El Proceso Novela Kafka-Franz

CARTILLA DE LA COORDINACIÓN DE
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
Diciembre de 2016
Calidad es...
mantener el mejoramiento continuo, y en nuestra Coordinación ponemos a disposición

de todos los funcionarios y contratistas de la CRC, una guía sobre las actividades que
se realizan y que sirven de aporte al cumplimiento de la misión de la Entidad.
CONTENIDO
1. Nuestra Entidad
1.1 Estructura de la CRC
1.2 Grupos Internos de Trabajo
2. Nuestra Coordinación
2.1 Contratación
- Tipos de contratos
- Proceso de contratación
- Supervisión y liquidación de contratos
- Presentación de informes de contratación
2.2 Programa de Gestión Documental
2.3 Gestión Humana

- Situaciones administrativas
- Manual de funciones
- Nombramientos
- Afiliaciones
- Evaluación del desempeño
- Prima Técnica
- Plan de Bienestar e incentivos
- Plan Institucional de Capacitación
Cartilla Proceso Gestión Administrativa y Financiera Cód. Proyecto: 6000-0-00 Página 2 de 46
Zulma Walteros Actualizado: 15/12/2016 Revisado por: Revisión No. 1

Cood. Gestión Adtiva y Financiera
Formato aprobado por: Coord. Relaciones internacionales y Comunicaciones: Fecha de vigencia: 15/01/2015
- Comités
- Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SG - SST
- Solicitud de certificaciones laborales
- Retiro de cesantías
- Gestión ambiental
- Control Interno Disciplinario
- Presentación de informes Gestión Humana
2.4 Gestión Financiera

- Presupuesto
- Contribución
- Contabilidad
- Tramite de nómina
- Pago de contratistas
- Otros pagos
- Control de Información de Inventarios
- Tesorería
- Viáticos de comisiones de viaje y ordenes de desplazamiento
- Presentación de informes Gestión Financiera
2.5 Gestión de Recursos Físicos
3. Glosario

1. NUESTRA ENTIDAD
La Comisión de Regulación de Comunicaciones es una Unidad Administrativa Especial, sin Personería

Jurídica, adscrita al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con
independencia administrativa, técnica y patrimonial. Fue creada por la Ley 142 del 11 de julio de 1994
con funciones respecto de los servicios públicos domiciliarios de telecomunicaciones, y mediante Decreto
1130 del 29 junio de 1999, le fueron asignadas responsabilidades frente a los servicios públicos no
domiciliarios de telecomunicaciones, con excepción de los de radiodifusión y televisión. Posteriormente
se expidió la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, y por disposición de su Artículo 19, es el organismo
encargado de promover la competencia, evitar el abuso de posición dominante y regular los mercados
de las redes y los servicios de comunicaciones, con el fin que la prestación de los servicios sea
económicamente eficiente y refleje altos niveles de calidad.
De otra parte, según lo dispuesto en la Ley 1369 de diciembre 30 de 2009, la Comisión es la autoridad
competente para regular el régimen de tarifas y los niveles de calidad de los Servicios Postales distintos
a aquéllos pertenecientes al Servicio Postal Universal. La CRC como organismo regulador de
comunicaciones en Colombia, cumple la misión de promover la libre y leal competencia y la inversión
en el sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones, fundamentados en un marco
regulatorio convergente, con el fin de maximizar el bienestar social de los usuarios y proteger sus
derechos.
Con la entrada en vigencia de la Ley 1507 de 2012, le fueron asignadas adicionalmente algunas
funciones en materia de regulación del servicio de televisión.
Con la Resolución CRC 2242 de 2009, se establece el Reglamento Interno de la Comisión de Regulación
de Comunicaciones.
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1.1 ESTRUCTURA DE LA CRC
A partir de la expedición de la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, la Entidad pasa a denominarse Comisión
de Regulación de Comunicaciones.
El Decreto 89 de 2010 establece su estructura organizacional, y los Decreto 90 de 2010 y 1770 de 2013,
su nueva planta de personal.
COMISIONADOS
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
COORDINACIÓN
EJECUTIVA
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1.2 GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia, eficiencia y efectividad los
objetivos, políticas y programas de cada organismo o entidad, el artículo 115 de la Ley 489 de 1998
faculta al Director Ejecutivo para crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos
internos de trabajo.
Mediante resolución suscrita por el Director Ejecutivo, previa aprobación del Comité de Comisionados,
se crearon grupos de trabajo permanentes y se establecieron sus funciones generales y particulares,
los cuales están adecuados a las competencias y funciones asignados a la CRC.
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2. NUESTRA COORDINACIÓN
La Resolución CRC 147 de 2016, estableció los Grupos Internos de Trabajo con carácter permanente de
la Entidad, y entre ellos al Grupo de Trabajo de Gestión administrativa y Financiera, con el fin de asesor
y apoyar al Comité de Comisionados, a la Dirección Ejecutiva, a la Coordinación Ejecutiva y a los
procesos misionales y de apoyo de la CRC en el cumplimiento de todas sus funciones en temas
relacionados con Contratación, Gestión Documental, Gestión Humana, Gestión Financiera y Recursos
Físicos.
También, apoyamos a la Entidad en la atención de consultas o conceptos de carácter administrativo y

administrativo laboral, y realizar la defensa jurídica de la CRC en demandas de carácter laboral y
administrativas cuando le sea conferido poder para ello.
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2.1 CONTRATACIÓN
De acuerdo con la caracterización de Calidad de la Entidad, este proceso se constituye como una
herramienta que unifica los métodos de trabajo para facilitar el desarrollo de todas las etapas del
proceso contractual en la CRC, bajo la observancia de los principios legales establecidos. Todos los
procedimientos, requisitos y demás aspectos, deberán adelantarse de acuerdo con las normas y
principios que regulan la contratación estatal, en especial la Constitución Política de Colombia, la Ley 80
de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y las demás normas que
los modifiquen, adicionen y complementen.
El proceso se encarga de velar por el cumplimiento de los requisitos legales en los tramites de
contratación, adjudicación, celebración, ejecución y liquidación de contratos, convenios, órdenes de
compra y órdenes de servicio que suscriba la CRC según corresponda.
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De acuerdo con la normatividad vigente, las modalidades de contratación bajo las cuales se puede
realizar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo del objeto social son: Licitación
Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada, Contratación directa y Acuerdos Marco de Precios,
mínima cuantía y subasta, entre otros.
Como apoyo a los procesos de contratación de las entidades estatales para la organización de los
procesos contractuales, el Gobierno Nacional, creó la entidad Colombia Compra Eficiente, para que
a través de ella se llevase la cronología y documentos que comprenden los diferentes procesos de
contratación que realizan los distintos órganos públicos.
Adicionalmente, con el ánimo que los entes públicos dedicaran su mayor atención al cumplimiento del
objeto social para la cual fueron creadas, generar producción de economías de escala, incrementar el
poder negociador del Estado y contar con precios competitivos en la adquisición de bienes o servicios,
el Estado implementó los Acuerdos Marco de Precios.
El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los

compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien
o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo
mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un
comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se
vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su
compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden
de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo. 1
1
Guía para entender los Acuerdos
Marco de Precios, Colombia Compra Eficiente

Licitación Publica
Proceso en el cual la entidad convoca de forma abierta y pública, en
igualdad de oportunidades, para que se presenten ofertas y se seleccione
entre ellas, la más favorable a sus intereses. Aplica cuando el bien o servicio
a contratar supera un valor determinado de acuerdo al valor de los recursos
que ejecute la entidad, salvo que el contrato a celebrarse o las
circunstancias de escogencia encajen en alguna de las excepciones regidas
por los procesos de selección abreviada, concurso de méritos o
contratación directa. Su duración es aproximadamente de 3 meses, este
término depende de la aplicación de los Acuerdos Comerciales.
Criterios de evaluación
Pondera criterios precio y técnicos (calidad y
económicos). Se otorga puntaje para apoyo a la industria
nacional.
Concurso de Méritos
Esa la convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios
de consultoría, estudios y diseños.
Bajo esta modalidad en ningún caso se tendrá el precio como
factor de escogencia del contratista. La entidad establecerá
como factores de evaluación aspectos de experiencia y
calidad.

Selección Abreviada
Aplica para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de
la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, su duración es de aproximadamente
2 meses, depende de la aplicación de un Acuerdo Comercial. A través de este procedimiento la entidad
formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. Esta modalidad aplica si está en
una de las siguientes causales:
1. La contratación de menor cuantía, conforme al presupuesto anual de la entidad contratante.
2. La adquisición o suministro de b/s de características técnicas uniformes y de común utilización.
3. Contratos para la prestación de servicios de salud.
4. Cuando se ha debido declarar desierta una licitación pública.
5. La enajenación de bienes del Estado.
6. La adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas
de
productos.
7. Los contratos que celebren las EICE y de las Sociedades de Economía Mixta.
8. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución personas amenazadas,
programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la
ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población
desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas
habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido
en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente
tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran
capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que
demanden.
9. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
La entidad evaluará criterios de precio y calidad. Para el
caso de la adquisición de b/s de condiciones técnicas
uniformes, solo tendrá en cuenta el criterio de precios.

Contratación Directa
Su uso es para casos especiales únicamente. A diferencia de la licitación pública y la selección
abreviada, en la contratación directa no se requiere adelantar un proceso de selección por
convocatoria pública.
Procede en los siguientes casos: 1) Urgencia manifiesta; 2) Contratación de empréstitos; 3)
Contratos interadministrativos; 4) Contratación de bienes y servicios en el sector Defensa, que
necesiten reserva para su adquisición; 5) Los contratos para el desarrollo de actividades
científicas y tecnológicas; 6) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades
territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las
Leyes 550 de 1999, 617 de 2000; 7) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;
8) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de
trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales; 9) El
arrendamiento o adquisición de inmuebles
la entidad contratará con quien considere cumple sus
expectativas.
Mínima Cuantía
Es utilizado para las adquisiciones de bienes, servicios y obras
cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%)
de la menor cuantía de la entidad contratante,
independientemente de su objeto
Establece el precio como único factor de
evaluación. No se asigna puntaje
Para mayor ilustración sobre los tipos de contratos, en la Intranet se encuentran las instrucciones de
trabajo y su descripción.
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El proceso inicia con la necesidad de adquirir un bien, servicio u obra, manifestada por un solicitante.
Esta necesidad debe contar con la aprobación y/o recomendación del Comité de Compras de la CRC,
conformado por el Director Ejecutivo, la Coordinación Ejecutiva y la Coordinación de Gestión
Administrativa y Financiera; así como que debe estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones de la
Entidad, el cual es administrado por la Coordinación de Planeación. El proceso finaliza con la
adjudicación y legalización del contrato.
Nuestra Entidad tiene el correo contratacion@crcom.gov.co para recibir a través de él, todo lo
relacionado con los diferentes procesos contractuales que la CRC adelanta.
Para mayor información se puede consultar el Manual de Contratación, dispuesto en la Intranet de la

CRC http://intranet.crcom.gov.co/wordpress/index.php/documentacion-estatutos/documentacion-
politicas/documentacion-lineamientos/documentacion-manuales/
Nota: Los contratistas personas naturales, de acuerdo con el Decreto 0723 de 2013, compilado en el
Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015, deben realizar la afiliación y pago de aportes a la ARL que
escojan. De igual manera, es obligatorio presentar el examen médico ocupacional de ingreso y su costo
es asumido por ellos.
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Esto hace referencia a las actividades de seguimiento y control que deben realizar quienes desempeñan
la labor de supervisión de los contratos celebrados por la CRC, para verificar la acción del contratista,
en lo que tiene que ver con el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, el acatamiento
a las especificaciones técnicas ofrecidas, la sujeción al presupuesto asignado y la ejecución de las
actividades establecidas en cada contrato.
El supervisor de cada contrato es asignado al momento de su suscripción.
En la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 019 de 2012, se establece cuáles
son los contratos que deben ser objeto de liquidación.

Para mayor ampliación, en la Intranet se encuentra el manual del Supervisor
http://intranet.crcom.gov.co/wordpress/index.php/documentacion-estatutos/documentacion-
politicas/documentacion-lineamientos/documentacion-manuales/
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Desde este proceso la Entidad debe realizar entre otros, los siguientes reportes de información:
 Cada vez que suceda:
- A nivel interno: Herramienta de Gestión y Onbase, publicar todos los contratos
- A nivel externo: SECOP, publicar todos los contratos; Confecámaras, publicar los
contratos con personas jurídicas que tengan RUP; SIGEP, publicar contratos de prestación
de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; página Web CRC, publicar todos los
contratos.
 Trimestral: Contraloría General de la República - SIRECI
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2.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La CRC cuenta con un Programa de Gestión Documental, elaborado bajo los requerimientos exigidos
por la Ley 594 de 2000, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, el Archivo General
de la Nación y demás normas aplicables, donde se establecen los diferentes procesos de la gestión
documental en las entidades.
Este programa está alineado con la Planeación Estratégica de la CRC y está dirigido a los usuarios
internos y externos que acceden a la información física o electrónica o directamente a los servicios de
archivo.
El Programa de Gestión Documental incluye:
 Producción documental: Aquí se tiene la radicación de correspondencia,

donde se registra y controla la correspondencia que ingresa y sale de la
Entidad, que gira en torno al Sistema de Gestión Documental, Onbase.
 Gestión y trámite: Consiste en la distribución y asignación de los

documentos por medio de flujos de trabajo electrónico a cada uno de los
procesos de la Entidad para que cada proceso trámite y de respuesta a las diferentes solicitudes.
También se realiza a través del Onbase.
 Organización documental: Basada en las Tablas de Retención

Documental – TRD, dadas de acuerdo a las funciones o procedimientos
especificados en cada proceso. En ellas se establecen las diferentes
series y sub-series que contiene cada proceso con su respectivo tiempo
de retención, de acuerdo al ciclo vital de los documentos. El detalle de
este contenido se encuentra en https://www.crcom.gov.co/es/pagina/sistema-de-gesti-n-
documental.
 Transferencias documentales: Se ejecutan de acuerdo con los plazos establecidos por el grupo
de archivo y a las políticas dadas para las transferencias documentales. Se realizan una vez
finalice el tiempo de retención de los documentos en gestión.
 Disposición de los documentos: Allí se establece la disposición final de los documentos, es de

aclarar que la Entidad aún no ha realizado procesos de eliminación de documentos dado que

aún no se han cumplido los tiempos de retención establecidos en las TRD para la disposición
final de los mismos.
 Preservación a largo plazo: Incluye los lineamientos que permiten el establecimiento de medidas
preventivas o correctivas que garanticen la integridad física y funcional de los documentos de
la CRC, sin alterar su contenido; así mismo garantizar las condiciones mínimas que permitan la
protección de los mismos, el establecimiento y el suministro de equipos adecuados con un
sistema de almacenamiento en diferentes soportes con espacios y unidades de conservación
apropiados.
 Valoración documental: evalúa el ciclo vital del documento y se refleja adicionalmente en las
TRD.
También se tiene el Cuadro de clasificación Documental, donde están relacionadas las diferentes series
y sub-series de cada proceso. Este cuadro se encuentra disponible en
https://www.crcom.gov.co/es/pagina/sistema-de-gesti-n-documental.
En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015 “ Por medio del cual se expide el Decreto
Reglamentario Único del Sector Cultura” el cual define los instrumentos mínimos de gestión documental,
incluyendo el PINAR, la Entidad realizó las actividades necesarias para ajustar cada uno de los nuevos
requerimientos de manera que la CRC cumpliera a cabalidad con el decreto en mención. Entre los
documentos elaborados se tiene: el Diagnóstico Integral, el Pinar y el Modelo de Requisitos para
Documentos Electrónicos, los cuales se encuentran en https://www.crcom.gov.co/es/pagina/sistema-
de-gesti-n-documental.
Mayor información sobre este Programa de Gestión Documental en la página Web de la CRC
https://www.crcom.gov.co/uploads/images/files/2%20%20PGD%20-%20CRC.pdf. De igual manera en
la Intranet se encuentran los procedimientos asociados.
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2.3 GESTION HUMANA
Gestión Humana se encarga de atraer, desarrollar, motivar y retener a

aquellos colaboradores cualificados, capaces de vivenciar los principios y
valores de la CRC para proteger la Función Pública al interior de la Entidad y
así contribuir con la misión, visión y política de calidad definidas.
Se realiza la debida custodiada y actualización de las hojas de vida de los

funcionarios de la Entidad.
Respecto de las Resoluciones de Carácter Administrativo Interno, en el proceso se elaboran, se

controla la asignación de numeración y custodia de las citadas resoluciones.
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El Departamento administrativo de la Función Pública en su Cartilla Laboral describe las situaciones

administrativas en que puede estar un funcionario público, las cuales son:
- Servicio Activo
- Licencia
- Permiso
- Encargo
- Comisión
- Suspensión en el ejercicio de sus funciones
- Prestación del servicio militar
- Vacaciones
 Servicio Activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones del
empleo en el cual ha sido nombrado y posesionado.

 Licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones
sin romper el vínculo con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los
empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por paternidad, por enfermedad,
por luto y licencia ordinaria.
o Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando

transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. Se debe dirigir
comunicación escrita al nominador, quien la otorgará mediante resolución.
o Licencia por enfermedad: De acuerdo con el artículo 227 del Código Sustantivo del
Trabajo, en caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada
por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el empleador le pague
un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así: a) las dos terceras (2/3)
partes del salario durante los primeros noventa (90) días y, b) la mitad del salario por
el tiempo restante.
Así mismo, el Decreto 2943 de 2013, el cual estable que “En el Sistema de Seguridad
Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones
económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por
enfermedad general y de las entidades promotoras de salud a partir del tercer (3) día
y de conformidad con la normatividad vigente ”, por lo que la CRC adelantará los
trámites relacionados con el cobro a la EPS respectiva.
El salario con el cual se reconocerá la licencia por enfermedad es el salario de cotización

al sistema de seguridad social integral que devengue al iniciar la incapacidad médica.
Por lo anterior, es necesario entregar a Gestión Humana, la respectiva incapacidad

otorgada por el médico tratante, y de ser necesario su transcripción ante la EPS a la
cual se encuentre afiliado el empleado.
Si la licencia de enfermedad es otorgada por enfermedad laboral de acuerdo con el

diagnóstico de la Administradora de Riesgos Laborales - ARL, su cobertura será del
100% y estará a cargo de ARL.
o Licencia de maternidad: De acuerdo con el artículo 1° de La Ley 1468 de junio 30

de 2011, toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de
catorce (14) semanas en la época de parto, remunerada con el salario de cotización al
sistema de seguridad social integral que devengue al entrar a disfrutar del descanso.
La cobertura será del 100% a cargo de la Entidad Promotora de Salud, caso en el cual
la CRC adelanta los trámites respectivos de cobro. El salario con el cual se reconocerá
la licencia por maternidad es el salario de cotización al sistema de seguridad social
integral que devengue al iniciarla.

o Licencia de paternidad: La Ley María, Ley 755 de 2002, consiste en que el esposo o
compañero permanente de la trabajadora que se encuentra en uso de licencia de
maternidad, también tendrán derecho a que le concedan ocho (8) días hábiles de
licencia remunerada de paternidad, liquidados con el salario de cotización al sistema de
seguridad social integral que devengue al entrar a disfrutar del descanso.
o Licencia por luto: La Ley 1635 de 2013, por la cual se establece la licencia por luto
para los servidores públicos, en su artículo 1° dice "Conceder a los Servidores Públicos
en Caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un
familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil,
una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles...".
 Permiso: El Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “ El empleado puede solicitar
por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde
al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o negar
los permisos.”
Cuando el permiso se requiere por menos de un día, éste se solicita a través del correo
permisos@crcom.gov.co al Jefe de Personal de la CRC y cuando el permiso corresponde de uno
a tres días, se tramita mediante el formato de Solicitud de Permisos, dispuesto para este fin en
la Intranet http://intranet.crcom.gov.co/wordpress/index.php/sistema-de-gestion-de-calidad/
ante la Coordinación Ejecutiva.
 Encargo: El encargo es una figura que se encuentra contenida en

el Decreto 1950 de 1973 (art. 58), como una forma de provisión de
empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de éstos
(art.23). La misma norma, en sus artículos 34 a 36 disponen que
“Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado
para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo
vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su
cargo”.
o Encargo en Empleos de Carrera : El artículo 24 de la Ley 909 de 2004 establece:

“Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera
administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera
tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su
ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido
sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño
sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses”.
o Encargo de Empleos de Carrera por Vacancia Temporal: Los empleos de carrera
cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación

temporal de los mismos, ya sean que se encuentren en encargo, en comisión de
estudios, en comisión de un cargo de libre nombramiento y remoción, en licencia, en
vacaciones de serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren
aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con
servidores públicos de carrera. (Art. 25 Ley 909 de 2004).
o Encargo en Empleos de Libre Nombramiento y Remoción : “Los empleos de libre

nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser
provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y
remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. En caso de
vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres meses, vencidos los
cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.” (Art. 26 Ley 909 de 2004).
o Delegación de funciones: Teniendo en cuenta las diferentes situaciones

administrativas y para la continuidad del servicio, se puede realizar la delegación de
funciones en un servidor que cumpla con los requisitos mínimos del cargo del titular,
mediante acto administrativo suscrito por el Director de la Entidad mientras dura la
novedad.
 Comisión: El artículo 75 del Decreto 1953 de 1973, compilado en el Decreto Único

Reglamentario 1083 de 2015 del Sector de la Función Pública, menciona que los empleados
públicos se encuentran en la Situación Administrativa de Comisión cuando por disposición de
autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares
diferentes a la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales
distintas a las inherentes al empleo de que es titular.
o Comisión de Servicios: Al interior del país, se confiere para:

a) ejercer funciones del empleo en un lugar diferente a la sede
del cargo; b) Cumplir misiones especiales conferidas por los
superiores y, c) Asistir a reuniones, conferencias o seminarios y
para realizar visitas de observación que interesen a la
administración y que se relacionen con el ramo en que presten
sus servicios el empleado.
Igualmente, se podrá conferir comisión de servicios en el

exterior para lo siguiente: a) Para tramitar o negociar asuntos que a juicio del Gobierno
Nacional revistan especial interés para el país y, b) Para suscribir convenios o acuerdos
con otros gobiernos u organismos internacionales.

o Comisión para adelantar Estudios: De conformidad con el artículo 84 del Decreto
1950 de 1973 las Comisiones de Estudio sólo podrán conferirse para recibir
capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones
propias del empleo de que es titular, o en relación con los fines
de la entidad donde se halle vinculado el empleado. Cuando es
al interior del país, el plazo de las comisiones de estudio no
puede ser superior a un (1) año, prorrogable hasta por un
término igual cuando se trate de obtener título académico.
(Artículo 85 del Decreto 1950 de 1973).
En el caso de comisión de estudios en el exterior, en el art. 1 del Decreto 3555 de 2007,

mediante el cual se modifica el Decreto 1050 de 1997, están los requisitos para conferir
comisión de estudios en el exterior.
o Comisión para desempeñar Cargos de Libre Nombramiento y Remoción : Con

la expedición de la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227 de 2005, en lo
referente a la comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción,
se establece que los empleados de carrera con evaluación del desempeño
sobresaliente, tendrán derecho a que se les otorgue comisión hasta por el término de
tres (3) años, en períodos continuos o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un
término igual, para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o por el
término correspondiente cuando se trate de empleos de período, para los cuales
hubieren sido nombrados o elegidos en la misma entidad a la cual se encuentran
vinculados o en otra. Dicha comisión o la suma de ellas no podrá ser superior a seis (6)
años, so pena de ser desvinculado del cargo de carrera administrativa en forma
automática.
 Suspensión en el ejercicio de Funciones: El funcionario público puede ser sujeto de una

suspensión en el ejercicio de sus funciones originada en una orden de una autoridad judicial o
como resultado de una sanción impuesta dentro de un proceso disciplinario según, lo dispone
el art. 44 de la Ley 734 de 2002.
 Prestando el Servicio Militar: “Cuando un empleado sea llamado a prestar servicio militar
obligatorio, o convocado en su calidad de reservista, su situación como empleado en el
momento de ser llamado a filas no sufrirá ninguna alteración, quedará exento de todas las
obligaciones anexas al servicio civil y no tendrá derecho a percibir la remuneración que
corresponda al cargo del cual es titular.” Artículo 99 Decreto 1950 de 1973.

 Vacaciones: La figura de las vacaciones tiene un doble carácter, es una
de las situaciones administrativas en que puede encontrarse el empleado
y a su vez tiene la naturaleza de prestación social.
Por regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni

interrumpidas sin motivo legal realmente justificado y no podrán ser
compensadas en dinero, salvo el retiro del funcionario.
(Volver al Índice)
La planta de personal de la CRC está provista de cargos: en carrera, en periodo fijo, de libre
nombramiento y remoción y en provisionalidad. De acuerdo con las actividades propias de cada cargo
se construyó el Manual de Funciones, según los lineamientos establecidos en el Decreto 1785 de 2014.
El actual Manual de Funciones se encuentra en la Intranet en

http://intranet.crcom.gov.co/wordpress/index.php/gestion-administrativa-y-financiera/documentacion-
normatividad-interna/
(Volver al Índice)
Para proveer los cargos de planta de la CRC en los casos de libre nombramiento y remoción o periodo
fijo, se surte el proceso de meritocracia determinado por el DAFP, luego del cual se procede a la
publicación de la respectiva hoja de vida en la página de la Presidencia de la
República. Posteriormente, se adelanta el proceso de vinculación a la Entidad
verificando el cumplimiento de requisitos del cargo y presentación de los
documentos soporte que acrediten su experiencia, estudios y demás antecedentes.

En los cargos de libre nombramiento y remoción, la información sobre los posibles candidatos es
presentada al Comité de Comisionados, quien toma de la decisión de efectuar los nombramientos. Para
periodo fijo quien nombra es el Presidente de la República.
Para los casos en los que se abre una vacante en carácter provisional, la Entidad procede a revisar si
alguno de los funcionarios con Derechos de Carrera cumple con los requisitos para ser encargado.
Surtida la revisión en caso de no darse un encargo, se revisa el cumplimiento de requisitos de las hojas
de vida que se reciben por diferentes medios y se procede a realizar entrevistas aplicando un formato
interno en el que se recogen los resultados de la entrevista y posteriormente mejores resultados pasan
a entrevista con el Director de la Entidad, luego de la cual se formaliza el respectivo nombramiento.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, se realizan los trámites y oficios para continuar con el proceso de
nombramiento respectivo. Una vez completado este proceso, el día de la posesión al Servidor Público
se le tomará el juramento y suscribirá el acta de Posesión respectiva la cual también es firmada por la
Coordinadora Ejecutiva.
A todo aquel que es nombrado en la planta de personal de la CRC, se le ordenará practicarse un examen
médico ocupacional de ingreso, y para aquellos que se desvinculan se les dará la misma comunicación
para que tomen su examen médico ocupacional de retiro.
Con la documentación que se genera del nombramiento de un servidor público se inicia la construcción
de la Historia Laboral del mismo, la cual contendrá todos aquellos documentos que generen situaciones
administrativas en el funcionario, entre otras.
Simultáneamente al momento del ingreso se crea y vincula al nuevo funcionario en el aplicativo del
SIGEP del Departamento Administrativo de la Función Pública.
La CRC puede suscribir convenios de pasantías con el ánimo de brindar la oportunidad a un pasante de
desempeñar las actividades propias de su aprendizaje en un entorno valioso como lo es la CRC, y que
le genere retroalimentación tanto él como a la Entidad.
Volver al Índice)
 A todos los funcionarios que ingresan a la planta de personal de la CRC, se les tramita su
vinculación a la Entidad Promotora de Salud - EPS y Administradora de Fondo de Pensiones –
AFP en la que se encuentra vinculado en el momento de ingreso, lo cual se verifica a través de
las certificaciones presentadas por el funcionario.

 Para la afiliación a Caja de Compensación Familiar y Administradora de Riesgos Laborales, se
hará la vinculación con las entidades que la CRC tiene convenio suscrito para todos sus
funcionarios. En el tema de Administradora de Cesantías, serán vinculados al Fondo Nacional
de Ahorro, de acuerdo con el artículo 5° de la Ley 432 de 1998.
 Si un funcionario durante su permanencia en la CRC, desea cambiar de EPS y/o AFP, deberá
hacerlo a título personal, y una vez cuente con la aprobación del cambio de entidad deberá
informarlo de manera inmediata a Recursos Humanos, para realizar los procesos internos a que
haya a lugar.
 Cuando el funcionario toma posesión, se le hace entrega de las tarjetas de acceso al edificio y
a la Entidad. La perdida y/o daño de estos documentos, genera que el funcionario asuma el
costo de reposición.
(Volver al Índice)
Para el caso de los funcionarios en Carrera Administrativa, la evaluación del desempeño se administra
de acuerdo con la Ley 909 de 2004, que incluye el periodo de prueba, la evaluación del desempeño
(anual, parcial – semestral, parcial – eventual y extraordinaria), y la inscripción y actualización de la
carrera administrativa.
La finalidad de la evaluación del desempeño, es determinar el ingreso, permanencia o retiro de los

empleados que han adquirido este carácter. Así mismo dentro del plan de incentivos establecido por la
Entidad, esta evaluación cuenta para obtener beneficios tales como reconocimientos, apoyo educativo,
entre otros, así como para poder acceder a encargos y comisiones para desempeñar empleos de libre
nombramiento y remoción. Se evalúa el cumplimiento de compromisos laborales y comportamentales
formulados de mutuo acuerdo entre el evaluador y el evaluado. Este sistema de evaluación está reglado
mediante el Acuerdo 565 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
Los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción son evaluados de acuerdo con la Resolución CRC
032 de 2014. Para los casos de nombramiento en provisionalidad, la CRC cuenta con la herramienta
del Balance Score Card.
(Volver al Índice)

El Decreto 1042 de 1978, definió la Prima Técnica como un reconocimiento del nivel de formación
técnico científica de sus titulares, estableciéndola a favor de las personas que desempeñaran empleos
cuyas funciones demandaran la aplicación de conocimientos altamente especializados, siendo viable su
reconocimiento para los funcionarios que tuvieran especial preparación y/o experiencia.
Las clases de Prima Técnica son:
 Por formación avanzada y experiencia altamente calificada (constituye factor salarial)

 Por evaluación de desempeño (no constituye factor salarial)
 Automática (No constituye factor salarial)
El otorgamiento de la prima técnica se hace de acuerdo con los lineamientos establecidos en las
resoluciones CRC 226 de 2012 y 032 de 2014.
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El Bienestar Social de los empleados al servicio del Estado debe entenderse como la búsqueda de calidad
de vida en general.
El Decreto Ley 1567 de 1998, compilado en el Decreto Único Reglamentario

1083 de 2015, crea el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de
Estímulos para los Empleados del Estado , precisando que los programas de
Bienestar Social son procesos permanentes orientados a crear, mantener y
mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado,
el mejoramiento de su nivel de vida y el de su núcleo familiar.
La norma define que el Sistema de Estímulos estará conformado por la interrelación y coherencia de
políticas, planes, disposiciones legales y programas de Bienestar e Incentivos que interactúan con el
propósito de elevar los niveles de eficacia satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del
Estado en el desempeño de su labor.

La Calidad de Vida Laboral se ha definido como el proceso
permanente y participativo que busca crear, mantener y mejorar
en el ámbito del trabajo las condiciones que favorezcan el
desarrollo personal, social y laboral del servidor público,
permitiendo mejorar sus niveles de participación e identificación
con su trabajo y con el logro de la misión de cada una de las
entidades estatales2.
Para dar cumplimiento a lo anterior, la CRC cuenta con:
 Cultura Organizacional
 Medición de Clima y Cultura organizacional.
 Esquema de Flexibilidad de Horarios: Esto comprende la hora de entrada y de salida con un

margen de una hora para la comodidad de los funcionarios según sus necesidades. La hora de
entrada se establecida entre 8 am y 9 am, y la hora de salida sería entre 5 pm y 6 pm,
contemplando también horario para las funcionarias que son madres y tienen hijos menores de
12 años, los martes y viernes, con horario entre las 7 am y las 3:30 pm, con media hora para
almorzar.
Como estímulo para todos los funcionarios, se establece la modificación del horario de dos
viernes al mes, con horario de 7 am a 3:30 pm, con media hora para almorzar.
 Organización de novenas navideñas innovadoras.
 Área de cafetería adecuada para el uso de los funcionarios en sus horas de almuerzo y
refrigerios.
 Atención de café a los puestos de trabajo en rondas programadas.
 Actividades Familiares, las cuales se refieren a las actividades que se adelanten con la
participación de los hijos de los funcionarios menores de 12 años.
 Utilización de cupos limitados de parqueo de la Entidad sin costo.
 Permiso remunerado el día de cumpleaños del servidor de la Entidad, que se tomará en un día
hábil siempre y cuando no se junte con fin de semana de puente.
2
La Calidad de Vida Laboral Cultura de lo Público, Cartilla DAFP, 2004

 Actividades permanentes para el fortalecimiento del trabajo en equipo y liderazgo.
 La administración de las líneas celulares de la entidad que incluyen la cobertura para los
Expertos Comisionados y la Coordinación Ejecutiva y las líneas celulares de la CRC, así como la
vinculación de los funcionarios que lo deseen a la cuenta corporativa, para que el servicio les
sea descontado a través de la nómina.
 Incentivar al cumpleañero a través de la decoración de su oficina el día de su cumpleaños;

organización del agasajo para la celebración grupal de los cumpleaños.
 Teniendo en cuenta que los integrantes de la CRC participan a los demás miembros de
celebraciones por motivos de matrimonios, llegada de bebés, entre otras, se organizan
actividades de bienestar para compartir esos momentos de alegría.
Los programas se gestionarán a través de convenios con la Caja de Compensación Familiar, el Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo– COPASST, la Administradora de Riesgos Laborales, y/o el
Comité de Capacitación, entre otros.
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Tema contemplado en el Decreto 1567 de 1998 por el DAFP, en su artículo 4°: " Se entiende por
capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la
educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la
ley general de educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación,
dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la
generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de
actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para
contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de
servicios a la comunidad , al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo
personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación,
entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y
fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la
función administrativa".

La Circular Externa del DAFP 100-010-2014, establece que "La capacitación y formación de los
empleados públicos debe orientarse al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y
competencias funcionales con el fin de propiciar a su eficacia personal, grupal y organización en el
mejoramiento de la prestación del servicio".
Así mismo la Ley 909 de 2004, establece que todas las entidades desarrollarán programas de
capacitación a través del Plan Institucional de Capacitación - PIC, el cual debe ser formulado
anualmente.
Gestión Humana realiza un diagnóstico de necesidades de capacitación, cuyo consolidado se presenta

a la Comisión de Personal y Planeación para su revisión y aval. Una vez definidas las prioridades de
capacitación, grupo objetivo y programación, se presenta al Comité de Capacitación para su aprobación.
El Comité de Capacitación está conformado por la Dirección Ejecutiva, la Coordinación Ejecutiva y la

Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera.
Una vez aprobado el PIC se da inicio a su ejecución.
Las entidades podrán brindar capacitación a los empleados de Carrera Administrativa y de Libre
Nombramiento y Remoción, y a aquellos de carácter provisional podrá suministrárseles entrenamiento
en puesto de trabajo. Todo lo anterior, está sujeto al cumplimiento de los requisitos que cada caso
exige y que la entidad cuente con disponibilidad presupuestal para poder otorgarlo, en caso de
requerirse el flujo de recursos económicos.
Para las capacitaciones que generan el uso de recursos económicos del presupuesto de la Entidad, se
adelantan los procesos contractuales a lugar para su ejecución.
De igual manera, la CRC realiza procesos de inducción y reinducción. Los programas de inducción y
reinducción, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 1567 de 1998, se definen como: “ procesos de
formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura
organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle
información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el
aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral,
práctico y participativo”
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COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Como una medida preventiva al acoso laboral, la Resolución 2646 de 2008

del Ministerio de Trabajo, establece la conformación del Comité de
Convivencia laboral, como medida preventiva de acoso laboral que contribuye
a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la
salud en los lugares de trabajo. Es así que la Resolución 652 de 2012, define
su conformación y funcionamiento.
COMISION DE PERSONAL
La Ley 909 de 2004 en su artículo 16, establece que la Comisión de Personal

es uno de los órganos de dirección y gestión del empleo público y de la
gerencia pública, colegiado, de carácter bipartito, conformada por dos
representantes de la entidad designados por la entidad y dos representantes
de los empleados elegidos por votación entre ellos.
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Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua; incluye la
política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de
mejora, con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo.
Este sistema está reglado por el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015, el cual compiló el Decreto
1443 de 2014, por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Esta una herramienta que permite desarrollar de manera organizada, las fases del ciclo PHVA: planear,
hacer, verificar y actuar, de la seguridad y salud en el trabajo para toda empresa dentro del territorio
nacional, en el marco del cumplimiento de la normatividad legal vigente.
Dentro de los grupos de apoyo al SG –SST se tiene:
 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, COPASST, es un organismo de

promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo dentro
de la Entidad. Constituye un medio importante para promocionar la salud laboral en todos los
niveles de la Entidad, buscar acuerdos con las directivas y responsables del SG – SST en función
del logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar prácticas saludables y motivar la
adquisición de hábitos seguros. Este comité cuenta con el correo electrónico
copasst@crcom.gov.co
 La Brigada de Emergencias, el cual está conformado por personas

debidamente motivadas, capacitadas y preparadas, cuyo propósito es prevenir y
controlar situaciones de emergencia que puedan ocasionar lesiones a las personas,
daños a la propiedad o impactos al medio ambiente.
Vincúlate enviando un correo electrónico a

brigadadeemergenciascrc@crcom.gov.co
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A través del envío de un correo a certificaciones@crcom.gov.co se realiza la solicitud, si es necesario

información adicional deberá especificarse en el requerimiento.
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Este trámite se realiza ante el Fondo Nacional de Ahorro - FNA, de manera virtual a través de la página
del FNA, el cual es aprobado por el Coordinador del Proceso de Gestión Administrativa y Financiera.
Para avalar este proceso, se debe presentar en el caso de retiro parcial, los soportes que avalan la
solicitud (compra de vivienda, mejora de vivienda, educación, etc), para adjuntarlos tanto a la solicitud
hecha a través del sistema del FNA, como a la hoja de vida. Para el caso de retiro definitivo, igualmente
se realiza el proceso a través de la página web del FNA el cual es aprobado por el Coordinador del
Proceso de Gestión Administrativa y Financiera.
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La CRC cuenta con una Política de Gestión Ambiental y una Política de Cero Papel, encaminadas al
mejoramiento continuo de sus prácticas ambientales y en línea con la normatividad vigente, para lo cual
se adelantan diferentes actividades encaminadas a identificar, controlar y prevenir riesgos ambientales
que en el ejercicio de sus funciones se puedan presentar.
Dentro de estas actividades se encuentra: uso racional del papel, de la energía, del agua, manejo de
basuras y elementos de aseo, manejo de residuos peligrosos o de gestión diferenciada (pilas,
cargadores, lámparas, etc), consumo y deshecho de tóners y adquisición de elementos biodegradables.
Así mismo, se adelantan campañas de sensibilización ambiental a través de las carteleras virtuales, la
Intranet, etc.
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El proceso de Control Interno Disciplinario de la Comisión de Regulación de Comunicaciones surge según

lo establecido en la Ley 734 de 2002 como una obligación de implementar el Control Interno Disciplinario
de los funcionarios y exfuncionarios de todas las entidades de carácter público.
Por dichas razones es responsabilidad de este proceso aplicar y coordinador el tema disciplinario de la
Entidad de conformidad con las normas del Código Disciplinario Único.

Entre las actividades a realizar están las orientadas a la prevención de la comisión de faltas disciplinarias
mediante capacitaciones informativas a todos los funcionarios sobre el tema en mención, así como
formular, adoptar, dirigir y coordinar las políticas generales sobre régimen disciplinario. Fijación de
procedimientos operativos internos para que los procesos disciplinarios se desarrollen dentro de los
principios legales de economía, celeridad, eficiencia, imparcialidad, publicidad y contradicción, buscando
así salvaguardar el derecho de defensa y el debido proceso.
Respecto al proceso de investigación, se debe dar a conocer y fallar en primera instancia todos aquellos
procesos disciplinarios que se adelanten contra los funcionarios y exfuncionarios de la Entidad
garantizándoles todos los derechos que establece la ley. Para garantizar los derechos de los presuntos
responsables disciplinarios se deben decretar y practicar las pruebas que sean necesarias en las etapas
de indagación preliminar, investigación disciplinaria y de descargos de oficio o a petición de los sujetos
procésales.
Se ejercerá vigilancia sobre la conducta de los funcionarios de la Entidad y se adelantará de oficio, por
queja o información de terceros, las indagaciones preliminares o investigaciones disciplinarias.
Es obligación de este proceso poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación los hechos y
pruebas materia de investigación disciplinaria, que pudieren constituir delitos perseguibles de oficio.
También se informará a las Oficinas de Control Interno Disciplinario de otras Entidades del Estado y a
la Procuraduría General de la Nación las conductas activas u omisivas de los servidores o ex servidores
públicos que pudieren constituir faltas disciplinarias por violación de disposiciones legales o
reglamentarias, cuando sea de su competencia.
Por ultimo este proceso es el directo encargado de archivar las indagaciones preliminares y/o
investigaciones disciplinarias cuando se demuestre que el hecho investigado no ha existido o que la
conducta no está prevista como falta disciplinaria, que está demostrada una causal de justificación, que
el proceso no podía iniciarse o proseguirse o que el investigado/indagado no lo cometió.
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Dentro de los informes que debe presentar Gestión Humana:
 Tanto al momento de ingreso, como al retiro y de manera periódica a más tardar el 31 de marzo
de cada año, todos los empleados de la CRC deberán diligenciar el formato Declaración de
Bienes y Rentas del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, y entregar
copia del documento para adjuntar a la hoja de vida a Recursos Humanos.
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2.4 GESTIÓN FINANCIERA
La labor de este proceso consiste en asesorar y apoyar a la Comisión, en el cumplimiento de las

funciones de temas como: presupuesto, tesorería, contabilidad y recaudo de la contribución. Así mismo
se encarga de manejar los recursos y el presupuesto de la Entidad, recaudar los ingresos, velar por el
cumplimiento de trámites y reglamentos legales de todos los procesos relacionados con la
administración de recursos y especialmente los relacionados con la presentación oportuna de los
reportes de información según la normatividad vigente.
También se efectúa seguimiento permanente a la adecuada ejecución presupuestal de la Entidad, así

como garantizar el cumplimiento de las obligaciones relativas a la información contable y tributaria
dentro de los planes establecidos y de acuerdo con las disposiciones legales vigentes; elaborar la nómina
de los funcionarios de la entidad y realizar todas las liquidaciones, trámites y pagos relacionados con
las obligaciones que tiene la Entidad en materia laboral, entre otros.
En el manejo del recaudo de la contribución, se desprenden los procedimientos de fiscalización y/o

cobro coactivo de la cartera.
(Volver al Índice)
A nivel presupuestal y de acuerdo con la procedencia de los recursos de la entidad (fuente de

financiación para atención del gasto), Fondos Especiales, la CRC hace parte del Presupuesto General de
la Nación.
Por lo anterior, la gestión financiera está sujeta a los lineamientos y directrices dados por el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público, lo que incluye un manejo presupuestal a través de la herramienta del
SIIF Nación. Todos los gastos en que incurra la Entidad deben estar contemplados en el presupuesto
que para tal fin le ha sido aprobado anualmente a través del Decreto de Liquidación que expide el
Gobierno Nacional.

Debido a que es la CRC quien recauda la contribución, nuestros recursos son: Nación Sin Situación de
Fondos.
Los tipos de gasto que le son aprobados a la entidad son: de funcionamiento y de inversión. Los Gastos
de Funcionamiento son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para
cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley. Los gastos de Inversión, son
aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente
productivas, o que se materialicen en bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por
oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse con su empleo.
Se presta apoyo a la Coordinación de Planeación en el proceso de gestión de todo lo relacionado con la

preparación, seguimiento y aprobación del anteproyecto de presupuesto para la vigencia siguiente de
acuerdo con los diferentes proyectos de la agenda regulatoria de la CRC y los gastos de funcionamiento.
La Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera gestiona para aprobación del órgano máximo
de la entidad, la Sesión de Comisión, lo relacionado con la Tarifa de Contribución a cobrar a aquellos
sobre los que recae este cobro, recursos con los cuales se podrá ejecutar el presupuesto de gastos que
aprueba el Gobierno Nacional.
El manejo de la ejecución presupuestal de la Entidad, se trabaja en línea a través del aplicativo del SIIF
Nación. Se inicia con el cargue del anteproyecto presupuestal, que es el resultado del ejercicio
adelantado junto con la Coordinación de Planeación y que ha sido aprobado por la Dirección Ejecutiva.
Al iniciar la vigencia, cuando se cuenta con la aprobación del presupuesto, se da inicio a su ejecución a
través de la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal que amparan cada una de las
contrataciones a realizar, así como los gastos relacionados con la nómina, servicios públicos, impuestos,
etc.
Una vez se ha surtido el proceso de contratación y se tiene definido el proveedor del bien o servicio a
suministrar a la CRC, así como se obtiene lo relacionado con los gastos de nómina, servicios públicos,
impuestos, administraciones, se expide el correspondiente registro presupuestal del compromiso.
En caso que no se cuente con los recursos suficientes, se realiza traslado presupuestal el cual en algunos
casos requiere aprobación por parte del Ministerio TIC como del Ministerio de hacienda y Crédito Público,
trámite que se debe realizar para contar con las aprobaciones respectivas.
Durante la ejecución de los proyectos de la Entidad, se puede contemplar la opción de acudir a vigencias
futuras cuando la duración de la prestación del bien o servicio supere la vigencia actual. Este proceso
para los gastos de funcionamiento se adelanta ante los Ministerios TIC y de Hacienda y Crédito Público.
En el caso de los Gastos de Inversión, se requiere adicionalmente contar con los avales del
Departamento Nacional de Planeación.

Seguimiento al Presupuesto, en las reuniones del Comité Directivo se realiza seguimiento a la ejecución
presupuestal durante la vigencia, de igual manera el Ministerio TIC de manera permanente solicita
información sobre la ejecución.
(Volver al Índice)
Las Leyes 1341 y 1369 de 2009, y 1507 de 2012, estipulan que para recuperar los costos del servicio
de las actividades de regulación que presta la CRC, todos los proveedores sometidos a la regulación de
la Comisión, están sujetos al pago de una contribución anual hasta del uno por mil (0,1%), de sus
ingresos brutos por la provisión de sus redes y servicios de telecomunicaciones, excluyendo terminales
o por la prestación de servicios postales, excluyendo servicio postal universal.
De acuerdo con lo anterior, y dependiente del Presupuesto de Gastos asignado a la CRC, se adelantan
las gestiones para establecer anualmente la tarifa de contribución, la cual aprueba la Sesión de
Comisión.
La contribución se liquida en dos cuotas al año. Todo el proceso de liquidación, presentación y pago se
realiza de manera virtual a través de la página web www.siust.gov.co, para lo cual aquellos obligados
ingresan con sus claves de acceso, las cuales deben ser solicitadas previamente ante la Mesa de Servicio
Sectorial del Mintic, diligencian la información financiera y generan su formulario de declaración, el cual
pueden pagar a través de botón PSE o imprimiéndolo y presentándolo por ventanilla ante Bancolombia.
Todas las dudas que tienen los regulados de la CRC sobre el tema de la liquidación de la contribución,
son atendidas de manera telefónica o presencial.
Teniendo en cuenta las atribuciones de ley, en Contribuciones se desarrollan las siguientes actividades:
 Gestión de Omisos: se realiza a aquellos que nunca han declarado o para los que lo han hecho
de manera intermitente, en primera instancia oficiándolos por medio de un persuasivo para
declarar. En segunda instancia, a través de un emplazamiento. En caso que no atiendan las
notificaciones, se realizan las actividades pertinentes dentro del procedimiento tributario.
 Gestión de Cobro de Cartera: para aquellos que han declarado, pero no han pagado. Se realizan
notificaciones de cobro, en caso que no sean atendidas se inicia el proceso de cobro coactivo.
 Auditoria de las declaraciones presentadas: de acuerdo con el resultado de las auditorías
realizadas, en el momento en que se determinen inconsistencias en las declaraciones, y
teniendo en cuenta los vencimientos de ley se da inicio al procedimiento tributario.

Sin perjuicio de lo establecido en normas especiales, las sanciones por el incumplimiento de las
obligaciones relacionadas con la contribución serán las mismas establecidas en el Estatuto Tributario
para el impuesto sobre la renta y complementarios y en concordancia con la Resolución CRC 3789 de
2012.
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Para el manejo de la Contabilidad, la CRC atiende las disposiciones de la Contaduría General de la

Nación, relacionadas con la adopción del Régimen de Contabilidad Pública, teniendo en cuenta la
convergencia hacia estándares internacionales de información financiera del Sector Público (NICSP). La
Entidad registra en sus estados financieros la totalidad de las operaciones realizadas para reconocer los
derechos, bienes y obligaciones ciertas, que representan los activos, los pasivos, el patrimonio, los
ingresos y gastos ordinarios y extraordinarios.
Por disposición del Decreto Único Reglamentario 1068 de 2015, el uso del SIIF Nación como sistema
que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, es de carácter
obligatorio para todas las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación,
esto con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos de presupuesto.
La Entidad en general le proporciona la información necesaria para la ejecución de cada ciclo contable,
esto adicional a los tramites de pagos y de nómina que en su interior se tramitan. Algunos reportes le
llegan con periodicidad mensual, como la Tesorería que le remite los extractos bancarios y reportes de
la Cuenta Única Nacional para la elaboración de las conciliaciones respectivas; a su vez Contribución le
entrega las conciliaciones de cartera, elaboradas a partir del sistema SIUST, para determinar los saldos
de estas obligaciones tanto de capital, intereses y sanciones, al igual que las conciliaciones de ingresos
fiscales por estos mismos conceptos. A nivel trimestral la Coordinación de Asesoría Jurídica y Solución
de Controversias, le hace llegar el consolidado de los procesos judiciales que cursan en contra de la
Entidad, los cuales también son registrados.
Teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación en su Resolución 119 de 2006, establece la
creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora
del área contable y financiera de las entidades, allí son llevados los temas que requieren del aval para
mantener las cifras financieras confiables y con oportunidad.
(Volver al Índice)

Derivado de las diferentes situaciones administrativas que pueden
presentar los funcionarios de la CRC, así como la vinculación y
desvinculación de la planta de personal, Gestión Humana remite a
Contabilidad estas novedades para ser tramitadas en la nómina respectiva a través
del correo novedades@crcom.gov.co. De igual manera, a nivel de descuentos,
aquellos diferentes a los obligatorios, éstos son remitidos por los funcionarios en
físico o vía correo electrónico a Contabilidad, dentro del tiempo establecido para su recepción. Estas
novedades son incluidas en el aplicativo de nómina, realizando las validaciones respectivas se obtienen
los documentos soportes que suscribe el Director Ejecutivo, o su delegado para tal fin, como autorización
para gestionar el pago de la nómina.
El trámite de pago de la nómina, se realiza a través del aplicativo SIIF Nación, e incluye trabajo
mancomunado entre Contabilidad, Presupuesto y la Tesorería. Teniendo en cuenta que los recursos de
la CRC se encuentran depositados en la Cuenta Única Nacional, el proceso de giro lo hará directamente
el Banco de la República a través de la dispersión a cada una de las cuentas de los funcionarios en la
fecha establecida por la CRC.
Actualmente la Dirección del Tesoro Nacional, estipula que este proceso en el SIIF debe realizarse con
dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha límite de pago. Aplica para todo tipo de pagos a realizar
por parte de la CRC3.
Una vez se ha pagado la nómina, de adelanta el trámite de pago de las deducciones practicadas a los
funcionarios como libranzas, ahorros en fondo de empleados y cooperativa, aportes voluntarios, aportes
AFC, etc, recursos que se solicitan a través del aplicativo SIIF Nación a fin de contar con el dinero en la
cuenta bancaria de la Entidad para poderlos realizar.
Asociado a la nómina, también está el pago de la planilla PILA y del Fondo Nacional de Ahorro, para lo
cual, con ayuda del aplicativo de la nómina y las validaciones respectivas, se generan los reportes
necesarios para ser suscritos por el Director Ejecutivo, o su delegado. De igual manera, los tramites de
los recursos se realizan a través del aplicativo SIIF Nación. Al FNA se remite archivo plano con los
valores pagados.
Anualmente, la Entidad expide a cada servidor público el certificado de Ingresos y Retenciones en la

Fuente derivado de los ingresos recibidos en el año inmediatamente anterior.
Como empleado de la planta de personal de la CRC, se tiene el derecho al pago de:
3
Circular Externa 023 del 3 de noviembre de 2015, Dirección de Crédito Publico y Tesoro Nacional

- Asignación básica: De acuerdo con el cargo que ocupa en la CRC y con la escala salarial
establecida por el Gobierno Nacional de manera anual, se liquidará lo correspondiente a
asignación básica teniendo en cuenta el número de días trabajados.
- Prima técnica factor o no factor: Se pagará de acuerdo con el porcentaje asignado

mediante resolución.
- Gastos de representación: El decreto de sueldos anual que expide el DAFP, indica que
esta asignación aplica para los Expertos Comisionados.
- Subsidio de alimentación: Para aquellos empleos cuya asignación básica mensual sea
inferior a lo establecido en el decreto de sueldos que expide anualmente el DAFP, se les
reconocerá este subsidio, en la cuantía que el mismo decreto estipule.
- Horas Extras, Dominicales y Festivos: De acuerdo con el Decreto anual de sueldos del
DAFP, se reconoce a los empleados que estén en los niveles allí autorizados.
- Bonificación de servicios: Esta bonificación se reconocerá y pagará al empleado cada vez

que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad (art. 45 Decreto 1042 de 1978).
Este valor equivale al 35% de la sumatoria de la asignación básica + prima técnica que
constituye factor + gastos de representación. Para aquellos que su asignación básica
mensual, sea inferior al establecido en el tope del decreto anual de sueldos del DAFP, se le
pagará el 50% de bonificación de servicios, y la base de cálculo será la misma.
- Prima de Servicios: Se tendrá derecho a una prima de servicio anual equivalente a quince
días de remuneración, que se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada
año, esto siempre y cuando el funcionario haya laborado desde el 1 de julio del año
inmediatamente anterior al 30 de junio del presente año. En caso contrario, se pagará en
forma proporcional, siempre y cuando en el tiempo antes mencionado se haya laborado
mínimo 180 días. En caso de no cumplir con este requisito, el tiempo dejado de pagar, se
tendrá en cuenta en la liquidación del año siguiente.
- Vacaciones: Todo funcionario tiene derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por
cada año de servicio. Para tu solicitud deberás tramitar el formato de “ Solicitud de
Vacaciones” dentro de los plazos establecidos para adelantar el trámite de pago
oportunamente. El pago oportuno es mínimo 5 días antes de iniciar la fecha del disfrute (art.
18 Decreto 1045 de 1978).
- Prima de vacaciones: La prima de vacaciones será equivalente a quince días de salario por
cada año de servicio (art. 25 Decreto 1045 de 1978) y se pagará con las vacaciones tomadas.
No es factor Salarial.

- Bonificación de recreación: Por cada periodo de vacaciones se pagará por este concepto
una cuantía equivalente a dos (2) días de asignación básica mensual. No es factor salarial.
- Prima de navidad: Cifra equivalente a un me de salario por todo el año laborado, con base
en el último salario devengado a 30 de noviembre de cada año. Se pagará en la primera
quincena del mes de diciembre. Cuando no hubiese trabajado todo el año, se pagará en
forma proporcional. No es factor salarial.
- Cesantías: La entidad consigna mensualmente la doceava parte de los ingresos factor

recibidos por cada empleado en el mes, ante el Fondo Nacional de Ahorro - FNA, entidad
administradora de las cesantías del sector público, acorde con la ley. El FNA las consolida
anualmente teniendo en cuenta el vencimiento establecido para esto.
Adicionalmente, la CRC se encuentra vinculada a la Caja de Compensación Familiar

Compensar, a cuyos servicios se puede acceder en sus diferentes sedes de acuerdo con la oferta
de Compensar y pagando la cuota que de acuerdo con el rango salarial aplica. A través de la caja
también se puede tomar el servicio de crédito de libranza en sus diferentes modalidades. En la
página de la Caja se encuentra todo lo relacionado y el trámite que debe realizarse.
Por el convenio que actualmente la CRC tiene con la entidad financiera a través de la cual recauda
la contribución, hay acceso al beneficio del crédito a través de la modalidad de libranza para que
sea descontado y pagado a través de la nómina, a una tasa preferencial respecto del mercado
financiero.
Así mismo, por ser la CRC una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio TIC, los
funcionarios de la CRC pueden vincularse a la Cooperativa COOPMINCOM y al Fondo de
Empleados FODECOM, para realizar ahorro y obtener beneficios en créditos los cuales se
descuentan de la nómina.
(Volver al Índice)
Teniendo en cuenta que la Entidad para el cumplido de sus funciones suscribe contratos con diferentes
proveedores, éstos como contraprestación obtienen el pago estipulado en su contrato al darle
cumplimiento al objeto contratado.
Para su trámite, el contratista deberá radicar ante la CRC su factura o cuenta de cobro, según
corresponda, aportando si es persona jurídica, la certificación de pago de aportes al Sistema de

Seguridad Social Integral4; si es persona natural, el certificado o planilla de pago de aportes a salud,
pensión y riesgos profesionales. De igual manera deberá radicar el informe de actividades que soporte
el cobro que está realizando.
El supervisor del contrato respectivo, certifica la satisfacción de la recepción de los bienes o servicios
contratados, para lo cual expide el documento correspondiente y lo entrega a Contabilidad, quien de
acuerdo con los tiempos establecidos realizará el trámite de cuentas para entregar a la Tesorería y así
continuar con el proceso de pago.
En la Tesorería hecha la revisión de los documentos presentados para el tema del pago, se realiza la
correspondiente orden de pago y su aprobación en el aplicativo SIIF Nación, para que finalmente la
Dirección del Tesoro Nacional, mínimos dos días hábiles después, situé los recursos en la cuenta
bancaria del contratista, la cual de acuerdo con el Decreto 2674 de 2012 debe estar consignada en la
minuta del contrato.
Para el pago a los contratistas, es necesario que su cuenta bancaria esté registrada en el sistema CENIT
(Compensación Electrónica Nacional Interbancaria), operado por el Banco de la República.
(Volver al Índice)
La Entidad adicionalmente debe que realizar el pago de los servicios públicos, de los impuestos a cargo
(predial, vehículos, valorización, etc), giro de las retenciones practicadas a los contratistas (retenciones
a título de renta, Iva, Ica, obra, contribuciones, etc), por lo que Contabilidad solicita la asignación de
presupuesto respectiva para cada gasto, cuando aplica, y genera los correspondientes comprobantes
de pago, que son entregados a Tesorería para su giro. Verificada la información que se encuentra en el
aplicativo SIIF Nación, se realiza la solicitud de recursos para el respectivo pago.
(Volver al Índice)
La Entidad cuenta con una herramienta de gestión para llevar a cabo el registro y control de sus activos
fijos y elementos de consumo. Este sistema incluye el proceso de depreciación, ingresos y salidas de
almacén, la generación de los reportes necesarios para el monitoreo y seguimiento de los mismos, al
4
Ley 789 de 2002 artículo 50 Control a la evasión de los recursos parafiscales

igual que la interfaz con las afectaciones contables respectivas. Esta aplicación provee al área contable
de los registros y reportes necesarios para contabilizar los ingresos, bajas y depreciaciones de activos
fijos, lo mismo que los ingresos y salidas de almacén de cada periodo.
La entidad por norma debe realizar por lo menos una vez inventario a 31 de diciembre, sin embargo,
se realizan inventarios sorpresa en el transcurso de la vigencia.
(Volver al Índice)
El fin del manejo de la Tesorería es proyectar, ejecutar y controlar el pago de las obligaciones de la
Comisión de Regulación de Comunicaciones a funcionarios y proveedores de bienes y servicios, entre
otros, a través de la Cuenta Única Nacional y de las cuentas bancarias de la Entidad, ajustándose a los
requerimientos legales, el manejo de las cajas menores de gastos generales y de viáticos.
Contabilidad le proporciona todo aquello relacionado con el pago del presupuesto de gastos de la
entidad.
De manera mensual, y previo cumplimiento de la reciprocidad con el banco, se debe tramitar lo

relacionado con el giro de recursos hacia la CUN.
De acuerdo con la ejecución de los gastos se adelanta todo el proceso de gestión de pago de las
obligaciones adquiridas por la Entidad.
Teniendo en cuenta que en el ejercicio de las funciones de la Entidad se presentan necesidades

urgentes, imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser
atendidas por los canales normales de contratación, es preciso disponer de mecanismos ágiles y
oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias, tales como el uso de recursos a
través de cajas menores las cuales se manejan de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único
Reglamentario 1068 de 2015 en el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores.
(Volver al Índice)

La Comisión de Servicios, de acuerdo con el Decreto Único Reglamentario 1083 de
2015, es una situación administrativa en que pueden estar los servidores públicos. El
empleado se encuentra en esta situación cuando, por disposición de autoridad
competente, ejerce las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede
del cargo, cumple misiones especiales conferidas por los superiores, asiste a reuniones,
conferencias o seminarios, o realiza visitas de observación que interesen a la
administración.
La Orden de Desplazamiento, se otorga a los contratistas de la Entidad, siempre y

cuando se estipule en el respectivo contrato la necesidad de desplazarse a sitios diferentes
del domicilio contractual.
La Resolución CRC 283 de 2015, indica el procedimiento para otorgar y pagar comisiones
y ordenes de desplazamiento, el cual a grandes rasgos comprende:
El Coordinador RII, presenta ante el Comité de Comisionados el listado de eventos a los cuales la Entidad
ha sido invitada a participar o que la misma CRC organice. También pueden presentar solicitud de
participación en eventos, otros coordinadores.
Para las comisiones y ordenes de desplazamiento al interior del

país, luego de la aprobación del Comité de Comisionados, se comunica
a todos los interesados sobre la decisión, entre ellos al funcionario
encargado de la gestión de tiquetes y al responsable de la Caja Menor de Viáticos. Si hay tramos de
viaje terrestre se debe pedir el pago del mismo a la Coordinación de Gestión Administrativa, esto es en
transporte público colectivo. Si por situaciones de orden público u otras, el designado considera que no
debe ser en este tipo de transporte, deberá solicitar autorización a la Coordinación Ejecutiva. Si se
cuenta con recursos en la caja menor de viáticos, se hará el respectivo pago de esta cuenta, de lo
contrario se deberá realizar el trámite a través del SIIF Nación y la Cuenta Única Nacional.
Para las comisiones de servicio al exterior del país, luego de la aprobación del Comité de
Comisionados, se requiere tramitar autorización con el Ministerio Tic y la Presidencia de la República.
Una vez se cuenta con la aprobación respectiva se comunica a todos los interesados sobre la decisión,
entre ellos al funcionario encargado de la gestión de tiquetes y al responsable de la
Caja Menor de Viáticos. Si se cuenta con recursos en la caja menor de viáticos, se
hará el respectivo pago de esta cuenta, de lo contrario se deberá realizar el trámite
a través del SIIF Nación. Para las órdenes de desplazamiento al exterior, solo se
requiere la aprobación del Comité de Comisionados, para proceder al pago de la
misma.

Para los viáticos y desplazamientos al exterior, éstos se pagarán a la TRM del día del pago.
Legalización de viáticos y comisiones de desplazamiento: dentro de los tres días hábiles

siguientes, quien comisionó legaliza mediante memorando dirigido al Coordinador de Gestión
Administrativa y Financiera, acompañado del cumplido de comisión, el cual será suscrito por un
funcionario o autoridad del sitio al cual se desplazó el comisionado, o la escarapela recibida en el lugar
del evento, o lista de asistentes a la reunión objeto de comisión, acta de audiencia o carta de invitación
y copia de los pasabordos, certificación de la aerolínea o de la empresa contratista que suministra los
tiquetes aéreos en la que conste que el funcionario viajó.
Para tener en cuenta:

1. Cuando en el sitio de la comisión de servicio o de desplazamiento, el aeropuerto no se
encuentre dentro de la ciudad de destino o no exista transporte aéreo y la CRC no
suministre el transporte terrestre, el funcionario en comisión o desplazamiento solicita
mediante correo electrónico a la Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera el
pago de los transportes adicionales en transporte colectivo a la tarifa de las empresas
de transporte intermunicipal que opere en la región. Si el funcionario o contratista
considera que se le deba suministrar transporte diferente al estipulado anteriormente,
realiza la solicitud con la debida justificación mediante correo electrónico a la
Coordinación Ejecutiva, quien tendrá la discreción de autorizar el pago.
2. Solo se reconocerá el ciento por ciento (100%) del valor de los viáticos diarios si el
funcionario público o contratista, por estrictas necesidades del servicio, pernocta en el
lugar de la comisión. En caso contrario se le reconocerá el 50% de ese valor.
3. El gasto de transporte terrestre y/o fluvial se entenderá legalizado con la presentación
del cumplido, lista de asistentes o escarapela de asistencia al evento.
4. Si para cumplir con la comisión de servicios o de desplazamiento, requiere llevar
material como publicaciones, etc, pueden solicitar enviarlo por anticipado al lugar del
evento a través del servicio de mensajería.
5. La Coordinación de Gestión Administrativa y Financiera se abstendrá de tramitar
órdenes de comisión de servicios a nombre de funcionarios o de desplazamiento a
contratistas que tengan pendiente de legalización alguna comisión de servicios o
desplazamiento, respectivamente, bien sea al interior o al exterior del país
6. En caso que la comisión no se realice y la misma ya haya sido pagada, el comisionado
deberá realizar la devolución de recursos, a más tardar el día hábil siguiente, así como
que deberá informar los motivos por los cuales no se llevó a cabo la comisión
(Volver al Índice)

En el marco de la transparencia que rige a las entidades estatales, la CRC debe presentar informes a
diferentes órganos de control o de nivel estadístico, entre otros. Para las entidades que utilizan el SIIF
Nación, la información es extraída por los diferentes usuarios directamente del aplicativo. Para la
presentación de informes, la periodicidad varia ya que pueden ser:
Mensuales:
 Contabilidad - Balance general
 Tesorería – A la DTN la conciliación de la CUN e informar sobre los recursos a trasladar a la
CUN. Carga de extractos bancarios en el SIIF Nación
Trimestrales:
 Contabilidad – A la CGN el cierre contable trimestral y reporte de operaciones recíprocas,
también es publicado en la página web de la CRC; al Banco de la República el informe compra
de divisas
 Tesorería – Al DANE reporte de divisas compradas
Semestrales:
 Contabilidad – A la CGN en el aplicativo CHIP el Boletín de Deudores Morosos
Anuales:
 Contabilidad – A la CGN los estados financieros y notas a los estados, reporte de operaciones
recíprocas, también es publicado en la página web de la CRC; a la CGR el reporte de costos de
nómina, Sireci; a la DIAN el reporte de medios magnéticos; al Fondo Nacional de Ahorro el
consolidado de cesantías de los funcionarios de la CRC); a la Secretaria de Hacienda Distrital el
reporte de medios magnéticos distritales.
 Tesorería - a la División PAC del Ministerio de Hacienda Proyección de los pagos a realizar
mensualmente en la siguiente vigencia.
(Volver al Índice)

2.5 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
En esta parte, llevamos el control administrativo en cuanto al manejo físico de los bienes de la CRC,
velamos por la seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas, el mantener debidamente asegurados
los bienes de la entidad a través de la suscripción de pólizas de seguros tales como: Global de manejo,
de corriente débil, de bienes muebles e inmuebles, entre otros. Se coordinan las actividades de:
 Almacén, bienes de consumo

 Bienes devolutivos
 Administrar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la CRC, así
como el suministro de combustible
 Mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones internas de la CRC
Todo lo anterior, se gestiona a través de la generación de los procesos contractuales para cubrir tales
requerimientos, como lo es los estudios previos, estudios de mercado y posterior supervisión de la
ejecución de los contratos.
La administración y toma física de inventarios de bienes devolutivos y de consumo se gestionan a través

de una herramienta para llevar su control.
De igual manera, teniendo en cuenta que las instalaciones de la CRC fueron adquiridas bajo el esquema
de propiedad horizontal, de acuerdo con la Ley 675 de 2001, se atiende lo relacionado con los
requerimientos de y hacia la Administración del Edificio Link 7-60 en los temas que se llegaren a
presentar como la asistencia a Consejos y Asambleas, mantenimiento de zonas comunes, alquiler de
salas cuando las de la CRC no estén disponibles.
Tenemos creados los siguientes SAS, los cuales sirven para:
 sas_plantafisica@crcom.gov.co: se atienden todas las solicitudes referentes a mantenimientos

preventivos y correctivos de las instalaciones.
 sas_inventarios@crcom.gov.co: Se gestionan las solicitudes de asignación, traslado y
devolución de bienes devolutivos de la entidad.
 sas_retiroequipos@crcom.gov.co: Cuando se requiere retirar algún computador de la Entidad,
para trabajar fuera de ella. Esto con el ánimo de mantener informada a la CRC y en caso de
presentarse algún siniestro poder gestionar ante la aseguradora la respectiva reclamación.
 sas_almacen@crcom.gov.co: para atender las solicitudes de entrega de suministros de bienes
de consumo, papelería y útiles de escritorio.

Cuando se tienen bienes obsoletos o dañados, la entidad realiza el proceso de " Martillo", en el cual se
efectúa la subasta de estos bienes. Para lo anterior, se adelanta la consolidación de los datos de los
bienes a enajenar, con su respectivo concepto o causal.
(Volver al Índice)

3. GLOSARIO
 FONDOS ESPECIALES: Corresponden a las apropiaciones presupuestales de los órganos que

forman parte del Presupuesto Nacional - PN financiadas con los ingresos definidos en la ley para
la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin
personería jurídica creados por el legislador,5 para desarrollar el objeto para el cual se constituyó
el respectivo fondo.
 CUN: Cuenta Única Nacional de la Dirección del Tesoro Nacional
 DTN: Dirección del Tesoro Nacional
 CGN: Contaduría General de la Nación
 CGR: Contraloría General de la República
 CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública
 BDME: Boletín de Deudores Morosos del Estado
 PIC: Plan Institucional de Capacitación
 SIRECI: Sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes
(Volver al Índice)
5
El Estatuto Orgánico de Presupuesto los define en el artículo 30 (Ley 225 de 1995 art. 27)


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CARTILLA DE LA COORDINACIÓN DE

mantener el mejoramiento continuo, y en nuestra Coordinación ponemos a disposición

1.1 Estructura de la CRC

1.2 Grupos Internos de Trabajo

2.2 Programa de Gestión Documental

2.3 Gestión Humana

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2.4 Gestión Financiera

2.5 Gestión de Recursos Físicos

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La Comisión de Regulación de Comunicaciones es una Unidad Administrativa Especial, sin Personería

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También, apoyamos a la Entidad en la atención de consultas o conceptos de carácter administrativo y

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El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los

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Para mayor información se puede consultar el Manual de Contratación, dispuesto en la Intranet de la

El supervisor de cada contrato es asignado al momento de su suscripción.

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El Programa de Gestión Documental incluye:

 Producción documental: Aquí se tiene la radicación de correspondencia,

 Gestión y trámite: Consiste en la distribución y asignación de los

 Organización documental: Basada en las Tablas de Retención

 Disposición de los documentos: Allí se establece la disposición final de los documentos, es de

Cartilla Proceso Gestión Administrativa y Financiera Cód. Proyecto: 6000-0-00 Página 14 de 46

Zulma Walteros Actualizado: 15/12/2016 Revisado por: Revisión No. 1

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Zulma Walteros Actualizado: 15/12/2016 Revisado por: Revisión No. 1

Gestión Humana se encarga de atraer, desarrollar, motivar y retener a

Se realiza la debida custodiada y actualización de las hojas de vida de los

Respecto de las Resoluciones de Carácter Administrativo Interno, en el proceso se elaboran, se

El Departamento administrativo de la Función Pública en su Cartilla Laboral describe las situaciones

Cartilla Proceso Gestión Administrativa y Financiera Cód. Proyecto: 6000-0-00 Página 16 de 46

Zulma Walteros Actualizado: 15/12/2016 Revisado por: Revisión No. 1

o Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando

El salario con el cual se reconocerá la licencia por enfermedad es el salario de cotización

Por lo anterior, es necesario entregar a Gestión Humana, la respectiva incapacidad

Si la licencia de enfermedad es otorgada por enfermedad laboral de acuerdo con el

o Licencia de maternidad: De acuerdo con el artículo 1° de La Ley 1468 de junio 30

Cartilla Proceso Gestión Administrativa y Financiera Cód. Proyecto: 6000-0-00 Página 17 de 46

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 Encargo: El encargo es una figura que se encuentra contenida en

o Encargo en Empleos de Carrera : El artículo 24 de la Ley 909 de 2004 establece:

Cartilla Proceso Gestión Administrativa y Financiera Cód. Proyecto: 6000-0-00 Página 18 de 46

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