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IMPLANTACIÓN
ADRIÁN RAMÍREZ.
Agenda
Implantación
Por dónde empezar
Los 5 ejes
Pasos
Fase 1 .- Determinación de Requerimientos
Fase 2 .- Estrategia de Proyecto
Fase 3 .- Planificación del Proyecto
Fase 4 .- Selección de la Tecnología
Fase 5 .- Diseño del Sistema de Información
Fase 6 .- Elaboración del Sistema de Información
Fase 7 .- Planificación de la Implantación
Fase 8 .- Implantación Piloto
Fase 9 .- Formación
Fase 10 .- Puesta en Marcha del Sistema
Implantación
Vamos a establecer cómo va a ser el Sistema con el que gestionamos quizás la parte
más importante de la Compañía. Una vez que ya sabemos lo que necesitamos y
cómo es nuestra Organización, debemos pararnos a reflexionar sobre cómo vamos a
realizar el proyecto.
Varios son los aspectos que deberemos establecer antes de lanzarnos a realizarlo:
Explicitemos nuestra necesidad, a corto y a medio plazo
Definamos su nivel de criticidad, lo que nos jugamos con este proyecto
Establezcamos nuestros ventajas y nuestros puntos débiles para ponerlo en marcha
Reflexionemos sobre las barreras que nos vamos a encontrar y cómo hacerlas frente
Definamos las responsabilidades y los intervinientes
Analicemos cómo deberíamos abordar cada fase para que tenga éxito (pero
hagámoslo ahora, no cuando se produzcan los problemas)
Establezcamos los niveles de éxito y fracaso aceptables para cada aspecto incluido, y
las alternativas si no se consiguen
Establezcamos la política de comunicación que vamos a seguir
Finalmente, deberemos definir la estrategia de implantación
La definición previa de todos estos elementos nos permitirá
adelantarnos a los problemas, explicitarlos a la Organización y
transmitir la implicación de la Dirección en el Proyecto.
Por supuesto, en tanto en cuanto el proyecto toque más ejes
funcionales y entre más en la gestión del proceso de toma de
decisiones, la definición de la estrategia de proyecto será más
crítica; obviamente, si mi única necesidad es acceder a
determinada información con un sistema de informes, esta
fase podremos aligerarla de manera considerable; por el
contrario, si estamos estableciendo una nueva forma de
gestionar la Organización, deberemos definir la estrategia de
proyecto con cuidado, pues el resultado dependerá en buena
parte de lo que hagamos en este momento.
Fase 3 .- Planificación del Proyecto
Ya hemos hecho un piloto, hemos formado a los usuarios, ¿nos falta algo para echar
a rodar nuestro nuevo sistema? ¡Sí, nos falta acompañarles mientras empiezan a
utilizar el sistema!
No basta con darles formación y que sepan cómo utilizarlo, deberemos establecer
una sistemática para que incorporen esa tecnología en su día a día. Deberíamos
poder sentarnos periódicamente con cada usuario y ver qué están haciendo, cómo lo
están haciendo y proponerles operativas diferentes aprovechando las capacidades
del nuevo sistema.
Vamos a poner un ejemplo que quizás sea más didáctico: imaginemos que hemos
implantado un sistema que incorpora un cuadro de mando, con una herramienta de
análisis y otra de informes incorporada (algo sencillo y mínimo). Deberíamos
programar reuniones, por ejemplo semanales con cada usuario. En ellas
revisaríamos qué información necesita, le “forzaríamos” a resolver su necesidad con
la herramienta de análisis, profundizando en las posibilidades que tiene, hasta llegar
a las conclusiones necesarias, le podríamos sugerir que compartiese con otros
mediante un informe directamente degenerado por el usuario la información, que
solicitase a sus subordinados que utilizasen el sistema para reportarle y que el
reportase utilizando las capacidades del nuevo sistema.
Pero para esto tenemos que estar con el usuario: la
formación no basta para aprender a gestionar
utilizando una tecnología de BI, es necesario
adiestrar en su uso.
Estas diez fases son consecuencia directa de cuatro
consideraciones fundamentales a la hora de abordar
un proyecto de BI:
Debemos tener clara la necesidad actual y su evolución
futura, si no queremos hacer algo inservible a corto plazo
Es un tema que afecta a la Gestión y, por tanto, a los
usuarios, que son quienes gestionan las organizaciones;
por consiguiente debemos contar con ellos. Es para el
usuario y debe hacerse con el usuario
La elección de la tecnología depende de las necesidades y
del Modelo de Gestión de la Organización
Hay que planificar todo el proyecto y gestionarlo
Fin