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BUENAS PRÁCTICAS EN LA REDACCIÓN

Y EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
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BUENAS PRÁCTICAS EN LA REDACCIÓN Y EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

Contenido
Vamos a empezar, atención al asunto .........................................................................................................3
Destinatarios del correo ...............................................................................................................................3
El saludo debe ser atemporal .......................................................................................................................3
Correos largos son “espanta lectores” .........................................................................................................3
La despedida es corta, pero necesaria; la firma, personalizada. ................................................................4
Hablemos de algo serio: Ortografía y redacción .........................................................................................4
Errores de formato .......................................................................................................................................4
Que el correo no domine tu agenda, pero podes colocar una respuesta automática y programar el envío
de correos .....................................................................................................................................................5
Guerra al SPAM .............................................................................................................................................5
Una decisión de 30 segundos al llegar el correo .........................................................................................5
Siempre de dieta, cuidado con los adjuntos!!! ............................................................................................6
A veces, no es una buena idea un mail ........................................................................................................6
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Vamos a empezar, atención al asunto

Hay que aprovechar el asunto del mail para dar una idea del contenido. No
usar asuntos como “saludo”, “consulta”, “hola”, “informe”, “reunión”. Lo
ideal es resumir la idea central del correo. Ejemplos:
• Informe mensual de ventas Enero 2016
• CARLOS MARTINEZ – Reserva vuelo ASU-CDE 15-feb 16:00 Hs
• Propuesta de servicios de entrenamiento con 40% de descuento
• Reunión de Gerencia – Martes 7, 16:00 Hs
• Demora en entrega ped 430/16 cliente AS S.A.

Un buen asunto puede ser la diferencia entre que te lean rápidamente o no

lo hagan, o incluso, eliminen el correo. Para correos de oferta de productos
y servicios, hay técnicas de marketing para redactar asuntos que sean
atractivos.

Destinatarios del correo

Analizar a quienes incluir en el envío de correo. Existe muchas veces, la
costumbre de incluir a personas que no tienen acción directa sobre lo que se
solicita o comunica en el correo. Para esos casos, es mejor no incluirlos en
copia, y si más adelante hay necesidad, se les incluye en un correo que traiga
el histórico de la conversación.

El saludo debe ser atemporal

Lo ideal es que el saludo no indique relación de tiempo. No puedo colocar
“buenas tardes” o “buenas noches”, si no sé en qué horario van a leer el
mensaje. Se puede usar “Buen día”, “Estimado”, o un “Hola” para los casos
donde existe mayor intimidad.

Correos largos son “espanta lectores”

Lo ideal es no superar 3 párrafos, ejercitar la capacidad de síntesis y no
acumular varios temas en un mismo correo. Si necesito tocar varios temas,
entonces se aconseja numerar o separar de manera bien entendible cada
tema.
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Por lo general el primer párrafo establece el objetivo del correo, el segundo

aclara detalles y el tercero sirve para indicar la acción a seguir o simplemente
es la despedida del mail. Vamos a hablar más en otras píldoras de este tema.

La despedida es corta, pero necesaria; la firma, personalizada.

Suficiente colocar frases como “cordialmente”, “Atentamente”, o “Saludos”.
Por lo general los correos tienen la opción de personalizar la firma. Colocar
datos de contacto como dirección o teléfonos, facilita los canales de
comunicación con quien los recibe. Lo ideal es crear una firma para correos
a terceras personas fuera de la empresa (con todos los datos de contacto) y
otro interno para cuando se envía a colegas de empresa (que no necesitan
los datos de contacto, o a lo sumo, el celular y número interno del remitente).

Hablemos de algo serio: Ortografía y redacción

Es importante cuidar la ortografía, y la calidad de la redacción. Evitar
repeticiones, lenguaje vulgar, o vicios que hacen que la redacción no
parezca profesional.

En cuanto a la redacción, es importante que en la primera frase, un verbo ya

indique el objetivo del correo: Remito el informe…. Comunico a los
funcionarios…. Adjunto la presentación para la reunión…. También hay
técnicas para mejorar el resto del mensaje, dejándolo breve y directo.

Errores de formato
Tres detalles que deben evitarse.
a) Emoticones, que son poco formales y nada apropiados para el
ámbito laboral.
b) Fondos de colores, muy habituales en el pasado, pero fuera de uso
hoy día. El blanco clásico es suficiente.
c) Escribir todo en mayúsculas. Algunas personas interpretan eso como
si el remitente está gritando.

Hay otros errores que deben evitarse, pero nos quedamos por ahora con
estos 3 puntos.
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Que el correo no domine tu agenda, pero podes colocar una respuesta

automática y programar el envío de correos
Al hablar de gestión del tiempo, (atentos a las píldoras de gestión del tiempo)
se menciona que no es bueno tener el correo siempre abierto, pero si
recomendamos generar una respuesta automática avisando en que
momento el correo es chequeado y algún otro canal de comunicación en
caso de urgencias.

También algunos sistemas de correo electrónico, como el Outlook por

ejemplo, posee la opción de indicar el horario en que se desea enviar un
correo, programando fecha y horas exactas. Su configuración es muy
sencilla.

Guerra al SPAM
Mantener libre el buzón de entrada de correos indeseados ayuda a
gerenciar mejor el tráfico de mails que recibimos. Hay formas eficiente de
protegerse del SPAM. Hay que aplicarlas.

Una decisión de 30 segundos al llegar el correo

Todos los programas de administración de correos (Outlook, Webmail, Gmail,
Hotmail, etc.) tienen la opción de crear carpetas y mover correos. Cuanto
menos correos en la bandeja de entrada, mejor.

Al recibir un correo, hay 4 acciones que se pueden tomar (También lo

hablaremos más en las píldoras de gestión del tiempo):
1) Si debo hacer algo, el correo se debe transformar en una tarea
pendiente anotada en mi agenda.
2) Si es solo información que debo saber, ese correo debe archivarse en
algún lugar.
3) Si es una consulta directa, o un pedido o tarea que me va llevar menos
de 3 minutos, lo ideal es ejecutar la tarea.
4) Si es un correo que no tiene valor o utilidad, debe eliminarse.
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Siempre de dieta, cuidado con los adjuntos!!!

Correos con archivos adjuntos muy pesados (más de 2 MB) por lo general
pueden demorar en ser enviados (al menos cuando no se cuenta con un
buena velocidad de conexión) y en algunos casos, los servidores de correos
del destinatario pueden considerar que el correo es una SPAM y envían al
buzón de no deseado o eliminan el correo.

Es recomendable enviar archivos en formato PDF, que son más livianos.

Incluso hay páginas webs en Internet que comprimen los PDF’s. Otras
opciones son: enviar links a los archivos (si el destinatario tiene acceso al
servidor donde está alojado el archivo), usar espacios de información
compartida (la popular “nube”) como Google Drive o usar páginas webs que
sirven para transferir gran volumen de archivos, como es por ejemplo el sitio
www.wetransfer.com que transfiere gratuitamente hasta 2 GB de
información.

A veces, no es una buena idea un mail

Noticias desagradables, discusiones delicadas, temas extremamente
confidenciales, deben ser tratados personalmente y no por correo
electrónico.

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