Inf-02 (04-2008) Funcenat

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
FunCeNAT:
“Evaluación de la administración y manejo de Fondos
Públicos del CeNAT a través de FunCeNAT”
(Octubre de 2006 a Diciembre de 2007)
INF-002 (04-2008)
Abril, 2008
CONTENIDO
I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .......................................... 1
II. RESUMEN DE HALLAZGOS........................................................................................................ 9
III. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ................................................................................... 12
LV. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 64
V. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................. 65

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .......................................... 1
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
1.1 ORIGEN ..................................................................................................................................... 1
1.2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 1
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 1
1.4. ALCANCE ................................................................................................................................. 1
1.5 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ............................................................... 2
1.6 REGULACIONES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ................................ 2
1.6.1. RESPONSABILIDAD POR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................... 3
1.6.2 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS EN EL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO: .............................................................................................................. 3
1.6.3. LOS INFORMES DE AUDITORÍA: ..................................................................................... 4
1.6.4 CAUSALES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: ............................................ 5
2. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 5
2.1 GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN DEL CENTRO NACIONAL DE ALTA

TECNOLOGÍA: ................................................................................................................................ 5
2.2 REGULACIONES DE LA LEY DE FUNDACIONES Y SUS REFORMAS .......................... 6
2.3 REGULACIONES DE LA LEY 7806, AUTORIZACIÓN PARA TRASPASO DE UN
INMUEBLE AL CENTRO NACIONAL DE ALTA TECNOLOGÍA ............................................ 6
2.4 LIMITACIONES ........................................................................................................................ 6
3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ................................................................................................ 6
4. RESULTADOS ................................................................................................................................. 8
I. Descripción del estudio realizado - Metodología
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El origen del estudio obedece al cumplimiento del Plan Anual de trabajo 2008 de la Auditoría Interna,
aprobado por el Consejo Nacional de Rectores y presentado a la Contraloría General de la República.
1.2. Objetivo General
Verificar la existencia de un marco de control interno que garantice un adecuado manejo de los fondos
públicos.
1.3. Objetivos Específicos
a) Revisar que las partidas más significativas, de los Estados Financieros de la FunCeNAT, se
encuentran de acuerdo con las normas contables, y en apego a las regulaciones de los entes
fiscalizadores.
b) Dar prioridad a la revisión de las cuentas en las cuales se manejan y se registran fondos
públicos.
1.4. Alcance
El estudio comprendió el período entre octubre 2006 y diciembre 2007, aplicando técnicas de auditoría
y tomando muestras para evidenciar la revisión efectuada, según el criterio del auditor.
El período a analizar es de 15 meses, ya que en diciembre 2007, la Fundación solicitó el cambio del
período económico, operativo, presupuestario y contable, el cual era del 01 de octubre al 30 de
setiembre. El nuevo período quedó establecido, para uniformar todas sus actividades, iniciando el 01
de enero y concluyendo el 31 de diciembre.
La fuente de información utilizada para el desarrollo del estudio la constituyeron los archivos de la
Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología, el cuestionario de control interno aplicado a la
jefatura, y parcialmente a la contadora, entrevistas realizadas al personal, la observación e información
solicitada a otras dependencias Institucionales, así como estudios de auditoría interna y externa
realizados anteriormente.
Los fondos públicos de la FunCeNAT están conformados y registrados para su análisis en tres grupos:
1- CeNAT-MICIT: los cuales cubren la ejecución de las actividades de la Dirección General del
CeNAT, el CAI (Consejo Asesor Internacional), el CAE (Consejo Asesor Empresarial), Comunicación
Institucional, Gestión Ambiental, Ciencia-Cultura y Sociedad, LANOTEC (propiamente los gastos del
Director de ese programa)
Funcenat - Informe de Auditoría Interna 1 de 71

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2- Fondos del Sistema: los cuales cubren la ejecución de las actividades en los proyectos del PRIAS-
CeNAT, CLUSTER-CeNAT, LANOTEC-CeNAT.
3- Fondos Públicos: los cuales cubren la ejecución de los proyectos de CeNAT-Fondos Públicos,
CeNAT-Otros Recursos (Uso de Instalaciones), Fondo Operativo.
Los conformados en los dos primeros grupos fueron retomados por la FunCeNAT a partir de setiembre
2007, ya que en el 2006 la Auditoría Interna, basada en resultados de un estudio realizado, solicitó al
CONARE no traspasar fondos a la Fundación por inadecuado manejo y registro de los mismos. De
enero 2007 a agosto 2007, los fondos públicos incluidos en esos dos grupos, fueron administrados por
la contabilidad de OPES, por lo tanto, para estos dos grupos, son cinco meses los que corresponden al
alcance de la revisión.
En cuanto al tercer grupo, se revisó mediante muestras, los quince meses, pues no constituyen fondos
trasladados por el CONARE, sino que son fondos generados de la operación de la Fundación.
1.5 Responsabilidad de la Administración
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados
obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno que impera
en la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología (FunCeNAT), ente que administra los fondos
del Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT); actividad que fue evaluada de conformidad con las
normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la
República.
1.6 Regulaciones de la Ley General de Control Interno
La Ley General de Control Interno en su artículo número 4, señala:
“Artículo 4º—Aplicabilidad a sujetos de derecho privado. Los sujetos de derecho privado que
los sujetos de derecho privado que, por cualquier título, sean custodios o administradores de
fondos públicos, deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control
interno que al efecto emita la Contraloría General de la República.
Aparte de las otras sanciones que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los sujetos de
derecho privado que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos o reciban
beneficios patrimoniales de entes u órganos estatales, podrán ser sancionados, según lo
dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº
7428, del 7 de setiembre de 1994, cuando incumplan lo estipulado en el párrafo anterior.
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en
cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados
entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de
Información y Seguimiento.

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Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y
mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de
una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.”
(inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto de
fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados
por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos
riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se

llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y
los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.” (inciso
g) artículo 2, Ley General de Control Interno)
Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y,

posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización,
en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos trazados…”
(artículo 16 Ley General de Control Interno).
Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para
valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo,
para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con
prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).
1.6.1. Responsabilidad por el sistema de control interno
Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de
control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar
las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
1.6.2 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:
Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control
interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá
cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
[…]
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría
externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.
[…]
Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta
como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el

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desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.
Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la
información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás
aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información
registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares

subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre
otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa
que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo

institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
1.6.3. Los informes de auditoría:
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la
siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de
la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al
jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales
objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos
detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría
interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia
iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el
auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las
objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas,
en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al
jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable
de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de

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las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá
ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo
debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme
la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría
interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para
exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el
asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho
días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del
jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez
completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo
resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas
en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de
septiembre de 1994.
1.6.4 Causales de Responsabilidad Administrativa:
Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales
previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
[…] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les
asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las
recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les
puedan ser imputadas civil y penalmente.
2. GENERALIDADES
2.1 Generalidades de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología:
La FunCeNAT fue constituida el 04 de noviembre de 1997, y publicado en Gaceta Nº224 del 20 de

noviembre 1997. Fue creada con fines educativos, científicos, tecnológicos, culturales y artísticos.
Esta Fundación constituye el brazo administrativo-contable, que coadyuva en el funcionamiento de

programas y proyectos del CeNAT. Para su funcionamiento, además del acta constitutiva, cuenta con
un Reglamento Interno, así establecido mediante Acta Nº3 de la Junta Administradora y mencionado
en los estatutos según cláusula décimo tercera.
La Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología reporta directamente a la Junta Administradora de

dicha Fundación, conformada por los cuatro rectores de la Educación Superior Estatal, un designado
del Poder Ejecutivo y un miembro designado por la Municipalidad.

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La labor administrativa-contable de la FunCeNAT está conformada por cuatro funcionarios, los cuales
son:
 1 Director Administrativo
 1 Contadora
 1 Auxiliar Contable
 1 Asistente Contable y Administrativa
Este equipo de trabajo tiene a cargo la administración y control de los fondos públicos y privados del
Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT), así conferido mediante Ley 7806.
2.2 Regulaciones de la Ley de Fundaciones y sus Reformas
2.2.1. Ley 8151, Reforma al Artículo 18 de la Ley de Fundaciones del 03 de diciembre 2001
“Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente, y manejo de fondos públicos
por parte de las fundaciones, éstas deberán llevar en una cuenta separada las donaciones que
reciban y procedencia de éstas, y deberán especificar en qué se invierten (...)”
2.3 Regulaciones de la Ley 7806, Autorización para Traspaso de un Inmueble al Centro Nacional
de Alta Tecnología
“Artículo 3: El Estado y sus instituciones quedan autorizadas para traspasar recursos al Centro
Nacional de Alta Tecnología, cuya administración y manejo será responsable la Fundación
Centro Nacional de Alta Tecnología, cédula jurídica No. 3-0006-213777. Los fondos públicos
que la Fundación administre de esta ley, se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría
General de la República.”
2.4 Limitaciones
Limitación en tiempo para el desarrollo de la auditoría, dado que se presentó un atraso en la entrega de
los Estados Financieros, porque la Contabilidad de la FunCeNAT cerró el período 2007, hasta en el
mes de febrero 2008. Los estados financieros, auxiliares y demás información financiero-contable fue
recibida paulatinamente después del 14 de febrero 2008, causa por la cual, se demoró el proceso de la
auditoría.
3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
3.1. El estudio se llevó a cabo mediante entrevistas, aplicación de cuestionarios, revisión de

documentos y normativa, observación y otras técnicas de auditoría generalmente aceptadas.
3.2. Se verificó la eficiencia de los controles establecidos por la FunCeNAT para el adecuado manejo
y confiabilidad de la información que se le asignó administrar.
3.3. Con el objetivo de obtener un claro entendimiento de los procesos y actividades realizadas por la
Fundación se procedió a efectuar las siguientes actividades como parte de la revisión:
a) Recorrido de las transacciones

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b) Prueba de egresos
c) Prueba de ingresos
d) Revisión de listados de facturación y recibos
e) Pruebas de cumplimiento
f) Pruebas sustantivas
g) Pruebas de control
h) Pruebas de inspección del área y de los activos fijos
i) Verificación de la clasificación de proyectos ejecutados con fondos públicos
j) Revisión de normativa interna y externa
k) Consultas a otras áreas relacionadas
l) Aplicación de cuestionarios de los cinco componentes de Control Interno, al Director
Administrativo de la Fundación
m) Aplicación de Cuestionario de Sistemas de Información a la Contadora de la Fundación
n) Entrevista a la Contadora de la Fundación
o) Consultas sobre la FunCeNAT y el CeNAT, así como visita a dichas áreas, dirigida por el
Director Administrativo de la Fundación
p) Revisión de correspondencia enviada y recibida
q) Revisión de expedientes donde se custodian los Presupuestos
r) Revisión de expedientes del personal directivo del CeNAT (de cada programa)
s) Obtención de conocimientos sobre el manejo de Fondos Públicos mediante el esquema de
Fondos Restringidos.
t) Obtención de conocimientos sobre la confección de estados financieros y la forma de
clasificar la información en ellos registrada
u) Obtención de conocimientos sobre los servicios que ofrece la Fundación y su relación con el
CeNAT
v) Obtención de conocimiento sobre el sistema de información financiero computarizado
utilizado por la Fundación.
w) Revisión de libros legales
3.4. Del total del universo auditable, se seleccionó una muestra al azar para revisar documentos de
respaldo, los meses seleccionados fueron: octubre 2006, noviembre 2006, julio 2007, agosto
2007, noviembre 2007 y diciembre 2007.

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4. RESULTADOS
De la evaluación realizada en la Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología, se obtuvieron los

siguientes resultados, los cuales se muestran a continuación en el cuadro “Resumen de Hallazgos”, de
la Sección II, de este informe de auditoría.
El detalle de cada hallazgo y su debida descripción se presentan en la Sección III de este mismo
informe, con la finalidad de proporcionar total claridad de cada uno de ellos, así como la inmediata
recomendación de esta unidad fiscalizadora.

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II. Resumen de Hallazgos
Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones
1 para la FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la X
Fundación administra.
No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y
2 registro de firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden X
aprobar y el área que les corresponde).
Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni
autorizados, después de ser emitidos por la contadora de la Fundación,
3 X
y no cumplen con la normativa establecida por el ente fiscalizador ni
con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Las notas a los estados financieros de la Fundación, no incluyen las
políticas contables más significativas y otras notas a los estados
4 financieros anteriores, incumpliendo las Normas Internacionales de X
Contabilidad, propiamente la NIC 1, referente a la presentación de
Estados Financieros.
No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se
5 X
maneja de forma electrónica.
Concentración de actividades de control del SIC en la contadora,
6 quien concede accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la X
información financiero-contable.
A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los
auxiliares se elaboran en forma manual, porque el sistema no
proporciona los auxiliares necesarios, esto conlleva a que exista
7 X
triplicación de funciones por parte de la encargada de la contabilidad y
mayor margen de error al manipular constantemente los datos entre
auxiliares.
Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por
8 X
parte de la Administración.
Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en
archivos separados e independientes de los fondos privados, y
9 X
tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los fondos
privados.
En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada
10 una partida de ¢18.080.500 que corresponde al presupuesto del X
PRIAS.
Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al
11 X
exterior.

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Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos
12 permitidos en cada uno de los proyectos de la Fundación, describiendo X
la actividad y el fin para el cual se requiere el desembolso.
No existen días específicos para pago a proveedores y confección de
13 transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los X
funcionarios de la Fundación.
Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de
14 manera oportuna, estos son realizados varios días después de X
recibidos.
La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que
aseguren que la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean
15 X
las realmente efectuadas, pues la factura y el recibo de dinero no
justifican la totalidad de servicio e imágenes entregadas al cliente.
No se pudo determinar si los precios por venta de imágenes están
basados en un estudio sistemático que garantice el valor real de
16 X
mercado, y que el PRIAS esté recibiendo la correspondiente
retribución por el “producto” elaborado.
No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso
de instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de
17 X
claridad en varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el
acuerdo de CONARE.
El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido
18 revisado, ni actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría X
según informe anterior.
Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en
19 cada uno de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los X
Auxiliares de Bancos y la Ejecutoria Presupuestaria.
La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente
20 X
para el manejo de fondos públicos.
Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias
21 X
en la información registrada.
Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los
requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto
22 X
para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por
el ente contralor desde el 10 de junio del 2006.
No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha
adquirido la Fundación para sus diferentes programas, ni se
encuentran asegurados con alguna póliza, a pesar que los activos son X
23
movilizados dentro del edificio y en algunos casos externamente
también.

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Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y
registros que no han sido depurados para reflejar la verdadera
24 X
situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con
la información necesaria para su claro entendimiento.
Errores en los registros contables no son corregidos oportunamente,
25 X
arrastrando el error en el cierre del período.
No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos,
26 donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las X
condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza.
Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT,
27 pues no todos los gastos en que incurre son registrados en su X
contabilidad.
Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y
FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección
28 Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la X
Contraloría General de la República y por el asesor legal de la
Institución.
El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de
29 mayor, siendo un error en la estructura del catálogo contable X
automatizado.
A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos
transferidos por PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del
30 X
proyecto llamado “Desarrollo de Proveedores para Empresas
Multinacionales de Alta Tecnología”.
La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses,
31 X
correspondiente a enero, febrero y marzo del 2008.
Resumen de Hallazgos - Nivel de Riesgo
0%
48% 52%
Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo

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III. Descripción de los Hallazgos
Dependencia FunCeNAT
Control Interno - Ambiente de Control
Proceso Procedimientos de la Fundación
No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para la
Hallazgo Nº 1 FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la Fundación
administra.
Objetivo de Nivel de Riesgo
Operativo Financiero Cumplimiento
control Alto Medio Bajo
X X X
Descripción del Hallazgo

La Fundación no cuenta con un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para toda el
área que debe administrar.
Incluso cuando la auditoría solicitó las funciones de cada miembro, la contadora procedió a
confeccionarlo en ese momento, detallando las actividades que realizan sin tener certeza que esas
son las labores que realmente les competen, pues no fueron aprobadas y formalmente comunicadas
con anterioridad.
Existe un documento nombrado “Procedimientos Administrativos”, pero éste contiene información

general que no guía a los subordinados en su operación diaria, ni les delimita en sus
responsabilidades y actividades.
Causa
La administración de la Fundación aún no ha implementado las actividades de control necesarias
para su óptimo funcionamiento. Lo que conlleva a no tener total claridad de los procesos
administrativos, financieros y contables que se manejan en su área y que están bajo su completa
responsabilidad, así concedidos por ley.
Impacto
1- Desconocimiento por parte de los funcionarios del límite de sus responsabilidades y del límite de
su campo de acción.
2- Toma de decisiones incorrectas asumiendo atribuciones que no le son pertinentes.
3- Al no existir una clara definición de las actividades y procesos, se corre el riesgo de que exista
duplicidad de funciones o concentración de actividades en una sola persona atentando contra la
eficiencia y efectividad exigida por la normativa del ente fiscalizador y de las sanas prácticas
administrativas y contables.

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4- Dejar de realizar actividades o que no se midan controles, porque no ha sido establecido

formalmente y por escrito. Esto involucra tanto a subalternos como a los mandos superiores.
5- Posibilidad de que la administración de OPES se vea afectada por incumplimiento de la ley, ya

que la normativa que regula la materia de traslados de recursos públicos a sujetos privados, establece
que la administración de la institución que traslada, es la obligada a diseñar, implantar, evaluar y
perfeccionar los controles que permitan fiscalizar la correcta utilización y destino de esos recursos
públicos, lo cual se determina, de la lectura de las responsabilidades de control previstas en la Ley
General de Control Interno y de los artículos 5-6-7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República.
Recomendación o Actividad de Control por Implementar

Al Administrador de la Fundación
a) Se debe tener presente una estructura de control interno fortalecida, para el manejo de fondos
públicos. Por lo tanto se recomienda la elaboración del Manual de Procedimientos y Descripción de
Funciones para la FunCeNAT y los diferentes programas del CeNAT.
Dicho manual debe contemplar las sanas prácticas administrativas y normativa relacionada; debe ser
aprobado por la Junta Administradora y hacerlo de conocimiento a todos los involucrados para su
cumplimiento y aplicación.
b) Cumplir con la Ley de Control Interno, específicamente para este apartado lo que en su artículo
13, inciso e), estipula:
(...) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad

de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los
procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable.
Al fiscal de la Junta Administrativa
Velar por el cumplimiento de la normativa y Reglamento Interno como se le ha encomendado en los

estatutos según cláusula décimo primera.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

INF-002(04-2008)
Control Interno - Actividades de Control
Proceso
Autorizaciones
No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y registro de
Hallazgo Nº 2 firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden aprobar y el área que les
corresponde).
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X

A la hora de realizar la revisión documental por parte de esta unidad fiscalizadora, se desconocía de
quiénes eran las firmas y si estaban autorizados para aprobar los gastos y desembolsos, ya que la
Fundación no ha establecido formalmente, mediante una Matriz de Delegación de Autoridad, las
personas que están autorizados para aprobar gastos y no ha documentado las respectivas firmas.
Tampoco se ha establecido cuándo los funcionarios pueden pasar gastos y autorizarse así mismos, o
si en estos casos debe ser aprobado por otro miembro.
A pesar de que la contadora de la Fundación revisa que haya contenido presupuestario previo a
tramitar el desembolso como una medida de control, no se justifica la ausencia de un control de
firmas autorizadas para la aprobación de gastos por área, que lo respalde.
De esta manera se observa que el control imperante es informal.
Causa
Internamente se conoce de quiénes son las firmas, por lo que no se ha creído necesario implementar
un control formal de firmas que lo regule y que quede documentado.
Impacto
1- Que personas ajenas al proyecto o programa tramiten desembolsos no contemplados en los
presupuestos.
2- En caso de ausencia de la contadora, que el sustituto tramite los desembolsos desconociendo si

están firmados por la persona que está autorizada.
3- En caso de urgencias que se tramiten los pagos sin verificar que las firmas son las correctas, para
sentar responsabilidades en cualquier eventualidad.
4- Para efecto de revisiones de terceros o entes externos, que revisen fondos privados, contarán con
una limitación en su estudio, por carecer de ésta.

INF-002(04-2008)

A la Administración de la Fundación
Se recomienda la implementación de la Matriz de Delegación de Autoridad, que identifique con

claridad los responsables por área y montos que están autorizados a aprobar, así como sus
respectivas firmas para control.
Dicho documento debe mantenerse actualizado, incorporando los movimientos de personal y cambio
de puestos para evitar errores posteriores.
Así mismo, debe indicar quiénes serán los funcionarios que quedan a cargo en caso de ausencia del
titular, y en qué circunstancias aplica.
La Matriz de Delegación de Autoridad deberá mantenerse custodiada como parte de los documentos
de tesorería, y de consulta para los miembros de contabilidad quienes ejercen las labores de tesorería
también para su correspondiente verificación.

INF-002(04-2008)
Control Interno-Actividades de Control
Proceso
Elaboración de Estados Financieros
Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni autorizados
después de ser emitidos por la contadora de la Fundación, y no cumplen con la
Hallazgo Nº 3
normativa establecida por el ente fiscalizador ni con las Normas Internacionales de
Contabilidad.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X X

a) Los estados financieros son elaborados por la contadora pero no se realiza ningún tipo de análisis
financiero, tampoco cuentan con la firma de “realizado por”, indicando la persona responsable de
la información que en ellos fue asentada.
b) Los estados financieros no son revisados ni autorizados periódicamente por la Dirección

Administrativa–Financiera de la Fundación, quien es el responsable del buen manejo de los
fondos que a la Fundación le han sido transferidos.
c) La Fundación no presenta la información financiera-contable en los formatos exigidos por los

organismos internacionales de contabilidad y el ente contralor. Por ejemplo, el software contable
que se tiene no presenta un informe que condense los saldos como se requiere, la contadora ha
elaborado en hojas de Excel un resumen para mostrar en forma más clara los saldos contables de
cada mes (titulado Balance General Resumido). El sistema tampoco genera (ni la contadora
elabora) el Estado de Cambios en el Patrimonio ni el Estado de Flujo de Efectivo, informes
exigidos por el ente contralor como requisitos que deben cumplir los sujetos privados para ser
calificados como idóneos en la administración de fondos públicos, mismos que deben ser
firmados por el contador que los preparó y por el representante legal de la entidad y las NIC.
d) Las conciliaciones bancarias no son revisadas ni cuentan con la firma de aprobación,

únicamente son firmadas por la contadora misma persona que las elabora y que a su vez
mantiene la concentración de todas las actividades de control (no se cuenta con una adecuada
segregación de funciones). Tampoco se les adjunta el respectivo movimiento contable como
respaldo, para dejar documentado y evidencia de los tres saldos que deben ser cotejados en la
conciliación (estado de cuenta del banco, auxiliar de bancos y mayor contable)
Causa
Falta de procedimientos que regulen el accionar de los funcionarios y sus responsabilidades, así
como falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa
financiera-contable se refiere.

INF-002(04-2008)
Impacto
a) Desconocimiento del manejo de partidas significativas al no revisar periódicamente los estados
financieros y sus saldos conciliados.
b) Toma de decisiones incorrectas al no tener un análisis previo y total certeza de que los registros
son completos, totales y exactos.
c) No contar con la calificación como sujeto privado idóneo para administrar fondos públicos al no
cumplir satisfactoriamente con los requisitos mínimos exigidos por el ente contralor.

a) Al confeccionar el Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones (indicado en el

Hallazgo No.1) deben contemplarse todas las actividades que le competen a la Fundación, en el
mismo se deberán establecer los responsables para realizar toda actividad que debe ser
controlada.
b) Se recomienda implementar las normas internacionales de contabilidad en lo que le concierne a

la Fundación, apegándose a la normativa internacional, misma que fue adoptada y aprobada por
los entes reguladores nacionales y el colegio profesional que las dicta.
c) Evaluar con el proveedor del software contable el diseño de estados financieros acordes a las
necesidades de la Fundación en cumplimiento de las normas internacionales y directrices del
órgano contralor, brindando información pronta, íntegra y oportuna. Dichos reportes deberán
contar con su inmediata implementación una vez satisfagan los requerimientos interpuestos.
d) Acatar y cumplir a la brevedad con los requisitos mínimos exigidos por la Contraloría General
de la República (en lo que a presentación de estados financieros se refiere) para calificar como
sujeto privado idóneo en administrar fondos públicos. Máxime que para el período 2008, el
monto de fondos públicos de la Fundación ascendió significativamente.
e) Establecer actividades de control en el tema de conciliaciones bancarias y dejar debidamente

documentada la conciliación realizada.

INF-002(04-2008)
Proceso Notas a los Estados Financieros
Las notas a los estados financieros de la Fundación no incluyen las políticas
contables más significativas y otras notas a los estados financieros anteriores,
Hallazgo Nº 4
incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad, propiamente la NIC 1,
referente a la presentación de estados financieros.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X X

Las notas a los estados financieros no reúnen la información indispensable para el conocimiento del
manejo de las cuentas y los fondos. Se citan algunas:
Inversiones: no se aclara qué directriz o política se acata para invertir, el monto invertido al 31-12-
2007 el cual asciende a ¢101.950.814,75 de los cuales el 30% corresponden a fondos públicos para
un total de ¢30.245.877,02.
Fondos restringidos: no se indica a partir de cuándo se inició con el registro de fondos restringidos,
ni apegándose a qué normativa. A pesar de que esta es la estructura adoptada por la Fundación para
el manejo de los fondos, no se brinda ninguna nota aclaratoria, solo se adjunta los nombres de
proyectos al mes de diciembre del 2007.
Ingresos: no hay congruencia en la descripción de la nota y la cuenta indicada, pues indica gastos en
lugar de ingresos, aparte de que no indica cuáles son las fuentes de ingresos de la Fundación y qué
políticas se han adoptado para percibir dichos ingresos y con qué periodicidad son revisados los
porcentajes para manejo y administración de proyectos y otras actividades.
Período económico: Las notas no hacen referencia al cambio en el período contable y

presupuestario de la Fundación, las razones del cambio y beneficios que se obtienen con el mismo.
Tampoco se aclara bajo qué normativa se realizó el cambio del período económico de la Fundación.
Cabe aclarar, que por error se venía realizando cortes contables de octubre a setiembre, pues desde
un inicio en el Reglamento Interno de la FunCeNAT, fue establecido el período económico de enero
a diciembre, (Reglamento aprobado en Acta.3 de Sesión Extraordinaria, Artículo 24 del 10-07-1998
Causa
Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa financiera-
contable se refiere, en el personal que administra la Fundación.
Impacto
a) Información y presentación financiera errónea y bajo estándares distintos a los adoptados a nivel
nacional e internacional.

INF-002(04-2008)
b) Desacato a la normativa establecida por el Órgano Contralor, afectando el manejo normal de

fondos del CeNAT.

Proceder con el ordenamiento formal del actuar de la Fundación, elaborando y adoptando políticas y
procedimientos para respaldar la ejecución de todas sus acciones y de la presentación de la
información financiera.
Las notas estarían amparadas anticipadamente con las políticas establecidas, mismas que deben ser
adecuadamente estructuradas, aprobadas y actualizadas (según el continuo cambiar de la legislación
y/o procesos), contribuyendo también de esta manera, a fortalecer el control interno de la Fundación.

INF-002(04-2008)
Proceso Sistemas de Información Computarizada
No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se maneja de
Hallazgo Nº 5
forma electrónica.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

La Fundación no tiene la costumbre de realizar respaldos de la información electrónica y suponen
que el proveedor del sistema, Marcosoft, es quien los realiza. No obstante, no se demostró la gestión
realizada con el proveedor para comprobar que la información electrónica de la Fundación está
siendo debidamente resguardada y respaldada.
Causa
a) Desconocimiento del manejo de información electrónica y sanas prácticas para la custodia y
protección de la información electrónica.
b) Falta de pericia y responsabilidad en temas que le han sido conferidos a la Fundación como
administradora de los bienes públicos.
Impacto
a) Pérdida de información sin tener medios para recuperarla, y no poder dar cuentas oportunamente,
del manejo de los fondos públicos.
b) Si se diera pérdida de la información, debería trabajarse nuevamente en el levantamiento de los

datos y registros, conllevando a la disminución de la eficiencia y eficacia exigida en las operaciones
de la Fundación, al tener que duplicar esfuerzos manteniendo el trabajo diario y recuperando y
actualizando la información perdida.
c) Cuestionamiento del ente contralor en caso de realizar alguna visita a la Fundación y que ésta no
pueda demostrar los registros de la información satisfactoriamente.
d) Riesgo de continuidad del negocio.

a) Se recomienda solicitar apoyo a la Unidad de Cómputo del CONARE, para que realice respaldos
periódicos de la información manejada por la Fundación, como salvaguarda de los activos y bienes
que maneja dicha organización.

INF-002(04-2008)
b) Cumplir con el componente de control interno sobre sistemas de información claramente

definido en el artículo 16 de la Ley General de Control Interno:
(...) conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y, posteriormente,

recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el
desarrollo de sus actividades, (...) deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las de
aplicación informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de información
registrada.
(...) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos
c) Necesidad de desarrollar e implementar un Plan de Contingencias.

INF-002(04-2008)
Proceso Sistemas de Información Computarizada
Concentración de actividades de control del SIC en la contadora, quien concede
Hallazgo Nº 6 accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la información financiero-
contable.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) La contadora, es quien concede accesos, tiene la administración del sistema y ella misma registra
y revisa la información financiero-contable.
b) No existe un formulario, para ser llenado con las solicitudes de acceso ni para realizar
modificaciones, necesario como medida de control autorizado por parte de un superior.
c) El software de la Fundación no cuenta con bitácoras ni con pistas de control de los movimientos
realizados por los usuarios, que identifique quién ingresó o modificó información en el sistema, a
qué hora y en qué fecha.
Causa
La responsabilidad del uso y administración del sistema fueron asumidos por la contadora de la
Fundación desde su ingreso como funcionaria de la organización y a la fecha no se han distribuido
razonablemente las responsabilidades para el uso del sistema.
Impacto
a) Riesgo de modificar datos e información contable registrada, sin una debida y previa aprobación
del superior inmediato.
b) Riesgo de integración y exactitud de la información.

a) Se recomienda que la administración de los sistemas de información computarizada se concentren

en el área de TI de la Institución, para segregar adecuadamente las funciones y mitigar el riesgo en
manipulación de la información. Gestionar con la Unidad de Cómputo del CONARE la posibilidad
de que les brinde ese apoyo.
b) Solicitar al proveedor del software la implementación de bitácoras y pistas de control, para

validar la cambios y autorizaciones

INF-002(04-2008)
c) Implementar un formulario que sirva para solicitar accesos al sistema y cualquier modificación
que se requiera realizar con la debida justificación, documentación y aprobación.
d) Que todo asiento contable, y principalmente los de reclasificaciones, reversiones y ajustes sean
respaldados con la documentación pertinente y que cuenten con el visto bueno del Director
Administrativo de la Fundación.

INF-002(04-2008)
Proceso Sistemas de Información Computarizados
A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los auxiliares se
elaboran en forma manual, porque el sistema no proporciona los auxiliares
Hallazgo Nº 7 necesarios, esto conlleva a que exista triplicación de funciones por parte de la
encargada de la contabilidad y mayor margen de error al manipular
constantemente los datos entre auxiliares.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X

Los auxiliares necesarios para el control de la información presupuestaria y de bancos, son
elaborados de forma manual, porque el sistema no los proporciona. El sistema automatizado
únicamente genera los estados financieros, y sin embargo, éstos no son los óptimos en apego a la
normativa vigente (como se indica en el Hallazgo Nº3).
El otro módulo automatizado es el de presupuesto, no obstante, no es utilizado porque perdió su
funcionalidad al realizar el cambio del período económico, por lo que la contadora elaboró los
auxiliares de la ejecutoria presupuestaria del 2007 de forma manual para cada uno de proyectos que
administra la Fundación.
Con lo anterior se evidencia explotación parcial del software financiero-contable, adquirido con
mayores expectativas.
Es importante mencionar que este sistema fue comprado por CONARE concediendo acceso a la
Fundación para su uso. No obstante, en CONARE dicho sistema fue desechado, y la Fundación no
cuenta con la licencia correspondiente.
Causa
El software contable actual, fue una alternativa rápida para mitigar los problemas en la anterior
administración, no obstante, dicho sistema ya no está resultando funcional a las necesidades que
demanda la Fundación y el incremento en el volumen de transacciones que debe procesar y
administrar.
Impacto
a) Disminución en la eficiencia y eficacia al tener que triplicar esfuerzos para registrar una misma
transacción (registrar en el auxiliar de Ejecutoria Presupuestaria, en el Auxiliar de Bancos y en
el módulo de Contabilidad cada uno por separado).
b) Mayor margen de error al existir alta manipulación de la información en los auxiliares.
c) Al no estar vinculado los datos no se detectan errores significativos y de información faltante en
cada auxiliar.
d) Información contable no confiable.

INF-002(04-2008)

a) La administración de la Fundación debe buscar y evaluar otras alternativas de sistemas de

información que permitan recuperar la eficiencia y oportunidad en el manejo de la información y
que brinde un adecuado control de proyectos.
b) La adquisición de un nuevo software contable debe ser debidamente analizado, evaluando la

correspondiente relación costo-beneficio que brinde, así como la funcionalidad a largo plazo, de
acuerdo a las necesidades, proyectos futuros y visión estratégica de la Fundación.
c) Necesidad que el software financiero, centralice la información y brinde los auxiliares, informes,
reportes y estados financieros indispensables para la adecuada administración y oportuna toma
de decisiones, en apego a la normativa que los regula.
d) Se recomienda que la Fundación solicite transferencia formal de la licencia concedida al

CONARE para la operación del sistema.

INF-002(04-2008)
Proceso Normativa interna
Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por parte de la
Hallazgo Nº 8
Administración.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

La Administración de la Fundación desconoce la normativa que los regula internamente a pesar que
el Reglamento Interno es mencionado en los estatutos de la Fundación en sus cláusulas 10-12-13, y
aprobado mediante acta número 3 de la Junta Administrativa. Así mismo exigido por Ley de
Fundaciones (5338), artículo 12.
El administrador y la contadora no poseían copia alguna de dicho reglamento y desconocían su

existencia cuando les fue solicitado por esta unidad fiscalizadora
Causa
Falta de recopilar y mantener actualizada toda la normativa, pronunciamientos y legislación que
regula la operación y el quehacer diario de la Fundación.
Impacto
El desconocer la normativa que los regula, puede llevar a no actuar correctamente y a tomar
decisiones inadecuadas en el funcionamiento de la Fundación.

a) Recopilar la normativa actual que los regula y a la vez comunicarla adecuadamente a todos los
miembros de la Fundación, haciéndola de su conocimiento y cumplimiento en lo que les compete.
Acatando a su vez con la adecuada comunicación como lo demanda el artículo 2 de la Ley General
de Control Interno en lo que al ambiente de control se refiere.
b) Establecer una actividad de control que monitoree el cumplimiento de la normativa.

INF-002(04-2008)
Proceso Manejo, custodia y archivo de los fondos públicos
Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en archivos
Hallazgo Nº 9 separados e independientes de los fondos privados, y tampoco se administran en
cuentas bancarias separadas de los fondos privados.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) A pesar de que los fondos públicos se manejan en cuentas contables exclusivas y por separado
para controlar cada proyecto (mediante el esquema de fondos restringidos), no se mantienen
independientes en cuanto a custodia y archivo de los documentos de respaldo. Todos los
documentos de respaldo por las transacciones hechas en cada proyecto (tanto ingresos como
egresos) son archivados en un mismo file por mes, junto con los demás proyectos provenientes de
fondos privados.
b) Igualmente los fondos públicos se manejan en dos cuentas corrientes del Banco Nacional (una en
dólares No.139-9 y otra en colones No.443-4) mezclando las transacciones con fondos privados,
sin mantener la independencia como lo demanda la normativa.
La encargada de contabilidad lleva auxiliares de bancos de la cuenta “general o total” y también

auxiliares parciales por cada proyecto, para conocer los saldos bancarios por cada uno, todo en
forma manual porque no se cuenta con un sistema automatizado que los proporcione. No obstante,
la conciliación bancaria se confecciona únicamente para la cuenta general.
c) Se realizan pagos en colones de la cuenta en dólares afectando negativamente los saldos

bancarios, ya que en este momento al contar con un tipo de cambio más bajo, se deben gastar más
dólares para cubrir desembolsos en colones, lo que resulta desventajoso para la Fundación.
d) Es importante que el nombre de cada proyecto se identifique directamente con la operación o la

actividad que tiene por cumplir. Actualmente, los proyectos no se relacionan fácilmente con la
descripción de su actividad, provocando confusión y difícil identificación con su objetivo.
Causa
Incumplimiento de la normativa en manejar todos los fondos públicos por separado de cualquier otro
fondo.
Impacto
a) Desacatos de la normativa dictada por el ente contralor pueden afectar la operación normal de la
Fundación.
b) Se puede correr el riesgo de realizar registros incorrectos aplicados a proyectos que no

corresponden, por alta manipulación manual y carencia de un adecuado sistema computarizado.

INF-002(04-2008)

a) Ordenar y custodiar la información de respaldo de cada proyecto de fondos públicos de forma

independiente del resto. Empezar de manera ordenada con el período 2008.
b) Abrir a la brevedad, cuentas bancarias exclusivas para el manejo y control de los fondos públicos.
c) Necesidad de que el nombre de los proyectos sea claro y esté relacionado con la actividad
misma del proyecto, para que sea de fácil identificación con la operación y objetivo que le dio
origen. Por ejemplo :
c.1. Se nombra un proyecto como CeNAT Otros Recursos, y es para registrar los ingresos
por el uso de instalaciones, lo cual no tiene afinidad entre los términos
c.2. CeNAT Fondos Públicos, para custodiar saldo depurado en informe de auditoría
anterior, y actualmente se utiliza para el pago de salarios.
c.3. CeNAT Fondo Operativo, para registrar la venta de imágenes.
d) Necesidad de contar con un software que incluya un apropiado módulo para el control de
Bancos.

INF-002(04-2008)
Proceso Presupuesto y Plan Anual Operativo
En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada una partida
Hallazgo Nº 10
de ¢18.080.500 de colones que corresponde al presupuesto del PRIAS.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

Se determinó la existencia de una partida en el presupuesto del CeNAT que equivale al 43.75% del
total, la cual no aparece en PAO 2007, por ende no tiene responsable ni plazo de cumplimiento, sin
embargo el documento fue presentado de esa manera a la Contraloría General de la República para
su aprobación. (Indica únicamente Objetivo Específico 3.07)
Causa
La Encargada de la Unidad Plan-Presupuesto, comentó que fue un error a la hora de compilar el
documento institucional, pero sí existe para el presupuesto.
Impacto
a) Falta de confiabilidad y exactitud en la información presentada al ente contralor
b) Desconocimiento de los responsables a cargo de dicho proyecto, al no incluirse la totalidad de la

información en el Plan Anual Operativo institucional que es el que rige como documento oficial.

Velar porque la información proporcionada a las demás entidades y dependencias que manejen y
compilen información del CeNAT, esté acorde con la información presentada por la Fundación y
Director del CeNAT.

INF-002(04-2008)
Proceso Autorización de Viajes y respaldos
Hallazgo Nº 11 Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al exterior.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) No se adjunta a las liquidaciones el formulario de liquidación de gastos debidamente
documentado y aprobado, y de manera oportuna. Cada funcionario lo hace a su manera.
b) No se presentan con anticipación la solicitud de viaje como según se estableció en los
Procedimientos Administrativos.
c) Se observó el pago de liquidaciones de viajes con varios meses de diferencia, y parcialidad en los
mismos, lo que puede conllevar el riesgo de duplicar pagos, y también pérdida del rastro de todos
los documentos relacionados a un mismo viaje.
d) Se presentan facturas en papel satinado que con el paso de los meses se borra la información, sin
dejar respaldo permanente de los gastos en que se incurrió.
e) Se observó el consumo de bebidas alcohólicas en las liquidaciones de viajes y reintegradas sin
ninguna disconformidad (este caso específico se evidenció en el proyecto Cluster/CR-USA, pero
se consideró necesario incluirlo en la descripción de este hallazgo para medir y restringir todos
los proyectos de forma imparcial y de la misma manera, a no ser que el patrocinador de los
proyectos, autoricen lo contrario mediante el contrato debidamente firmado que custodie la
administración de la Fundación)
f) En algunos viajes pagados no se indica con anticipación cuál es el objetivo por el cual el
funcionario asiste, su vinculación con el Plan Anual Operativo y el beneficio que obtendrá el
CeNAT con dicha participación, mostrándose falta de transparencia en la documentación de
respaldo que presentan los funcionarios del CeNAT.
g) No todos los viajes cuentan con el visto bueno del Director del CeNAT, quien en buena teoría
debe conocer y aprobar los gastos en que incurran sus subordinados, midiendo los beneficios que
se obtendrán en los proyectos actuales y futuros bajo su dirección.
h) Se paga con fondos públicos días de permanencia en el país de destino cuando ya ha concluido el
evento en el que se participó, sin indicar las razones y la justificación del caso.
i) El Director del CeNAT se autoriza viajes así mismo, sin mediar un documento de autorización
que respalde el desembolso.
j) Se autorizó viaje para personal ajeno al CeNAT, como es el caso del Sr. Pedro León a quien se le
pagó un viaje a Roma en el mes de noviembre 2007 por un monto de ¢815.883, sin mediar un
documento del objetivo del viaje y el beneficio que obtendría el CeNAT con dicha
representación., máxime que el señor León dejó de laborar en el CeNAT para trasladarse a Casa
Presidencial en el proyecto “Paz con la Naturaleza”, y quien le sustituye y asume los gastos
como representante del CeNAT es el Sr. Alejandro Cruz Molina.

INF-002(04-2008)
Causa
a) Carencia de una adecuada y clara Política de Viáticos y Viajes al Exterior, que norme, regule,
limite y sancione el accionar de los funcionarios en esta materia.
b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de
la Fundación.
Impacto
a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que
norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT.
b) Reprobar la calificación de idoneidad para el manejo de fondos públicos exigido por la

Contraloría General de la República, al no demostrar un adecuado control de calidad en el
desempeño de sus labores.

a) Establecer una política de gastos y un procedimiento adecuado donde se indiquen las actividades
de control que regulen los gastos de viaje.
b) En dicha normativa deben considerarse los viajes nacionales e internacionales, y documentación

soporte que debe ser presentada, antes y después del viaje, así como el plazo único y definitivo para
liquidar y reintegrar.
c) Definir con anticipación del viaje cuáles son los únicos rubros que serán cubiertos, el exceso corre
por cuenta del funcionario,
d) Indicar anticipadamente la actividad con que se vincula con el Plan Anual Operativo.
c) Establecer los controles efectivos para detectar y rechazar gastos improcedentes.
d) En los casos ya presentados, la Administración debe sentar las responsabilidades

correspondientes, ejerciendo su potestad en el adecuado manejo de los fondos públicos que le
fueron transferidos, y mostrando transparencia ante la sociedad del uso dado a dicho fondos.

INF-002(04-2008)
Proceso Desembolsos y reintegro de Gastos
Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos permitidos en cada
Hallazgo Nº 12 uno de los proyectos de la Fundación, describiendo la actividad y el fin para el
cual se requiere el desembolso.
Nivel de Riesgo
Operativo Financiero Cumplimiento
Objetivo de Alto Medio Bajo
control X X X
X

a) En la muestra seleccionada de los desembolsos realizados, se evidenció el pago de bebidas
alcohólicas en eventos nacionales y visitas al exterior, lo cual no ha sido restringido en la normativa
interna de la Fundación. Este caso se observó en el proyecto privado Cluster/CR-USA, sin embargo,
se consideró necesario incluirlo para normar este tema en todos los proyectos, sean de origen
público o privado. (mismo indicado en Hallazgo Nº 11)
b) Se pagan servicios de catering sin indicar qué evento o actividad cubre, y tampoco se indica la
cantidad de participantes para controlar la adquisición racional de los productos.
c) Se pagan facturas cuya fecha es superior a la fecha en que se realizó el evento o actividad.
d) La Fundación cancela facturas a nombre del CONARE.
e) Se pagan taxis y no se indica la ruta, el objetivo del viaje realizado, y en algunos casos tampoco
se cuenta con la firma responsable de autorizar el gasto.
f) Gastos generados en un proyecto específico son cargados a otro proyecto sin mediar justificación
de la decisión tomada para realizar el cambio en el registro (caso de Cluster, pasado a Fondo
Operativo).
g) Facturas de períodos anteriores son pasadas como gastos del período actual, incumpliendo las
Normas Internacionales de Contabilidad en lo que a período contable se refiere y afectando el
correcto manejo de los presupuestos.
h) Facturas son pagadas sin contar con la firma de aprobación o siendo una fotocopia de la factura,
esperando luego proceder con la corrección o con la obtención de la firma y el documento original.
i) Se observó la confección de órdenes de compra a partir del mes de junio 2007 para mejorar el
control. No obstante, las órdenes de compra son confeccionadas en forma manual y no indican
desde un inicio a qué proyecto y funcionario va destinada la compra. Por ejemplo:
i.1) La Orden de Compra No.044 indica únicamente Proyecto FunCeNAT, sin embargo, fue
cargada al proyecto CeNAT-MICIT
i.2) La Orden de Compra No.040 no indica a dónde debe ser cargada la compra realizada y la
Solicitud de Pago no está autorizada por ningún alto funcionario del CeNAT, solo va firmada
por la persona quien lo solicita.

INF-002(04-2008)
Causa
a) Carencia de un adecuado control que restrinja y mitigue errores oportunamente.
b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de
la Fundación.
c) Falta de fuertes medidas y rechazo de reintegro de gastos cuando no cumplan con requisitos
previamente establecidos por la Administración de la Fundación.
Impacto
a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que
norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT.
b) Reprobar la calificación de idoneidad para el manejo de fondos públicos exigido por la
Contraloría General de la República, al no demostrar un adecuado control de calidad en el
desempeño de sus labores.
c) Suspensión de traslado de fondos.

a) Necesidad urgente de que la Administración de la Fundación norme mediante políticas y
procedimientos todo el tema de desembolsos, creando una actitud de conciencia entre todos los
funcionarios para que lo apliquen y lo cumplan.
b) En los casos ya presentados, la Administración debe sentar las responsabilidades
correspondientes, ejerciendo su potestad en el adecuado manejo de los fondos públicos que le
fueron transferidos, y mostrando transparencia ante la sociedad del uso dado a dicho fondos.
c) Necesidad de llevar controles por evento, en el que se indique fecha de inicio y de clausura,
cantidad de personas participantes, evitando pago de facturas posteriores a la fecha y contratación de
servicios y alimentos por encima de la cantidad de participantes indicada.
d) No emitir ningún pago si la solicitud no cuenta con los requisitos correspondientes y si no se
adjunta la factura original que respalde el desembolso a efectuar.
e) La Administración debe realizar una gestión de monitoreo, a fin de verificar el cumplimiento de
la política y de los procedimientos establecidos, para el manejo y control de los gastos.

INF-002(04-2008)
Proceso Cronograma de actividades de la Fundación
No existen días específicos para pago a proveedores y confección de
Hallazgo Nº 13 transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios
de la Fundación.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X

No se ha organizado adecuadamente las funciones a desempeñar en la Fundación, por consiguiente
no existen días específicos para realizar las actividades, mostrando falta de orden en las mismas.
En el caso de transferencias, se hacen cuando se solicitan sin crear la cultura en los solicitantes que
existen días específicos para cada actividad, de esta manera se tornaría más eficiente el accionar de
los funcionarios y podría medirse el cumplimiento de las labores diarias previamente designadas
según el cronograma y distribución establecidos.
Esta forma de administrar las cuentas corrientes es semejante al manejo de una caja chica, en que se
desembolsa en el momento que se solicita, entorpeciendo las labores diarias al no estar debidamente
estructuradas las actividades.
Causa
Falta de una adecuada organización y distribución de funciones, así como la implementación de
cronogramas de actividades, para toda la Fundación y por funcionarios.
Impacto
a) Incumplimiento de las otras labores de manera oportuna.
b) Falta de efectividad en el accionar de los funcionarios y de la Fundación dejando asuntos de lado
o inconclusos por no segregar oportunamente las actividades.

Establecer planes de trabajo para cada funcionario en donde se indiquen los días específicos para el
cumplimiento de cada una de las actividades en la operación de la Fundación, evitando el riesgo de
que no se realicen.

INF-002(04-2008)
Proceso Depósitos bancarios tardíos
Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de manera
Hallazgo Nº 14
oportuna; éstos son realizados varios días después de recibidos.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) Como resultado de una muestra seleccionada de los depósitos y recibos de dinero se pudo
evidenciar que los fondos recaudados por venta de imágenes del PRIAS, son depositados hasta cinco
días o más después de su recepción.
b) La persona que realiza los depósitos no cuenta con póliza de fidelidad alguna, por custodiar y
transportar valores del CeNAT, siendo éste independiente de la Fundación (no es funcionario de la
Institución).
Causa
La Fundación no dispone de un mensajero para realizar todos los trámites internos de la Fundación,
por lo tanto, el servicio de mensajería es contratado externamente y para reducir gastos, se solicita el
servicio de mensajería, eventualmente, de ahí que los depósitos se realicen de forma tardía.
Impacto
a) Pérdida del efectivo al permanecer los fondos por varios días sin ser depositados.
b) Uso indebido de los fondos.
c) Pérdida de los fondos del CeNAT al no mediar ninguna póliza de fidelidad por el transporte de
valores concedido a una persona ajena a la Fundación.

El manejo de efectivo tiene un riesgo alto por naturaleza, por lo tanto debe ser controlado
efectivamente para evitar el uso indebido y “jineteo” de los mismos. Se recomienda buscar medidas
alternas para el depósito inmediato, ya sea solicitando y valorando los servicios de camiones
remeseros, o bien la pronta negociación con un proveedor que suministre el servicio de una
máquina para el pago mediante tarjetas, teniendo en cuenta para la toma de decisiones el monto
promedio diario que se percibe por la venta de imágenes.

INF-002(04-2008)
Bien podría negociarse el servicio con el CONARE solicitando los servicios del mensajero y pactar
un monto como retribución por el servicio diario que la institución pueda brindar en beneficio de
ambas entidades y en total armonía y economía para el adecuado manejo de fondos públicos.
Buscando una mayor eficiencia de los recursos mediante gastos compartidos entre instituciones.

INF-002(04-2008)
Proceso Ingresos-Venta de Imágenes PRIAS
La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que aseguren que
la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean las realmente efectuadas,
Hallazgo Nº 15
pues la factura y el recibo de dinero no justifican la totalidad de servicio e
imágenes entregadas al cliente.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) En la contabilidad del período revisado no quedó demostrado que las ventas del día fueron las
realmente realizadas, pues no se validó esa información con la salida de imágenes del laboratorio.
Según consulta realizada a la encargada de cobrar las imágenes del PRIAS, indica que los
formularios para solicitud y entrega de imágenes a los clientes (llamados plantillas) siempre han
existido pero no se adjuntaban a los documentos que se pasaban a la contabilidad. Hasta el 6 de
febrero del 2008 se empezó a hacer, incorporando algunas modificaciones al formulario por
solicitud de la contabilidad de la Fundación.
b) Se observaron varias ventas de imágenes en las que la descripción del producto en la factura no
coincidía con las indicadas en la Lista de Precios vigente y aprobada en el 2007, y no existe nota
aclaratoria en el documento indicando el cálculo hecho para el precio cobrado y la persona
encargada de autorizar la variación.
Al respecto, la encargada de cobrar las imágenes, indica que esta situación se da esporádicamente y
que en esos casos el técnico que tramita la plantilla solicitada por el cliente es quien anota el precio a
cobrar porque ya se les ha indicado cómo realizar el cálculo.
Como en el período 2007 no se adjuntaban las plantillas a la información contable no quedó el
respaldo de la persona que realizó el cálculo, mismo que firma la plantilla.
c) La lista de precios del 2007 fue establecida en dólares, por lo que los ingresos del PRIAS
disminuyeron con la incorporación del sistema en la economía de Bandas Cambiarias, ya que a la
hora de hacer la conversión a colones disminuía el monto en la venta de imágenes.
Dicho efecto no fue estudiado con anticipación por la Fundación para evaluar y tomar una medida
oportuna para que no se vieran afectados los ingresos del proyecto Fondo Operativo.
Causa
a) Ausencia de procedimientos de control que den seguimiento a toda la operación y vincule cada
área involucrada para regularla correctamente.
b) Precios establecidos en dólares no modificados en el momento de iniciar el Sistema de Bandas
Cambiarias.
c) Falta de una adecuada visión para enfrentar y tomar decisiones oportunamente por los cambios
en la economía, en detrimento de los intereses del CeNAT.

INF-002(04-2008)
Impacto
a) Pueden darse venta de imágenes a los cuales no se les confeccione factura y recibo, únicamente
la plantilla y no se reporten a la contabilidad.
b) Disminución de los ingresos del PRIAS afectando el flujo de efectivo para operar moderada y
eficientemente el Proyecto del Fondo Operativo.
c) Al no estar incorporado en la lista de precios todos los “productos” en venta así como los
“paquetes” especiales, y debidamente aprobado por el Director del PRIAS, no se garantiza que
sean los montos correctos que se están cobrando.

a) Necesidad de que la contabilidad incorpore actividades de control que valide que las ventas sean
las reales y totales, solicitando la respectiva plantilla de solicitud y entrega al cliente.
No obstante es necesario que dichas plantillas cuenten con una numeración preimpresa (puede
ser mediante la confección de formularios continuos) que garantice y brinde la seguridad de que
la numeración no sea alterada, ya que las plantillas actuales son elaboradas en Excel, y pueden
ser modificados y alterados los consecutivos, y se corra el riesgo que no sean pasados a la
contabilidad.
b) Se debe mantener una Lista de Precios aprobada que incluya todos los “productos” en venta. Esta
lista debe contar con la correspondiente firma de autorización, fecha en que entra en
vigencia, y ser comunicada a todas las personas relacionadas con el proceso. Proporcionarla en
archivos PDF o similar para que no puedan ser alterados ni modificados los datos en ella
consignados, protegiendo de esta manera la información original y verdaderamente aprobada.
c) Que la Fundación se anticipe a los cambios en los que se vea afectado el CeNAT y sus
operaciones, y que le brinde una administración de apoyo y de asesoría oportunos.
NOTA:
Al finalizar el estudio se pudo validar que las plantillas del cliente se adjuntan a las facturas y
recibos pasados a Contabilidad, lo que queda pendiente es normar adecuadamente el proceso
midiendo las áreas de riesgo y mitigándolas apropiadamente, así como la implementación de
formularios preimpresos.

INF-002(04-2008)
Proceso Ingresos- Precios de Venta
No se pudo determinar si los precios por venta de imágenes están basados en un

Hallazgo Nº 16 estudio sistemático que garantice el valor real de mercado, y que el PRIAS esté
recibiendo la correspondiente retribución por el “producto” elaborado.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) Según consulta a la contadora indica que no existe un estudio que demuestre el verdadero valor de
las imágenes.
b) Los precios adoptados en febrero 2008 por la venta de imágenes no cuentan con un cambio basado
en un análisis sistemático y profesional que garantice que es el valor justo a ser cobrado de acuerdo a
los recursos y esfuerzos invertidos en su diseño y preparación.
Como parte de la revisión se nos proporcionó también la lista de precios para el 2008 y se procedió
rápidamente a verificarla, identificándose diferencias en la conversión de colones a dólares, y dicho
documento no contaba con la firma de aprobación del director del PRIAS ni del CeNAT, ni la fecha
en que empezó a regir.
Al respecto se consultó al personal de la Fundación si los cambios de precios se hacen mediante un

comunicado formal haciéndolo de conocimiento a todos los involucrados, e indican que únicamente en
febrero 2008 se cambió la directriz, pero esta fue de manera informal, no se hizo un comunicado. Solo
fue aprobada por el Director del CeNAT y por el Director administrativo de la FunCeNAT.
Causa
a) Falta de decisión para proceder con el estudio razonable de los precios de venta.
b) Inexistencia de un proceso adecuado de aprobación y comunicación de nuevas directrices entre el

personal del CeNAT y FunCeNAT (complemento del Hallazgo Nº15).
Impacto
a) Sub-valuación de las imágenes en venta que afectan los ingresos del PRIAS para que continúe su
operación holgadamente garantizando una estabilidad económica razonable en su operación.
b) La sub-valuación conlleva a pérdidas injustificadas del uso de los recursos invertidos en la

operación del programa.

INF-002(04-2008)

Gestionar con el PRIAS, la elaboración de un estudio completo y profesional que ayude a

determinar el verdadero valor de venta de las imágenes. Con ello se puede determinar el precio
razonable y accesible para los ciudadanos que necesiten de este servicio sin afectar los intereses
mismos de la institución. Buscando una estabilidad económica que satisfaga las necesidades de
operación del PRIAS.

INF-002(04-2008)
Proceso Ingresos -Uso de Instalaciones FundaUNA-MATI
No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso de
Hallazgo Nº 17 instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de claridad en
varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el acuerdo de CONARE.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) Según listado de facturación (elaborado de forma manual por la contabilidad) y el consecutivo de
facturas, se observó el atraso en la facturación a la FundaUNA, sin ninguna justificación. No se
factura rigurosamente todos los meses, afectando el cobro oportuno de los ingresos para el manejo
del proyecto.
b) Igual se observó, que la Fundación no confecciona el respectivo recibo de dinero como

comprobante del dinero ingresado, atentando contra el buen control documental que respalde todos
los ingresos en las cuentas corrientes.
c) El acuerdo firmado entre FundaUNA y FunCeNAT por uso de instalaciones, no es claro y

excluye varios puntos necesarios de ser aclarados y establecidos adecuadamente.
Por ejemplo: no aclara las responsabilidades de cada una de las partes, ni aclara si el monto
establecido es fijo por todos los meses o si hay excepciones (meses de diciembre y enero no son
facturados por la FunCeNAT).
Tampoco quedó establecido el incremento anual por el uso del inmueble para costear el
mantenimiento y acondicionamiento de las instalaciones.
d) Según consulta realizada al Director Administrativo de la FunCeNAT, comentó que ese monto se
cobra desde el 2001 (aproximadamente), no obstante, el acuerdo para el uso de instalaciones fue
aprobado por el Consejo Nacional de Rectores en sesión No.5-2005, efectuada el 22 de febrero
2005,dando una prórroga al acuerdo tomado en sesión No.5-99 del 02 de marzo 1999.
Y al comparar el Acuerdo firmado por las fundaciones y el acuerdo tomado en la última sesión de
CONARE se observaron algunas diferencias.
Causa
a) Errores en el procedimiento contable y la inexistencia de un cronograma de actividades en donde
se detalle los registros fijos mensuales que deben ser contemplados antes de cerrar cada mes, dan la
libertad de dejar registros fuera en los estados financieros mensuales.
b) No hay claridad en el acuerdo firmado por ambas Fundaciones, dejando a criterio cómo aplicarlo,
en desventaja de la FunCeNAT.

INF-002(04-2008)
Impacto
a) Saldo disponible con el que se cuenta para realizar desembolsos no es razonable, al no contemplar
los montos fijos totales con que cuenta la Fundación y afectando el monto real del proyecto en que
se aplica este ingreso (CeNAT-Otro Recursos).
b) Al no facturar oportunamente no se está reflejando la realidad financiero-contable mensual de la

Fundación.
c) El deterioro de las instalaciones no se está viendo compensado, en lo que corresponde, con el

monto pagado por la FundaUNA, ya que desde hace varios años la FundaUNA paga un monto de
¢250.000 por el uso de instalaciones, y con el tiempo ese monto resulta por debajo de lo real para
cubrir las necesidades de mantenimiento, que año con año van en aumento.

a) Organizar y realizar un cronograma de las actividades de la FunCeNAT que den confiabilidad en

cuanto a registros precisos, exactos, oportunos, completos y correctos; mostrando mensualmente la
realidad financiera-contable de la Fundación.
b) Proceder con la revisión del acuerdo entre FundaUNA y FunCeNAT, y actualizarlo para dejar
establecidas las responsabilidades de cada una de las partes y claridad en cada uno de los puntos
utilizados, y en total apego a los acuerdos del CONARE según sesiones No.5-99 y No.5-2005.
c) Solicitar la revisión y actualización del monto cobrado por el uso de instalaciones del edificio Dr.
Franklin Chang Díaz, donde se ubican las aulas usadas por la FundaUNA y su programa MATI.

INF-002(04-2008)
Proceso Ingresos- Porcentaje por manejo de fondos de la Fundación
El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido revisado ni
Hallazgo Nº 18
actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría según informe anterior.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control X X X

El porcentaje para administrar los fondos (el cual es el ingreso propio de la FunCeNAT para operar
y continuar ofreciendo sus servicios a la institución) no ha sido revisado ni actualizado.
Si aumentan los proyectos que deben ser manejados por la Fundación, debe replantearse la
organización de la misma en cuanto a cantidad de personal, perfiles, mejoras del software, agilidad
en los procesos, mayores controles, etc. Para lo cual es necesario contar con más ingresos y es
necesario evaluar los porcentajes actuales.
En el informe anterior realizado por la Auditoría Interna del CONARE se recomienda este punto, y
sin embargo, transcurrido un año no ha sido acatado todavía.
Causa
Falta de definir prioridades, pensando en la continuidad de la Fundación que con solvencia
financiera pueda seguir brindando sus servicios a la institución y operando por sí misma.
Impacto
La falta de actualizar las tasas, por ende de incrementar los ingresos, está privando a la Fundación de
mejorar su organización y de ir preparándose para incorporar nuevos proyectos en su operación,
para brindar un servicio de alta calidad institucional.
a) A la brevedad iniciar y presentar una propuesta debidamente estudiada, para mejorar los
porcentajes en la administración de los fondos (elaboración de un diagnóstico).
b) A la vez, presentar en la propuesta, los beneficios que esta modificación va a brindar a la

Fundación y cómo se verá beneficiada la institución.

INF-002(04-2008)
Proceso Presupuestos
Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en cada uno
Hallazgo Nº 19 de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los Auxiliares de Bancos y la
Ejecutoria Presupuestaria.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X X

En pruebas realizadas a los tres reportes de control que lleva la encargada de contabilidad, se
detectaron varias diferencias, entre ellas:
a) En el PRIAS-CeNAT se mencionan las siguientes:
a.1) La cuenta 200-100-102-102-200-801 en Actividades de Capacitación, tiene registrado en

presupuesto dos facturas por un monto de ¢54.805, no registradas en la contabilidad del
proyecto del PRIAS (fue registrado en otro proyecto).
a.2) El rubro de transportes dentro del país no tiene contenido presupuestario, sin embargo, en el
mes de noviembre se emitió un cheque a nombre de Gerardo Redondo para trasladar equipo a
la UNED.
El monto del cheque asciende a ¢15.000, el cual no es muy significativo, pero el enfoque de la
debilidad es la inconsistencia entre reportes y la falta de verificación antes de cerrar cada mes,
ya que la contabilidad indica un monto y los auxiliares otro; tanto así que este monto fue
emitido afectando dicha cuenta en la contabilidad pero no aparece como tal en la liquidación
presupuestaria.
b) En CeNAT-MICIT:
b.1) El presupuesto del CeNAT-MICIT, el monto ejecutado según presupuesto y auxiliar de bancos
es de ¢5.586.088.74, no obstante, en contabilidad el total de gastos es por un monto de
¢5.622.248.74, generándose una diferencia entre reportes de ¢36.160.
b.2) El Auxiliar de Presupuesto, en donde se lleva el control y ejecutoria de los mismos, no coincide
con los movimientos y saldos contables en varias partidas.
b.3) Varios gastos, según su clasificación, no coincidía ni en el monto inicial del presupuesto ni con
los movimientos mensuales de la contabilidad.
b.4) La sumatoria de los movimientos por partida de gasto no coinciden con las registradas en la
contabilidad.

INF-002(04-2008)
b.5) El auxiliar de presupuesto no incluye partidas de gastos que sí se encuentran registradas en la

contabilidad.
b.6) Algunas cuentas de gasto y sus movimientos en el auxiliar de la ejecutoria de presupuesto

fueron invertidas en comparación a la contabilidad.
b.7) Factura registrada en la ejecutoria por un monto mayor que el mostrado como pendiente de
pago en el Auxiliar de Cuentas por Pagar Líquidas.
c) El sistema contable automatizado tiene el módulo de Presupuesto, (el cual fue comprado por
CONARE y se le concedió un derecho a FunCeNAT para su uso y explotación), no es utilizado por
la contadora, quien prefiere llevar su control en Excel por mayor confianza y agilidad, e indica que
el sistema tiene ciertas particularidades que no son funcionales con la operación de la Fundación.
Esto evidencia la inadecuada explotación del sistema y un inadecuado uso del sistema adquirido con
recursos del Estado a través del CONARE en años anteriores.
Causa
a) Uso de auxiliares manuales como control, que tienden a no ser confiables, porque no se vinculan
entre sí, mostrando información incorrecta.
b) Falta de monitoreo, entre la información del Libro de Bancos, Contabilidad y Presupuestos.
Impacto
a) Pérdida de credibilidad en la información contable y presupuestaria por no demostrar saldos
correctos debidamente revisados y conciliados en cada cierre mensual y al final del período.
b) Información financiera en libros legales incorrecta.
c) Riesgo de integridad y exactitud de la información financiera.

A la Administración de la Fundación:
a) Cumplir con toda la normativa relacionada. Para el caso del manejo de presupuesto, acatar lo
establecido en el “Manual de Normas Técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades
(...) sujetos a fiscalización de la Contraloría General de la República”:
Norma 656: El sistema contable deberá dar información completa sobre aspectos relevantes que
tienen incidencia en el presupuesto (...)
Norma 660.02: Los informes de ejecución presupuestaria, deberán reflejar, comparativamente, las
cifras presupuestadas y los movimientos contables, tanto de ingresos como de gastos.

INF-002(04-2008)
b) La contabilidad debe asegurase de que los registros asentados en todos los auxiliares son los
totales, completos, exactos y correctos de la operación mensual.
c) Se recomienda mantener un expediente nombrado “Presupuesto” por cada proyecto, en donde se

custodie y maneje toda la información de los presupuestos, modificaciones internas,
correspondencia tramitada, cambio, presupuestos extraordinarios etc., para fácil consulta,
seguimiento y control; así como para hacer más eficiente el tiempo, al no tener que volver a
reconstruir datos e información.

INF-002(04-2008)
Proceso Bancos
La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el
Hallazgo Nº 20
manejo de fondos públicos.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X

En el 2007 la Fundación tuvo once cuentas bancarias, todas con el Banco Nacional, cinco en dólares
y seis en colones, pero ninguna fue destinada a manejar exclusivamente los fondos públicos.
Se observó que en el mes de diciembre 2007 se solicitó la apertura de una nueva cuenta en colones,
según indicó la contadora es para manejar los fondos públicos en el período 2008. No obstante, al
cierre de este informe se evidenció que aún no había sido registrada en la contabilidad.
No es adecuado el control sobre las cuentas bancarias, al ser llevado de forma manual y para todas
las cuentas y proyectos.
Causa
Apertura de cuentas corrientes sin un debido control y sin establecer las verdaderas necesidades
para el manejo de la Fundación.
Impacto
a) Incumplimiento en la normativa de los fondos públicos de manera oportuna.
b) Asignación de más recursos para mantener un adecuado control, al llevarlos en forma manual y
para todas las cuentas existentes el correspondiente control.

a) Establecer una cuenta corriente para el manejo de fondos públicos en cumplimiento de la
normativa y para un adecuado control en su administración.
d) Evaluar las cuentas corrientes existentes y diagnosticar cuáles y cuántas son las necesarias para la
estructura de la Fundación y su adecuado control y funcionalidad.

INF-002(04-2008)
Proceso Libros Legales
Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias en la
Hallazgo Nº 21
información registrada.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

De la verificación de los libros legales se observó lo siguiente:
ACTAS:
El Libro de Actas no se encuentra actualizado ya que la última acta emitida es la número 038,
correspondiente a la sesión del 25 de setiembre 2007. Pero la última foliada y firmada es la número
035, sesión del 05 de diciembre del 2006. Como consta en el folio 081, último folio con
información de las sesiones de la Junta Administradora.
Por lo tanto, queda evidencia que las actas correspondientes al 2007, no han sido pasadas al libro
legal y por ende firmadas por los señores rectores en cargo de Presidente y Secretario, puestos
ocupados por miembros diferentes en el año actual.
Se observó que el folio 13 no se encuentra dentro del consecutivo, no obstante, la información es

continua entre folio 12 y folio 14, por lo que no hay interrupción de información, pero no existe
ninguna nota aclaratoria solicitando la reposición de dicho folio, incumpliendo con los lineamientos
publicados en Gaceta No 229 del 23-11-2004, en donde en su artículo 1.2, inciso b) dicta:
(...) Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva (...) tratándose de hojas sueltas,
deberán igualmente estar enumerados y contener el logotipo o nombre de la institución (...)
Los libros de actas no se encuentran foliados por ambos lados, en algunos casos se imprime la
información al dorso del folio en otros casos se deja totalmente en blanco.
MAYOR:
El Libro Mayor ha sido automatizado mediante el software de Marcosoft, proveedor del sistema
contable de la Fundación.
Este libro no se encontraba actualizado cuando se solicitó para validar los datos mayorizados de
diciembre 2007, la última información ingresada correspondía al mes de noviembre 2007.
Al verificar los saldos contables de noviembre ingresados en el libro Mayor, no correspondía a los
mismos datos de los estados financieros. Consultada la contadora procedió a revisarlos y solicitar la
asesoría del proveedor del sistema para corregirlo.

INF-002(04-2008)
Se observó falta de legibilidad en varias cuentas, ya que al ser automatizados, varia información cae
sobre información ya impresa, volviéndola ilegible e incumpliendo con la normativa que les regula,
como el “Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Unidades de Auditoría Interna
Públicas en la legalización de libros”. que dicta en la norma 302 Registros Computarizados:
(...) Las cifras del resumen de los registros contables computarizados se anotarán en los respectivos
libros de contabilidad. Cuando existan registros contables computarizados, se debe llevar
periódicamente las anotaciones de resumen a los respectivos libros de contabilidad. Dichas
anotaciones deben ser fiel reflejo de los movimientos contables, transacciones efectuadas y demás
datos e información que proporcione el sistema computarizado, a partir del registro de documentos
originales. ( En subrayado no es del texto original)
Adicionalmente, al no coincidir los saldos de la ejecución presupuestaria y la contabilidad, la

información mayorizada en los libros legales, tampoco está garantizando total exactitud y confianza
en las partidas ahí registradas.
Causa
Falta de un adecuado control y responsabilidad en actividades mensuales que deben ser cumplidas a
cabalidad.
Impacto
a) Podría verse cuestionada la imagen de la Fundación, y verse afectada por incumplimiento de las
directrices y normativa establecida.
b) Información poco confiable al no estar actualizada y no coincidir los saldos con los estados
financieros, los cuales tampoco son exactos con los auxiliares de presupuesto.

a) A la brevedad actualizar todos lo libros legales, garantizando que la información en ellos
registrada es total, exacta, correcta y confiable.
b) En todo momento cumplir con la normativa que sobre el tema le es aplicable.

INF-002(04-2008)
Proceso Cumplimiento de Normativa
Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los requisitos
para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de
Hallazgo Nº 22
fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de
junio 2006.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

A pesar de que la directriz de la Contraloría General de la República fue emitida desde el 10 de
junio 2006, la FunCeNAT aún no ha realizado el trámite para su incorporación.
Todo sujeto privado que administre fondos públicos que sean recibidos a través de algún ministerio
deben estar certificados por la Contraloría General de la República para este fin.
Causa
Carencia de una reacción inmediata por parte de la administración de la Fundación, sin considerar
las consecuencias que puede acarrear a la Fundación el no actuar oportunamente.
Impacto
a) Riesgo de continuidad del negocio.
b) Puede ser cuestionada la imagen de la Fundación y verse afectada al no acatar pronta y

oportunamente las directrices del ente contralor.

a) A la brevedad, agilizar y concluir el trámite para la Calificación de Idoneidad en la administración

de Fondos Públicos, ante la Contraloría General de la República.
b) Cumplir a cabalidad toda la normativa que se ha dictado al respecto

INF-002(04-2008)
Proceso Seguridad-Activos Fijos
No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha adquirido la
Fundación para sus diferentes programas, ni se encuentran asegurados con alguna
Hallazgo Nº 23
póliza, a pesar que los activos son movilizados dentro del edificio y en algunos
casos externamente también.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) Producto de la falta de seguridad imperante y no contar con una póliza de Mobiliario y Equipo, se
tuvieron que dar de baja sin recuperar monto alguno, 1 Portátil Toshiba y 1 Proyector BenQ, ambos
valorados en la suma de ¢1.553.721,35. Estos activos no contaban con más de cinco meses de
haber sido adquiridos.
Éste equipo fue adquirido para el proyecto IRSE, aunque es un proyecto financiado por fondos
privados, es necesario destacar la inseguridad y falta de control con que cuenta la Fundación para el
manejo y custodia de activos de alto valor.
El ajuste para dar de baja estos activos se hizo contra capital inmovilizado (cuenta contable 300-
800-100), lo que demuestra que la Fundación no recuperó suma alguna de esta sustracción por no
contar con un seguro que proteja los bienes que administra.
b) La FunCeNAT no lleva un control del ingreso de personas a los programas del CeNAT y sus
laboratorios, como salvaguarda de los activos como según se demanda en la Ley No 7806:
Art 3: ¨El Estado y sus instituciones quedan autorizados para traspasar recursos al Centro
Nacional de Alta Tecnología, de cuya administración y manejo será responsable la Fundación
Centro Alta Tecnología...¨ (el subrayado no es del original)
Máxime que, al realizar actividades de carácter científicas, educativas, etc., se cuenta con alto
tránsito de personal ajeno a la institución y se debe velar por proteger los recursos con que se
cuenta.
c) Los activos fijos adquiridos no se encuentran plaqueados.
d) Existe un auxiliar de activos, pero éste no ha sido cotejando con nada. Simplemente es el
levantamiento de las existencias.
Causa
a) Carencia de un debido control de activos y una Política para su manejo y custodia.
b) Incumplimiento del documento “Procedimientos Administrativos” elaborado por la Fundación

(en lo referente a plaqueo, póliza de seguros, boletas de control de entrega).

INF-002(04-2008)
Impacto
a) Pérdida de bienes, dados en custodia.
b) Pérdida de imagen de la Fundación al no custodiar adecuadamente los bienes encomendados y se

vea cuestionada por su administración y falta de controles efectivos.

a) Se recomienda mantener un auxiliar de los activos adquiridos por cada proyecto, separado del
registro del fondo restringido, para controlar adecuadamente todos los bienes y tener total claridad
su procedencia.
b) Proceder con el correspondiente plaqueo de activos, velando por la seguridad de los mismos.
c) Diseñar boletas adecuadas y preimpresas para el control de los movimientos de activos (sean
traslados, préstamos, dar de baja por daño, obsolescencia, etc.) Todo en miras a mejorar el control y
asegurarse de su rígido cumplimiento.
d) Crear una Política para el manejo, adquisición y control de activos fijos para la Fundación y el
CeNAT.

INF-002(04-2008)
Proceso Información Financiera y Auxiliares
Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y registros que
no han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera
Hallazgo Nº 24
de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro
entendimiento.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

a) Los auxiliares no mantienen toda la información pertinente, tornándose los auxiliares poco claros
para terceros y para los mismos usuarios de la contabilidad.
Por ejemplo: Carecen del tipo y número de documento que le dio origen a cada registro contable
(factura), fecha del documento (para visualizar su antigüedad), así como un correcto y completo
encabezado que fácilmente identifique a qué corresponde.
b) Aún se mantienen en los estados financieros cuentas antiguas como resultado de la depuración
realizada por la Auditoría Interna del CONARE con corte al 30 de setiembre 2006, para las cuales
no se ha tomado la decisión de ajustarlas adecuadamente, y evitar arrastrar por varios períodos
consecutivos situaciones o errores generados en años anteriores.
Tal es el caso reflejado en las Cuentas por Cobrar Líquidas por un monto total de ¢3.872.525 que
corresponden a los clientes: Strout Center, Dr. Lynne Bell, y Comisión Nacional de Emergencias.
De acuerdo al registro, como resultado de la depuración anterior de auditoría interna, estas cuentas
tienen una antigüedad superior a un año, por lo que ya no deben ser clasificadas como líquidas en la
contabilidad. Cabe aclarar que la Fundación no cuenta con ninguna política de Reserva para
Incobrables, por lo tanto, dicho monto no ha sido registrado mensualmente como gasto previendo
este tipo de situaciones.
Causa
a) Incumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad.
b) Falta de una reacción oportuna de la Administración para brindar la información financiera real
de la Fundación.
c) No cuenta con actividades de control que aseguren la calidad de la información financiera.
Impacto
a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la
Fundación.
b) Riesgo de integridad.

INF-002(04-2008)

a) Confeccionar todos los auxiliares de forma íntegra y oportuna.
b) Proceder con las gestiones pertinentes para recuperar saldos pendientes. Agotadas todas las vías
para recuperar saldos, proceder con la depuración de saldos contables, y mostrar la realidad
financiera contable de la Fundación, registro que debe ser adecuadamente documentado, asumiendo
la responsabilidad de errores administrativos y contables de períodos anteriores.
c) El director Administrativo-Financiero, debe involucrarse más en temas contables, y revisar todos

los meses la información reflejada en los estados financieros, quedando satisfecho con la
información presentada, y proceder a firmarlos como señal de su aprobación.
d) Cumplir a cabalidad con la normativa vigente en temas contables y con las Normas
Internacionales de Contabilidad.

INF-002(04-2008)
Proceso Información financiera-Activos
Errores en los registros contables no son corregidos oportunamente, arrastrando el

Hallazgo Nº 25
error en el cierre del período.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X

a) Se observó que la amortización del software de la FunCeNAT (Sistema de Libros Contables) se
incluyen dentro de la “Depreciación de Equipo de Cómputo” y no en “Activos Intangibles”.
b) Aún se mantiene en la cuenta contable de activos fijos 100-200-000-000-000-000 el rubro de

¢600.000,00 por adquisición del Software de Contabilidad Contaplus, sistema que ya no está
operando y que fue substituido por el Sistema Marcosoft, desde octubre 2006.
Esto muestra que las cifras en los estados financieros de la Fundación, no se muestran exactas y
correctas en su totalidad como lo establecen las Normas Internacionales Contabilidad.
Causa
Falta de revisión y depuración oportuna de la información registrada en los estados financieros.
Impacto
a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la
Fundación.
b) Estados Financieros no muestran la situación real de la Fundación.

a) Proceder con las gestiones pertinentes para depurar saldos contables y mostrar la realidad
financiera-contable de la Fundación.
b) El director Administrativo-Financiero, debe involucrarse más en temas contables, y revisar todos
los meses la información reflejada en los estados financieros, dejando evidencia de su aprobación
firmando dichos reportes.
c) Cumplir a cabalidad con la normativa vigente en temas contables y con las Normas
Internacionales de Contabilidad.

INF-002(04-2008)
Proceso Préstamo de fondos entre proyectos
No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos, donde se
Hallazgo Nº 26 evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la
persona que lo solicita y autoriza.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

Aunque es un manejo interno y aceptado dentro del esquema de fondos restringidos siempre y
cuando mantenga carácter de temporalidad, en la Fundación no media ningún documento para
realizar “préstamos” de fondos entre proyectos, lo cual es un riesgo y puede quedar en el olvido.
Esta actividad es registrada por la FunCeNAT mediante la sección de Cuentas por Cobrar y Cuentas
por Pagar Líquidas pero no se establece el motivo de la transacción y no se documentan las
condiciones para su recuperación.
Causa
a) Informalidad en los registros internos de la Fundación.
b) Inexistencia de un procedimiento adecuado para el manejo y control de los préstamos.
Impacto
a) Falta de claridad en la transacción, en la cual no se median las condiciones y la información
necesaria que debe contener cada registro contable.
b) Información contable de los proyectos con saldos no reales.

a) Documentar los préstamos entre proyectos dejando evidencia por medio de Nota de Débito y
Crédito para amparar este manejo, y mantener el auxiliar con las debidas referencias, en
cumplimiento de sanas prácticas administrativas y contables.
b) Establecer actividades de control para el adecuado manejo y control de los préstamos.

INF-002(04-2008)
Proceso Rendimiento y Efectividad de cada programa
Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT, pues no
Hallazgo Nº 27
todos los gastos en que incurre son registrados en su contabilidad.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

Los directores de cada programa del CeNAT, están registrados en la planilla de OPES, por lo que
los gastos por salarios y cargas sociales los asume OPES y no el CeNAT. De esta forma se evidencia
que no hay una correcta y efectiva valoración de productividad y eficiencia de cada uno de los
programas del CeNAT al no incorporarle la totalidad de sus gastos en los registros contables.
Causa
a) Inadecuada distribución de los gastos por programa.
b) No se ha analizado la importancia de evaluar el rendimiento por programa, necesario para

conocer la eficiencia, eficacia y economía de todo programa y/o proyecto.
Impacto
Desconocimiento del rendimiento real que está brindando cada programa, en total transparencia de
su operación.

A la Administración de la Fundación y a la Dirección Ejecutiva OPES
Es necesaria la pronta revisión de los costos reales por programa, a efectos de lograr mayor
precisión en la relación de los costos y gastos asociados a la actividad que realizan.
A la Dirección Ejecutiva OPES

Evaluar la necesidad de trasladar las plazas de los directores de los programas del CeNAT con el fin
de que cada programa muestre su resultado real y que OPES no asuma los gastos que no le
corresponden.

INF-002(04-2008)
Proceso Regulaciones
Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se
mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a
Hallazgo Nº 28
pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el
asesor legal de la institución.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X

A la fecha se mantiene como activo el Convenio entre CONARE y FunCeNAT custodiado en el
archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE ya que no se ha comunicado formalmente a los
involucrados el rechazo por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la
institución, por considerarlo improcedente.
El ente contralor mediante consulta realizada por la Auditoría Interna en octubre 2005, emitió su
pronunciamiento con respecto al convenio en mención, objetando la validez de su contenido. Por
parte del asesor legal de la institución, dicho convenio no fue refrendado y elaboró un documento
en junio 2006 que respalda su posición.
Causa
a) Falta de una adecuada comunicación instit ucional
b) Falta de actualizar y revisar periódicamente los contratos y convenios de toda la institución.
Impacto
Existencia y custodia de documentos que no tienen validez se pueden prestar para confusiones en la
toma de decisiones.

Proceder con la anulación de dicho convenio de manera formal y que quede documentada la razón
de su rechazo por parte de la Contraloría General de la República y del asesor legal institucional.

INF-002(04-2008)
Proceso Sistemas de Información
El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de mayor, siendo un
Hallazgo Nº 29
error en la estructura del catálogo contable automatizado.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X

Se observó que el software contable de Marcosoft, utilizado en la Fundación, no tiene restringido el
registro de movimientos en las cuentas de mayor.
Por ejemplo, la cuenta contable No. 200-100-102-102-200-900 Materiales y Productos (que

corresponde al manejo del proyecto del PRIAS-CeNAT) tiene un movimiento en el mes de
noviembre 2007, corriendo el riesgo de que la información no sea adecuada y correctamente
mayorizada.
Causa
Falta de revisión en la estructura del catálogo contable.
Impacto
a) Riesgo de que la información no sea adecuada y correctamente mayorizada.
b) Estados financieros no presentados correctamente.
c) Información contable no confiable.

Proceder con la revisión de la estructura del catálogo contable actual, validando que no se estén
dando errores significativos y que no está afectando el contenido en los Estados Financieros.

INF-002(04-2008)
Proceso Contingencias
A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos transferidos por

Hallazgo Nº 30 PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del proyecto llamado “Desarrollo de
Proveedores para Empresas Multinacionales de Alta Tecnología”.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X X

Se observaron varios pagarés firmados en la caja fuerte de la FunCeNAT, que ascendían a un monto
de $56.593,00 pactados en octubre 2003. Se consultó a la contadora sobre el origen de los mismos,
aclarando que la Administración de la Fundación no está involucrada en el tema, ya que la solución
y seguimiento de este caso lo están resolviendo las Auditorías Internas de PROCOMER y CONARE
cuyo monto transado fue superior a los pagarés.
Observando los pagarés en cuestión son los No.011 y No.012. El tercer pagaré por un monto de
$20.200,00 firmado por Henry Ramírez Delgado (como presidente de CAPOEN) no cuenta con
número de documento. Dichos pagarés indican que la recuperación debe iniciar el 01 de enero
2004.
A pesar de que este tema es una contingencia significativa, no se encuentra reflejada en las Notas a
los Estados Financieros detallando su origen y responsables a cargo de su resolución.
NOTA:
Mediante el actual estudio sobre la Evaluación del manejo de Fondos Públicos del CeNAT, a través
de la FunCeNAT, no se profundizó en el tema a solicitud del Auditor Interno del CONARE, quien
aclara que el asesor legal de la Auditoría le está dando seguimiento con la auditoría de
PROCOMER, para resolverlo adecuadamente.
Causa
Falta de un adecuado manejo entre las partes y soluciones prontas en temas de manejo se fondos
públicos.
Impacto
Como contingencia, puede afectar las finanzas de la FunCeNAT y su operación.

INF-002(04-2008)

Dar seguimiento al avance de esta contingencia con el asesor legal y las auditorías involucradas,
para su pronta resolución.

INF-002(04-2008)
Proceso Eventos posteriores a la Revisión de Auditoría
La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses, correspondiente a los
Hallazgo Nº 31
meses de enero, febrero y marzo del 2008.
Nivel de Riesgo
Alto Medio Bajo
control
X X X X

A la fecha de nuestra conclusión del estudio realizado en la FunCeNAT, se observó que la
contabilidad contaba con un atraso de tres meses.
Según consulta a la contadora se debe al apoyo que debe dar al Director Administrativo en varias
actividades, ajenas a sus funciones normales, las cuales no están definidas. Otra razón en el atraso es
el período en que tuvo a cargo toda la contabilidad sin contar con el asistente contable que da apoyo
en estos temas (renuncia del anterior)
Causa
a) Falta de delimitación de responsabilidades.
b) Carencia de un cronograma que establezca las fechas en que cada actividad y cada proceso deben
estar concluidos.
c) Falta de recurso humano, porque la asistente de contabilidad renunció y el substituto no fue

contratado oportunamente, quedando el recargo en la contadora.
Impacto
a) Desconocimiento de la información financiero-contable a la fecha.
b) Desacato a la normativa contable, en mantener la contabilidad y sus estados financieros al día.
c) Atraso que también repercute en los Libros Legales, que deben estar al día.

a) Establecer un adecuado cronograma de actividades para verificar su cumplimiento en fechas

pactadas.
b) Necesidad que el Director Administrativo-Financiero de la Fundación se involucre en el proceso

contable, dejando evidencia de la revisión mediante firma en estados financieros.

INF-002(04-2008)
c) Establecer un plan para actualizar la información financiera, estableciendo actividades de control

que monitoreen estas labores.

INF-002(04-2008)
IV. Conclusiones
lV. Conclusiones
FunCeNAT, ha venido cumpliendo en forma informal lo establecido en el marco legal vigente, por ello
es necesario implementar procedimientos de control que les asegure el adecuado cumplimiento de la
normativa que involucra el manejo de fondos públicos y que estos se encuentren debidamente
sustentados con documentos que así lo avalen.
El Sistema de Control Interno de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología no esta
diseñado adecuadamente, en donde se fortalezca los principales procesos con las debidas actividades
de control, mitigando los posibles riesgos operativos, financieros y de cumplimiento.
La FunCeNAT no cuenta con un eficiente sistema contable que le garantice a la administración el

adecuado registro de las transacciones y lo razonable de las cifras que se presentan en los estados
financieros. Sin embargo, es rescatable mencionar que la información que se lleva en forma manual
en cierta forma se lleva ordenada y archivada en forma razonable.
La Fundación cuenta con un documento llamado “Procedimientos Administrativos”, el cual

contempla los principales procesos en forma muy general, no contemplando actividades de control y de
monitoreo, ni asignación de responsables. De aquí lo importante es, que si la Fundación se ha acogido
a este documento como una herramienta de control, este deberá ser modificado y mejorado para que
su función como herramienta de control sea efectiva.
Como bien lo informamos en este informe, el tener una matriz de delegación de funciones ayuda a la
administración a poder identificar en forma oportuna los responsables de ciertas actividades y delimita
la responsabilidad, disminuyendo en cierto grado los riesgos propios de toda transacción.
Los procesos que se realizan para la preparación de los estados financieros, presentan debilidades de
control, aspectos sobre los cuales la administración deberá adoptar las medidas correctivas planteadas
a fin de superarlas y evitar riesgos mayores.

INF-002-2008
V. Seguimiento y plan de implementación
V. Seguimiento y Plan de Implementación
Fecha Estimada
Comentarios de la Plan de
Nº. Hallazgo Riesgo Responsable de
Administración Implementación
Implementación
1 No existe un Manual de Medio
Procedimientos y Descripción
de Funciones para la
FunCeNAT ni para los
diferentes programas del
CeNAT que la Fundación
administra.
2 No se cuenta con una Matriz de Medio
Delegación de Autoridad
(control y registro de firmas,
monto y tipo de gasto que los
funcionarios pueden aprobar y
el área que les corresponde).
3 Los Estados Financieros y Alto
auxiliares no son revisados,
analizados ni autorizados
después de ser emitidos por la
contadora de la Fundación, y no
cumplen con la normativa
establecida por el ente
fiscalizador ni con las Normas
Internacionales de
Contabilidad.
4 Las notas a los Estados Medio
Financieros de la Fundación no
incluyen las políticas contables
INF-002-2008
más significativas y otras notas

a los estados financieros
anteriores, incumpliendo las
Normas Internacionales de
Contabilidad, propiamente la
NIC No.1, referente a la
presentación de Estados
Financieros.
5 No se realizan respaldos de la Alto
información financiera-contable
que se maneja de forma
electrónica.
6 Concentración de actividades Alto
de control del SIC en la
contadora, quien concede
accesos, administra el sistema,
registra datos y revisa la
información financiero-
contable.
7 A pesar de que se cuenta con un Medio
software contable, la totalidad
de los auxiliares se elaboran en
forma manual, porque el
sistema no proporciona los
auxiliares necesarios, ésto
conlleva a que exista
triplicación de funciones por
parte de la encargada de la
contabilidad y mayor margen
de error al manipular
constantemente los datos entre
auxiliares.
8 Desconocimiento de la Medio
normativa interna que regula la
Fundación por parte de la

INF-002-2008
Administración.
9 Los proyectos ejecutados con Medio
Fondos Públicos no se
mantienen en archivos
separados e independientes de
los Fondos Privados, y tampoco
se administran en cuentas
bancarias separadas de los
Fondos Privados.
10 En el Plan Anual Operativo Medio
2007 del CONARE no aparece
registrada una partida de
¢18.080.500 que corresponde al
presupuesto del PRIAS.
11 Se pudo determinar que no Alto
existe un control adecuado en
los viajes al exterior.
12 Se pudo observar falta de Alto
control y falta de normar los
gastos permitidos en cada uno
de los proyectos de la
Fundación, describiendo la
actividad y el fin para el cual se
requiere el desembolso.
13 Medio
No existen días específicos para
pago a proveedores y
confección de transferencias,
distorsionando las otras labores
que deben realizar los
funcionarios de la Fundación.
14 Los fondos recibidos por la Medio
venta de imágenes no son
depositados de manera
oportuna, éstos son realizados
INF-002-2008
varios días después de

recibidos.
15 La contabilidad de la Fundación Alto
no tiene actividades de control
que aseguren que la totalidad de
las ventas de imágenes del
PRIAS sean las realmente
efectuadas, pues la factura y el
recibo de dinero no justifican la
totalidad de servicio e imágenes
entregadas al cliente.
16 No se pudo determinar si los Medio
precios por venta de imágenes
están basados en un estudio
sistemático que garantice el
valor real de mercado, y que el
PRIAS esté recibiendo la
correspondiente retribución por
el “producto” elaborado.
17 No se lleva un adecuado control Medio
para facturar a la UNA-MATI
el uso de instalaciones y el
Acuerdo firmado entre las
fundaciones carece de claridad
en varios puntos, mostrando a
su vez, diferencias con el
acuerdo de CONARE.
18 El porcentaje cobrado para Alto
administrar los proyectos no ha
sido revisado ni actualizado,
desacatando recomendaciones
de la auditoría según informe
anterior.
19 Los montos ejecutados, no Alto
coinciden con la información

INF-002-2008
registrada en cada uno de los

reportes de control, sean: la
Contabilidad, los Auxiliares de
Bancos y la Ejecutoria
Presupuestaria.
20 La Fundación no cuenta con Medio
una cuenta bancaria dedicada
exclusivamente para el manejo
de fondos públicos.
21 Los libros legales no se Alto
encuentran al día y se
observaron deficiencias en la
información registrada.
22 Aún no se han presentado a la Alto
Contraloría General de la
República los requisitos para la
calificación de idoneidad como
sujeto privado apto para el
manejo de fondos, a pesar que
dicha directriz fue emitida por
el ente contralor desde el 10 de
junio 2006.
23 No existe una adecuada Alto
seguridad para custodiar los
activos que ha adquirido la
Fundación para sus diferentes
programas, ni tampoco se
encuentran asegurados con
ninguna póliza, a pesar que los
activos son movilizados dentro
del edificio y en algunos casos
externamente también.
24 Los estados financieros y sus Alto
auxiliares cuentan con
información y registros que no
INF-002-2008
han sido depurados para reflejar

la verdadera situación contable
y financiera de la Fundación.
Tampoco cuentan con la
información necesaria para su
claro entendimiento.
25 Errores en los registros Medio
contables no son corregidos
oportunamente, arrastrando el
error en el cierre del período.
26 No quedan documentados los Medio
préstamos de fondos entre
proyectos, donde se evidencie
la razón por la que se realizó el
préstamo, las condiciones, el
plazo y la persona que lo
solicita y autoriza.
27 Se desconoce el verdadero Medio
rendimiento de cada programa
del CeNAT, pues no todos los
gastos en que incurre son
registrados en su contabilidad.
28 Convenio Marco de Alto
Cooperación suscrito entre
CONARE y FunCeNAT, se
mantiene como vigente en el
archivo de la Dirección
Ejecutiva del CONARE, a
pesar de que fue rechazado por
la Contraloría General de la
República y por el asesor legal
de la institución.
29 El sistema de contabilidad Alto
acepta movimientos en las
cuenta de mayor, siendo un
INF-002-2008
error en la estructura del

catálogo contable
automatizado.
30 A la fecha no se ha definido el Alto
tema de los fondos públicos
transferidos por PROCOMER
a la FunCeNAT, como parte del
proyecto llamado “Desarrollo
de Proveedores para Empresas
Multinacionales de Alta
Tecnología”.
31 La contabilidad se encuentra Alto
con un atraso de tres meses,
correspondiente a los meses de
enero, febrero y marzo del
2008.

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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

Informe de Auditoría Interna

(Octubre de 2006 a Diciembre de 2007)

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .......................................... 1

II. RESUMEN DE HALLAZGOS........................................................................................................ 9

III. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ................................................................................... 12

LV. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 64

V. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................. 65

2.1 GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN DEL CENTRO NACIONAL DE ALTA

3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ................................................................................................ 6

I. Descripción del estudio realizado - Metodología

1.2. Objetivo General

1.3. Objetivos Específicos

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 1 de 71

1.5 Responsabilidad de la Administración

1.6 Regulaciones de la Ley General de Control Interno

La Ley General de Control Interno en su artículo número 4, señala:

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 2 de 71

Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se

Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y,

1.6.1. Responsabilidad por el sistema de control interno

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 3 de 71

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo

1.6.3. Los informes de auditoría:

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 4 de 71

1.6.4 Causales de Responsabilidad Administrativa:

Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

2.1 Generalidades de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología:

La FunCeNAT fue constituida el 04 de noviembre de 1997, y publicado en Gaceta Nº224 del 20 de

Esta Fundación constituye el brazo administrativo-contable, que coadyuva en el funcionamiento de

La Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología reporta directamente a la Junta Administradora de

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 5 de 71

2.2 Regulaciones de la Ley de Fundaciones y sus Reformas

3.1. El estudio se llevó a cabo mediante entrevistas, aplicación de cuestionarios, revisión de

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 6 de 71

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 7 de 71

De la evaluación realizada en la Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología, se obtuvieron los

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 8 de 71

II. Resumen de Hallazgos

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 9 de 71

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 10 de 71

Resumen de Hallazgos - Nivel de Riesgo

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 11 de 71

III. Descripción de los Hallazgos

Descripción del Hallazgo

Existe un documento nombrado “Procedimientos Administrativos”, pero éste contiene información

2- Toma de decisiones incorrectas asumiendo atribuciones que no le son pertinentes.

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 12 de 71

4- Dejar de realizar actividades o que no se midan controles, porque no ha sido establecido

5- Posibilidad de que la administración de OPES se vea afectada por incumplimiento de la ley, ya

Recomendación o Actividad de Control por Implementar

(...) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad

Al fiscal de la Junta Administrativa

Velar por el cumplimiento de la normativa y Reglamento Interno como se le ha encomendado en los

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 13 de 71

Descripción del Hallazgo

De esta manera se observa que el control imperante es informal.

2- En caso de ausencia de la contadora, que el sustituto tramite los desembolsos desconociendo si

Funcenat - Informe de Auditoría Interna 14 de 71

Recomendación o Actividad de Control por Implementar