INSTRUCCIONES PLATAFORMA PLUSVECINOS

Inicio
Los primeros datos que te encontrarás en tu panel de plusvecinos será la
comunidad o comunidades a las que estás agregado. Cada comunidad contiene un
resumen de la última actividad y las últimas incidencias creadas, modificadas o
solucionadas.

La primera acción necesaria para operar totalmente con la plataforma es introduccir

tus datos de domiciliación bancaria para la gestión de recibos de cuotas
comunitarias.

Puedes hacerlo seleccionando directamente el botón de "Firmar Ahora" o desde el

panel de preferencias "Cuenta Bancaria".

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Incidencias Comunitarias
Desde plusvecinos podrás reportar todas las incidencias que te encuentres en tu
comunidad para que sean resueltas. Nosotros nos encargamos de gestionar las
mismas con los proveedores, mantenedores y con el servicio de post-venta de la
Promotora para las que sean de índole comunitario.

Las incidencias tienen varios estados:

Abierta: Cuando se crea (Vecino o Administrador de fincas). Cualquier vecino
puede comentar o aportar mas datos/fotos a la incidencia si lo desea.
En progreso: Se está realizando la gestión correspondiente, se añadirán
comentarios sobre el estado de la misma dentro de la incidencia. Cualquier vecino
puede opinar o añadir fotos en cualquier momento.
Resuelta: La incidencia ha sido resuelta o cerrada si no procede.
Postventa: Se ha iniciado una reclamación al servicio de postventa de la promotora.
Se realiza seguimiento continuo para que la promotora lo resuelva con la mayor
diligencia posible.
Presidente: Cuando una incidencia requiera de toma de decisiones o consulta a la
presidencia de la finca sobre que acciones tomar se pasará la incidencia a este
estado. El presidente recibirá una notificación por mail para que atienda la incidencia
y se pronuncie sobre la misma.

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Nueva incidencia
Para crear una nueva incidencia solo tendrá que pulsar sobre "Crear nueva
incidencia" y se abrirá el menú donde se seleccionará un categoría que haga
referencia al tipo de infraestructura o cuestión donde se ha producido la incidencia.

Así mismo se pondrá un título que sea representativo y lo mas concreto de donde
se ha producido y que es lo que está mal.

En la descripción se puede ampliar la información de la incidencia o simplemente

copiar lo mismo que está en el título si se considera que es suficiente la información.
Finalmente se puede agregar una imagen de la incidencia para acompañar la
apertura.
El resto de imágenes, si las hubiese, se insertarán luego de la apertura agregándolas
al "timeline" de la incidencia.
Finalmente "Guardar Cambios"

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Cambio de estado incidencia
El cambio de estado de las incidencias solo lo pueden realizar el presidente, el
administrador de fincas o el proveedor homologado en su categoría.

Si se ha cerrado una gestión y considera que no ha quedado solventada

correctamente se puede comentar en la misma incidencia pidiendo que se reabra
y se volverá a poner en curso para revisarla si procede.

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Comentar Incidencias
Para poner comentarios en las incidencias solo se tendrá que pulsar el botón de
actualizar. Se abre un cuadro de diálogo donde podrá escribirse cualquier
apreciación sobre la incidencia.

Para que el comentario se publique es necesario Guardar Cambios en la parte

inferior izquierda de la ventana.

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Gestiones con administrador
El presidente de la comunidad puede solicitar gestiones al administrador
directamente desde esta funcionalidad, que además permitirá ver toda la actividad
existente entre la comunidad y el administrador al resto de vecinos.

Si algún vecino necesita una gestión comunitaria puede comunicárselo

directamente al presidente desde "mensajes" , hay un botón específico para
comunicarse con el.

El sistema de gestiones tiene el mismo esquema de funcionamiento que las

incidencias, pero con la salvedad que solo pueden abrirse y modificarse las
gestiones por el presidente y administrador de fincas. Permite adjuntar todo tipo
de archivos.

Del mismo modo cuando un presidente deja de serlo y se nombra al nuevo

presidente, este tendrá toda la actividad realizada por el anterior vecino en el cargo
y podrá realizar las tareas siguiendo las mismas gestiones.

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Nueva Gestión con administrador (Solo Presidente)
Para solicitar nuevas gestiones al administrador solo tiene que crear "nueva
gestión", seleccionar categoría, puede usar siempre simplemente Gestión como
categoría y luego Plusvecinos la re-categorizará en función de lo que se trate.

Título con la solicitud que se desea realizar, y la descripción de la petición.

Si es necesario adjuntar un archivo lo podrá realizar seleccionado el archivo que se
desee y finalmente Guardar Cambios.
El personal de Plusvecinos recibirá la notificación y pondrá el trámite en marcha.
Cuando se solucione se pasará a Cerrada o si necesita de la atención de presidente
se pasará a estado "PRESIDENTE" y recibirá una notificación automática para que
pueda saber que tiene un asunto pendiente.

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Gestor Documental
Todos los vecinos tienen acceso al gestor documental de la comunidad, pudiendo
ver los documentos por categorías, o filtrar por etiquetas o texto del título del
documento.

El presidente y el administrador de fincas podrán subir documentos a la

plataforma. Los vecinos recibirán una notificación cuando existan nuevos
documentos.

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Nuevo documento en gestor documental (Solo Presidente y
administrador)
El proceso de subida de documentos se realizará eligiendo una categoría, el nombre
"Título" del documento que se subirá.
La descripción del documento que se sube.

Se pueden añadir etiquetas personalizadas para posteriores búsquedas. Se

recomienda que sea lo más genéricas posible.

Se selección el documento (tamaño inferior a 25mb) y se finaliza con "Guardar

Documento".

El proceso de subida suele tardar unos segundos mientras se aloja en los servidores.
Importante no cambiar de pantalla hasta que se finalice la subida.

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Reservas de espacios comunitarios
Plusvecinos cuenta con un sistema de reservas de espacios comunitarios
personalizado.

Se pueden crear tantos espacios como se desee para reserva.

Seleccionar el tiempo que se desea asignar de reserva de los espacios y color de

etiqueta de reserva.

Solo presidente y administrador pueden crear los espacios y tiempos de reserva.

Los vecinos podrán reservar estos espacios bien arrastrando la etiqueta del espacio
que se quiere reservar directamente al calendario o haciendo “click” en la fecha y
hora que se desea la reserva. Se abrirá un menú donde se pedirá que espacio se
quiere reservar.

Las normas de reservas están en la columna de la izquierda del calendario.

Cada propiedad tiene dos usuarios disponibles para reservas. Las reservas son
auto-gestionadas de tal forma que no se podrán reservar espacios iguales hasta
que se consuma la primera reserva.

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Muro
Desde el muro se podrán crear tantos hilos de conversación como deseen los
vecinos. Es un entorno libre de intercambio de información y conversaciones entre
los vecinos.

Los temas más actuales siempre estarán primero y se pueden buscar temas e hilos
abiertos usando el buscador de la parte superior derecha.

El muro no lleva réplica por mail, con lo que solo se notificará cuando se abra un
nuevo tema, para las conversaciones sobre el mismo tema se tendrá que entrar en
la plataforma para poder seguirlas.

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Mensajería
En la funcionalidad de mensajería podrás comunicarte de manera privada con tus
vecinos, administrador o presidente sin tener que dar tus datos de mail personal.

Solo recibirás comunicaciones desde dentro de la plataforma, por lo que se asegura

la total privacidad de tu dirección de mail al resto de vecinos.

Podrás enviar mensajes a uno o varios destinatarios a la vez.

Cuando recibas un mensaje también recibirás una notificación en tu cuenta de mail

personal con la que te has registrado para saber que tienes mensajes nuevos.

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Nuevo Mensaje
Para crear un nuevo mensaje puedes introducir el nombre del vecino si lo sabes, o
simplemente el bloque, piso o letra y te aparecerá el listado de vecinos con esas
características para agregarlos a los destinatarios.

Puedes usar los botones de agregar contactos directos que aparecen en la parte
superior derecha: Administrador de fincas, Presidente o comunicarte con todos
los vecinos por mensaje al mismo tiempo.

Ya solo queda componer el asunto y el texto que quieras enviar.

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Encuestas
Tanto el presidente como el administrador de fincas podrán publicar encuestas
sobre los temas relevantes de la comunidad para poder saber la opinión de los
vecinos. Estas encuestas no son vinculantes, pero si valen para saber el sentir de la
comunidad y ayudan a la toma de decisiones y posteriores juntas de vecinos.

Participar en las encuestas ahorra tiempo y acorta las reuniones de vecinos, ya que
muchos temas se pueden acordar en función de la opinión de los vecinos y la
potestad del presidente.

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Votar Encuesta
Cuando se publique una nueva encuesta se notificará a los vecinos para que puedan
votar.
Las encuestas tienen un límite de tiempo para poder votarlas que se reflejará en el
título de la propia encuesta.
Estas encuestas estarán en el estado de "En curso (por Votar)".
Seleccionar el icono del final de la línea para elegir las opciones y dejar su opinión.

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Encuesta puntos a votar
Una vez seleccionado el icono se abrirá el cuerpo de la encuesta con las posibles
opciones a votar.
Siempre será una sola opción a escoger de las posibles respuestas.

Como cada propiedad puede tener dos usuarios registrados solo contará el voto
del primero que vote, ya que estas votaciones son por propiedad.

Una vez escogida la opción pulsar "Votar" para finalizar la encuesta.

En ese momento se podrá ver el gráfico de como están los resultados de la misma
y la encuesta pasará al estado de "Votada" y no se podrá modificar.

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Junta de Vecinos - Votaciones
La Junta de Vecinos es la forma de poder votar virtualmente en las reuniones de
vecinos mediante un sistema de validación legal emitido por Evicertia por el cual
el voto emitido en la plataforma mediante este sistema tiene representación y
validez en la Junta de Vecinos. Ya no tendrás que asistir a la reunión física si lo no
lo deseas.

Tu voto virtual con el sentido del voto que hayas elegido se reflejará en el acta de
la reunión para que tu voz y voto siempre esté presente.

De esta manera además de poder informarte de todos los puntos que se votarán
con antelación, tendrás tiempo para comentar con tus vecinos en el Muro o
mediante mensajes las dudas que te surjan sin tener que esperar a la junta física.

Toda la información estará disponible en la propia votación y en el gestor

documental.

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Junta de Vecinos puntos a votar
Cada vez que se abra una nueva Junta de Vecinos, recibirás una notificación con el
nombre de la Junta, y el tiempo límite para poder votar. Normalmente suele ser de
15 días para que dé tiempo a tener toda la información necesaria.

La votación aparecerá en "Votaciones en curso" y pulsando el icono de final de la

línea de la votación podrás ver el cuerpo de la Junta o descargarla para verla con
calma.
Puedes votar y si lo deseas expresar también comentarios si así lo consideras
necesario. Toda esta información se indexará en la propia Junta de Vecinos que se
firmará por el presidente.

Una vez finalices los puntos a votar se enviará un archivo para tu verificación desde
EVICERTIA al que tendrás que dar conformidad y una clave única (PIN) que tendrás
que introducir para finalizar la votación.
Es importante finalizar todos los pasos para que tu voto sea válido.

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Tablón de Anuncios
Todos los vecinos, presidente y administrador podrán publicar temas en el tablón
de anuncios.
Las notificaciones oficiales de la finca o comunicados generales serán publicados
aquí y recibirás un aviso cuando se produzcan.

Si algún vecino quiere contestar a la publicación podrá realizarlo de forma privada,

usando la caja de texto debajo de cada publicación haciendo “click” en "Responder"
ya que generará un Mensaje dentro de la plataforma que llegará a la persona que
publique en post en el Tablón.

Solo la persona que publique el anuncio podrá borrarlo usando el menú de la

derecha de cada post.

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Preferencias (1)
Puedes configurar las siguientes cuestiones:

MODIFICAR DATOS: Tus datos personales como foto.

INTERESES: Elige tus intereses personales y mira que vecinos tienen tus mismos
intereses. Si haces “click” encima del número, podrás ver quienes son y enviarles
directamente un mensaje si así lo deseas.

MIS COMUNIDADES: Visiona las comunidades en las que estás usando plusvecinos,
así como la cantidad de vecinos que tienes en cada una.

CAMBIAR CONTRASEÑA: Podrás cambiar tu contraseña de acceso a la plataforma.

CAMBIAR MAIL: podrás cambiar en este menú el mail con el que accedes a
plusvecinos.

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Preferencias (2)
TELEGRAM: Si usas esta aplicación de mensajería instantánea, podrás vincular
plusvecinos para que las notificaciones las recibas por ese canal.
PRIVACIDAD: Elige que ven tus vecinos de tus intereses.

NOTIFICACIONES: Puedes elegir que tipo de notificaciones quieres recibir en tu

mail de la actividad
de la plataforma.
DATOS BANCARIOS: Puedes introducir y modificar los datos de domiciliación de
los recibos comunitarios. Genera una firma automática certificada por EVICERTIA
para mayor seguridad.

Es importante cumplimentar este campo para poder tener acceso completo a

la plataforma y finalizar todo el proceso de firma de seguridad de EVICERTIA.

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Vecinos
Puedes ver todos los vecinos que están en tú comunidad y enviarles un mensaje
directamente desde este directorio.

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