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TAREA SEMANA 7
INSTRUCCIONES:
Usted es el auditor externo que se encuentra realizando una evaluación del sistema de control
interno para la empresa OXM (supermercado), pero con un alcance solo al proceso de
compras.
En la revisión de este proceso, usted identifica 3 grandes subprocesos, que son: emisión de
órdenes de compra, recepción de mercaderías y pago proveedores.
1. Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las
ventas de la semana y, según su experiencia, entrega al jefe de la sección un “pedido
sugerido”, que el mismo jefe ingresa al módulo de órdenes de compra del sistema. El
jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores, ya que son ellos, en
definitiva, los que viven cada día con sus productos. Estos reponedores son internos y
externos, y en este último caso (externos), además son vendedores de sus productos,
es decir, ganan comisión por cada venta al supermercado; no así por las que se hagan
en caja de sus productos a los clientes finales.
2. La orden de compra una vez generada en el sistema, queda cargada a la espera de ser
recibida y, luego, es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico. El jefe
de sección confirma la recepción de la orden de compra con el comando “confirmación
de lectura” que le entrega el Outlook.
5. Una vez que se termina la jornada de recepción, a eso de las 16:00 horas, el
recepcionista ingresa las facturas al módulo de proveedores, para actualizar los stocks
y generar los pagos a los proveedores. Para el ingreso, el recepcionista digita el RUT
del proveedor, el detalle de todos y cada uno de los productos recibidos en la factura y
el monto bruto de la misma, también ingresa la fecha de pago según el documento.
Por cada factura ingresada al módulo de proveedores, se genera un registro contable
que carga existencias e IVA y abona Proveedores por RUT.
8. Los cheques son firmados solo por el administrador del local los días jueves en la tarde,
y se ha acordado hacerlo entre las 21:00 y 22:00 horas, porque a esa hora tiene más
tiempo disponible.
9. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y los
comprobantes de egreso que tienen el cheque con prepicado. Firma el cheque y el
comprobante.
10. El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere mucho tiempo.
Además, las facturas son custodiadas por el administrativo contable en una bodega de
documentos y todas tienen el timbre de recepción.
11. Los pagos se efectúan los días viernes de cada semana, entre las 10:00 y 12:00 horas,
momento en el cual los proveedores llegan a la oficina y el administrativo contable les
hace entrega del documento. El proveedor firma “recepción conforme” en el
comprobante de egreso y, posteriormente, se archiva en correlativo por N° de egreso.
Conforme a estos datos se pide:
Elabore un flujograma del proceso de compras, según el detalle del recorrido que se
detalló anteriormente.
2. Recepción
a. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías”
directamente con el proveedor, efectúan el conteo entre los dos y,
posteriormente, pone un timbre y firma la copia de la factura para que se
la lleve el proveedor, en la mayoría de los casos la recepción se revisa por
el cliente y el proveedor para dar conformidad a ambas partes.
3. Pagos.
a. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los
cheques y los comprobantes de egreso que tienen el cheque con
prepicado. Firma el cheque y el comprobante, esta actividad puede ser
tomada como control puesto que se asumo que la nomina le sirve para
verificar los cheques y comprobantes de egreso.
b. Los cheques son firmados solo por el administrador, se puede tomar como
control puesto que es una función específica y cualquier pago que se
realice solo podrá ser aprobado por una persona de confianza reduciendo
los fraudes.
c. El proveedor firma “recepción conforme” en el comprobante de egreso y,
posteriormente, se archiva en correlativo por N° de egreso, mantener un
registro de los egresos es un control, ya que a veces el proveedor insiste
en que un pago no se ha realizado, en ese caso con el comprobante de
egreso y la firma son pruebas suficientes del pago.
Realice con los datos obtenidos en las etapas anteriores, un análisis preliminar de los
procesos, evidenciando sus consideraciones respecto a falta de seguridad en el
proceso, controles no cumplidos, etc.