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INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe


luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos

Establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de


“Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e


identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada

Y disponible para su uso por parte de todos los usuarios


2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,


guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de


Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo


Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.


El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben


nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la


Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la


información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos


-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al


diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo


casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuaron
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea
más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de
forma digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien
y cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR


Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de
los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y creación o mejora de enviar por
correo a la Directora.
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al documento
Profesional de Apoyo de corrección de estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis


se hacen de manera directa en la documentación en los casos donde la mejora sea evidente. Sin
embargo, en Revisa la adecuación de la los casos problemáticos para la documentación
interpretación del sentido el corrector enviará sugerencias y comentarios al
2 Corrector de Estilo líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envío como
versión Final al Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará


llegar al líder del proceso la documentación revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes


La Modifica y envía problemáticas para la interpretación el documentación nuevamente al líder
del proceso hará las 3 corrector Líder del proceso modificaciones en las partes indicadas en
requiere ajustes? por el corrector y le enviará nuevamente el documento modificado al corrector
de estilo. NO

Enviar por correo al Coordinador de


Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 con copia a la Profesional de Apoyo del
mejora o anulación de Solicitud de SG-QHSE el formato Solicitud de
4 documento creación, mejora Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
o anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el
documentos documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del necesidad SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina


NO Informa al Coordinador del Área de Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define Solicitud?
La intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su SI 3 aprobación final.

Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o
anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro


Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o Solicitud de creación, Anulación de
Documento F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulación de Auxiliar del marcando la casilla de aprobado, Documentos SG-QHSE
diligenciando la fecha de implementación del cambio.

Profesional de Apoyo SG- Para el caso de creación de Codifica y/o actualiza la QHSE
8 documentos se realiza la respectiva versión codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar de la versión. SG-QHSE

Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben


Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó y Emite y Aprueba Higiene en el Trabajo
aprobó, si aplica. El coordinador del Documento Área de Salud Ocupacional informa al
9
líder sobre la aprobación del Profesional de Apoyo documento.
SG-QHSE Una vez firmados los documentos se Auxiliar SG-QHSE identifican con Copia No
Controlada, se No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
graban en PDF (No Aplica para formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
Se publican los nuevos documentos en la intranet
Retira de Intranet los documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento físico se le coloca el sello QHSE de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye la versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-


Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de Documentos Auxiliar
del Documentos F-SO-OH-013F-SO-OH-013 SG-QHSE2
2
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
Que realizó solicitud

Libera Documento Informar los cambios de la


Aplica documento en el documentación a los participantes del proceso correspondiente Líder del
proceso
13
3 Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su fin y debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestión en Los líderes de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad en el Trabajo
Higiene en el trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud,
seguridad e Higiene en el Líderes de procesos trabajo

Enviar por correo al Coordinador de Gestión


NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la Profesional de Apoyo del 3 o 1 Líderes de procesos SG-QHSE el formato
Solicitud de Creación,
necesidades Mejora o Anulación de Documento de registros F-SO-OH-12 junto con el documento
SI sometido a consideración

Coordinador de Gestión en Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de


4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
En el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra y


el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere necesario define la Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestión en intervención de un experto a fin de o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su registros en el Trabajo
aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al Consejo


Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestión en Salud,


Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestión en los registros que se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE

1 El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece


7 Establecer criterios de criterios de control sobre los registros del
control de registros Coordinador de Gestión en SG-QHSE
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos Coordinador de Gestión en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del


proceso y/o funcionario que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se


9 Coordinador de Gestión en encuentra liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
1 Aplica documento en el Informar los cambios de la documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABLE CODIGO NOMBRE DISPONIBLE


DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestión en


Intranet /Proceso Gestión en Salud, CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestión en Intranet / Proceso Gestión en Salud,


LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de


la
universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalita de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.