"Decenio de las personas con Discapacidad en el Perú"

1 1 "Año de la consdlidación del Mar de Grau"

MEMORÁNDUM CIRCULAR N° 09 - 2016-SUNAFIL/ILM

Para : SUB INTENDENCIAS DE RESOLUCIÓN

SUPERVISORES INSPECTORES

Asunto : Se comunica opinión jurídica emanada por la Oficina General de Asesoría

Jurídica del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo sobre el uso de la
firma digital en contratos de trabajo y boletas de pago

Referencia Informe N° 2606-2015-MTPE/4/8 (H. R. N° 260-2016-EXT)

Fecha : Jesús María, 05 F-ED, 20%

Me dirijo a ustedes, en relación al documento de la referencia, emitido por la Oficina General
de Asesoría Jurídica, del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, absolviendo la consulta
formulada por la Municipalidad de Santiago de Surco, relativa al uso de la firma digital en los
contratos de trabajo,y boletas de pago,' la misma que se traslada a conocimiento de ustédes para
los fines que se estimen pertinentes.

Estando a ello, solicitamos hacer de conocimiento del personal a su cargo la opinión vertida en
I
el referido Info rme.

Atentamente,

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ti,

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Transformación
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

INFORME N<Q6 0 6 -2015-MTPE/4/8

PARA : Dr. EDUARDO ALONSO GARCÍA BIRIMISA
Jefe de la Oficina General de Asesoría Jurídica

ASUNTO : consulta sobre firma digitalizada en contratos de trabajo y boletas de

pago.

REF. : Oficio N° 418-2015-SUNAFIL/SG

(H.R. N° 154343-2015-EXT)

FECHA

Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarle muy cordialmente y al mismo

tiempo informarle lo siguiente.

I. ANTECEDENTES

Mediante Oficio N° 236-2015-SGGTH-GAF-MSS, la Municipalidad de Santiago de

Surco consulta a SUNAFIL sobre la viabilidad de implementar la firma digitalizada o
escaneada en los Contratos y Adendas del personal CAS sujeto al DL N° 1057, así
como en las boletas de pago del personal y pensionistas de dicha entidad.

Mediante el documento de la referencia, la SUNAFIL remite a este Ministerio la

referida consulta para su atención. 1

II. BASE LEGAL

> Código Civil Peruano.

> Ley N° 27269 — Ley de Firmas y Certificados Digitales.

> Decreto Supremo N° 001-98-TR — Normas reglamentarias relativas a obligación de

los empleadores de llevar Planillas de Pago, modificado por Decreto Supremo N°
009-2011-TR.

> Decreto Supremo N° 003-97-TR — Texto Único Ordenado del D.L. N° 728, Ley de
Productividad y Competitividad Laboral (LPCL).

III. ANÁLISIS

En relación al uso de las firmas digitales en las boletas de pago del personal, el último
párrafo del artículo 18 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, que regula normas
reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago,
establece que "...[e]n los casos que se cuente con más de cien trabajadores, la firma
ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la
firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de
firmas a cargo de Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo"; Sin embargo, la

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matra bajo.gob,pe
Jesús María
 Ministerio
de Trabáj9-,
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'Trabajo
Transformación Concertada
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

vigencia de dicho artículo está sujeta a la implementación del referido registro de

firmas, de acuerdo al artículo 3 del Decreto Supremo N° 009-2011-TR.

Asimismo, de la revisión conjunta de los artículos 18, 19 y 20 del Decreto Supremo

N° 001-98-TR, se puede deducir que, en concreto, los empleadores están obligados a
firmar las boletas de pago, entregarlas, hacerlas firmar por los trabajadores y guardar
una constancia de la recepción de las boletas de pago por parte de los trabajadores.

En cuanto al uso de'la firma digital para loS contratos de trabajo: consideramos que, en
aplicación del artículo 141 del Código Civil, la manifestación de la voluntad del
trabajador podrá realizarse de forma oral o escrita, es decir, que es viable que los
contratos de trabajo sean suscritos por las partes mediante el uso de la firma digital.

Ahora bien, conforme al artículo 3 de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados

Digitales, la firma digital se define como "(...) aquella firma electrónica que utiliza una
técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único,
,,asociadas una clave,. privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre
sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de
ella la clave privada":

,Entonces, la firma digital

i tiene igual validez/ y eficacia jurídica que una firma manuscrita
u otra análoga en tanto esté ligada a un certificado digital que, al ser otorgado por una
Entidad de Certificación determinada, confirma la identidad del titular de la firma,
garantizando la autenticidad de la misma; por lo que es necesario contar con la firma
digital para que la boleta de pago y el contrato de trabajo tengan validez en el mundo
virtual.

En ese sentido, se evidencia que la firma digital es un recurso distinto a una firma
escaneada o en pdf, la cual no guarda las medidas de seguridad ni garantías
correspondientes para su uso a través de medios electrónicos.

Es así que para cumplir con la obligación de entregar las boletas de pago a los
trabajadores, el empleador o su representante deberá contar con un certificado digital,
así como tramitar un certificado digital para cada uno de los trabajadores, toda vez que
la obligación actual exige la firma del trabajador en la boleta de pago como prueba de
recepción de la misma; por lo que sólo tendría validez y eficacia jurídica la boleta de
pago enviada mediante el empleo de tecnologías de información, en la cual se
consigne la firma digital del empleador y del trabajador, conforme a la Ley N° 27269 y
su Reglamento.

El mismo razonamiento aplica para los contratos de trabajo a plazo determinado, y es

que conforme al artículo 72 de la LPCL, estos contratos se celebran por escrito y se
presentan ante la Autoridad Administrativa de Trabajo para su registro.

Por otro lado, es pertinente señalar que mediante Resolución Ministerial N° 242-2014-
TR, del 11 de noviembre de 2014, se dispuso la publicación del Proyecto de "Decreto
Supremo que modifica el Decreto Supremo N° 001-98-TR para implementar la boleta
de pago electrónica", en el que se regula el envío de la boleta de pago al trabajador a

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"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

través de medios electrónicos, para lo cual el empleador deberá firmarla digitalmente,

conforme a la Ley N° 27269 y su Reglamento.

Asimismo, en el referido Proyecto se regula el uso de la Casilla Única Laboral por

parte de los trabajadores, mediante la cual tendrán acceso a sus boletas de pago
electrónicas así como a otros documentos vinculados a la relación laboral como
contratos de trabajo, notificaciones administrativas, etc.; a través del portal virtual del
Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Cabe señalar que la notificación de la
boleta de pago electrónica se considerara efectuada con el solo envío de la misma a la
Casilla Única Laboral del trabajador respectivo; por lo que, no sería necesario contar
con la firma del trabajador.

V. CONCLUSIONES

En opinión de esta Oficina, el uso de las firmas digitales para las boletas de pago y
para los contratos de trabajo son viables en tanto que el empleador cuente con el
respectivo ,,,certificado digital y tramitar certificados digitales para todos sus
trabajadores a fin de cumplir con las obligaciones señaladas en la normativa expuesta
en el desarrollo del presente informe.

Es todo cuanto informo a usted para los fines que consiidere pertinentes.

Atentamente,

Miguel Antonio Hiedo Reyes

Consultor
Oficina General de Asesoría Jurídica

Lima,

Con la conformidad del funcionario que suscribe, remítase el presente informe y sus
antecedentes a la Secretaría General del Ministerio de Trabajo y Promoción del
Empleo.

Atentamente,

ij _

\ DUARDO ALONSO GARCIA BIRIMISA

ral de Asgs°efé de la Oficina General de Asesoría Jurídica
MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO

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szvw,trabajo.gob.pe
Jesús María
 Superintendencia
PERÚ Nacional de
Fiscalización Laboral

apacidad en el Perú"
"Decenio de las Personas con Disc
ón"
y del Fortalecimiento de la Educaci
"Año de la Diversificación Productiva

Lima, 2 2 DIC. 2015

L/SG
OFICIO N44 15-2015—SUNAFI
2 4 DIC. 2015
Señor
Z
RICARDO VELÁSQUEZ RAMÍRE
Secretario General
ión del Empleo
Ministerio de Trabajo y Promoc

Presente.-
boletas de
ada en contratos de trabajo y
: Consulta sobre firma digitaliz
ASUNTO
pago

F-MSS
: Oficio N° 236-2015-SGGTH-GA
REFERENCIA

De mi consideración:
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nto de la referencia, mediant
e a usted, en relación al docume
Tengo el agrado de dirigirm emita opinión sobre el uso de la
Mu nici pali dad de San tiag ó de Surco solicita a la Sunafil
cual la es contratIdos bajo el
ada o esca nea da en los con tratos y adendas de los servidor
firma digitaliz de pago del personal sujeto
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tivo N° 1057 y en las boletas
régimen del Decreto Legisla , del Decreto Leg isla tivo N° 1057
trativa, de la actividad privada
regímenes de la carrera adminis
N° 20530.
y pensionistas del Decreto Ley
cación de la referida) firma
end o a que esta s consult as tienen que ver con la apli
Atendi etas de pago, y a que la
a, tan to en los con trat os de trabajo como en las bol
digitalizad rio de Trabajo y Promoción
del
de firmas a cargo del Ministe
implementación del registro 009-201-TR, aún no ha ocu rrid o, se
ulo 2 del Decreto Supremo N°
Empleo, dispuesta por el artíc la atención corr espo ndie nte.
a a efectos de que se le brinde
le corre traslado de esta consult

Atentamente,

RICARDO ENRIQUE PAJUELO BLISTAMAN

Secretario General
Superintendencia Nacional de Fisca'Izz-:.: •
Laboral
 Municipalidad dé Santiago de Surcó

'Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación/7

Santiago de urco, O DIC. 2815

OFICIO N° N° Z- ('
-'6 -2015-SGGTH-GAF-MSS SUPERiNTENOENCIA NACIONAL DE
FISCALIZACIÓN LABORAL.
OFICINA GENERAL DE ASP: . itlFdDICA
SEÑORES
OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA
SUNAFIL
Av. Salaverry N° 655 jpz ‘1( 1415, tes` ••
Dist. Jesús María.-
Hora: Firma:
De nuestra consideración:

Es grato dirigirme a ustedes, a fin de expresarles mi cordial saludo y a la vez manifestarle

que esta Subgerencia de Gestión del Talento Humano, ha efectuado la consulta a la
Gerencia de Asesoría Jurídica de esta Corporación, sobre la viabilidad de implementar la
r'firma digitalizada o ecaneada en los Confrátos y Adendas del pel-sonal CAS sujeto al
DL N° 1057, y en las boletas de pago del personal sujeto a los Régimenes del DL N° 276,
728,1057 y pensionistas del Decreto Ley N° 20530.

Mediante el nforme N° 303-2015-GAJ-MSS4 la Gerencia de Asesoría Jurídica de este

Corporativo, ha opinado sobre la procedencia de aplicarse la firma digitalizada o
escaneada en los Contratos y Adendas del personal CAS-DL N° 1057, y en las boletas de
pago del personal sujeto a los Régimenes del DL N° 276, 728,1057 y pensionistas del
Decreto Ley N° 20530, teniendo en consideración lo establecido en el Decreto Supremo
N° 009-2011-TR y el Art. 18° del Decreto Supremo N° 001-98-TR.

Respecto a ello, si bien la Gerencia de Asesoría Jurídica ha opinado que procede utilizar
la firma digitalizada o scaneada conforme al Informe N° 303-2015-GAJ-MSS, que se
adjunta, también se deberá contar con la opinión favorable de su entidad, motivo por el
cual procedemos a efectuar la consulta sobre la viabilidad de implementar dicho
procedimiento.

Atentamente,

(~unicipallda~ fe antlag 6e S, rco

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE
- . FISCALIZACIÓN LABORAL
—.CARLOA'SANCHEZ BUSTAM"ANTE
1110041§M11,11011111d0, 1'014tith Humano
Unidad de Rade Documentan y Archivo
7
CSB/by 15 DiC 7.015
c.c.
Archivo
\RE'PIBIDO
11, Expele*, 17 .¿--iv.:. le Hora 1 .• 31
Fliris (amos) Firma' *L?

Jr. Bolognesi 275, Plaza Mayor de Santiago de Surco. T. 411-5560 www.munisurco.gob.pe