INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL

INTERNO DE AGOSTO A NOVIEMBRE DE

2018

PRESENTADO POR: JOHN MAURICIO ROBLES

RAMIREZ

VIGENCIA 2018

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 INTRODUCCION

El Sistema de Gestión, creado en el artículo 133 de la Ley 1753,

integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la
Calidad y lo articula con el Sistema de Control Interno, siendo MIPG el
mecanismo que facilitará dicha integración y articulación. La pérdida
de vigencia de las disposiciones de los dos sistemas citados no
implica que la calidad no siga siendo el atributo principal de la gestión
pública ni que cada uno de los componentes del Modelo no esté
dirigido al logro de tal propósito. Por el contrario, MIPG es en sí mismo
un modelo de gestión de calidad.

MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer

seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y
organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los
planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los
ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el
Decreto1499 de 2017.

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Con la expedición del Decreto 1499 de 2017 se integró el Sistema de
Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad,
definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el
Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993 "Por la cual
se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".
En este sentido, es importante aclarar que el MIPG, opera a través de
7 dimensiones, las cuales integran políticas, elementos o instrumentos
con un propósito común, propios de cualquier proceso de gestión
PHVA, adaptables a cualquier entidad pública. Una de estas
dimensiones es la de Control Interno, por lo que existirán temas que al
estar articulados con éste deberán incorporarse en la medida de las
características y complejidad de cada entidad.

Ahora bien, en lo que tiene que ver con el Informe Pormenorizado de

Control Interno, dado que a la fecha se ha venido estructurando con
base en los elementos del Modelo Estándar de Control Interno –MECI
y que dicha herramienta ha sido modificada dentro del MIPG.

OBJETIVO

El objetivo del presente Informe Pormenorizado es presentar a la Alta

Dirección y al público general en la página Web de la Entidad, el
desarrollo y evolución del sistema de Control Interno, mostrando un
diagnóstico sobre el estado actual del mismo en la Alcaldía, lo cual
permitirá obtener una visión más amplia e integral, La evaluación
consistió en un examen autónomo del sistema de Control Interno y de
las acciones llevadas a cabo por la entidad, para dar cumplimiento a
sus planes, proyectos y objetivos. Un elemento esencial fue la
realización de auditorías Internas, dado que se constituyó en un
mecanismo que permitió realizar un examen objetivo e independiente
de los procesos, actividades, operaciones y resultados, a fin de
determinar si los recursos se utilizaron con la debida consideración por
su economía, eficiencia, eficacia y transparencia; si se observaron las
normas internas y externas que le eran aplicables a la entidad; y si los

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mecanismos de comunicación fueron confiables, permitieron revelar
los aspectos importantes de la gestión y los resultados obtenidos en
cada proceso auditado.

MODELO INTEGRADO DE GESTION Y PLANEACION

1. DIMENSION DE TALENTO HUMANO

La Alcaldía gestiona el desarrollo del talento humano de manera articulada

con los demás procesos de gestión de la entidad.

La Alcaldía de Barbosa está actualizando el Código de Integridad y Buen

Gobierno.

Los principios y valores se encuentran en revisión para su actualización.

La Misión y la Visión de la Alcaldía Municipal de Barbosa se actualizo y se ajustó

a la realidad del Municipio en el año 2018.

Se documentó el Programa Anual de Bienestar Social e Incentivos para Alcaldía

Vigencia 2018.

Se vienen realizando capacitaciones en los diferentes procesos.

Se actualizo el Manual de Funciones de los empleados de la Alcaldía ajustado a

la realidad de la entidad.

La persona encargada de Talento Humano está Adelantando el proceso de la

implementación del SIGEP.

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 2. DIMENSION DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y PLANEACION

Se tiene el Plan de Desarrollo 2016- 2019 “Por la Barbosa que Queremos” en el cual se
proyecta las ruta de acción para el Cuatrenio y se fijan los objetivos a mediano y largo
plazo mediante la visión. En este documento se establece el marco estratégico, que incluye la
visión, misión, objetivos estratégicos y estructura programática, es decir los diferentes planes
estratégicos realizados colectivamente por cada una de las dependencias de la Entidad,
donde se concreta su accionar y se posibilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos y
avanzar en el logro de la visión.

Se documentó el Plan de Acción Vigencia 2018.

Se debe documentar e implementar en su totalidad el MODELO INTEGRADO DE

PLANEACION Y GESTION en la entidad según decreto 1499 de 2017.

Se tiene Plan Anticorrupción con su respectivo Mapa de Riesgos de Corrupción para la

Vigencia 2018 y viene haciendo seguimiento cuatrimestral cumpliendo así con la normatividad
vigente.

El plan de adquisiciones de la Vigencia 2018 se documentó y se publicó en la Página del

SECOP y en la Página Web de la Entidad.

Se está documento el Plan Indicativo 2016-2019.

Se realizo el POAI.

3. DIMENSION GESTION CON VALORES PARA RESULTADOS

Se implementó la Ventanilla Única.

Se está adelantando los procedimientos de algunos procesos.

Se empezó a Implementar el proceso SUIT con el fin de dar cumplimiento a la normativa y

mejorar el servicio a la ciudadanía.

Es necesario adelantar la implementación de la Ley de Archivo en su totalidad.

Se aprobó el Plan de Mejoramiento archivístico de la Alcaldía.

Se proyectó la actualización de las tablas de retención documental aprobada por el archivo

general de Santander.

Se documentó y se viene implementando el formato de PQRs.

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Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la Alcaldía está conformada de la siguiente forma:

ORGANIGRAMA

ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA

DESPACHO DEL ALCALDE

OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y OFICINA ASESORA DE
OBRAS PUBLICAS CONTROL INTERNO

GRUPO DE
GRUPO DE OFICINA DE TALENTO GRUPO DE SISTEMAS Y
OBRAS
PLANEACIÒN HUMANO COMUNICACIONES
PUBLICAS
SISBEN
PU N T O V I V E D I G I T A L

SECRETARIA GENERAL Y DEL SECRETARIA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIO-

SECRETARIA DE HACIENDA
INTERIOR LOCAL DE SALUD ECONOMICO Y AMBIENTE

G R U PO D E G R U PO G R U PO D E G R U PO
GR U P O D E OR D EN P U B L I C O G R U PO G R U PO D E D ESA R R O LLO
GR U P O D ES A R R OL L O A D M I N I S T R A T I VO SA LU D PR ESU PU EST O Y A LM A C EN ED U C A C I Ó N , D ESA R R O LLO
Y C ON VI VEN C I A C I U D A D A N A C ON T R A T A C IÒN EC O N O M I C O
PU B LI C A T ESO R ER Ì A C U LT U R A Y D EPO R T E SO C I A L

D ESA R R O LLO M A S F A M I LI A S EN D ESA R R O LLO

O R D EN PU B LI C O
ED U C A T I V O A C C IÒN M ER C A N T I L

ARCHIVO BIBLIOTECA
D ESA R R O LLO
PR O G R A M A S D ESA R R O LLO
C O M I SA R Ì A D E F A M I LI A C U LT U R A L Y
ESPEC I A LES A G R O PEC U A R I O
D EPO R T I V O

I N SPEC C I O N PO LI C I A
URBANA

I N SPEC C I O N D E PO LI C A
RURAL

4. DIMENSION EVALUACION DE RESULTADOS

Para MIPG es importante que las entidades conozcan de manera permanente los avances en
su gestión y los logros de los resultados y metas propuestas, en los tiempos y recursos
previstos y si general los efectos deseados para la sociedad; de igual manera, esto le permite
introducir mejoras en la gestión.

Por ello, es importante que la entidad cuente permanentemente con un conocimiento certero
de cómo se comportan los factores más importantes en la ejecución de su planeación
institucional a fin de identificar los avances o limitaciones de su gestión, y al final del periodo,
saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, con las condiciones de cantidad
y calidad esperadas y con un uso óptimo de recursos, e incluso, los efectos de esta gestión
en la satisfacción de las necesidades y problemas de los grupos de valor.

Tanto el seguimiento como la evaluación se fundamentan en indicadores para monitorear y

medir el desempeño de las entidades, los cuales se diseñan desde el ejercicio de planeación
institucional, y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y
normas que orientan la gestión, y en los productos, resultados e impactos que esta genera.

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Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el
fortalecer esta dimensión en la entidad:

• Monitoreo oportuno para generar intervenciones que aseguren el cumplimiento de las metas
institucionales
• Monitoreo a la gestión del riesgo y control
• Coherencia entre la ejecución presupuestal y el cumplimiento de las metas institucionales
• Utilidad de los indicadores para hacer seguimiento y evaluación de la gestión
• Mejoramiento en la prestación del servicio a partir de encuestas de satisfacción de los
ciudadanos

5. DIMENSION DE INFORMACION Y COMUNICACION

MIPG contempla la Información y Comunicación como la dimensión articuladora que permite

a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones internas.

• Gestión documental soportada en la Tabla de Retención Documental (TRD) y del Programa

de Gestión Documental (PGD) de la entidad.
• Gestión de los riesgos de seguridad y privacidad de la información conforme a la
metodología planteada por la entidad
• Mecanismos para asegurar la trazabilidad sobre las transacciones realizadas en los
sistemas de información
• Publicación de la información de la entidad en su sitio web u otro espacio accesible para los
ciudadanos
• Acciones de diálogo implementada a través de múltiples canales y mejora de la gestión a
partir de la retroalimentación de los grupos de valor

En el elemento “información y comunicación externa” como producto de las acciones de

mejora identificadas, no se actualizo la Pág. Web de la Alcaldía en la Vigencias 2014 y 2015.
Para la Vigencia 2018 se viene actualizando la Pagina Web de la Entidad, el SECOP, SIA
CONTRALORIA y SIA OBSERVA.

Se hizo cambio de Pagina Web se está implementando la nueva plataforma del sector
publico.

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 6. DIMENSIÓN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN

MIPG contempla la Gestión del Conocimiento y la Innovación como una dimensión que
fortalece de forma transversal a las demás dimensiones, ya que reconoce que el
conocimiento que se genera o produce en una entidad es clave para su aprendizaje y su
evolución.

Por ello, es importante que en la entidad todos los datos, información, ideas, investigaciones y
experiencias que se generan, se documenten y estén disponibles y de fácil acceso para todos
los servidores.

En esencia MIPG busca que las entidades aprendan de sus propias experiencias y propicien
el desarrollo de acciones para compartir el conocimiento entre los servidores públicos, con el
objetivo de garantizar su apropiación y aprovechamiento, así mismo, promueve la
construcción de una cultura de análisis y retroalimentación para el mejoramiento continuo.

• Análisis periódico de los indicadores de gestión: no se tiene indicadores de Gestión por

este motivo no se analiza los indicadores.

• Gestión documental acorde con la normativa y las instrucciones del Archivo General
de la Nación: se está proyectando el Programa de Gestión Documental.

• Frecuencia de la inducción y reinducción: Se realiza la Inducción y Re inducción una vez

al año.

• Mejoramiento del clima laboral para fomentar una mayor productividad y generación
de conocimiento: No se ha realizado la medición del Clima Laboral.

• Transferencia de conocimiento de los proveedores y contratistas hacia la entidad:

7. DIMENSION DE CONTROL INTERNO

MIPG concibe al Control Interno como la dimensión que permite asegurar razonablemente
que las demás dimensiones cumplan su propósito, al promover el diseño y aplicación de
acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos
para su prevención y evaluación.

El Modelo Estándar de Control Interno, es un instrumento a través del cual se materializa esta
dimensión; es importante señalar que se cuenta con una nueva estructura del MECI la cual se
fundamenta en cinco componentes, a saber:

AMBIENTE DE CONTROL

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

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ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DE MONITOREO

Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y

roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de
la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno :

LÍNEA ESTRATÉGICA, CONFORMADA POR LA ALTA DIRECCIÓN Y EL EQUIPO

DIRECTIVO;
(i)
Primera Línea, conformada por los gerentes públicos y los líderes de proceso;
(ii)
Segunda Línea, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de
controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos
o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y

Tercera Línea, conformada por la oficina de control interno.

AMBIENTE DE CONTROL

Se aprobó el Plan de Auditorias de Control Interno para la Vigencia 2018.

PLAN DE ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2018

Fecha de la Auditoria: Enero a Diciembre de 2018 Lugar: Alcaldía de Barbosa (Sant).

Procesos Auditados: TICs Plataforma de SIA Auditado: Jefes de procesos y Secretarios

OBSERVA y Web Institucional, Contratación, ,
Secretaria de Hacienda, Secretaria de Desarrollo
Socio- económico y ambiental, Archivo General,
Talento Humano, Atención al Ciudadano y PQRs

Alcance de la Auditoría:
Auditor o grupo Auditor: Asesor de Control Interno de
Se Verifica y valida que todos los procesos y
la Alcaldía.
dependencias de la Alcaldía de Barbosa (Sant)
cumpla con la normatividad estatal.

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Objetivo de la Auditoría: El propósito del plan es establecer los parámetros para una revisión general con énfasis en los
aspectos críticos detectados en los procesos y procedimientos realizados en las diferentes áreas de la administración, con el fin de
formular recomendaciones y oportunidades de mejoramiento sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas,
proyectos y procesos, propendiendo con ello el fortalecimiento del control interno, a partir de evidencias, hallazgos y criterios válidos.

FECHA HORA PROCESO AUDITADO AUDITOR

Secretaria de
Febrero 27 al 28 De 8:00 a 18:00 SIA OBSERVA Gobierno e Interior John Mauricio Robles

Secretaria de
Marzo 27 a 31 De 8:00 a 18:00 Contratación Estatal Gobierno e interior John Mauricio Robles

Secretaria de
Abril 26 a 29 De 8:00 a 18:00 Secretaria de Hacienda Hacienda John Mauricio Robles

Secretaria de Desarrollo
Secretaria de Desarrollo Socio Socio-Económico y
Mayo 30 al 31 De 8:00 a 18:00 económico y Ambiental Ambiental John Mauricio Robles

Secretario General y
Junio 27 a 30 De 8:00 a 18:00 Contratación Estatal de Interior John Mauricio Robles

Secretario General y
Julio 27 a 31 De 8:00 a 18:00 Web Institucional y TICs de Interior John Mauricio Robles

Secretario General y
Agosto 25 al 31 De 8:00 a 18:00 Talento Humano de Interior John Mauricio Robles

Secretaria General y
Septiembre 27 al 29 De 8:00 a 18:00 Archivo General de Interior John Mauricio Robles

Secretaria General y
Octubre 26 al 28 De 8:00 a 18:00 Contratación Estatal de Interior John Mauricio Robles

Proceso de Atención al Secretaria General y

Noviembre 27 al 30 De 8:00 a 18:00 Ciudadano y PQRs de Interior John Mauricio Robles

Secretaria General y
Diciembre 4 al 7 De 8:00 a 18:00 Contratación Estatal de Interior John Mauricio Robles

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ADMINISTRACION DEL RIESGO
Se debe entender que la Administración del Riesgo, se convierte en una herramienta
fundamental para las entidades, en el entendido de que su correcta aplicación tiene como
resultado latente, el evitar la ocurrencia de hechos o situaciones que afecten o entorpezcan la
gestión de las entidades. Igualmente, desde el punto de vista del control se debe entender
como estratégica para la consecución de los propósitos trazados a través de los planes,
programas, proyectos y procesos; por lo tanto, todas las entidades deben no sólo identificar
los riesgos, sino que deben realizar el seguimiento periódico a los mismos, con el fin de que la
gestión del riesgo sea efectiva, evitando así las consecuencias negativas de su
materialización.

Se está proyectando la política de administración del riesgo.

Se está proyectando el Mapa de Riesgos de la Alcaldía de Barbosa en todos sus procesos de

MECI.
ACTIVIDADES DE CONTROL

La autoevaluación se convierte en un proceso periódico de seguimiento y verificación es decir

se convierte en la Autoevaluación de control y gestión: En la Alcaldía se deben utilizar varios
métodos de autoevaluación como son los Comités Institucionales, Consejos y Auditorías
Internas.

Se evidencia que no se realizaron los Comités Institucionales en su totalidad.

No se le da importancia a los compromisos de los comités realizados.

Se creó el Comité de Convivencia Laboral.

Se creó Comisión Municipal para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales.

Se creó el Consejo Municipal de Política Social –CPS

Se Actualizo el Comité de Convivencia Escolar

Se Actualizo el comité anti tramites y de gobierno en línea

Se realizó la Rendición de Cuentas el día 19 de Diciembre de 2018.

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INFORMACION Y COMUNICACION

En el elemento “información y comunicación externa” como producto de las acciones de

mejora identificadas, no se actualizo la Pág. Web de la Alcaldía en la Vigencias 2014 y 2015.
Para la Vigencia 2018 se viene actualizando la Pagina Web de la Entidad, el SECOP, SIA
CONTRALORIA y SIA OBSERVA.

Se hizo cambio de Pagina Web se está implementando la nueva plataforma del sector
publico.

ACTIVIDADES DE MONITOREO

Falta de compromiso por parte de los líderes de procesos en la ejecución de planes de

mejoramiento Internos

Se está haciendo seguimiento al Plan de Mejoramiento Consolidado de LA Contraloria de

Santander.

Se hace seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Se ejecutan los Comités Institucionales.

.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de Control interno de la Alcaldía de Barbosa se encuentra en un estado de inicio

de Diagnóstico y documentación, la calificación de la Dimensión de Control Interno para la
Vigencia de 2017 en el DAFP fue de 59.3%.

DIMENSION DE CONTROL INTERNO

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 COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL

COMPONENTE DE RIESGO

COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION

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COMPONENTE ACTIVIDADES DE MONITOREO

INDICE DESAGREGADO DE DESEMPEÑO

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 RECOMENDACIONES

1. Dar avance y cumplimiento a los planes de mejoramientos.

2. Fortalecer el proceso de Sistema de Archivo y Gestión Documental en la Alcaldía,

dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000.

3. Se evidencia que hay muchos activos que ya no están en uso los cuales se deben
de dar de baja.

4. Se recomienda entregar oportunamente todos los informes a los entes de

Vigilancia y Control.

5. Fortalecer las comunicaciones internas, para que sean asertivas y sin distorsiones.

6. Los archivos y registros contables se deben mantener organizados y actualizados.

7. Se recomienda publicar oportunamente la contratación en la pág. web del Municipio

en su totalidad.

8. Se recomienda liquidar oportunamente los contratos.

9. Se recomienda realizar los mantenimientos de los equipos de cómputo en sus

diferentes dependencias, no se les ha realizado los mantenimientos adecuados por
falta de un cronograma de mantenimiento y hacer las hojas de vida de los diferentes
equipos con el fin de realizar sus manteamientos preventivos y correctivos.

10. Se debe cumplir con las reuniones de los Comités Institucionales en su totalidad y
establecer cronograma.

11. Se recomienda actualizar el respectivo inventario de todas las dependencias de la

alcaldía e implementar la Plataforma de SIGA

12. Publicar oportunamente en el SECOP todo lo correspondiente a los contratos y con

todos los soportes.

13. Se debe realizar el cargue oportuno de las información requerida en la Plataforma

SIA OBSEVA Y SIA CONTRALORIA.

14. Se debe realizar todas las actividades de bienestar social e incentivos.

15
15. Es necesario realizar los Autodiagnósticos del MIPG y hacer un Plan de trabajo
para la documentación e implementación del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión en su totalidad.

JOHN MAURICIO ROBLES RAMIREZ

Asesor de Control Interno
(Original Firmado)

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