir de
1999, la inversión se realiza gracias a los
recursos obtenidos por el Banco de Pro-
yectos de la Universidad y a la destina-
ción de dineros de fondos especiales.
Estos recursos se han destinado a tres
actividades básicas: 1)apoyo a los pro-
cesos de archivo, 2)adecuaciÓn locativa
de espacios de trabajo y espacios de
conservación de documentos, y 3) dota-
ción en elementos y equipos.
Los proyectos a través de los cuales se
hizo posible esta inversión son: Mejora-
miento, modernización administrativa y
desarrollo institucional (1997) y Recupe-
ración y Preservación de la Memoria
lnstitucional (Archivo) de la Universidad
Nacional (1999~2003)del nivel nacional y
de la Sede Bogotá. Son proyectos nacio-
nales impulsados por la Secretaría Gene-
ral, la Secretaría de la Sede Bogotá y la
División de Archivo y Correspondencia.
Capacitación
Los conocimientos del personal de planta
de la División, en materia de archivos, se
han obtenido gracias a la organización
más completa del trabajo, la participación
en los cursos realizados por el Archivo
General de la Nación, así como charlas y
talleres programados e impartidos por la
División de Archivo, con el apoyo del per-
sonal de contrato por prestación de servi-
cios, con el fin de cualificar el trabajo,
además de la experiencia directa en las la-
bores que se desarrollan.
 Archivo universidad l a c i o n a l de Colombia

Conservación prevent ¡va
La producción documental de la sede se
encuentra en diferentes estados de con-
servación. En el momento las medidas de
conservación prevent ¡va (levantamiento
de documentos del piso, utilización de
unidades de conservación de archivo: ca-
jas y carpetas, limpieza y primeros auxi-
lios para documentos) se aplican a los
Fondos Documentales de la División de
Archivo, Oficinas de la Sede y Nivel Na-
cional y en algunas Facultades.
Las medidas de conservación preventi-
va se recomiendan y aplican a medida
que el proceso de organización de sus
documentos y el proyecto Tablas de Re-
tención Documental, avanza en cada ofi-
cina programada.
sabilidad el manejo del patrimonio docu-
mental de la sede, el cual se conserva en
las instalaciones del Antiguo Edificio de la
Biblioteca, donde funciona la sección, y en
otras instalaciones del campus.
La adecuación locativa de los espacios
de trabajo y de los depósitos de archivo
es insuficiente, al igual que la dotación
de elementos y equipos para la organi-
zación, preservación y conservación pre-
ventiva de los documentos, teniendo en
cuenta las recomendaciones técnicas
realizadas desde Bogotá.
Al igual que la Sede Bogotá, la Sección de
Archivo de Medellín maneja el servicio de
correspondencia, y coordina el personal
dedicado a esta labor.
cia y de archivo, de manera que el perso-
nal de planta se distribuye entre estos dos
conjuntos de responsabilidades. Sin em-
bargo, tal como ocurre en Bogotá, la ma-
yoría del personal está dedicado a las
actividades de correspondencia.
La orientación de las labores de archivo en
la sección y la sede, se realiza a través de la
coordinadora de la sección, quien depen-
de de la Secretaría de la Sede Medellín.
El nivel el que se clasifican las personas que
trabajan en correspondenciaes asistencia1y
-49-

La oficina no cuenta con una distribución

Sede Medellín
Estructura orgánica y
f u ncionai
Para la Sede Medellín se han identifica-
do 178 oficinas. Esta cifra incluye las de
sus Facultades.
Cuenta con Oficina de Archivo en la cate-
goría de Sección, que tiene bajo su respon-
orgánica en áreas especializadas de trabajo,
con funciones establecidas normativamente
que ayuden a adelantar de mejor manera el
actual proceso de archivos ni con personal
suficiente para este fin.
Ta ient o h u mano
La Oficina de Archivo de la Sede maneja Diploma otorgado por la Escuela de Jurisprudencia en la
calidad de Voto de Honor (1874). Sala Raros y Curiosos.
alternamente el servicio de corresponden- Biblioteca Central, Universidad Nacional de Colombia, Sede
Bogotá. Reproducción División de Archivo.

el de la coordinadora de la sección, Única
personade planta dedicada a archivo, es de
técnico. La categoría del cargo del responsa-
ble de la sección ha cambiado desde 1996,
cuando se identificaba como coordinador;
para 1998 el cargo pasa a ser de libre nom-
bramiento yremoción; actualmente apare-
ce en nómina como técnico administrativo,
cambios que no contribuyen a mejorar la
dirección del archivo.
Docu ment aci ón acu m u l a d a
En 1999 se llevó a cabo el traslado de algu-
nos Fondos Documentales Acumulados
de varias dependencias a los depósitos de
la Sección de Archivo. Sin embargo, exis-
ten aún documentos dispersos en otros
-YO-
espacios y oficinas, sin las condiciones
propicias para su preservación, organiza-
ción y servicio.
El volumen documental albergado en los
depósitosdelArchivoCentralasciende a925
metros lineales entre libros y expedientes
colocados en estantería fija de metal.
En la Facultad de Ciencias Humanas se
conserva el Archivo Histórico de la Sede
así como el Fondo Documental Colonial y
Republicano de los Archivos Judiciales de
Antioquia (1663-1940), dado en custodia.
Este Archivo posee alrededor de 650 cajas
de documentos con un número aproxima-
do de expedientes de 20 a 30 mil.
Depósitos d e archivo
La falta de depósitos de archivo técnica-
mente adecuados es una constante en la
sede. Ni la Sección de Archivo ni los de-
más espacios de la sede (incluyendo las
facultades y el componente administrati-
vo) poseen condiciones favorables en in-
fraestructura para preservar el patrimonio
documental existente en sus diferentes mo-
dalidades (Archivo Central-Histórico, Fon-
dos Documentales Acumulados e incluso
Los espacioscon quese cuenta para la con-
servación de documentos, es de seis (6)
depósitos,en su mayoría con estantería fija
y algunos con rodante con su capacidad
cubiertaen un 79%.
I nve rs ió n
La inversiónen archivoen lasede, provienede
recursos del nivel nacional y recursos propios
de la sede, a través de los proyectos Mejom-
miento, modernización administmtiva y desa-
rrollo institucional(1997)y Sistema integrado
Estabu b e los Avchivos por Sebe
de administración de documentos, SIAD,
(1999),este Último de la Sede Medellín.
Estos recursosse han destinadoa laorgani-
zación de documentos, dotación de equi-
pos, Tablas de Retención Documental y
adecuación locativa e insumos de archivo.
Capacitación
La formación en archivos en la sede está
directamente relacionada con las posibili-
dades que brinda la práctica cotidiana, el
acceso eventual a eventos programados
por entidades como el Archivo General de
la Nación y la asesoría que brinda la Sede
Bogotá, a través de su División de Archivo
y Correspondencia.
Conservación preventiva
La aplicación de medidas de conserva-
ción preventiva (levantamiento de docu-
mentos del piso, utilización de unidades
de conservación de archivo: cajas y car-
petas, limpieza y rescate de documentos)
es esporádica, a excepción del Archivo
Histórico Judicial de Antioquiadonde las
labores de organización, sistematización,
servicio, investigación, cuidado y recu-
peración de los documentos se adelan-
tan paulatinamente con la participación

de una docente y estudiantes, en espe-
cial de la carrera de Historia. La sede no
cuenta con actividades continuas y
globales para desarrollar esta labor ni con
el personal de apoyo que permita su apli-
cación eficaz.
Sedes Manizales y Palmira
Estructura orgánica
Las sedes de Manizales y Palmira poseen
una estructura orgánica de menor tama-
ño que las de Bogotá y Medellín. En
Manizales se han identificado setenta y un
(66) oficinas yen Palmiracincuentaytres
(56), que incluyen las oficinas del compo-
nente administrativo y de las Facultades.
Cada una de estas sedes cuenta con una
Oficina de Archivo en calidad de sección.
En Manizales, la Sección no posee espa-
cio para recibir más documentos, y el espa-
cio de trabajo es tan reducido que tampoco
permite adelantar labores en grupo.
En la Sede Palmira, el espacio destinado
para el funcionamiento de la Oficinade Ar-
chivo hasta 1999, no permitía organizar la
documentación en mejores condiciones,
estantería adecuada, es muy reducido y no
alcanza a cubrir las necesidades básicas
para el trabajo diario. En el año 2000, la
sección se traslada de lugar y se adelanta la
adecuación locativa del mismo gracias al
apoyo del proyecto Recuperacióny preser-
vación de la memoria institucional, con
base en el diagnóstico de la Sede, ya que
hasta 1999, la documentación se encontra-
ba rodeando el espacio de trabajo, sin uni-
dades de conservación adecuadas, con
riesgo de desplome porque la estanteríafija
está sobre-ocupada, y los muros no cerra-
ban completamenteen su nivel superior con
el cielo raso, con la posibilidad de que se
extrajeran los documentos.
van a cabo acti
yecto. La Sección
de Archivo de Manizales alberga su docu-
mentación en estantería fija, utilizando uni-
dades de conservación de archivo.
Ta Ien t o h umano
Las Oficinas de Archivo de Manizales y
Palmira nocuentan con personal de plan-
ta que apoye al coordinador de sección en
las diferentes labores de organización de
sus archivos.
I r c h i v o U n i v e r s i d a d M a c i o n a l de C o l o m b i a
El trabajo de Tablas de Retención Docu-
mental en lasede Manizales pudo realizar-
se gracias a la contratación de personal a
través de la Secretaríade Sede.
En Palmira, el proceso de TRD se ade-
lanta con apoyo del nivel nacional, a tra-
vés del proyecto de archivo del año 2000,
con la capacitación y la asesoría de la
División de Archivo y Correspondencia
de Bogotá.
El tratamiento de Fondos Documenta-
les Acumulados no cuenta con personal
de planta para su tratamiento preventi-
vo, identificación y organización. Para
el año 2000, las sedes contarán, para este
fin, con talento humano de prestación
de servicios vinculado a través del pro-
yecto de archivo mencionado.
Documentación acumulada
La Sede Manizales ha identificado par-
cialmente sus Fondos Documentales
Acumulados. Estos Fondos contienen
documentos de carácter administrativo
y académico de valor histórico. Se dis-
tribuyen en oficinas del campus
"Palogrande" (campus principal), en la
Facultad de Arquitectura (campus de "El

Cable”) y en el edificio de Unisalud
Manizales, estos últimos no se encuen-
tran debidamente organizados y se en-
cuentran en baños y en un garaje.
En Palmira existe producción documental
acumulada, sin embargo, no se encuentra
inventariaday laquese identificadoseconser-
vaen IaOficinadeArchivoyen la Facultadde
CienciasAgropecuarias. Los documentos his-
tóricos aún no se encuentran debidamente
organizados y presentan deterioro bioló-
gico por invasión de microorganismos.
Depósitos de archivo
Cada Sede cuenta con un Único depósi-
-9- to de archivo integrado a la sección. La
estantería utilizada es fija de metal en
Manizales yfija y rodante en Palmira.
Ya no cuentan con capacidad para albergar
el volumen documental a transferir por las
demás Oficinas de la Sede.
Inversión
La inversión en archivo en Palmira y
Manizales se ha realizado con recursos
del nivel nacional a través de los proyec-
tos Mejoramiento, modernización admi-
nistrativa y desarrollo institucional(1997)
Estabu bc los Archivos m r Scac
y Recuperación y preservación de la me- preventiva (primeros auxilios para docu-
moria institucional [Archivo), (2000). mentos, organización en unidades de con-
servación de archivo, entre otras medidas)
En Palmira, los recursossedestinaron a la son poco frecuentes.
dotación de equipos, talento humano para
Tablas de Retención Documental y Fon- Muchos documentos se encuentran agru-
dos Documentales Acumulados como pados por amarres, empastes, a-zsy carpe-
apoyoa IasOficinasde Archivo y a lasede. tas con niveles de acidez perjudiciales para
su preservación.
En Manizales, los recursos de la Sede y
del nivel nacional se emplearon hasta
1999 en el proceso de TRD y en la dota-
ción de equipos para la oficina de Archi-
vo. En el año 2000, se apoyó el trabajo
de Fondos Documentales Acumulados,
entos de archi-
Las sedes no cuentan con un programa de
capacitación en archivos. El conocimiento
adquirido en esta materia proviene de la
formación con base en la labor diaria y en
el accesoocasionalaeventos programados
en Bogotá por la División de Archivo o por
el Archivo General de la Nación.
Conservación preventiva
Al igual queen lasede Medellín,en Palmira
y Manizales las medidas de conservación
1v
A
corde con las necesidades de
actualización, modernizacióndel
,manejo de la información, de su
función social y de los propósitos de sus
programas académicos deformación, inves-
tigación y extensión, la Universidad Nacio-
nal de Colombia adelanta el Proyecto de
Tablas de Retención Documental, como
parte de un programa institucional, orienta-
do a la organización de sus archivos.
El Proyecto contribuyea la normalizaciónde
los procesos relacionados con la organiza-
ción de sus archivos, con las Tablas de Re-
tención Documental como el instrumento
que permite un ágil accesoa la información,
una adecuada organización y rescate del
Patrimonio Documental,teniendo en cuen-
ta el concepto de Archivo Total en sus tres
etapas: Gestión, Central e Histórico, y par-
1 Decreto 1382de1995de IaPresidenciade la Republica Acuerdodel Archivobeneral de la NaciondeColombiay Ley
General de Archivos (594) dejuiio de 2000
Tuve un insomnio feíiz sorié con mis amigos
increibieiantarisaeniamemoria
Jorge Luis Borges
tiendo de los principios básicos de Respeto
a la procedencia y al orden natural de los
documentos.
En este sentido, la Universidad posee un
Fondo Documental que refleja sus propias
característicasestructuralesy orgánico-fun-
cionales,y una organizaciónacorde con sus
fines, que permite definir y aclarar respon-
sabilidades en torno a la gestión, produc-
ción y conservación de los documentos
como memoria.
La elaboración de las Tablas de Retención
Documental se considera como la primera
etapa del proceso de organización documen-
tal, lo que permite, así mismo, dar cumpli-
miento a las disposiciones legalesvigentes’.
LasTablasseencaminan a la identificación,
estudio y organización de los archivos de

oficinacomo base de lagestión institucional
y deben ser actualizadas en la medida en
que ocurran cambios en su estructura orgá-
nica y funcional.
Entre sus objetivos están lograr la cons-
trucción y consolidación de un Programa
de Organización Documental, a través de
un proceso pedagógico
estamentos que conforman la comunidad
universitaria: estudiantes, docentes y per-
sonal administrativo.
El Proyecto fue concebido y se orienta des-
de la Divisiónde Archivo ycorrespondencia
Sede Bogotá, en estrechacoordinacióncon
las demás Oficinas de Archivo y dependen-
cias de las sedes como del nivel nacional de
la Universidad. Recibe el apoyo de las de-
pendencias responsablesde la orientación
y manejodearchivosen la institución como
son la Secretaría General, Secretarías de
Sede, Secretaríasde Facultady la colabora-
ción de los funcionarios de las dependen-
cias que están cerca del proceso. Así
mismo, de las Oficinas de Planeación de
la Sede Bogotá y Nivel Nacional, y otras
2 En especial el texto "Tabiasde retenciónytransferenc/as documentaies: direcinces básicas e instructivos para su eiabomción"
de la División de Clasificación y Descripción, Archivo General de la Nación. segundaedición. Bogotá.ArchivoGeneral
delaNacióndeColombia. 1998. 88p: 1 1 . (Mini/Manual:4).
que han adelantado procedimientos para
que este Proyecto se cristalice.
ANTECEDENTES GENERALES
El proceso que se inicia en la Universi-
dad en 1997 con una Facultad conside-
rada como piloto, se hace extensivo a
con los otras Facu Itades.
Un estudio comparativo de estos resulta-
dos permitió obtener las TRD Genéricas
como instrumento facilitador y orientador
del proceso en las demás Facultades, no
así como modelo de aplicación inmediata
Entre 1998 y 1999 esta labor continuó en la
Sede Bogotá en Facultades y componen-
te administrativo y se extendió a las sedes
de Medellín y Manizales.
En 1999, el Comitéde Archivode la Univer-
sidad ayaló las TRD de las Facultades de
Artes y Enfermeríay los ajustes de la Facul-
á r c h i r o U n i v e r s i d a d N a c i o n a l de C o l o m b i a
tad de Odontología, sugeridos por el Ar-
chivo General de la Nación.
En los años siguientes, el proceso ha teni-
do continuidad en las diferentes depen-
dencias de las sedes, de acuerdo con la
complejidad de su estructura orgánico-
funcional y la dinámica actual del manejo
documental; del mismo modo, se viene
adelantando la organización física de los
archivos de oficina, mediante la aplicación
de este valioso instrumento que constitu-
yen las TRD.
MARCO METODOL~GICO
La metodologíaempleada en laelaboración
-5F
de IasTablas de Retención Documental de
la Universidad Nacional, tuvo como apo-
yos la asesoría de un delegado del Archivo
General de la Nación para las Instituciones
de Educación Superior y los instructivos
publicados por esta entidad2.
Dado que la Universidad Nacional posee
una estructura amplia y diversa, distribui-
da en siete sedes en el país, para determi-
nar su producción documental, fue
necesario adoptar una metodología parti-
cularmente adecuada a las características

propias de la institución,teniendo en cuenta
los principios y pautas de orden archivístico
vigentes y la reglamentación de archivos
para el país.
El proceso involucra el conocimiento y ma-
nejo de los siguientes conceptos básicos:
Tabla de Retención Documental (TRD):
Es el instrumento que guía la organización
de los documentos en cada oficina. Estos
se reflejan en ella organizadamente como
Series, Subseries y Tipos Documentales,
producidos o recibidos y conservados por
las diversas oficinas en cumplimiento de
sus funciones.
La Tabla fija la disposición final de los do-
cumentos con base en sus valores para la
oficina y la Universidad. El proceso a se-
guir se ilustraen el procedimiento dedica-
do a cada serie de documentos.
Dependencia: Nivel orgánico-funcional
que comprende en la Universidad desde
las categorías de dirección hasta las de di-
visión. En la de dirección se incluyen las
dependencias encargadas del gobierno de
cada nivel organizacional (Nacional, Sede
y Facultad:Rectoría General,Vicerrectorías,
Decanaturas,Vicedecanatu ras, Direcciones
y Secretarías, entre otras) y las asesoras
directas de éstas (Oficinas de Planeación,
Oficinas Jurídicas, entre otras). Las divi-
siones alcanzan a subdividirse en sec-
ciones y grupos.
Oficina productora: Corresponde a la mí-
nima unidad orgánica yfuncional produc-
tora de documentos.
Documento: Información registrada en un
determinado soporte (papel, discos mag-
néticos, cintas, lienzos, entre otros), pro-
ducto de la actividad académica y
administrativa d
mentos corres-
pondientes a un mismo asunto, genera-
dos en desarrollo de una f u n c i ó n
específica por una oficina o persona
en e l marco de los objetivos y fines de
la Universidad.
Subserie: Es la parte integral de un asunto
específico que por sus características for-
ma parte de la Serie Documental como
unidad de organización mayor que puede
contener varias subseries.
Thblas be Retencibn Documental
T i p o Documental: Son los documen-
tos individuales (unidad documental
mínima) que sirven de soporte al asunto
respectivo. Se integran en las Series o
Su bseries y se organizancronológicamente
según el expediente.
Archivo de Gestión: Corresponde a los
documentos producidos por una oficina
durantesu gestión administrativay/o aca-
démica, son documentos activos, en cir-
culación, resguardados y organizados por
la misma oficina productora, conforman
su Archivo de Gestión y constituyen ade-
más la primera fase del Sistema de Archi-
vos de la Universidad.
Archivo Central e Histórico: Esta es
una categoría especial de la Universidad
Nacional, se define con ella un conjunto
documentos organizados según la uni-
dad académico-administrativa que los
produce y transfiere desde su Archivo
de Gestión. Constituye la fase siguiente
del Sistema de Archivos, que compila y
resguarda por un tiempo prudencial, los
documentos de varias oficinas para su
consulta semi-permanente; esta perma-
nencia estará determinada en lo sucesi-
vo por las TRD.

En este archivo, los documentos han cum-
plido el trámite académico y administrati-
voque losoriginó. Su consultaeseventual
y su transferencia al Archivo Histórico se
decidirá de acuerdo con las características
de la Serie en IaTabla de Retención Docu-
mental de la respectiva oficina. Este es el
tipo de archivo característico de las Ofici-
nas de Archivo de las sedes.
A medida que avance el proceso de organi-
zación documental, se proyecta separar la
documentación de orden histórico, que ya
se encuentra en estado en algunos archi-
vos, yconformar un Archivo Central exclu-
sivo para su propósito.
Archivos Satélites: Son aquellos que por
la distribución espacial y organizacional y
por las necesidades de consulta, albergan
documentos activos y semiactivos de una
o varias oficinas de la misma dependencia,
en el caso particular de las Facultades y
algunas dependencias administrativas.
Archivo Histórico: Es la tercera fase del
Sistemade Archivos de la Universidad,don-
de los documentos transferidos desde los
Archivos Centrales y previamente organi-
zados, se preservan para la investigación y
laformación, conservando la integridad de
sus documentos, su orden de producción
natural y su procedencia,articulando y res-
guardando de esta manera el Fondo Docu-
mental de la institución. Son documentos
de valor histórico para la Universidad, la
investigación y la academia.
Acta de grado de Jorge Eliecer Gaitán como abogado.
Facultad de Derecho (1924). Archivo Facultad de Derecho.
Fotografía tomada por Jorge Gómez Prada
Estructura Orgánica: Es el conjunto de
Unidades Académico-Admin istrativasy or-
ganismos asesores y directivos (unidades
básicas de gestión, dependencias,grupos,
comités, consejos, colegiaturas), que for-
man la Universidad,organizadasen sus res-
drchivo Universidad Nacional de Colombia
pectivos Niveles Organizacionales. Se re-
presenta gráficamente en organigramas
que agrupan jerárquicamente la estructura
de acuerdo al nivel al que pertenecen (Ver
Anexo nQ.2).
Nivel Organizacional: Componente or-
gánico-funcional al que pertenecen de-
terminados grupos de oficinas y
dependencias. La Universidad Nacional de
Colombia, establece tres niveles de orga-
nización académ ico-adm i nistrativa: Na-
cional, de Sede y de Facultad. Cada uno
de estos niveles posee organismos de
alta dirección, descentralizados e inte-
grados, sujetos orgánicamente a los ni-
veles más altos. -9-
Tiempo de Retención: Hace referencia
al tiempo de conservación de los docu-
mentos de una oficina organizados en
Serie, en su archivo (Archivo de Gestión)
una vez han cumplido su trámite, y en el
Archivo Central para su consulta
semipermanente, donde se transfieren.
Encuestas-Estudio de Oficina y Docu-
mentos: Instrumentos en los que se re-
gistra la información sobre la producción
documental de cada unidad académico-

administrativa (oficina), mediante entrevis-
ta con el jefe respectivo.
Acto Administrativo: Es la manifestación
de la voluntad de la administración de la
Universidad, realizada por un funcionario
u Órgano en cualesquiera de sus niveles y
en ejercicio de sus funciones (Resolucio-
nes, Acuerdos del ConsejoSuperior Univer-
sitario, entre otros). Cuando su objeto es
jurídico-normativo, éstos afectan la orga-
nización y funciones de la institución y
sus distintas dependencias y oficinas.
En ellos se encuentra el soporte de la
producción documental.
Otros conceptos, relacionados con las TRD
-5%
se describen más adelante.
El avance del proceso así como el conoci-
miento de las particularidades y necesida-
des de la Universidad y la experiencia
acumuladaen este tiempo, permitió reali-
zar algunas innovacionesy optimizaciones
a los formatos. Las encuestas-estudio de
oficina y documentos se re-diseñaron en
1999, la versión actual de la Tabla de Re-
tención Documental, corresponde a una
nueva plantillaen sistemas, los diagramas
de flujo documental se elaboran en planti-
llas diseñadas en el año 2000, el soporte
normativo se relaciona en un formato di-
señado para este propósito por la División
de Archivo y Correspondencia. Esto ha
permitido agilizar el desarrollo de las acti-
vidades programadas.
La metodología utilizada tiene variaciones
de acuerdo con los resultados alcanzados.
Para el año 2000 se realizaron innovacio-
nes que agilizan el proceso en algunas Fa-
cultades, particularmente en la Sede
Bogotá, a partir de la experiencia obtenida
en otras Facultades de la misma.
e la identifica-
cultad) y de las funciones asignadas a
cada oficina, con base en los actos admi-
nistrativos que definen estos aspectos
para cada dependencia. Luego, a través de
entrevistas con los jefes de oficina, se iden-
tifican los documentos que hacen parte
de su Archivo de Gestión. Una vez se ob-
tiene esta información, se elaboran las pro-
puestas de Tablas de Retención
Documental para su aval y posterior apli-
cación. A continuación se relacionan los
TAbl¿.s be Retoncijn Documental
pasos metodológicos y técnicos que per-
miten elaborar y desarrollaresteinstrumen-
to de organización de archivos.
Componentes de las Tablas
de Retención documental
La Tabla de Retención Documental es un
instrumento que consta de los siguientes
componentes:
1, TABLA DE RETENCI~NDOCUMENTAL
(TRD)
2. DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTAL
3. SOPORTE NORMATIVO
La Tabla de Retención Documental se
presenta como un formato en el que se
relaciona la producción documental de la
oficina, la cual de identifica en términos
de su originalidad, se le asigna un tiempo
de conservación en la misma y se define
su destino unavez finalizado este tiempo,
con las recomendaciones a tener en cuen-
ta (Ver Anexo #3). La TRD se elabora por
la oficina productora de documentos.
Los Diagramas de Flujo Documental son
la representacióngráficade la generación y
tramite de los documentos de la oficina en
desarrollo de un asunto o función (Ver

Anexo #4). Éstos se realizan por Serie y10
Subserie de documentos como las agrupa-
ciones documentales que forman IaTRD.
Cada Serie se encuentra acompañada de
su respectivo diagrama de flujo documen-
tal, en el que se grafica el recorrido de los
documentos por las diversas instancias
que participan en su producción.
Cada diagrama de flujo se encuentra pre-
cedido por un encabezado en el que se
registra,además de la información de iden-
tificación institucional, el nombre de la
Serie con el código asignado en la Tabla
de Retención Documental.
En el diagramase registrael nombre de la
oficina en la que se origina la serie, así
como las oficinas o instancias en las cua-
les el documento se tramita y10 conserva
en original o copia. El recorrido se repre-
senta a través de iconos o símbolos y
conectores (Ver Anexo #5).
Los diagramas de flujo de documentos
constituyen el mapa de los procesos que
orientan la gestión documental y contri-
buyen al esclarecimiento de la organiza-
ción académica y administrativa.
El Soporte Normativo lo constituyen las
normas compiladas como soporte de la
producción documental de la oficina, su
existencia y funciones. Este soporte se re-
lacionaen un formato diseñado para este
efecto, de acuerdo con e l nivel
organizacional al que pertenece la oficina
(Ver Anexo #6). Se realiza por oficina y
nivel orgánico-funcional.
El análisis normativo se realiza compilan-
do el sustento jurídico de la existencia,
evolución y regulación vigente de la Uni-
versidad Nacional de Colombia. Dicho
sustento jurídico constituye el soporte para
las Tablas de ocumental de
a su estruc-
Es posible distinguir tres niveles de aná-
lisis estructural (orgánico-funcional) en
el soporte normativo del proyecto:
1. Soporte normativo general institucional
de la UniversidadNacional deColombia.
2. Soporte normativo específico de
cada nivel organizacional (nacional,
sede, facultad).
3. Soporte normativo específico de cada
oficina analizada.
á r c h i v o U n i v e r s i d a d l a c i o n a l de C o l o m b i a
Los aspectos fundamentales de la investi-
gación normativaen las dependencias son:
Soporte de la existencia de la misma y,
Asignación defunciones a la respectiva
dependencia.
La organización (inclusión de la
normatividad) del soporte se rige por:
Orden de Jerarquía Normativa: de forma
descendenteen el cuadro, de normas supe-
riores a inferiores (leyes, decretos, resolu-
ciones externas y en el orden interno de la
Universidad,acuerdos y resoluciones, bási-
camente). Este orden no se conserva estric-
tamente, primando el criterio cronológico. -f9-
Orden Cronológico: de forma descendente
de acuerdo con su fecha de expedición, de
los más antiguos a los más recientes.
Vigencia: de forma descendente, desde
normas derogadas, parcialmente vigentes,
hasta vigentes.
En este componente se analizan los as-
pectos más relevantes de cada norma, re-
gistrados de acuerdo con los siguientes
ítems: clase de norma, identificación, ór-

gano que expide, objeto, lugar (oficina,
dependencia) de la Universidad en donde
se conserva la norma, número de folios
de ésta.
La investigación de la normatividad res-
pecto a la estructura y funciones particu-
lares y generales de la Universidad, ha
permitido, además de dar soporte a las
Tablas de Retención Documental,clarificar
las competencias frente a los documentos
e ir conformando de una manera accesible
el Fondo Normativo de la institución.
Etapas del Proyecto de
Tablas de Retención
-60- Documental
El desarrollo del proyecto involucra varias
etapas en las que se elaboran,aplican, ajus-
tan y actualizan los instrumentos genera-
dos. Estas etapas, con sus actividades,son
las siguientes:
Etapa 1
SENSIBILIZACIÓN DE LOS PRODUCTO-
RES DOCUMENTALES, INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR DE LA ESTRUCTURAORGÁ-
NICO-FUNCIONALYRECOLECCI~NDE LA
INFOMACIÓN SOBRE LA PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL DE CADA OFICINA
Actividades
1, Formación del Recurso Humano desti-
nado al desarrollo del Proyecto.
2. Presentación del Proyecto: anteceden-
tes, fundamentación, herramientas,me-
todología, alcances, resultados y
beneficios. Esta presentación se reali-
za al conjunto de Productores Docu-
mentales (jefes de oficina) en sus
respectivos niveles organizacionales,
quienes son participantes esenciales y
directos en el proceso.
3. Conocimiento de la estructura orgáni-
co-funcional de las dependenciasyob-
tención de los organigramas vigentes
funciones y competencias, así como la
regulación de la producción y la custo-
dia de los documentos.
5. Diseño de cronogramas de actividades
para la programación de entrevistas con
cada uno de los Productores de Docu-
mentos.
6. Aplicación de las encuestas de oficina y
documentos para la recolección de la
información necesaria para la elabora-
ción de las TRD.
Tablar be Retencibn Documental
7. Complementación de la normatividad
correspondiente a cada oficina a partir
de las entrevistas.
8. Valoración de la información obtenida
para el establecimiento de las Series,
Subseries y Tipos Documentales en
cada oficina y de sus diagramas de
flujo documental.
Etapa 2
ANÁLISIS E INTERPRETACI~NDE LA
I N F O R M A C I ~ NRECOLECTADA EN LA
PRIMERAETAPAYELABORACIÓN DE LA
PROPUESTADETRDCONSUS RESPEC-
TIVOS COMPONENTES
Actividades
1. Elaboración y sistematización de la
propuesta de Tablas de Retención
Documental.
2. Diseño y sistematización de los
diagramas de flujo documental corres-
pondientes a los procesos y procedi-
mientos de producción de cada Serie
de documentos.
3. Sistematizacióndel Soporte Normativo.
4. Presentación de la Propuesta de TRD
a sus correspondientes productores
documentales.

5. Realización de los ajustes sugeridos
por cada Productor Documental.
6. Entrega de las TRD con sus respecti-
vos soportes a la dependencia corres-
pondiente para su trámite ante el
Comité de Archivo de la Universidad
Nacional de Colombia (Secretarías de
Facultad y/o Sede y SecretaríaGeneral).
7. Presentación de las TRD al Comité de
Archivode la Universidad para su estu-
dio y aprobación.
8. Elaboraciónde los ajustes sugeridos por
el Comité de Archivo de la Universidad.
9. Remisión de los resultados al Archivo
General de la Nación de Colombia.
En el año 2000 se maneja para las Facul-
tades una metodología que, sin dejar de
lado los aspectos fundamentales de la
metodología general, sintetiza el proce-
so y reduce el tiempo de elaboración de
IasTRD gracias a los resultados obteni-
dos en otras Facultades de la Sede y a
que se cuenta con un grupo de trabajo
con el conocimiento requerido.
Esta metodología se aplica a cada ofici-
na productora de documentos. El nú-
mero de oficinas que se puedan abordar
en una semana depende del número de
personas que conforman el Grupo de
Trabajo de la Facultad.
Fase 1 - Primera semana
1. Consecución del soporte normativo
específico de la Facultad y de la ofici-
na en estudio, y registro de esta infor-
mación en el formato diseñado para
este fin.
2. Elaboración de un cuadro comparativo
de la producción documental (Series,
Subseries y Tipos Documentales) de
oficinas análogas a la que se estudie.
Fase 2 - Segunda semana
3. Realización
carácter sintéticopor la información es-
tudiada en la primera etapa. Se aplican
las encuestas-estudio a la producción
documental particular que no fue posi-
ble identificar con anterioridad.
4. Elaboración y sistematización de las
propuestas de TRD y diagramas de
flujo documental, con base en la in-
formación confirmada o recogida en
la entrevista.
5. Complementación del soporte norma-
tivo de la oficina en estudio.
I r c h i v o Universidad Nacional de Colombia
Fase 3 - Tercera semana
6. Presentación de la propuesta de TRD,
diagramas de flujo documental y so-
porte normativo, al jefe de oficina
(productor documental) para su revi-
sión y ajustes.
7. Elaboración de los ajustes sugeridos.
8. Presentaciónde la propuestacorregida
alosjefesdeoficinayentregade resul-
tados parciales (de laoficina y oficinas
abordadas en las semanas previas) a la
Secretaría de la Facultad.
Fase 4
9. Presentación de los resultados del
proyecto en la Facultad a la Secreta-
ría de Sede.
-61-
10. Presentación de las TRD de la Facul-
tad al Comité de Archivo para su es-
tudio y aprobación.
11. Elaboración de los ajustes sugeridos
por el Comité.
12. Envío de los resultados ajustados al
Archivo General de la Nación.
Etapa 3
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETEN-
CIÓN DOCUMENTAL A LA ORGANIZA-
CIÓN FíSlCA DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN (OFICINA)

Actividades
1. Capacitaciónal Grupo de Trabajo encar-
gado de la asesoría para la aplicación
deTRD.
2. Capacitación al Grupo de organización
física de la oficina, así como al jefe de
oficina de la dependencia involucrada.
3. Evaluación del estado de los docu-
mentos, manejo de los archivos, ins-
talaciones, estado de preservación y
Organización de los documentos, do-
tación de Archivo, presupuesto, dis-
posiciones o reglamentación que
afecte la producción documental
(manuales de funciones, actos admi-
n istrativos, entre otros).
4. Elaboracióny presentaciónde la propuesta
-62-
general de aplicación deTRD al perso-
nal de la dependencia involucrada.
5. Identificaciónde los tipos de archivo con-
servadosen laoficina:ArchivodeGestión,
Archivo Paralelo (consulta), Fondos Do-
cumentalesAcumulados, Archivos His-
tóricos, otros (colecciones, fotografías).
6. Actualización y ajustes de las TRD
con base en la producción documen-
tal identificada en el Archivo de Ges-
tión de la oficina.
7. Clasificación de los documentos por
series, subseries y tipos documentales
de acuerdo al documento de Relación
del Contenido Documental del Archivo
de Gestión denominado anexo-1.
8. Organización física del Archivo de Ges-
tión porel personal de la oficina, con la
asesoría y capacitación de la División
de Archivo y Correspondencia y el Gru-
po de Trabajo para aplicación de TRD
en Organización, interpretación deTRD,
manejo de archivos, entre otros aspec-
tos relacionados con este tema.
9. Seguimiento y control del proceso de
aplicación y sugerencias para la transfe-
rencia de documentos.
1O. Asesoría en las necesidades referidasa
Organización del trabajo
Conformación del Grupo de Trabajo: El
Grupo de Trabajo en TRD está integrado
por un coordinador y un número de asis-
tentes definido de acuerdo con los objeti-
vos, avances y tiempo disponible para el
desarrollo de las labores propuestas. El
coordinador está encargado de la progra-
mación, revisión de resultados, informes,
verificación y seguimiento del trabajo. Es
el interlocutor y apoyo directo de la direc-
ción del Proyecto de Tablas de Retención
Tablas be Rctcncion Ducumenthl
Documental en cada sede (jefe Oficina de
Archivo o secretario de sede). No obstan-
te, si el trabajo en cadaOficinade Archivo
lo permite, el jefe de esta oficina asume la
coordinación del Grupo de Tablas. En las
sedes donde no existe Oficina de Archivo
(Arauca, Leticia y San Andrés), esta labor
recae sobre el respectivo secretario de
sede, de acuerdo con la organización que
la sede establezca.
Los asistentes desarrollan la parte corres-
pondiente a las entrevistas, recolección de
la información, elaboración de las propues-
tas de TRD, sistematización y correcciones
de la mismas.
Distribución de Oficinas Grupo T R D
Sede: las oficinas se distribuyen entre
los integrantes del Grupo de Trabajo de
TRD en su respectivo nivel organizacional.
Cada Asistente de TRD es responsable
de un número definido de oficinas de
acuerdo con:
1. Agrupaciones de las oficinas por
dependencias
2. Complejidad de las oficinas en estudio
Entrega de resultados: tienen las siguien-
tes características:
 l r c b i r o Universidad üacional de Colombia

1 . Los resultados por oficina son tres
(3): Las TRD, diagramas de flujo
documental, soporte normativo es-
pecífico. Las fuentes primarias de
las Tablas de Retención, encuestas-
estudio de oficina y documentos,
se organizan alfabéticamente (por
nombre de oficina) y conservan en
la División de Archivo y Correspon-
dencia de la Sede.
2. Información sistematizada en los últi-
mos formatos y aplicaciones (soft-
ware) fijados para este propósito, en
Excel las TRD, en Corel Draw los
diagramas de flujo documental y en
Word el soporte normativo.
3. Información revisada, actualizada y
confirmada.
4. Avances mes a mes y resultados
consolidados al final del período de
trabajo.
El Informe Mensual de Actividades y el In-
forme Final deTrabajo poseen la siguiente
estructura: 1) Actividades realizadas; 2)
Avances y resultados; 3) Dificultades; 4)
Comentarios, aportes ylo conclusiones: 5)
Anexos (si los hay).
Cronogramas:sediseñaun CronogramaGe-
neral de Actividades (por latotalidaddel períc-
dode trabajoysegúnel plan de labores).
Seguimiento del proceso: para el desa-
rrollo de los objetivos y las actividades del
proceso de TRD, se han tenido en cuenta
los siguientes instrumentos de seguimien-
to y evaluación:
1. Informes (mensuales y final)
2. Resultados y entregas
3. Formatos de control de entrevistas
por oficina
4. Responsabilidadescumplidas (ver: cua-
dro de distribución de responsabilidades
Grupo TRD)
5. Evaluacióny autoevaluación del desem-
peño (formatos para Autoevaluación y
Evaluación, por elaborar)
-63-

Informes: tienen la siguiente regularidad

y temática:
1. Informe Mensual de Actividades del
Grupo de TRD
2. Informe de Novedades por Oficina, en
los casos en los que sea necesario
3. Informe Final deTrabajo
Diplonia de grado como Doctor en Meoic na y CirLg a concedido a senor Pornpi o Man ne2 Said Raros y Cmosos Biolioreca
Centra Jniversiaad Ndc onal ae Co onib a, Seoe Boqoia Reproa-cc on Div s o n ae Arch vo
 Thblhs be Rctencibn Documental

Distribución de responsabilidades: las
responsabilidades del Grupo deTRD se fi-
jan de acuerdo con:
1. Objetivos de los integrantes del Gru-
PO (personal de planta y/o contratis-
tas) respecto del Proyecto de TRD
2. Experiencia en laelaboración deTablas
de Retención Documental
3. Conocimientos de Archivo y del Nivel
Organizacional de Trabajo (Nacional,
Sede o Facultad)
4. Habilidades profesionales del Grupo
de Trabajo
El siguiente es un esquema básico de dis-
tribución de responsabilidades en la orga-
nización del Grupo deTrabajo paraTRD

No. 1 RESPONSABILIDAD GRUPO DE ASISTENTES COORDINADOR

Capacitación Grupo Tablas Recibey colabora Orientay realiza
de Retención Documental

Cronogramas de Actividades Desarrolla Elabora, coordina y desarrolla

Desarrolla Elabora, orienta y desarrolla

Elabora propuesta y sistematiza Orienta y corrige

de nuevas propuestas de TRD

5. 1 Sistematización en Excel Sistematiza Orienta y corrige

~

-64- 6. 1 Sistematización en Corel Draw Sistematiza Orienta y corrige

7.

8.
1 ElaboraciónOrganigramas

TRD (Componentes: TRD,

Elabora y sistematiza

Elabora, ajusta y sistematiza

Diseños básicos, orienta,
corrige y presenta

Orienta, corrige
soporte normativo y diagramas (eventualmente elabora y
de flujo documental) sistematiza) y presenta

9. 1 Entrevistasa Jefes de Oficina Realiza Programa, orienta

(eventualmenterealiza)

lo.
-11.
l Estudios Documentales y de Oficina

Resultados
Elaboray ajusta

Elaboray ajusta
Orienta, revisa,
(eventualmenteelabora)

Corrige, recopila, entrega a la

dirección del Proyecto de TRD

Informes (consolidados) Colabora Elaboray entrega

Grupo TRD
 I r c h i v o U n i v e r s i d a d H a e i o n a l de C o l o m b i a

Coordinación del Proyecto: la coordi- gánica de la Universidad, y la producción

nación así como la revisión final de re-
sultados y la entrega de los mismos a la
Secretaría General de la Universidad y a
las Secretarías de Sede, es realizada en
cada Sede por la respectiva Oficina de
Archivo. La dirección general del proce-
so de Tablas de Retención Documental
está a cargo de la División de Archivo y
Correspondencia de Bogotá en concor-
dancia con la Secretaría General.
Contenido de la Tabla de
Retención Documental
Acontinuación se describen los ítems que
componen los formatos de TRD:
Codificación
En la propuesta de codificación que apare-
ce en las TRD se relacionan dos aspectos:
la oficina y el nivel organizacional al que
ésta pertenece dentro de la estructura or-
documental hasta el nivel de subserie.
La Jefatura de la División de Archivo y Co-
rrespondenciaSede Bogotá,conjuntamen-
te con el Grupo de Tablas de Retención
Documental, elaboró dicha propuesta, ba-
sados en una relación de códigos suminis-
trada por la División de Informática y
Comunicaciones de la misma Sede. Sin
embargo, se hizo necesario asignar códi-

DNISIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Tablas de Retención Documental
UNIVERSIDAD
Nivel de Sedes NACIONAL
DE COLOMBIA
SEDE BOGOTÁ Sede Bogotá
FACULTAD DE ARTES
2000
-65-
l u b f i c i n a Priductora SECRETARíA DE FACULTAD Acta de Aprobacim No Comite de Archivos U N C

RETENCIÓN EN AÑOS o ~ ~ l ~ Final

Disposición o
(!ODIGO SERIES, SUBSERIESY npos DOCUMENTALES bRCHN0 ARCHlVO COPLA
W GESll6N CEhl"
v
--).201.03 - O1 ACTAS 2 20 Original X
201.03 - O1 O1 CONSEJO DIRECTIVODE FACULTAD
20143 - o1 02 COMFÉ DE PROGRAMASCURRICULAREC
- o1 COMFI! DE PERSONAL DOCENTE
- o1 DEPARTAMENTO
- o1
- o1 FACULTAD
- o1

201.03 - 02 CONTRATOSACADEMICOS 5 20 Copia

201.03 - 02.01 OCASONALES
Solicitudes
TBrminos de referencia
cmtratofirmado
Pmramas de babaio I I I I I
 Tablas be Rctcncibn Documental

gos a las oficinas que no aparecen en este
listado, especialmente a las de las Faculta-
des. Así, se propuso una serie de rangos
deacuerdocon la jerarquíade cada unidad
académico-administrativa productora de
documentos. Estos rangos se aplican a
todas las facultades de Bogotá, así como a
sus centros e institutos.
A continuación se presenta la propuesta
de codificación para Facultades de la
Sede Bogotá.

Cuadro 1. Código para Faculfades Sede Bogotá

RANGO CÓDIGO UNIDAD ORGÁNICA Y/O DEPENDENCIA

1101 Universidad Nacional de Colombia

200 Sede Bogotá

220 Facultad de Agronomía

221 Facultad de Artes

222 Facultad de Ciencias

-66-

220-230
223 1 Facultadde Ciencias Económicas

224 Facultad de Ciencias Humanas

225 Facultad de Derecho,Ciencias Políticas y Sociales

l Facultad de Enfermería

221 Facultad de Ingeniería

228 Facultad de Medicina

229 Facultad de Medicinaveterinaria

230 Facultad de Odontología

 I r c h i v o U n i v e r s i d a d l a r i o n a l de C o l o m b i a

Cuadro 2. Código Interno de la Facultades

UNIDAD ORGÁNICA Y/O DEPENDENCIA RANGO 1 CÓDIGO NOMBRE DE LA OFICINA

Dirección 1 Código de la Facultad Decanatura
y Gobierno 01-09 1 o1 Vicedecanatura Académica
de Facultad 02 Dirección de Bienestar Universitario
03 Secretaría de Facultad
Unidad 10 Unidad de Asistencia Administrativa
de Apoyo 10-19 11 Unidad de Sistemas o Similar
a la Gestión 12 Programa de Educación Continuada
Departamentos,
Conservatorios, 20-39
Escuelas
Programa
Curricular 40-59
-67-
de Pregrado
Programas
Unidades Curriculares 60-69
Básicas de Postgrado:
de Gestión EspeciIización
Maestría
y Doctorado 70-79

4
Centros,
Institutos, 80-99
Clínicas, Otros.
 Tablas 5 e Retcncibn Docurncnt.4
~~ ~

Este modelo de codificación contiene cin- Campo 1. Campo 4.

co campos, cada uno de los cuales permi-
te el grado de elasticidad necesario en
cuanto a los dígitos que componen el có-
digo en cada oficina.
Los campos enseguida del guión
separador, corresponden a la producción
documental de cada una de las oficinas,
organizada alfabéticamente en Series
y Subseries.
Los campos a la izquierda del separador
corresponden a la estructura orgánica e
identifican la oficina productora, su supe-
rior inmediato y el nivel organizacional al
que pertenece la oficina.
-68-
Identifica al superior jerárquico inmediato
de la Oficina Productora de Documentos y
a la correspondiente Facultad o Sede.
Campo 2.
ldentificacada una de las oficinas produc-
toras. Para el caso de las oficinas cuyo su-
perior jerárquico es externo a la Facultad,
su campo está representado por ceros y
debe conservarse.
Campo 3.
Estácompuestodedosdígitosquecorrespon-
den a cada una de las Series Documentales,
organizadasenorden alfabético. El rangoesta-
blecido va de O1 a 99.
Secomponededosdígitose identificacada
una de las Subseries, de acuerdo con el
orden establecido en la Tablas de Reten-
ción Documental elaboradas para cada ofi-
cina. Va de O1 en adelante, de acuerdo con
el número de Subseries existentes por cada
Serie Documental, hasta 99.
Series
Se presentan unificadas o divididas en
subseries (subgrupos). Se acompañan
de los documentos soportes del asun-
to en gestión y se identifican en el for-
mato con mayúsculas sostenidas y
negrilla. En la TRD las Series se orga-
nizan alfabéticamente. Cada serie es
una agrupación documental organiza-
da como expediente.

Modelo de Codificación
Su bseries
Campo 1 Campo 2 - Campo 3 Campo 4 Se relacionan a continuación de su corres-
000. 000. OO. OO. pondiente Serie, dentro de la misma co-
lumna, se identifican porque se registran
Superior Oficina Conectar Serie Subserie
en mayúscula sostenida, pero sin negrilla.
Jerárquico Productora Documental Documental
~~ ~
Las subseries se organizan alfabética y
ESTRUCTURA ORGÁNICA UN PRODUCCIÓNDOCUMENTAL jerárquicamente o de acuerdo con la com-
posición de la Serie.

Tipos documentales
Se registran en el formato en minúsculas
(tipo oración), enseguida del título de la
Serie o Subserie Documental, correspon-
den a los soportes de estas y se organizan
cronológicamente según el expediente,si-
guiendo el principio de orden natural de
producción de los documentos.
Retención en años
El tiempo se registra en años y se es-
tablece de acuerdo con la vigencia de
los documentos para la gestión, tanto
en el archivo de oficina como en e l
Archivo Central.
Original o copia
Este ítem identifica si la Serie o sus tipos
documentales (soportes) son originales o
copia en la oficina, de lo que se deriva la
responsabilidad sobre los mismos y per-
mite valorar la trascendencia de los docu-
mentos en la institución.
Disposición final
Esta columna tiene cuatro subdivisiones
que corresponden a las opciones a señalar,
con "equis" (x), sobre el destino de los
documentos descritos en la Serie o
Subserie respectiva.
Esta disposición corresponde a Con-
servación (C), que indica que el do-
cu mento debe presewarsedefinitivamente
dados sus valores, especialmente his-
tóricos, para la Universidad. Selección
(S) se aplica para los siguientes casos:
Cuando los documentos han perdi-
do su valor primario y no poseen otro
valor, se conserva una muestra como
memoria.
Cuando una Serie contiene tanto origi-
nales como copias, y estas últimas tie-
nen su correspondiente original en una
Serie o Subserie en otra oficina.
Es importante aclarar que llegado el mo-
mento, para la selección de los documen-
tos es necesario especificar los
procedimientos de Archivo de acuerdo con
los valores del expediente.
La Eliminación (E) se realiza para losdocu-
mentos que han perdido todos sus valores
para la Oficina y la Universidad.
En el ítem Otros Soportes (O), se hace
referencia al soporte, diferente a papel,
en e l cual se conservará la Serie o
I r c h i v o U n i v e r s i d a d N a c i o n a l de C o l o m b i a
subserie documental: Microfilm, discos
magnéticos, cintas magnetofónicas,
entre otros.
Procedimiento
En esta columna se describen las pautas a
seguir en la transferencia de la Serie docu-
mental a su siguiente fase de archivo. Se
realizan las aclaraciones respectivas de
acuerdo con las características de ta Serie,
su tiempo de retención, su trascendencia
para laoficina y la Universidad,se efectúan
las relaciones con las demás series de la
misma o de otras oficinas.
Alcances del Proyecto
-69-
El proceso de Tablas de Retención Docu-
mental ha contribuido a:
Diseño de políticas institucionales en
materia de gestión documental y orga-
nización de los archivos.
A la conformaciónde una plataforma para
la creación del Sistemade Archivos de la
Universidad Nacional de Colombia, de-
bido a que en ellas se hace referencia a
cada una de las tres fases de archivo en
el marco del ciclo vital del documento.
 Aporta insumos para laadministración
eficiente en cuanto a: 1) diseño de pro-
cedimientos (diagramasdeflujo), 2) di-
vulgación de las funciones de cada
oficina con base en los actos adminis-
trativos, y 3) clarifica y define la custo-
dia de los documentos.
Dar cumplimiento a la normatividad
vigente en materia de archivos con base
en estándares y normas técnicas.
Formulación de una normatividad in-
terna para el manejo documental.
Establecimiento deformas adecuadas
-70- de control y acceso a los documentos.
Diseño de planes de capacitación para
formación y construcción de competen-
cias en el manejo de archivos.
Aporta información básica para el de-
sarrollo de proyectos en los aspectos
de planeación,gestión, administración,
capacitación y academia.
Participar en la formulación de políticas
culturales de la Universidad a través de
las mesas de trabajo.
Ser piezade enlace en procesos de sis- Acceso eficiente y divulgación de las
tematización de información. fuentes documentales.
* ConstruccióndeunaCuIturaArchivística * Organización en lagestión documental.
Universitaria a partir de un cambio de
actitud frente al manejode los documen- Organización del Fondo Documental de
tos así como de su valor. la Universidad.
Contribuye a la homogenización del Generar procesosde asesoríaydiseño
lenguaje utilizado en el contexto de de espacios, estantería, unidades y ele-
los archivos y de la organización do- mentos de conservación documental.
cumental.
A partir de su elaboración, algunas Fa-
cultades se ocuparon de organizar su
archivo académico en condicionesacor-
des con la importancia y significado de
sus archivos.
Rescate y preservación del patrimonio
documental de la Universidad.
Enfocar actividadesdirigidas a los Fon-
dos Documentales Acumulados.
Ordenación técnica de la producción
Curso de Astronomía dictado por el profesor Julio Garavito
documental de cada oficina. Armero (1904). Sala Raros Y Curiosos. Biblioteca Central.
Universidad Nacional de Cólornbia, Sede Bogotá. Fotografía
tomada por Jorge Gómez Prada.
Racionalizaciónde la producción docu-
mental y clarificación de competencias.

o v
1. El patrimonio documental de la Univer-
sidad se encuentra disperso en varios
lugares de sus campus como se men-
cionó antes, debido a que no se ha so-
metido a un proceso de selección y
valoracion. De igual manera, existe un
alto volumen acumulado de documen-
tos en depósitos y oficinas, sin una ade-
cuada organización, que amerita una
intervencióncuidadosa.
Esto significa que es necesario adelan-
tar acciones en torno a:
- Capacitación al personal de la Uni-
versidad que tiene como función la
organización de archivos.
- Aplicación de las técnicas e ins-
trumentos adecuados para su
organización.
CoMclMSiOHcs y - Valoración de la documentación que
conforman los Fondos Documen-
Rccoww~ b a c i o ~ c s tales Acumulados.
Nosepliedeescnbirhistonareaisineicontactocon
/as fuenies ongmaies, esdenrcon /os documenfos
que reposan en ios archivos
JaimeJaramillo Uribe
Creación del Comité de Valoración
Documental y de los respectivos
Comités de Archivos tanto de Sede
como de Facultades.
Adelantar las actividades necesarias
para la organizacion de los archivos
deoficina.
Buscar la manera de solucionar
los problemas de espacio para re-
cibir las transferencias de archivos
ordenados.
Diseñar un programade prevención
tanto para la preservación de los
documentos como para la protec-
ción de las personas que trabajan
con ellos.
- Cambio de elementos recomendados
para el almacenaje y archivo de los
documentos.

~~
2. Su organización, preservación y uso
requiere de un programa institucional
de archivos y de acciones a corto, me-
diano y largo plazo. Algunas de estas
iniciativas yaseadelantan en la Univer-
sidad a través de los proyectos de archi-
vo del nivel nacional y de sedes. Sin
embargo, se han identificado problemá-
ticas que requieren acciones urgentes:
- Reorganización orgánica y funcio-
nal de las Oficinas de Archivo
- Diseño de las políticas de archivo
para la Universidad
- Definición de la función archivo
- Diseño e implementación de un
Sistema de Archivos, reglamenta-
ción interna de los procesos y pro-
cedimientos de archivo
- Capacitación del personal de plan-
ta en esta materia
- Acciones coordinadas y orientadas
desde el nivel nacional
- Elaboración de proyectos de archi-
vo en las sedes
- Identificación del patrimoniodocu-
mental histórico y Fondos Docu-
mentales Acumulados de la
Universidad
- Organización de los Archivos de
Gestión (oficina)
- Inventario y organización de los
documentos en todos sus niveles
organizacionales (nacional, sedes,
facultades), que incluyen institu-
tos, centros, estaciones, museos,
entre otros.
- Modernización de la infraestructura
de las Oficinas de Archivo
- Reemplazo y adquisición de equi-
POS
- Dotación en archivo
- Adecuación de espacios para la con-
servación de los archivos
- Fomento de acciones preventivas
para la conservación de los docu-
mbio de unida-
- Elaboraciónde herramientas de con-
sulta de los documentos de archivo
- Continuidad de las labores adelan-
tadas en los Últimos años
- Divulgación del patrimonio docu-
mental
- Construcción de un nuevosignifica-
do de la imagen del Archivo Univer-
sitario de la institución tanto para la
academia como para la administra-
ción de la misma.
I r c h i v o U n i r r r r i d a d Nacional ds Colombia
3. Un importante número de estas accio-
nes se llevan a cabo a través de los Pro-
yectos de Archivo del Nivel Nacional y
Sede Bogotá.
4. Las acciones que requieren la organiza-
ción y modernización de los Archivos
de la Universidad, deben ser planifica-
das a mediano y largo plazo.
5. La Universidad Nacional participa del
proceso global de Organización y mo-
dernización de los Archivos en el país,
observando, asimilando, adecuando y
diseñando las pautas normativas, polí-
ticas~
procedimientos que orientan este
proceso en Colombia.
6. Las Oficinas de Archivo son dependen-
cias estratégicas y básicas en el proce-
so de archivos que adelanta la
Universidad.
7. Una eficiente gestión del proceso de
archivos requiere de la participación de
todas las oficinas y estamentos de la
Universidad Nacional.
8. El patrimonio documental de la Univer-
sidad posee un valor histórico impor-

tante para la Nación, y las medidas
institucionales para su organización y
preservación deben ser integrales, co-
ordinadas y adecuadasa sus caracterís-
ticas y disposiciones normativas y
archivísticasactuales.
9. La Universidad Nacional acoge la legis-
lación dearchivos paraColombia, entre
otras formas, a través de Proyectos de
Archivo a mediano y largo plazo,
priorizando las necesidades más senti-
das y sensibles al respecto en la institu-
ción: casi completa falta de
conocimiento del patrimonio docu-
mental realmenteconservado,variedad
de sistemas de ordenación de los do-
-74-
cumentos, inadecuados depósitos de
archivo, escasa conciencia sobre los
valores, importancia y responsabilida-
des frente a los documentos, produc-
ción y conservación excesiva de los
mismos, entre otros.
10. Laorganización técnicade los Archivos
de la Universidad es una necesidad bá-
sica para su gestión y apoyo a la inves-
tigación en sus diferentes órdenes
(académica, administrativa, jurídica,
entre otros).
A continuación se presentan los posi-
bles frentes de acción en Archivos y
un primer esquema de las políticas que
en este sentido es importante consi-
derar para la Universidad. Este conte-
nido se trabajó conjuntamente con la
jefatura de la División de Archivo de
Bogotá y el Grupo de TRD para el com-
ponente administrativo y Facultades de
esta misma Sede.
FRENTES DE ACCIÓN
ESTRATÉGICA EN ARCHIVOS
Para el desarrollo de una política de
Archivos a lar en la Universi-
o con el avance
del programa de organización de los
Archivos del Alma Máter en los últi-
mos años, con e l estado de los mis-
mos y las acciones que requieren.
Las acciones se proponen a corto, media-
no y largo plazo. Los frentes mediatos de
acción estratégica,dependen de los logros
obtenidos en los frentes inmediatos
de trabajo.
Conclusiones u Recmiienbacionrs
FRENTES INMEDIATOS DE
ACCIÓN ESTRATÉGICA
1. Sistema Integral de Archivos: Defini-
ción, diseño, reglamentación y funcio-
namiento
2. Fondos DocumentalesAcumulados:
Identificación(ubicación), levantamiento,
transferencia a Archivos Centrales y/o
Históricos, depuración, organización
3. Archivos de Gestión: Organización a
partir de TRD
4. Archivos Históricos: Levantamiento,
recuperación,inventarios,organización,
transferencia
5. Capacitación en Archivos
6. Políticas y reglamentación para los
Archivos de la Universidad Nacional
de Colombia
7. Gestión, organización y manejo del
Patrimonio Documental
8. Creación de Archivos Centrales e
Históricos

~
9. Creación de organismos asesores
en materia de Archivos en los dife-
rentes niveles de organización de la
Universi dad
1O. Proyecto de Reorganización Orgáni-
ca y Funcional de las Dependencias
de Archivo de la Universidad
-
Orientación desde el Nivel Nacio-
nal de la Universidad, definición
de competencias en materia de
Archivos, organización en Sec-
ciones Básicas: a) Clasificación
y Organización, b) Información,
Consulta y Reprografía, c) Sis-
tematización, d) Restauración, e)
Investigación (futura)
11, Infraestructura:Adecuación y creación
de espacios de acuerdo con los tipos de
archivo de la Universidad:
- Históricos: Representativosde la trans-
formación y consolidación de la Univer-
sidad Nacional de Colombia
- Académicos y Científicos: Produc-
ción docente, planes de estudio, en-
tre otros
á r c h i r o Universidad Nacional de Colomhia
-Administrativos: Manejo financiero y 4. El Archivo como Centro de Informa-
jurídico de la Universidad ción y Formación universitaria.
12. Divulgación del patrimonio median- 5. Liderazgoen las institucionesde edu-
te exposiciones de documentos, publica- cación superior.
ciones de resultados del trabajo en
Archivos, entre otros. Políticas generales de
Archivos para la
Universidad Nacional de
FRENTES MEDIATOS DE
Colombia
A C C I ~ N ESTRATÉGICA
Teniendo en cuenta que la Universidad
1, Sistema de Información de Archi- Nacional de Colombia como organismo
vos de la Universidad Nacional de autónomo de Educación Superior, es la
C o l o m b i a : C o n e x i ó n en Red.
implementación de Bases de Datos
y Norma ISAD-G (Norma para la
Descripción Documental), Ayudas
-797-
de Acceso y Consulta a los Archi-
vos (guías, manuales, índices, ca-
tálogos, inventarios, entre otros).
2. Divulgación del Patrimonio: Realiza-
ción de exposiciones del patrimonio
documental de la institución.
3. Relación Interinstitucional y organi-
zación de convenios de intercambio
(para la formación de talento humano)
y financiación, con organismos nacio-
Fotografía de los depósitos Archivo Central e Histórico.
nales e internacionales. División de Archivo y Correspondencia. Sede Bogotá. 1999.
Fotografía tomada por Sara Lucía Amaya.

responsable de la gestión de sus docu-
mentos generados y recibidos en desarro-
llo de sus funciones y objetivos, de la
administración y organización de su Fon-
do Documental, conservación de este pa-
trimonio y control y custodia del mismo,
se proponeel siguiente marco para ladefi-
nición de las Políticasde Archivode la Uni-
versidad, y sus estrategias con base en las
particulares características de organiza-
ción, reglamentación y producción docu-
mental, y con el marco normativo vigente
en Colombia.
1. PROYECCIÓN INSTITUCIONAL DEL
ARCHIVO. Orientada a la renovación
del significado del Archivo de la Uni-
-76-
versidad Nacional como base de la
gestión y patrimonio de la institución
y el país.
Difusión de la Memoria Histórica
de la Universidad, de los instru-
mentos, el lenguaje y los criterios
y pautas encaminados a un ade-
cuado acceso, uso y fines de los
archivos, y a una correcta visuali-
zación del Patrimonio Histórico de
la institución.
Fomento y desarrollo de relaciones
interinstitucionales en materia de
Archivos (participación y organiza-
ción de eventos, establecimiento de
convenios, entre otros).
Formación del Recurso Humano de
la Universidad en las técnicas, pro-
cedimientos,conceptosy estrategias
relacionadas con la gestión, organi-
zación, conservación y manejo idó-
neode los Archivosde la Institución.
Socialización continua del proceso
adelantado en este sentido como
3. SISTEMA DE ARCHIVOS: Se creara un
vación de la memoria institucional
como patrimonio de la Universidad
y de la Nación.
2. ADECUACI~NY MODERNIZACI~N
DE LA PLANTA FlSlCA DESTINADAA
LA CONSERVACIÓN, ACCESO Y DI-
VULGACIÓN DE LA MEMORIA DOCU-
MENTAL. Adecuación, renovación o
construcción de las instalaciones dedi-
cadas al desarrollo del trabajo en Archi-
Conclusiones u Recunienoacioircs
vos, especialmente en las Oficinas de
Archivo, y de los depósitos de conserva-
ción documental, modernización del
equipamiento, sistematización y dota-
ción de elementos de trabajo.
Elementosde trabajo: Dotación, adqui-
sición, modernización
Oficinas de Archivo: Adecuación, asig-
nación, construcción
Estantería:Adquisición, modernización
Depósitos de Archivo: Adecuación,
construcción
Equipos: Adquisición, modernización
Sistema de Archivo como un todo inte-
grado y relacionado,constituido por los
Archivos de Gestión, Archivos Centra-
les y Archivos Históricos, como el Ar-
chivo Total de la Universidad.
El Sistema de Archivo abarcará las tres
etapas que lo constituyen, partiendo
de su Orden Natural, el cual permite
la organización de los documentos
conforme se generan en el tiempo, y
del Principio de Procedencia, que
garantiza la correcta conformación
del Archivo al reflejar la estructura or-

gánica de la Universidad y su trans-
formación histórica.
La organización que se dé al Archivo
en su génesis, es decir al Archivo de
Gestión, marcará las pautas para la
conformación y articulación de las
demás etapas y del Fondo Documen-
tal en su integridad.
Redefinición de la función archivo.
Organización moderna (orgáni-
ca y funcional) de las Oficinas
de Archivo.
Principio del respeto por la inte-
gridad del Fondo Documental
propio de la Universidad Nacio-
nal de Colombia.
Organización de la producción do-
cumental acumulada y futura de
acuerdo con un Sistema Integral de
Archivos para la Universidad.
Organización,conservación,preser-
vación yadecuado usodel Patrimo-
nio Documental de la Universidad.
Organización de los Archivos de
Gestión (Archivos de Oficina)
con base en las Tablas de Reten-
ción Documental.
Dirección, coordinación y ejecu-
ción del Sistema de Archivo Uni-
versitario desde el Nivel Nacional
de la Universidad.
Racionalización de la producción
documental.
Elaboración de instrumentos para
la organización y enseñanza de los
Archivos (inventarios, TRD, ma-
nuales de archivo, bases de datos,
entre otros).
Conformación de organismos ase-
sores (Comités de Archivo, Valo-
ración Documental, entre otros) en
los diferentes niveles de organiza-
ción de la Universidad (Nacional,
CHIVO. Destinada a la asimilación
de la normatividad vigente en mate-
ria de Archivos, definición de compe-
tencias respecto a la función Archivo
en la Universidad, creación de los or-
ganismos asesores necesarios y re-
gulación interna de estos aspectos.
Generación de una reglamenta-
ción institucional única para los
Archivos de la Universidad, con
I r c b i r o Unirsrridsd üscionsl de Colombia
base en la normatividad de or-
den nacional para Colombia, en
esta materia.
. Ajuste en las funciones del perso-
nal de la Universidad en todos los
niveles de organización (nacional,
sedes yfacultades).
Definición de competencias y
responsabi 1 idades respecto del
archivo entre los distintos nive-
les de organización (nacional,
sedes y facultades).
. Apoyo, asesoría,seguimientoyeva-
luación a la gestión de las Oficinas
de Archivo tendiente a la recupera-
ción, organización, preservación,
debido acceso, custodia y divulga-
-n-
ción del patrimonio documental en
todos sus niveles orgánico-funcio-
nales (nacional, de sede yfacultad).
1 .

1.
 I r c b i r o Uairnrridad üacioral da Ealonkia

ANEXO 1
Fondos documentales acumulados'

Sede Bogotá

Componente Administrativo de la Sede

Febrero arío 2000

Vicerrectoría de
Recursos Físicos*
I
División de Archivo y Correspondencia 1
1
1987 - 1998 1
1
Depósitode Enfermería

2. Archivo Oficina de Personal División de Personal Sede 1920? - 1965? 1 EdificioUriel Gutiérrez, Oficina 425 (ala sur)
3. Procesos Disciplinarios Oficina de InvestigacionesDisciplinarias 1988 - 1994 Edificio Uriel Gutiérrez, 3er piso (ala sur)
4. CINDEC División de InvestigaciónSede 1975 - 1996 Edificio Uriel Gutiérrez, 2O piso (ala sur).
5. Imprentay Editorial U.N. Unibiblos 1980?- 1997 Unibiblos.
1 6. 1 Sección de ExtensiónCultural 1 División de DivulgaciónAcadémica y Cultural. 1 1944- 1997 1 Auditorio León de Greiff, 2O piso. 1
7. C.E.M.A.V Unimedios 1966 - 1990 Edificio Uriel Gutiérrez, 5O piso (ala sur)
8. Auditoría Interna* Control Interno 1973 - 1994 Edifico Uriel Gutiérrez, 4O piso (ala norte).

1 9. 1 Departamento de Historia*
1 Programas Curriculares del
Departamento de Histona 1 lg60
lggl 1
Edificio Manuel Ancizar,
DeDartamento de Historia. 3er Diso.
-79-

10. Biblioteca Central BibliotecaCentral 1969 - 1 9 7 1 Sótano BibliotecaCentral.

12. Rectoría* Rectoría General 1987 - 1998 Edificio Uriel Gutiérrez, 5 O piso (ala norte)
Vicerrectoría de
Bienestar Universitario I Direcciónde Bienestar
I 1990 - 1997 Unidad Camilo Torres Bloque 7 pisos 3 y 5

14. 1 Departamentode
Registro y Matrícula I División de Registro 1 1 9 8 4 - 1998 1 Torre de Enfermería
1
Archivo Historias Clínicas
15. Integralesde estudiantes y División de Salud Estudiantil 1978? - 1995 Edificio Torre de Enfermería, 1piso.
de la División de Salud*
16. División de Bienestar Profesoral Direcciónde Bienestar 1991- 1998 Unidad CamiloTorres. Bloaue 7. nivel 4
17. Dirección ICTA Dirección ICTA 1972 - 1978 Edificio ICTA
18. Asistencia Administrativa ICTA Planta de Carnes ICTA 1972 - 1978 Edificio ICTA
19. Asistencia Administrativa ICTA Planta Lácteos ICTA 1972 - 1978 Edificio ICTA

1 Fondos documentalesacumulados identificadosen IaSede Bogotá duranteel proceso deentrevistasdeTablas de Retención Documental. Los Fondos DocumentalesAcumulados
r)
con unasterisco poseen algún instrumentoque posibilitasu identificación,talescomo listados,relacioneso inventarlos.
 FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS
Facultades
Sede Bogotá
Facultad de Medicina

Escuela de Medicina,
División de Archivo y Correspondencia 1848?-1884? Edificio, Facultad de Medicina, 2do. piso.
Facultad de Medicina

Facultad de Medicina
I Secretaría de Facultad
de la Facultad de Medicina I 1817?-1963?
Edificio, Facultad de Med:cina,
Salón 2 2 0

Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales

Escuela de Derecho,
Escuela de Jurisprudencia,
-80-
Facultad de Derecho
Secretaría de Facultad
1890-1975 Edificio 201 - Facultad de Derecho 3 O piso
de la Facultad de Derecho

Facultad de Ciencias

Secretaría de Facultad Edificio Administrativo

Facultad de Ciencias
1 5. 1 Departamento de Química
196?-1995
de la Facultad de Ciencias de la Facultad de Ciencias, 476.
1 Departamento de Química 1 1962-1986
l Edificio de Química
l
 Archivo Universidad Nacional do Colombia

Facultad de Ciencias Humanas

Facultad de Ciencias Humanas Secretaria de Facultad

Facultad de Ciencias Económicas

Instituto de Ciencias Económicas, Secretaría de Facultad de la Edificio 310 Facultad Ciencias

Facultad de Ciencias Económicas.
Centro de Investigación
para el Desarrollo - CID
1948-1970
Facultad de Ciencias Económicas Económicas, baño, 2'. piso
Edificio CID, contiguo a la
Dirección CID 1986 - 1995 Facultad de Ciencias Económicas
costado nororiente

Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia

Edificio localizado en el costado

Facultad de Medicina Secretaría de Facultad de la
1885-1978 sur occidental de la Plazoleta
Veterinaria y de Zootecnia Facultad de Veterinaria y Zootecnia
de Veterinaria, 1"piso

2 El Fondo provienede untraslado realizadodesdeel Edificio(212)AulasdeCiencias Humanas,acausade lainundacióndeldepósitoenelqueseencontraban.

 FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS
Archivo Contable
t
Área de Deportes
lirección de Bienestar Universitaric
Historias Laborales
Oficina de Personal Administrativo:
Hojas de vida,
Actos Administrativos
Oficina de Personal Administrativo:
Reportes de Cesantías, Informes
6.
de Planta de Personal, Hojas
de vida de Personal Administrativo
-82- I 7. Oficina de Personal Docente
Planeación Física:
Planos Proyecto del Edificio H
Sede Manizales
10. Sección de Registro: Notas
1 11. Área de Tesorería y Pagaduría
Unisalud: Historias Clínicas
Empleados Públicos,
Docentes y Trabajadores
Sede Manizales
Componente Administrativo de la Sede
Área de Contabilidad
Área de Deportes
Dirección de Bienestar Universitario
Oficina de Nóminas
Oficina de Personal Administrativo
Oficina de Personal Administrativo
Oficina de Personal Docente
Planeación Física
Sección de Archivo
Sección de Registroy Matricula
Área de Tesorería y Pagaduría
Dirección de Unisalud Manizales
Edificio C, 30. piso, en la antigua
1993-1996
Oficina de Contabilidad
19??-19??
19??-19?? Dirección de Bienestar Universitario
Edificio H, 20. piso,
1976-1982
Oficina de PersonalAdministrativo
Edificio H, 2O piso,
1985-1995
Oficina de PersonalAdministrativo
Edificio H, 2O piso Oficina de
19??- 19?? Personal Administrativo.
1952-1990 Edificio H, 2 O piso
1969-1970 Edificio C, Oficina de Planeación Física
19??-1990 Sección de Archivo
Edificio C, Oficinas Sección
1973-1990
de Registro y Matrícula
19??-19??
Edificio H, 2O piso, Oficina
de Personal Administrativo
Edificio Unisalud, 2 O piso,
1974-1990
(Clósets adaptados)

13.
14.
Contables y Financieros
ComponenteAdministrativo
15.
de la Sede Manizales*
16. Departamento de Arquitectura
1
17. Departamento de Ingeniería
Departamento de Ciencias y
18. Administración: Programas
de Trabajo y Actas
19. 1 Programa Curricular
de Administración
Historias Académicas de
20.
Ingeniería Eléctrica
de Ingeniería Electrónica
Administración: Actas del Consejo
22. Directivo, Comité Asuntos
de Personal Docente; notas
para Grado, Tarjetas Graduados
y Actas de Grado
Vicerrectoría de Sede
FacuItades
Departamento de Arquitectura
Departamento de Ingeniería
Dirección del Departamento
de Ciencias y Administración
~
Programa Curricular de Administración
Programa Curricular Ingeniería Eléctrica
Secretaría Facultad de
Ciencias y Administración
krebivo Unirsrtidrd I a e i o a r l de Colombia
Oficina de Personal Administrativo
(gabinetes en baños 2 O piso;
clóset adaptado en la Oficina
del Auxiliar Administrativo y garaje)
Edificio C, Último piso,
1970-1995
Campus Palogrande, ofc. de Vicerrectoría
Departamento de Arquitectura,
19??-19??
19??-19??
Edificio H, Departamento
1986-199?
de Ciencias y Administración
19??-19?? Programa Curncular de Administración
-83-
1970- 19?? Edificio B
1970- 19?? Edificio B
Secretaría Facultad de
1968-1990
Ciencias y Administración
 FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS
Sede Medellín
Componente Administrativo de la Sede
Febrero año 2000

Egresados, Calificaciones, Retirados,

Oficina de Registro Sede Medellín 1911-1990 Oficina de Registro, Campus Principal
Activos, Liquidaciones,

I 1 Registro, Extemporaneas
I I I
Componente Administrativo Edificio Antigua Biblioteca,
2. Sección de Archivo y Correspondencia 1930-1990
Sede Medellín Campus Principal
3. Historias Clínicas Unisalud Sección de Archivo Unisalud 1946-1990

Facultades Sede Medellín:

Edificio Antigua Biblioteca,
Arquitectura, Ciencias, Sección de Archivo y Correspondencia 1954-1995
Campus Principal
-84- Ciencias Humanas
PESAG - Facultad de Edificio Antigua Biblioteca,
5. Sección de Archivo y Correspondencia 1914-1995
Ciencias Agropecuarias Campus Principal
Campus Facultad de Minas,
6. Facultad de Minas Secretaria Académica Facultad de Minas 1911-1999 Secretaría de Facultad
de la Facultad de Minas
 á r c h i r o Universidad Nacional de Colombia

FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS

Sede Palmira
Componente Administrativo de la Sede

Sección de Contabilidad
y Sección de Presupuesto
Sección de Archivo de la Sede 198?-199? 1
Torre Administrativa, Primer piso

Secretaría de Facultad de la
2. Facultad de Ciencias Agropecuarias 195?-199? Torre Administrativa, Primer piso
Facultad de Ciencias Agropecuarias
 ANEXO 2
Modelo de organigrama. Estructura orgánica div. Bibliotecas

(RECTORíA UNIVERSIDAD 7
1 1
m
NACIONAL DE COLOMBIA

VICERRECTORIA DE SEDE
1
(DIRECCI~NACADÉMICA CEDE)

SU BDIRECCI ÓN ADMINISTRATIVA SUBDIRECCI~NDE SISTEMAS

[SECCONDEj)-(
ADQUISICI~NY CANJE CATALOGACI~N
(SECCONDE) (B,,,,,-1)-(
CIRCULACI~NY PRÉSTAMO ESPECIALI \DAS HEMEROTECA
(SECCION)
REFERENCIA

[ AGRONOMíA AñTES
1
-86- I BIOLOGíA I4 CIENCIAS ECONÓMICAS I
[ CIENCIASHUMANAS 14 CONSERVATORIO 1

I ~
DERECHO
4 ENFERMERíA 1
GE 0LOGíA HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

( INGENIERíA 4INSTITUTO CIENCIAS NATURALES]

I IPARM I4 MATEMÁTICAS Y FíSlCA

4 ODONTOLOGíA I
QUíMICA Y FARMACIA 4 SINDU 1
4 VETERINARIA Y ZOOTECNIA )
 drchiro Universidad üaeional de Colombia

ANEXO 3
Modelo de Tabla de Retención Documental

UNIVERSIDAD NACIONAL
DE COLOMBIA
SEDE BOGOTA
División de Archivo y Correspondencia
Tabla de Retención Documental Aaminauativa a la que
penenece la oficina en
expedientes
m"m"me Da)O y1
DIVISIÓN DE BIBLIOTECAS estudio
15.pumbnda 2
m 1

Pág 1 de 2

-87-

para su consetvaci6nparcial o
total o su eliminación y el
responsable de la custodia de
los documentos onginales

C: Conservación
S :Selección
E :Eliminación
O :otros soportes FIRMA DEL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN FIRMA JEFE DIV. DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
D a m m r n - ~ ~ ~ ~ ~ r n ~- o i B~r r i r p ~r n b u *m i n i rw w r nn- b s ~ ~ ~ ~ ~
 ANEXO 4
Modelo de diagrama de flujo documental

SECRETARIA DE SEDE
DIPLOMAS
EXPEDICIÓN DE ORIGINAL-REGISTRO

PROCEDIMIENTO
SECRETARIA CONSEJO SECRETARiA RECTORjA DECANATURA GRADUANDO 1. La Secretaria de Facultad elabora una
relación con el nombre de los graduandos
DE FACULTAD DE FACULTAD DE SEDE GENERAL FACULTAD
-
_-
Inicio
y la presenta al Consejo de Facultad

2. El Consejo de Facultad elabora la

1
, .__- Resolución de Otorgamiento de Grados

? Resolución
*~ 3. La Facultad elabora la Solicitud. anexa
~

copia de la Resolución de Graduandos

4 enviando el expediente a Secretaria de

Relacion
-1
1 b'
_i
Verriica Sede.

4 y 5.La Secretaria de Sede verifica la

información recibida y elabora el Diploma
respectivo remitiéndolo a la Secretaria de
Facultad.

1
1
6 . La Secretaria de Facultad adelanta el
Proceso de caligrafía del Diploma.
Solicltud
7 a 9. La Secretaría de Sede recibe el
- expediente y envía los diplomas a
Rectoria (para firma del Rector y el
Secretario General) y a la Decanatura
para firma
L. ~. -
10 y 11. La Secretaria de Sede registra
6 - 7 - 9 1 los Diplomas y archiva el onginal del
Caligrafía / Revisa Firma registro y de la solicitud de Facultad y
copia de la Resolución de Graduandos.
. _
12 a 14 La Secretaría de Facultad recibe
- los diplomas. los registra y entrega el
original a cada uno de los graduandos.

+,
- 10
Registra *
~~

12
' Firma
-

r
13 -
Registra
-
 I r c h i v o U n i v e r s i d a d ü r c i o n a l de C O l O Q b i a

ANEXO 5
Simbología empleada en diagramas de flujo documental

CONECTOR Indica el enlace o

TERMINAL Identifica el Inicio o el Fin de un
conexión con otro procedimiento, proceso o
proceso de producción de una Serie documenta
página donde se continúa el actual.

DOCUMENTO Indica la consolidación de la DESCRIPCIÓN: dentifica una operación

información en un soporte, generalmente papel. que se describe.

BLOQUE DE DOCUMENTOS: Representa BACK U P Indica la existencia de copias

una unidad documental compleja o expediente. de seguridad en soporte magnético.

MEDIO MAGNGNÉIICO: Indica la conserva-

TRÁMITE Simboliza la realización de un
ción o transporte de la información en un
procedimiento.
soporte magnético.

BASE DE DATOS: Representa una herramienta

DECISIÓN: Indica una determinación informática que conserva y relaciona los datos introducidos

que permite o no continuar el proceso en curso. en un medio electrónico. Puede constituir

Dor sí sola una Serie Documental.
-89-

APROBACIÓN POR FIRMA Representa que la TERMINAL DE RED: Indica sistematización,

decisión queda amlada con una firma de actualización o consulta de información a

autorización sobre uno de los documentos soporte. través de una computadora conectada en red.

ARCHIVO: Identifica la conservación, temporal o PÁGINA WEB: Indica la conservación temporal, actualización
permanente, del documento o la Serie Documental, o presentación de la información de la Serie o documento,

en una determinada Oficina o instancia dentro del proceso. en una p á g m electrónica de datos (página wb).

O: Simboliza la posibilidad de que el proceso

CONECTOR: Representa la comunicación
continúe en otra dirección si los requerimientosno
y secuencia lógica del evento o asunto que
scm suficientes para llevarlo a cata en un determinado
genera el documento o la Serie.
sentido.

ORIENTACIÓN: Identifica la dirección que

Y Indica la bifurcación del proceso en dos sentidos
sigue el proceso de producción o la
o actividades paralelas.
transmisión de la información y10 de los documentos.
 ANEXO 6
Modelo Cuadro de Soporte Normativo

CLASE DE
NORMA No'
ÓRGANO
QUEEXPIDE

V I C E R R E C T O ~ DE SEDE
FE:p OBJETO DEPENDENCIA
QUECONSERVA
UBlCAClON
LIBRO
Tan0 FECHAS
EXTREMAS No.
CAJA
FECHAS
EXTREMAS -
Ruo6
EJ,

ACUERDO 89 1 CONSEJO
SUPERIOR
UNIVERSITARIO
O4 de
Sepiembre
de 1997
Organiza una unidad de seryicios de salud y modifica
V~GENTE el objeto de la Caja de Previsión Social.
( Art. 6,N" 1).

-90- ACUERDO 88 1 CONSEJO

SUPERIOR
UNIVERSITARIO
09 de
diciembre
de 1937
Por el cual se determinan los requisitos y el
V~GENTE procedimiento para la concesión de las distinciones y
estímulos al personal administrativo. ( Art. 2).
29 de Organiza la Sede de Bogotá.
RESOLUCION 100864 RECTORiA diciembre ~ G E N T E (Artículo 1". Núm. 2 y Núm. 9 con su parágrafo 2).
de 1937 (Art 3).

ACUERDO 18 1 CONSEJO
SUPERIOR
UNIVERSITARIO
07de julio
de 1-88
VIGENTE
Régimen disciplinario de los funcionarios de la
Universidad Nacional (Art. 34, 74 Lt. A).

Por la cual se delegan algunas funciones y se dictan

otras disposiciones para los efectos del
13 de abril
VlGENTE funcionamiento de la Sede de Bogotá (Art 1, Núm
de 1-88
1, Parág 2") ( Art 5, N" 1 Y , (Art
. 2). . (Arts
. 7, No 1). .
1
11,12,13,14,~15).
Por la cual se didan disposiciones reglamentarias del
23 de Acuerdo 67 de 1993 del Consejo Superior
GENERAL
RESOLUCION diciembre VIGENTE Universitario, en materia de carrera administrativa de UNIVERSIDAD
de 1-88 la Universidad Nacional de Colombia.
( Art. 7,Lit. A); ( Arts. 17y L t 6).
1 Modifica Y adiciona la Resolución 133 de 1933 de la
RESOLUCldN
I I de mayo
de 1-89
VlGENTE
I
Rectoría -de la Universidad Nacional de Colombia
(Arts.2 y 3)

ANEXO 7
Pagina Jurídica para TRD Nivel Facultades
Universidad Nacional de Colombia
Pagina Jurídica para TRD Nivel Facultades
(Documento complemento del Soporte Normativo TRD genérico para Facultades)
(Act: Sept. 06, año 2001).
(Documento elaborado por la División de Archivo y Correspondencia de la Sede
Bogotá. Alex Francisco Vargas. Abogado).
Decanatura
1. Realizar las amonestaciones privadas y por escrito a los estudiantes que
violen el régimen estudiantil (Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior
Universitario; Art. 69 Núm. 2O). RESOLUCIONES.
2. Realizar la amonestación pública, mediante resolución motivada y fijada en
lugar público a los estudiantes que violen el régimen estudiantil (Acuerdo
101 de 1977 del Consejo Superior Universitario; Art. 69 Núm. 3O).
RESOLUCIONES.
3. Informar al organismo investigador competente y al Rector sobre la comisión
de faltas disciplinarias por los estudiantes. (Acuerdo 101 de 1977 del
Consejo Superior Universitario; Art. 69 Parag. 4O).
4. Suspender provisionalmente al estudiante mientras se adelanta la investiga-
ción disciplinaria. (Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior Universitario;
Art. 76'). RESOLUCIONES.
5. Dirigir académica y administrativamente la Facultad. (Dec. 1210 de 1993
Art. 20 y Acuerdo 13 de 1999 del Consejo Superior Universitario Art. 23).
6. Designar las autoridades académicas responsables de las Unidades Básicas
de Gestión Académico-Administrativas u otras formas de organización. Y
organizar el proceso de consulta. (Directores de los Departamentos, Centros
e Institutos de Facultad, Vicedecano y Secretario, Acuerdo 13 de 1999 del
Consejo Superior Universitario; Art. 24O concordado con la Resolución 577
de 2.000de Rectoría General Arts. lo,2O,3O,4O y 6O).RESOLUCIONES.
7. Aprobar los programas (jornadas) de trabajo de los docentes adscritos a los
departamentos respectivos. (Acuerdo 45 de 1986 del Consejo Superior
Universitario; Art. 16O).
8. Convocar a concurso docente (Acuerdo 45 de 1986 del Consejo Superior
Universitario, Art. 27).RESOLUCIONES.
9. Conceder o negar Permiso remunerado a los docentes hasta por cinco días
hábiles, cuando medie justa causa. (Acuerdo 45 de 1986 del Consejo
Superior Universitario, Art. 56).
A r c b i v o U n i v e r s i d a d I a c i o n a l do C o l o m b i a
10.Amonestar privadamente a los docentes que incurran en faltas disciplinarias.
(Acuerdo 45 de 1986 del Consejo Superior Universitario, Art. 72 Lit. A).
11.Comunicar al tribunal disciplinario sobre la comisión de actos que puedan
constituir falta disciplinaria. (Acuerdo 45 de 1986 del Consejo Superior
Universitario, Art. 81).
12.Ejecutar a través del fondo especial de Facultad el presupuesto de ingresos y
gastos que demande cada programa de educación continuada. (Acuerdo 68
5 Núm. lo).
de 1987 del Consejo Superior Universitario Art. ' RESOLUCIO-
NES.
13.Expedir los certificados de asistencia a quienes hayan concurrido al menos al
80% de las horas programadas. (Acuerdo 68 de 1987 del Consejo Superior
Universitario Art. 5O Núm. 2O).CERTIFICACIONES.
14.Aplicar a los estudiantes de Posgrado las sanciones disciplinarias que sean
de su competencia y solicitar la apertura de investigación en los casos
setialados en los artículos 80°y 90°de este acuerdo (amonestación privada
por escrito y amonestación pública). (Acuerdo 119 de 1987 del Consejo
Superior Universitario Art. 19O Núm. 3
'; Art. 80 y 90 Lits. A y B).
RESOLUCIONES.
15.Ser ordenador del gasto del fondo especial de la respectiva Facultad,
programa desarrollo investigativo. Y para gastos de funcionamiento, deuda e
inversión (Acuerdo 028 de 1991 del Consejo Superior Universitario;
-91-
Resolución 322 de 1991 de Rectoría Arts. 3,4,8,11,18; Resolución
001274 de 1996 de Rectoría Art. loLit. E Resolución No040 de 2001 de
Rectoría General Art. 12"Numeral 6" Lit. a). RESOLUCIONES.
16.Designar monitores académicos mediante orden de trabajo o contrato de
prestación de servicios -suscribirlos- (Acuerdos 025 y 080 de 1992 del
Consejo Superior Universitario).
17.Asignar segunda calificación al personal docente ocupado en cargos
académico-administrativos (Secretario de Facultad, Vicedecano, Director de
Bienestar, Directores de Unidades Básicas de Gestión Académico-
Administrativas. (Acuerdo 40 de 1993 del Consejo Superior Universitario,
~ r t 40).
. EVALUACI~NDE CARGOS ACADÉMICO ADMINISTRATIVOS.
18.Aprobar mediante Resolución los proyectos de extensión a desarrollar por la
Facultad y suscribir los contratos, respectivos (Acuerdo 004 de 2001 del
Consejo Superior Universitario, Arts. 2O y 33"Núm. Y). RESOLUCIONES.
19.Aprobar las pólizas que garanticen la seriedad de las propuestas, cumpli-
miento de Órdenes de trabajo y Órdenes de suministro, estabilidad de la obra,
calidad del bien o servicio, garantía de pago de salarios, prestaciones
sociales e indemnizaciones, garantías de manejo y buena inversión de anti-
cipos, cuyo valor sea inferior a 200 S.M.L.M.V. y aprobar las modificaciones de
 estas pólizas. (Resolución 1950 de 1994 de Rectoría Arts. lo y 2O,
Acuerdo 73 de 1995 del Consejo Superior Universitario; Resolución 001274
de 1996 de Rectoría Art. 5O).
20. Evaluar la labor del personal administrativo a su cargo y administrarlo.
(Acuerdo 6 7 de 1996 del Consejo Superior Universitario Arts. 2 2 y 29).
21.Autorizar los gastos derivados de las practicas docentes, viáticos, transporte,
comisiones de personal. (Resolución 0 4 0 de 2 0 0 1 de Rectoría General Art.
1 3 O Núm. 10").RESOLUCIONES.
22.Suscribir Órdenes contractuales. contratos v convenios. (Acuerdo 7 3 de 1995
del Consejo Superior Universita'rio Arts. 1Óy 15); Órdenes contractuales
hasta 200 S.M.L.M.V. (Resolución 001274 de 1996 de Rectoría Art. 4O);
Contratos hasta 3000 S.M.L.M.V.; Convenios de cooperación recíproca con
personas naturales o jurídicas, públicas o privadas sin compromiso de
recursos humanos. Financieros o fsicos.(ResoluciÓn No040 de 2 0 0 1 de
Rectoría General) CONTRATOS, CONVENIOS. Además preside el Comité de
Contratación de la Facultad (Art. 10" Resolución No040 de 2 0 0 1 de
Rectoría General).
23. Autorizar el pago de los gastos del fondo especial de la Facultad y de los
recursos del presupuesto asignados. (Resolución 001274 de 1996 de
Rectoría Art. 7 O Parag. 2O; Resolución No 0 4 0 de 2001 de Rectoría
General Art. 14" núm. 3"). RESOLUCIONES.
24. Ordenar la devolución de sumas pagadas por concepto de matrículas por
estudiantes de pregrado y posgrado. (Resolución No040 de 2001 de
Rectoría General Art. 21").
25. Ejercer funciones de administración de personal académico -Expedir actos
administrativos y contratos- sobre: Ingreso a carrera docente, renovación de
-92- nombramiento, concesión de año sabatico y permisos en este lapso para
salir del país, cambios de dedicación y asignación de suplementos salariales,
promoción a una categoría superior -salvo a profesor titular-, asignación de
horas catedra por cada periodo académico, contratación de docentes
ocasionales, profesores especiales, visitantes, monitores y auxiliares de
docencia, dentro de los límites y condiciones señaladas por las normas y
decisiones presupuestales de la Universidad, otorgamiento de licencias
ordinarias y de licencias especiales no renunciables, otorgamiento de
comisiones de estudio internas o para ejercicio de los fines de los literales
b) y c) del artículo 60 del acuerdo 45/86 cuando su duración sea menor a
noventa días; otorgamiento de comisiones para la realización de practicas o
actividades docentes o investigativas, designación para desempeiar
funciones directivas o administrativas por encargo. (Resolución No040 de
2 0 0 1 de Rectoría General Art. 26). RESOLUCIONES.
-debe informarse a las oficinas de personal del nivel de Sede y Nacional
sobre los actos expedidos por estos motivos Resolución No0 4 0 de 2001 de
Rectoría General Art. 28" Núm. 2"-
26. Elaborar y presentar el Informe de Gestión (anual de actividades). (Art. 2 2 O
Núrn. l o o ; Art. 17O Núrn. 8 O Acuerdo 13 de 1999 del Consejo Superior
Universitario). INFORME DE GESTION.
27. Fallar en única instancia los procesos disciplinarios del personal administrativo
(imponer amonestación o multa) cuando versen sobre faltas leves. (Acuerdo
18 de 1998 del Consejo Superior UniversitarioArt. 34). RESOLUCIONES.
28. Coordinar la elaboración del plan de desarrollo de la Facultad. (Acuerdo 13
de 1999 del Consejo Superior Universitario. Art. 36 núm. 8 O Lit. D) PLAN
DE DESARROLLO.
29. Dirigir el proceso de elección de representantes profesorales ante el Consejo
de Facultad (Resolución 449 de 2.000 del C.S.U. Arts. 4" y 5").
30. Presidir los Comités de Programas Curriculares, Docencia, Investigación y
Extensión de la Facultad. (Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U. Art. 5 O )
Vicedecanatura
1. Integrar y Presidir en ausencia del Decano, los Comités de Programas
Curriculares, Docencia, Investigación y Extensión de la Facultad. (Acuerdo 10
de 2000 del C.S.U. Art. 5 O )
2. Integrar el Comité de Estudios de Posgrado de la Universidad. (Acuerdo 44
de 1986 del Consejo Superior Universitario Art. 40").
3. Reemplazar al Decano de la Facultad en ausencia del mismo. (Acuerdo 13
de 1999 del Consejo Superior Universitario Art. 20").
4. Asistir al Consejo de Facultad con voz y sin voto y presidirlo en ausencia
del Decano -caso en el cual tiene voto- (Acuerdo 13 de 1999 del Consejo
Superior UniversitarioArt. 21).
5. Colaborar con el Decano en la vigilancia y coordinación de los servicios
docentes, el desarrollo de programas de investigación y de los planes de
capacitación del personal docente de la Facultad. (Acuerdo 4 4 de 1986 del
Consejo Superior Universitario Art. 53 Lit. c).
6. Desarrollar las funciones que le delegue el Decano. (Acuerdo 4 4 de 1986
del Consejo Superior Universitario Art. 53 Lit. 0.
7. Elaborary presentar al Decano el Informe de Gestión (anual de actividades
Acuerdo 13 de 1999 del Consejo Superior Universitario Art. 22 Núm.10).
INFORME DE GESTION.
8. Fomentar el desarrollo de las actividades de educación continuada.. Orientar
a los docentes en la formulación de propuestas con la asesoría de los
directores de Departamento y de Programas Curriculares.
Analizar y evaluar propuestas de las actividades de educación continuada y
presentarlas al Consejo de Facultad.
Coordinar las actividades de educación continuada, con la asesoría de los
directores de las Unidades Básicas de Gestión Académico-administrativas.
(Acuerdo 68 de 1987 del Consejo Superior Universitario Art. 6 O Núms. lo,
20, 30).
9. Presidir en ausencia del Decano o por delegación de mismo, el Comité de
Directores de Programas Curriculares de la Facultad. (Acuerdo 119 de 1 9 8 7
del Consejo Superior Universitario Art. 20).

Dirección de Bienestar de Facultad
(Arts. 20 y 38 núm. 4 O Acuerdo 13/99)
1. Participar con voz y sin voto en el Consejo de Facultad y las que le señale el
Consejo de Bienestar Universitario y el Consejo de Facultad. (Acuerdo 13de
1999 del Consejo Superior Universitario Art. 42O).
2. Coordinar con el Consejo de Facultad la ejecución de las políticas y planes
trazados por el Consejo de Bienestar Universitario. (Acuerdo 44 de 1986 del
Consejo Superior Universitario Art. 54 Lit. A concordado con el Acuerdo 13
de 1999 del C.S.U. Art. 52 Parágrafo).
3. Asesorar al Decano y al Consejo de Facultad en el establecimiento de líneas
de acción que se consideren benéficas para la formación integral de los
estudiantes y para su integración a los planes de la Facultad. (Acuerdo 44
de 1986 del Consejo Superior Universitario Art. 54 Lit. E concordado con el
Acuerdo 13 de 1999 del C.S.U. Art. 52 Parágrafo).
4. Atender personalmente a los estudiantes, especialmente en aquellos casos
que requieran manejo y estudio individual por parte de la Facultad. (Acuerdo
44 de 1986 del Consejo Superior Universitario Art. 54" Lit. F concordado
con el Acuerdo 13de 1999 del C.S.U. Art. 52" Parágrafo).
5. Presidir el Comité Asesor en asuntos de Bienestar Universitariode la Facultad.
(Acuerdo 44 de 1991del Consejo Superior UniversitarioArts. 7 O y 8O).
6. Reportar mensualmente a la División de Promoción Estudiantil, las
novedades que impliquen la suspensión del préstamo. (Art.16O Resolución
939 de 1993 de la Vicerrectoria de Bienestar Universitario). INFORME o
REPORTE.
7. Emitir concepto sobre la reincorporación al préstamo beca de estudiantes de
la Facultad. ( A r t . 1 7 O Resolución 939 de 1993 de la Vicerrectoría de
Bienestar Universitario). CONCEPTOS.
8. Documentar y tramitar las adjudicaciones extemporáneas del préstamo en
casos urgentes. (Art. 19O Parag. 2
O Resolución 939 de 1993 de la
Vicerrectoría de Bienestar Universitario). SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS
DE PRÉSTAMOA ESTUDIANTES.
9. Tramitar las reliquidaciones de matrícula de los estudiantes de la Facultad
ante el Comité de matrículas de la Sede -División de Registro de la Cede-.
(Resolución 2,40 de 1998 de Rectoría Art. 3O Lits. c),d),e) ).
RELlQUlDAClON DE MATRICULA.
10. Recibir, estudiar y tramitar las solicitudes de fraccionamiento de matrícula de
los estudiantes de la Facultad. (Diligenciar formulario, remisión de la
información en medio magnético a Div. Registro). FRACCIONAMIENTO DE
MATRICULA.
Presentar informes sobre la cancelación de los 2
O y 3O contados de la
matrícula a la secretaría de la Facultad. INFORMES FRACCIONAMIENTO.
(Resolución 241 de 1998 de Rectoría Art. loLits. b) ,c), d), e), f) y Art.
2O Lit. D).
I r c h i v o Universidad üacional de Colombia
Secretaría de Facuitad.
1. Recibiry tramitar ante el Consejo de Facultad las solicitudes de traslados
Interfacultades o intersedes de estudiantes, las solicitudes de homologación,
de reserva de cupo, de pruebas supletorias, de validaciones, revisión de
pruebas, sanciones por fraude (Acuerdo 101 de 1977 del C.S.U. Arts 6, 7,
8, 10, 42, 43, 50, 51).
2. Tramitar el registro de asignaturas y la matrícula de los estudiantes, el
registro extemporáneo de asignaturas (Acuerdo 101de 1977 del C.S.U.
Arts. 14, 16, 17, 18, 19, 22, 24, 25, 26, 40).
3. Llevar los registros de calificaciones de los estudiantes (Acuerdo 101de
1977 del C.C.U. Arts. 32, 47).
4. Verificar el cumplimiento de los requisitos de grado o título profesional,
entregar el respectivo diploma y tramitar las solicitudes de expedición de
duplicado de diploma de grado (Acuerdo 101 de 1977 del C.C.U. Arts. 54,
55, 56, 59, 62).
Diligenciar y conservar el libro de registro de títulos profesionales y otros
títulos académicos cuyo otorgamiento autorice el Consejo de Facultad.
(Resolución 1112 de 1996 del C.S.U. Arts. 1,3, 4).
5. Notificar las providencias de sanción de cancelación de matrícula o expulsión
de la Facultad y las respuestas a los recursos de reposición y apelación.
(Acuerdo 101 de 1977 del C.S.U. Arts. 74, 75).
6. Expedir las constancias y certificados a estudiantes y egresados. (Acuerdo
101de 1977 del C.S.U. Arts. 78, 79 y 80).
7. Conservar las Resoluciones del Consejo de Facultad sobre Otorgamiento de
bacas de posgrado (Acuerdo 37 de 1983 del C.S.U. Art. 3).
-93-
8. Actuar como Secretario del Consejo de Facultad, Comité de Directores de
Departamento, Comité de Programas Curriculares y Comité de Asuntos de
Personal Académico Comité de Extensión. ACTAS
Elaborar las Actas, Resoluciones y otras providencias emanadas del Consejo
Directivo, la Decanatura, el Comité de Directores de Departamento e
Instituto y Comité de Programas Curriculares y demás cuerpos colegiados
que se establezcan a futuro.
Organizar y responder por el archivo de la Facultad, libros de actas, registro
de notas de estudiantes y hojas de vida del personal académico.
Autorizar con su firma los títulos académicos, documentos y certificaciones
de la Facultad. (Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U. Art. 56 Lits. B, C, D, E y
Acuerdo 13 de 1999 del C.S.U. Art. 25 y Acuerdo 10 de 2000 del C.C.U.
Arts. 7 O y 8 O y Acuerdo 004 de 2001 del C.C.U. Art. 12". Concordados).
9. Apoyar la organización del CONCURSO DOCENTE en la Facultad (Acuerdo
45 de 1986 del C.S.U. Arts. 28 y 35).
10. Realizar el registro y matrícula de los estudiantes de Posgrados de la
Facultad (Acuerdo 119 de 1987 del C.S.U. Arts. 61, 64, 65, 68).
11. Expedir certificados y certificaciones a los estudiantes de posgrado.
(Acuerdo 119 de 1987 del C.C.U. Arts. 103, 104 y 105).
 12,Tramitar ante el Consejo de Facultad las solicitudes de reingreso de
estudiantes por primera vez. (Acuerdo 77 de 1990 del C.S.U.).
13.Llevar la historia académica del estudiante. (Acuerdo 25 de 1992 del
C.S.U. Art. 4).HISTORIA ACADÉMICA.
14.Apoyar el proceso de evaluación de cargos académico-administrativos
(Acuerdo 40 de 1993 del C.S.U. Art. 4,5, 6).
15.Tramitar los formatos o formularios para consulta sobre nominaciones de
profesores para la distinción de docencia excepcional. (Acuerdo 55 de
1993 del C.S.U. Arts. 4 y 5).
16 Informar a la División de Promoción Estudiantil de la Dirección de Bienestar
sobre las cancelaciones de matrícula y expulsión de estudiantes (Resolución
939 de 1993 de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario Art. 18
Parágrafo lo).
Conservar las Resoluciones sobre cambios menores en los Programas
Curriculares de la Facultad en pregrado y posgrado (Acuerdo 05 de 1996
del C.S.U. Arts. 1 y 2).
" 7
Ij . Acreditar a los representantes estudiantiles ante el Consejo de Facultad y los
Comités de Facultad. (Acuerdo 94 de 1997 del C.S.U. Art. 7).ACREDITA-
CIÓN
18.Consolidar la matrícula académica y financiera de los estudiantes y enviar la
información pertinente a la División de Registro y Matrícula y a la Sección de
Pagaduría de la Sede). Elaborar los listados de los estudiantes que no estén
a paz y salvo. (Resolución 240 de 1998 del C.S.U. Arts. 6 y 7).
19.Colaborar con el Decano en la administración de la Facultad y responder ante
el por el cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 13 de 1999 del C.S.U.
-94- Art. 25).
20.Acreditar por medio de Resolución a los miembros elegidos y designados del
Consejo de Facultad y demás cuerpos colegiados: (Acuerdo 13 de 1999 del
C.S.U. Art. 25).RESOLUCIONES DE ACREDITACION
21.Coordinar el Comité de Veeduría y seguimiento de Facultad para la consulta
de elección de Decano. (Acuerdo O01 de 2000 del C.S.U. Art. 9O).
22. Efectuar la Inscripción de candidatos a representantes profesorales ante el
Consejo de Facultad y decidir sobre la misma, coordinar el proceso de
consulta. (Resolución 449 de 2.000 del C.S.U. Arts. 4 y 5). VOTOS,
ELECCIÓN, ACTAS DE ESCRUTINIO
Unidad de Gestión Administrativa
Colaborar con el Decano y el Secretario de Facultad en el trámite de los
asuntos administrativos y en el manejo de personal administrativo.
(Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U. Art. 57 concordado Acuerdo 10 de
2000 del C.S.U. Art. 9O).
Administrar los recursos del Fondo Especial de la Facultad provenientesde
Contratos, actividades de educación continuada. La fiscalización de los
mismos (posibilidadde solicitar informes en cualquier tiempo) corresponde a la
Contraloría General de la República. -control de gestión yglobal -. (Resolución
322 de 1991 de Rectoría Artc. 16,17,18concordado con Resolución No
040 de 2001 de Rectoría General Arts. 30" Núm. 3" y 31"a 34").LIBROS
DE CONTABILIDAD Y FINANCIEROS, INFORMES A LA CONTRALORíA.
3. Elaborary tramitar los contratos por concepto de extensión celebrados por la
facultad. Manejar los recursos generados por esta actividad y transferir el
11% de estos recursos al fondo especial de la Dirección Académica.
Consolidar la información sobre ingresos y egresos de estos recursos.
(Acuerdo 004 de 2001 del C.S.U. Arts. 17"). CONTRATOS.
4. Elaborar, tramitary consefvar las Órdenes de suministro, de trabajo con
cuantía menor a 200 S.M.L.M.V. y los contratos (cuantías superiores a
200 C.M.L.M.V. y hasta 3.000S.M.L.M.V), certificados de disponibilidad
presupuestal, comprobantes de pago, pagos contra-entrega, nómina de
pago, estímulos académicos, avances, legalización de avances, convenios
de cooperación recíproca con personas naturales o jurídicas, públicas o
privadas hasta 3.000S.M.L.M.V. (Acuerdo 73 de 1995 del C.S.U.,
Resolución 802 de 1994 de Rectoría Art. 2O, Circular D.A.G. O9 de 1996
de la Dirección Administrativa General, Resolución 001274 de 1.996Arts.
' y 5 O , Resolución 040 de 2001 de Rectoría General). ÓRDENES DE
4
SUMINISTRO, CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL,
COMPROBANTES DE PAGO AVANCES, LEGALIZACI~N DE AVANCES.
5. Manejar presupuestal y contablemente los recursos generados por
actividades académicas de investigación, asesoría, extensión y los aportados
del presupuesto nacional y ejecutar los gastos autorizados. (Resolución
00864 de 1997 de Rectoría Arts. 4O,5O,6O).
6. Firmar los cheques y Órdenes de retiros bancarios de los recursos de la
Facultad (Resolución 040 de 2001 de Rectoría General Art. 15 Núm. 2"),
7. Actuar como Secretario del Comité de Contratación de Facultad.
(Resolución 040 de 2001 de Rectoría General Art. lo").ACTAS COMITÉ
DE CONTRATACIÓN.
Dirección de Programa Curricular de Pregrado
(Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U Art. 3O Lit. D, Pueden agruparse varios
programas curriculares en u n área definida por el Consejo de Facultad y
aprobada por el Consejo Superior Universitario Art. 6 7 Acuerdo 44 de
1986 del C.S.U)
1. Responder ante el Consejo de Facultad y ante el Decano por el funciona-
miento del programa (s) a su cargo. (Art. 68 Lit. A, Acuerdo 44 de 1986
del C.S.U.).
2. Determinar y obtener los recursos docentes necesarios para el funciona-
miento de los programas. (Art. 68 Lit. B, Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U.).
3. Supefvisar y evaluar las actividades que se desarrollen en el cumplimiento de
los programas e informar a las instancias respectivas. (Art. 68 Lit. C,
Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U.).

4. Convocar periódicamente y presidir los Comités Asesores de Carrera y de
Posgrado de los programas a su cargo. (Art. 68 Lit. D, Acuerdo 4 4 de
1986 del C.S.U.).
5. Las demás que le asigne el Consejo de Facultad y los reglamentos de la
Universidad. (Art. 68 Lit. E, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.).
Departamento (U.B.G.A.A)
(Acuerdo 13 d e 1999 Art. 20 v Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.
Art: loo)
1. Organizar, tramitar y evaluar los proyectos de investigación, programas de
ensefianza y someterlos a consideración del Consejo de Facultad. (Art. 60
Ut. A, Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U,). PROYECTOS DE INVESTIGACION,
PROGRAMAS DE ENSEÑANZA.
2. Responder ante el Decano y el Consejo de Facultad por la buena marcha de
los programas del Departamento. (Art. 60 Lit. 6, Acuerdo 4 4 de 1986 del
C.S.U.).
3. Asignar los Programas de Trabajo a los docentes del Departamento, revisarlos
yvigilar su cumplimiento. (Art. 60 Lit. C, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U, Art.
16 Acuerdo 45 de 1986 del C.S.U.) PROGRAMAS DE TRABAJO.
4. Evaluar el material didáctico y los resultados de la investigación que
presentan los docentes para publicación. (Art. 60 Lit. D, Acuerdo 4 4 de
1986 del C.S.U.).
5. Determinar y justificar las necesidades del personal docente del Departa-
mento. (Art. 60 Lit. E, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.).
6. Evaluar en primer término las actividades académicas del personal docente y
recomendar las acciones a que hubiere lugar. (Art. 60 Lit. F, Acuerdo 4 4
de 1986 del C.S.U, Art. 54 Acuerdo 4 5 de 1986 del C.S.U.) EVALUACION
DOCENTE.
7. Determinar yjustificar ante el Decano las necesidades de personal
administrativo del Departamento, asignar y evaluar su trabajo. (Att. 60 Lit.
G, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U, Art. 30 núm. 3 O Acuerdo 6 7 de 1996
del C.S.U.).
8. Determinar yjustificar ante el Decano las necesidades de materiales y
equipo del Departamento. (Art. 60 Lit. H, Acuerdo 44 de 1986del C.S.U.).
9. Presentar al Decano Un informe anual evaluativo de actividades del
Departamento. (Art. 60 Lit. i, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.). INFORME
DE GESTI~N.
10. Las demás que le asigne el Decano, el Consejo de Facultad y los reglamen-
tos de la Universidad. (Art. 60 Lit. J, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.).
11. Presentar al Consejo de Facultad las propuestas de organización interna (en
secciones, Unidades, grupos de trabajo, grupos de investigación, cátedras,
laboratorios, unidades de apoyo académico), (Art. 6 1Acuerdo 4 4 de 1986
del C.S.U. debe CO~cordarSecon el Art. l o odel Acuerdo 10 de 2000 del
c.s.u.).PROPUESTASDE ORGANIZACIÓN INTERNA.
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12. Elaborar semestralmente las solicitudes de monitorías académicas para el
Departamento. (Art. 90 Acuerdo 25 de 1992 del C.S.U.) SOLICITUDES DE
MONlTORíAS ACADÉMICAS
13. Reasignar funciones a los monitores académicos si los programas de trabajo
docente, investigativo y/o de extensión en los que colabora el monitor se
retrasen o suspenden. (Art. 1 8 O Acuerdo 25 de 1992 del C.S.U.).
14. Certificar el cumplimiento de actividades de los monitores académicos para
el reconocimiento del estímulo económico. (Art. 22O Acuerdo 25 de 1992
del C.S.U.). CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO.
15. Administrar los programas curriculares de la Facultad. (Arts. looy 1l0
Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.).
16. Liderar la elaboración del plan de desarrollo de la unidad, coordinar las
relaciones laborales del personal académico y administrativo adscrito a la
unidad, designar coordinadores para actividades específicas y ejercer las
funciones que en materia de ordenación del gasto le sean delegadas por el
Rector General de la Universidad. PLAN DE DESARROLLO. (Art.16O
Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.).
17. Liderar el proceso de Autoevaluación de la unidad. (Att.17O Acuerdo 10 de
2000 del C.S.U.). AUTOEVALUACIÓN
Dirección de Programa Curricular de Posgrado
(Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U Art. 3 O Lit. D, Cuando en un área
curricular existan mas de tres programas curriculares de posgrado, el
Consejo de Facultad podrá designar un coordinador por cada programa.)
1. Responder ante el Consejo de Facultad y ante el Decano por el funciona- -9f-
miento del programa (s) a su cargo. (Art. 68 Lit. A, Acuerdo 4 4 de 1986
del C.S.U.).
2. Determinar y obtener los recursos docentes necesarios para el funciona-
miento de los programas. (Att. 68 Lit. B, Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U.).
3. Supervisary evaluar las actividades que se desarrollen en el cumplimiento de
los programas e informar a las instancias respectivas. (Art. 68 Lit. C,
Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.).
4. Convocar periódicamente y presidir el Comité asesor de Posgrado de los
programas a su cargo. (Art. 68 Lit. D, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.,
Art. 2 2 Núm. 4O Acuerdo 119 de 1987 del C.S.U.)
5. Las demás que le asigne el Consejo de Facultad y los reglamentos de la
Universidad. (Art. 68 Lit. E, Acuerdo 4 4 de 1986 del C.S.U.).
6. Elaborar con el Comité Asesor de Posgrado, el proyecto de reestructuración
del programa. (Art. 2 7 Acuerdo 119 de 1987 del C.S.U.). PROYECTO DE
REESTRUCTURACI~N.
7. Convocar a sustentación pública trabajos de tesis de posgrado (Art. 38
Acuerdo 119 de 1987 del C.S.U.) .CONVOCATORIA DE SUSTENTACIÓN
DE TESIS.
 Instituto de Facultad (U.B.G.A.A) - Ofrecer y gestionar las áreas de trabajo de la Facultad y evaluar las
propuestasy Conceptuarante el Comité de Extensión de Facultad.
(Acuerdo 44 de 1986 del C.SU Art. 3 O Lit. C y Arts. 63, 64,
65. Acuerdo 13 de 1999 del C.S.U. Art. 20). - Coordinar elaboracióndel plana anual de Extensión de la Facultad

1. Adelantar programas de desarrollo a académ!co e investigativo (Acuerdo 44

- Coordinar presentacióndel informe anual de Extensión de la Facultad.
de 1986 del C.S.U Art. 63). INVESTIGACION -DCTENSION. - Representar por delegacióndel decano ente las instituciones externas.
2. Adelantar actividades de educación continuada (Acuerdo 68 de 1987 del Supervisar el desarrollo y ejecución de los programasy proyectos de
C.S.U). ASESORIAS, CONSULTORIAS. Extensión
3. Desarrollarsecomo unidad para la Investigacióny/o Extensión. (Acuerdo 10 - Proponer,desarrollary actualizar modelos de seguimiento de las
del 2000 del C.S.U. Art. 12O). problemáticassociales.
4. Liderar la elaboracióndel plan de desarrollode la unidad, coordinar las
relaciones laboralesdel personal académico y administrativo adscrito a la
unidad, designar coordinadores para actividadesespecíficasy ejercer las Museo (U3.G.A.A)
funciones que en materia de ordenación del gasto le sean delegadas por el
Rector General de la Universidad. PLAN DE DESARROLLO. (Art.16O (Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U Arts. 9 Lit. E)
Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.) Las funciones que desarrollara el Museo y las dependencias que el mismo
5. Liderar el proceso de autoevaluacion de la unidad. . (Art.17O Acuerdo 10 de tenga, deben consultarse en el acto administrativo -Acuerdo del Consejo
2000 del C.S.U.). AUTOEVALUACION Superior Universitario si fue creado dentro de la vigencia del Acuerdo 44 de
1986 del C.S.U -, de creación del mismo.
1. Desarrollarse como unidad para la Investigacióny/o Extensión. (Acuerdo 10
Centro de Facultad (U.B.G.A.A) del 2000 del C.S.U. Art. 12O).
(Acuerdo 44 de 1986 del C.S.U Arts. 62 y 65). 2. Ltderar la elaboración del plan de desarrollode la unidad, coordinar las
relaciones laborales del personal académico y administrativo adscrito a la
Las funciones que desarrollara el centro y las dependencias que el mismo tenga, unidad, designar coordinadores para actividadesespecíficasy ejercer las
deben consultarse en el acto administrativo - Acuerdo del Consejo Superior funciones que en materia de ordenación del gasto le sean delegadas por el
Universitario si fue creado dentro de la vigencia del Acuerdo 44 de 1986 del Rector General de la Universidad. PLAN DE DESARROLLO. (Art.16O
-96- C.S.U -, de creación del mismo. Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.).
1. Asesorar y colaborar con el Decano en la dirección de la Facultad (Acuerdo 3. Liderar el proceso de Autoevaluacion de la unidad, (Art,170 Acuerdo de
44 de 1986 del C.S.U. Art. 52 Lit. C). 2000 del C.S.U.). AUTOEVALUACION
2. Coordinar el desarrolloy ejecución de programasespeciales (Acuerdo 44 de
1986 del C.S.U. Art. 62).
3. Desarrollarsecomo unidad para la Investigacióny/o Extensión. (Acuerdo 10
del 2000 del C.S.U. Art. 12O).
4. Liderar la elaboracióndel plan de desarrollode la unidad, coordinar las
relaciones laboralesdel personal académico y administrativo adscrito a la
unidad, designar coordinadores para actividadesespecíficas y ejercer las
funciones que en materia de ordenación del gasto le sean delegadas por el
Rector General de la Universidad. PLAN DE DESARROLLO. (Art.16O
Acuerdo 10 de 2000 del C.S.U.).
5. Liderar el proceso de Autoevaluaciónde la unidad. . (A1t.17~ Acuerdo 10
de 2000 del C.S.U.). Autoevaluación.
6. Funcionesdel Coordinador de Extensión de la Facultad: (A1t.14~ Acuerdo
004 de 2 0 0 1 del C.S.U.).
Controlar los Programas , Proyectos, Convenios y actividadesde
extensión.
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en el mes de diciembre de 2001
Universidad Nacional de Colombia
UNIBIBLOC
Bogotá D.C.