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DISEÑO DE UN PLAN MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD DEL LABORATORIO DE ECODIESEL COLOMBIA S.A.

JOSÉ ALEXANDER VIDAL MENESES

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ


ESCUELA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BARRANCABERMEJA
2018
DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD DEL LABORATORIO DE ECODIESEL COLOMBIA S.A.

JOSÉ ALEXANDER VIDAL MENESES

Trabajo de validación de practica empresarial presentado como requisito para


optar al título de Ingeniero de Producción

Jurado calificador
ING. NOHEMY GÓMEZ CASICOTE
ING. JOHN ARMANDO GARCÍA TORRES
ING. EDWING ALEXANDER VELASCO ROZO

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ


ESCUELA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BARRANCABERMEJA
2018
CONTENIDO
Pág.

LISTA DE ILUSTRACIONES 4
INTRODUCCIÓN 5
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6
2. JUSTIFICACIÓN 7
3. OBJETIVOS 8
3.1 OBJETIVO GENERAL 8
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
4. MARCO REFERENCIAL 9
4.1 MARCO TEORICO 9
4.1.1 Norma NTC ISO/IEC 17025:2005. 9
5. DISEÑO METODOLÓGICO 10
5.1 Enfoque metodologíco 10
5.2 Metodo de investigación 10
5.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 10
5.3.1 Fuentes Primarias. 10
5.3.2 Fuentes Secundarias 11
6. DESARROLLO 12
6.1 Identificación de las fuentes que generan fallas en el control documental dentro
del sistema de gestión de calidad 12
6.2 Analizar las causas que puedan generar las fallas en el control documental
dentro del sistema de gestión de calidad 12
6.3 Determinar las acciones pertinentes que permitan resolver las posibles fuentes
que generan el mal manejo de control documental 14
7. CONCLUSIONES 15
8. RECOMENDACIONES 16
BIBLIOGRAFÍA 17

3
LISTA DE ILUSTRACIONES

pág.

Ilustración 1. Análisis de posibles causas - causa(s) raíz 12

4
INTRODUCCIÓN

Un Plan de Mejoramiento es el resultado de un conjunto de procedimientos,


acciones y metas diseñadas y orientadas de manera planeada, organizada y
sistemática desde las instituciones (Ministerio de Educación Nacional).
Ecodiesel Colombia S.A. es una empresa productora de Biodiesel, constituida el
19 de abril de 2007 en alianza empresarial entre Ecopetrol S.A. y siete Extractoras
de Palma del Magdalena Medio, iniciando operaciones en el 2010; así mismo, en
abril del 2012 el Laboratorio de Control de Calidad fue acreditado por el
Organismo Nacional de Acreditación - ONAC, bajo estándar ISO 17025:2005, el
cual establece los requisitos generales para la competencia de los laboratorios de
ensayo y calibración, sirviendo a su vez como base para la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad del mismo.
Por lo anterior, el Laboratorio como parte fundamental del proceso misional debe
llevar un control adecuado y eficiente de los documentos y registros generados y
estandarizados dentro del Sistema de Gestión de Calidad y así dar cumplimiento a
requisitos específicos de la norma, generando competitividad con un producto y/o
servicio conforme hacia el cliente interno y externo.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El laboratorio de Ecodiesel Colombia S.A. cuenta con un sistema de gestión de


calidad implementado bajo la norma ISO 17025:2005, en un estado óptimo,
demostrando las necesidades propias de un sistema de calidad en cuanto a
acciones de mejora continua, encaminadas a lograr un sistema robusto y maduro,
permitiendo el cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma, y a su
vez, las exigencias de los organismos reguladores de la comercialización de
Biodiesel.

Según lo expuesto anteriormente, la norma ISO/IEC 17025:2005, que acredita al


Laboratorio como técnicamente competente y capaz de emitir resultados veraces,
y que a su vez exige que el mismo sea sometido a auditorías de seguimiento y
control de su sistema de gestión de calidad, se llevó a cabo una auditoría para
verificar la conformidad del mismo con respecto a las exigencias de la norma,
arrojando una no conformidad relacionada con el uso de normas técnicas no
vigentes, lo cual llevó a una revisión de los procesos internos con el fin de
encontrar la fuente principal de dicha no conformidad y aquellas que se han
presentado en evaluaciones anteriores, que de una u otra forma están
relacionadas entre sí, para así evitar este tipo de hallazgo en revisiones futuras.

El laboratorio cuenta con procedimientos e información documentada necesaria


para el control documental, pero en la práctica no se realiza verificación y revisión
de las normas emitidas por los organismos y asociaciones normalizadoras, con el
fin de mantener la última versión de cada norma de referencia. Produciendo No
Conformidades hacia el sistema de gestión de calidad, como la posible falta de
actualización de las normas de referencia para la aplicación de métodos de
ensayo, al igual que la actualización en el listado maestro de documentos y el
listado maestro de registros, entre otros factores.

6
2. JUSTIFICACIÓN

Según el numeral 4.3 –Control de documentos- de la norma ISO 17025:2005, el


cual dispone que1: «El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos
para el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de
gestión (generados internamente o de fuentes externas), tales como la
reglamentación, las normas y otros documentos normativos, los métodos de
ensayo o de calibración, así como los dibujos, el software, las especificaciones, las
instrucciones y los manuales».

Surge la necesidad de diseñar un plan de mejoramiento hacia los procesos


documentales del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Ecodiesel
Colombia S.A., permitiendo mejorar los lineamientos que se han establecido para
el aseguramiento del control de documentos y registros generados desde y hacia
el Sistema, para así satisfacer los requerimientos de la norma.

Lo anterior permite evitar posibles productos y/o servicios no conformes hacia el


sistema, así mismo lograr un mejor desempeño en las necesidades actuales y
futuras del Laboratorio en lo concerniente a la gestión documental, y la
satisfacción del cliente interno.

1 NTC-ISO/IEC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de


ensayo y calibración. P 4.

7
3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan de mejoramiento que permita mejorar los lineamientos y


mecanismos para el aseguramiento del control documental del sistema de gestión
de calidad del Laboratorio de Ecodiesel Colombia S.A.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar las posibles fuentes que generan fallas en el control documental


dentro del sistema de gestión de calidad.

 Analizar las causas que puedan generar las fallas en el control documental
dentro del sistema de gestión de calidad.

 Determinar las acciones pertinentes que permitan resolver las posibles fuentes
que generan el mal manejo de control documental.

8
4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO TEORICO

Los planes de mejoramiento son aplicados en cualquier tipo de organización con


el fin de ejecutar y consolidar una serie de acciones originadas en la evaluación y
diagnóstico de los procesos propios, así como de los hallazgos derivados de las
actividades de seguimiento y control, que servirán como base para definir un
programa enmarcado en la mejora continua de la organización, integrando las
decisiones de tipo estratégico acerca de los cambios que deberían ser
incorporados a los procesos organizacionales, llevando a obtener como resultado
final la prestación de un servicio más efectivo.

4.1.1 Norma NTC ISO/IEC 17025:2005. La norma ISO 170252 es una norma
internacional de Gestión de la Calidad diseñada para que la utilicen los
laboratorios de ensayo y calibración cuando desarrollan los sistemas de gestión
para sus actividades de la calidad, administrativas y técnicas, y el algunas notas
dentro de la cláusula 4.3 requisitos sobre el control de documentos, explican los
procedimientos que el laboratorio debe establecer y mantener para el control de
todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión (generados
internamente o de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y
otros documentos normativos, los métodos de ensayo o de calibración, así como
los dibujos, el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales.

2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Requisitos generales


para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. NTC-ISO/IEC 17025. Bogotá D.C.

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5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1 ENFOQUE METODOLOGÍCO

En el presente proyecto se generará una metodología de investigación cualitativa,


que según Sampieri3 los datos cualitativos son descripciones detalladas de
situaciones, eventos, personas, interacciones, conductas observadas y sus
manifestaciones.

5.2 METODO DE INVESTIGACIÓN

Para la realización del presente proyecto se desarrollará una investigación de tipo


descriptivo, la cual permitirá caracterizar el tema a investigar. Haciendo uso de la
descripción se determinarán las posibles fuentes que generan las fallas de control
documental dentro del sistema de gestión de calidad, y así establecer las acciones
pertinentes que permitan resolverlas y las actividades requeridas para dar
cumplimiento a las acciones de mejora propuestas, buscando mejorar el
aseguramiento del control documental del sistema de gestión de calidad del
Laboratorio de Ecodiesel Colombia S.A.

La investigación descriptiva es el tipo de estudio más utilizado en los trabajos de


grado universitarios, su objetivo consiste en llegar a conocer las situaciones,
costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las
actividades, objetos, procesos y personas.

Se utilizará este tipo de investigación, ya que permitirá evaluar todos los factores
organizacionales que conllevan a fallas en el control documental, puesto que este
es un factor clave dentro del sistema de gestión de calidad, permitiendo llevar la
trazabilidad de la documentación, al igual que una conformidad con las
necesidades internas del servicio.

5.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

5.3.1 Fuentes Primarias. La fuente de información primaria se agotará por medio


del diagnóstico y evaluación al sistema de gestión de calidad del Laboratorio de
Ecodiesel Colombia S.A., así como por la revisión de los últimos informes de
auditoría interna y externa llevadas a cabo los dos últimos años; además del
conocimiento y experiencia adquirida durante los años de permanencia en el
cargo, interviniendo de manera directa en la alimentación del Sistema de Calidad.

3 Metodología de la Investigación, Quinta edición. ¿Qué características posee el enfoque


cualitativo de investigación? Dr. Roberto Hernández Sampieri. P. 9.

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5.3.2 Fuentes Secundarias. La fuente secundaria se obtendrá de información
interna de Ecodiesel Colombia S.A., como procedimientos estandarizados,
sistema integrado de gestión, normas de referencia, entre otros, resaltando la
imposibilidad de suministrar información o evidencia física, tales como informes de
auditoría, procedimientos, etc., debido a un compromiso de confidencialidad (*) 4,
firmado en Barrancabermeja (S.S) a los 05 días del mes de septiembre de 2012,
como requisito para la debida ejecución contractual, para seguridad de las partes y
manejo idóneo de la información.

4 (*)Que a los efectos de éste Acuerdo, tendrá la consideración de información confidencial, toda la
información susceptible de ser revelada por escrito, de palabra o por cualquier otro medio o
soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilite el estado de la técnica en el
futuro, intercambiada como consecuencia de este acuerdo.

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6. DESARROLLO

6.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES QUE GENERAN FALLAS EN EL


CONTROL DOCUMENTAL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Luego de realizar un exhaustivo diagnóstico al sistema de gestión de calidad,


revisando y analizando informes de auditoría interna y externa de los dos últimos
años, así como los lineamientos y requisitos de la norma ISO 17025:2005, se pudo
determinar las siguientes fuentes generadoras de fallas en el control documental.
 Falta de actualización de las normas de referencia para la aplicación de
métodos de ensayo.
 No aseguramiento del control de cambios de la documentación en el
sistema de calidad.
 Falta de actualización en el listado maestro de documentos y en el listado
maestro de registros.
 Aplicación incorrecta de la retención documental.
 No existe coherencia en tiempo real de la información de la documentación
aplicada vs la información aprobada por el Coordinador de Calidad.
6.2 ANALIZAR LAS CAUSAS QUE PUEDAN GENERAR LAS FALLAS EN EL
CONTROL DOCUMENTAL DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Ilustración 1. Análisis de posibles causas - causa(s) raíz

CAUSAS ANALISIS DE LAS CAUSAS


Falta de actualización de las normas de  No se verifica la revisión de las
referencia para la aplicación de normas emitidas por los organismos y
métodos de ensayo. asociaciones normalizadoras, con el
fin de mantener la última versión de
cada norma de referencia dentro del
SGC.
 Porque en el documento GHSEQ-CC-
PR01, “Procedimiento de elaboración
y control de documentos y registros”,
versión: 09, no se tiene establecido
los periodos de revisión de los
listados maestros de documentos y
registros.

 Porque no se tiene un sistema claro


de advertencia sobre las
actualizaciones que se puedan
presentar en las normas.

12
Continuación ilustración 1.
No aseguramiento del control de  No se hace una revisión profunda de
cambios de la documentación en el la documentación por parte del comité
sistema de calidad. de calidad antes de su publicación.
 Porque la persona encargada de
difundir los documentos del sistema
no sigue los lineamientos
establecidos.
 Porque se realizaron cambios que
impactaron toda la documentación del
sistema de gestión de calidad del
laboratorio (Dependencia dentro del
organigrama de la organización).
 Porque la metodología de la
distribución de documentos del
sistema de gestión se hace
dispendiosa, lo que conlleva a que no
se tengan actualizados los registros
Falta de actualización en el listado  No se realiza una revisión exhaustiva
maestro de documentos y el listado de la documentación generada por el
maestro de registros. Laboratorio y aprobada por el
Coordinador de Control de Calidad.
Aplicación incorrecta de la retención  Porque las normas obsoletas no se
documental. aseguraron de manera adecuada
para prevenir su uso involuntario.
 No se actualiza la tabla de retención
existente para la documentación
generada y aplicada por el
Laboratorio.
No existe coherencia en tiempo real de  No se realiza un óptimo proceso de
la información documentada y aplicada socialización de los cambios
vs la información aprobada por el aprobados por el coordinador de
Coordinador de Calidad. calidad.
 Se aprueban muchos cambios en un
mismo intervalo de tiempo,
interrumpiendo así la socialización de
cada uno a las partes interesadas.

Fuente: Autor

13
6.3 DETERMINAR LAS ACCIONES PERTINENTES QUE PERMITAN
RESOLVER LAS POSIBLES FUENTES QUE GENERAN EL MAL MANEJO DE
CONTROL DOCUMENTAL

Revisadas las causas y las fuentes generadoras de un inadecuado control


documental, se establecen las siguientes acciones dentro del plan de
mejoramiento, con el fin de subsanar la problemática presentada dentro del
Sistema de Gestión de Calidad.

 Actualizar el procedimiento de elaboración y control de documentos y


registros GHSEQ-CC-PR01 con las modificaciones para asegurar el
seguimiento en actualización de normas.
 Socialización de la actualización del procedimiento de elaboración y control
de documentos y registros.
 Solicitar de manera urgente la compra de las normas actualizadas que
correspondan.
 Inscripción en el sistema Standards Tracker Alert de ASTM(*) 5, para
realizar seguimiento a la actualización de las normas, mediante correos
electrónicos semanales con el listado de normas nuevas y revisadas y
actividades de desarrollo de normas.
 Establecer filtros por el comité de calidad con el fin de evitar la publicación
de documentos sin el respectivo control de los cambios, llevando así la
trazabilidad de los mismos.
 Actualización de todos los procedimientos del laboratorio con la
trazabilidad del control de cambios.
 Realizar la difusión de la documentación actualizada del sistema de gestión
del laboratorio.
 Actualizar de acuerdo a las últimas versiones de los documentos
generados hacia el SGC.
 Revisar y actualizar el procedimiento de elaboración y control de
documentos y registros GHSEQ-CC-PR01, donde se evidencie el proceso
de control para asegurar la actualización de las diferentes normas y el
control de las normas y documentos obsoletos.
 Actualizar las tablas de retención documental existentes dentro del SGC.
 Socialización de los documentos modificados.

5 (*) Es un correo electrónico gratuito enviado desde la página de ASTM INTERNATIONAL, cada
lunes y jueves donde se enumeran las normas y actividades de desarrollo de normas nuevas y
revisadas.

14
7. CONCLUSIONES

 Las principales fuentes que aportan fallas al control documental del Sistema de
Gestión de Calidad del Laboratorio están relacionadas con malas prácticas por
parte del personal, derivadas de la falta de claridad del procedimiento de
elaboración y control de documentos y registros, ya que no define períodos de
revisión de normas, ni establece los lineamientos que permitan asegurar de
manera efectiva el control de cambios en la documentación.

 Una de las causas del inadecuado control documental encontrada, deja ver
que no se está llevando a cabo de manera óptima la planificación de los
cambios, puesto que se evidencia que se realizan modificaciones a varios
documentos en intervalos de tiempo muy corto, impidiendo así que se realice
una correcta difusión de los anteriormente efectuados, generando así un
desconocimiento por parte de todas las partes interesadas, y su vez que se
sigan usando documentos y registros no vigentes.

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8. RECOMENDACIONES

 Todos los documentos y registros generados desde y hacia el sistema de


gestión de calidad, que deban estar publicados al alcance del personal
operativo del mismo, debido a su uso frecuente, es conveniente que sean
publicados en formato PDF, con el fin de evitar que se realicen cambios de
manera indiscriminada, sin previa autorización del Coordinador de Calidad,
ocasionando que se ponga en uso versiones de documentos diferentes a las
relacionadas en el listado maestro de documentos y registros.

 Establecer períodos de revisión de la documentación no mayor a tres meses,


así como también designar responsabilidades del personal para dicha
actividad, lo cual permitiría mantener un control adecuado y evitar así posibles
hallazgos en futuras revisiones, manteniendo un proceso de mejora continua
del sistema.

 No liberar ningún formato o documento para su uso, sin que antes se haya
realizado la debida socialización a todo el personal que intervenga en el uso de
los mismos, asegurando mediante una reunión informativa y por correo
electrónico a los interesados, la correcta difusión de los cambios efectuados.

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BIBLIOGRAFÍA

Conozca 3 tipos de investigación: Descriptiva, exploratoria y explicativa.


(Consultado el 27 de marzo de 2018) disponible en:
http://www.creadess.org/index.php/informate/de-interes/temas-deinteres/17300-
conozca-3-tipos-de-investigacion-descriptiva-exploratoria-y-explicativa

Clarke (M). Agencia Nacional de Evaluación de Calidad y Acreditación (ANECA).


Dirección de Programas: El Plan de Mejoras. www/aneca.es/

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.


Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y
calibración. NTC-ISO/IEC 17025. Bogotá D.C.

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