Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
1991
Esta edición se hace en concordancia con lo dispuesto por la legislación sobre
derechos de autor.
- Ley 13714-
Art. 69.- "Pueden ser reproducidas y difundidos breves fragmentos de obras
literarias, científicas y artísticas, y aún la obra entera, si su breve extensión y
naturaleza lo justifican; siempre que la reproducción se haga con fines culturales y
no comerciales, y que ella no entrañe competencia desleal para el autor en cuanto
al aprovechamiento pecuniario de la obra, debiendo indicarse, en todo caso, el
nombre del autor, el título de la obra y la fuente de donde se hubiere tomado".
Lima, 1991
Primera edición
"En la formación del archivero han de contribuir, en partes
iguales, la Universidady el Archivo General ak la Nación,
aquella en el aspecto teórico, es& en el práctico. Para el
estudiante de Archirvlogúl, el archivo es lo que el hospiial
para el cursanie de Medicina, el laboratorio para el de
Química y el tribunalpara el de Derecho."
Presentación,
por César Gutiérrez M u n a ..................................................................................... 11
Introducción al archivo,
por Elio Lodolini ..................................................................................................... 15
7
Programa de selecciún documental,
por Manuel Vázquez ............................................................................................... 89
Clasificacióny ordenación,
por Antonia Heredia Herrera ................................................................................... 106
La consulta archivfstica,
por Aurelio Tanodi .................................................................................................. 167
Los archivospúblicos y el ciudadano,
por Pedro López Gómez .......................................................................................... 171
9
Para avanzar en una ciencia, profesión o actividad hay que saber más de 10 que se
sabe en un momento determinado. La adquisición de los nuevos conocimientos supone,
principalmente, el constante estudio.
Luto sensu, estudiar es leer y releer los textos fundamentales, atender las clases y
las disertaciones, investigar los asuntos pertinentes, reflexionar sobre los principios,
conceptos y temas que animan el quehacer, dialogar con los colegas y con los ejercientes
afines, visitar los archivos, etc. En pocas palabras, es profundizar por estos y por otras
medios en íos diversos aspectos de la amplia y variada materia archivistica,cuyodominio
se busca en lo posible.
Pero, sin duda, la tradicional consulta de los libros, revistas, folletos y otras
publicaciones sigue siendo el camino más usado y todavía el más efectivo para que las
novedades lleguen a los interesados.
Por esta razón no es exagerado afirmar que sin buenas bibliotecas especializadas
no hay ni habrá un desarrollo archivístico completo. En ellas no se encuentra todo 10que
se quiere conocer, pero sí bastante. Son utilísimas en la formación, la capacitación y la
actualizaciónde la gente del área. También constituyenun valioso instrumentode trabajo
para los archiveros y de apoyo para los investigadores. Su fomento es un deber; su
existencia una necesidad. Conviene que en cada país haya por lo menm una que satisfaga
las requerimientos académicos, educativos y laborales de su ámbito nacional. El lugar
apropiado para su funcionamiento puede ser la universidad, la escuela superior o el
archivo principal, pero esté donde esté la importancia de su servicio es innegable.
11
De ahí nuestra antigua preocupación para que la biblioteca archivística del Perú sea
la del Archivo General de la Nación bajo el nombre inspirador de Guillermo Durand
Flórez, su eficiente jefe entre 1964 y 1983. Los pasos dados en favor de este prop6sito
son alentadores, mas, para su acertada realización, el proyecto exige una mayor insistencia
de parte de las autoridades y de los usuarios del AGN.
Las bibliotecas archivísticas y, por tanto, las piezas que integran su colección son
irremplazables. Sin embargo, su falta -total o parcial-puede subsanarse en alguna medida
(muy pequeña, por cierto) con los materiales de enseñanza, preparados para acercar a los
estudiantes una selección de trabajos (o parte de ellos) en un tiempo señalado y con unos
fines concretos, es decir, para ahora ypara esto.
Los materiales de enseñanza -como los que aquí presentamos- sirven para intro-
ducir en el estudio archivístico o, si se da el caso, para fortalecerlo. Siempre son un punto
de partida; a lo más, un tónico vigorizante en el experto. En sus páginas se ofrecen distintos
datos y pareceres que deben ser asimilados racionalmente, pensados, y no en forma
mecánica ni torpe. Su característica más saltante es la pasibilidad de múltiple empleo por
el profesor; son aprovechables en la lectura, el debate, la tarea práctica y la evaluación.
12
En el repertorio se incluyen unos documentos por tener en cuenta en el estudio
archivístico y una bibliografía para empezar ...
13
INTRODUCCI~NAL A R C H N O ~
Elio Lodolini
15
En Italia, el plazo actualmente establecido para este pasaje, que en lenguaje técnico
se llama "transferencia", es de cuarenta años desde el momento en el que los documentos
no sirven más para la gestión de las diligencias en la oficina que 10s ha producido.
Ei instituto encargado de conservar los documentos producidos por las oficinas
estatales se llama "Archivo del Estado", mientras los documentos generados por las
oficinas de la región, de la provincia, del distrito o de otra entidad son integradas, siempre
después de cuarenta años, desde el momento en el cual no sirven más a la oficina, al
archivo histórico respectivo.
Puesto que el archivo, como hemos dicho, está constituido por documentos surgidos
en el curso del desarrollo de una actividad práctica, jurídica, administrativa y creados con
este Único fin, ellos tienen un carácter de autenticidad, de verdad, de imparcialidad, que
no tendrían si hubiera sido producido para el fin específico de transmitir noticias a la
posteridad, acaso modificándolas o embelleciéndolas, como sucede a menudo con una
narración o una crónica, las cuales no constituyen documentos de archivo. Además,
puesto que cada documento ha sido emitido en el curso de un procedimiento administra-
tivo y en el marco de las competencias generales de la oficina oel ente al cual pertenece,
él constituye el eslabón de una cadena y existe en cuanto existen todos los otros
documentos de la misma oficina o entidad, el uno ligado al otro, desde el origen, por una
conexión determinada por el modo mismo de funcionar de la oficina o entidad.
16
El archivo está constituido por dos elementos: el conjunto de los documentos y el
conjunto de las relaciones que median entre los documentos; así como un monumento
está constituido no sólo por piedras o por cal, sino también por el modo en el cual aquellas
piedras están dispuestas, sobre la base del proyecto concebido y realizado por su autor.
18
ARCHIVOS: BREVE INFORMACIÓN
SOBRE SU HISTORIA'
1. Discurso leído por el autor en su incorporacióncomo socio honorario del InstitutoHistórico y Geográfico
Brasileño,el 25 de noviembrede 1981.Traducidodel portuguéspor Eliseoe Inés Salvatierra (Lima-Perú).
19
residuos nucleares cuya radiación permanecerá peligrosa por diez mil años, el Gobierno
de los Estados Unidos investiga cómo mantener informadas a las ciento veinte genera-
ciones futuras del riesgo encerrado en estos depósitos. Los estudios realizados para la
Humun ínterference TuskForce atestiguan con desaliento que ninguna técnica moderna
asegura la durabilidad del soporte físico, ni la legibilidad de cualquier signo, por tan gran
lapso de tiempo. El mensaje de muerte en la basura de nuestros reactores atómicos es más
durable que el más noble papel, que la más rígida piedra, que los registros de nuestra
mejor sabiduría y que nuestros más hermosos sueños.
20
Correspondiendo en líneas generales a la Antigüedad, tenemos la era de losarchivos
en palacios y templos. De los siglas XII al XVI de la era cristiana, el período de los
registros o Trésur des charfes,en la cual reyes, príncipes, señores feudales y jerarcas de
la Iglesia guardaban, al lado de otros tesoros, los títulos que legitimaban sus tierras y
derechos. Dei siglo XVI al inicio del siglo XIX, el apogeo de los archivos de Estado,
considerados como instrumentos de poder de los monarcas absolutos, de las déspotas
esclarecidos, de los jacobinos revolucionarios de Francia y del imperio napoieónico.
Todas estas etapas pueden, entretanto, ser consideradas precientíficas ante la propuesta
de la Archivología moderna, empeñada en colocar los archivos a disposición de la
comunidad, como auténticos laboratorios de Historia, después de que cumplieran sus
primeras funciones junto a las administraciones.
Así,podemos iniciar la historia de los archivos por las tablas de arcilla, madera y
marfil encontradas en excavaciones en la Mesopotamia y dispuestas algunas veces en
escondrijos, como en el quinto cuarto del Templo de Nabú, en Khorsabad, y otras veces
lado a lado o apiladas en estantes de madera o banquetas de ladrillos o de arcilla,
eventualmente cubiertas de asfalto. Ora arrumadas en canastas, compartimientos de
cerámica o cajas de madera, con rótulos, indicando por fuera la naturaleza del contenido,
como se constató en el Palacio de Minos o en el sitio de Pilos, o aun colgadas en vigas
como parece ser el caso de las tablas perforadas de Nimrud.
Los archivos de Ebla, a sesenta kilometros al sur de Alepo, en Siria, constituyen un
magnífico ejemplo de esa era: sus 2,500 placas o fragmentos estaban dispuestos en dos
cámaras, la menor de las cuales contenía mil placas que aparecieron en las excavaciones
entre pedazos del edificio desmoronado. Las placas del lote mayor apilábanse en orden
en el suelo, aparentemente registradas después del incendio de las anaqueles de madera.
Las inscripcionesson en sumerio y en eblaíta, idioma semita emparentado con las lenguas
modernas del grupo cananeo, como el fenicio. Además de los relatos sobre comercio,
indicaciones lingüísticas para traducción y pronunciación de palabras sumerias, se
encontrarontrabajos de estudiantes, documentos administrativos, jurídicos, diplomáticos
y textos literarios. Entre estos un fragmento de la saga de Gilgamesh, el héroe asirio que
buscaba la inmortalidad.
El seguimiento nos lleva, inevitablemente, del Asia Menor a Egipto, cuya inmensa
burocracia se empleaba más en explorar el país como dominio del faraón que en
gobernarlo como nación en el sentido común del término. Los documentos eran herra-
mientas de trabajo para eso6 burócratas y ellos los producían competentemente durante
siglos, utilizando sobre todo el papiro. Para obtenerlo, prensaban y secaban una contra la
otra dos capas de hojas de la planta, dispuestas en el sentido perpendicular de sus venas.
21
Un material práctico, mas no tan durable cuanto desearían los egiptólogos de nuestros
días, perplejos delante de los muchos enigmas de la civilización que prosperó a lo largo
del Nilo. El papiro, que los egipcios legarían a los griegos, no fue el único material
empleado para el registro de la vida política, administrativa, económica y social del
imperio de los faraones. Las leyes que se destinaban a consulta frecuente, como el diario
oficial de las campañas de Thutmosis 111, fueron grabadas en cuero de animales. Cascos
de cerámica servían a las anotaciones efímeras y las tablas de arcilla con caracteres
cuneiformes y lenguaje estructurado a la manera babilónica parecen haber constituido
instrumento de comunicación corriente en tiempo de Amenofis 111 y IV,entre 1408 y
1354 antes de Cristo.
Guardados en cofres o vasos, los rollos de papiro se identificaban por los escritos
sumarios en el verso, de modo a aparecer enrollados, o por la descripción del contenido
en pequeñas tiras sobrepuestas.Llegó a nuestros días la lista cuidadosamente preparada
por un archivista de la vigésima dinastía sobre el contenido de dos vasos donde se
guardaban procesos sobre robos cometidos en cementeriosde Tebas y la persecución de
los ladrones.
Una lección oportuna que se extrae del estudio de la documentaciónde ese período
se relaciona, sin duda, a la inconveniencia de las administracionesexcesivamente buro-
cráticas y centralizadas. En el Papirus Judicial de Turín se lee al respecto de una
conspiración ocurrida en el templo de Ramsés 111, de 1198a 1167 antes de Cristo, cuando
la reina Tiji intentó deponer al marido y llevar al trono a su hijo. Una corte especial fue
creada para juzgarla y a los demás conspiradoresdentro y fuera del harén. De ese tribunal
participaban dos archivistas, Mai y Peremhab; ocurre que en el curso del juzgamiento,
algunas de las reales esposas, puestas bajo cuidado militar, sobornaron al oficial de
infantería y al capitán de la policía encargados de la custodia, visitaron la casa de das
jueces y se divirtieroncon ellos. Uno de los visitados fue justamente el infeliz archivista
Mai, que por eso perdió el empleo, la nariz y las dos orejas. El hecho por cierto escapa al
interés mayor de la historia formal, mas sobre ilustrar la importancia de los funcionarios
encargados de la organización de archivos en el cuadro de la burocracia egipcia,
permanentemente nos recuerda cuán similar es a sí misma la naturaleza humana.
22
rizador que, antes del uso extensivo de la escritura, se encargaba de testificar y retener
detalles de cada transacción hecha en su presencia, a fin de comprobarla en juicio o fuera
de él. La combinación de métodos archivísticos y notariales fue exportada a todas las
colonias griegas e iría a influir, a través de las institucionesromanas, en toda la cultura
occidental.
Los archivos públicos griegos comenzaron a formarse junto a los templos de las
ciudades y colonias con la publicación de leyes, contratos y acuerdos diplomáticos,
proverbios de oráculos y otros temas expuestosa la lectura de los ciudadanos. En Atenas,
en principio, cada magistratura poseía su archivo, conservado en el urkheon, mientras
que los registros documentales del areópago eran guardados en el templo de Minerva.
Más tarde, el archivo público pasó a ser preservado en una de las edificacionesdel ágora,
el ViejoBoukutérion, donde también se instalaría,en la primera mitad del siglo IV antes
de Cristo, el Métroon, templo de Cibeles. Cupo a esa diosa desempeñar, en relaci6n al
archivo nacional, una misión protectora similar a la que Palas Atenea desempeñaba en el
Partenón como guarda de los tesoros del Estado: velaba por la conservación de las
deliberacionesdel rurboulé, el consejo municipal, del démos, la asamblea, en uutdgrufos,
originales, y unffgrufos,copias; de las actas judiciales de interés público; de las cuentas
del gobierno; de las listas de efebos, alumnos de la academia militar; de los ejemplares
oficiales de las obras de los grandes trágicos.
Había otros archivosen Atenas ademásde éste, pero por el hecho de estar guardados
en el métroon,los documentos adquirían fe pública y a ellos recurrían los ciudadanosen
busca de copias de su interés. Los escribanos, hypogrammatéi obedecían a la orientación
de inspectores, grummatéi, y tenían a su servicio a los demosioi, esclavos públicos
calificados. Un untigrupheus se encargaba de inscribir en piedra ciertos registros. Un
nuevo edificio, el niénoon helénico,fue levantado al fin del siglo 11antes de Cristo: tenía
cuatro divisiones, una destinada a la residencia oficial, al norte, dos a los documentos y
la cuarta, situada entre éstas, al santuario de Cibeles, con su estatua esculpida por
Agorácrito, discípulo de Fidias.
La primera etapa de los archivos, aquellosque llamamos de Antigüedad Occidental,
se cerraría en Roma. Allá, los documentospúblicos era expuestosinicialmenteen tabulue
publicue en los edificios del Capitolio, destruidos en el primer período imperial por un
gran incendio. Los magistrados guardaban sus anotaciones, conientarii, en archivos
privados en las residencias, el tublinium. Los comentar¿¿de los sacerdotes, tratando de
asuntos religiosos, se conservaban en los templos y, en muchos casos, irían a dar origen
a los archivos públicos.
23
En 510 antes de Cristo, al instituirse la República se estableció en el almacén del
templo de Saturno el Aeruriurn, donde se guardaban, al lado del tesoro público, los
documentos oficiales, desde las leyes hasta, las consultas hechas al Senado. En 78 antes
de Cristo fue levantado el Tubularium, nuevo archivo oficial cuyas ruinas están en el
sector Este al Monte Capitolio, en Roma. Allí, hasta el incendio del 70 después del
nacimientode Cristo,una curiosa estructuraadministrativaconstituida por esclavas, servi
pirbiici, y hombres libres, uppuruures,cuidaba del orden cronológicode los documentos,
bajo el dudoso control de los escribas y cuestores (en el tiempo de Augusto) o de los
prefectos (en la época imperial), funcionariosde más alta jerarquía.
Los Censores mantenían su archivo en el urrium libertutis, cerca del Foro. Por toda
parte institucionesoficiales poseían sus mbuhrii; en el palacio imperial se estableció la
scriniu o srarariu, bajo la supervisión del mugister ufiiurum. Se podía escoger: Julio
César y Augusto, por ejemplo, preferirán depositar sus testamentos en el templo de Vesta,
bajo la custodia de las vírgenes vestales. Y mucha cosa reservada se quedaba en el
secretarium del palacio imperial, bajo la custodia de los funcionariosde confianza, cuyo
oficio de guardar secretos dio origen a la hoy tan laboriosa categoría de los secretarios y
las secretarias.
Loscumentarii de los magistrados, tan luego obtuvierancaracter público, en el final
de la República,pasarán a ser depositadosen archivos relativamente abiertosa la consulta
y eran guardadosen orden alfabético, tales como los cumenturiiprincipis imperiales. A
las partes interesadas se entregaban copias autenticadas de los cumenrurih A partir del
imperio, el depósitode las leyes y resolucionesen el archivo, necesario a su promulgación,
fue sustituido por la inscripción en los registros, lo que tendría influencia bajo los
procedimientosde la cancillería del Vaticano a 10 largo de toda la Edad Media.
Notable, en el caso de las institucionesromanas,es que estuvieranlejos de preservar
y perfeccionar un sistema de archivo central equivalente al de las ciudades griegas. Si
pareció ser ésta la intención de la República cuando encargó el cónsul Quintus Lutatius
Catulus construir el Tubularium con sus dos pisos de arcos, la idea no prosperó en el
imperio, que prefirió mantener los principales documentos diseminados en diferentes
lugares. La diseminación se acentuó cuando el Imperio fue dividido en dos, el de
Occidente y el de Oriente, y el gobierno occidental se tornó migratorio. Cuando Teodosio
encomendó una comisión para recopilar un código de leyes romanas, sus miembros
tuvieronque recurrir a losarchivosprovinciales y a varias fuentes privadas. Esos archivos
provinciales han ofrecido el modelo para la conservación de documentos por la Iglesia
Católica, un evento importante en el resguardo de la continuidad histórica de la civiliza-
ción occidental.
24
La desorganización del estado romano hizo que se transfiriese a las instituciones
locales del vasto imperio el encargo de guardar los documentos y prestar fe pública.
Notarios y defensoresplebis fueron asumiendo los encargos de los antiguos magistrados
y los privilegios de los exceptores y de los rabularii de las gesta municipalia. Poco
quedaría de los documentos imperiales o de los grandes feudos, y menos todavía de los
actos privados, excepto lo que se pone bajo el cuidado de las iglesias y monasterios. El
archivo pontificio, scrinium eccksiue romanae, data del siglo IV,cuando Dámaso 1 lo
hizo instalar en la Basílica de San Lorenzo, en la región de Prasina, cerca de las ruinas
del Teatro de Pompeya. En 649, fue transferido a la residencia del Papa, en Letrán.
Documentos vitales para la Iglesia pasarán a ser guardados, en los siglos siguientes, en
subterráneos y en diferentes locales, considerados más seguros para protegerlos de la
constante agitación política y de las efectos de violencia de la época. Al reordenar, junto
con la Cancillería Apostólica, los archivos de la Santa Fe, Inocencio III, al final del siglo
XII y comienzos del siglo XJII, inició la serie de registros pontificios que llegarán hasta
nuestro tiempo. Los archivos secretos del Vaticano se originan de la biblioteca secreta
de Sixto IV (1471-1484),en la que Paulo V, en 1612, hizo juntar losdocumentos aún más
antiguos que se habían depositado en la fortaleza de Sant’ Angelo y el entonces reciente
material de la nueva Cámara Apostólica.
25
cuanto del propio terreno disputado. Por esa época, los archivos notariales, que resguar-
daban derechos privados por toda Europa, adquirieron tal importancia que pasaron a ser
considerados propiedad inalienable, sólo posible de transferencia de un notario a otm,
preservándose a los herederos el derecho de cobrar las ventajas sobre los actos adminis-
trativos practicados por el sustituto.
26
r e p i t o n o s jurídicos y de información puestos al servicio de los Estados. Esta es la
motivación verdadera de la política concentradora que se extendería hasta el imperio de
Napoleón, según la máxima de que "un buen archivista es más necesario al Estado que
un buen general de artillería". Los archivos constituían los pañoles de los publicistas y
djplomáticos, estos guerreros sin armas, en permanente campaña para hacer conquistas
sin guerra, si posible, y vencerlas, si necesario, tornando la victoria sólida y compensa-
dora.
Nada más razonable que proteger los archivos de los enemigos y movilizarlos,
como se hace con los ejércitos, cuando se avecinan tiempos difíciles. Así,los húngaros
retiraron sus archivos por el Danubio, en una chalana (que desgraciadamente se hundió),
después de la derrota de Mohacs, ya en 1526, y fueron los pioneros de una política de
seguridad aplicada en todas partes a los acervos de documentos. Igualmente, no se puede
dejar de establecer relación entre la iniciativa de reunir en Sevilla, en 1781, toda la
documentación relativa a los derechos españoles sobre sus posesiones en ultramar, y la
creciente contestación de las demás potencias, en particular de Inglaterra, a esos mismos
derechos.
Durante la Revolución Francesa se proclamó un principio fundamental y revolu-
cionario que sólo algunas décadas después ganaría consecuencia: el de que los archivos,
propiedad de la nación, deberían ser puestos a disposición de todos los ciudadanos. El
régimen revolucionario cuidó aún de racionalizar la política archivística nacional, insti-
tuyendo, más allá de los archivos nacionales de París, otros en cada departamento y en
cada comuna de Francia. El episodio napole6nico contribuyó para confundir tanto la
directriz cuanto el criterio de organización de esta red archivística de modo que, aún en
1936, cuidaba el Gobierno francés de transferir documentos de los ministerios para los
archivos nacionales. De cualquier forma la centralización de papeles crearía, por todas
partes, tales problemas de indización y recuperación de datos que ni aun la Revolución
Soviética, en 1917, osó completarla. Y la disponibilidad de recursos técnicos para la
operación racional de tales acervos gigantescos es cosa de nuestros días.
La fase de los archivos nacionales tuvo, entre tanto, gran importancia por permitir
la recogida y la organización de los documentos que servirían de materia prima para la
constituciónde la moderna Archivología, cuyos principios se contienen en el Decreto del
24 de junio de 1794 de la Asamblea Nacional Francesa, Artículo 37: "Todo ciudadano
tiene el derecho de pedir, en cada depásito, ... la exhibición de los documentos allí
contenidos". Se trata de hacer asequible esa determinación, que envuelve problemas
mucho más allá de 10 que pensaban los diputados al redactarla.
27
El movimiento de interés por la Historia que se observa a mediados del siglo XiX
-y que la pujanza de este Institutocomprueba que en nada se ha enfriad- desempeña un
papel notable en el nacimiento de la moderna Archivología. Pero, fuera, de lo que
concierne directamente al interés de los historiadores, otras tareas serán atribuidas a los
archivos contemporáneos: sirven ellos como instrumento esencial a las actividades del
Estado moderno, sobre todo las de planeamiento; apoyan UM infinidad de áreas de
investigación en todos los campos científicos, ya sea permitiendo nuevas síntesis, ya sea
ahorrando el esfuetzo de rehacer caminos ya recorridos; buscan una extensión dinámica
hasta las primeras clases escolares,despertandoelinterés por la documentación,el sentido
histórico de la cultura, la conciencia del ser-nacional y del ser-humano.
Ciertamente, los problemas no son tan sólo técnicos. Aunque los Archivas Secretos
del Vaticano cumplen este año un siglo de apertura al conocimiento público, hay
obstáculospor todas partes al acceso de los archivos. Obstáculospolítim, cuestionesde
patentes, de seguridad, de propiedad de la Única mercadería que alguien puede vender,
mas, una vez expuesta, a todos pertenece: la palabra. Pueden ser justificados los obstá-
culos; por supuesto 10 son, en casos raros. Mas es una especie de deber profesional, tanto
de los archivistas cuanto de los historiadoresy de los hombres de ciencia, no mirarlos con
simpatía. En el reino de la Utopía, en el que firmemente creemos, nada se esconderá de
los ojos de todos.
Bibliografla Consultada
PORTO, Vicente Sobrino. Arquiv& na velha Roma. Arquivo & Adminktrapio. Rio de
Janeiro, Associasi90 dos Arquivistas Brasileiros, 7(1): 23-7, jan./abr. 1979
29
EL PROBLEMA FUNDAMENTAL DE LA ARCHIV~STICA:
LA NATURALEZA Y EL ORDENAMIENTO
DEL ARCHIVO'
Elio Lodolini
1. Si se pregunta a cualquier persona qué es un archivo, ésta tendrá una idea más
o menos vaga, asociada al concepto de "papeles viejos y p~lvoricntos'~ o, en el mejor de
los casos, al de "alguna cosa similar a una biblioteca".
Hasta aquí no habría nada de qué sorprenderse; pero uno comienza a sorprenderse,
si en lugar de a cualquiera, se interpela a un hombre culto, en cuanto, en el noventa por
ciento de los casos, también un hombre culto tiene del archivo una idea igualmente vaga
e imprecisa.
Y hay que maravillarse verdaderamente del escaso conocimiento general en temas
de archivos, si se considera que sin el archivo, sin la "memoria", no existiría una sociedad
organizada: es más, si queremos avanzar más, podemos decir que sin la memoria no
existiría la vida, por lo menos como nosotros la conocemos.
La memoria rige y gobierna cada acción, desde el DNA que conserva la memoria
30
genética de las células de cada ser viviente, al computador que hoy adoptamos cada vez
con mayor frecuencia. Una cadena ininterrumpida une las formas primitivas de conser-
vación y transmisión oral de la memoria y los primeros signos trazados por el hombre
prehistórico sobre las paredes de las cavernas, a los diseños cada vez más perfeccionados
y estilizados de los jeroglíficos egipcios y aztecas y de los ideogramas chinos, hasta la
codificación, en fin, del signo gráfico, transformándose en el cuarto milenio antes de
Cristo, en un símbolo, en código absolutamente separado de la representación del objeto
a describir, y todavía en otras formas de código no gráfico, Como la disposición de las
perforaciones en una ficha o de los impulsos magnéticos sobre un disco o sobre una cinta,
como el que he adoptado yo en el momento en el que escribía este texto. '
Memoria oral primero, memoria escrita con diseños o con códigos silábicos o
alfabéticos después, y finalmente memoria registrada con formas no gráficas, constituyen
las etapas de una evolución que se origina en la necesidad sentida por el hombre desde
los albores de la civilización, de conservar y transmitir elementos esenciales para la vida
del propio grupo social.
2. Para más amplias referencias nos remitiremos a: Elio Loddini, Archivisticu Principi e problemi, 4'.
ediaón, Miián, Franco Angeli, editor, 1987.
31
El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho mismo de la exis-
tencia de una persona física o jurídica, un ente, una oficina, y el desarrollo de sus
actividades normales. No se puede crear artificialmente un archivo, ni recoger juntos
documentos que tienen diverso origen, concernientes a un asunto determinado, para
formar un archivo.
Señala Vicenta Cortés que "la formación de los archivos es un proceso natural, es
decir que el destino de los documentos es el que marca su origen. De manera que no son
producto de la reunión erudita, la colecta programada ni la acumulación caprichosa de
doc~mentos"~.
3. Vicenta Coités Alonso. Maiwal de archivos municipales, Madrid, Asociación española de archiveras,
bibliotecarios, museólogos y dccumentaiistas, 1982 (Biblioteca profesional de ANABAD, 11, Estudios),
p. 20.
4. Antonia Heredia Herrera, Archivfrricu general. Teorfu y prbcficu, Sevilla, Diputación provincial de
Sevilla, 1986,pág. 59.
32
entre los documentos no existiría el archivo; es determinado, en cuanto une los documen-
tos según el modo en que éstos se disponen en el momento de su nacimiento.
También Antonia Heredia precisa que en la definición que ella da del archivo "se
dice (...) conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto
a coiecci6nfT5.
Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero
en tal caso es necesario aclarar el significado, en cuantose presta fácilmente a equívocos.
Observa Sir Hilary Jenkinson: "Yo querría que la palabra coleccibn fuese prohibida en
el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho"; es decir
que los archivos no son "coleccionados"' y Antonia Heredia precisa: "La idea de
colección es ajena al a r ~ h i v o " ~ .
Todavía más absoluta que entre archivo y colección de documentos (los cuales, por
lo tanto, por ser "documentos" deben haber sido producidos en el curso de una actividad
administrativa y para fines administrativos, también si sucesivamente, con la formación
de la coíección, se haya perdido el vínculo que los unía al origen), todavía más absoluta
que entre archivo y colección de documentos, decía, es la antítesis que opone el archivo
5. Ibidem
6. Hilary Jenkimon. The EnglishArchivist: anewprofessicm. Lecture for a new course in archive adminis-
tration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Selected Writings
ofSirHiluryJenkimon (Editors:Roger H. Ellis and Peter Walne). Gloucester. Alan Sutton. 1980,pp. 236-
259, en las cfr., p. 238.
7. A. Heredia Herrera, &ra citada, pág. 101
33
a otro tipo de institución, que en la opinión común es, sin embargo, habitualmente a 61
aproximado: la biblioteca.
Querríamos precisar otro aspecto importante del archivo: Hemos dicho que los
documentos de un archivo son producidos, en sus orígenes, exclusivamente por un fin
jurídico-administrativo y no por un fin cultural. Y bien, precisamente esta circunstancia
hace que aquellos documentos, una vez que el curso del tiempo haya hecho decaer los
originarios fines jurídico-administrativos, adquieran especial valor para fines culturales.
En otras palabras, el contenido jurídico-administrativo de los documentos es fundamental
también para conferirles una importancia especial para fines de estudio (por ejemplo, para
la búsqueda de material histórico); mientras textos no archivísticos, como por ejemplo
una crónica, redactados con fines culturales, tienen un valor cultural muy inferior.
4. De cuanto hemos dicho hasta ahora, podemos sostener que para formar un
archivo es necesario mucho más que la suma de los documentos que lo componen.
34
valor cuando es separado de las precedentes y subsiguientesy arrancado del Corpus al
cual pertenecía"'.
Igualmente precisa es la afirmación de Michel Duchein: "El documento de archivo
(...) no tiene razón de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto.Este, se coloca
en el seno de un proceso funcional del que constituyeél mismo un elemento, aunque sea
mínimo. El documento de archivo no está jamás concebido, al principio, como un
elementoaislado. Este, tiene siempre un carácter utilitario,que puede aparecer claramente
sólo si ha conservadosu sitio en el conjuntode los otros documentosque lo acompañan"9.
Y además: "Corno consecuencia, es esencial para la valoración de un documento cual-
quiera, saber exactamente quién 10 ha producido, en qué circunstancia,en el marco de
qué proceso, con qué fin, para qué destinatario, cuánto y cómo ha sido recibido por este
último, y por qué vías ha llegado a nosotros. Tal conocimiento -agrega Duchein- no es
posible sino en la medida en que el conjunto de documentas que lo acompañan haya sido
conservado intacto, bien individualizado y sin confusión alguna con documentos de
origen diferente, aunque concernientesal mismo objeto"".
Para Antonia Heredia, el "carader serial" es "una de las notas más significativas"
de "los documentas de archivo"11.
En conclusión, yo creo que para que pueda hablarse de "archivo" son necesarios
dos elementos: el conjuntoorgánico de los documentos que lo constituyen y el conjunto
orgánico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos.
Un archivo puede ser comparado a un monumento, el cual está constituido por las
piedras, por los ladrillos, por la cal, por los mármoles y maderas preciosas, por las
decoraciones, etc., empleados en su construcción y por las relaciones que transcurren
entre estos elementos materiales; es decir, del modo en que aquellas piedras, aquellos
ladrillos, aquellos mármoles, han sido dispuestas en el proyecto del creador y en la
realización del constructor. Aquellas mismas piedras, mármoles, etc., dispuestos en un
montón informe o de cualquier modo diferente del original, no constituirían jamás el
monumento, aunque se tendría una masa exactamente idéntica a él.
35
El mismo argumento se puede dar para el archivo; antes, bien, en el caso del archivo,
éste es todavía más válido, porque cada documento que forma parte de él es diferente de
todos los otros.
En este punto es necesario hacer otra precisión concerniente al momento en que
nace el archivo; es decir, es necesario preguntarse en qué momento un conjunto de
documentos se convierte en "archivo".
Y hablando de "ordenamiento del archivo" nos referimos, no a la disposición que
se da a los papeles en su origen, cuando éstos se sitúan en la oficina o ente productor; sino
al orden que debe darles el archivero cuando los papeles llegan a la Última y definitiva
fase de su vida, es decir al "archivo" propiamente dicho, o archivo histórico, o archivos
sin otros agregados o, según la expresión de reglamentos archivísticos franceses, "archi-
vos definitivos". Nos referimos por lo tanto, a la obligación o deber del archivero como
funcionario científico al cual el archivo es confiado.
Tratamos por consiguiente de seguir las fases de la vida de los documentos, desde
el acto de su producción hasta el destino definitivo, por lo menos, cuando éstos son
producidos por un ente u oficina (los archivos de personas físicas tienen formas diversas
de gestión y cuanto aquí decimos no se adapta exactamente a ellos).
Lm documentos, hemos dicho, están producidos por una oficina o por un ente
exclusivamente por las necesidades del propio funcionamiento y como consecuencia de
ese funcionamiento. Estos, reciben por lo tanto, un orden que depende directamente de
las competencias, de los procesos, de la praxis de aquel ente u oficina; un orden que refleja
el modo de funcionar de aquel ente u oficina. Si estos organismos cambian de competencia
o cambian el modo de funcionar, cambia también como consecuencia, el modo en que,
desde ese momento en adelante, los papeles están dispuestos en el instante de su
nacimiento.
Los documentos entran a formar parte de un conjunto que, según las diversas
opiniones que se tienen sobre el momento en que nace el "archivo", se indica como
"archivo corriente" o "archivo de gestión" por quien sostiene que el archivo nace en el
momento mismo en que los documentos son producidos o como la que en italiano se
llama también "registrahtra"corriente'* o con otra denominación; por lo tanto difenente
36
de "archivo", por quien sostiene que el archivo nace solamente cuando los documentos
a ha producido, y han
han agotado su utilidad administrativa para la oficina o ente que l
adquirido sin embargo, un exclusivo interés para fines de estudio.
Más bien por la precisión, en algunos casos se sostiene que existe también una fase
precedente, "pre-archivística", en la cual los documentos están en curso de tramitación
en la oficina o ente productor. Así en Francia, los documentos son primero gestionados
por la oficina productora, y sucesivamente, después de concluida cada diligencia, éstos
son clasificados, es decir se les da un orden originario.
37
Por lo tanto, con osin la fase que podemos llamar, para entendemos,"de cancillería"
(o, con Tancdi, de "secretaría"), los documentos concernientesa los asuntos en curso o
aquellos recién concluidos son conservados en el "archivocorriente" (o, como lo llaman
varios colegas españoles, entre ellos Vicenta Cortés y Antonia Heredia, "archivo de
gestión") o "registratura corriente" (si consideramos que los papeles no constituyen
todavía un "archivo").
Después de un período de tiempo más o menos largo, y que por lo tanto podemos
indicar genéricamenteen algunos años por la fecha de la conclusión del asuntoal cual se
refieren los documentos -no por la fecha de los documentos porque el "asunto" al cual
ellos se refieren, puede durar pocos días o muchos decenios-, los documentos, o mejor
los expedientes, los legajos, los registros, los volúmenes, pasan del archivo corriente o
registratura corriente a un "archivo de depósito" (así llamado por quien sostiene que los
documentos no constituyen todavía "archivo", en cuanto se encuentran todavía en la
oficina productora y son aún útiles a ella por sus fines institucionales).
El archivo de depósito o registratura de depósito, efectivamente, se encuentra
todavía en el ente u oficina que ha producido los documentos, y aquí son conservados,
porque, si bien su uso es menos frecuente, pueden ser consultadosde tanto en tanto para
la tramitación de los asuntos de competencia del ente u oficina que los ha producido.
39
cualquier institución privada o pública que hayan sido considerados merecedores de su
preservación permanente con fines de investigación, o para referencia que han sido
depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística"' . Y
En el Diccionario de terminología archivística internacional, publicado por el
Consejo Internacional de Archivos en 1984, la definición de archivo en inglés y en francés
es notablemente diferente: en el texto inglés son definidos archivos solamente los
conjuntos de documentos "no corrientes", mientras en el texto francés se indican como
arcbivos también los conjuntos de documentos corrientes ("cualquiera que sea su fe-
cha") ".
40
6. Pero "archivo" o no archivo todavía, las fases de la vida de íos documentas que
sean ahora consideradas no tres, sino cuatro, parece de hecho una opinión largamente
difundida; aunque a menudo se habla aún de "tres" fases una de las cuales es sin embargo,
subdividida en dos partes.
Análoga nos parece la opinión de Vicenta Cortés, la cual, refiriéndose a los archivos
municipales -pero evidentemente la cuestión teórica es válida para cualquier categoría
de archivos públicos- habla de tres edades, pero indica cuatro fases de la vida de los
documentos: "archivo de gestión (en las oficinas), archivo central administrativo (de la
institución), archivo intermedio (dep6sito temporal) y archivo histórico (dep6sito fi-
na~)"".
También Antonia Heredia habla de tres edades, pero divide la segunda en dos
períodos, diversificados también desde la fecha de los documentas conservados en los
respectivos depósitos: "archivo central de la instituci6n (10/30 años)" y "archivo fuera de
la institución (30/50años)"22.
Y Ana Duplá del Moral: "La documentación de los archivos municipales como la
del resto de los archivos de organismos públicos -sentada la base de que dicha docume-
tación mantiene una relación de continuidad-, atraviesa cuatro fases o estadios desde que
ha sido producida. Estas fases se conocen como archivo de gestión o de oficina, central
administrativo, archivo intermedio y archivo h i s t ó r i ~ o " ~ .
20. Ministére des Affaires culturelles. Direction des Archives de France, Association des Archivistes franpis,
Manuel d'archivistique.Paris, SEVPEN, 1970, pág. 123.
21. V. Cortés Alonso, obra citada, pág. 20
22 A. Heredia Herrera, obra d a d a . págs. 109-112
23. Ana Duplá del Moral, PIan regiotial para los archivos municipatesde la Comurudadde Madrid, Madrid,
Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. Secretaría general técnica, 1985
("Archivos, Estudios",vd.l), pág. 20.
41
Por lo tanto, aunque sean tres o cuatro las fases de la vida de los documentos, es
necesario subrayar que:
Esta intervención, que los colegas estadounidenses definen como records nianage-
nient, va haciéndose siempre más amplia, tanto que precisamente en los Estados Unidos
hay ahora una distinta especialización profesional entre los archivists y los record
nianagers,sefialada también por el Consejo Internacional de Archivos y que ha dado lugar
también a la constitución de dos asociaciones profesionales diversas.
42
dencia"; o mejor dicho y más claramente, según el "principio de respeto al orden original
de los documentos".
Preferimos esta segunda expresión, en cuanto ella, como hemos dicho, nos parece
más clara que la primera, aunque ambas son habitualmente adoptadas como equivalentes
una de la otra. En efecto, sin embargo, decir "principio de procedencia" puede querer
decir, respetar el orden original de los documentos, pero puede tener también el mismo
significado de la expresión francesa "respect des fonds"; cuando el "respect des fonds"
fue prescrito por primera vez, en 1841, la expresión significaba simplemente que no
debían ser mezclados documentos pertenecientes a fondos diferentes, mientras en el
significado que señala el Diccionario internacional de terminología archivística editado
en 1964a "respect des fonds" se atribuye el significado de llevar cada documento al lugar
de origen%.
Las dos expresiones, repetimos pueden ser adoptadas como sinónimos, o bien, con
los dos significados diferentes entre ellos. Por ejemplo, en los documentos finales de la
"Primera Reunión Interamencana sobre Archivos", desarrollada en Washington del 9 al
27 de octubre de 1961bajo la dirección del Dr. Schellenberg, les fueron atribuidos dos
significados distintos. Así éstos están precisados en la "Resolución No. 5, Ordenación
archivística", en la que se recomienda:
"Artículo 1. Que el principio de procedencia archivística y el principio del orden
original sean las normas sobre las cuales se edifique la ordenación de los fondos
documentales orgánicos latinoamericanos, sean estos públicos o privados.
Artículo 2. Que se adopte la siguiente formulación en español:
43
También en el Diccionario de terminología archivística de 1984 las dos definiciones
son análogas. Bajo la voz inglesa "Principle of provenance" y la francesa "Principe de
respect des fonds, principe de provenance", traducido al español como "Principio de
procedencia", se lee que se trata del "principio fundamental por el cual los documentos
o archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados Con aquellos de otra
procedencia; este principio comprende a veces también el principio del respeto del orden
primitivo" (mientras en el Diccionario de 1964, como hemos dicho, aquel estaba siempre
considerado equivalente a este Último).
Deber del archivero cuando los documentos llegan al archivo es, ante todo, respetar
el orden originario de los documentos, si éste ha sido mantenido.
España tienen una interesante tradición en este sentido. Ha escrito Vicenta Cortés
que los principios archivísticos dictados por Felipe 11 en 1588 y adoptados en el archivo
de Simancas "detallan claramente el respeto al origen de los fondos y al ordenamiento
original dado por las oficinas productoras, con cuyos inventarios llegaban al archivo"".
26. Vicenta Cortés Alonso. La escritura y lo escrito. Paleograflay Diplomática de Espaíray América en los
siglos A" y A"I, Madrid, Ediciones de Cultura Hispánica. Initituto de Cooperación Iberoamericana,
1986.pág. 54. Cfr. también Vicenta Cortés Alonso, Las Ordenanzas de Simancas y laA&in¿stración
castellww, en Actas del IV Sympesium de Historia de la Administración, Madrid, Instituto Nacional de
Administración Pública, 1984, págs, 197-224
44
bastante más difícil, de reconstruirlo, aboliendo las modificaciones aportadas al orden de
los documentos por sucesivas reorganizaciones.
Reconstruir el orden originario de los documentos es una tarea muy difícil, cuando
la Única guía para este trabajo son los documentos mismos, que el archivero debe
examinar con paciencia y sobre todo con inteligencia y con una Sólida preparación
profesional. Se trata de reconstruir, sobre la base de los documentos, la historia interna
de la institución que los ha producido, la historia de las variaciones de las competencias,
de la estructura y del modo de funcionar del ente, y por 10 tanto de su modo de producir
y organizar los propios documentos desde el origen. Se trata de seguir todas las variacio-
nes de estos elementos en el tiempo y, en consecuencia, de lograr conocer cómo, en las
varias fases de su vida y de su actividad, la institución productora disponía los documen-
tos. Los grandes eventos de la historia política, con frecuencia no influyen del todo sobre
la originaria disposición de los ppeles, mientras una simple modificación de la estructura
interna de una oficina o de su praxis administrativa lleva a una alteración d e s d e aquel
momento en adelante- de la disposición de los papeles en el origen.
El trabajo más similar al del archivero es, a mi modo de ver, el del arqueólogo, el
cual de la excavación de las ruinas de antiguos monumentos rotos y sepultados, de la
recuperación de fragmentos más o menos completos, llega a reconstruir tal como estaba,
la disposición originaria de los hallazgos, y por lo tanto a reconstruir el templo, la
fortaleza, la villa, la ciudad. No siempre el arqueólogo logra este resultado, si los hallazgos
son excesivamente incompletos, o si éstos han sido manipulados o retocados; así como
no siempre el archivero logra reconstruir el orden originario de los documentos de un
archivo o de un fondo archivístico, cuando éste ha sufrido demasiadas pérdidas o
destrucciones.
También la búsqueda por parte del usuario del archivo, debe seguir la misma vía
que el archivero ha recorrido en su trabajo. No tiene sentido entrar en un archivo y pedir
"¿qué hay en este archivo sobre tal tema, sobre tal materia?" La pregunta formulada
correctamente es: "icuál era, en el período que me interesa, la oficina competente para
45
tratar aquella determinada materia o aquel deteminado asunto, y cómo funcionaba, y
cómo en consecuencia, disponía sus documentos?"
Ellos preguntan: ¿''Pero por qué vosotros, archiveros, queréis reconstruir el orden
originario de los dwumentos? ¿Nosería más simple disponer los documentos en cual-
quier otro orden -alfabético, geográfico, cronológico, o mejor todavía por materias- que
facilite la búsqueda también con la ayuda de un ordenador?"Y precisamente en nuestra
época, en la cual el ordenador entra cada vez más ampliamente en tantas actividades,esta
27. Informe de Francisco Eonaini al Ministerio de Instrucaón Pública, del cual dependían los Archivos
toscanos, fechadoen Florhcia, el 23demarzode 1867. El informe era entonces inéditoy ha sido publicado
después por Antonio Panella, con una breve presentación, bajo el tffulo L'ordnmento sronco e lu
formazione di un Arcluuo generale (I'archivw dei Frari, o Archivio di &ato a Venezia) in una relazione
inedita di Francesco Bonaini; en "Archivi",s. 11, a. 111, Roma, 1936, pás, 37-39. Ha sido después
nuevamente publicadopor Antonio Panella. Scrirti archivistici, por Arnaldo d'Addano, Roma, Ministero
delf'htemo, 1955 ("Pubblicazioni degli Archivi di Stato", vol. XIX), págs 215-218.
46
pregunta, aparentemente atrayentee indudablementeinsidiosa,vuelve a hacerse insisten-
te.
Sin duda, para el archivero sería mucho más fácil disponer los documentos en un
orden cualquiera, por él mismo elegido, antes que realizar cada vez el largo, complejo y
difícil estudiopara identificarcual era el orden originariode losdocumentosde un fondo,
o para llevarlos a aquel orden.
Pero el resultado de ordenamientos del género -alfabéticos, geográficos, cronólo-
gicos, y sobre todo por materias- sería desastraso; y, sobre todo, abundan los ejemplos
de aquellos ordenamientosrealizados, como ya hemos recordado, entre el siglo XVIIi y
el X K
No s610 se facilitaría, y s610 en apariencia, una determinada búsqueda o un
determinado tipo de búsqueda,volviendo i m p i b l e todas las otras, porque se permitiría,
quizás encontrar este o aquel documento, sino también el documento solo, separado del
propio contexto, desmembrado de los otros del mismo fondo y de la misma serie, y por
10 tanto privado de gran parte de su valor.
Aquí señalamos todavía cuanto hemos dicho al principio, es decir, que un archivo
no es una suma de documentos, y que cada documento existe en cuanto forma parte de
un conjunto orgánico y tiene su exacto significado, en cuanto constituye el eslab6n de
una cadena. Esta consideración es válida no sólo para el archivero, sino también para el
usuario que realiza su búsqueda en el archivo: también para él, encontrar el documento
s610 significaría bien poco.
No es la información contenida en el documento 10 que interesa, y la archivística
no es una "ciencia de la información" (como muy frecuentemente se dice), o solo una
"ciencia de la información", sino que tiene un contenido mucho más amplio; 10 que
interesa es el significado pleno de cada documento, que se evidencia solamente a través
del vínculocon todos los otros documentos del mismo archivo; lo que interesa es conocer
Cómo este documentoha sido producido, en el curso de qué procedimientoadministrativo
y con qué validez jurídico-administrativa.
Dos documentas pueden parecer iguales entre sí y tener idéntico "valor informati-
vo" en cuanto contienen la misma información;pero su "valor archivístico"puede ser del
todo diferente, si diferente es su contenidojurídico-administrativo, el cual es esencial, no
sólo en el momento en que el documento ha sido producidopara los fines administrativos
propias del ente productor, sino también cuando éste, por el curso del tiempo, ha perdido
interés para el ente que lo ha producido y es utilizado para fines de estudio.
47
Pero hay una ulterior consideración que hacer, una consideración que, a mi modo
de ver, debería estar en la base de la actividad de cada archivero.
El "hacer encontrar los documentos" a los~usuariosde los archivos podía ser un fin
válido en los albores de la disciplina, antes que ella lograra su madurez, pero no lo es ya
hoy, en cuanto la Archivística es una ciencia, completa en sí misma, con una metodología
propia, y del todo autónoma con respecto a otras ciencias con las cuales tiene sólo aquellas
relaciones recíprocas que unen todas las ciencias y especialmente aquellas que obran en
campos disciplinarios afines.
Podemos hacer una fácil comparacidn con otra ciencia, no lejana de la nuestra: la
Diplomática. Es notorio que la Diplomática nace para descubrir la falsedad de los
documentos: pero hoy nadie afirmana que el fin de la Diplomática es el de "descubrir la
falsedad de 105 documentos".
Finalidad del estudio de las Matemáticas es la de hacer progresar siempre más las
Matemáticas. Que después el progreso de las Matemáticas sea Útil a muchos otros fines,
es una consecuencia y no la finalidad de las Matemáticas. Otro tanto podemos decir para
la Filosofía: un filósofo es un óptimo programador de computadoras, pero nadie osaría
decir que la Filosofía sirva para programar las computadoras.
48
son satisfechas las búsquedas de los usuarios de los archivos. Pero esta, repetimos, es una
consecuencia, no la finalidad, del progreso de la disciplina.
Y diré más. Si un archivo fuese puesto en desorden diez o cien veces, y después
cada vez confiado a un archivero diferente para ser ordenado, y siempre que los principios
de la ciencia archivística hayan sido cada vez correctamente aplicados, a cada re-ordena-
miento concluido, el archivo deberá volver a tener siempre el mismo orden. Creo que esta
consideración haya empujado -quizás inconscientemente- a Georges Bourgin a definir
a Eugenio Casanova, el máximo teórico de la archivística en la primera mitad de nuestro
siglo, como "un gran matemático de los archivos"28.
Con frecuencia es difícil hacer entender todo esto al usuario que se acerca por
primera vez a un archivo sin tener suficiente preparacibn archivística. Muchos usuarios,
si bien cualificados, están sin embargo absolutamente desprevenidos, y sostienen que el
28 Al primer Congreso Internacionalde Archivos, París, 1950, cfr. "Archivum",1, París, 1951, pág. 69.
49
archivo es algo similar a una biblioteca que conserva documentos en lugar de libros. Es
esta una amarga constatación, que los archiveros, situados en las salas de consulta de los
respectivos archivos y para la guía de los usuarios en sus búsquedas, deben repetir con
frecuencia.
Entre los muchos testimonios, traemos una afirmación del colega francés Bertrand
Joly, quien escribe que "salvo excepciones, los funcionarios, los empleados y los
historiadores, los que transfieren a los archivos y los que los utilizan, son archivística-
mente "ignorantes", y que "la incompetencia de muchos Universitarios en materia de
archivos, comprobada cada día, es verdaderamente e ~ c a n d a l o s a " ~ ~ .
Esto demuestra qué poco los autores de este pedido conocían los archivos y la
archivística. Uniforme puede y debe ser la metodología del ordenamiento y del inventario
(y no había ninguna necesidad de pedir esta "uniformidad", dado que ésta en Italia estaba
ya prescrita por una norma de derecho positivo, que anteriormente hemos citado, que se
remonta a 1875);pero precisamente porque en base a esta metodología cada ordenamiento
archivístico tiende a llevar los documentos al orden originario que les fue dado por el ente
productor, el resultado final de cada ordenamiento archivístico será diferente del de todos
los otros, o por lo menos del concerniente a otras categorías de entes u oficinasm.
Del escaso conocimiento de los archivos y de la Archivística por parte de muchos
historiadores italianos, se tiene además la prueba en la respuesta a otra pregunta: más de
29. "Sauf exception, les fonctionnaires, les entrepreneurs et les historiens, cpux qui versent les archives et
ceux qui les utilisent, sont archivistiquement des ignorants", y en nota: "L'incompetence de beaucoup
d'universitaires en matére d'archiws, chaquejour verifiée, est veritablement scandaleuse": BertrandJoly,
Lesarchivescontemporninesont-ellesunavenir?,en "La Gazette desarcbives", nn. 134-135,París, 1986,
@gs. 185-193,donde las frases aquf mencionadas están en las págs. 193, nota 13.
30. Dentro del mismo ente se puede tener una uniformidad de disposiciónor¡g¡nana de los doaimentos entre
oficinas del mismo tipo: por ejemplo,en la organización administrativadel Estado italiano, en 1940 fueron
dictadas normas uniformes para la tenencia de los papeles de la Prefectura. Análogamente, la autoridad
queejerce la vigilanciaen determinadascategoríasdeentes puededictar normas uniformes para la tenencia
de los papeles de entes del mismo tipo: así sucedió en Italia en 1897 para los Municipios. Los archivos
municipales italianos desde 1897 en adelante, presentan por lo tanto una uniformidad en la disposición
originaria de los documentos y en consecuenaa, en eventuales trabajos de ordenamiento se estará frente
a una uniformidad a respetar.
50
la mitad de los historiadores interpelados afirmó que la Archivística no es una disciplina
autónoma, y casi la mitad de los mismos historiadores declaró que no deberían existir
cátedras de Archivística en las universidades.
Creemos, por 10tanto, que el colega Joly no está del todo equivocado al denunciar
la "escandalosa ignorancia" de muchos universitarios en materia archivística.
Más allá del Océano, la colega Virginia C.Purdy ha denunciado, en un brillante y
agudo artículo, la "archivofobia" de muchos usuarios de los archivos, los cuales querrían
encontrarlos ordenados en base a sus temas de búsqueda, y ha afirmado que se trata de
una... enfermedad muy difundida entre "colleagues in the histarical p r ~ f e s s i o n " ~ ~ .
31. Virginia C Purdy, Archivuphbia: itS causes and cure, in "Prdogue",Journal of the National Archives.
Vol 15, u* 2 Washington, Summer 1983, págs. 115-119.
51
LOS ARCHIVOS, MEMORIA DE LA HUMANIDAD'
Jean Favier
Antes de ser la materia prima con que se escribe la historia, los archivos fueron,
han sido y son el arsenal de la administración y el reflejo inmediato de la historia a medida
que se va haciendo.
Así, desde la más remota antigüedad, los archivos públicos se constituyen como
memoria del Estado, mientras el individuo constituye por su cuenta sus propios archivos
como memoria de su propia actividad o de la de su familia. De 10 que se trata es de
conservar el recuerdo de la acción de hoy día, para que sirva de base a la de mañana.
Los soportes del archivo son variada, tan variados como los objetos. Según las
civilizaciones y las técnicas, se han ido sucediendo la tableta de cera y la de arcilla seca,
la concha y el t r a o de barro cocido, el papiro y el papel, el mármol incluso. Han llegado
así hasta nosotros, para servir de base a una historia que los administradores de entonces
difícilmente podían imaginar, la correspondencia de los antiguos reyes del Cercano
Oriente, el catastro del Imperio Romano, la estructura del patrimonio de la Iglesia de
Roma o dePde Guillermo el Conquistador.
Lo que todos esos documentos tienen de común, aparte del hecho de que surgieron
de la vida activa y que su finalidad no era servir al historiador futuro, es su relativa
perennidad. Una tableta o un trozo de mármol apenas se gasta el ser leído, y el frágil
papiro, que con las manipulaciones sufre tanto como conla luz, no experimenta el menor
daño cuando la mirada lo recorre.
Los documentos de este tipo tienen además otra caracteristica común: la unicidad.
Es cierto que la misma acta puede volver a copiarse indefinidamente. De todos modos,
52
ninguna de esas copias es semejante a la otra y cada una aporta a la historia los elementos
de su propia originalidad.
Entre los medios de esta organización, debe citarse el inventario en las diversas
formas -alfabética, cronológica, topográfica, metódica- que puede adoptar la inscripción
en un repertorio de todos los documentos conservados con vistas a facilitar su búsqueda.
En la Antigüedad existían ya tales repertorios, cuyo uso se generalizó en la Edad Media,
sobre todo a partir del siglo XII.
Estos archivos tradicionales tienen sus fallos. El primero de ellos es la vulnerabili-
dad de los documentos frente a todos los agentes de destrucción, entre los cuales debe
señalarse en primer lugar el fuego, terror de las antiguas ciudades. En el transcurso de los
siglos los incendios han destruido algunos de los fondos decumentales cuya ausencia
lloran hoy los historiadores, incapaces de averiguar lo que en ellos se conservaba.
Pero hay otro azote del que los archivos sufren desde que existen: la sustracción o,
dicho sin eufemismo, el robo. Junto a los cam relativamente poco frecuentes de robos
con todas las agravantes son numerosísimos los c a m de desaparición originada por la
negligencia de los hombres que olvidan devolver a su sitio los documentos que consultan
para su trabajo cotidiano. Si los archivos hubieran sido menos Útiles, hoy estarían más
nutridos.
53
estructuras del pasado. Para el archivero, el interés histórico del documento era compa-
rable a su valor como título jurídico. No s610 se conservaban los archivos sino que se
constituían colecciones de documentos históricos, tanto a base de originales como de
copias. Los grandes mecenas enriquecían su biblioteca con estas colecciones facticias en
las que hoy encontramos piezas de archivos más o menos sustraídas de su fondo original.
Los eruditos surcaban Europa en busca de inéditos, haciendo provisión de copias para su
propio uso y para el de sus amigos. Esas copias son hoy a menudo el Único medio de que
disponemos para conocer ciertos textos esenciales, desaparecidos con ocasión de un
incendio o por otras causas.
El despertar del interés por la historia transforma radicalmente las normas del oficio
de archivero. Este, cuya función se orientaba hasta entonces hacia la utilidad inmediata
de la administración, se pone ahora al servicio del historiador y, más generalmente, al del
mundo contemporáneo. Esa preocupación histórica conduce incluso, en el siglo XIX, a
un reforzamiento de las prioridades, y el archivero, erudito de formación, da preferencia
al servicio del historiador sobre el de la gestión contemporánea. No es de extrañar que el
siglo cuya historia resulta en numerosos aspectos más dificiles de escribir -simplemente
porque sus hombres se preocupaban poco de los historiadores futuros-sea precisamente
aquel durante el cual se desarrollaron las teorías positivistas de la historia. El interés se
volvía hacia el pasado, olvidando que un día el presente sería a su vez pasado.
Fue en el siglo XIX cuando la mayoría de los países crearon esas grandes coleccio-
nes de inventaria, esas nutridas series de publicaciones, esos ficheros exhaustivos gracias
a los cuales ha podido progresar la historia.
54
casa o interpretación de obra musical en la que por uno u otro concepto no se vea
implicado el Estado: el Estado autoriza, prohibe, reglamenta, ayuda, grava con impues-
tos... Quiere decirse que los archivos públicos reflejan el conjunto de las actividades de
una colectividad.
Otro factor que trastoca completamente la situación del archivismo es, naturalmen-
te, el progreso de la tecnología documental. En un siglo hemos pasado de la pluma al
bolígrafo, del copista a la máquina de escribir eléctrica, a la multicopista, la fotocopia, la
xerografía. Mientras que el documento Único era antes la regla, ahora es la excepción.
La primera consecuencia de esta multiplicación de los archivos es que nadie puede
administrar por sí mismo la masa de documentos que, sin ser todavía de utilidadcotidiana,
sigue presentando un interés suficiente para que no se los destruya. De ahí la necesidad
de que los especialistas -documentalistas o archiveros- tomen a su cargo el destino de
esos archivas "vivientes".
La técnica del microfilm pasa por ofrecer una solución general a todas las dificul-
tades-derivadas de la gran masa de nuestros documentos y de los altos costos de su
conservación.Y, ciertamente, si sólo tuviéramos en cuenta el precio del metro de película
virgen, podríamos maravillarnos de que quepa en una cajita 10 que tantos metros
cuadrados ocupa en un depósito costoso de construir. En cambio, si se piensa en el trabajo
que cuesta preparar las documentos para microfilmarlos, si se computa la masa de salarios
que exige la operación propiamente dicha y si no se olvida la amortización del material,
nos percatamos de que microfilmar un fondo de archivos a fin de conservarlo en pequeño
volumen cuesta dos veces más que construir un edificio especialmente destinado a la
conservación de ese misma fondo.
Aesto se añade otro inconveniente, de no menor entidad: en la mayoría de los países
no se reconoce al microfilm ni como título ni como prueba judicial, porque elimina
muchos elementos del análisis y del peritaje.
55
Ello no obsta en modo alguno para que el microfilm ofrezca al archivero de nuestros
días las incontables ventajas que entraña su escaso volumen. Gracias a esa virtud, es hoy
el instrumento insustituible para toda clase de documentos poco accesibles directamente
por 10 lejano de su ubicación.
56
de la psicología colectiva y la sociología religiosa de las épocas pasadas. La historia de
los precios y las técnicas, la historia de la higiene y la de las formas de religiosidad figuran
íntimamente mezcladas entre los temas de interés que los investigadores estudian en los
archivos.
%
Pero, al mismo tiempo que el historiador escruta un pasado aún cercano, el
ciudadanovela celosamente por su derecho a la intimidad de una vida privada y familiar.
He aquí otro problema que no conocieron los archiveros del siglo pasado. Abrir genero-
samente los fondos más recientes, facilitar un análisis científico de nuestra época y
garantizar la transparencia de una administracih que debe rendir cuentas a la nacih,
pero al mismo tiempo proteger a cada persona frente a las curiosidades indelicadas y a
las presiones individuales: he aquí unos deberes contradictorias que vienen a añadirse a
la deontología milenaria del archivero.
Una cosa son los derechos humanos, otra el derecho de gentes.El desmembramiento
de los grandes imperios, ya en la Edad Media y particularmente desde hace dos siglos,
ha obligado a muchos pueblos a buscar en el extranjero los archivos que permitan
documentar un gran sector de su historia. De ahí una serie de reivindicaciones que por
desgracia resulta difícil satisfacer. La estructura de las fondos de archivos no refleja
necesariamente las estructuras territoriales resultantes del desmembramiento del Imperio
Otomano, del Imperio Austrohúngaro, de los imperios coloniales, de las ocupaciones
militares. El microfilm presenta el doble inconveniente de no resolver ninguno de los
problemas de principio y de ser un instrumento, como ya hemos visto, muy oneroso. Es
&te un asunto que vienen estudiando atentamente la Unesco, el Consejo internacional de
Archivos y la Mesa Redonda internacional sobre los Archivas.
Así, al cabo de tres mil años de historia de los archivos, nos encontramos ante una
paradoja. Reflejo y testigo de la dificultosa vida de los hombres en cada época, los
archivas se han convertido a su vez en uno de los elementos de la política nacional e
internacional de cada país. Cuando los Estados modernos definen mediante leyes el
derecho aplicable a sus propios archivos y determinan mediante negociaciones el derecho
que desean ejercer sobre archivos que no les pertenecen, abren una nueva etapa en la
historia de la memoria humana.
57
NUESTRA MEMORIA Y LOS ARCHIVOS'
Mentalización
Los archivos son memorias colectivas. Pero además memorias mucho más durade-
ras que nuestra propia memoria individual, que termina con nuestra ausencia del mundo
de los vivos.
Son, es cierto, memorias falibles, como las nuestras, y de ellas debemos entresacar
la realidad, lo que fue, no lo que se amañó o imaginó. En un archivo encontraremos
verdades y falsedades, como también en nuestra propia memoria guardaremos recuerdos
de los que a veces tendremos la duda de si fue un hecho real o sólo una apreciación nuestra.
Ese trabajo de entresacar y contrastar corresponde al que investiga, al que trata de
averiguar la verdad, o mejor dicho, esas pequeñas verdades que concurren en los hechos,
ya que la verdad absoluta, la verdad entera y -valga la redundancia- verdadera yo creo
que es inalcanzable. De cada lado hay siempre un poco de verdad y un poco de razón.
Cuando nosotros queremos dejar memoria de nuestra vida empezamos a remover
los recuerdos. Cuando queremos hacer memoria de hechos colectivos removemos los
papeles de los archivos. Por otra parte, ambos procesos no son independientes. Hay algo
de nuestras vivencias personales que pueden aportar mucho al esclarecimiento de las
vivencias colectivas que tratamos de conocer. Por eso, porque hay tanto archivado en
nuestras memorias individuales como plasmado en soportes materiales es por lo que ha
empezado a reconocerse el interés de estas aportaciones dando lugar a los llamados
archivos orales para la Historia.
Pues bien, si admiramos a una persona que tiene el privilegio de una gran memoria,
58
tendremos que admirar por igual a una nación, región o ente geográfico que tenga su
memoria colectiva bien organizada, es decir: sus archivos en orden. Somos el resultado
de nuestros antecedentes y el origen de lo que vendrá después. Si sabemos aprovechar
las enseñanzas tendremos facilitado el trabajo para nuestro desenvolvimiento, y si
sabemos dejar memoria de esta actualidad que vivimos facilitaremos el camino a las
generaciones futuras. Porque aunque la Historia no se repite enteramente, ya que las
circunstancias condicionales van cambiando, la Historia no es mera curiosidad, es
también información y aprendizaje. Y aunque es admitido que nadie escarmienta en
cabeza ajena siempre será mejor partir de unos antecedentes que partir de cero.
Por eso cuando una comunidad adquiere madurez vuelve los ojos a su pasado y
trata de conocerlo para conocerse mejor, y cuando esa comunidad quiere organizarse
procura afanosamente reunir todos sus antecedentes fijados en soportes materiales,
completando sus informes con los orales, sobre todo cuando aquéllos han sido diezmados.
Tal es el caso de algunos de los países del llamado Tercer Mundo. Y puede ocurrir
entonces algo que nos sirva de lección: que alguno de estos países construya su gran
archivo estatal con todos los adelantos, con local para exposiciones, para conciertos, para
conferencias, para biblioteca...mucho mejor que otros países más viejos con mucha más
historia documentada sobre sus espaldas. Este es el caso de Kenia, que en octubre de 1978
tenía ya hecho un proyecto para un gran archivo cuyos depósitos en primera fase estarían
constituidos por una nave de siete plantas, que en una segunda fase sería completada con
otra de otras siete.
Estamos, pues, ante el hecho curioso de que quien anda escaso de documentación
la busca afanosamente por donde sea para conservarla, mientras que quien anda sobrado
no le concede la importancia debida.
Ante esta falta de atención debemos de luchar por todos los medios planteando el
problema desde el punto de vista personal para luego trasladarlo al colectivo. Si de
siempre hemos alabado a las personas de categoría intelectual, diciendo que estaban muy
"documentadas", también hemos motejado a quienes eran ignorantes e ineficaces como
personas "indocumentadas". Decir "Fulano es un indocumentado" era descalificarlo en
el ejercicio de su actividad. Sin embargo, lo hemos dicho y repetido mecánicamente, sin
darnos cuenta de su verdadero contenido. Pues bien,.vamos a tratar de que la administra-
ción de un Estado, una institución o una empresa no caiga en la categoría de "indocumen-
tada", que conozca cuanto tiene que conocer para mantener sus derechos y cumplir sus
deberes, para no tener que inventar razones ni incurrir en los mismos errores que llevaron
al fracaso. Vamos a tratar de que los archivos sean los surcos de esa memoria colectiva
59
que almacena los datos. Nosotros fijamos en nuestra memoria nuestras vivencias que nos
ayudan a sobrevivir. Pidamos a la colectividad que conozca de antemano, en lo posible,
lo que puede hacer y lo que no uede hacer. Una colectividad desmemoriada es casi, casi,
UM colectividad descerebrada
8.
Pongamos nuestro esfuerzo en convencer a la comunidad en que vivimos de que
los archivos no son el depósito de los residuos inservibles de la administración donde
unos cuantos pierdetiemp buscan curiosidades, y hacerles ver su importante cometido
en el desarrollo comunitario. Y no nos estamos refiriendo sólo a los archivos estatales,
sino a todos. Ninguno de ellos puede ser cercenado del conjunto sin dañar a la colecti-
vidad.
Organizacibn
Esto no quiere decir en absoluto que aspiremos a amontonar indiscriminadamente
los documentos que se van produciendo en el ámbito de nuestro territorio, ni tampoco
que llevados de nuestro afán vayamos a realizar con ellos grandes desplazamientos
sacándolos de su entorno natural. Previamente habrá que establecer, si no está ya creada,
una red de archivos por la que se canalice el fluir de la documentación sin derramar algo
de su caudal a fondo perdido, ni producir estancamientos remansados donde su efectivi-
dad va a ser nula.
Para establecer correctamente esta red tendremos que tener en cuenta dos factores:
el proceso de envejecimiento de la documentación y su propia naturaleza y significado.
60
Este proceso de envejecimiento constituye para nosotros una de las principales
preocupaciones, ya que en él se enraízan a su vez dos problemas fundamentales: las
transferencias y los expurgos. Nasotros hasta ahora nos hemos ocupado más del primero
que del segundo, quizás por ser de más fácil resolución, pero sobre todo porque para este
Último necesitamos de los organismos productores una colaboración responsable que, por
pereza mental, parecen poco decididos a prestamos.
61
nadie que si el antiguo Archivo General Central de Alcalá de Henares -a tope en 1916,
a pesar de las sucesivas ampliaciones realizadas- no se hubiera quemado, la creación del
nuevo hubiera sido igualmente indispensable? El sentido común nos dice que los archivos
definitivos no pueden ser un pozo sin fondo, que tiene que irse cerrando cuando han
abarcado un largo período cronológico, dando paso a la creación de nuevos archivos
definitivos, que a su vez serán superados por rebosamiento y plantearán la necesidad de
la creación de otros que vengan a recoger las nuevas emisiones documentales.
Esta verdad fue intuida plenamente cuando a mediados del siglo XIX, en 1858,fue
creado el Archivo General Central, a que acabamos de aludir, para recoger todo lo que
por no haberse mandado a Simancas estaba desperdigado y en trance de perderse. Con
todo pronto la realidad les hizo ver que se habían quedado cortos y a los ocho años, en
1866, crearon otro nuevo archivo, el Histórico Nacional, para reunir en él la documenta-
ción proveniente de instituciones ya prescritas y por tanto consideradas como de carácter
plenamente histórico, encontrándose en primera fila los fondos de clero regular y secular
incautados por el Estado. No se les ocurrió llevarlo a Simancas. Aparte de los beneficios
que aquella medida reportaría a los señores académicos de la Historia y a los estudiosos
de la universidad madrileña, los límites físicos del Archivo de Simancas son sillares de
piedra y no pueden forzarse. Hubiera sido igual de encontrarse bastantes kilómetros más
cerca.
Comprendiendo la lección, si en la época actual, en cualquier país, se llegase, o
volviese a llegar, a este punto de rebosamiento habría dos opciones: crear, como entonces
se hizo, un nuevo depósito definitivo dispuesto para recoger durante una larga etapa la
producción documental no absorbida, así como la venidera, o hacer definitivo el archivo
intermedio, creando otro nuevo que realizase su antigua función. Para optar por una u
otra tendríamos en consideración sus circunstancias: si el archivo intermedio o de tránsito
no tuviese condiciones físicas para guardar los documentos con carácter indefinido la
solución correcta sería la primera. Si por el contrario reuniera las condiciones necesarias
y, debido a la imposibilidad de transferir lo más antiguo, no hubiese llegado a acumular
gran cantidad de fondos, sería lo más razonable darle estabilidad como archivo definitivo,
en vez de proceder a movilizar miles y miles de documentos, evitando el riesgo al
desorden y deterioro que para la documentación supone todo traslado masivo, y el enorme
msto en trabajo y dinero que acarrearía tal traslado, sin ventajas que lo compensen.
Tratemos de despersonalizar los problemas creando las personas para los archivos y no
los archivos para las personas.
62
intermedios y los definitivos estén en condiciones de garantizar esa fluidez necesaria para
el buen funcionamiento del sistema, pongamos todo nuestro entusiasmo en su creación,
pero si s610 alcanzamos a llevar a decreto una teoría que resulta imposible de realizar en
la práctica por carecer de base física en que sustentarse más vale que procuremos
adaptarnos a la realidad y hagamos las cosas conforme la realidad requiera3.
Por otra parte, una de las penosas consecuencias a que nos lleva el criterio de
concentración a ultranza es el empobrecimiento cultural de las provincias o regiones.
Algunas han tenido que llevar a sus Universidades copias xerográficas o micrográficas
de lo que, originado en su ámbito, se ha acumulado en la capital de la nación. Es posible
que cuandose hizo fuera lo más saludable para la conservación de los documentos, pero
hoy tenemos que tratar de evitarlo dotando a esas regiones de medios humanos y
económicos para mantener su documentación en condiciones aceptables de conservación
y servicio. Tengámoslo en cuenta a la hora de organizar, rechazando la creación de
grupúsculos satélites manejados por personas no bien capacitadas, que obviamente no
pueden recibir una dirección adecuada que les llega desde muchos kilómetros de distan-
cia. No importa que su contenido sea concreto a su ámbito local o 10 desborde: si allí los
produjo el devenir de los hechos, allí deben de quedarse. No temamos descentralizar
siempre que hayamos conseguido una buena organización que relacione unos archivos
con otros, articulando sus informaciones y servicios. Una buena información intercam-
biada y la facilidad que hoy existe de obtener copias por cualquier procedimiento
reprográfico evitará las más de las veces desplazamientos innecesarios.
Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido, seguimos viviendo todavía la centra-
lización napoleónica, de donde nos abruman tantos problemas, hoy que ya no hay
imperios.
Un nuevo escollo vamos a encontrar para nuestra planificación en la supervivencia
de la clasificación de los archivos en ad/ninisfrativose histdricos, inverosímilmente
conservada, pero a todas luces falsa y obsoleta. Porque así se ha comprendido ya en la
guía de los archivos a nivel mundial publicada en 1975 por la revista "Archivum", con la
impropia denominacibn de Anuario4 han desaparecido ya estas denominaciones sustitui-
das, por las de "archivo abierto" y "archivo cerrado", respectivamente, que responden a
63
UM realidad'. La documentación, desde el momento en que se produce hasta que llega a
su asiento final, es una y aquellos conceptos surgidos en el siglo XIX, cuando se forman
los grandes archivos nacionales', están entorpeciendo gravemente su estimación y por
consiguiente poniendo en peligro su conservación. No es posible seguir aceptando esa
clasificación artificial y sin base real en un tiempo como el actual en que los historiadores
más que estudiar el ayer pretenden estudiar el hoy y, aun si me apuran, el mañana. Si lo
que se conserva en los llamados archivos administrativos no fuera Historia los historia-
dores no irían, como van, a consultarlos. Los documentos tienen valor por sí mismos, no
a fueiza de años, aunque la vejez les roporcione un valor añadido, pero nunca será esta
T '
la base de su pretendida historicidad ,ni tampoco la de su uso libre o restringido. Los
plazos que se ha intentado poner en las diversas legislaciones son inoperantes a la hora
de la verdad porque las salvedades son tantas que los plazos no nos valen gran cosa.
Mejor sería que nos decidiéramos, de una vez por todas, a rbmper con estos
conceptos convencionales y ajustarnos a la realidad de que la documentación no admite
más diferencias que la permisibilidad de su uso, es decir documentación que todavía no
puede consultarse sin permiso de la entidad productora o la que ya puede consultarse
libremente. Historia es todo y administración es todo. Puede preguntarse cómo denomi-
naríamos entonces a los archivos clasificados hoy como "Administrativos". Muy sencillo,
y mucho más ajustado a la realidad: "Archivos inmediatos" o "Archivos en primera fase".
Rechacemos conceptos decimonónicos, que estamos ya terminando el siglo XX. Creo
que la aceptación de esta verdad ayudaría mucho a que se reconociese la importancia de
nuestra misión y la necesidad de la presencia del archivero técnicamente capacitado en
sitio inmediato a las fuentes de producción documental, asegurando así una protección
de la que hoy, la mayor parte de las veces, carece. Borrando las falsas denominaciones
.borraremos también de la mente de las personas ajenas a la profesión esos conceptos
erróneos que les llevan a asegurar: "Aquí no hay nada histórico, todo es administrativo",
64
con toda la carga negativa que para la documentación esto supone. Nosotros estamos
convencidos, pero hay que convencer a los demás.
Creo que esto clarificaría bastante las cosas y posiblemente produciría también
efectos saludables en cuanto a la consideración y consecuente conservación de los
dociimentos, no sólo estatales o institucionales, sino incluso privados.
¿Qué para todo esto hace falta mucho dinero? No lo dudamos, pero la mayor parte
de las veces -pensamos- el defecto está en que lo poco que hay no se reparte adecuada-
mente. Nadie parece haber caído en la cuenta de que la mitad de los despilfarros
administrativos provienen precisamente de la anarquía de sus papeles. Que consigamos
nuestro propósito o no es algo que cae fuera de nuestro alcance, pero que nunca puedan
decirnos que no sabíamos lo que queríamos, ni a dónde queríamos llegar.
Difusibn
8. LASSWELL, HAROLD D., en su obra citada en la nota 1, define la difusi6ncomo "la transmisión de la
herencia social de U M generaa6n a la siguiente"o "transmisióndel legadosocial".
9. CAUDE, ROLAND: "Organiserpour vivre", París, 1966,aboga porque toda la informaci6n sea transfor-
mada en documento escrito. Cai este criterio se está actuando al mecanografiar para su consulta por el
público los textos grabados de los archivos orales. Existen ya algunos catálogos publicados en Méjico y
recientemente, en 1980, la "Oral History Association" ha publicdo ea USA,con el título de "Evalwation
Guidelines", un pequeño pero sustandasofolleto en que se dan normas para la toma correcta de datos de
este tipo de fuentes de informaci6n.
65
es forzosamentede datos rutinarios recientes. Son muchos los casos en que se remueven
los documentos de los archivos buscando razones en que apoyar derechos históricos.
Tales los conflictos de límites territoriales, surgimiento de nuevas nacionalidades, ocu-
pación indebida de un territorio, reivindicación de una herencia por largos años usurpada,
recurso contra una añeja sentencia que no se consideró justa y se desea derogar. Otras
veces la defensa contra el expolio del patrimonio artístico, bibliográfico y documental10.
El derecho a la información de los administrados, en cuanto a receptores de las
resoluciones de cualquier administración pública o privada, es un concepto muy anti-
guo", pero raras veces respetadoy casi siempre entorpecido.Los Estados y susgobiernos,
así como las entidades, han celado siempre cuidadosamente sus procedimientos al
adquirir conciencia de que la posesión de información es sinhima de poder político,
social, económico, científico y cultural. En la primera sesión de la Asamblea General
francesa del período 1978-79, el entonces primer ministro Raymond Barre presentó un
Proyecto de Ley relativa a la obligación de hacer conocer los motivos de los actos
administrativos. En su artículo l.* se proclama que todo ciudadano tiene derecho a
conocer el motivo de las resolucionesde la Administración. En nuestra actual Constitu-
ción también se ampara este derecho en su artículo 105, y hace un año, entre los meses
de mayo y junio de 1980, el Instituto Nacional de Prospectiva de la Presidencia del
Gobierno organizó un coloquio sobre problemas de la comunicación en que se abundó
en la misma ideal2. Pero no nos hagamos muchas ilusiones: una cosa es lo que se predica
y otra lo que se pone en práctica. En la realidad son tantas las trabas, en parte legítimas,
10. En nuestro caso tiene nombres concretos: Gibraltar y Sahara. A escala menor recordemos que el retrato
ecuestre del duque de Lenna pintado por Rubens está hoy en el Museo del Prado gracias a que la
documentaciónqueacredita que ha pertenecidoal Patrimonio Real estaba a mano cuandoquisieronsacarlo
a subasta pública. La alarma fue dada por un artículo publicado en el diario "ABC" el 28 de septiembre
de 1%2 por la autora del presente trabjo, que estaba estudiando esa documentación en el Archivo
Histórico Nacional. El caso más reciente es el de los derechos que ha podidoexhibir el Estado español
para justificar su reclamación sobre la propiedaddel "Guernica" de Picasso.
11. En nuestra documentación podemos citar un documentode Jaime 1, que se conserva en el Registro 13,en
el que hace referencia al "nostropúblico Archivio" y de Alfonso V se cita un privilegio de 1419, en que
al fundar el archivo del Reino de Valencia, dice que lo hace para que las autoridades y par?icdur¿&ade~
del reino puedan tener noticia de todas las cosas pasadas.
De hace pocos años podemos citar en nuestra legislación una orden de 11 de mmo de 1% sobre acceso
a los documentos de la administración pública, pero no ha tenido vigencia en la práctica. La Ley de
Procedimientoadministrativovigente,en su artículo 23,autoriza d l o a l interesado,haciendo salvedadde
la seguridad del Estado y el derecho a la intimidad.
12 Se presentaron nueve ponencias, de las que citaremos para este punto concreto la de Beatriz Rodríguez
Salmones "El acceso de los ciudadanos a los C e n m de Documentación de la Administraa6n Pública.
66
que interceptan su realización que casi puede decirse que estamos en período de inicia-
ción, valga la paradoja, de una secular teoría que tardará todavía muchos años en adquirir
madurez y vigencia, si es que alguna vez lo consigue. En verdad, yo creo que más que
aiestión de años es de situaciones históricas, que unas veces lo permiten y otras lo
blcyuean.
El tercer cauce de información es el que sirve a la investigación científica y cultural.
La transmisión cultural incrementa la cohesión social y favorece la integración. En los
países en los que la cultura es un bien de consumo profusamente extendido, las diferencias
sociales entre sus ciudadanos se acortan sensiblemente. Y aquí también tenemos que
apuntar nuevos rumbos. Es fundamental que en este campo el archivero no permanezca
en actitud pasiva, esperando que alguien solicite sus informes: debe ser él quien inicie el
suministrode conocimientos posibles sobre la documentación que custodia. Es un hecho
conocidopor todos los colegas que la publicación de cualquier instrumento de descripción
de fondos de archivo produce de inmediato un movimiento masivo de investigadores
hacia los fondos descritos. Pero hay algo más: la labor de publicación o edición de
documentos,previamente acondicionados y comentados que se venía considerando como
labor a realizar fuera de las horas de trabajo del archivero, ha pasado a ser considerada
como legítima, siempre y cuando esto no suponga el abandono de otras tareas básicas de
interés primordial. Esto está en parte resuelto hoy con las ediciones en microfilm
realizadas por los propios archivos sobre series que puedan interesar a un amplio sector
de público.
La conclusión que de todo lo expuesto puede sacarse la resumiremos en muy pocas
palabras: en tanto en cuanto salgamos de nuestra voluntaria reclusión, nos demos a
m n m r y hagamos notar nuestro servicio y nuestra imprescindible presencia en una
sociedad bien organizada, en la misma medida nuestro trabajo y m t r o s mismos seremos
estimados y respetados por los demás.
De nuestro compañero Pedro Mpez Gómez citaremos el artículo "Losarchivos p6Hicap y el ciudadano"
(ANABAD, año XXIX, núm. 4, octubrediciembre 1979, págs. 35-37, en que afirma que el archivo es
un"bien cultural" que tiene que ponerse al servicio de los ciudadanos, que son fuentes primarias de
informaaón.
67
INTRODUCCI~NA LA PLANLFICACI~N
DE LOS ARCHIVOS'
Bruno Delmas
68
primero en piedra, arcilla, metal y, desde hace casi mil aiíos, se escribe principalmente
sobre papel. Pero los documentos manuscritos han dejado de ser la forma privilegiada de
los archivos. Desde principios del siglo XX,el desarrollo de la imprenta, primero, más
tarde de la máquina de escribir y de la multigraña, y la aparición, por Último, hace unos
decenios, de nuevos tipos de documentos visuales y sonoros (películas, fotografías,
di$cos, cintas o hilos magnéticos), y de documentos automatizados (cintas y fichas
perforadas, textos producidos por las computadoras, etc.) han ensanchado conside-
rablemente el campo de acción de los archivos.
Todos esos son documentos de archivo, en el sentido antes enunciado aun cuando
entrañen condiciones de conservación nuevas. Así, por ejemplo, en la URSS,el Archivo
Central del Estado y los de las repúblicas administran depósitos documentales que
agrupan cinematecas, fototecas y discotecas.
Por lo demás, el carácter propio de los archivos se advierte más claramente todavía
si se los compara, en el plano de su método y de su misión, con las bibliotecas y loscentros
de documentaciónque, sin embargo, son muy similares porque en opinión de losprofanos,
también se basan en los principios de selección y de colección.
Las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, para ofrecerlas a la lectura,
obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta a sí misma. Con ello,
el bibliotecario escoge los libros en función de las necesidades o de los gustos del público
que frecuenta su establecimiento.
Análogas son las preocupaciones de los documentalistas, cuya labor estriba prin-
cipalmente en la compilación, que se propone ser exhaustiva, y en la selección de
informaciones,con miras a atender necesidades actuales o previsibles respecto al uso de
la documentación. Lo que cuenta es la utilización que se prevé en un campo definido; se
trata de preocupaciones limitadas y a corto plazo.
La función de los archivos es muy distinta y no ha dejado de ampliarse a 10 largo
de las siglos. Al principio brindaban servicios de cancillería: eran los custodios de los
títulos y de los derechos del Estado. Muy pronto pasaron a ser también, por una evolución
Mgica, la memoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su
historia. Hoy en día, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferaciónde documen-
tos de todo tipo, tienen una nueva misión. En efecto, cuanto más aumenta la masa de
documentos orgánicamente producidos por un servicio administrativo,tanto más se eleva
ia proporción de los documentas carentes de significación histórica. Esa masa inútil no
solamente representa una pesada carga sino que además inunda en cierto sentido los
dacumentos que sí tienen valor histórico.
69
Como no es posible conservarlo todo, los archivistas tienen que separar, de la masa
considerable de documentos, aquellos que tienen una significación general (que consti-
tuyen una parte proporcional cada vez más reducida) y aquellos que son inútiles. Se trata
de aportar una respuesta científica a estas preguntas, casi filosóficas: ¿qué es lo que
debemos conservar y encontrar de nuevo sobre nosotros mismos?, ¿qué es lo que
necesitará mañana nuestra sociedad? Estas preguntas imponen a los archivos una visión
prospectiva y confieren al acto de eliminación y de selección un carácter de decisión
trascendental.
Al dar respuesta a esas preguntas, y debido a la índole las más de las veces Única
de los documentos, los archivistas ejercen un verdadero juicio de vida y de muerte sobre
la información, ya que los textos que destruirán quedarán perdidos para siempre. Así,
pues, el mundo moderno encomienda a los archivos una parte esencial de sí mismo: la
sociedad encarga a sus archivistas que elijan por ella 10 que será su memoria postrera.
Si carecen de los medios materiales y humanos necesarios para cumplir su misión,
los archivos modernos, con muy contadas excepciones, no pueden desempeñar su papel.
Los gobiernos deben tomar una decisión capital: seguir como hasta ahora y aceptar el
sufragio de los archivos, o bien oponerse a esa tendencia. Pero, ¿qué jefe de Estado, qué
responsable político puede razonablemente privarse de un instrumento tan esencial para
su acción económica y social, y para la consecución de sus objetivos políticos?, ¿cómo
podría correr el riesgo de que su país se volviera amnésico al descuidar los archivos, al
dejar que desaparezcan los antiguos documentos cada vez más amenazados, y al no
conservar para el porvenir los testigos y testimonios de las grandes mutaciones de nuestro
tiempo? El grado de civilización de una sociedad se mide por el interés que siente por su
pasado.
incumbe, pues, a los gobiernos crear y establecer las necesarias infraestructuras.
Hay que tener en cuenta, sin embargo, que planificar no significa programar el
desarrollo de estructuras existentes, sino más bien montar un sistema de archivos
destinado a resolver los problemas del futuro.
70
Los archivistas han de definir su política con una mentalidad prospectiva, y deben
saber claramente lo que desean ya que toda política es cuestión de voluntad; asimismo,
será indispensable que su elección razonada y su convicción profunda sean compartidas
por los demás.
En primer lugar, hay que buscar los hechos y meditar sobre las previsiones, con
objeto de no extrapolar el presente sino de preparar el porvenir. La voluntad es necesaria
para actuar, y esa voluntad es también necesaria para establecer un plan.
El plan impone una reflexión: jcuáles son las posibilidades?, jcuáles son las
contradicciones y cómo superarlas?, jqué oportunidades tenemos para triunfar y en qué
condiciones?
Obliga a replantear los hábitos y rutinas. Este replanteamiento no lo hace ningún
organismo por su propia voluntad; sin embargo, es una de las exigencias de toda
administración, si quiere seguir desempeñando su papel en una sociedad y en un Estado
que no dejan de evolucionar: jcuáles son las razones y la utilidad de mis servicios?, j d m o
se emplean los fondos públicos y cuál es mi eficacia?
La planificación permite, mediante una labor de investigación, definir y explicar
las finalidades de un servicio nacional de archivos. Compilamos los documentos públicos,
eliminamos los que carecen de interés, clasificamos y conservamos los que tienen un
valor permanente, pero, jpor qué y cómo queremos participar en la vida administrativa
facilitando su funcionamiento y coadyuvando a la gestión de los documentos producidos
en número creciente en los servicios públicos?, jpor qué y cómo queremos proporcionar
los documentos conservados a todos los que los soliciten o, mejor dicho, a todos aquellos
a los que esos documentos puedan interesar?, jpor qué y cómo la planificación lleva a la
búsqueda de los sectores de actividad que podrían perfeccionarse y modernizarse?
Se trata de conservar el patrimonio histórico nacional, de aumentar la eficacia
administrativa y de promover la investigación y la circulación de la información.
71
Deben aportar su ayuda específica a la acción administrativa, social y económica,
educativa y cultural, e incluso también a la política del Estado.
La planificación introduce además una mentalidad prospectiva. Obliga a concebir
un sistema nacional en forma de un modo coherente y más o menos estructurado,
destinado a solventar los problemas del futuro.
Obliga a escoger los objetivos de producción y a fijar un orden de prioridad.
Da a una profesión -y esto es capital- objetivos que mn de conquista.
Significacibn de la planificacibn
72
de documentos Únicos. Por esta razón todo aplazamiento en la modernización de los
archivos entraña la desaparición de documentos.
Cabe añadir que los problemas no se plantean del mismo modo porque dependen
del nivel económico de los Estados. Allí donde ese nivel sea muy alto, existirán ya los
elementosmás o menos completosdel sistema, o por los menos se dispondrá de los medios
adecuados para encontrar una solución rápida al problema de la conservación de los
documentos. Habrá servicios de archivos, y la planificación se limitará a colmar las
lagunas y a preparar el porvenir.
73
generalidad más alto. Nos ha parecido oportunoabordar el tema desde esta perspectivah
planificación de un servicio de archivos consiste pues, en primer término, en estudiar su
finalidad, esto es, definir claramente su misión administrativa, económica y social,
educativa y cultural; en determinar, tras ello, las necesidades y, por último, establecer el
calendario según el cual se dará satisfacción a esas necesidades. Ahora bien, tal planifi-
cdción deberá quedar insertada en el plan nacional de desarrollo, a fin de que se beneficie
de una decisión nacional y reciba apoyos exteriores; en una palabra, para tener la
oportunidad de ser llevado a la práctica.
Ernst Posner
74
EL VALOR DEL DOCUMENTO EN UN
SISTEMA DE ARCHIVOS’
75
y racionalidad entre los servicios administrativos y culturales de todos ellos. El documen-
to es una pieza clave del engranaje de la Administración y pretender un funcionamiento
de ésta sin archivos bien sistematizados es una utopía y, por otro lado, restringir el campo
de los Archivos a s610 los Archivos antiguos e históricos es una torpeza y miopía política.
Mata Castillón, con buen sentido, al referirse al ámbito funcional de los archivos,
señala el protagonismo de ellos con una imagen arquitectónica: "Puede decirse que toda
administración se sustenta sobre tres pilares: el presupuesto, el personal y los documentos.
Su eficacia -la de la administración, naturalmente- depende por igual de una adecuada
formación y distribución del personal, de una racional estructura presupuestaria y de una
76
buena organización de los a r c h i ~ m "La~ .carencia del pilar archivísticoprovoca desorden
de gestión y consecuentes pérdidas de tiempo y dinero, no menos importantes, por ser
torpe y rara vez evaluadas. De ahí que resulte lógico que las administracionesreputadas
mmo más racionales -particularmente las privadas- dediquen atención preferente a la
~ m a l i z a c i ó nde la estructura documental, como presupuesto sine qua non de costes
m'nimos para la óptima rentabilidad de gestión. Estas palabras, coste y rentabilidad,
aplicadas a los archivos, son dignas de ser consideradasseriamente por quienes pretenden
la reforma de los malos hábitos de la Administración Pública Española o quieran una
Administración "que funcione". Frente a las Bibliotecas y M u s a , el Archivo,institución
que muchos equivocadamente considerans610 cultural, es la más ligada a la Administra-
ción.
El anterior planteamiento de los Archivos, desde una óptica meramente adminis-
trativa, ha sido durante siglos casi excluyente en la política de nuestros gobernantes. En
España no se abren las puertas a la investigación histórica hasta prácticamente el año
lW4Hay . también, sin embargo, un segundo planteamiento que llamaremos cultural y
científico. Hoy, en 1985,resulta familiar ver en las salas de investigaciónde los archivos
españoles-véase la Guía de Investigadores- científicos de todas las ramas del saber, como
historiadores, pedagogos, filólogos,arquitectos, farmacéuticos, ingeniero,antrop6logos,
geólogos... Afluencia explicable porque toda ciencia, si se precia de ello, tiene una fase
heurística, y las fuentes archivísticas son, sin duda, ricos veneros de noticias seguras y
concretas para cualquier campo de la investigación. La cultura, en general, y las ramas
del saber de los pueblos caerian en pozo sin fondo sin la ayuda de la larga e inmensa
memoria que atesoran los archivos de una nación. Hasta incluso hoy día se plantea ia
necesidad de establecer un servicio educativo de Archivos'.
Es erróneo pensar que a la Administración s610 le interesa el documento para su
gestión inmediata y corriente y es, o puede ser, ajena a los valores históricos del mismo.
Y más trasnochado es que el mundo de la Ciencia, la Cultura y la Historia permanezca
indiferente a los expedientesy registros que hoy,en 1985,se escribeno apilan en las mesas
y oficinas de la Administración.
Por eso el escrito, desde que 10 es, es Historia, a pesar de que la Administración en
esos primeros momentos no rentabilice dicho valor. Pero no por falta de manifestación o
captación en el presente, deja de ser potencialmente un testimonio fehaciente para el
futuro. Y esto tiene su importancia para los historiadores: Las destrucciones indiscrimi-
nadas de documentos en las Administracionesestán condicionando, más que cualquier
metodología o partidismo, la futura Historia del presente. Con razón se dice que el
expurgo de documento es la primera operación de metodología histórica que se hace en
losArchivos.Estoes importante tenerlo muy en cuenta porque,a veces, en muchas plumas
ha predominado un sentimientoromántico hacia los Archivos antiguos e históricos y un
total olvido del documentoen la etapa administrativa. Felizmente la Archivística cientí-
fica cuenta con una metodologia preventiva y encarece el cuidadode los Archivos en esta
etapa administrativa. Y está claro que el sistema de archivos debe cumplir la explicable
falta de visión administrativa de los historiadores con la racionalización de las transfe-
rencias documentalesdesde las oficinas de los Archivos y el veto a la posible destrucción
de documentos sin vigilancia administrativa, por la simple razón de que ocupan sitio y
no sirven.
Por otro lado, los documentos históricostambién sirven a la Administración: Basta
contemplar los comportamientos de las agencias de publicidad y de los llamados "crea-
dores de imagen". Han aprovechado la Historia de las empresas anunciantes o de las
instituciones como imagen vendible en reclamos, anuncios electorales, actos conmemo-
rativos, discursosy elección de marcos adecuadospara vender una idea. Siempre el Estado
y la Corona, desde antiguo, se han servido y sirven de la Historia como elemento
indispensableen la política y administración de los Estados. Las figuras institucionales
de los Cronistas reales y señoriales es una, entre las muchas, muestra evidente. Y este
año, 1985, bicentenario de la fundación en Sevilla, por el rey Carlos III, del Archivo
General de Indias, archivo continental, integral y general -en feliz expresión de José de
la Peña y Cámara- hay un claro ejemplo de lo que decimos: La fundación, hito estelar en
la Historia europea de la Archivistica, se hace por la Administración indiana, en unos
momentos, tan reformistascomo especialmentecríticos, en que era preciso rememorar la
78
Historia de España en el Nuevo Mundo condocumentosfirmes y seguros.José de Gálvez,
natural de Macharaviaya (Málaga) y eficaz ministro de indias, impuls6 denodadamente
tal fundación, para que se escribiera, a partir de allí, una Historia que contrarrestase la
literatura histórica europea -piénsese en Reynal y Robertson- contraria a la colonización
española en las indias. Eran los años de la independencia de los Estados Unidos y las
figuras de nuestros conquistadores eran parcialmente vistas con especial acento en
testimonios lascasianos. Los documentos del Archivo General de indias permitirían una
Historia más autorizada, más conforme a los intereses de la Administración y, al mismo
tiempo, subrayaría el reformismo borbónico, reformismo que necesitaba frenar la mala
imagen, posible tras la reciente expulsión de los jesuitas, los cuales también escribían
Historia.
Y desde el punto de vista jurídico no puede olvidarse el concurso de los denomi-
nados documentos "históricos". Muchos contenciosos fronterizos y jurisdiccionales
necesitan los mismos: Recuerdo el interés con que el Ayuntamiento de Zalamea la Real
(Huelva)requena los documentosde cesión de terrenos comunales para la instalacióndel
ferrocarril minero en el siglo XIX, y el interés de muchas corporacionesmunicipales para
la revisión de ventas y cesiones pasadas de su patrimonio comunal.
79
material, cálculo factible en un estudio económico, hecho por especialistas, y una vez
valorado comparar con la mayor o menor utilidad inmediata de los papeles. Usoque para
las oficinas, al transcurrir del tiempo, disminuye paulatinamente. En un sistema de
coordenadas abscisas en el que se representasen paramétricamente las funciones tiempo
y valor administrativo, la curva resultante mostraría una inflexión descendente en el valor
al cabo, más o menos, de cinco años. Inflexión que evidencia lo costoso y poco rentable
de la conservación larga de los documentos en o junto a las oficinas.
Evidentemente con más años, al entrar en juegola utilidad histórica del documento,
se producía una inflexión ascendente de la curva. Este codo producido entre la inflexión
descendente del valor administrativo en los cinco primeros años, y la inflexión ascenden-
te, pasados varios lustros, unos 25 años, es un típico período o edad intermedia de los
documentos, edad en que ambos valores, administrativo e histórico, están bajo mínimos.
80
deberes del Estadoqt6.interesante es la disquisición sobre valor temporal y perenne de los
documentas que precisa la de los valores históricos y administrativos.
81
UBICACI~NDE LA SELECCI~N'
Manuel Vázquez
¿Qué es la sekccidn?
Podemos entender por selección el acto por el cual se eligen documentospara ser
conservados permanentemente, determinando la destrucción de los demás'.
Selección también designa a la parte de la archivología que estudia los criterios de
valor y las técnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para
transferencia o destrucción.
En estos dos caso5 la palabra sekccibn se ha tomado en un sentido amplio, tal como
en inglés se usan las palabras dsposition, appraisa4 retirenient y en francés ni o trhge
y en el mismo castellano: evaluación,evalúo, descarte, expurgo, e t ~ . ~
Se podría tomar la palabra selección en un sentido más estricto y restringido si se
discriminaran etapas graduales de la tarea selectiva y se les diera nombre. Por ejemplo,
evaluación o apreciación a la etapa en que se estudian Im valores; selección a la etapa en
que se elige; descarte, expurgo o depuración al acto en que se decide la destrucción, y
eliminación al acto de triturar y hacer pulpa los papeles. Traslados pueden llamarse krs
movimientos que la documentación padece al ser llevada a distintm locales sin que la
82
instituciónproductora pierda sus atribucionessobre ellos. Transferencia es el traspaso de
la custodia de los documentos a una institución archivística distinta de la entidad
productora.
Una relación muy especial es la que une a la selección con el cuidado de las Bienes
83
Culturales de la Nación y con la planificación de un sistema integrado de archivos, por
eso nos detenemos algo más en estos temas.
Es obligación del Estado velar por el conjunto de los Bienes Públicos6, de una
manera muy especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posición mu
destacada los Bienes Documentales o Patrimonio Documental, como a veces se llama . Y
La selección, cuando trata de la destrucción de documentos irremplazables, debe compa-
tibilizar% con leyes del Estado que velan por ellos. En este lugar Sólo se discuten los
aspectos estrictamente referidos al tema del manual. Más ampliamente puede estudiarse
este tema en mi trabajo El Patrimonio Documental8.
Los Bienes Documentales se constituyen con:
1) Documentos estatales u oficiales
2) Documentos privados
la responsabilidad del Estado en cada caso es distinta y puede plantearse así:
Documentos estatales u oficiales son los documentos que produce o recibe una
institución del Estado, sea éste un organismo central, un ente autónomo (o autárquico) o
una empresa del Estado.
cbdigo Civil Argentino. Ari. 2340 inc 8. LODOLINI, Elio. Cuesrimes báa'car de archivdogiu Centro
Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1976,55p. Ver ahora subtítulo 9 y 10,p. 19-23.
a 3 R T b ALONSO, Vicenta. Archivos de España y América.Materialespara un manual. Editorial de
la UniversidadCompluten. Madrid, 1979,382p. Esta cita en cap. 1,p. 12,"...se dice tesoro documental
del pLr y, porque se considera que ese tesoro del país, en justa atribución, pertenece a todos, se llama
patrimonio documental..." Cap. 2,subtítulo "Unidad del patrimonio documental: los archivos eclesiásti-
m", p. 67.
VkQUEZ, Manuel. El Patrimonio Documenfnl.Serie El Mundo de los Arcbivos.Major Ediciones.
Córdoba, Argentina, 32 p. Véase además GARCfA BELSUNCE, Cesar Augusto. "Aspectos teóricos y
jurídim de la reconstitución de los patrimonios archivisticos naaonales". RevisfadelArchivo Generai
deIaNacibn(Argentina). VI,6,1977,p. 25-35.KECSKEMÉTI, Karoly.Ardtivo, Desarrolloysoberonia
Nucionul. Centro Interamericanode Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1981,15p.
84
Sobre estos documentos, el Estado como tu2 ejerce el derecho de propiedad en toda
su amplitud y por eso la conservación, los traslados y transferencias y la destrucción deben
' regirse por una ley con una cuidadosa reglamentación que mencione plazos de conserva-
ción, autoridad idónea para determinar la destrucción y requisitos y recaudos que
garapticen la integridad de esos Bienes, cuando se ejecuta una eliminación.
Queremos recalcar el sentido que se asigna a la frase "el Estado como tal". Vamos
a formularlo de dos maneras. Enprimer lugar los documentos, tomados en su conjunto,
amo Bien o Patrimonio, pertenecen al pueblo o Nación, no de una manera extrinseca y
accidental, como el dinero, sino de una manera íntima y moralmente irrenunciableg, ya
que conforman por escrito, la conciencia del ser nacional, su memoria como causa de su
identidad. Así como un individuo amnésico pierde su identidad, también la han perdido
los pueblos que no han guardado su memoria. En la sociedad occidental la transmisión
oral de las tradiciones nunca compitió con la tradición transmitida por los documentos.
Así pues, en este primer sentido "el Estado como tal" significa, como institución
permanente, como cabeza visible de la autoridad y de la "personalidad" de una nación o
de un pueblo, en contraposición a los gobiernos cambiantes". Según esto, el gobierno
del partido A no tiene más atribuciones a destruir los documentos que el gobierno del
partido B. Téngase muy presente que la verdadera "historia ejemplarizante" es la que
transmite la verdad de los sucesos, tal como se dieron, sin tratar de "mejorar" los hechos,
escamoteando documentación.
En segundo lugar se dice "el Estado como tal", contraponiéndose a cada Ministro,
Sub-secretario, Director, etc. Cualquier funcionario, en cuyo ámbito haya archivos o
documentos, debe evitar positivamente actuar como dueño de ellos. Es sólo un adminis-
trador. También se encuentran archiveros que consideran suyos los papeles y los archivos.
Unos y otros han de someterse al superior interés nacional, manifestado en la legislación.
Es frecuente oir que un Ministro, al renunciar, se llevó *'sus"documentos a su casa,
dejando al país privado de importantísimas fuentes de investigación. Esto no puede
suceder. Los documentos producidos por un individuo en su carácter de funcionario son
un Bien Público, de los que menciona el código Civil en el art. 2340 y de los que se
onipará una legislación mucho más detallada, cuando se implante un sistema integrado
de archivos.
9. Legalmente no existe prohibición de despilfarrar o renunciar a este patrimonio, de la misma manera que
no se le impidea un padre de familia dilapidarel patrimonio y dejar a los descendientes en la miseria.
10. Véase nota 15.
85 .
La división de los tres poderes, Legislativo,Ejecutivoy Judicial, y la existencia de
Estados provinciales,de Municipios autónomos y aun de Sociedadesmixtas exigen muy
variados niveles de legislación y reglamentaciones formalmente distintas; pero el con-
cepto de Bien Público debe presidir todos los casos.
86
res. En un problema de esta índole no basta la solución en el punto de hacinamiento
solamente, sino que es preciso revisar el sistema y, con frecuencia,implantar un sistema
integrado de archivos. Para este tema existe bibli~grafíal~; en este párrafo Únicamente
1 ~ 3 detenemos
s a mencionar algunos puntas de esa planificación, que parecen más
estrechamentevinculados a la selección.
En nuestro medio es un hecho que los distintos archivos (o acumulaciones de
documentas), en su mayor parte, se han originado como un efecto no previsto de la
actividad de la institución y se hallan en una sección y no en otras por causas muy distintas
a una decisión razonada, casi al azar. Cuando se está construyendo el edificio para el
Ministerioo para el Poder Ejecutivo, los archiveros preguntamos dónde se van a guardar
documentas y estamos acostumbrados a oir que no está previsto. Al poco tiempo
encontramos archivos en locales pensados para oficinas o en los infaltables pasillos,
sótanos o terra~as'~. Conformarse con desocupar esos estantes y llamar a esto una tarea
selectiva es un error caro (mucho trabajo, fruto escaso e inseguro).
La propuesta de un sistema integrado de archivos puede nuclearse alrededor de los
siguientes puntos: 1) La creación o la institucionalización de una red o sistema de
archivas. 2) La designación de una autoridad central y comisiones especializadas. 3)
Promulgación de un cuerpo de legislación.
La red o sistema de archivos tiene como eje y motor un archivo general muy
tecnificado y vinculado a la dirección central del sistema integrado de archivos y a las
comisiones especializadasy como punto de apoyo principal y herramienta de trabajo un
archivo intermedio que aplica las pautas impartidas por la dirección y es garantía de
normalización en el trabajo. Desde el momento en que se implementa esta red, se da por
terminada la creación anárquica y al azar de archivos o acumulaciones de documentos.
La tendencia es hacia la centralización física o de control de los archivos en cada
ministerioo ente autónomoo instituciónque lo necesite. Aparecen ahora archivosfuertes,
dotados de todo lo necesario y con un profesional a cargo de su dirección.
87
definido y con un plazo de vigencia y conservación determinado por un estudio de todos
los.intereses en juego. La selección, en un sistema integrado de archivos con los tres
elementos -red de archivos, autoridad científica central y legislación apropiada- es una
tarea económica y segura. Una buena selección no es s610 fruto de un correcto flujo de
los documentos-producción, clasificación,archivalía temporal, eliminación,archivación
permanente- sino que influye positivamente en la consecución de un buen flujo. En
efecto, el estudio de los valores con respecto a la institución y a la historia permite una
sistematizacióndifícil de obtener por otros medios.
Conocer la dinámica y la utilización de estos elementos requiere el estudio de la
teoría del ciclo vital de los documentosque es el tópico del capítulo siguiente.
PROGRAMA DE SELECCI~NDOCUMENTAL'
Manuel Vázquez
El archivero debe tener un programa claro y unas metas Concretas que proponer.
Es preciso explicar que el hacinamientoy la ineficacia son síntomas y que la solución del
problema se obtendrá por medio de objetivosde mediano y largo alcance.
Los objetivos de un programa de selección documental son las metas a que se debe
llegar, pero también los tópicos que sirven para diagnosticar el acierto en la tarea que se
está realizando. Podemos formular los objetivos así: 1)Obtener una corriente fluida de
89
documentos; 2) Realizar ahorros sustanciales; 3) Que después de la eliminación, queden
como archivalía coherente y completa, los documentosde mayor interés para reconstruir
el momento histórico a que pertenecen.
90
que las horas hombre llevan el casto a proporciones intolerables. De esto conuzco casos
que suelen terminar por abandono de la comisión encargada o de la institución que paga
el trabajo. De ahí, a la destrucción indiscriminada o a la microfilmación de sustitución
también indiscriminada s610 hay un paso.
: Un buen programa de seleccióndocumentalva a requerir una inversión previa, tanto
mayor cuanto más años hayan pasado sin tomarse una decisión correcta. La inversión
principal consistirá en la habilitación de una red de archivos y en menor escala, la
designación del personal, pero de ahí en más los ahorros serán sustanciales5. Llama la
atención la frecuencia con que la bibliografía norteamericana y canadiense se jactan de
lo que reportan a su gobierno.
La economía puede visualizarse en cuatro aspectos: 1) la cantidad de espacio
obtenido aspecto cuantitativ- (tantos metros de estantería); 2) el tipo de muebles y
espacio, bajo una consideración cualitativa. La creación del archivo intermedio y la
fluidez de la circulación descongestionan locales, a veces muy caros, en edificios de
ministerios o en casas alquiladas en pleno centro, o en salas alfombradas y con aire
acondicionado, etc.; 3) el ahorro en tiempo de Wsqueda. Reina la agilidad y la limpieza:
un lugar para cada documento bajo regias de trasladoconcretasy pautas de desafectación
fácilmente comprensibles; 4) agilización de la tarea selectiva. Cada año que se realiza, se
consigue que sea más rápida y segura, abaratando los costa.
Estas objetivos, sobre todo el del ahorro, se obtienen mejor cuanto más amplio es
el punto de mira desde donde se realiza. En el caso ideal se toma todo el Poder Ejecutivo
en un sistema y todo el Poder Judicial en otro sistema, coordinado con el primero. Esto
se explicará al hablar del "ámbito de la d~plicaci6n"~. Rápidamente podemos decir que
consiste en que, en un sistema muy amplio, se consideran duplicados o copias todos los
documentosque se repiten dentro del sistema. Si el sistema abarca s6io un Ministerio (o
peor todavía, un archivo), no se pueden considerar documentos duplicados los que se
hayan bajo otra jurisdicción y, por lo tanto, se precisa conservar mucha más archivalía.
5. Canadá. Op. Cit. Sección 1, p. 13. PEROTiN, Ivcs. "LeR m r d s Management et I'administration angiaise
&s archives".Guzette desllrchiws, No 44, ler. Inm. 1964, p. 16.
6. Véase mi Manual de seleaiióndonrmenial4.2.1.1.3
91
trabajó con archivalía y una vez terminada la operación 10 que queda es archivalía, es
decir conjuntos orgánicos de documentos y no colecciones caprichosas de papeles. El
historiador que va a una archivalía seleccionada encuentra que se han destruido docu-
mentos de menor valor a fin de que resalten y permanezcan los de mayor valor.
'
Quien hace un programa de selección sabrá si su proyecto es acertado cuando
descubre que va a conservar grupos documentales y series que son aún reflejo de la
organización de la institución productora porque constituyen fondos coherentes y com-
pletos, aunque reducidos.
92
Ahora bien, el objetivo de la selección debe tener en cuenta estas características y
conservarlas intactas. Una selección mal realizada mutilaría la archivalía o podría elegir
documentos con criterio equivocado.
Por eso convienea modo de tema introductorio, repasar algunos criterios o métodos
directos o taxativos de selección que a veces han sido empleados, para conocer más en
detalle su validez o su debiiidad.
Estamos con Schellenberg cuando advierte: "No se pueden inventar técnicas que
reduzcan el trabajo de tomar una decisión sobre los valores, a una operación mecáni~a"~.
Tampoco el sistema de selección por temas solo es acertado, ya que hay tipos
documentales que se cowrvan sea cual sea el asunto que ventilen.
93
Seleccibn por antigüedad
Tiene su razón de ser este criterio y en otro lugar de este trabajo" se extrae de él
todo 10que es válido, pero como criteriogeneral es nefasto. Se dio el caso de quien ordenó
eliminar todo papel "con más de cuarenta años de antigüedad"y destruyó los documentos
de fundación de la ciudad; por su parte, otra institución incineró los planos de construc-
ciones aún existentes "porque eran viejos".
¿No es lógico inferir que lo que es valioso mientras está vigente seguirá siendo
valioso para la historia? Hay ejemplos: Los decretos presidencialesson importantes por
su trascendencia administrativa y, por lo tanto, son elementos de primer orden para la
investigación histórica. Es también, una media verdad. En primer lugar que todo docu-
mento vigente en una institución es "importante para alguien" y su destrucción produce
daño, así que se deduciría que también interesa a la investigación. En segundo lugar, aun
restringiendo a aquellos papeles "cuya repentina pérdida paralizaría la institución".
AiIí encontramos amplio predominio de los documentos contables y de personal
que representan una prioridad en el mantenimiento de la marcha de la institución, pero
no siempre son prioritarios para la investigación, cuyos intereses son más amplios.
Si queriendo escapar de estas limitaciones formulamos ''Ladocumentas que
muestran la evidencia de los orígenes y de las grandes líneas de desarrollo de una
institución son de valor permanente", hemos hallado los valores evidenciales de Sche-
Ilenberg. Es la Única coincidencia válida entre valores administrativasy de investigación
con respecto a instituciones. Pero es preciso añadir a estos valores "evidenciales", los
valores de los que también habla Schellenberg.
94
Es decir, los documentosde valor evidencia1nos muestran cómo estaba organizada
la institución,pero no cómo funcionaba,qué pasó en tal huelga durantela crisis financiera.
Por otra parte, sólo miran a la importancia para describir la institución, pero no las
personas que tienen relación con ella o los productos que se deben a su funcionamiento.
' Resumiendo: Un valor administrativoelevado es un elemento de juicio a tener en
cuenta, pero no una indicación automática. No se puede eludir un doble estudio, a saber:
estudio de valor administrativoy estudio de valor histórico, porque la coincidencia entre
uno y otro no es neta.
En la fase administrativa, la cantidad de uso sirve para decidir en qué lugar han de
star los papeles: pre-archivo, archivo central, archivo intermedio, etc. Ya en la fase
histórica es evidente que el uso es el fin que preside la retención de documentos para
bturos investigadores. Si se supiera positivamente que algo jamás iba a ser utilizado no
13. MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 171. BRICHFORD, Maynard. Op.Cit., cap. 3, p.6. FAVREAU,
Robert. Les archives.Serie "Quesais je?". París, 1%5, p. 5 (apud BOISARD, p. 217).BOISARD, Pierre.
Op. Cit., p. 217-218. DARTER, Lewis J. Jr. "Records Appraisal: A Demanding Task". 33re Illciimi
Arckives. Jan-Jun, 1%9, p. 4.
M BRICHFORD, Maynard. Op. Cit., cap. 4, p. 9, dedica un subtítulo "Frequencyof Use",afirma "Thevalue
d archiw is wholly dependent upon the existen= of person attaching value to them".
95
se conservaría. Sucede, sin embargo, que no podemos medir exactamente el interés futuro
que va a despertar un documento. Por otra parte, la cantidad de uso es algo extrínseco al
documento y está motivada por algo que atrae a los investigadores; ese “algo” es el valor.
Buscar los valores del documento es el camino correcto.
%
La sohcibn propuesta
Punto de partida
El principio que preside toda la tarea de selección documental podría formularse
así:Cada documento se halla en una fase y en un momento de su ciclo vital y debe ser
tratado y procesado de acuerdo a ese estado.
Como se ve, se afirman tres cosos: Hay que conocer en detalle cuáles son las fases
y momentos del ciclo vital; definir en cuál se halla tal documento; qué tratamiento y lugar
de guarda le corresponde. Cada uno de estos tres puntas será el tema de un capítulo.
Una vez aplicado el principio, aparece lo que se considera descartable o sin utilidad
para la utilización. Entonces se pasa al:
Juicio de valor
Procedimiento
Los procedimientos de selección están vinculados a los dos juicios: el juicio de
desafectación produce una tabla en que se indica -como queda dicho- el número de años
de plazo precaucional de conservación que corresponden a cada tipo documental. Esta
tabla es, de por sí, permanente y puede promulgarse como un decreto, resolución o
reglamento.
El juicio de valor para la investigaciónhistórica produce inventanosde transferen-
cia y listas de eliminación.
Un secretode éxito en la tarea de selecciónconsiste en que el archivero,habiéndose
asesorado muy cuidadosamente, redacte y eleve todas las propuestas de desafectación
(incluidoslos plazos de conservación), de transferencia y de eliminación, a las respectivas
comisiones. El archivero que lleve a las comisiones l a listada de documentos sin
ninguna propuesta ni estudio está condenando la tarea selectiva porque la comisión a la
corta o a la larga se verá rebasada en su capacidad de juzgar y dictaminar.
Como repetidamentese expresa más adelante16elarchiveroencargadode una tarea
selectiva tienen que volver sus ojos a la producción documental. Siempre habrá tipos
documentales muy difíciles de juzgar por la metodología con que son producidos y/o
archivados. Es obligación suya llevar la producción a sistemas que agilicen la selección.
En Argentina el caso más evidente se da en la producción y archivación de los expedien-
tes.
98
LOS LINEAMIENTOS DE LA F U N C I ~ NARCHIV~STICA
EN LOS ARCHIVOS PERMANENTES'
99
mente facilitada4. Las actividades inherentes a aquella preparación son, en el entender de
la conceptuosa archivera española, la participación en el proceso de creación, en la
normalización de la tipología documental, en las normas en observancia, en la programa-
ción de la selección y en el establecimiento del sistema de la recogida de fondos. Hoy
está comprobado que si los archivos fuesen llamadas a participar de la creación formal
del documento, pudiendo así opinar en la elaboración de formularios, en la racionaliza-
ción de la terminología y en la economía de las etapas de tramitación (a pesar de ser esta
una fase pre-archivística), el flujo de la documentación sería más lógico y rápido,
sirviendo, por tanto, plenamente, a 10s intereses de la administración pública o privada.
100
divagación que aquí podríamos hacer sobre el problema de la selección y del descarte, de
la eliminación o de la destrucción de los documentos de archivo. Por ahora, es suficiente
afirmar hasta qué punto es decisiva la participación del archivero en el destino de los
documentos. Se trata de la segunda fase de la función archivística que corresponde a la
segunda edad del documento; esto si fuese posible contar con un archivo intermedio(mal
llamado en algunas administración pre-archivo, lo que hace suponer que antes del
permanente no hay archivo). En este caso, es la salida de este archivo, después de
veinticinco años como plazo ideal -y desde que terminó su vida activa-, en que se hará
la transferencia final. Si, en ese momento, la normalización preestablecida de descarte no
le ordena la eliminación, la documentación pasa a custodia definitiva en el archivo
permanente.
101
provenientes de una determinada institución o persona". Mas es evidente que se debe
establecer a qué nivel de estructura de los servicios públicos se sitúa el organismo
generador de fondos. En general, producen fondos los ministerios (de esfera federal) y/o
las secretaríasde Estado, así como los demás departamentosque son dependientes. Hay
que tener en cuenta una pirámide administrativa en la cual los órganos superiores pueden
ser considerados secciones, para así dar lugar a los órganos dependientes como fondos.
Por ejemplo,en el caso de Brasil, en una escala nacional, si se considerasepara el Archivo
Nacional, la Sección Poder Ejecutivo, sus fondos serían la Casa Civil de la Presidencia
de la República, el ServicioNacional de informaciones, el Departamento Administrativo
de Personal Civil, la Consultoría General de la República, la Secretaría de Planeamiento,
la Casa Militar, el Consejo de Seguridad Nacional, el Estado Mayor de las Fuerzas
Armadas, la Escuela Superior de Guerra y cada uno de los ministerios: Agricultura,
Aeronáutica, Comunicaciones, Educación y Cultura, Ejército, Industria y Comercio,
Hacienda, interior, Justicia, Marina, Minas y Energía, Trabajo, Prevención, Transportes,
Relaciónes Exteriores y Salud (datos de 1981). Sin embargo, si consideramos el ámbito
de los propios archivos ministeriales, muchos de ellos como se presentan hoy, errada-
mente, resguardando sus propios archivos permanentes, es evidente que sus órganos
internos, para efecto del ordenamiento, serán sus fondos.
De cualquier forma, la propia definición de fondo de archivo (conjunto de piezas
de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, cada persona física o jurídica,
autónoma y orgánicamente reunió en razón de sus funciones o actividad)' suscita el
principio de respect desfuds: es bastante evidente que no se puede mezclar documen-
tación proveniente de fondos diferentes bajo el riesgo de impedir, fatalmente, todo el
rastrear futuro del historiador en tomo de las funciones y distribucionesde determinado
órgano oficial. Paralelamente, si se respeta la estructurade fondo se va contra el principio
de origen (los documentos que tienen el mismo origen pertenecen, sin duda alguna, a un
mismo fondo). Por eso mismo las dos expresionesson sinónimas. "El principiode respect
des fonh o el principio de procedencia es considerado universalmente como la base
archivística teórica y práctica.(...) Fuera del respect desfonds todo trabajo archivístico
será arbitrario, subjetivo y desprovisto de rigor...*I8.
No será necesario decir cuánto significa, en esta fase de la función archivística,el
conocimiento bastante profundo de la estructura administrativa actual y pasada de los
102
gobiernos a los cuales sirve el archivo que se debe ordenar. Sin que se sepan las
competencias y las atribuciones de cada organismo gubernamental y su posición en el
organigrama administrativo, p5mo se establecerán los núcleos de fondo para efectos
clasificatorios y descriptivos? No se usará la cronología para establecer las divisiones, ya
que muchos discuten este tipo de agrupamiento dentro de un fondo. Mientras tanto, para
ias'series, éstas sí integrantes naturales del fondo, la teoría archivística es unánime en
admitir, para caracterizarlas, las funciones que cumple el órgano productor de los
documentos. Los tipos documentales, en general, coinciden con las series, ya que son la
expresión diplomática donde suele ser canalizada la función que será cumplida a partir
de su vigencia.
Sin embargo, aunque haya mucho que decir al respecto, no es propósito de este
trabajo discutir los aspectos de definición de fondo ni de sus divisiones. El problema se
presenta tan sólo aquí porque la función de ordenamiento no es otra cosa que poner orden
en el interior de los fondos.
Otra rama de la función archivística en los archivos permanentes es la de descrip-
cibn de docunientos. Las tareas de descripción llevan a la elaboración de los llamados
mstrumentos de información. Se constituyen en las vías de acceso del historiador al
documento, siendo la clave de utilización de los archivos como fuentes primarias de la
historia. La calidad de un archivero se deja ver en la precisión de los instrumentos de
información que elabora. Al convertir claro y provechcsoel encuentrohistoriador-docu-
mento, él cumple la misión para la cual fue destinadojunto al investigador y a la propia
administración. "Un instrumento de información mal ideado o incompleto paraliza la
in~estigación"~. Teniendo en cuenta que un depósito de archivo nunca es (ni podría ser)
de libre acceso, s610 el inventario o catálogo pueden permitir conocer todo el potencial
de información de los documentos custodiados.
El primero por ser elaborado y al primero al cual recurre el historiador es la Guía.
Es el instrumento que va a orientar a los usuarios en el conocimiento y la exploración de
los fondos del archivo. "ES el más genérico, informa sobre la historia, naturaleza,
estructura, período comprendido, cantidad de cada fondo integrante del acervo total del
archivo"". Lo fundamental en la guía es la orientación hacia la investigación. Contiene
9. E J. Himly. Les index el leurs complemznis: schema sommaire. Pans Archives Nationales, 1979,
(mimeografiado).
10. Lexicono/ArchiveTerminolo~.Amsterdam: Eisevier's, 1964.Ver también Maria Amélia PortoMiguéis.
"Rotein,paraelabora@o deinstrumentos de pesquisa em arquivosdecustodia".Arq.ccivo&AdrninisIrafcio.
Rio de Janeiro: Ago. 1976. Vol. 4, NP2, p. 7.
7 03
nada más que informaciones prácticas sobre el acceso, los servicios y el funcionamiento:
cumple con presentar un cuadro general de los fondos.
104
Los índices, señalando nombres, lugares o asuntos en orden alfabético y remitiendo
al lector a las respectivas referencias de identificación son de extrema utilidad para la fase
inicial de la investigación. Ellos pueden ser parte de un inventario o de un catálogo, así
como pueden ser publicados independientemente.
8
En cuanto a la publicación de textos en forma fntegra surgen ellos por series o por
documentos individuales. Su aprovechamiento es innegable, principalmente por permitir
que su contenido completo sea conocido fuera del recinto del archivo. Sin embargo, deben
tomarse precauciones en cuanto a la fidelidad de la transcripción y la selección de los
textos. Su práctica debe ser llevada a cabo después de que el archivo pueda contar con
los otros instrumentos anteriormente señalados, ya que aquéllos, por su amplitud, orien-
tarán mejor al investigador en el conocimiento de los fondos existentes en el archivo al
cual se refieren.
105
Y ORDENACI~N'
CLASDFICACI~N
1. Ambigüedadde significados
Teniendo en cuenta que la principal función del archivero es favorecer el acceso a
los documentos y que éste ha de lograrse a través de los instrumentosde descripción que
exigen con anterioridad la clasificación y la ordenación, es obvia la importancia funda-
mental de las dos actividades que nos ocupan.
Por otra parte no hay duda que un archivodesorganizadono favorecela perduración
de los documentos. El orden por el contrario disminuye los problemas de conservación y
hace más fácil el control para el archivero.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación, que
continuamente se utilizan pero con cierta indistinción, incluso por parte de los profesio-
nales, hasta el punto de definir que "ordenar es clasificarel material" o a la inversa, como
también he visto escrito, que "clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases".
En otra ocasión he visto impresos: "clasificación en Archivología puede significar
el sistema razonado conforme al cual se han de ordenar los fondos de un archivo para que
rindan la máxima eficiencia". En la misma obra, más adelante, se afirmaba que "para la
clasificación de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios métodos:
cronológico, alfabético y de materias", confundiendo totalmente la clasificación con la
ordenación.
En el Manual teórko-práctko del archivero de Nuñez Cepeda se decía que: "las
dos operacionesfundamentalesque se deben practicar en los archivos para que sus fondos
106
estén bien ordenados son la clasificación y la catalogación". No habla de la ordenación
como actividad indistinta, con característicasy métodos propios, sino que se refiere a ella
como una consecuencia de la clasificación.
En otras ocasiones a la hora de decir: "Se clasifica por materias se identifica con
b acción de ordenar por materias, y es claro que no se ordena por asuntos, sino
alfabéticamentepor materias, y los métodos en un caso y en otro son diferentes.
En la mayoría de los autores no se han delimitado los campos de una y otra
operación, ni se han fijado los conceptos.
El confusionismo ha llegado hasta hoy y, quizá, venga dado, bien por la simulta-
neidad en la documentación de archivos administrativos -como veremos- de la clasifi-
cación y ordenación, bien por la lucha de los archiveros por huir de la similitud con las
técnicasbibliotecarias: eluden el término clasificaciónsustituyéndolo,hasta recientemen-
te,por la palabra ordenación.Actualmentehay un sector de la profesiónque distinguiendo
claramente una de otra, hacen la sustitución por "organización" que sí es correcta.
Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha delimitado perfecta-
mente una y otra, señalando sus principios en dos capítulos de su obra: Archivos
modernos.
Organizaro clasificar y ordenar sondos actividades, dentro de la tarea archivística,
perfectamentediferenciadas y esenciales, de una parte, en orden a la conservación de los
documentos, y de otra, indispensablespara inventariar y catalogar los fondos.
Con respecto a esto Último insisto en que como tareas previas, la clasificación va
unida íntimamente a la inventariación, y la ordenación a la catalogación. No puede
hacerse un inventariode un fondo o de una Sección desorganizada,ni un catálogo sobre
series desordenadas.
107
técnicas propias del archivero la clasificación es anterior a la ordenación. En apoyo de
tal idea creo que es claro que un archivo no puede concebirse sin organizar, pero si estar
en vías de ordenación, o no estar totalmente ordenado.
En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté
organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el archivero por 10 que respecta a la
clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificandodesde fuera sin alterar
lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el
estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y
actividades, reconstruir y plasmar la organización de los fondos.
3. Conceptos y diferencias
108
Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre UM y otra actividad, podemos
acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificación va unida a la idea
de separar, la ordenación a la de unir.
5. Clasijlcación de fondos
110
Contratación, por poner un ejemplo, puede ofrecernas agrupados sus fondos teniendo en
cuenta sus funciones de control y monopolio mercantil (registros de naos, licencias de
pasajeros, etc.), sus funcionescientíficas(exámenes de pilotas, cartografía), sus funciones
de justicia (autos y pleitos vistos ante la Audiencia de dicha Casa),etc.
a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, según las
atribuciones del organismo (por ejemplo, la función de control que como hemos visto
ejercía la Casa de la Contratación sevillana).
5.1.1. Acciones
Las acciones pueden manifestarse en tres aspectos: las funciones que son las
atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los
fines para los que ésta fue creada. Pueden considerarse funciones la judicial atribuida al
Consejo de indias; la facilitación del acceso a los documentos desempeñada por el
archivero, etc.
Las funciones originan un conjuntode actividadescuya puesta en marcha da lugar
a la realización de unos serviciospara el logrode aquéllas.La funciónjudicial del Consejo
de Indias se veía cumplida a través de los pleitos, las visitas y las residencias; las
actividades de clasificación, ordenación, inventariaci6n y catalogación integran esa
funciónde divulgar y facilitar el acceso a los fondos que es propia del técnico de archivas.
111
A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trámites o negociaciones
relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen lo que nosotros llamamos
series documentales: expedientes de una visita que son los testimonios escritos y concre-
tosque reflejan aquella actividad.
5.1.3 Asuntos
En cuanto a los asuntos es obvio que como hemos dicho se refieren a las materias
de las que traten los documentos. Hacienda, guerra, gobierno, iglesia serán las materias
tratadas en la correspondencia de un virrey indiano con la metrópoli.
En relación con estos tres elementos y según optemos por uno u otro tendremos los
tres tipos de clasificación apuntados: funcional, orgánica y por materias.
O. Servicios generales
0.3. Personal
{
dependencia-función
0.3.1. Seguridad Social { negociado-actividad
0.3.1.2. Expedientes de indemnización por enfermedad
0.3.1.3. Relaciones de bajas, etc. 1
i
series documentales
112
5.3 Eleccibn de la clasificacibn
Por lo que respecta a los archivos históricos, generalmente existe ya una clasifica-
ción y lo que se nos plantea es UM reclasificación, que también podrá ser funcional u
orgánica y puede depender bien del criterio del archivero, bien de que el fondo esté más
amenos completo. Mi experiencia me lleva a la consideración que de tratarse de fondos
referidos a un período cronológico muy amplio, es preferible optar por la función que por
el organismo. Es común que las funciones permanezcan pero su adscripción a un
organismo o negociado puede variar. Voy a referirme a un ejemplo de fondos america-
nistas.
Lo que sí puede decirse es que de los tres t i p de clasificación, los dos primeros
han de preferirse al tercero. Cuando los documentos hayan de clasificarse por materia, lo
que no deben es ser forzados dentro de un esquema construido sobre principios "a priori",
como puede ser el caso de la clasificación decimal, sino que deben agruparse en clases
establecidas pragmáticamente sobre una base "a posteriori". Estas clases o grupos se
desarrollarán gradualmente según la experiencia pruebe su necesidad.
113
5.4 Principios de clasificación
Siguiendo al norteamericano Schellenberg, tenemos:
1. ia clasificación es anterior a la ordenación.
II. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles
sucesivos sean consistentes, es decir que un mismo nivel ha de incluir s610
funcioneso actividadeso materias.
Así si en un nivel se recogen tipologías documentales, no se pueden mezclar con
materias:
cartas
reales cédulas
consultas
encomiendas (no)
114
W. Losdccumentosdeben clasificarses610 en casos excepcionalescon relación a
materias o asuntos.
6. Ordenacidnde docuitlentos
Se parte en este método de una premisa: "que no hay elemento más estable que la
data de un documento cuando está expresada". De las diferentes clases de fechas
(cronológica, tópica, histórica) la primera sitúa a los documentos en el tiempo y con
relación a ella son colocados uno detrás de otro.
La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronológica (afio, mes
y día) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento.
No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (estilos romano, de la
encarnación, era hispánica, hégira, etc.) pero para ordenar es preciso reducir siempre al
estilo moderno, actual. La reducción es bastante frecuente y necesaria en la documenta-
ción medieval, a partir de los Reyes Católicos es normal el uso del sistema de datación
cristiana, a excepción de la documentaciónfrancesa colonial de la época napoleónicaque
se guía por la reforma de la terminología cromlógica impuesta en aquella época.
En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que
tuvo, a la hora de la datación de los documentos con vistas a su ordenación, la reforma
del calendario Gregoriano para la documentación alejada de la metrópoli como eran l a
reinos indianos.
115
De todas formas hay que suprimir de la expresión de la data un conjunto de
términos, que acompañan a los elementos esenciales, durante los siglos XV, XVi y XVII:
trece días del mes de setiembre del año del nascirniento de nuestro SalvadorJesucristo
de mil y quinientoscuarenta y cuatroaiíos. Hay que quedarse sólo con las cifras del ordinal
del día, del nombre del mes y del numeral del año,expresadas la lay la 3aen cifras arábigas
y la 2aen letras. Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresión del año en el siglo
XVi, han de ser sustituidas por cifras arábigas. Asimismo habrán de sustituirse una serie
de símbolos numéricos para la indicación de algunos meses del año (7e para setiembre,
gepara noviembre y Xepara diciembre), de uso frecuente en la documentación indiana,
por sus nombres completos correspondientes, en letras.
También habrán de sustituirse por sus cifras correspondientes la indicación del día
en expresiones como "postrero del mes", "día primero del mes".
Siendo como es la ordenación una operación más mecánica, sin embargo a la hora
de llevarla a cabo si ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentación
histórica hasta el siglo XVIII.
Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documentales como son las
peticiones, por olvido, en otros casos, la ausencia de fecha. Ha de recurrirse entonces a
10 que nosotros denominamos data archivística que es la que puede localizarse como más
cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de etapas
de gestión administrativa anteriores o posteriores al documento. Para las peticiones, a las
que nos hemos referido, la data archivística sería la fecha que suele figurar al dorso de
dichas solicitudes que indica el momento de presentación al destinatario.
Para la plasmación escrita de esta fecha en una ficha no debemos olvidar que ha de
indicarse entre corchetes. El documento con esta data archivística ocupará el lugar que
le corresponde por ésta.
116
1586,julio-1588, diciembre;
1592, enero-1594, diciembre.
1762-1784
1762-1786
1762-1788
1763-1790
1763-1791
6.2 OrdenacidnaIfabética
117
o losnombres de los destinatariasde la misma. Según pues se refieran a temas, a personas
o a lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica.
La ordenación onomástica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el
nombre en Último lugar. Al nombre de pila Sólo habrá de referirse en caso de esclavos o
de indios en los que normalmente no figura el apellido.
Hay series documentalesque exigen tal ordenación como son en la documentación
antigua: las probanzas, las relaciones de méritos y servicios, los expedientesde ingreso
en órdenes militares, etc., y en los fondos modernos,los expedientes personales,las hojas
de servicios,entre otros.
Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas,
para no perder la información.
No necesita mayor explicación la ordenación geográfica.
Cuestión diferente es la ordenación alfabética.por materias, ya que exige una
relación cuidadosa de los vocablos que recojan más exactamente la información de los
asuntos tratados y está condicionada al criterio subjetivo y personal del que la realiza.
118
Lo que sí puede es existir una doble numeración que corresponda a una doble
instalación, para libras y para legajos. No quedarán, pues, agrupados materialmente los
legajos o los libros pertenecientes a una misma dependencia. Junto a un legajo del
negociado de Personal, el siguiente puede ser del de Arquitectura.
Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para los fondos de cada
negociado por la complicación que la multiplicidad de cifras puede ocasionar y por la
gran cantidad de espacio que requeriría su instalación.
119
Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La
elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los
documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser
la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de
ordenación. Es obvio la elección del sistema alfabético onornástico para las "Relaciones
de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema
alfabético- geográficosi se trata de expedientesde un negociado de Forestal; o la elección
del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.
Hay que huir de plasmar en los documentos cualquieranotación, pero por otra parte
la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones
120
como son la signaturación y el sellado que hay que realizar.
Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta
pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete
donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y
signatura caigan sobre parte escrita.
6.5.3. Datacibn
Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos
tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparen-
temente iguales.
121
número 2 puede corresponder a un determinadoexpediente que tenga 30 folios, del 22 al
32.
Las cifras correspondientesa una y otra han de expresarse también a lápiz en cada
documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden
de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de
las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio".
Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse
en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad
de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total-
mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental
completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos
organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades
de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación,no s610 de números
de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la
duplicación de los números de la foliación.
6.5.5 Agregacibn
122
También como recomendación insisto en que las agregacionesno deben llevarse a
cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección.
La agregación exige la colocación de “testigos“ en el lugar ocupado por el
documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda,
’ en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del
123
NECESIDAD Y CONDICIONES DE UN PROGRAMA
DESCRIPTIVO DE ARCHIVOS EN NUESTROS DÍAS1
1. En Homenaje a Justo García Morales: miscelánea de estudios con motivo de su jubilaciáa. Madrid:
ANABAD, 1987, p. 601422.
2 Nos ocuparnos de este tema en "Funci6n de Ice archivos y recursos humanos",en Archivos de Eqaíray
América, Madrid, 1 9 7 9 , 3 2 4 , y luego en "Archivosestatales españoles. Necesidad mínima de personal
facultativo",Bdetfta & A n W Madrid, XXXI, 4(1981), 549-562, cuyas cifras habría que actualizar.
124
en 13.897,16 m/í, lo que significa, según los baremos internacionales al uso, una
documentaciónque deben atender seis archiverosprofesionales más3. Esos 13km. y algo
más, en principio, se han integrado con algún antecedente descriptivo en los otros
centenares de kilómetros de documentación ya existentes en los archivosestatales, que a
su vez, pueden carecer de los instrumentos de información adecuados, 10 que convierte
4a operación de la transferencia en un aumento, progresivo, de los muchos documentos
de los que sabemos poco y que localizamos en sus unidades a muy duras penas. Si
físicamente no se pierden, sí se pierden para el servicio porque en muchas ocasiones no
hay forma de encontrarlos para su comunicación inmediata.
3. En 1977 existían 312.397 m/l. de documentos, Boleifn de Archivos, Madrid, 3(1978), 399, y en 1978
aumentaron a 326.295,W dl.,B. Archivos 4-6(1979), 107, según datos recogidos en la Estudsficu
preparada por la Inspeccibn General de Archivos. Son éstos los anos más recientes de los que tenemos
información publicada.
4. Vale la p e tomar
~ nota de las personas servidas y los servicios prestados en ambos anos, para que se
comprenda lo extremado de la tarea: 123.971personas y 1.220.249servicios para el primer año citado y
127.917 personas y 1.316.281senidos para el segundo. En ambos períodos anuales los archiveros eran
130 y los ayudantes 95,de todo punto insuficientes y que, por añadidura, no son aumentadosni siquiera
atendiendoal crecimiento de los fondos.
125
una clientela abundante y variada que cada día pregunta nuevas cosas y reclama más
documentos5.
¿Tiene este dilema alguna solución? ¿Independiente del aumento de personal? ¿Se
puede paliar de algún modo? ¿Cuántos kilómetm anuales aumenta toda la documenta-
ción cada trescientos sesenta y cinco días?
Esta información, que puede afectar, por tanto, a uno, cien o mil documentos, es
decir, a las varias categorías de unidades archivisticas (documento simple, serie y
5. El aumento de las ~ M M Sa las que se dio servicio en los Archivos Administrativos fue de 2.304y en
los Histdricos de 5.950, lo que manifiesta esta situación numéricamente.
6 Puede verse la reciente publicación del Programa General de Información de Un- Los sen9icios &.
archivoy el concepto de usuario: un e s t d o M P ,de HUGH A. TAYLOR, París, 1984.
126
sección), ha sido facilitada desde antiguo por los archiveros en forma de guías, inventa-
nos, índices, catálogos y ediciones de fuentes, de manera que, en cada caso, pudieran ir
rechazandoentre los millones de documentosque en un archivo puede contener,aquellos
que, aunque estén junto a los buscados, no deben ser solicitados para su consulta.
+
Para que esta operación se haga con seguridad, sin esfuerzo inútil y en un tiempo
discreto, es imprescindible que el archivero haya redactado el instrumentoadecuado con
arreglo a un programa de descripción de fondos y no, como a veces sucede, con arreglo
a preferencias personales, a facilitar de trabajo o a petición de intereses particulares. Esta
premisa significa que, en muchas ocasiones, habrá que hacer una seria evaluación de los
instrumentos de información con que cuentan los archivos para ver qué es lo más
necesario y urgente. De tal ojeada a la realidad de los nuestros sacamos la conclusión,
habida cuenta que no se marca un programa general de descripción de fondos, que
tenemos tremendas lagunas, que se siguen haciendo ciertos tipos de instrumentos que
deberían dejarse de lado por el momento y que, por 10 general, todos son proyectos con
arreglo a las viejas técnicas y dan como resultado obras de artesanía costosas, parciales
y de una demanda restringida.
Es sabido que el orden en que se deben producir los instrumentos,según aconsejaba
Schellenberg en sus tratados, tiene una gradación imprescindible de mayor a menor
detalle de información, de información extensiva a intensiva,de manera que comenzando
por la guía y pasando por los inventarios,índices y catálogos, se termine en la publicación
de los documentos mismos, en ediciones impresas o en microformas7.Según sean unos
u otros, los caracteres externos e internos de los documentos merecerán una atención
distinta, ues la utilidad del instrumento varía según su destino y la unidad que se
2
describe . Este momento de la decisión de la descripción, sin duda, debe basarse en los
instrumentos con que cuente el archivo, buenos y malos, fiables o no, para redactar un
programa que llene el ciclo de la información.
’
Desde el punto de que se parte, 10 existente, hay que avanzar hacia el que se siente
como meta, las peticiones de los usuarios que, como bien sabemos, no son siempre las
mismas y que varían, como tantas cosas humanas, en virtud de modas, necesidades y
127
demandas varias. Si un archivo tiene algunos instrumentos de información que describie-
ron en su día los itinerarios reales, la organización de los monasterios, la biografía de los
próceres, es muy posible que se vea acuciado ahora por los consultantes que necesitan
las listas de impuestos de un puerto concreto, la correspondencia de los comandantes de
los puestos fronterizos o los expedientes de roturación de tierras baldías cuyos documen-
'tos,a lo mejor, han ingresado en épocas en que no se les pudo prestar atención, porque
estaba la atención sujeta a otros temas y que, así, no recibieron el tratamiento adecuado
en su momento.
El repaso de las listas de temas que los consultantes buscan, que figuran en sus
expedientes, son una guía imprescindible para poder conocer las nuevas corrientes de
investigación y, con arreglo a ellas, saber qué fondos son aquellos de los que se va a recibir
una mayor demandag.
La información que se solicitaba de los archivos para la investigación, por otra
parte, no es de la misma condición que la reclamada por las ciencias aplicadas, cuya
atención inmediata tiene la urgencia de 10 utilitario. Esta es una información imprescin-
dible, claro, y por eso se pide, pero que no tiene las exigencias de tiempo y espacio de las
otras materias. En primer lugar, seguramente porque no peligra la vida, la ruina o la
felicidad de nadie si no se consigue al instante. Hay que tenerla, pero no es cuestión de
prisa; la información que los archivos dan es de sus propia fondos, por lo que aunque
convenga estar en relación con otros archivos, no dependerá la consulta de la información
producida en todo el mundo, sino la allí facilitada. En tercer lugar, siendo así que la
documentación, por su origen, es seriada, cada documento forma parte de un conjunto
que hay que conocer, a veces, al mismo tiempo que las unidades separadas, por lo que la
información debe ser más extensiva que intensiva. No sucede así con los administrativos,
en que la información es necesaria en el tiempo oportuno.
Si hay que dar datos de unidades seriadas, si las series son diversas y cada una puede
tener miles de unidades, el primer planteamiento que hay que poner sobre la mesa es cuál
de los dos elementos, la serie o la unidad, va a tener preferencia y, en el segundo caso,
con qué intensidad se van a describir los datos. La cantidad, en todos sus aspectos, va a
ser decisiva en la formulación de un programa.
9. Pusimos d e manifiesto este hecho en "Los archivos espafiolesy la investipci6n", E. Anubub, XXVIII,
3(1!378), 3-31 (incluido luego en Archivos de Espmiuy América, 265-296) y de nuevo en "Losarchivos
y la investigación en nuestros días", aparecido en el Anuurw Inferumericuno de Archivos, Córdoba
(Arg.), IX-X(15182- 83), 7-17.
128
Camo la cantidad de documentos y la intensidad de descripción tiene un valor, tan
esencial, y ambos repercuten en el costo y el tiempo de la descripción, la información que
produzcan los archivos tendrá que adecuarse a estos tres puntos elementales en el
momento de determinar el método y el medio que hay que seguir. Porque, aunque no
queramos, tenemos que disponer de unos recursos de coste (personal, medios materiales)
y 'de tiempo (horarios) que no son ampliables a voluntad, ni siquiera por exigencias de
los propios fondos documentales. Es decir, la ecuación que se forma con los fondos
documentales a tratar ingresados en el archivo, en sus secciones y series, el tipo de
descripción que a ellos se aplique (guía, inventario, índice, catálogo, edición) y el campo
de usarios a los que llegue la información tendrá el equilibriode los vasos comunicantes,
siendo constantes el coste y el tiempo. La intensidad de la descripción será la que haga
posible una mayor cuantía de unidades descritas y, por consiguiente, un mayor número
de personas a las que pueda interesar la informaci6n".
Aparte del programa en sí, del que vamos a ocuparnosluego, también hay que tener
en cuenta los métodos descriptivos y las técnicas empleadas en la elaboración de los
instrumentosde información porque, al tratarse las más de las veces de miles de unidades,
tenemos un auxiliar muy eficaz en nuestro trabajo con los medios mecanizadas de
tratamientode datos, que son capaces de hacer bien y pronto lo que por los procedimientos
tradicionales significa un coste y un tiempo enorme, como sabemos por la experiencia
anteriorl1.
La adopción de estos procedimientos requiere, previamente, estudios técnicos y
preparación de la documentación de la que hablaremos más adelante.
3. Unprograma descriptivo
El programa descriptivode los archivos tiene que ser considerado en su totalidad.
Tiene que abarcar, por tanto, todos los archivos en sus tres edades. Afectará, si así lo
10. Puede verse el esquema del "Servicio de informaci6n del archivo", que presentamos, en que de manera
gráfica significamoseste problema.
11. Aunque casi todos los archivoscuentan con gran cantidad de catálogosen fichas (ficheros), hechos durante
mucho tiempo por muchos archiveros,su puesta a punto para convertirlosen UM informaci6n circulante,
por medio de su publicación, es muy pequeña en proporción (dejando a un lado los créditos para
publicaciones, que mencionaremosmás adelante). Parte de la causa originaria de esta situación es la falta
de un programa y la adecuación de las descripcionesa los fondos, los costos y la demanda que de ellos se
hace. En 1977 se publicaron tres guías, un inventario, un índice y cuatro catálogos;en 1978 tenemos dos
guías y dos catálogos, según se lee en la EstadiSra citada en la nota 2
129
consideramos, a todas las actividades que el quehacer archivístico conlleva, a saber, la
recogida, organización y servicio de los fondos en cada una de sus etapas.
No por capricho, sino porque en todas ellas el archivero tiene que facilitar infor-
mación sobre los fondos. Lo que variará serán los datosque en cada una de las operaciones
haya que constatar para su manejo, pero lo que hay que tratar es que estos datos no sean
redundantes ni que falten los esenciales y, también muy importante, que se vayan
siguiendo en las distintas operaciones para no tener que partir, cada vez, de la nada
informativa. Esto se desprende de la unidad que forman los documentos por su propia
naturaleza y por su génesis,que loshace estar relacionadosdependientesy no ser unidades
aisladas en sí mismas, como los libros.
Los datos que se tienen en cuenta para su descripción, los caracteres externos e
internos, no tienen todos el mismo valor en cada operación ni deben ser consignados
siempre, por 10 que una de las tareas más necesaria para la completa normalización de
nuestra profesión es el consenso en cuanto a las operaciones, la terminología y la
aplicación de las instruccionesadmitidas. Esta no es tarea fácil y, también hay que decirlo,
en general las diferenciasno son grandes de unos archivos a otros, pero se ganaría mucho
en la descripción si nos decidiéramos a ir adoptando esquemas, términos y operaciones
iguales o, al menos, semejantes, porque, aunque los documentos sean de distinto tipo y
los produzcan y recojan distintas instituciones,las principios y las técnicas archivíslicas
son las mismas y, así, los resultados en la descripción deben ser paralelo^'^.
1 2 En esta línea están los estudios del Programa de Gestión de Documentas y Archivos RAMP, de Une-,
que se vienen editando desde hace seis años sobre implantación de Sistemas Naaonales de Archivos,
Reprografía, Transferenaas, Normas diversas, Medios audiovisuales, Información, Muestreo, Guías,
Accesibilidad, etc, en númen, de 33.
13. En el Manualde Archivos Municipales, Madrid, Anabad, 1982, págs. 46 - 51.
130
(1.2.), la cantidad (1.3.),la forma (1.4.) y la data (2.3.), sean puestos en este orden o en
otroparecido. Estos son,por 10general,losdatos que se consignanen una hoju de remisión
&fondos, sin la que no se acepta el ingreso de documentos en el archivo organizado. A
simplevista se comprueba la mayor cantidadde datosde carácterexterno, que sirven para
loca)izar y no tanto para saber cuál es el contenido específico.
’
Una vez ingresadoslos documentos, al integrarlosen una organización ya existente
de la que suelen formar parte, hay dos principios que,mandan lo que hay que hacer: el
respeto al origen y a la ordenación original; los caracteres que la reflejan son pues: la
procedencia (2.1.),el origen funcional (2.2.), la data (2.3.)y el orden de creación que, en
las oficinas de origen, se suele adoptar atendiendo a tiempo (cronológico), lugar (topo-
gráfico), personas (onomástico), cosas y acontecimientos (materias), que dependen
perfectamente del contenido (2.4.).Vemos, pues, que a diferencia de lo que sucedía en
las transferencias, ahora son más apreciados los caracteres internos que los externos,
menos relacionados con su organicidad éstos.
Cuando de la custodia pasamos al servicio de los documentos, mediante la hfor-
mucidn y comunicación,los mismos datos serán necesarios en distinta medida, según se
trate de servir a la Administración, a los ciudadanos o a los investigadores, aunque las
operacionesfundamentalessean las mismas, consistentesen la localización de una unidad
entre miles semejantes para su presentación física a quien la solicita. La diferencia,como
ya dijimosal principio, radica en que, en cada uno de estos tres casos, los fines perseguidos
son distintos y, en atención a ellos, la comunicación también lo es, unas veces como
testimonio del que hay que dar el original para su uso en la oficina y devoluciónal archivo,
dar copia para su utilización fuera del archivo por el ciudadanoy dar originalespara usar
solamente en el archivo y copias para ser estudiadasfuera de él por el investigador.
Para servir los documentosa los administradoresque los producen, como base para
la propia gestión, los datos que sirven para la localización y que también inciden en su
uso son: la procedencia administrativa (2.1.), el origen funcional (2.2.) y el contenido
(2.4.), todos conocidos por el que lo solicita al archivo, puesto que cuando los remitió los
debió incluir en la hoja de remisión de fondos. Lo mismo podemos decir de los que
reclaman los ciudadanos, que suelen conocer la clase y el tipo (1.1.) y el contenido con
los datos relativos a personas, lugares, cosas y acontecimientos (2.4.). -
Cuando se trata de los consultantes cuyos fines no son prácticos, sino que van
encaminados a trabajar en el “universo del saber” para darlo a conocer a los demás,
mediante la investigación, la cosa se complica, porque ellos pueden estar interesados en
procesos, acontecimientos, biografías, fenómenos de todo tipo, personas, lugares y otros
131
asuntos cuyos datos están contenidos en los documentos de un archivo de los que, tal vez,
no tiene ni UM pista de cuál puede ser la sección y serie en que se encuentren.Esto no es
tachar al investigador de ignorante, sino de desconocedor del proceso de producción de
documentos de propia génesis documental, que enlaza al productor de la documentación,
por el origen, con el archivo en el que se depitaron los fondos ya innecesarios para la
burocracia, pasando por las muchas vicisitudes que los documentossufren. Saber archi-
vístico que, lo más común, es resultadode muchas horas de tratar la documentación. Estos
conocimientosque hacen insustituible al archivero deben ser dados a conocer pública-
mente con la redacción de instrumentos de información extensivos e intensivos.
hsguías, sean generales, por se'ccioneso temáticas, son las que tienen que facilitar
esta clase de información, tratando de la procedencia (2.1.) y el origen funcional (2.2.)
de las diferentesseccionesy subsecciones,con enumeraciónde las series (1.1.) y sus datas
(2.3.),así como el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) de una manera sucinta
y dando una idea general del contenido de las series pormenorizada (2.4.). Aunque para
hacer una buena guía se necesita un conocimiento de todos los fondos, su redacción no
requiere los detalles que hacen costosa su composición, que es orientadora del conjunto
y que, por lo mismo, sirve a todos los consultantes como primera entrada al archi~o'~.
Por desgracia, nos faltan guías de muchos de nuestros archivosy en el caso de que existan
son tan antiguas que ya no reflejan bien el contenido de los fondos y el servicio ue de
ellos se hace y se ha hecho, en el lapso de tiempo transcurridodesde su redacción". Este
es un trabajo, como vemos, que tiene que ser tomado muy en cuenta en todos los archivos,
tanto los que ya la hicieron como los que nunca pasaron, en el mejor de los casos, de
redactar un tríptico informativo16.
14. Puede veme el cuadro del "Serviciode Información del archivo" en el primer punto y en el de "Caractaes
internos y externos de los documentos" en la columna dedicada a Culo en el apartado de descripción.
15. Algunas de las guías existentes de los grandes archivos estatales datan de 1958, como puMicaciones de la
conmemoracióndel Centenariode la creacióndel CuerpoFacultativodehchiveros y Bibliotecarios.S610
dos de los Hist6rincosGenerales las han puesto al día, el Archivo de la Corona de Aragón y el Archivo
General de Simancas. De los Regionales la tienen los de Galicia y Mallorca; de las Chancillerías, la de
Granada; d e los Históricos Provinciales los de Orense, Pontevedra y Santander como publicaciones
unitarias y han aparecido en el Boletín de Archivos las de Burgos, Jaén, Málaga, Oviedo y Santa CNZde
Tenerife (B. A., 8(1980), 133-191), y las de Gerona, Guadalajara, Murcia, Santander y Tarragona (B. A.
9(1980), 243-301). Recientemente apareció la del Archivo del Patrimonio Nacional y de los Ministerios
de Asuntos Exteriores, de Educación y Ciencia, del Interior y de Obras Públicas y Urbanismo.
16. Con los trípticos sucede los mismo. Se publicaron en 1958los de los grandes archivos y en los años 7040
de los siguientes centros: de los Históricos Provincialesde Alicante, Badajoz, Burgos, Caceres, Málaga,
Mallorca, Orense, Oviedo, Pontevedra, Salamanca, Santa Cruz de Tenerife, Santander, Segovia, Soria,
132
De este primer contacto informativo, muy general, pero comprensivo de todm los
fondos, su historia, el servicio y la bibliografía, se pasa a la descripción de las series, cuyo
instrumento es el inventario. Para redactarlo, es necesario que la documentación esté
convenientemente organizada y ordenada, pues además de la procedencia (2.1) y el origen
funcional (2.2.) son de gran importancia las clases y tipas (1.1.) que denotan la actividad
que ha producido la serie, aparte de incluir la data (2.3.), el formato (1.2.), el volumen
(1.3.) y la forma (1.4.) sin que se descienda al contenido (2.4.), puesto que ese campo
queda indicado en la introducción y en el tipo. Contamos con bastantes inventaria de
nuestrosarchivos, pero dada la diversidad de opiniones en cuantoa los datas y la extensión
en que deben figurar en los inventarios, algunos de los publicados participan de los
carateres de los índices y de los catálogos17.
El otro instrumento que proporciona información de carácter extensivo y que tiene
UM simple función de localización de los datos es la de los índices, que podrán ser
geográficos cuando citen la data tópica (2.3.) y los lugares que aparecen en el Contenido
(2.4.), onomásticos, si se toman los nombres de la procedencia (2.1.) y del contenido
(2.4.),cronológicos cuando se fijen en la fecha de la data (2.3.)o en las fechas que figuren
en el contenido (2.4.)y, por fin, temático por las referencias a las cosas y acontecimientos
que existan en el contenido (2.4.). Los índices figuran casi siempre en todos 10s archivos
para su trabajo, aunque ya no es tan frecuente que se publiquen. Pero hay series para las
que es el instrumento ideal de información, como es el caso de protocolos, una serie
documental de una riqueza y de una consulta muy frecuente18.
El instrumento que fija su atención en el contenido del documento, llegando en
ocasiones a ser casi un trasunto de las unidades descritas, es el catálogo, por lo que es el
preferido por los consultantes y el más atractivo para el archivero que puede trabajar en
un tema que le guste o interese con minuciosidad y sin afanes. Tiene, además, la ventaja
de que la selección permite no tener que enfrentarse a la organización total, como en el
inventario, y al estudio de procedencia y al origen funcional, pues puede tratarse de
documentos de variadas series, incluso de diferentes archivos. Son muy abundantes los
Tarragona, Teruel, Valladolid y Zamora. Acaba de aparecer el del Ministerio de Hacienda y el del
cincuentenario del Hist6rico Provincial de Pontevedra, en pollptico desplegable.
17. Este hecholohacenotarA. HEREDIAensuManual,antescitado,ylo hemosseñaladonasotrasenalgunas
recensimes bibliografícas.
18. Muchos archivos tienen en forma catalográfica los Indices de aotarios,de lugares y de años de las notarías,
pero sólo algunas publicaron las listas, como Toledo, Segovia, Salamanca y otros, entre ellas Cádiz, e.n
forma mecanizada. Lo que sucede con estas índices es que hay que actualizarlos porque sucesivamente
ingresan los protocolos centenarios, con lo que hay que añadir las nuevas unidades.
133
catálogos, mucho más que las guías, inventarios e índices, precisamente porque fueron
producidos pensandoen consultantesmuy concretospor lo general historiadoresy, dentro
de éstos, medievalistas, que tienen unos fondos definidos (pergaminos, sellos, cartas
reales), no tan numerosos como los de las edades moderna y contemporánea y, por tanto,
mucho más fáciles de abarcar en la descripción por este procedimiento intensivo. Los
catálogos tendrán como directriz para la selección de los documentos: la procedencia
(2.1.)por tratarse de personajesde gran relevancia, en losregistrosregios, los epistolarios,
los documentos personales; la data cuando se estudie un período en diversidad de fuentes
(2.3.), los lugares que aparecen en el contenido (2.4.) o las personas y los asuntos que
figuren en él. Si la selección se hace de documentos de una sola serie, no será necesario
repetir la clase y tipo (1.1.) y el formato (1.2.), aunque sí el volumen (1.3.) y la forma
(1.4.),que puede ser distinta en cada unidad. Habrá que ponerlos si se trata de documentos
tomados de distintas series y archivos. Tenemos muchos más ejemplos de catálogos que
de otros instrumentosde información, y sabemos que se sigue haciendocon un entusiasmo
grande pese a que los archivos en los que tal sucede pueden no tener los antecedentes
previos.
Esta clase de descripción, por ser intensiva, consume un tiempo grande y, además,
es la más afectada por la incidencia de la personalidad del archivero, puesto que el arte
de abreviar no s610 está sometido a la habiiidad que posea para ello, sino también, y esto
es más grave, al personalismo que toda descripción lleva consigo. Cada documentotiene
tantas lecturas como lectores, oímas decir, por lo que podemos sospechar que en la
selección de los datos del contenido,a veces muy numerosos, el criterio del seleccionador
puede no coincidir con las necesidades del futuro o futuros consultantes. Si hay que
quintar o diezmar la información, puesto que toda es imposible referirla, siempre quedará
la duda de que se eliminará parte que era valiosa para un sector de los investigadores.
Como ya dijimos en otra ocasión, está la duda de si el archivero al suprimir seleccionará
de "encomendero para arriba o de cacique para aba'o", lo que incluso en este tipo de
descripción extensiva es difícil de saber, y de evitartb.
La informaci6n más completa, sin duda ninguna, es la que se ofrece con la edición
de los documentos,servicioque las técnicas microrreprográficaspermite hacer con mayor
fidelidad que la imprenta. Lo que sucede es que, por desgracia, no todas los consultantes
están en condiciones de acceder a una información escrita en letras antiguas, para cuya
interpretacih se necesitan conocimientos paleográficos, labor que ha hecho siempre, a
19. Eoto manifestábamos en "La Antropología de América y los archivos", en Ardaivar de Espuñuy Américo,
323.
134
la perfección, el archivero. En cambio, sí se pueden facilitar todos los documentos que
se requieran o necesiten, sin tener que someter la oferta a las restricciones que la imprenta
impone por el costo. Losprogramas de edicionesen microfilm, por tanto, constituyen la
forma más completa de comunicación de los documentosm.
En este apartado del trabajo descriptivono hay que olvidar, por fin, la formulación
de un programa de publicacionesque dé opción a todos los centros a incluir sus trabajos
en una normativa que asegure la aparición y circulaciónpor ue, lo que no es frecuente21,
9
por cortedad de los créditos que no alcanzan para toda' , porque hay archivos que
siempre encuentran cabida en los programas y otros no23, o porque los que se producen
no son elevados por quien corresponda a las listas de publicablesa, hay en nuestros
archivos muchos inventariose índices que duermen en sus folios y ficheros, sin alcanzar
20. En España desde los anos 50 se p'ocede a la microfilmación y desde los 70 a la edición en microfonnas.
21. Hace bastante tiempo que no se reúne el comité de Publicaciones, que tenía a su cargo el plan de la
Subdirección General de Archivos.
22. En los últimos años las listas de propuesta de publicaciones no se han visto cumplidas en cada ejercicio,
con lo que los trabajos envejecen y cuando se editan los datos son ya atrasados.
23. Si leemos la lista de las publicacionesaparecidasen los 61timos 10anos, se observa el predominio de los
grandes archivos sobre los pequeños, y algunos de éstos han tenido que recumr a instituciones locales
para poder editar sus guías, inventarios y catálogos.
24. Nos consta que en un Archivo General se han producido en los cinco años precedentes más de tres
inventarios de secciones de gran importancia (alguna mal descrita anteriormente), que no s610 no se han
enviado para su publicación, sino que alguno no figura en la sala de consulta como instrumento de
información que supla las viejas listas. Pueden verse los trabajos de ANTONiA HEREDIA HERRERA
titulados "Organizaci6n y descripción de los fondos de la Audiencia de Quito" del Archivo General de
Indias, en HisioriograpOy BibliograflaAmericanistas,Sevilla, XXI(l977), 139-165,y "La Audienaa de
Filipinas en el AGI", Anuario de Estudos Americanos, Sevilla, XXXVII(1983), 465-511, en que se da
breve notiaa del trabajo sobre dichos fondos, que no han sido publicados todavía en su redaai6n de
inventarios.
135
la edición, Otros que, por falta del último retoque de indización, prólogo o copia a
máquina, no saldrán de su situación de instrumentos de información de "uso interno"".
Este hecho significa que, los que no tienen oportunidad de acceso a los instrumentos de
"uso interno", piensan, con todo derecho, que la permanencia de los archiveros actuales
y sus antecesores no ha significado nada en el quehacer de facilitar información, lo que
no es el caso. Si haciendo un análisis del tiempo que han podido y, aún hoy, pueden
dedicar la tarea de describir fondos (puesto que tienen que recibir, organizar y servir casi
en solitario uno o más centros), podemos comprobar que hay mucho hecho. Miles y miles
de fichas.
Lo que sucede es que todas ellas, también, fueron resultados no de un programa
general y una normativa común, sino la iniciativa personal y la realización temporal de
muchas gentes interesadas, en su lugar y tiempo, en dar servicio a los consultantes. Pero,
claro, unos pensaron que lo importante eran los testamentos de los personajes relevantes
y sus familias, lo que no está mal como curiosidad de un programa terminal, no como
tarea Única. Otros se dedicaron a los pergaminos de un monasterio o abadía, dejando de
lado los documentos en papel que eran complemento de los primeros. Otros, para
conmemorar un reinado o un acontecimiento, buscaron con afán los documentos de tal
rey o los de tal hecho memorable. En general, produjeron catálogos importantes y muy
bien hechos, porque, sobre todo en los grandes archivos, se contaba con los inventarios
del siglo XVIII y XIX para la localización, mal que bien, de las unidades que los
investigadores solicitaban en sala. Parecía, erróneamente, que mientras se pudiera salir
del paso con esos viejos índices e inventarios, se podía uno dedicar a las tareas "más
científicas" de la descripción intensiva, tan gratificantes para el que las hace y, mucho
más, para el que las recibe. Así hemos seguido, hasta hace muy poco, en que han
comenzado a aparecer guías e inventarios hechos de nuevo, con arreglo a las maneras de
trabajar de hoy, utilizando como base los trabajos existentes o, si no servían de mucho,
empezando de nuevo26.
Aun con los inconvenientes que apuntamos, sería muy necesaria la evaluación de
tanto y tanto trabajo metido en cajones y ficheros, para ver qué parte hay aprovechable,
25. No podemos dar un paso en cuestiones de archivos sin tenernos que referir a los problemas de personal,
pues estas tareas son las típicas de los ayudantes y auxiliares, los que se carece casi siempre.
26. Un ejemplo típico es el Inventario de los fondos de Comulados {Seccidn NI) del Archivo General de
I d a s , Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, de ANTONIA HEREDIA HERRERA para el último caso y
los 3 volúmenes del carálogo¿e Pasajeros olndm, del mismo editor, en 1980,de LUIS E ROMERA
IRUELA y CARMEN GALBIS DÍAZ, como continuaciónde un modelo anterior iniciado por el Instituto
Hispano Cubano, en los años 30.
136
con pequeños arreglos artesanaleso por paso de la información a procesos mecanizados,
de manera que vean la luz y sirvan en cualquier sitio27.Porque, bien mirado, dado la
estructura actual de nuestra sistemas informativos,el meterlo en una red a la que no todos
acceden, resulta, de momento, mucho menos circulante que la impresión de todos los
datos que se posean. Aparte, por cierto, de que en general no son consultas del carácter
de las bibliográficas que se resumen a un asiento, sino que por tratarse de documentos
seriados, muchas veces hay que saber la unidad buscada y el conjunto a que petenece,
para sacar buen provecho de la consulta. Y eso, en listado de máquina, resulta bastante
más caro y lento que tener el libro. La urgencia, en nuestro caso, no es agobiante y se
compensa con la posibilidad de tener un dato que no va a cambiar una vez archivado.
27. Como ejemplo de U M obra que hubiera convenido plantear con visión actual y no presentarla en su forma
heredada, tenemos que citar el Inventario de la Contaduría Mayor de Cuentas, Tercera época, del Archivo
General de Simancas, de ASCENSI6N DE LA PLAZA SANTIAGO, de 1980.
28. Este fue el tema de nuestra leccióa de clausura del 111 Curso sobre Organización y Administración de
Archivos, en 1975,aparecidaen Ardiivos de EspuMy América titulada "El tercer mundo de los archivos",
59-66. De los 146 archivos estatales los históricos son los siguientes: Generales (9,Regionales (4), de
Dstrit0(2),Provinciales(4i), Locales,de protocolosy universitarios(3), que son los que más instrumentos
han publicado, pues los de la AdministraciónCentral (19), Administraciónde Justicia(16) y Delegaciones
de Hacienda (53) no los producen casi; atento a que los fondos están allf de paso.
29. Por lo que se refiere a las publicaaones del Ministerio de Cultura, desde los años 8u este crédito estaba
administrado por la Secretaría General Técnica, que preparaba el programa general del aúo. Teniendo en
cuenta la posición de 106 Archivos dentro del organismo, no sorprenden los resultados. Ahora el crédito
lo administra la Dirección General de Bellas A l t a y Archivos, compuesta por seis Subdirecciones
Generales y dos Patronatos de Musexx En 1984 con un presupuesto de 110 millones y tan numerca
familia, se comprende que la parteque llega a los Archivos es,proporcionalmente, pequeña.
137
Si se agilizara esta salida de los instrumentosya realizados o a punto de finalizar,
se podría comenzar con el empleo de las nuevas técnicas informáticaspara un programa
actual y rentable, imprescindible para la correcta información de los miles de consultas
que sobre los millones de documentos recibimos cada día. Si fueran apareciendo tales
ifptrumentos, no tendrían los archiveros que dedicar parte considerable de su tiempo a
informar personalmentesobre datos encerradosen su cabeza o en los ficheros que, por la
nlás elemental prudencia profesional, no pueden ser puestos al servicio del público tal
como están. Este círculo vicioso, del que es muy difícil salir, s610 podrá irse rompiendo
con un programa modesto, pero constante. Así la información en los archivos españoles
,podrá convertirse en una tarea grata, que ahora no lo es.
30. Los Cursos de Informática para Archiveros fueron, uno del 3-30de abril y el otro del 3-7 de mayo de
1976, ambos en Madrid, de los que diocuenta el E. Anabod, XXVI, 1-2(1976), 94-% en nota informativa.
De los proyectos,M.'TERESA MOLINAAVILAY PILAR BLANCOMARCILLApublicaron"Algunas
experiencias de mecanizaci6n en los archivos españoles",E. Archivos, 2(1978), 181-192
31. Había comenzado M.' AUXILIADORA CARMONA DE LOS SANTOS con "Ensayode mecanización
de índices de Protocolos notarialesen el Archivo Histórico Provincial de Cádiz",E. Archivos, 4-6(1979),
59-64, que luego en colaboración con M.' ESPERANZA PARERA FERNANDEZ PACHECO apareció
como f d c e s de los Protmdos notanales dcl Archivo Hktónco Provincial de C a z , editado por el
instituto de EPtudios Gaditanos en 1977.
138
que se comenzó a describir los fondos en algunos archivos=. Fue en Toledo donde se
llevó a cabo de una manera sistemática la descripción mecanizada33.
Otro de los proyectos iniciada, por tratarse de una documentación que se consulta
mucho en todos los centros y por la importancia de la serie, Única por muchos conceptos,
k el de la descripción del Catastro del Marqués de la Ensenada, encaminado a imponer
UM contribución Única en el siglo XVIII. Tal serie existe en casi todos los archivos del
reino de Castilla, siendo Galicia la de mayor complicación por sus divisiones administra-
tivas y señoriales. De este proyecto, se hizo también el formulario o impreso de descrip-
ción y con él se obtiene un recuento de todos los libros de cada unidad de población y su
situación administrativa, lo que permite la reconstrucción de la división del Antiguo
Régimen y la actual, por comparación. El trabajo completo se ha llevado a cabo s610 en
Orense%.
Estos fueron los trabajos emprendidas para producir instrumentos de información
referentes a los fondos, pero también se pensó en el interQ de dar noticia del servicio de
los archiva, para lo que se preparó un programa que permitiera hacer la Gufu de
Investigadoresde los Archivos Españoles,en la que se daban las listas de los centros, los
investigadores y los temas, datos de una gran utilidad tanto para los archiveros como para
los investigado re^^^.
Posteriormente se ha emprendido otro programa mecanizado por el Centro de
Información de Archivos, de descripción extensiva: el Censo de los Archivos Españoles.
Para mejorar el que se había publicado hacía algunos años, a cargo de la Inspección
General de Archivos, pues la utilización de las técnicas infomáticas y la disposición de
32. El documento resultante fue "Descripción de la Mecanización de Protocolos notariales" de M.' TERESA
MOLINA AVILA Y PILAR BLANCO MARCILLA, 1976,22 págs. mecanografiadas.
33. MARfA RiVAS PALA, "La mecanización de protocolosnotariales en el Archivo HistóricoProvincial de
Toledo", E. Annbab, XXVII, 1(1977), 3-5, dio cuenta de ello, sin que se haya publicado su trabajo sobre
m& de 18.000 unidades, desfortunadamente
34. PEDRO L6PEZG6MEZ Y OLGA GALLEGO DoMfNGUEZ publicaron "El Catastro del Marqués de
la Ensenada en Orense y Pontevedra y su mecanización",E. A n u b d XXVI, 3-4(1978), 53-63. El trabajo
de Orense, realizado por Olga Gallego Domíngwz describiendo los fondos del Catastro que custodia el
Archivo Histórico Provincial, no se ha publicado t a m p .
35. La Inspección General de Archivos se encargó del trabajo, habiéndose publicado los correspondientesa
1974 (1976), 1975(1977), 19iq1977) y 1977(1981), sin continuación hasta el preseníe pese a que los
datos están reunidos en d Centro de Información Documental. Se trató de la guía en "Codificación de las
trabajos de investigación en Humanidades. Guía de Invrstigadores en Archivos Espddes", ADPA, 3,
1(1979), 11-16por VICENTA CORTÉS ALONSO.
139
créditos para formar gruposde personas que 10 realizaran, podía ofrecer un resultadomás
completo y fiable que el precedente, que tenía laguna y se había realizado en forma casi
de colaboración ~ o l u n t a r i a ~ .
Todos estos son proyectos que describen fondos y series de archivos, sin descender
a las unidades documentales más sencillas, los documentos. Es decir, se trata de la tarea
propia de los archiveros. Pero también podemos citar la preocupación de los archiveros
por abordar la descripción individualizada por procedimientos inf~rmáticos~~, dado que
algunas series lo merecen en atención al contenido de cada uno de los documentas que
las integran, sean cédulas, consultas o pleitos. En esta línea, se avanzó en el camino
emprendido con los protocolos notariales, llegando a la descripción de los instrumentos
contenidos en cada uno de los protocolos, para poder hacer catas por años y, siendo
imposible hacerlos todos, tener por lo menos muestras de algunos años que permitan
trabajar sincrónicamente la totalidad de los períodos elegidosM. Para comenzar este
trabajo, se hizo el estudio del formulariode recogida de datos y las listas auxiliares que
normalizan la descripción, publicada este mismo año en la serie de Estudiosde Anabad”.
Vemos, pues, que contamos con antecedentes suficientes como para poner en
marcha un buen programa, pues hay ya ejemplos de índices y de catálogos. Las guías y
los inventarios, por su condición de menor intensidad en la descripción, convendría
mecanizarlostambién. Por lo menos;normalizar las distintas partes, como ya se propuso
para los Archivos Históricos Provincialesa.
Para que el comienzo y consecución del programa descriptivo mecanizado sea
36. La publicación del Censo-Guía de Archivos EspMdes, 2 vols., fue hecha por la Dirección General de
Archivos y Bibliotecas, en 1972. El proyecto lleva realizándoseen varias provincias,pero por el momento
no cOnOcemm datos publicados sobre su desarrollo y servicio.
37. Véase ”Mecanización de series documentales: los cedularios indianos’, B. Archivos, 1(1980),39-46, de
ANTONIA HEREDIA HERRERA.
38. Fsto intenta el proyecto de Becas Anabad 1492, comenzado en Albacete, como participación de la ayuda
recibida de la Fundación March, así a m o en Madrid con otras becas ofreadas por 1- Ayuntamientos de
Alcobendas y Mbtoles.
39. Se hace en Im Archivos Hist6ricos Provinaales y se sigue lo propuesto en Mecunuución de Profocolos
Notariales Instruccionesparasu descripción, Madrid,Anaóad, 1984,de MI TERESA MOLINAAVILA
y VICENTA C O R T ALONSO.
~
40. La base es la Clasificación ¿e fondos de los Archivos Hisfdricos Provinciales de OLGA G A L L E O
DOMfNGUEZ y PEDRO L6PEZ G 6 M W publicado por el Ministerio de Cultura, Madrid, 1980, que
se ha utilizado en la 2‘ edición corregida y aumentada de ia Guía de los Archivos EsrutalesEspuTwles,
Madrid, 1977,Ministerio de Cultura, agotada pronto, que ha aparecidoen 1984.
140
pitivo, además de lo antedicho, hay que propiciar los estudios teóricos previos de cada
caso y, luego, la adopción de las normas, terminologhy método por las que emprendan
la tarea lenta, pero muy necesaria, de describir cada vez más y más intensamente.
Todo esto, por 10 que se refiere a la Administración estatal, pues sabemos que
existen ejemplos en las otras administraciones y en los archivos privadas, pero, &mo
dijimos al principio, de momento no eran objeto de nuestra exposición. Lo que hay que
evitar, en todo caso, es que los programas no sean compatibles e intercambiables, pues
la difusión de la información está sujeta, entre otras cosas,a las exigenciasde las distintas
máquinas.
141
'--i
I
CANTIDAD
t
-
1
FORMATO
VOLÚMENES
UNIDADES ARCHIVABLES
SISTEMA DE ORDENACI6N
FORMA
ORIGINALES
I
ENTIDAD
PRODUCTORA
1
FECHA Y
LUGAR DE
FUNCXONNAL
ORfGENES
FUNCIONES
ACTIVIDADES
CONT. s u
FECHAS
PERSONAS
LUGARES
n~wo
DESCFUPCIÓN
kgani- Ordenacib Instalación
zación Guía Inventario tidice Catálogo
1. Curucteres externos ( s a t u r e )
1.1. Clasey tipo
documental. Serie Serie 2 SigMt. Serie Serie
1.2. Formato (libro, legajo,
expediente,documento
suelto)........................... f Formato Formato Formato
1.3. Volumen (m/l., m3,
Unidades) ........... Volumen Volumen Volumen
1.4. Forma (originales, copias) Forma Forma Forma
E
w
2. Caracteres internos(subsiance)
21. Procedencia, autor............. iección Sección 1' signat. M ó n , Auta Sección Onomást. Procedencia
22. Origen funcional (funaón,
actividad, transacción) ....... Origen Origen
funcional funcional
23. Data tópica....... Geográfica Data tópica lata tópica Geográfica Geográfica
Crónica Cronológica Data crónica: )ata crónica Cronológ. Cronológ.
topes
24. Contenido.... Contenido Contenido Contenido
breve
Tiempo.......... Crondógica Cronológ. Cronológ.
Personas.................. OnOmaStiCa Onomást. Onomást.
Lugares................... Geográfica Geográfico Geogrirfico
cosas........... Temática Temático Temático
Acontecimientos.... Temática Temático Temático
SERVICIO DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO
1 INVENTARIO 1
Extensiva
Intensiva
1 CATÁLOGO]
Selección - 2.000 documentos-
Intensiva
E D I C I ~ NDE
La conservacidn
En términos generales se puede definir la conservación como el conjunto de
operaciones que tiene como objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la
previsión del daño o a la corrección del deterioro.
En el campo de los Bienes Culturales la conservación tiene como finalidad
mantener las propiedades físicas y culturales de aquello que ha alcanzadola categoría de
bien cultural, con el noble propósito de que su valor 110 mengüe y perviva más allá de
nuestro limitado segmento temporal.
Este tipo de bien, por su carácter, exige que la conservación atienda tanto la
integridad física como la integridad funcional. La primera hace referencia al manteni-
miento de cuantos elementos configuran el cuerpo material del documento; la segunda a
la capacidad de transmitir la información atesorada. Es decir, si un documento conserva
su aspecto corp6reo pero ha perdido o está amenazada la transmisión del contenido
original, nunca podrá considerarse en buen estado de conservación. inversamente, si el
1. En su libro Lar técnicas tradicionales de restauración:WI estudio delRAMP. París: Programa General
de Información y UNISISTAJnesco, 1988, cap. 1, p. 2-5.
145
contenidopermanece pero su naturaleza física es tan frágil o está tan debilitada que impide
la transmisión de la idea o valor cultural, el documento habrá dejado de cumplir su
función. En consecuencia, la conservación del documentográfico -sea un litro, una hoja
o cualquier escrito o dibujo que genéricamente esté englobado en este concepto- debe
mantener la permanencia y la durabilidadde la pieza en cuestión.
146
Losactualescriteriosde conservación,fruto de estos debates, pueden resumirse en
los siguientes principios, acordes a los objetivos que matizan las diferencias entre
restauración y preservación:
Criterios de preservaciún
La preservaciónva dirigida a eliminar el daño ocasionable por factores ambientales
o fortuitos,queseciernen en el medio que rodea el bien a conservar. Por tanto, losmétodos
y medios preventivos no suelen ser la aplicación directa, sino que se dirigen al ambiente
para controlar las condiciones microclimáticas, con objeto de erradicar los agentes
nocivos o los elementos que temporal o permanentemente pueden influir en la degrada-
ción.
b) Obtención de una réplica que, sin desmerecer los valores del original y sin caer
en el fraude, satisfaga la curiosidad o la investigación.
147
Criterios de restauración
La restauración exige, ante todo, renuncia y gran respeto. Renuncia a toda partici-
pación creadora, y respeto, un gran respeto, a lo que el autor ejecutó y quiso transmitir.
Por estas razones la restauraciónactual más que un arte es técnica, gracias al conjunto de
métodos científicos interdisciplinarios que brindan al trabajo la auténtica garantía del
rigor de las ciencias aplicadas al campo de la conservación.
No puede negarse la similitud de responsabilidad entre la medicina y la conserva-
ción, concretamente, en su mutuo afán de rebasar respectivamente los límites naturales
del hombre y de sus obras. De ahí que la restauración tome también como suyas las
consignas de la ciencia y arte médico: ante todo no causar males peores ("primum non
nccere") ni aplicar sin previo análisis cualquier tratamiento ("no hay enfermedades sino
enfermos").
Aestos principios la restauración da cumplida respuesta mediante un planteamiento
analítico encaminado a conocer el valor metafísico y físico. Debido a todo esto es
necesario:
148
e) Razonamiento objetivo de cuantas modificaciones físicas o funcionales ha
experimentado.
3) Determinación del tratamiento a seguir de acuerdo con los datos obtenidos de los
anteriores estudios.
A este planteamiento analítico, que con la ayuda y colaboración de las corres-
pondientes ciencias aplicadas precede a toda acción restauradora, sigue la aplicación de
los medios y procedimientos restauradores. Los criterios que deben regir la restauración
propiamente dicha quedan englobados en los siguientes puntos:
149
actuando según técnicas, materiales y formas cuyas características neutras armonicen y
difieran a la vez de la estructura original y del estilo propio del conjunto.
150
INSTALAC16N LOCAL, EQUIPO Y MATERIAL'
151
se pueden compartir los depósitos ni las salas de trabajo, porque lo que en el archivo se
hace no está abiertoa la libre consulta, manipulacióno uso. Todo tiene que ser controlado
cuidadasamente, utilizado por las personas autorizadas y con las garantías establecidas.
47. AmpZifud,porque el archivo como ser vivo -según el símil empleado por
Jenkinson, ya citado3- crece constantemente y, en el momento en que no haya espacio,
los documentos dejarán de irse integrandoen sus secciones y series y formarán informes
montones inutilizables. Hay que tener en cuenta, por otro lado, que la instalación de los
fondos documentalesde manera intensa, por el sistema de compactus, es una solución de
emergencia cuando no se tiene un dep6sito extenso suficiente, siempre mejor que las
solucionesextremas. Hay que planificar, pues, depósitoscapaces de recibir durante unos
20-25 años, cuando se trata de tener un buen archivo.
49. Funcionalidad que permita aprovechar mejor lo6 espacios al archivo atribui-
dos,sin desperdiciar en altura, pequeñas camarillas, largos pasillos sin empleo posible,
etc. Losmanuales técnicos publicados para la instalación de los archivosactuales,pueden
ofrecer muchas solucionesa las autoridadesy los arquitectosque deban cuidardel archivo
municipal.
50. La dgnidad por fin, del emplazamiento del archivo en cuanto recinto del que
deben servirse todos los funcionariosy los ciudadanos, en su demanda de testimonios e
152
información. Los primeros en el desempeñode su trabajo cotidiano, los segundos por sus
intereses particulares.Tanto los documentoscomo sus servidores y consultantesmerecen
el respeto de las autoridadesen el emplazamiento y atención al archivo.
1.5.2. Equipo
51. Por lo que respecta al equipo, como las actividades que el archivo lleva a cabo
de conservación y servicio de los fondos documentales tienen ya en el mercado UMS
máquinas, estanterías, carretillas, acondicionadores,enlegajadoras,etc., que se han hecho
para su uso, conviene ir desterrando de los archivos municipales las mesas rechazadas
por otrasdependencias,las estanteríascarcomidas por la polilla o las estufasque estropean
el papel, entre otros residuos con los que en muchos casos se equipa un archivo, mientns
otras dependencias menos caracterizadas están provistas de accesorios incluso inútiles.
1.5.3. Material
52. El material que en el archivo se emplee, papel, copias, cajas, cuerda, debe ser
elegido de manera que no produzca deterioro en los documentos y ofrezca las mayores
garantías de durabilidad, tratando de seguir las recomendaciones marcadas por los
servicios de conservación y restauración del Estado, que ofrecen sus pautas en cuanto a
acidez del papel, sistemas de aireación, calidad de tintas y gomas, etc..’.
153
CAUSAS DE DESTRUCCI~NDE LOS MATERIALES DE ARCIIIVO
Y BIBLIOTECA
CAUSAS
I
Manufacturas defectuosa
t%uas no depuradar
te& ácidas
impurezas metálicas
...... ...
Papeiea reutiiizados
Pasta de madera
Componentes de las
Apresta
Aditivos
.........
Chrtientes
DespwaIltea
I
btemas FísbQuímkar
Incendios
inundaciones
.........
Cuma y nicmüme:
Polución atmosférica
2medad.
.....Temperatu
. ... ra...
I
1 11
Estanterías de madera
EdiBdo
I 1
1
~oedo~t~,in~~tos itatasyratones
y microorganismo8 Insectos bibliófaps
Hongos y bactenas
Guerras
USO
Negligencia
.........
Restauración inadecuada
Z. Objetivos
II. Finalidad
- Decreto Ley NQ19414, Art. 14, Ley de defensa, conservación e incremento del
patrimonio documental de la Nación (16 de mayo de 1972).
- Decreto Supremo N* 022-75-ED, Art. 23, Reglamento del Decreto Ley 19414
('29 de octubre de 1975).
- Decreto Legislativo NQ120, Art. 1,9 y 10, Ley Orgánica del Archivo General
de la Nación (16 de julio de 1981).
- Decreto Supremo NQ007-82-JüS, Regiamentode Organización y Funcionesdel
Archivo General de la Nación (24 de enero de 1982).
155
- Ley NP24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación (3
de enero de 1985).
- Constitución Política del Perú 1979, Art. 36.
- Decreto Legislativo 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Art. 28
inciso i) (6 de marzo de 1986).
N. Alcance
La presente directiva es de obligatorio cumplimiento en todos los organismos
públicos (Ministerios, Institucionespúblicas descentralizadas,instituciones autónomas,
Empresas de derecho público, Empresas estatales de derecho privado, Empresas de
economía mixta con participación accionaria mayoritaria del Estado), las Municipalida-
des y demás dependencias administrativas de los organismos de los Poderes del Estado.
V. Dkposicwnes generales
1. Local de archivos
1.1.El local estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro, y de lugares excesivamente húmedos.
156
2. El control de los factores externos
2.1. Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación.
2.2. Fumigar el local por lo menos 2 veces al año.
2.3. Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos sobre la base de la
utilización racional de puertas y ventanas o con el empleo de máquinas
(ventiladores, aire acondicionado, extractoresde aire, etc.).
4. Medidas de seguridad
157
4.2. No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro
lugar donde existan documentos.
4.4. Disponer de extintares de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo
debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
158
LOS ARCHIVOS EN PAÍSES DESARROLLADOS:
UNA CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO NACIONAL'
Wilfred 1. Smith
Es razonable suponer que los países de Norte América y Europa han superado la
etapa donde es necesario justificar la existencia de los repositorios de archivos. Es cierto
que los archivistas se quejan que el público y sus superiores quienes controlan su
presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los objetivos y progra-
mas de los archivos. Sin embargo, hay aún una aceptación general, al menos en principio,
de los puntos de vista que fueron expresados claramente durante la Revolución Francesa,
que además de sus usos prácticos, los archivos son un recurso cultural, un espejo del
pasado, un recuerdo colectivo nacional; y que una obligación fundamental de una
comunidad o sociedad es la de preservar los documentos de su pasado y de hacerlos
disponibles al público como una herencia cultural.
El concepto de gestión de archivos es mucho más reciente. Principalmente un
producto de la experiencia americana durante y después de la Segunda Guerra Mundial,
su contribución a la eficiencia corporativa y gubernamental y a la economía, se dan por
sentados en Norteamérica y se están reconociendo poco a poco en Europa. Sin embargo,
hay una gran área de la población mundial, conocida como los "países en desarrollo"
donde tanto la gestión de archivos y de documentos no existe o está en una etapa muy
primitiva de desarrollo. Además, en estos países, existen muchas dificultades para
establecer y mantener un programa de archivos, y para obtener los recursos necesarios y
el apoyo popular, porque no hay normas.
Hay muchas razones prácticas Wra asignar una baja prioridad a las instituciones de
archivo en los países en desarrollo. La lista siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
159
1. La necesidad urgente de desarrollo económico tiene una clara prioridad sobre
los intereses culturales en la asignación de recursos disponibles.
160
10. Donde no existe gestión ni sistema de archivos no se siente su necesidad ni se
entiende su valor, y es difícil explicarlos en forma convicente si no se pueden demastrar
sus beneficios.
Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha dado a los archivos y
sb administración en los países en desarrollo. Si los países interesadoslos van a ayudar,
deben demostrar que tienen valor cultural y práctico y que hay una relación integral entre
ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo económico y la unidad nacional. De vanas
maneras se puede demostrar que la gestión de archivos hace contribucionesimportantes
al desarrollo nacional.
161
programa promueve la eficiencia y la economía y puede tener tanto efectos directos como
indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversión completa que produce buenos
dividendos.
2 Ver R.RJ Venhoeven, “The Role of Archives in the Public Administration and the Nationai Planning
Policy of Developing Nations” y J a n Valette, “Le r6ie des archives dans I’administration et dans la
politique de planification dans les payas en voie de developpment”. Ambos son estudios no publicados
que fueron preparados para la U n e s a por el Consejo Internacional de Archivos.
162
rados por el personal de archivos de una gran miscelánea de documentos. Por otro lado,
la pérdida de documentos relacionados con una carretera en Chana costó cerca de medio
millón de dólares porque se tuvo que repetir el trabajo que ya se había hecho. El material
de archivo es de valor particular en la planeación a largo plazo que requiere el uso de
datos de recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones tienen mayor
validez cuando son reforzados por datos archivísticos relevantes durante largos períodos
en los cuales se indicaban tendencias distintas. Aún si no hay documentos del pasado,
debe ser una responsabilidadobvia de los Gobiernos,conservar cierto tipo de documentos
actuales para el uso futuro. Entonces puede justificarse un archivo sólo por su uso futuro.
Se puede asegurar que la preservación y d i s ~ i b i l i d a d
de las fuentes archivísticas pueden
facilitar la planeación del desarrollo, evitar la duplicación innecesaria de esfuerzo y de
errores anteriores, promover la continuidad y proporcionar 10s beneficios brindidos por
la experiencia anterior.
163
Los países en desarrollo,que son pobres en historias publicadas formalmente, bien
pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo, particular-
mente aquellas de naturaleza audiovisual. La integración y unificación son particular-
mente difíciles de lograr en los países que son de carácter multirracial y multicultural.
164
archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un
servicio central de microfilmaci6n para todas las agencias gubernamentales, servicios de
fotoduplicaciónpara archivos y facilidadesde restauración y reparación de documentos,
puede ser una buena inversión en términos del desarrollo nacional.
En contra de esta experiencia, la conclusión lógica es que los programas para
asistencia técnica a los países en desarrollo debe tener una alta prioridad en cuanto a la
gestión de archivos y al desarrollo de éstos.
Esta prioridad debe mantenerse no s610 por quienes donan los fondos sino también
por los países receptores, de los cuales se espera una sincera cooperación y fondos de
contrapartida en un futuro. Sería ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque
muchas personas, agencias, institucionesy organizaciones,de las cuales las más impor-
tantes son la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, están convencidas de la
importancia del desarrollo archivístico,existe una tendencia a considerarlos puramente
culturales. Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las Naciones
Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones privadas, que inviertan
bastante dinero en asistencia técnica, no los han considerado un área de inversión
productiva. Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos países emergentes
en reconocer el valor de la gestión de archivos y de los documentos en el desarrollo
nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos.
Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y
conservación de un exitoso sistema de archivodgestión de archivos en los países en
desarrollo: asistencia técnica del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y
dirección cuando ésta no se consigue localmente; compromiso de los recursos necesarios
por parte de los mismos países en desarrollo; y personal profesional hábil y entrenado lo
mismo que funcionariostécnicos en cada nación para asegurar la continuidad del sistema
una vez que se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades particulares de ese
país, de manera que sea una institución esencialmente nacional y no una importación
extranjera.El CL4 intenta ayudar en estas dos áreas proporcionando consultores, asesores
e instructores a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones en
desarrollo para el entrenamientolocal de personal.
Estas observacionessobre las contribucionespotenciales de la gestión y la admi-
nistración de archivos al desarrollo nacional seguirá siendo teórica a menos que se tomen
medidas prácticas para crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la
experienciade los últimos años, esta reforma será lenta y dificil. Se espera que los efectos
de los pasos que se deben tomar sean acumulativosy que se aceleren a medida que se
165
demuestrenbeneficios positivos. Es más importante enfatizar -a las agenciasque brindan
ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las ventajas prácticas del sistema
de archivos y de la gestión de archivos para el desarrollo nacional, aún estimando los
grandes ahorros financieros o dividendos que se sacan de una inversión relativamente
.pequeñaen entrenamiento, personal y equipo. También es importante que se consideren
y controlen primero que todo las propias necesidades de cada país y que el sistema de
archivos y la gestión de archivos se introduzcan como un elemento armoniw dentro de
la estructura nacional gubernamental e institucional. Así el sistema no aparecerá corno
un transplante extranjero sino como un injerto benéfico de los organismos enraizadosen
la tierra nativa.
Charles Kecskeméti
LA CONSULTA ARCHIV~STICA'
Aurelio Tanodi
Si toda la labor archivística gira alrededor del eje: conservar para consultar, la
consulta es el Último eslabón, y fundamental, hacia el cual está dirigida toda la organiza-
ción archivistica. Hay dos clases preponderantes de consulta: una que persigue fines
prácticos y otra culturales o cognoscitivos.
167
Una de estas clases se efectúa con fines científicc+tecnológicos,no contando aquí
las investigaciones netamente cognoscitivas de la historia, sino más los propósitos
prácticos. Se utiliza sobre todo para ayudar a la elaboración de proyectos. UM clase se
efectúa con fines científico-tecnológicos en programas del desarrollo socioeconómico,
administrativo, político, cultural, etc., especialmente en los países en vías de desarrollo,
los cuales necesitan sistemática planificación para salir de sus condiciones de subdesa-
rrollo. LAS archivos ofrecen valioso material para el diagnóstico de la situación actual al
posibilitar la visión retrospectiva de las causas que tuvieron por efecto las deficiencias
actuales que se trata de subsanar a corto, mediano y largo plazo. En Iberoamérica se
afianza paulatinamente la conciencia de los servicios que pueden prestar los archivos y
se empiezan a consultar sus fondos, pero todavía falta bastante por hacer.
Otras clases de consulta tienen que ver algo con la historia. Una de ellas es la que
se relaciona con la educación, cuando se invita a los estudiantes, preferentemente de los
colegios secundarios y de enseñanza superior, para tomar contacto con los documentos
que ilustran algún acontecimientoo personalidad, que aclaran mejor la comprensión de
la historia y contribuyen a fortalecer la conciencia nacional o social. Tal consulta, si se
hace por medio de exposición de documentos, se extiende a toda la población, la cual
puede instruirse también por los medios de comunicación social, conferencias, etc.,
presentando con letras, imágenes y sonidos los asuntos de interés del pasado local,
nacional o internacional. En algunos ambientes iberoamericanos los archivos realizan
considerablesobras de esta extensión; por ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica,
donde se acude aun a actos artísticos para promover la conciencia archivística y acercar
los archivos al gran público.
Como no hay ningún elemento taxativo que pudiera darnos seguridad para dividir
lo "histórico"de lo reciente que no entra en la esfera de la pesquisa científica, se establecen
ciertos criterios convencionales relacionados con los preceptos metcdológicos, como lo
son dos de mayor peso: el postulado de mayor objetividad posible que se requiere del
historiador y el escrutinio de historia genética en sus relaciones de causa-efecto en la
mncatenaci6n incesante de acontecimientos del desarrollo de la humanidad. Entonces,
por cierta conveniencia, se toman entre 50 y 30 años el término divisorio, que permite
mejor desligarse de la pasión del historiador, sumergido en el acaecer de su vida activa
168
de hombres de su generación y cierta visión de consecuencias que dieron los aconteci-
mientos anteriores.
Pero, un sentido no sólo científico, sino también de cierto tono pragmático impulsa
a la obra historiográfica moderna a acortar las fechas topes a menos décadas y lustros, y
en Última línea llegan hasta el presente. Porque, si la historia estudia el pasado, puede
preguntarse, cuándo termina este pasado. La respuesta es simple: en el momento inme-
diatamente anterior al presente, y el mismo momento presente, al dar paso al próximo
momento presente que le sigue, se sumerge, irreversiblemente, en el pasado.
A los investigadores les interesa conocer qué archivos históricos existen en cada
país y la fecha cronológica de su archivalía. Lamentablemente, hay grandes deficiencias
para dar una contestación satisfactoria. Mayores informes facilitan los Archivos Nacio-
169
naies con respecto a las normas legales y prácticas que a las fechas topes'. Complicada
es la cuestión de poder enlistar aquellos archivos sectoriales y centrales, que conservan
documentos de mayor antigüedad, sin transferirlos a los archivos históricos o generales.
Aquí hay diversos procedimientos empíricos y legales.
*
Importante cuestiónde la investigacióncomiste en los procedimientosy facilidades
de la consulta concreta -individual o en equipas-, de los estudiosos. Los archivos de
índole histórica permiten el acceso porque se crean o forman con tal finalidad. Pero, las
condiciones concretas tienen sus fluctuaciones en relación con el otorgamiento de
permiso, los días y horarios de ser abiertos, las salas o locales de consulta, las facilidades
de reproducción o procesamiento de documentos y eventuales préstamos.
2 Sobre las problemas de consulta hay un artículo mío, "Algo sobre el acceso a los archivas de la
cdonización espafiola",editado en Madrid en 1980 por el Ministerio de Cultura, Dirección General de
Bellas Artes, Archivos y BiMiotecas, S u M i d 6 n General de Archivos, tomo 11, p. 265-288.
170
LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y EL CIUDADANO'
2. Por otro lado, los archivos son fuentes primarias de informuciún, y su mayor
171
o menor apertura al exterior depende directamente del grado de desarrollo democrático
alcanzado por la sociedad que los posee, y sobre el cual influyen a su vez. Su control, y
la forma en que se efectúa, será un elemento potenciador o represor de la democracia. Si
tomamos un ejemplo clásico, no tienen el mismo significadolos archivosde las ciudades
griegas, albergados en los templos, donde se conservaban las leyes al alcance de todos
los ciudadanos, que los archivos de los templos egipcios, cuya misión principal era
recoger lo más exactamente posible los datos relativos a las propiedades del dios, para
poder reconstruirlas de nuevo tras cada inundación.
172
suponemos que democráticos. Estos días, sin más, era noticia el robo por parte de un
sector de la milicia boliviana de los archivos policíacos, al parecer con intención de
aprovechar la información en ellos contenida para represaliar a un determinado sector
político del país.
.
b) Un segundo nivel vendría constituidopor Iafacilidadde acceso delciudaduno
ntedio a los archivospúblicos, excluyendo los arriba considerados, para la solicitud de
información de carácter general. En este nivel, el mayor o menor grado de democracia
observable presenta una doble vertiente:
Por un lado, por parte de la Administración, está no sólo en las facilidades
proporcionadasa los ciudadanosen cuanto a los servicios prestados, sino en el respeto y
atención que le merezca la conservación y adecuada instalaciólide las actas públicas (en
sentido general), que custodia y produce el personal que se dedique a estos menesteres y
al tratamiento y descripción en los adecuados instrumentos de búsqueda que permitan
una fácil recuperación de la información y un rápido servicio al público.
Y por otro, por parte de los individuos, la conciencia de que los archivos públicos,
en cuyas actas quedan debidamente reflejados los derechos y deberes de los ciudadanos,
tienen la misión específica de conservarlas debidamente y servirlas a los interesados
dentro de los pla~osprudenciales y de las garantías debidas a terceros que apuntábamos
anteriormente. No olvidemos que la publicidad de los actas privados constituye una de
las funciones principales de muchos organismos oficiales, como los Registros de la
Propiedad, los Catastros de Hacienda, etc., mediante el pago de un canon al Estado o a
los Ayuntamientos.
174
PERFIL HUMANO DEL PERSONAL DE ARCHIVOS'
175
¿Cuáles son esas notas humanas distintivas que armonizan con un cotidiano
entretenerse con los documentos de archivo? Un mínimo de salud psic@fisica, algo de
inteligencia, ciencia y arte, y mucho de una sinfonía o tonalidad espiritual especial. De
tales aspectos, nuestra salud no es ahora cuestión: para ayuda y prueba de ella, por lo
demás, están médicos y, eventualmente, psiquiatras y otros especialistassemejantes. Por
&o lado "Natura" nos da inteligencia, y estamos presuponiendo ésta; "Salamanca" -o el
doctor Tanodi y los suyos, y sus epígonos- nos prestan ciencia y arte, y esto nos ocupa.
Pero lo fundamental es dar el tono espiritualjusto, en la cuerda propia de cada uno;
aunquedicha "espiritualidad"quizá se alimenta de innatas aptitudesy temprana cultivos,
así como de secretas afinidades, es ella una responsabilidad nuestra, íntima e intransferi-
ble. Porque importa e incide, y es nuestra carga, me ha parecido Útil ocuparme aquí un
tanto de lo que cabría denominar el "perfil humano básico" del personal de archivos.
Una virtud primera es la humildad; sólo los humildes pueden dedicar todos sus
esfuerzos a conservar los testimonios de la actuacián de otros, para brindarlos luego a
otros terceros; es propio de los sencillos y pequeños dar sin hacerse ver. Simplemente,
ocurre que quien se mueve en el ámbito de la administración de documentos no puede
dejar de advertir que el mundo no empieza ni acaba con él, porque se ve eslabón -sea lo
preciso que fuere- de una cadena histórica ininterrumpida.
La solidaridad tanto afectiva como efectiva es también una actitud que se deriva
naturalmente del quehacer archivístico. ¿Acaso no es que una pieza documental sólo
alcanza su pleno relieve y significaciónen el conjunto orgánico que es la archivalía? La
trayectoria "vital" de los documentos exige por lo demás hoy más que nunca la real
colaboración de cuantas personas tratan con ellos: el éxito en la común empresa de los
archivos será de todos o de ninguno, y en su trabajar con los testimonios del pasado más
o menos reciente los archiveros sirven a la comunidad presente y a las generaciones
futuras, por 10 que su corazón está abierto indefinidamente en el espacio y en el tiempo.
176
muchas cualidades deben lucir en el personal de archiva. Para no extendernos demasiado
harema mención aquí tan sólo de algunas de ellas: laboriosidad, perseverancia y
paciencia en el tantas veces arduo y fatigoso quehacer diario; discreción o reserva frente
a la confidencialidad y el secreto; temperancia a fin de no dejarse llevar absolutamente
por sus entusiasma; falta de espíritu de lucro; sentido de la justicia y trato equitativo a
.todos los usuarios de los servicios que se brindasen; fortaleza para sobreponerse, sobre
todo en nuestro país, a las circunstancias adversas y, sintéticamente, prudencia.
Quizás habría mucho más por decir, en este apartado, pero sólo he pretendido
delinear aquí grandes rasgos del perfil humano del personal de archivos: la valoración de
éste nos ha llevado a exigir de él casi todas las virtudes. Tal vez se ha exagerado un poco,
pero pienso que no es totalmente disparatado pretender que quienes son responsables de
los valiosos testimonios documentales del hombre sean hombres valiosos.
177
NOMBRAMIENTO DE ARCHIVERO'
1. Archivo Histórico Municipal de Lima. Libro de cabildos NQ36,f. 401401 v. Publicado por Ada Arrieta
Alvarez bajo el título de "Un archivero del siglo XVIII: don Antonio de Somma", en el BoIerín de la
Asrociación Peruana dedrchiwros. Lima: 1976, NQl.p. 25-26.
178
Tener en todo tiempo el archivo coordinado para dar puntual razón de qualquiera
cédula, provisiones y demás papeles de que consta dicho archivo. Poner en limpio las
actas capitularesy pasarlas a los yndices generales en sus respectivas letras. Trasladar las
consultas y demás ynformes que haga este Cavildo entregándoselasal portero de turno
para que tome las firmas de las señores, llevando un libro aparte de los referidosynformes
y cbnsultas para que en todo tiempo conste. Trasladar el tomo sexto de cédulas que al
presente se halla inservible y en lo sucesivo escribir todo lo que sea perteneciente a este
Cavildo, para lo que asistirá no s6io en los días de cavildo sino también en las que el
portero le avisase. Y en esta forma se le hace por dichos señores capitulares este
nombramiento con la calidad de que haya de ocurrir precisamente al Superior Gobierno
por su aprobacióncon el oficio correspondienteque se hará por este Mui Ylustre Cavildo".
Theodore R. Schellenberg
179
CODIGO DEL ARCHIVERO
180
posible su trabajo. No deberá, desde luego, discutir inútilmente con un consultante las
investigacionesy hallazgos que hubiera realizado otro; pero cuando dos o más personas
coincidan en la indagación de un asunto, podrá informar adecuadamente a uno respecto
al trabajo de los otros.
El archivero no deberá sacar provecho de ninguna explotación comercial relacio-
Mda con los documentos confiados a su guarda, ni deberá negar a otros cualquier
informaci6n que 61 hubiese obtenido como resultado de su trabajo con ánimo de llevar a
cabo privadamente sus investigaciones profesionales. Podrá,sin embargo, sacar legitima
ventaja de su posición favorable para desarrollar su interés profesional hacia la investi-
gación hist6rica o de otra índole.
El archivero está en libertad de comunicar a sus colegas los resultados de las
investigacionesrealizadas por 61 o por la oficina a su cargo, y que constituyan aporte a
un mayor conocimiento en materia de archivos. Del mismo modo, deberá dejar a su
sucesor un registro completo y fiel de todos los documentos en custodia, así como de la
organización y el ordenamiento de éstos.
Wayne C. Grover
Archivero de los Estados Unidos
(1948-1965)
ii Los documentos son corno las libros que si no se manejan con cuidado se
deterioran y finalmente se acaban, perdiéndose, así, piezas de inestimable valor.
iii Un archivo cercenado por la maldad del hombre o por su incuria q u e en el
elemento culto es también una maldad- es como un ser humano mútilo de sus extremi-
dades superiores.
iV Los archivos se amputan cuando les hurtan piezas de sus fondos, cuando se les
hace pasto de las llamas, cuandose desglosan sus legajos con fines inconfesables, cuando
se exponen los manuscritos a la acción de sus enemigos irreconciliables: la humedad, el
181
viento, la insolación y los destructores bióticos: bacterias, hongos, insectos (termites) y
roedores.
¡Cuán triste es contemplar un archivo con los muñones sangrantes!
V El archivero-director, jefe, es el maestro y como tal ha de conducirse. Debe
tratar a los subalternos como discípulos, ya que ellos son alumnos de una gran escuela
que enseña para la vida.
El archivo es un plantel en que la experiencia se cuenta por siglos.
Allí está almacenada la historia de la patria, desde que ésta floreció en el territorio.
Las ciencias archivológicas son tan amplias y tan complejas que la vida es corta
para llegar al perfecto dominio de las mismas. El título universitario y los años de servicio,
son antes que una patente de reposo, el compromiso formal para redoblar el estudio y
aumentar el espíritu de superación.
Vi El archivero-subaltemo no ha de perder un instante las enseñanzas que recibe,
ya que a él le reserva el futuro la misma función que hoy ejerce el directivo que lo instruye
y manda.
Vi1 El público no nace aprendido, es menester formarle una conciencia archivísti-
ca, a fin de que interprete cabalmente la función de los archivos y el papel de los
archiveros.
ViiI Todo el que llegue a las puertas de un archivo debe ser recibido con amplitud.
investigador, historiógrafo, funcionario público, periodista, catedrático, estudiante, cada
uno con su inquietud inquisitiva y todos con la esperanza de hallar 10 apetecido, no han
de ver en el archivero a un competidor que les escamotea las noticias para retener
primicias o bien guardados secretos documentales, sino al guía que franquea el camino,
que hace luz para la busca segura.
182
Las grandes metas de un gobierno bien orientado no pueden ser otras que: paz,
administración, sanidad, educación y archivos.
Mario Briceño Perozo
ii Se esfuerza porque su archivo proteja por igual los derechos y bienes de todos.
íII Ejerce con entusiasmo su carrera y afronta con opthismo suscambiantes retos.
ViII Atiende los anhelos de cada usuario del archivo y acata su preferencia por el
anonimato.
K Acelera el flujo de datos y documentos, como buen profesional de la informa-
ción.
X Entiende que la necesidad y la prudencia aconsejan una protección especial
para ciertos documentos.
XI Guarda las antiguas tradiciones de la archivística y sigue a sus'pioneros y
maestros.
Gaston Litton
183
PRIMERA REUNI6N INTERAMERICANA
SOBRE ARCHIVOS
Declaración de Principios
Los gobiernos tienen, para con los archiverm, el deber de proveer a su formación
y dignificación profesional, acordándoles un tratamiento conforme con la misión que
desempeñan en la sociedad.
184
Los pueblos tienen el deber de exigir a im gobiernos, a los archivos y a los
archiverosel cumplimientode sus funciones conducentes a la conservaci6n, organización
y servicio del patrimonio documental, y a prestarles todo apoyo para que esas funciones
se cumplan eficazmente.
Oscar Gauye
185
VALOR Y F U N C I ~ NDE LOS SISTEMAS
NACIONALES DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO
SOCIOECON~MICOY CULTURAL DE UN PAÍS'
186
El desarrollo es ante todo promoción de las riquezas potenciales partiendo de lo
que ya existe; supone la utilización mejor y más racional de las posibilidades humanas y
fkicas que ofrece un país.
Ninguna institución está en mejores condiciones que los archivos para suministrar
los datos necesarios para la elaboración y ejecución de un plan, pues en ellos se ha ido
acumulandola información de todos los aspectos de la vida nacional; a ellos van a parar,
en series continuas y ordenadas de datos las experiencias positivas o negativas. Por
consiguiente,los archivos deben ofrecer las premisas o antecedentes indispensables para
la formulación de una política de desarrollo, su planificación, reforma o modificación y
proporcionar, a los gobiernos, las condiciones para mantener y mejorar la eficacia de los
servicios administrativos, con lo que se evitará la repetición innecesaria de costosos
esfuerzos.
Lo mismo puede afirmarse en el aspecto social de la vida de un país: el hombre,
desde que nace hasta que muere va dejando huella de su paso en documentos oficiales:
registros de nacimientos, de matrimonios, de defunciones. Las relaciones del hombre con
el Estado son cada vez más amplias y abarcan más esferas de actividad como enseñanza,
sanidad, etc., que se reflejan también en documentos: certificados de estudios primarios,
títulos de bachillerato o de estudios universitarias, cartillas de seguridad social, permiso
para conducir, pasaportes, carnets de sociedades,etc. Todo ello produce una documenta-
ción de indudable interés personal, pero que trasciende este interés para alcanzar un valor
general porque permite conocer y estudiar la comunidad social en que está inserto el
individuo.
Los archivos, tal como han sido descritos, desempeñan funciones esenciales al
servicio de la sociedad moderna. Están llamados a satisfacer las necesidades de sus
usuarios en cinco áreas distintas, a saber:
187
El interés cada vez más creciente por la historia hizo que el concepto de archivo se
restringiera al dominio de la investigación histórica.
La intervención cada día mayor del Estado en los diversos aspectos de la vida social
e individual, juntocon el desarrollo de las nuevas técnicas de la reprografia, ha conducido
a la administración a una producción cada día más abundante de papeles. Hasta tal punto
que se llegó a perder el control sobre la creación, flujo, organización, conservación y
utilización de U M documentación cuyo volumen no cesaba de aumentar. En consecuen-
cia, los archiveros no han tenido oportunidad de ocuparse del aspecto administrativo de
los papeles que custodiaban y se perdió, en la administración, la costumbre y la capacidad
de servirse de otros documentos, distintos de los comentes, los cuales se suelen guardar
al alcance del funcionario en forma de expediente de trabajo.
Estos dos hechos han llevado a una reconsideración del concepto de archivo a fin
de que se vuelvan a incluir en él los dos aspectos: el administrativo y el cultural.
188
accesibilidad. El derecho a la lnf~maciónimpone la modificaci6n de normas obsoletas
y el establecimientode las más amplias facilidades para el consultantede los archivos.
En conclusión, es evidente que los servicios nacionales de archivos, por la impor-
tancia de sus fondos y de las funciones que hoy le competen, deben tener a la vez el
'propósito y íos medios necesarios para desempeñar un papel preeminente en el proceso
del desarrollo de cada país. Para poder cont~buirefectivamente a esta tarea los archivos
necesitan los recursos humanos, económicos y técnicos que se requieren para la eficaz
conservación,defensa y utilización del patnmonio documental del país.
Reunibn Regional de Expertos para el Desarrollo de los Archi-
vos Nacionales en Aniérka Latina. UNESCO,Bogotá, 29 de
marzo - 2 de abril de 1975.
189
MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE G E S T I ~ N
DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS'
2.3 Como los documentos y los archivos son a la vez los instrumentos y los
subproductos de procesos administrativos, los conceptos y las definiciones legales de
1. En Informe Final JSegunaáConsulta rde E q e r t o s sobre el RAMP (RAMPII). Berlín Occideniol, 9-11 de
junio& 1982. París: ünesco J PGI y UNISIST, i!X&p. 47-51: Anexo IV.
190
estos términos varían de un país a otro y, según las épocas, dentro de un mismo país. Para
los fines del W P , se utilizarán las definiciones de trabajo siguiente:
2.3.1 Documento -toda información registrada, independientemente de su forma
o de sus características materiales, elaborada, recibida o conservada por una
institución u organización en el desempeño de sus funciones.
Así concebido, el término "documento" comprende, por tanto, no sólo las formas
tradicionales de los documentos escritos, sino además toda documentación audiovisual,
cartográfica y legible por la máquina, publicada o no, siempre que esa documentación
tenga una relación próxima o lejana con el desarrolio de las actividades de una institución
u organización. Esta definición de los documenta excluye normalmente las copias no
oficiales de documentos que se conservan s610 por conveniencia o como referencia, las
existencias de publicaciones y documentos sometidos a ~atamien&o, y los materiales de
biblioteca o museo conservados únicamente para referencia o para ser expuestos.
2.3.2 Gestión de documentos -esfera de la gestión administrativa general encami-
nada a conseguk la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la
creación, mantenimiento y utilizacibn y, por último, la eliminación de los
documentos.
El concepto de gestión de documentos abarca así todo el ciclo de utilización de los
documentos, desde su creación o recepción por cualquier oficina hasta su eliminación
cuando dejan de ser necesarios para el desempeño de las funciones corrientes de una
organización o institución. La eliminación final de un documento depende de la evalua-
ción de su valor y de su utilidad potenciales, y puede adoptar la forma de una transferencia
a un centro de documentos (depósito term medio) para su almacenamiento temporal, de
una transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito
habilitado, de fotocopiadoantes de su destrucción o, en Última instancia, de su destrucción
definitiva.
2.3.3 Archivm -todo documento no corriente (que haya dejado de ser necesario
o de utilizarse en el desempeño de las funciones ordinarias) de una institu-
ción u organización, que se conserve o deba conservarse debido al valor
permanente que tenga el documento.
191
se conservan esos documentos, o incluso los servicios u organismos encargados de
administrarlos, para mayor claridad estas dos nociones se denominarán "depósito de
archivos" y "organismo de archivos" o 'kervicio de archivos". La noción de valor
permanente de los documentos no corrientes engloba el valor que tiene para la institución
p r a el logro de sus propios fines -de orden administrativo, jurídico o fiscal- y para la
protección de sus propios derechos e intereses, así como de los derechos e intereses de
aquéllos a quienes representa y sirve. También engloba el valor que tienen para los
usuarios ajenos a la institución -valor histórico y valor para los fines de investigación o
referencia, debido a la gran diversidad de las informaciones contenida en los documen-
tos-.
192
imposible imaginar uno sin moneda, sin tesoro, sin fondos y sin archivos...
quec~stituyen ...losbienesdel Estado más esenciales y generalizadas, hasta
tal punto que puede afirmarse que son parte de la propia existencia del
Estado*.
Sería dificil resumir mejor que 61 el valor y la utilizaci6n de tales archivos:
2 Huitieme rappori sur Ia succession d'Etats danr les mat2ra mires que les traités. Projet d'articla sur
la succession MU biem d%ta~accompagné de canmentaires, por Mohammed Bedjaoui, rapporteur
spéual, document AKN. 4/292, de fecha 8 de abril de 1976, pág. 36.
Eighth Repoti om Suecessiion of stoles in Respect of Matters oiher than Treahes, Dra# Artides with
Comrnentarieson Sucaession to &te Property, por Mohammed Bedjaoui, Special Rapporteur document
A/EN. 41292, dei 8 de abril de 1976,pág. 25.
3. lbid,pág.54.
193
mación de los gobiernos consiste en organizar y utilizar mejor los recursos
de información que ya están bajo su custodia.
2.7.3 De todos los recursos de información bajo la custodia de los gobiernos, uno
de los más fundamentales es el constituido por la totalidad de sus propios
documentosy archivos administrativosy de programa, que no s610 son los
instrumentos gracias a los cuales funcionan -los instrumentos de adminis-
tración- sino también con el transcurso del tiempo, son la prueba tangible y
el subproductode sus tareas. Como tales, esos datos representan a la vez la
documentación y la fuente de información más fundamental de sus activi-
dades, pasadas y presentes. Proporcionan una documentación sobre los
derechos e intereses de los gobiernos así como de las personas y organiza-
ciones que tienen relaciones con ellos en el desempeño de sus funciones.
2.7.4. Si no disponen de documentos ni de archivos bien organizados y bien
administrados, los gobiernos no pueden funcionar eficazmente. No sólo
tropiezan con dificultadesy con una falta de continuidad administrativa,sino
que frecuentemente deben recurrir a fuentes de información extranjeras.
2.7.5 En vista de la complejidad cada vez mayor de la vida moderna, tanto en los
países desarrollados como en los países en desarrollo, muchos gobiernos
llevan a cabo amplias actividadesde planificación, desarrollanlos servicios
tradicionales y asumen nuevos cometidos y funciones a fin de continuar
satisfaciendo las necesidades económicas y sociales esenciales. Habida
cuenta, además, de la amplitud de las actividadesde los organismos guber-
namentales e intergubernamentales modernos, sus documentos y archivos
contienen informaciones cuyo origen y eventual utilización son nacionales
e incluso, con frecuencia, mundiales. Precisamente esta categoría de infor-
mación -inédita y que representa bajo diversa aspectos materiales- debe
ser controlada y administrada eficazmente para que los gobiernos puedan
utilizar todos los datos pertinentes para los fines de planificación y desarro-
llo.
2.7.6 La planificación y la expansión real de las actividadesgubernamentales,así
como la administración económica y eficaz de los programas existentes,
exigen el perfeccionamento de los actuales sistemas y prácticas de conser-
vación de documentos y la creación de otros nuevos. Debe prestarse atención
a todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creaci6n o
recepción por un oficina, hasta su conservacióndefinitiva en los archivos de
194
la institución o su eliminación definitiva, pasando por su m a n t e ~ i e n t oy
utilización en el desempeño de las actividades corrientes.
2.8 Eh años recientes, se ha prestado mucha atención a los millones de páginas de
~ f ~ a c i científica
ó n y técnica producidas anualmente, así como a la tasa de aumento
de este tipo de información. No existen estadhticas c o m ~ ~ b lpor e s lo que se refiere al
volumen de los documentos y archivos creados, recibidos y acumulados cada año plos
gobiernos a todos los níveles, pero las cifras disponibles son mucho mayores que las
correspondientes a todas las demás categorías de información. Bastará con un solo
ejemplo: en los Últimas años, un solo gobierno ha producido nuevos documentos al ritmo
de 200.000 metros cúbicos por año -o sea, un total anual de 14 mil millones de páginas
de información. Y esto, exclusivamente a nivel nacional de un solo Estado Miembro de
k Unesco, que tiene más de 140. Aun en los paises tecnológicamente avanzados, ni la
miniaturización (gracias a las m i c r o ~ e p r ~ u ~ i o nnie sla) condensación de datos (recu-
rriendo a la informática) han logrado reducir sensiblemente el volumen total de documen-
tos producidos: en efecto, en muchos casos, los sistemas informáticos de gestión que
emplean las nuevas tecnologías vienen simplemente a añadirse a los sistemas de archivo
manuales ya existentes, en lugar de sustituirlos.
2.9 Para hacer frente a este volumen siempre creciente de documentos, es indis-
pensable que los gobiernos y demás instituciones creen y desarrollen servicios adecuados
de gestión de documentos y de archivo, que tengan concretamente por objetivo:
2.9.1 Aplicar principios y técnicas modernas de gestión de documentos a fin de
reducir la cantidad y mejorar la calidad de los documentos, prestando
atenci6n especial a la correspondencia, formularios, informes, directrices (e
instrucciones administrativas similares), así como el equipo y a lossuminis-
tros de oficina.
195
ces, hasta que a juicio del organismo que los haya originado no tengan ya
ningún interés administrativo,jurídico o fiscal, es decir, hasta su caducidad.
1%
BIBLIOGRAFÍA PARA EMPEZAR...
ELENCOS BIBLIOGRÁFICOS
TERMINOLOG~A
MANUALES
197
Cook, Michael. Directrices para la prepmacidn & programas de estudios sobre la
gestibn de documentosy la administracibnde archivosmodernos: un estudiodel
RAMP. París: Unem/PGI y UNiSIST, 1982,61 p.
Lodolini, Elio. Archivisrica: principi e problemi. Milano: Franco Angelo Editore, 1984,
2% p. (Próximamente aparecerá la versión en español).
Muller Fz., S,J. A. Feith y R. Fruin Th. Az.Manualde arranjo e descrigio de arquivos.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1973,167p. Tradugo de Manoel Adolpho
Wanderley. (La primera edición de esta obra fue publicada en holandés en 1898
bajo el título de Handleiding voor het ordenenen beschreijevenvanArchieven).
Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora de Fundasáo
Getulio Vargas, 1986, XII, 162 p.
Pescador del Hoyo, María del Carmen. El archivo: instrumentos de control. Madrid:
Ediciones Norma, 1986, X, 259 p.
Piazzali, Luis F. Manual práctico sobre técnicas drchivístkas. Buenos Aires: Editorial
Asociación Archivística Argentina, 1982,278 p.
198
tuto Panamericano de Geografía e Historia, 1958. Traducción y adiciones de
Manuel Carrera Stampa.
REPERTORIOS
Un autor
Varios autores
Archivística: estudios básicos. Sevilla: Diputación Provincial, 1983, 256 p. Segunda
edición.
199
Walne, Peter (recopilador). La administraciún moderna de archivos y la gestión de
documentos: el prontuario RAMP.París: UnescoPGI y UNISIST, 1985, WI,
532 p.
UNA REVISTA
CONVIENE LEER
Emiliani, Jorge. La ética profesional del archivero. Córdoba, Argentina: Major Edicio-
nes, Nov. 1981,64 p. El mundo de los archivos, Vol. 1, N*2.
Archivísticu, de Cesar Gutiérrez Muñoz, se terminó de
imprimir el 10 de mayo de 1991, Dfa delArchivero Peruano,
en los talleres de Lluvia Editores, Av. Garcilaso de la Vega
1976, quinto piso, Of. 501, Lima, por encargo de la Pontificia
Universidad Católica del Perú.