Instructivo de Pagos I-GF-1 Version 4 30-12-2018

Código: I-GF-1
Proceso: Gestión Financiera Versión: 2
Fecha Aprobación: 03/08/2017
Fecha de Vigencia:
Documento: Instructivo de Pagos Página 1 de 30
31/12/2018
1. TABLA DE CONTENIDO
1. TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................... 1

2. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2.1. OBJETIVO ESPECÍFICO........................................................................................................2
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
4. GLOSARIO ................................................................................................................................ 2
5. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................. 5
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 7
7. TRÁMITE CUENTAS DIRECCIÓN FINANCIERA ...................................................................... 8
8. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES ..........................................8
8.1.1. PRIMERA CUENTA............................................................................................................. 9
8.1.2. CUENTAS SUBSECUENTES ........................................................................................... 10
8.1.3. CUENTA FINAL ................................................................................................................ 11
9. DOCUMENTOS SOPORTES PARA DEDUCCIONES RETEFUENTE- RENTA ...................... 14
10. DOCUMENTOS PARA PAGO CUANDO EL CONTRATO TIENE CESION ...................... 15
10.1. CEDENTE.......................................................................................................................... 15
10.2. CESIONARIO .................................................................................................................... 17
11. PROVEEDORES .....................................................................................................................20
11.1. PRIMERA CUENTA (PROVEEDORES) ............................................................................ 21
11.2. CUENTA SUBSECUENTE (A partir del primer pago Proveedores)............................... 22
11.3. CUENTA FINAL ................................................................................................................ 23
12. SERVICIOS PUBLICOS .................................................................................................... 27
13. RESOLUCIONES (Sentencias Judiciales, Viáticos, Seminarios y Capacitaciones,
Firmas Digitales, Suscripciones a Medio de Prensa y Pagos Especiales) ......................... 27
14. PARA TENER EN CUENTA ANTES DE LA RADICACIÓN .............................................. 28
15. CONSULTA DE LOS PAGOS REALIZADOS ................................................................... 29
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2. OBJETIVO
Permitir orientar a los Subsecretarios, Directores, Funcionarios y Supervisores de la

Entidad, acerca de los requisitos, la gestión ygestión y y cControl que presenta el trámite
de pago y las características que deben reunir los documentos soportes necesarios para
el trámite de pago de los compromisos adquiridos con: contratistas y proveedores de Commented [DFAC1]: Esto no tiene sentido. Se propone el
siguiente texto: “acerca de los requisitos, gestión y control que
bienes y servicios del pago de una obligación a cargo de la Secretaría de Seguridad, presenta el trámite de pago…”
Justicia y Convivencia, con el fin de tener un proceso exitoso del pago del bien o servicio Formatted: Font: Arial, 12 pt, Not Highlight
contratado.
Formatted: Font: Arial, 12 pt, Not Highlight
2.1. OBJETIVO ESPECÍFICO
Exigir el cumplimiento de lo pactado en las cláusulas de forma de pago de los contratos,

los lineamientos brindados por la Agencia Nacional de la Contratación Pública Colombia-
Compra Eficiente y aquellos que específicamente brinde la normatividad y
reglamentación vigente relacionada con el trámite en comento.de Colombia Compra
Eficiente para avalar pago.
3. ALCANCE
Debe ser aplicado para el trámite de pago de todos los compromisos adquiridos por la
Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia.
4. GLOSARIO Commented [DFAC2]: Faltan las citas de donde se extrae cada

definición.
Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas: Documento

emitido por el módulo SISCO dónde la supervisión certifica el seguimiento técnico,
administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del contrato según
la normatividad vigente.
Colombia Compra Eficiente: Es una Unidad Administrativa Especial denominada

Agencia Nacional de Contratación Pública, con carácter de entidad descentralizada de
la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y
autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de
Planeación, la cual desarrolla e impulsa políticas públicas y herramientas, orientadas a
la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y
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contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y

optimización de los recursos del Estado. Commented [DFAC3]: retirar
Colombia Compra Eficiente-Acuerdo Marco: Es un contrato entre un representante Formatted: Font: (Default) Arial, 12 pt
de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien Formatted: Font: Arial, 12 pt
o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de
entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse
al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios
mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y
la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios
previstos en el acuerdo.
Orden de Compra: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de

vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus términos y condiciones, y es el
soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora.
Proveedor: Es quien ha suscrito un Acuerdo Marco de Precios como resultado de un

proceso de licitación y en consecuencia está en capacidad de entregar Bienes y
Servicios de Características Técnicas Uniformes a las Entidades Compradoras al
amparo de un Acuerdo Marco de Precios.
Contraprestación: Obligación que contrae una parte contratante por la prestación

recibida. Commented [DFAC4]: fuente?
Contratista: Persona natural o jurídica con quien se ha celebrado un contrato de

prestación de Bienes o servicios, fruto debido de una convocatoria, concurso o
contratación directa. Commented [DFAC5]: retirar
Contrato: Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para con
otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas
personas. Artículo 1495 del código civil
Acuerdo de voluntades entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada,
y a cuyo cumplimiento puede ser compelido. Commented [DFAC6]: ver artículo 1495 del Código Civil:
Contrato o convención es un acto por el cual una parte se obliga para
Derecho de Turno: Respetarán el orden de presentación de los pagos por parte de los con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser
contratistas. Sólo por razones de interés público, el jefe de la entidad podrá modificar de una o de muchas personas
dicho orden dejando constancia de tal actuación.
Para el efecto, las entidades deben llevar un registro de presentación por parte de los
contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de
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los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de
turno. Dicho registro será público.
Lo dispuesto en este numeral no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes

hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del
cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan". Articulo 19 ley Commented [DFAC7]: Artículo 19 Ley 1150 de 2007
1150 de 2007
Programa Anual Mensualizado de Caja-PAC: Instrumento de administración

financiera en el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles para las
entidades, a fin de que puedan programar los pagos respectivos, de acuerdo con la
disponibilidad de recursos, que no puedan exceder del total del PAC de la
vigencia.financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual de pagos con
respecto a los recursos asignados a la Entidad para la vigencia. Commented [DFAC8]: revisar la definición que trae el Manual
de presupuesto: El Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC es
el instrumento de administración financiera en el cual se define el
Período Certificado: Corresponde al periodo causado de acuerdo con la cláusula forma monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades, a
fin de que puedan programar los pagos respectivos, de acuerdo con
de pago. la disponibilidad de recursos, que no puedan exceder del total del
PAC de la vigencia.
Planilla de pago: Mecanismo de envío masivo en el sistema OPGET hacia la Secretaría Formatted: Font: (Default) Arial, 12 pt
Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Tesorería con la relación de órdenes de Formatted: Font: Arial, 12 pt
pago liquidadas y autorizadas mediante firma digital del responsable de presupuesto y Commented [DFAC9]: retirar
el ordenador del pago.
Programación de PAC: Actividad que realiza la supervisión al Gerente del proyecto y/o
responsable del rubro presupuestal, para ajustar los montos establecidos inicialmente y
que se realiza de manera mensual acorde a la ejecución del contrato. Commented [DFAC10]: retirar
Formatted: Font: (Default) Arial, 12 pt
Orden de pago: Es el documento en el que se registra la transacción que realiza la
entidad para autorizar el desembolso a un beneficiario final, ya sea persona natural o
jurídica por la adquisición de compromisos y se aplica para desembolsos con o sin
situación de fondos; en ésta se registra la información financiera, presupuestal, contable
y de tesorería requerida para la realización de la autorización de giro presupuestal y
pago.
En la orden de pago se deben liquidar las deducciones de ley (retenciones), así como
las derivadas de relaciones contractuales (amortización de anticipos, endosos y otros).
Las OP son incluidas en planillas y firmadas digitalmente por el responsable del
Presupuesto y el Ordenador del Gasto. (Manual de presupuesto del Distrito)
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Documento emitido por el módulo OPGET dónde se evidencia la liquidación del pago
(deducciones determinadas por ley) con base en lo certificado por la supervisión e
interventoría y los documentos aportados como soporte del mismo. Commented [DFAC11]: difiere con la definición del Manual de
Presupuesto del Distrito, véase: Es el documento en el que se
registra la transacción que realiza la entidad para autorizar el
OPGET: Es el aplicativo de Operación y Gestión de Tesorería que permite el registro y desembolso a un beneficiario final, ya sea persona natural o jurídica
por la adquisición de compromisos y se aplica para desembolsos con
control del gasto con cargo al presupuesto de las entidades, desde la ordenación del o sin situación de fondos; en ésta se registra la información
gasto hasta el giro de éste por parte de la Dirección Distrital de Tesorería, que se realiza financiera, presupuestal, contable y de tesorería requerida para la
realización de la autorización de giro presupuestal y pago.
a través de las Órdenes de Pago, Relaciones de Autorización y Actas de Giro. (SDH- En la orden de pago se deben liquidar las deducciones de ley
OPGET)Es uno de los elél módulos Financieros del aplicativo de información-Si Capital (retenciones), así como las derivadas de relaciones contractuales
(amortización de anticipos, endosos y otros). Las OP son incluidas
para la operación y Gestión de Tesorería. en planillas y firmadas digitalmente por el Responsable del
Presupuesto y el Ordenador del Gasto.
Registro Presupuestal: El registro presupuestal es la operación mediante la cual se Commented [DFAC12]: Fuente? Ver la siguiente definición:
OPGET es el aplicativo de Operación y Gestión de
garantiza en forma definitiva la existencia de recursos para atender los compromisos Tesorería que permite el registro y control del gasto con
legalmente contraídos y se asegura que los mismos no se desviados para ningún otro cargo al presupuesto de las entidades, desde la
ordenación del gasto hasta el giro de éste por parte de la
fin.se perfecciona el compromiso y se afecta con el valor del mismo la apropiación en Dirección Distrital de Tesorería, que se realiza a través de
forma definitiva. las Órdenes de Pago, Relaciones de Autorización y Actas
de Giro. Fuente: http://www.shd.gov.co/shd/opget
Reprogramación PAC: Notificación que realiza la supervisión al Gerente del proyecto Commented [DFAC13]: RETIRAR
y/o responsable del rubro presupuestal, para ajustar los montos establecidos
inicialmente y que se realiza de manera mensual acorde a la ejecución del contrato.
SISCO: Es el módulo del aplicativo de información Si Capital para el control de la

contratación de la Entidad – Sistema de contratación. Commented [DFAC14]: Fuente?
5. REFERENCIAS NORMATIVAS Commented [DFAC15]: Incluir:

1.resolución SDH N° 191 del 22 de septiembre de 2017
2. Manual de supervisión de la entidad.
 Constitución Política de Colombia 1991 3. Ley 1474 de 2011.
 LEY 1150 DE 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia
en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.
 LEY 1474 DE 2011
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública.
 LEY 1819 DE 2016
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
“Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los
mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras
disposiciones.”
 Decreto Nacional 624 de 1989.
“Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la
Dirección General de Impuesto Nacionales”.
 Decreto 1273 de 23 Julio de 2018
Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.1.1.7, se adiciona el Título 7 a la Parte 2
del Libro 3 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y
Protección Social, en relación con el pago y retención de aportes al Sistema de
Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes y modifica
los artículos 2.2.4.2.2.13 y 2.2.4.2.2.15 del Decreto 1072 de 2015, Único
Reglamentario del Sector Trabajo
 Manual De Supervisión (MA-JC-2).
 Resolución SDSCJ-000009 del 20 de enero de 2017

“Por medio de la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor
para la vigencia 2017 con cargo al presupuesto asignado a la Secretaría Distrital
de Seguridad, Convivencia y Justicia”. Commented [DFAC16]: RETIRAR
 Resolución SDSCJ-000042 de febrero 20 de 2017

“Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución Nro. 000009 del 20
de Enero de 2017”. Expedida por Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y
Justicia.
 Resolución SDH-000243 DE 2016
“Por medio de la cual se adopta la política de pagos electrónicos con recursos del
Tesoro Distrital”. Expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda.
 RESOLUCIÓN SDH N° 191 DEL 22 DE SEP-2017
6.
7. Circular expedida anualmente por la Dirección Distrital de Tesorería
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8. En la cual se programa el cronograma de pagos para la vigencia. Ver

(http://www.shd.gov.co/shd/contratacion-y-normatividad). Commented [DFAC17]: RETIRAR
9.
10. Memorando Dirección Financiera para las áreas que comprenden la Secretaría
de Seguridad, Convivencia y Justicia
11. Mecanismo interno dónde se establece el cronograma de pagos para la vigencia de
acuerdo al circulara la circular de la Secretaria Distrital de Hacienda –Dirección de
Tesorería. Commented [DFAC18]: RETIRAR ESTO NO ES UNA
NORMA.
12.6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
a. Formato "Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de cuentas”

(Generado por el sistema SISCO).
b. Constancia de diligenciamiento y actualización del formato único de hoja de vida
en el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública-
SIDEAP-diligenciada totalmente y firmada por el contratista.
c. Informe Mensual de ejecución Contractual OPS F-JC-11.
d. Acta de Inicio Ejecución de Contratos Formato F-JC-5.
e. Ingreso a Almacén en los casos que se requiera.
f. Acta de entrega y recibido a satisfacción por parte del supervisor de los elementos
de consumo.
g. Certificación Calidad Tributaria Del Contratista Formato F-GF-288
h. Copia del Acta o Minuta de Suspensión del contrato debidamente legalizada.
i. Informe Final de Ejecución Contractual F-JC-19.
j. Certificado de cumplimiento, Supervisor del Contrato F-JC-18.
k. Formato Control de Retiro para Contratistas Prestación de Servicios Personales
F-JC-15.
l. Acta de liquidación F-JC-24.
m. Acta de Terminación Anticipada.
n. Minuta de Cesión.
o. Instructivo Pagos de Seguridad Social para Independientes (I-GF-4).
p. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del período ejecutado
(Verifica Contratista y supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El
soporte debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de
aportes y/o la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el
pagopago (en el caso que el operador maneje marca de agua). Facturas impresas
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en papel químico, deben adjuntar copia de la misma, dado que este método de
impresión presenta deterioro y la información consignada en estos documentos
se hace ilegible.
13.7. TRÁMITE CUENTAS DIRECCIÓN FINANCIERA
El trámite de pagos será realizado por la Dirección Financiera - área de pagos, previo Commented [DFAC19]: La Dirección no tiene áreas.
a la revisión, seguimiento y autorización para el trámite de pago por parte derealizado
por los supervisores de las diferentes dependencias, el cual se reflejará en la
información contenida en el Formato "Certificación de supervisión e interventoría para
la gestión de cuentas” (Generado por el sistema SISCO), qué en conjunto con los
formatos y documentos soportes se radicarán en la Dirección de Gestión Documental
y Recursos Físicos – Ventanilla de radicación. La radicación deberá ser dirigida a la
Dirección fFinanciera., sin excepción alguna, de acuerdo alde acuerdo con el tipo de
compromiso Commented [DFAC20]: ESTO ES CONTRADICTORIO. Que
se quiere decir?
.
14.8. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES
La Dirección Financiera recibe del supervisor y/o gerente del proyecto, los documentos
requisitos para el pago, debidamente radicados en aplicativo de Gestión Documental –
ORFEO, dentro de las fechas establecidas, según la circular de pagos mensuales.
NOTA: Recuerde que el contenido y veracidad de los informes adjuntos a las cuentas de
pago, así como su correspondiente aprobación son responsabilidad del contratista y de
la supervisión y/o interventoría contractual, según sea el caso. No obstanteobstante,
lo anterior, los documentos anexos a la certificación de cumplimiento de supervisión para
la gestión de cuentas objeto de pago, se entienden revisados y aprobados por la
supervisión e interventoría contractual con la suscripción del certificado de cumplimiento
en comento. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011.
Los documentos se deben radicar en original, sin tachones ni enmendaduras. No se

aceptan firmas escaneadas. De esta forma, lLa revisión que deba agotar esta Dirección
a cada una de las cuentas allegadas para el trámite de pago se realizará sobre la
información contenida en el Certificado de Supervisión y/o Interventoría para la gestión
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de pagos (generado desde el sistema SISCO), y a los aportes realizados al Sistema

Integral de Seguridad Social.
No se recibirán alcances. En caso de que los soportes para liquidación de la

correspondiente cuenta presenten inconsistencias, o documentos incompletos, se
procederá a tramitar la devolución respectiva a través de memorando, el contratista debe
esperar a que le sean entregados los documentos así como el memorando de devolución
para proceder a subsanar y volver a radicar la cuentala cual debe subsanar el contratista
con una nueva radicación en virtud de lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 1150 de
2007 .
A.8.1.1. PRIMERA CUENTA Formatted: Heading 2 Char, Font: Arial, 12 pt, Spanish
(Spain, Traditional Sort)
Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago. Formatted: Outline numbered + Level: 3 + Numbering

Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at:
0.25" + Indent at: 0.75"
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas (Generado por
el sistema SISCO), firmado en original por el supervisor del contrato y el contratista.
b. Certificaciones de afiliación a Seguridad Social (ARL, Salud y Pensión), con fecha de
expedición menor a un mes donde se indique que está activo como cotizante.
c. Copia del Acta de Inicio Ejecución de Contratos, Formato F-JC-5. (Verifica
supervisor).
d. Factura de Venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia NIT. 899.999.061-9. La factura debe presentar las firmas del
supervisor del contrato y el contratista, en la descripción se debe relacionar el periodo
que se está certificando.. Facturas y planillas impresas en papel químico, deben
adjuntar copia de la misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y
la información consignada en estos documentos se hace ilegible (únicamente en los
casos que se diera lugar).
e. Copia de la Resolución de autorización de numeración de Facturación Vigente
(únicamente en los casos que se diera lugar).
f. Constancia de diligenciamiento y actualización del formato único de hoja de vida en
el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública -SIDEAP-
diligenciada totalmente y firmada por el contratista. (Es necesario que la entidad
receptora sea la Secretaría Distrital de Seguridad Convivencia y Justicia).
NOTA: Para volver a realizar la radicación de las cuentas devueltas, se debe anexar el
memorando en el cual se especifican las causas por las cuales ésta se realizó. Esto con el
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fin de tener claramente la trazabilidad del pago y de verificar se hayan subsanado las
correcciones sugeridas.
B.8.1.2. CUENTAS SUBSECUENTES Formatted: Heading 2 Char, Font: Arial, 12 pt, Spanish
(Spain, Traditional Sort)
Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago. Formatted: Outline numbered + Level: 3 + Numbering

Style: 1, 2, 3, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at:
0.25" + Indent at: 0.75"
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas que se genera

por el sistema SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato y el
contratista.
b. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del período ejecutado o
el periodo anterior (mes vencido) de acuerdo con el Decreto 1273 de 23 Julio de
2018. la resolución 3559 de 2018.
a. (Verifica supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El soporte debe
llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes yo
la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pagopago
(en el caso que el operador maneje marca de agua). Facturas impresas en
papel químico, deben adjuntar copia de la misma, dado que este método de
impresión presenta deterioro y la información consignada en estos
documentos se hace ilegible.
c. Pago de la ARL. Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica supervisor).
Para este caso no se debe incluir en el Certificación de supervisión e interventoría
para la gestión de cuentas. Se anexa planilla soporte del pago por parte de la entidad
(debe ser igual al mes de la planilla de pago de salud y pensión). El soporte debe
llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes y la
respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago (en el caso que
el operador maneje marca de agua). Facturas impresas en papel químico, deben
la información consignada en estos documentos se hace ilegiblePago de la ARL.
Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica supervisor). Para este caso no
se debe incluir en el SISCO. Se anexa planilla soporte del pago por parte de la
entidad. El soporte debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de
planillas de aportes y/o la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se
evidencia el pago. Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar copia de la
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misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y la información

consignada en estos documentos se hace ilegible.
d. Factura de Venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia NIT. 899.999.061-9. La factura debe presentar las firmas del
supervisor del contrato y el contratista, en la descripción se debe relacionar el periodo
que se está certificando. Facturas y planillas impresas en papel químico, deben
la información consignada en estos documentos se hace ilegible (únicamente en los
casos que se diera lugar).
e. En caso de presentarse una suspensión del contrato, se debe allegar:
a. Copia del Acta o Minuta de Suspensión del contrato debidamente legalizada. La
información concerniente a la suspensión debe estar diligenciada en el
Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de Cuentas en la parte
“Observaciones”.
f. En caso de presentarse una Adicción y/o Prorroga se debe allegar:
a. Copia del Adicción y/o Prórroga del contrato debidamente legalizada. La
información concerniente a la Adicción y/o Prorroga debe estar diligenciada en el
Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de Cuentas en la parte
de “Observaciones”.
NOTA: Para volver a realizar la radicación de las cuentas devueltas, se debe anexar
el memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó. Esto
con el fin de tener claramente la trazabilidad del pago.
14.1.1.8.1.3. CUENTA FINAL
Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago.
Con lo requerido para las cuentas Subsecuentes, se requiere allegar los

siguientes documentos para el trámite de una cuenta final:
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas que se Formatted: Numbered + Level: 1 + Numbering Style: a, b,
c, … + Start at: 1 + Alignment: Left + Aligned at: 0.75" +
genera por el sistema SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato Indent at: 1"
y el contratista.
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b. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del periodo
anterior (mes vencido cobrar de acuerdo con el Decreto 1273 de 23 Julio de
2018) y de igual forma, la planilla de pago de aportes a seguridad social, por
los días proporcionales al último periodo a certificado.
a. (Verifica supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El soporte
debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de
aportes y la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se
evidencia el pago (en el caso que el operador maneje marca de agua).
Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar copia de la misma,
dado que este método de impresión presenta deterioro y la información
c. Pago de la ARL. Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica
supervisor). Para este caso no se debe incluir en el Certificado de Supervisión
e Interventoría para la Gestión de cuentas. Se anexa planilla soporte del pago
por parte de la entidad (debe ser igual al mes de la planilla de pago de salud
y pensión), del periodo anterior (mes vencido) de acuerdo con el Decreto 1273
de 23 Julio de 2018, como del periodo certificado. El soporte debe llevar el
Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes y la
respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago (en el
caso que el operador maneje marca de agua). Facturas impresas en papel
químico, deben adjuntar copia de la misma, dado que este método de
f.d.Factura de venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia NIT. 899.999.061-9. En la descripción se debe
relacionar el periodo que se está certificando, Facturas impresas en papel
a.e. Formato Control de Retiro para Contratistas Prestación de Servicios
Personales F-JC-15.
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas que se
genera a través de SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato y
el contratista.
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b. Informe Mensual de Ejecución Contractual OPS F-JC-11, soportes de las

actividades en físico o en medio magnético (CD) o entrega del producto que
den cuenta de las obligaciones estipuladas en la minuta del contrato, el
período de ejecución que se esté cobrando; el número del informe, el cual
debe coincidir con el número de pago. Éste debe venir firmado en original por
el contratista y supervisor.
c. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del período
ejecutado o el periodo anterior (mes vencido) de acuerdo a la resolución 3559
de 2018. (Verifica supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El soporte
debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes
y/o la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago.
Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar copia de la misma, dado
que este método de impresión presenta deterioro y la información consignada
en estos documentos se hace ilegible.
d. Pago de la ARL. Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica
supervisor). Para este caso no se debe incluir en el SISCO. Se anexa planilla
soporte del pago por parte de la entidad. El soporte debe llevar el Logo de la
empresa Operadora para pago de planillas de aportes y/o la respectiva marca
de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago. Facturas impresas en
e. Factura de venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia Nit. 899.999.061-9. Facturas impresas en papel
documentos se hace ilegible. Copia de la Resolución de autorización de
numeración.
f. Para el caso que el contrato tenga una terminación anormal o anticipada, para
la cuenta final deberán aportar además de la documentación descrita, los
siguientes documentos:
a. Copia del acta de Terminación Anticipada.
b. Copia del acta de liquidación F-JC-24.
La información concerniente a la Terminación Anticipada debe estar
diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de
Cuentas en la parte de “Observaciones”.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
el memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó.
Esto con el fin de tener claramente la trazabilidad del pago.
15.9. DOCUMENTOS SOPORTES PARA DEDUCCIONES RETEFUENTE-
RENTA
a. Deuda de Vivienda – Certificación que indique los intereses pagados en la

vigencia anterior. (Dicho valor no puede exceder las 100 UVT.). La certificación
debe ser emitida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.
b. Certificación del pago Medicina Prepagada o plan complementario de la
vigencia anterior. (El valor máximo que se podrá deducir mensualmente de la
base de retención por este concepto no podrá exceder de 16 UVT mensuales.)
c. Registro civil de los menores de edad a cargo. (Deducción mensual de hasta
el 10 por ciento del total de los ingresos, pero con un límite: solo hasta 32
UVT.)
d. Para los hijos con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre se
encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación
superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en
los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por
la autoridad competente, deberá adjuntar el recibo de pago de la entidad
educativa, el cual aportará semestralmente.
e. Para los padres, hijos y/o hermanos (mayores de 23 años) que se encuentren
en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que
sean certificados por Medicina Legal, se deberá anexar declaración
extrajudicial de la dependencia económica y que no posee pensión, fotocopia
de la cédula ampliada, registro civil de parentesco; certificado original de
contador público que no devenga más de 260 UVT, (para el caso de los
hermanos discapacitados debe anexarse certificado médico de la
discapacidad).
f. En caso de cónyuge o compañero permanente que se encuentre en situación
de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a
doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por
dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados
por Medicina Legal, anexar declaración extrajudicial de la dependencia
económica y que no posee pensión, fotocopia de la cédula ampliada, registro
de matrimonio o declaración juramentada que conviven por más de 2 años;
certificado original de contador público que no devenga más de 260 UVT.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
g. Para los padres y los hermanos que se encuentren en situación de

dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a
doscientas sesenta (260) UVT, anexar declaración extrajudicial de la
dependencia económica y que no posee pensión, fotocopia de la cédula
ampliada, registro civil de parentesco, certificado original de contador público
que no devenga más de 260 UVT.
APORTES QUE HACEN PARTE DE RENTAS EXENTAS:
a. Aportes Voluntarios a Pensión

Cuando se trate de aportes voluntarios se requiere allegar en original la
certificación del Fondo de Pensiones voluntario dónde indique la fecha y el
valor del aporte.
Ejemplo: La certificación del Fondo de Pensiones indica aporte por dos
millones de pesos con fecha del 20 de junio de 2017, la cual deberá adjuntarse
como soporte en la cuenta del mismo periodo (mes de junio de 2017).
b. Ahorro en cuentas AFC

Cuando se trate de ahorro en cuentas AFC, se requiere allegar el soporte de
pago del aporte mensual dónde sea legible la fecha y el valor del ahorro
verificado por el supervisor con el recibo original. Ejemplo: El recibo de
consignación en la cuenta AFC indica un ahorro por tres millones de pesos
con fecha del 20 de mayo de 2017, la cual deberá adjuntarse como soporte en
la cuenta del mismo periodo (mes de mayo de 2017).
16.10. DOCUMENTOS PARA PAGO CUANDO EL CONTRATO TIENE CESION
En los casos que el contrato tenga cesión, la novedad debe estar relacionada en el
cuadro de observaciones en cada una de las cuentas subsecuentes en el formato F-
JC-11, las cuentas del cesionario y cedente se deben radicar al mismo tiempo, dentro
de las fechas establecidas según memorando de la Dirección Financiera anexando
los siguientes documentos:
16.1.10.1. CEDENTE

Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018

genera por el sistema SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato
y el contratista.
b. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del periodo
anterior (mes vencido cobrar de acuerdo con el Decreto 1273 de 23 Julio de
2018) y de igual forma, la planilla de pago de aportes a seguridad social, por
los días proporcionales al último periodo a certificado.
a. (Verifica supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El soporte
debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de
aportes y la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se
evidencia el pago (en el caso que el operador maneje marca de agua).
Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar copia de la misma,
dado que este método de impresión presenta deterioro y la información
g.c. Pago de la ARL. Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica
supervisor). Para este caso no se debe incluir en el Certificado de Supervisión
e Interventoría para la Gestión de cuentas. Se anexa planilla soporte del pago
por parte de la entidad (debe ser igual al mes de la planilla de pago de salud
y pensión), del periodo anterior (mes vencido) de acuerdo con el Decreto 1273
de 23 Julio de 2018, como del periodo certificado. El soporte debe llevar el
Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes y la
respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago (en el
caso que el operador maneje marca de agua). Facturas impresas en papel
d. Formato Control de Retiro para Contratistas Prestación de Servicios
Personales F-JC-15.
h.e. Factura de venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de
Seguridad, Convivencia y Justicia NIT. 899.999.061-9. En la descripción se
debe relacionar el periodo que se está certificando, Facturas impresas en
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
a.f. Copia de la Minuta de cesión. La información concerniente a la Cesión debe

estar diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la
Gestión de Cuentas en la parte de “Observaciones”.
NOTA: Los documentos se deben radicar en original, sin tachones ni enmendaduras.

No se aceptan firmas escaneadas. Los datos contenidos en los documentos para pago
son de responsabilidad exclusiva del contratista y del supervisor del contrato.
Para volver a realizar la radicación de las cuentas devueltas, se debe anexar el

memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó. Esto
16.2.10.2. CESIONARIO
Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago

genera por el sistema, firmada en original por el supervisor del contrato y el
contratista.
a.b. Certificaciones de afiliación a Seguridad Social (ARL, Salud y
Pensión), con fecha de expedición menor a un mes donde se indique que está
activo, como cotizante.
i.c. Factura de venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia NIT. 899.999.061-9. En la descripción se debe
relacionar el periodo que se está certificando, Facturas impresas en papel
b.d. Copia de la Resolución de autorización de numeración de Facturación
Vigente (únicamente en los casos que se diera lugar).
g. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas que se
genera a través de SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato y
el contratista.
h. Informe Mensual de Ejecución Contractual OPS F-JC-11, soportes de las
actividades en físico o en medio magnético (CD) o entrega del producto que
den cuenta de las obligaciones estipuladas en la minuta del contrato, el
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
período de ejecución que se esté cobrando; el número del informe, el cual

debe coincidir con el número de pago. Éste debe venir firmado en original por
el contratista y supervisor.
i. Soporte del pago a seguridad social (Salud, pensión y ARL) del período
ejecutado o el periodo anterior (mes vencido) de acuerdo a la resolución 3559
de 2018. (Verifica supervisor). No se acepta calidad de beneficiario. El soporte
debe llevar el Logo de la empresa Operadora para pago de planillas de aportes
y/o la respectiva marca de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago.
j. Pago de la ARL. Cuando el pago esté a cargo de la Entidad. (Verifica
supervisor). Para este caso no se debe incluir en el SISCO. Se anexa planilla
soporte del pago por parte de la entidad. El soporte debe llevar el Logo de la
empresa Operadora para pago de planillas de aportes y/o la respectiva marca
de agua (PAGADO) en la que se evidencia el pago. Facturas impresas en
k. Factura de venta Original a nombre de la Secretaría Distrital de Seguridad,
Convivencia y Justicia Nit. 899.999.061-9. Facturas impresas en papel
documentos se hace ilegible. Copia de la Resolución de autorización de
numeración.
c.e. Copia de la Minuta de cesión. La información concerniente a la Cesión
debe estar diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la
d.f.Constancia de diligenciamiento y actualización del formato único de hoja de
vida en el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración
Pública -SIDEAP- diligenciada totalmente y firmada por el contratista.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
Verificación de Documentos-Dirección Financiera.
El responsable de liquidar los pagos verifica en el aplicativo de la Dirección de Commented [DFAC21]: Este cargo no está creado.
Recursos Físicos ySistema de Gestión Documental -ORFEOde la Entidad si el contrato
se encuentra radicado y con los respectivos soportes, verificará la totalidad de la
documentación soporte conforme a lo establecido en la minuta del contrato:
 Certificación de Cumplimiento: Se verifica número de contrato y vigencia,

nombre del contratista e identificación del mismo, período de ejecución, fecha
de expedición, la cual debe ser como mínimo el último día del mes certificado,
y/o primer día del mes siguiente a la ejecución debidamente firmado por el
supervisor del contrato en el formato establecido para ello.
 Informe de Actividades: Se verificará número de contrato y vigencia, nombre
del contratista e identificación del mismo, plazo de ejecución, periodo de
ejecución, fecha de acta de inicio, fecha prevista para la terminación, prorroga,
adiciones, suspensiones, valor total del contrato, objeto del contrato,
verificación de los datos bancarios con la certificación bancaria anexa, firma y
nombre del contratista y supervisor del contrato. (Documentos en original-no
escaneado).
 Pago y liquidación de aportes de seguridad social (Salud, Pensión y ARL
a cargo del contratista): Se debe establecer Verificar que correspondan al
periodo ejecutado, estos se deben liquidar y pagar sobre el 40% del valor
mensual del contrato – se relacionan en valor deducible del Certificación de
supervisión e interventoría para la gestión de cuentas con los valores a cargo
del contratista. (verifica supervisor)
 Pago ARL a cargo de la Entidad: Se verifica que el comprobante de pago
se encuentre relacionado el contratista y el periodo de pago. Cuando el pago
esté a cargo de la Entidad. (Verifica supervisor). Para este caso no se debe
incluir en el Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de
cuentas. Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar copia de la
misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y la información
 Factura Original (Requisitos Art. 617 de E.T. Si aplica): Verificar los datos
básicos del contratista, debe venir debidamente autorizada y vigente mediante
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
resolución DIAN, la cual no debe contener decimales en su liquidación, debe

especificar el periodo de ejecución. Esta factura debe llevar las firmas del
contratista y del supervisor del contrato. Facturas impresas en papel químico,
deben adjuntar copia de la misma, dado que este método de impresión
presenta deterioro y la información consignada en estos documentos se hace
ilegible.
 Acta de Inicio: Número de contrato y vigencia, nombre del contratista y el
supervisor del contrato, en el formato F-JC-5.
 Acta de Liquidación: Verificarlos datos básicos del contratista, saldo a pagar
al contratista y/o saldo a favor de la entidad, fecha de suscripción, la firma del
contratista, supervisor y Ordenador del Gasto. Formato Acta de liquidación F-
JC-24.
Si los documentos soportes para el pago presentan alguna inconsistencia o no se

encuentran completos, estos se devuelven mediante memorando radicado por el aplicativo
de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental-ORFEO, informándole las
inconsistencias presentadas. Terminando así el procedimiento.
17.11. PROVEEDORES
La Dirección Financiera recibe del gestor, supervisor y/o gerente del proyecto, los
documentos requisitos para el pago, debidamente radicados en aplicativo de Gestión
Documental –ORFEO, dentro de las fechas establecidas, según la circular de pagos
mensuales de la siguiente manera:
NOTA: Recuerde que el contenido de los informes adjuntos a las cuentas de pago, así
como su correspondiente aprobación son responsabilidad del contratista y de la
supervisión y/o interventoría contractual, según sea el caso. Lo anterior de conformidad
con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011.
Los documentos se deben radicar en original, sin tachones ni enmendaduras. No se
aceptan firmas escaneadas. De esta forma, la revisión que deba agotar esta Dirección
a cada una de las cuentas allegadas para el trámite de pago se realizará sobre la
información contenida en el Certificado de Supervisión y/o Interventoría para la gestión
de pagos, generado desde el sistema SISCO, y a los aportes realizados al Sistema
Integral de Seguridad Social.
No se recibirán alcances. En caso de que los soportes para liquidación de la

correspondiente cuenta presenten inconsistencias, se procederá a tramitar la
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
devolución respectiva, el contratista debe esperar a que le sean entregados los

documentos para proceder a subsanar y volver a radicar la cuenta.
17.1.11.1. PRIMERA CUENTA (PROVEEDORES)
Recepción de documentos – Dirección Financiera.
La Dirección Financiera a través de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión

Documental, recibe del supervisor y/o Gerente de proyecto, los documentos requisitos
para el pago, debidamente radicados en el aplicativo de Gestión Documental-ORFEO,
dentro de las fechas establecidas, según memorando de pagos mensuales de la
siguiente manera:
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para Gestión de cuentas que se

genera por el sistema SISCO firmada en original por el supervisor del contrato.
b. Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal del pago
de sus obligaciones a los Sistemas de Salud, Pensión, Riesgos, Cajas de
compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA (de cada uno de los integrantes o
consorciados), con la planilla de pago de Aportes del periodo Facturado.
c. Entrada a almacén para Contrato de Compraventa. (únicamente en los casos
que se diera lugar).
d. Acta de Verificación debidamente Suscrita F-FD-216 (únicamente en los casos
e. Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción a Agencias debidamente Suscrita F-
FD-215. (únicamente en los casos que se diera lugar).
f. Copia del Acta de Inicio Ejecución de Contratos, Formato F-JC-5 (únicamente
en los casos que se diera lugar).
g. Orden de Compra.
h. Certificación bancaria.
i. Copia de la minuta del Contrato.
j. Factura Original (Requisitos Art. 617 E.T. si aplica), debidamente autorizada
mediante resolución expedida por la DIAN, la cual no debe contener decimales
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
en su liquidación. Dicha factura debe contar con la firma de aceptación por

parte del Supervisor. Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar
copia de la misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y la
información consignada en estos documentos se hace ilegible.
k. Copia de la Resolución de autorización de numeración de Facturación Vigente.
OBSERVACIÓN: Dada la particularidad de cada contrato y/o orden de compra se debe

cumplir con lo estipulado en la cláusula de pago de cada minuta u orden de compra.
17.2.11.2. CUENTA SUBSECUENTE (A partir del primer pago Proveedores)
Recepción de documentos – Dirección Financiera

siguiente manera:
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para Gestión de cuentas que se genera
por el sistema SISCO firmada en original por el supervisor del contrato.
b. Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal del pago de
sus obligaciones a los Sistemas de Salud, Pensión, Riesgos, Cajas de
Nacional de Aprendizaje SENA (de cada uno de los integrantes o consorciados),
con la planilla de pago de Aportes del periodo Facturado. Facturas impresas en
impresión presenta deterioro y la información consignada en estos documentos
se hace ilegible.
c. Entrada a almacén para Contrato de Compraventa. (únicamente en los casos
d. Acta de Verificación debidamente Suscrita F-FD-216 (únicamente en los casos
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
e. Acta de Entrega y Recibo a Satisfacción a Agencias debidamente Suscrita F-FD-

215. (únicamente en los casos que se diera lugar).
f. En caso de presentarse una suspensión del contrato, se debe allegar:
a. Copia del Acta o Minuta de Suspensión del contrato debidamente legalizada.
La información concerniente a la Minuta de Suspensión debe estar
diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión
de Cuentas en la parte de “Observaciones”.
g. En caso de presentarse una Adicción o Prorroga se debe allegar:
a. Copia del Otro Si debidamente legalizada.
b. La información concerniente a la Adicción o Prorroga debe estar relacionada
en el Certificado de Supervisión e interventoría para la gestión de cuentas
con sus respectivas modificaciones.

el memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó.
17.3.11.3. CUENTA FINAL
Recepción de documentos – Dirección Financiera.

siguiente manera:
a. Certificado de Supervisión e Interventoría para Gestión de cuentas que se

genera por el sistema SISCO, firmada en original por el supervisor del contrato
y el contratista.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
b. Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal del pago

Nacional de Aprendizaje SENA (de cada uno de los integrantes o
consorciados), con la planilla de pago de Aportes del periodo Facturado.
c. Informe Final de Ejecución Contractual F-JC-19.
d. Certificado de cumplimiento suscrito por el supervisor F-JC-18.
e. Factura Original (Requisitos Art. 617 E.T. si aplica), debidamente autorizada
mediante resolución expedida por la DIAN, la cual no debe contener decimales
en su liquidación. Dicha factura debe contar con la firma de aceptación por
parte del Supervisor. Facturas impresas en papel químico, deben adjuntar
copia de la misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y la
información consignada en estos documentos se hace ilegible. Copia de la
Resolución de autorización de numeración.
f. Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal del pago
Nacional de Aprendizaje SENA con la planilla de pago de Aportes del periodo
Facturado.
g. Entrada a almacén para Contrato de Compraventa.
h. Copia del Acta de Verificación debidamente Suscrita F-FD-216 y/o Acta de
Entrega y Recibo a Satisfacción a Agencias debidamente Suscrita F-FD-215.
i. Copia del Acta de liquidación F-JC-24, suscrita entre el contratista, supervisor
y el ordenador del gasto. Si aplica.
j. Para el caso que el contrato tenga una terminación anormal o anticipada,
para la cuenta final deberán aportar además de la documentación descrita,
los siguientes documentos:
a. Copia del acta de Terminación Anticipada.
b. Copia del acta de liquidación F-JC-24.
La información concerniente a la Terminación Anticipada debe estar

diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión
de Cuentas en la parte de “Observaciones”.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
k. Copia de la Minuta de cesión. La información concerniente a la Cesión debe

estar diligenciada en el Certificado de Supervisión e Interventoría para la

NOTA: Para volver a realizar la radicación de las cuentas devueltas, se debe anexar el
memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó. Esto con
el fin de tener claramente la trazabilidad del pago.
Verificación de Documentos.
El responsable de liquidar los verificará en el aplicativo de la Dirección de Recursos

Físicos y Gestión Documental-ORFEO si el contrato se encuentra digitalizado, verificará
la totalidad de la documentación soporte conforme a lo establecido en la minuta del
contrato:
 Certificado de recibo a satisfacción: Se verifica número de contrato y

vigencia, nombre del contratista e identificación del mismo, período de
ejecución, cumplimiento de la prestación del servicio y/o entrega del producto,
valor que se va a pagar, fecha de expedición, la cual debe ser posterior a todos
los documentos soportes, firma del supervisor y/o interventor del contrato o
convenio.
 Informe de Actividades, y/o informe de ejecución y/o entrega del
producto motivo de la contratación: Anexar el informe de ejecución
financiera del pago que se tramitará con sus respectivos soportes para efectos
de amortizar los anticipos entregados. Si aplica.
 Certificación de Parafiscales: Verificar la certificación de pago de sus
obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, riesgos, Cajas de
Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA, con el comprobante de pago de Aportes del
periodo Facturado.
 Certificación Bancaria: Se solicita como soporte para el primer pago e donde
se especifique el número y tipo de cuenta a consignar.
 Factura (Requisitos Art. 617 de E.T. Si aplica): Verificar los datos básicos
del contratista, debe venir debidamente autorizada y vigente mediante
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
resolución DIAN, la cual no debe contener decimales en su liquidación, debe

especificar el periodo de ejecución.
 Acta de Inicio: Número de contrato y vigencia, nombre del contratista e
identificación del miso, plazo de ejecución, debe venir firmada por el
representante legal de la empresa y el supervisor del contrato, en el formato
F-JC-5. Si aplica.
 Acta de Liquidación: Verificarlos datos básicos del contratista, saldo a favor
del contratista, fecha de suscripción, la firma del representante legal de la
empresa, supervisor y Ordenador del Gasto. Formato Acta de liquidación F-
JC-24. Si aplica.
El trámite de pagos que realice la Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia a

Proveedores, contratistas y demás, independientemente de su concepto o valor, serán
realizados por la Dirección Financiera, previo a la revisión, aprobación y trámite por parte
de la supervisión, responsables del PAC y supervisores de las diferentes dependencias.
La Dirección Financiera, recibirá de la ventanilla única de radicación las cuentas o

solicitudes de pago, con el fin de dar cumplimiento a la programación de pagos dada por
la Dirección Distrital de Tesorería, mediante Circular que emite anualmente.
No obstante, las solicitudes que no reúnan los requisitos exigidos serán devueltas al
supervisor solicitante, para que sea subsanada la no conformidad. La radicación de los
Documentos para pago a proveedores y contratistas u otros pagos lo debe hacer el área
responsable de la supervisión, y radicar, junto con los documentos soporte según lo
exigido en este instructivo. En ningún caso lo hará el proveedor o contratista, sino el
supervisor del contrato.
Las personas que ejercen la supervisión y la programación del PAC, son quienes tienen
la atribución para firmar la “Certificación de supervisión (emitido por el sistema SISCO)”.
Teniendo en cuenta que los supervisores de los contratos actúan en representación de
la Administración y son los responsables de velar por la correcta ejecución e inversión de
los recursos, la ley ha previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa
u omisión en el ejercicio de esta función de supervisión, responsabilidad que puede
predicarse del supervisor: Responsabilidad civil, responsabilidad penal, responsabilidad
fiscal y responsabilidad disciplinaria.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
Así mismo, la Dirección Financiera, solo es responsable del trámite oportuno para el pago
de la cuenta que el supervisor haya revisado, tramitado, avalado y radicado en debida
forma, en la mencionada dependencia.
18.12. SERVICIOS PUBLICOS
Para el trámite del pago oportuno de los servicios públicos domiciliarios se debe tener
en cuenta:
a. Las Facturas deben ser radicadas previo a la programación del PAC a la Dirección
Financiera, ocho (8) días hábiles antes de la fecha de la primera fe fecha de
vencimiento de la factura.
b. En caso de que se establezcan intereses de mora, estos están bajo la
responsabilidad del Supervisor.
c. Las facturas deben venir en Original.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
El responsable de liquidar los pagos recibe de presupuesto:

a. Memorando solicitando expedición de CRP y pago.
b. Factura o Facturas en Original del servicio público Domiciliario.
c. Certificado de Registro Presupuestal, expedido por el área de Presupuesto, firmado
por el responsable del Presupuesto.
19.13. RESOLUCIONES (Sentencias Judiciales, Viáticos, Seminarios y
Capacitaciones, Firmas Digitales, Suscripciones a Medio de Prensa y Pagos
Especiales)
Para el trámite del pago oportuno se debe tener en cuenta:
a. Memorando solicitando expedición de CRP y pago.

b. Factura o Facturas en Original.
c. Copia de la Resolución.
d. Copia del Certificado de Registro Presupuestal, expedido por el área de
Presupuesto, firmado por el Responsable del Presupuesto.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
20.14. PARA TENER EN CUENTA ANTES DE LA RADICACIÓN
 Verificar previamente a la elaboración de la certificación, el saldo de los registros

Presupuestales.
 Verificar el periodo de cobro, fecha de suscripción, fecha de inicio, fecha de
terminación.
 Acreditar el pago de seguridad social (del mes de cobro) sobre el 40% de valor
total de los honorarios en caso de OPS.
 Acreditar el pago de seguridad social (del mes de cobro) para proveedores.
 Verificar el proyecto y la fuente que se debe afectar.
 Valor liquidado diferente al valor proporcional del periodo de cobro.
 Contar previamente con el PAC programado y aprobado.
 Verificar el saldo del CRP.
 Atender las fechas de cierre de radicación de cuentas y de programación de PAC.
 Anexar soportes de salud y pensión, de su cumplimiento da fe el supervisor, quien
debe verificar el pago del contratista, según el periodo a cancelar todo conforme
a las leyes correspondientes.
 Firma de las facturas de aceptación y de quien la emite.
 Entrada de Almacén, si aplica.
 Las cuentas a excepción de los anticipos deben estar respaldadas por una factura
o documento equivalente que debe estar expresamente a nombre de la
“Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia” (NIT: 899.999.061-9),
no debe presentar enmendaduras y debe cumplir con los requisitos exigidos por
la ley.
 Incluir en el Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de
cuentas, el valor a amortizar con el cobro de la presente cuenta, si aplica.
 Incluir en el Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de
cuentas, el valor del impuesto a las ventas, el valor del impoconsumo y la base
gravable (sumar IVA e impoconsumo como uno solo).
 Verificar en el Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de
cuentas que el valor del contrato y el valor de los pagos anteriores y saldo del
contrato correspondan a los valores ejecutados.
 La Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia no podrá pagar
sanciones, intereses, recargos, generados en facturas de servicios
públicos y de proveedores, toda vez, que no se cuenta con la apropiación
presupuestal para esta clase de conceptos.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
 Para volver a realizar la radicación de las cuentas devueltas, se debe anexar el

memorando en el cual se especifican las causas por las cuales esta se realizó.
21.15. CONSULTA DE LOS PAGOS REALIZADOS
Una vez radicadas las planillas en la Dirección Distrital de Tesorería, los beneficiarios
podrán consultar en la página de la Secretaría de Hacienda Distrital, el estado en que se
encuentra del pago, de la siguiente manera:
Ruta: www.shd.gov.co, Pagos y servicios / Servicios Virtuales / Servicios de Tesorería: (http://recursosweb.shd.gov.co/pagos-
tesoreria-view/faces/inicio.xhtml).
Y siga los pasos para consulta. Una vez allí, aparece la siguiente pantalla, donde se indica si el pago está aprobado, abonado, la fecha
del abono o del rechazo.
CONTROL DE CAMBIOS
No. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSIÓN
Documento Original: El presente documento se crea debido a la necesidad orientar a Subsecretarios,
directores, funcionarios y supervisores de la Entidad, acerca de las características que deben reunir los
1 03-08-2017 documentos soporte necesarios para el trámite a contratistas y proveedores del pago de una obligación a cargo
de la Secretaría de Seguridad, Justicia y Convivencia, con el fin de tener un proceso exitoso del pago del bien
o servicio contratado.
 Se suprime la solicitud del Carné y la tarjeta de proximidad de los requisitos para Finalización de Contrato.
 Recuerde que el contenido de los informes adjuntos a las cuentas de pago, así como su correspondiente
2 25-08-2017
aprobación son responsabilidad del contratista y de la supervisión y/o interventoría contractual, según sea
el caso. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011.
Código: I-GF-1
Fecha de Vigencia:
31/12/2018
 Los documentos se deben radicar en original, sin tachones ni enmendaduras. No se aceptan firmas
escaneadas. De esta forma, la revisión que deba agotar esta Dirección a cada una de las cuentas
allegadas para el trámite de pago se realizará sobre la información contenida en el Certificado de
Supervisión y/o Interventoría para la gestión de pagos (generado desde el sistema SISCO), y a los aportes
realizados al Sistema Integral de Seguridad Social.
 Se suprime la solicitud para el pago Inicial de Contrato de Prestación de Servicios Personales, RUT, RIT,
certificación Bancaria y Minuta del Contrato.
 Se solicita anexar Acta o Minuta de suspensión o reinicio de actividades para los casos a los que aplique.
 Proveedores deben anexar Pago de Planilla de Aportes junto con la Certificación expedida por el
Representante Legal o Revisor Fiscal del pago de sus obligaciones.
 Se adiciona el literal 6.4., concerniente a los requisitos para pago de Servicios Públicos.
 Se adiciona el literal 6.5., concerniente a los requisitos para pago de RESOLUCIONES (Sentencias
Judiciales, Viáticos, Seminarios y Capacitaciones, Firmas Digitales, Suscripciones a Medio de Prensa y
Pagos Especiales
 Se realizó cambio en la numeración y viñetas, con el objetivo de dar mayor especificidad a cada uno de
los puntos contenidos dentro del Instructivo de Pagos.
 En las “NOTAS” contenidas dentro del instructivo, se hace claridad que la responsabilidad en la
información consignada en los documentos establecidos en la Minuta de Pago y lo citado en el presente
3 05-12-2018
instructivo, con completa responsabilidad del contratista y de quien ejerza la supervisión y/o Interventoría
del contrato.
 Se ajusta el Instructivo de cara a la aplicación del Decreto 1273 DEL 23 DE julio de 2018 y lo establecido
en el Instructivo de Pago de Seguridad Social para Independientes (I-GF-4).
 Dado que el formato Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de Cuentas establece:
“Declaración: Con su firma el supervisión del contrato, certifica bajo su entera responsabilidad, que los
documentos, físicos y magnéticos entregados por el contratista (facturas, informes, formatos, copias
planillas de aportes al Sistema General de Seguridad Social y demás soportes establecidos en la minuta
del contrato y en el Instructivo de pagos de la Dirección Financiera (I-GF-1)), se ajustan lo establecido en
4 31-12-2018 el contrato y todos los requisitos de ley autorizando el pago de acuerdo a los anexos.”, se procede a retirar
de la lista de documentos a allegar a la dirección financiera el Formato Certificación Calidad Tributaria Del
Contratista Formato F-GF-288 y el Informe Mensual Ejecución Contractual Orden de Prestación de
Servicios (F-JC-11).
 Se realizó cambio en la numeración y viñetas, con el objetivo de dar mayor especificidad a cada uno de
los puntos contenidos dentro del Instructivo de Pagos.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Rafael David
NOMBRE Adolfo Riaño Andrea Benavides Mayorca
Blanco
Profesional
CARGO Universitario Profesional Especializado Directora Financiera
Contratista
FIRMA

Instructivo de Pagos I-GF-1 Version 4 30-12-2018

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Instructivo de Pagos I-GF-1 Version 4 30-12-2018

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Código: I-GF-1

Proceso: Gestión Financiera Versión: 2

Fecha Aprobación: 03/08/2017

1. TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................... 1

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5. REFERENCIAS NORMATIVAS Commented [DFAC15]: Incluir:

 LEY 1150 DE 2007

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 Resolución SDSCJ-000009 del 20 de enero de 2017

 Resolución SDSCJ-000042 de febrero 20 de 2017

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8. En la cual se programa el cronograma de pagos para la vigencia. Ver

12.6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

a. Formato "Certificación de supervisión e interventoría para la gestión de cuentas”

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13.7. TRÁMITE CUENTAS DIRECCIÓN FINANCIERA

Los documentos se deben radicar en original, sin tachones ni enmendaduras. No se

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de pagos (generado desde el sistema SISCO), y a los aportes realizados al Sistema

No se recibirán alcances. En caso de que los soportes para liquidación de la

Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago. Formatted: Outline numbered + Level: 3 + Numbering

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Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago. Formatted: Outline numbered + Level: 3 + Numbering

a. Certificado de Supervisión e Interventoría para la Gestión de cuentas que se genera

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misma, dado que este método de impresión presenta deterioro y la información

14.1.1.8.1.3. CUENTA FINAL

Cumplir lo estipulado en la Cláusula de pago.

Con lo requerido para las cuentas Subsecuentes, se requiere allegar los

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b. Informe Mensual de Ejecución Contractual OPS F-JC-11, soportes de las

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15.9. DOCUMENTOS SOPORTES PARA DEDUCCIONES RETEFUENTE-