Unidad 2

Planificación y Preparación de Auditorías

Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación:

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de

auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada).

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

c. Criterios de auditoría.

d. Auditores seleccionados por procesos.

e. Recursos necesarios.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

b. Procesos a ser auditados.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

e. Métodos de auditoría a utilizar.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto de aprendizaje llamado "Planificación y preparación

de auditorías".

• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

DISEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

A. OBJETIVO

Facilitar metodología para poder realizar las auditorías internas, con el fin de revisar si el sistema de gestión de calidad, se esté

ejecutando correctamente y si se mantiene actualizado y se encuentra conforme con las políticas administrativas y legales, para

garantizar el cumplimiento de todas las actividades de la empresa en Bureau veritas, realizando recomendaciones imparciales sobre la

base de la evidencia y el cumplimiento de los objetivos, planes , programas, proyectos y los procesos, como también mejora de la

operación, apoyando la alta dirección a la toma de las decisiones para corregir las desviaciones presentadas.
ALCANCE

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y

preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en BUREAU

VERITAS en el periodo vigente.

B. CRONOGRAMA DE AUDITORIA A REALIZAR

ABRIL
DETALLE
1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 29 30
Elaborar el programa de
auditoria

Preparar la auditoria
Realizar reunión de
apertura
Recolección de
información
Preparar conclusiones de la
auditoria

Ejecutar reunión de cierre

Informe de auditoria
Distribuir el informe
MAYO
DETALLE
6 13 20 27

REALIZAR
SEGUIMIENTO

C. CRITERIOS DE LA AUDITORIA

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE

· Elaborar el programa de
auditoria
· Elaborar el plan de auditoria
· Programa de
· Preparar la auditoria · Evidencias de auditoria
auditoria
· Plan de · jefe de control
· Alta dirección · Realizar reunión de apertura · Hallazgos · Alta dirección
auditoria interno
· Dependencia de la · Proceso de la · Recolección de la · Acciones correctivas y · Dependencias y/o · jefe del líder
entidad auditoria información preventivas procesos de la entidad auditor
· Planes de
· Organismo de · Preparar conclusiones de la · Organismos de
mejoramiento · Informe de auditoria
control auditoria control
vigentes
· Auditorías · Planes de
· Ejecutar reunión de cierre
internas mejoramiento
· Informe de auditoria
 · Distribución de informe
· Realizar seguimiento

DOCUMENTOS REGISTROS
Manual de procedimientos Plan de mejoramiento Lista de verificación
Manual de implementación Cronograma de auditoria Formato programa de auditoria
Manual de competencias Informes de auditorías anteriores Formato informe de auditoria

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

DETALLE NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORO Sandra Abril Licenciado y experto en SISO
REVISO Murella Andrea Gómez Jefe de oficina de control interno
APROBÓ José Rafael González Jefe de oficina de control interno

E. RECURSOS NECESARIOS.

Recursos humanos: Profesionales de la oficina de control interno, Auditores de calidad de la entidad, Papelería, viáticos y útiles.

Tecnológicos Hardware: Equipos de computadoras e impresoras, software, internet, aplicativos y office.

Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores y la y la oficina de control interno.
F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

PROBABILIDA VALORACION DEL

IMPACTO
D RIESGO (I+P)

IMPORTANT
TOLERABLE
ACEPTABLE

MODERADO

INACEPTAB
NOMBRE DEL DESCRIPCION POSIBLES
RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS

LE
1.

2.

3.

4.

5.
1 2 3 1 2 3

E
Que el programa
de auditoria no se Deficiencia en el
Incumplimiento x x IMPORTANTE
cumpla en su aseguramiento de la
totalidad gestión de calidad
Decisiones
equivocadas basadas
en informes no
Inexactitud x x IMPORTANTE
Informes no ajustados a la realidad
basados en los de la entidad que se
datos reales esté auditando

DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORÍA

A. OBJETIVOS

Verificar el cumplimiento de cada una de las normas establecidas según la norma ISO 19011:2011, de todos los procesos y

procedimientos de la empresa Bureau Veritas, a partir de la valoración de riesgos y haciendo énfasis en la efectividad de los controles

asociados a dichos riesgos, con el fin de asegurar la aplicación de acciones de mejoramiento, preventivas o correctivas para el

mejoramiento continuo de la empresa.

ALCANCE

Aplica para todos los procesos que forman parte integral del sistema de calidad de Bureau Veritas, de acuerdo a lo establecido en el

plan de auditoria interna de calidad aprobado y este proceso inicia a partir de del programa de auditorias y finalizara con los hallazgos

de la auditoria detectados y con la evaluación final de todos los auditores.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS.

Procesos de apoyo

 Procesos operativos

 Procesos de gestión documental

 Procesos administrativos

 Procesos de evaluación y control

 Procesos de servicio al cliente

C. CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera

objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría, esto se hará con el fin de conocer si la

empresa esta cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma.

La documentación de referencia tendrá en cuenta lo siguiente:

 Los programas de auditoría.

 Los listados de comprobaciones.

 Los resúmenes como resultados de cuestiones significativas.

 Las cartas de confirmación y de manifestaciones por parte de terceros.

 Las comunicaciones escritas.

D. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

 Ubicación: instalaciones de la organización

 Fechas: La primera auditoria se realizaría en (8 y 9 de abril), segunda auditoria (11 y 12 de noviembre)

 El tiempo estimado para la realización de estas actividades es de 3 días, esto con el fin de verificar y poder garantizar las

evidencias necesarias de la auditoria,

E. MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.

El método que se va a utilizar en la auditoria es: MÉTODO DEDUCTIVO

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

 Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.

 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

 Aplicación de normas generales a situaciones específicas

 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades

administrativas correspondientes.

 Organizar los equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros

aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para

su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.

 Apoyar e incentivar la participación de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría

específica.
  Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos

cumplan eficientemente con sus obligaciones.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Al momento de desarrollar una auditoria en una empresa siempre es importante, observar, evaluar y planificar el proceso de auditorías

en una organización, ya que, con la buena planificación, se puede obtener mejoras continuas en las organizaciones, identificando

constantemente los riesgos a los que puede estar sometidos y evitar más adelante situaciones inesperadas. Por eso es fundamental para

todas las organizaciones siempre buscar la mejora continua en los procesos de la empresa.

Para desarrollar la auditoría interna, se debe establecerse comunicación entre las partes involucradas, la alta gerencia, y todo el

personal en general manteniendo un buen clima para obtener los mejores resultados y siempre teniendo en cuenta todas las

observaciones que se genere tras las evidencias que se detecten de la auditoria que se realice.