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ASUNTO: Concepto Jurídico.

Respetado Doctor,

 TEMA OBJETO DE CONSULTA

El peticionario solicita se emita concepto jurídico el cual se indique el procedimiento


y la documentación requerida que se debe adjuntar para la legalización de una cuenta
de cobro cuando el proceso se ha efectuado en medio electrónico.

 NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia:

Artículo 16: Todas las personas tienen derecho al libre desarrollo de su personalidad
sin más limitaciones que las que imponen los derechos de los demás y el orden
jurídico

3 del decreto 522 de 2003:

Artículo 3: El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o


servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen
simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el
lleno de los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

h) Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.

Estatuto tributario:
Artículo 771-2: PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS
DESCONTABLES. <Artículo adicionado por el artículo 3o. de la Ley 383 de 1997. El
nuevo texto es el siguiente:> Para la procedencia de costos y deducciones en el
impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre
las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos
en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario
Artículo 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE
FACTURA. <Aparte tachado derogado por el artículo 118 de la Ley 788 de 2002.
Valores absolutos que regirán para el año 2002 establecidos por el artículo 1 del
Decreto 2794 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:> No se requerirá la expedición
de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras,
corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial.
Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del
régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.
Decreto 2242 de 2015

Artículo 1°: Ámbito de aplicación. Decreto aplica a:


1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario
tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir
factura electrónica.
2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario
tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto
Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el
procedimiento habilitación previsto en el artículo 10 del presente Decreto. Una vez
agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones
señaladas en decreto y, en adelante, no podrán expedir, si fuere el caso, la factura
electrónica a que se refiere el Decreto 1929 2007, ni la factura por computador
prevista en el artículo 13 del 1165 de 1996, ni la factura por talonario.
Parágrafo. La DIAN no podrá establecer la obligación de facturar electrónicamente,
hasta que se expida la reglamentación de Ley 1231 2008 y demás normas
relacionadas que permita la puesta en circulación de factura electrónica como título
valor. No obstante lo anterior, las personas de que tratan los numerales 2 y 3 del
presente artículo, es decir, aquellas que voluntariamente opten por expedir factura
electrónica, podrán hacer la solicitud a partir la publicación del presente decreto.

Artículo 2: Definiciones. Para efectos la aplicación e interpretación del presente


Decreto, se tendrán en cuenta siguientes definiciones:
“[…]
1. Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta
bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas
computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de
las características y condiciones que se establecen en presente Decreto en
relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la
factura electrónica comprende la generación por obligado a facturar y su
entrega al adquirente. […] “

Código civil colombiano

Artículo 1602. Los contratos son ley para las partes: Todo contrato legalmente
celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su
consentimiento mutuo o por causas legales.

 JURISPRUDENCIA

Corte Constitucional
Sentencia C-934/13
“[…] La autonomía de la voluntad privada es la facultad reconocida por el
ordenamiento positivo a las personas para disponer de sus intereses con efecto
vinculante y, por tanto, para crear derechos y obligaciones, con los límites generales
del orden público y las buenas costumbres, para el intercambio de bienes y servicios
o el desarrollo de actividades de cooperación.
Dentro de este cuadro, la autonomía permite a los particulares: i) celebrar contratos o
no celebrarlos, en principio en virtud del solo consentimiento, y, por tanto, sin
formalidades, pues éstas reducen el ejercicio de la voluntad; ii) determinar con amplia
libertad el contenido de sus obligaciones y de los derechos correlativos, con el límite
del orden público, entendido de manera general como la seguridad, la salubridad y la
moralidad públicas, y de las buenas costumbres; iii) crear relaciones obligatorias entre
sí, las cuales en principio no producen efectos jurídicos respecto de otras personas,
que no son partes del contrato, por no haber prestado su consentimiento, lo cual
corresponde al llamado efecto relativo de aquel. […]” 1
Corte Suprema de Justicia.
Sentencia SC12122-2014

1
Sentencia C- 934/13, Corte Constitucional, diciembre once (11) de dos mil trece (2013), expediente
D-9661, Magistrado Ponente Dr. Nilson Pinilla Pinilla.
“[…]Repara la Corte en esta regla, por la circunstancia de que en el caso presente la
interpretación defendida por el recurrente propugna por que se entienda que las
partes, ambos abogados, simplemente acordaron que en cualquier momento podían
dar por terminado el contrato de mutuo acuerdo, cosa que en verdad luce inútil de
pactar, toda vez que en atención a la autonomía de la voluntad privada como fuente
generadora de normas para las partes, ellas mismas pueden modificarlo o extinguirlo
con su consentimiento (mutuo disenso), pactando lo que bien les parezca en el ámbito
concreto de sus propios intereses sin afectar los ajenos (“Todo contrato legalmente
celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su
consentimiento mutuo o por causas legales”) […]”2
 Concepto 11545 de 2017 DIAN

“[…] La DIAN indica, que las personas naturales Régimen simplificado que opten por
expedir factura en general (Electrónica, por computador, por talonario, o documento
equivalente por tiquetes de máquina registradora), requieren solicitar la autorización
de numeración y cumplir los requisitos que exige la normatividad fiscal vigente, para
cada caso
Conforme al artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, la autorización de
numeración se exige frente a los obligados a facturar. No obstante, acorde con el
artículo 4 de esta misma resolución, que señala expresamente los casos en los
cuales no se requiere autorización de numeración, se establece sin embrago, en
el parágrafo una excepción que aplica de manera general a quienes:
**Facturen
**Expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras, y a quienes
**Expidan factura electrónica.

Entendiéndose en consecuencia, que se requiere autorización de numeración,


independientemente de quien se trate, por el solo hecho de facturar o expedir alguno
de tos documentos señalados. De tal modo que si un no obligado a facturar, expide
factura, tiquetes de máquinas registradora o factura electrónica, tendría que solicitar
autorización de numeración.

En particular, frente a quienes expiden factura electrónica, es pertinente observar que


el Decreto 2242 de 2015, por medio del cual se reglamentan las condiciones de
expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y
control fiscal”, en el artículo 1, sobre ‘Ámbito aplicación”, se establece que el mismo
aplica a:

1. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario


tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura
electrónica.

2
Sentencia SC12122-2014, Corte Suprema de Justicia, nueve (9) de septiembre de dos mil catorce
(2014), Radicación N° 11001-31-03-042-2009-00347-01, Magistrado Ponente Dr. Jesús Vall de Rutén
Ruiz
2. Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario
tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
3. Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto
Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura
electrónica. (Subrayado fuera de texto.) […]”

CONCEPTO JURÍDICO
En primer lugar es necesario determinar que la utilización de una cuenta de cobro o
una factura (en documento físico o electrónico) depende de las obligaciones que
ostente el proveedor en virtud del artículo 771-2 del Estatuto tributario. Como
consecuencia si el proveedor detenta la obligación de expedir factura de conformidad
con el artículo 615 del estatuto en mención, este documento se vuelve esencial y no
puede ser remplazado por la simple cuenta de cobro.
En este sentido si el proveedor pertenece al régimen común necesariamente se
encuentra en la obligación de expedir la factura correspondiente, dicha obligación no
recae sobre las personas que pertenecen al régimen simplificado las cuales pueden
emitir directamente cuentas de cobros en virtud de los contratos celebrados para el
reconocimiento del pago correspondiente cuando se trate de la compra y venta de
bienes y servicios. Sin embargo esta regla contempla una excepción, puesto que si
voluntariamente una persona perteneciente al régimen simplificado desea emitir la
factura correspondiente (Electrónica, por computador, por talonario, o documento
equivalente por tiquetes de máquina registradora) necesita cumplir a cabalidad con
los requisitos dispuestos en al marco reglamentario.
Un ejemplo de los documentos necesarios que se deben allegar para la legalización
de la factura en el régimen común son:
 Original de la Factura. Indicar el No. de contrato u orden de servicio y el periodo de facturación.
 Orden de servicio en original debidamente autorizada y firmada por las partes.
 Copia del contrato de prestación de servicios
 Original de la remisión o Acta en caso de Contrato de Obra.
 Planilla y comprobante de pago al Sistema General de Seguridad Social (personas Naturales).

En el caso del régimen simplificado los documentos que pueden exigirse para la
legalización de la cuenta de cobro son:

 Cuenta de cobro, indicando fecha, nombres y apellidos, numero de cedula, valor en letras
y números, descripción de la actividad indicando el número de orden de compra y/o servicio
o contrato, periodo de facturación, dirección, teléfono y firma.
 Orden de servicio en original debidamente autorizada y firmada por las partes.
 Copia del contrato de prestación de servicios debidamente firmado por las partes
involucradas, incluyendo las prórrogas y/u otro sí.
 Original de la remisión o Acta en caso de Contrato de Obra.
 Planilla y comprobante de pago al Sistema General de Seguridad Social (Persona Natural
e independiente)
No obstante si de lo que se trata es de constituir la cuenta de cobro como un
documento equivalente a la factura es necesario solicitar la numeración consecutiva
ante la DIAN y cumplir con los demás requisitos que impone el artículo 3 del decreto
522 de 2003:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d) Fecha de la operación;
e) Concepto;
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

Por otra parte es necesario advertir que las obligaciones contractuales nacen de la
autonomía de la voluntad de los contratantes pues permite regular libremente los
intereses de cada uno, en este sentido la inclusión de la cuenta de cobro como
requisito necesario para el pago y reconocimiento de la prestación no resulta ser
contraria al orden público, a la moral o a las leyes vigentes en consonancia con los
dispuesto por la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia. Por lo tanto esta
puede ser exigida para el correspondiente pago de la obligación si se pactó
inicialmente en el contrato.
En consonancia con lo anterior si la persona no está obligada legalmente a expedir la
correspondiente factura electrónica o física puede adelantar la respectiva legalización
de la cuenta de cobro allegando los soportes y documentación necesaria, más aun
cuando dicha condición fue estipulada inicialmente en el contrato celebrado por las
partes.
Es necesario aclarar que si bien el procedimiento inicialmente se efectuó a través de
medio electrónico existe cierto tipo de información que debe adjuntarse sin distinción
al procedimiento manual puesto que no existe norma que taxativamente establezca
esta diferencia.
En conclusión si la persona se encuentra vinculada en el régimen común no podría
expedir únicamente la cuenta de cobro puesto que existe una obligación legal que
determina la necesaria expedición de la factura como soporte efectivo, fiscal y
contractual. Sin embargo si la persona se encuentra dentro del régimen simplificado,
esta podría emitir únicamente una cuenta de cobro o si lo decide adelantar los trámites
necesarios ante la Dian para la correspondiente expedición de la factura con el lleno
de los requisitos.