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Google Docs

Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un


programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de
colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de
presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs
junto con GMail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su
calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010,
Google ha empezado a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio
del almacenamiento online con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos
adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS1

Características
Se puede crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos
desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos
utilizando el correo electrónico, además de subir cualquier tipo de archivo. Los archivos
se almacenan en los servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser
exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico.

Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar


pérdida de información.

Otra característica importante es la posibilidad de colaboración de grupos de trabajo,


además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo.

Este sitio se originó una vez comprado el editor en línea Writely por parte de Google.

Acceso móvil
Google Docs permite que los usuarios de telefonía móvil puedan navegar por sus
documentos de Google Docs. Los usuarios pueden ver y desde hace muy poco pueden
editar los documentos.

Existe una versión de Google Docs para el iPhone que incluye la funcionalidad para la
visualización y edición de presentaciones, junto con una interfaz diseñada
específicamente para este dispositivo.

Limitaciones
Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de
texto pueden tener hasta 500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja de
cálculo puede tener hasta 10.000 filas, 256 columnas, 100.000 celdas y 40 hojas. Sólo
pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo pueden importarse presentaciones
de hasta 10 MB.

Google Docs es actualmente soportado por Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet
Explorer, Opera y Safari, entre otros.

Seguridad
El acceso seguro vía SSL no está habilitado por defecto, pero existe la opción de
acceder por HTTPS a Google Docs y trabajar de forma segura.

La privacidad de documentos sensibles puede ser comprometida por el hecho de que


mucha gente está autenticada en sus cuentas de Google de forma casi permanente (las
cuentas Google se utilizan para la gran variedad de servicios ofrecidos por Google como
correo electrónico, calendario, etc.). A pesar de que este login unificado tiene claras
ventajas, representa un potencial riesgo para la seguridad mientras el acceso a Google
Docs no requiera comprobación de contraseña.

Historia
Google Docs se originó de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets.
Writely era un procesador de texto individual en red creado por la compañía de software
Upstartle, el cual fue lanzado en agosto de 2005. Sus características originales incluían
un sitio para la edición de textos en colaboración, además de controles para su acceso.
Los menús, atajos en el teclado y cuadros de diálogo eran presentados de una manera
muy similar a la que los usuarios suelen esperar en un procesador de texto tradicional,
como OpenOffice.org o Microsoft Office.

En el momento de la adquisición, Upstartle tenía 4 empleados. Writely cerró los


registros a sus servicios hasta que estuviese completo el movimiento a los servidores de
Google. En agosto de 2006 Writely envió invitaciones de cuentas a todos aquellos que
hubieron requerido ser ubicados en una lista de espera y luego se volvió disponible al
público el 23 de agosto. Writely continuó manteniendo su propio sistema de usuarios
hasta el 19 de septiembre de 2006 cuando fue integrado con Google Accounts.

Writely se ejecutaba originalmente sobre tecnología Microsoft ASP.NET, la cual usa


Microsoft Windows. Desde julio de 2006, los servidores de Writely funcionan bajo el
sistema operativo Linux.

Mientras tanto, Google desarrolló Google Spreadsheets introduciendo muchas de las


bondades encontradas hoy en Google Docs. Google anunció Spreadsheets el 6 de junio
de 2006 e inicialmente lo puso a disposición sólo de una cantidad limitada de usuarios,
según orden de llegada. El test limitado fue reemplazado después con una versión beta
disponible para todos los titulares de una cuenta de Google.

• En febrero de 2007 Google Docs fue liberado para todos los usuarios de Google
Apps.
• En junio del mismo año Google cambió la página principal para incluir carpetas
en vez de etiquetas organizadas en una barra lateral.
• El 17 de septiembre del 2007 Google lanzó su programa de presentación para
Google Docs.
• A partir de enero del 2010, Google ha empezado a aceptar cualquier archivo
subido en Google Docs.

Zoho
Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones
web desarrolladas por la empresa estadounidense
AdventNet. Para poder utilizar dichas herramientas es obligatorio registrarse y la gran
mayoría son de caracter gratuito, aunque muchas de las herramientas se encuentran
todavía en fase beta.

Generalidades
Cada una de las aplicaciones de Zoho:

• Se ejecutan en cualquier navegador.


• Manejan interfaces WYSIWYG limpias, claras y fáciles de usar.
• Están dirigidas a cualquier tipo de usuario:

• El que requiere crear y/o editar documentos y no desea usar (o no


tiene) una suite de oficina común.
• El que tiene a su cargo una empresa y no cuenta con los medios
para conseguir un paquete de software administrativo y de gestión.
• El estudiante o experto en programación que desea aplicar sus
conocimientos en la creación de widgets.
Clasificación
Zoho clasifica sus aplicaciones en 2 grupos, de acuerdo a sus características: "Office
suite" y "Utilities".

Office suite
Reúne las aplicaciones de productividad y colaboración. Entre otras cosas, cuenta con
características como la capacidad de compartir archivos (colocándolos en zonas
públicas) para que otras personas puedan verlos e incluso editarlos, seguimiento de
datos sobre la marcha (mientras se trabaja) con el fin de evitar la pérdida de datos,
importación y exportación de archivos creados en Microsoft Office u OpenOffice.org,
así como la capacidad de publicarlos en blogs o bitácoras personales. La gran mayoría
de estos productos son gratuitos.

Composición
• Zoho Writer: procesador de texto. Hace casi lo mismo que Microsoft Word u
OpenOffice.org Writer. Cuenta con corrector ortográfico, opciones
deshacer/rehacer multinivel (se pueden recargar o eliminar varias acciones
realizadas, una tras otra), abre archivos DOC, ODT, SXW (los de OpenOffice),
HTML, RTF, JPG, GIF, PNG, y almacenamiento ilimitado de documentos.
• Zoho Sheet: hoja de cálculo. Muy similar a Microsoft Excel u OpenOffice.org
Calc. Permite trabajar con fórmulas, insertar gráficas, el uso de mashups, ofrece
soporte al formato OpenDocument y almacenamiento ilimitado de libros de
trabajo.
• Zoho Show: editor de diapositivas. Parecido a Microsoft PowerPoint u
OpenOffice.org Impress. Cuenta con varias plantillas prediseñadas, abre
archivos PPT, PPS (los de Microsoft), ODP y SXI (los de OpenOffice), y ofrece
almacenamiento ilimitado de presentaciones.
• Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis públicas o privadas, facilita
la creación de grupos de trabajo, y las wikis públicas serán indexadas y
aparecerán en los resultados de los motores de búsqueda. Cuenta con
almacenamiento ilimitado de páginas y sub-páginas.
• Zoho Notebook: aplicación multipropósito. Además de poder trabajar con texto
e imagen, permite la inserción de video y audio a los proyectos que se realizan,
al igual que fuentes RSS, permite establecer permisos de lectura y edición, y
cuenta con almacenamiento ilimitado de proyectos.
• Zoho Meeting: aplicación de conferencias web. Permite conversar en vivo con
otras personas, facilita la creación de canales para tal efecto y ofrece acceso
remoto a la PC anfitriona.
• Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total para gestionar
proyectos de cualquier tipo; permite asignar tareas a los miembros que se
encuentren vinculados, junto con el plazo para que se lleven a cabo, llevar la
cuenta de las acciones que ya se han realizado y lo que falta por hacer, cargar
archivos, entre otros. Es gratuito tanto para los proyectos Open Source como
para 1 sólo proyecto personal.
• Zoho CRM: aplicación de administración y gestión. Permite llevar una agenda
de contactos, cosas por hacer, gestionar grupos de usuarios, entre otros.
• Zoho Creator: aplicación que permite la creación de mini-aplicaciones web
(usando el lenguaje Deluge, el mismo sitio lo explica) y mashups. Permite la
inserción de éstos en blogs u otros sitios web, y almacenamiento ilimitado de
creaciones.
• Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista de tareas, un bloc de
notas y una lista de recordatorios. Permite insertar imágenes y archivos en las
notas, llevar una lista de tareas pendientes, marcarlas cuando se hayan realizado
y cuenta con almacenamiento ilimitado de páginas.
• Zoho Chat: aplicación de chat.
• Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo electrónico, una
aplicación de sincronización de archivos, un calendario, entre otros. Es gratuito
para uso personal.

• Zoho Polls: aplicación que permite la creación y control de encuestas y su


inclusión en blogs o bitácoras, cuenta con almacenamiento ilimitado.
• Site 24x7: aplicación que permite el control y el seguimiento de sitios Web.
Genera informes que se envían al correo del usuario (si éste lo permite) cada 3
días. Es gratuito hasta para 2 sitios WEB.

Otras características
Zoho ofrece una amplia cartera e integrado de aplicaciones dinámicas de Internet para
las empresas. Con más de 20 aplicaciones diferentes que abarcan la colaboración, de
negocios y aplicaciones de productividad, Zoho ayuda a las empresas y las
organizaciones de realizar su trabajo. Nuestras aplicaciones se entregan a través de
Internet, que requieren más que un navegador. Esto significa que usted puede centrarse
en su negocio y confiar en nosotros para mantener los servidores y mantener sus datos
seguros.

Zoho Invoice es un fácil de usar software de facturación en línea que le ayuda a enviar
las facturas de sus proyectos y gastos de los clientes, recibir pagos y realizar el
seguimiento del estado general de salud de su negocio de forma rápida y eficiente. Se
hace la facturación y el seguimiento reduciendo el tiempo que le toma para manejar el
papeleo y pagan, para que pueda seguir centrada en sus clientes y su negocio.

Una de las opciones para realizar una facturación online, siempre accesible disponiendo
de una conexión a Internet nos la proporciona Zoho, con las nuevas mejoras en Zoho
Invoice, programa de facturación online dentro de la colección de programas
orientados a la empresa de los cuales dispone.

Se ha creado un nuevo módulo de gastos, donde podremos reflejar los gastos que
generan nuestros clientes, ya sean de viaje, compras, etc Se pueden agrupar los gastos
de este cliente en un sola factura que le podremos enviar directamente por correo.
Sencillo y muy intuitivo en su utilización.
Se ha mejorado la forma de trabajo colaborativo con esta aplicación de facturación
online. Ahora se pueden crear distintos perfiles que tendrán asociados distintos
cometidos dentro de una misma organización. Para ello tenemos a nuestra disposición la
pestaña de Usuarios, donde podremos administrar los permisos de los mismos.

Por último se ha creado un historial de correo enviado a nuestros clientes, de forma


que nos permitirá conocer cuantas veces nos hemos puesto en contacto con alguien para
recordarle un pago, enviarle una factura, etc.

Aunque la opción gratuita de este programa se queda un poco corta para la


mayoría de pymes y autónomos, puesto que sólo permite crear 5 facturas por mes, los
planes de empresas tienen un buen precio, que nos permite crear entre 25 y 1500
facturas mensuales, entre 2 y 5 usuarios con acceso al programa de facturación y alta de
clientes ilimitados en todos los casos. Los precios varían entre los 6 euros al mes y los
25 euros para la opción más completa.