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MANUAL DE
COTIZACIÓN
Y FACTURACIÓN
GUÍA PARA CONFIGURAR PRODUCTOS,
USAR EL COTIZADOR Y FACTURAR TUS VENTAS
Índice
2 MANUAL DEL COTIZADOR
¡FELICIDADES!
la República Mexicana).
facturar.
CONTENIDO
1. Prepara tu cuenta para cotizar y facturar............................................................. 4
1.1. Datos fiscales de tu empresa......................................................................... 4
1.1.2. Sucursales ................................................................................................. 6
1.1.3. Folios.......................................................................................................... 6
1.2. Monedas........................................................................................................ 8
1.3. Impuestos...................................................................................................... 9
1.4. Comisiones.................................................................................................... 9
1.5. Listas de precio...........................................................................................10
1.6. Marcas.........................................................................................................10
1.7. Líneas de producto......................................................................................11
1.8. Productos....................................................................................................11
1.8.1. Agregar un producto individualmente..................................................... 12
1.8.2. Importar productos..................................................................................14
2. Formatos de cotización........................................................................................ 18
2.1. Formatos precargados. ............................................................................... 18
2.2. Crea tus propios formatos. ......................................................................... 19
3. Usa el cotizador................................................................................................... 24
4. Datos fiscales de tus clientes.............................................................................. 29
4.1. Ingresa los datos fiscales de un nuevo cliente........................................... 29
5. Factura tus ventas............................................................................................... 32
5.1. Factura al pago recibido en una sola exhibición......................................... 32
5.2. Expedición de pre factura............................................................................ 34
5.3. Expedición de una factura con pagos parciales con rep’s........................... 38
5.4. Pagos parciales. Expedición de una factura por cada pago........................ 42
Anexo 1. Etiquetas para datos de cotización..........................................................47
Anexo 1.1 Etiquetas para versión multicanal......................................................... 50
Anexo 2. Etiquetas para tabla de productos........................................................... 51
Anexo 3. Etiquetas para totales.............................................................................. 53
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4 MANUAL DEL COTIZADOR
Además, personaliza tu proceso ingresando los datos fiscales de tu empresa, con el catálogo de
NOTA: Antes de ingresar tus datos fiscales, verifica que hayas tramitado tu CSD (Certificado
de Sello Digital), debido a que estos son los archivos que necesitarás dar de alta para poder
facturar.
Para conocer cómo tramitar tu CSD, visita la página: http://www.sat.gob.mx/informacion_
fiscal/factura_electronica/paginas/tramite_csd.aspx
a
b
c
d
En la pestaña Cliente ingresa los datos y archivos que te han sido proporcionados por el SAT.
Da clic en ✓Validar, verificará con el SAT y si la información es correcta, te mostrará los siguien-
1.1.2. SUCURSALES
Al dar clic en siguiente, te va a pasar a la pestaña Sucursales, donde debes ingresar las oficinas
Da clic en +Agregar para añadir cada una de tus sucursales, si solo tienes una oficina, esta debe
1.1.3. FOLIOS
En la pestaña Agregar folio agrega por lo menos un grupo de folios. Estos van de acuerdo con
las sucursales. Por cada sucursal a la que le agregues folios, da clic en +Agregar.
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7 MANUAL DEL COTIZADOR
Una vez que hayas terminado de ingresar tus datos, la ventana Facturación electrónica te mos-
trará la Razón Social, el R.F.C., su situación (si está listo para facturar) y el Status. Tienes ade-
1.2. MONEDAS
En este desplegado podrás dar de alta todos los tipos de moneda que utilices, dando clic en
Agregar moneda.
Agrega los tipos de moneda que vayas a utilizar y para indicar cuál será la moneda por defec-
1.3. IMPUESTOS
Ingresa el nombre que tendrá el impuesto. Luego el tipo de impuesto. A continuación, si es Tras-
ladado o Retenido, donde hay que especificar si se trata de una Taza (con su porcentaje corres-
1.4. COMISIONES
empresa.
corresponda.
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10 MANUAL DEL COTIZADOR
1.6. MARCAS
Da clic en +Agregar Marca y en la ventana Nueva marca, ingresa la que desees adicionar. Luego
da clic en Agregar✓.
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11 MANUAL DEL COTIZADOR
1.8. PRODUCTOS
Para agregar un solo producto, estando en Productos, da clic en +Agregar producto, ubicado
Además, ingresa la a)Clave SAT que corresponda y la b)Clave de Unidad del SAT. Estos dos
datos ya vienen en una tabla precargada del SAT. Para más información, consulta: www.sat.gob.
mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx
b
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13 MANUAL DEL COTIZADOR
En la sección Precios, ingresa diversos precios, de acuerdo con tus Listas de precio, así como el
que le aplique.
c d
En las pestañas c)Imágenes y d)Descripción puedes ingresar más detalles del producto, tanto
En la pestaña e) Anexos, puedes agregar un archivo en PDF con la información que desees
Al darle clic, te mostrará la ventana Nuevo Producto. Da clic en Mi computadora para que
Anexos y da clic en la cruz que está a la izquierda del nombre del archivo, para eliminarlo y
También puedes importar tus productos si los tienes en Excel, convirtiéndolo a CSV (Valores
Luego elimina todas las comas (como las que puede haber en los precios). Para esto, selecciona
todo el documento. Luego da clic con el botón derecho del ratón en Formato de Celdas y en el
menú emergente, selecciona en Categoría donde dice Número y deja en blanco la casilla Usar
Luego ve a Archivo > Guardar como, da clic en el menú de los tipos de archivos, selecciona el
Da clic en el campo Seleccionar archivo para buscar y seleccionar el archivo en CSV que creaste.
Ahora hay que configurar los campos. Para esto, en la barra de color da clic en cada una de
las columnas y selecciona la que corresponda a cada campo que vas a importar.
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17 MANUAL DEL COTIZADOR
Una vez que hayas hecho coincidir cada columna con el campo respectivo, selecciona la
casilla Ignorar la primera línea (marcar cuando la primer línea del archivo contiene
Te mostrará ahora la ventana de Confirmar información para que verifiques que el contenido
de cada columna es el correcto. Una vez hecho esto, da clic en Confirmar y guardar.
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18 MANUAL DEL COTIZADOR
la cantidad de registros que fueron agregados. Ahora solo da clic en ✓Terminar y tu base
2. FORMATOS DE COTIZACIÓN.
Formatos.
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19 MANUAL DEL COTIZADOR
Además de utilizar los formatos precargados, puedes crear tus propios diseños y subirlos a
SalesUp!®
Para ello, usa un editor de textos como Word, para crear tu archivo. Agrega el texto que desees
y las etiquetas correspondientes a tu logo, tus contactos, productos y ejecutivos. Puedes ver los
Puede poner un campo de folio y preparar la fecha para que se actualice. Para esto,
selecciona la fecha, da clic en el botón derecho del ratón y da clic en Editar campo...
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20 MANUAL DEL COTIZADOR
formato al actualizar, para que quede una paloma en la misma y luego da clic en Aceptar.
Ahora viene el momento de crear la tabla donde se ingresarán los datos del o los productos a
cotizar. Para esto, coloca el cursor donde vaya a comenzar la tabla ve a Insertar>Tabla y des-
plaza el ratón para seleccionar la cantidad de columnas y filas que vayas a requerir. Da
Inserta las etiquetas en los lugares que corresponda, de acuerdo a las etiquetas del anexo 2.
Luego personalízalos dándole formato de acuerdo con tu gusto: Tamaño y tipo de letra,
Cuando esté listo el documento, guárdalo como: Documento XML de Word 2003 *.xml
En tu cuenta de SalesUp!®ve a:
Una vez que lo hayas seleccionado, en el campo Descripción dale el nombre con el que lo
Una vez subido el formato, se mostrará en la pestaña de Formatos con el nombre con letras
mayúsculas.
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24 MANUAL DEL COTIZADOR
3. USA EL COTIZADOR.
Crea una Oportunidad de negocio. Para esto, coloca el cursor sobre el menú de acciones
Te mostrará una ventana donde aparecerá el nombre de la plantilla que estás utilizando y
mostrará los valores de contacto y ejecutivo que corresponden a las etiquetas del formato.
En Folio, te sugerirá un número de folio que es el siguiente disponible. Una vez confirmada la
Puedes aplicar descuentos por artículo colocando el cursor sobre el menú de acciones y
En caso de que el descuento vaya a ser sobre el total de la operación, da clic en el botón
Modificar que está en la parte inferior izquierda y da clic sobre Descuento general.
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27 MANUAL DEL COTIZADOR
En cualquiera de los dos casos anteriores, en la ventana emergente tendrás las opciones de:
clic en ✓Aceptar.
A continuación, hay que llenar los Datos de la oportunidad. Por defecto aparecerán los
campos mandatorios con información, con excepción de Cierre est. (Cierre estimado) De
todas maneras, tu puedes modificar los campos de Concepto, Fase, Certeza y Cierre
Te mostrará el siguiente mensaje cuando ya haya sido creado el documento. Ahora podrás
Sube tus ventas hasta 3 veces, al cotizar de inmediato en vez de dejarlo para una hora des-
pués. Comienza a ser más veloz y responde en minutos a todos tus posibles clientes.
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29 MANUAL DEL COTIZADOR
SalesUp!® te permite agregar los datos fiscales de un cliente nuevo o de tus clientes recurrentes.
A continuación se explica cómo ingresar estos datos para cada uno de los casos.
Para ingresar los datos fiscales de un nuevo cliente dirígete a Nuevo → Cliente posteriormente
completa el campo Empresa con la información respectiva y da clic en el botón de la derecha que
Crear empresa
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30 MANUAL DEL COTIZADOR
Pestaña Empresa
a b
c d
Selecciona al cliente que le vas a facturar y verifica que ya esté completado el campo Empresa.
En caso contrario, tendrías que darla de alta, como lo vimos en la sección 4.1.
A continuación, se abrirá la siguiente pantalla donde podrás agregar los datos fiscales de tu
cliente: Razón Social, Uso del CFDI, País (México) y el RFC. Finalmente, da clic en Agregar y
Una vez verificado, el campo Razón social mostrará la razón social y el RFC.
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32 MANUAL DEL COTIZADOR
pago, así puedes utilizar la opción que más se acomode a tus necesidades. A continuación se
describen las diferentes opciones que tienes disponibles para emitir tus facturas.
La primera opción para facturar es emitir la factura después de haber recibido el pago total de la
venta que se realizó, para esto dirígete a Clientes → Ventas por periodo.
Te mostrará la ventana emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias
Luego pasa a la pestaña Opciones. Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una
Al dar clic en Facturar, a continuación aparecerá un aviso que te preguntará si quieres marcar el
El sistema generará la factura, la timbrará, generará el PDF y te indicará cuando la factura haya
sido creada.
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34 MANUAL DEL COTIZADOR
Allí tendrás la oportunidad de descargarla, enviarla por correo o visualizarla. Si descargas o en-
vías la factura, lo hará en un archivo ZIP, ya que envía la factura en PDF y en XML.
En caso de que te soliciten una prefactura, será necesario concretar la venta, aunque no se haya
recibido el pago. Para esto, dirígete a clientes, ubica la venta que quieres pre facturar y en el
Te mostrará la venta emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias
Luego pasa a la pestaña Opciones. Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una
Pre-facturar
Hecho esto, da clic en Pre-facturar. El documento que te expide mostrará como estado: PREFACTURA.
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36 MANUAL DEL COTIZADOR
Cuando se efectúe el cobro y se vaya a expedir la factura, hay que indicar que ya se aplicó el cobro
correspondiente, esto se hace en la ficha de la venta; para acceder a ella ve a Clientes → Ventas por
Te mostrará la ventana emergente Facturar y la pestaña Cliente. En caso de que tuvieras varias ofici-
nas, en el renglón Sucursal seleccionarías la que correspondiera. Luego pasa a la pestaña Opciones.
Selecciona el Método de pago, que en este caso será en una sola exhibición y en Forma de pago,
El sistema generará la factura, la timbrará, generará el PDF y te indicará cuando la factura haya sido creada.
Allí tendrás la oportunidad de descargarla, enviarla por correo o visualizarla. ASi descargas o
envías la factura, lo hará en un archivo ZIP, ya que envía la factura en PDF y en XML.
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En este caso, se expide una sola factura al hacer la venta donde se especifican pagos parciales.
Cuando se haga el cobro de cada uno de esos pagos, se expide un REP (Recibo Electrónico de
Cuando estes concretando la venta, específica los pagos pendientes. En este ejemplo estamos su-
poniendo tres pagos parciales. Hay que tener cuidado de cambiar el pago 1 de pagado a pendiente
Ahora dirígete a la ficha de la venta en Clientes → Ventas por periodo → Clic en la venta, en
ella vemos que los tres pagos se muestran como pendientes. En la sección: Facturas, dar clic
en Facturar.
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39 MANUAL DEL COTIZADOR
Cuando se haga el primer cobro, hay que ir a la ficha de la venta y en la sección Cobros pendientes,
seleccionar el cobro dando clic en la flecha verde que hay en el extremo derecho (Aplicar cobro).
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40 MANUAL DEL COTIZADOR
Para emitir el comprobante, dar clic en el ícono del extremo derecho: Emitir comprobante
Y así se verá el recibo. Hay que hacer notar que en la sección Documentos Relacionados, mos-
En la ficha de la venta en la sección Facturas, podrás distinguir una factura de un REP (Recibo
Conforme se sigan efectuando los pagos, se expedirán los REP’s correspondientes hasta sal-
dar el total.
Cuando se cobre el primer pago, da clic en Aplicar cobro, donde aparece la paloma verde en el
extremo derecho.
La ficha de la venta mostrará en la sección de Cobros realizados el pago que se acaba de recibir.
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44 MANUAL DEL COTIZADOR
Te invitamos a asistir a los webinars en vivo para conocer más sobre las he-
Contacta a tu ejecutivo por nuestro chat en vivo, teléfono o Skype para lograr
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46 MANUAL DEL COTIZADOR
Anexos
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47 MANUAL DEL COTIZADOR
[CPx (x es un número entre 1 y 64)] Valor del campo personalizado asociado al contacto