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PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PGD
Departamento Administrativo de la Función Pública
PGD Noviembre de 2014 –Versión 1

CONTENIDO
INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA:
Pág.
Introducción 2
Nombre de la Entidad:
1. Aspectos generales 2
Departamento Administrativo de la Función
Pública – DAFP 2. Lineamientos para la gestión
Fecha de Aprobación: Acta 5 del 2014

Documental 5
Fecha de Vigencia: Permanente hasta nueva
versión
3. Fases de implementación del programa
Instancia de aprobación: Comité Institucional de gestión documental 28
de Desarrollo Administrativo
4. Programas específicos 29
Autoridad Archivística Institucional: Grupo de
Gestión Documental 5. Armonizacion sistemas de gestión 30
Elaborado por: Grupo de Gestión Anexos 31

Documental – Secretaria General
Fecha de publicación: Noviembre de 2014

Bogotá D.C.
PGD Noviembre 2014 –Versión 1 1

Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP
si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.
1. ASPECTOS GENERALES lineamientos para la administración de la
documentación de acuerdo su ciclo vital,
incluyendo los procedimientos de producción,
a. Introducción recepción, trámite, organización, conservación,
disposición final y preservación a largo plazo.
Teniendo en cuenta la importancia de los
documentos que reciben y producen las
Entidades en Colombia, la Ley 594 de 2000 - b. Alcance
Ley General de Archivos en su Título V:
Gestión de documentos, establece la El Programa de Gestión Documental define los
obligación que tienen las entidades públicas y procesos archivísticos aplicables a todos los
privadas que cumplen funciones públicas, en documentos generados y recibidos en el
elaborar programas de gestión de Departamento en cumplimiento de las
documentos, independientemente del soporte funciones de cada una de las áreas y se
en que produzcan la información para el encuentra alineado al plan estratégico
cumplimiento de su cometido estatal, o del institucional el cual busca el desarrollo de
objeto social para el que fueron creadas. mejores prácticas que contribuyan a la
eficiencia administrativa y uso adecuado de los
En la Ley 594 de 2000 define la gestión recursos.
documental como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la c. Público al cual esta dirigido.
documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y 1.3.1. Usuarios externos: Se define como
conservación. cliente del DAFP:
Para garantizar el cumplimiento de la gestión • Instituciones Públicas

documental en las entidades públicas se han • Servidores Públicos
establecido los siguientes procesos:
• Ciudadanos
planeación, producción, gestión y trámite,
organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y
1.3.2. Usuarios internos: Corresponde a los
valoración, los cuales se desarrollaran en el
directivos, servidores públicos, contratistas y
Programa de Gestión Documental del
pasantes que prestan sus servicios en el
Departamento.
Pública – DAFP.
Estos procesos encierran las etapas del ciclo
vital del documento, es decir desde su
nacimiento pasando por su vida activa y
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD.
productiva en cumplimiento de unas funciones
hasta su destino final que puede ser:
Con los siguientes aspectos normativos,
eliminación, selección, microfilmación y/o
económicos, administrativos y tecnológicos el
digitalización o conservación total el archivo
histórico de la entidad.
Pública - DAFP realiza la formulación del
Programa de Gestión Documental:
Por lo cual el PGD para la entidad es un
instrumento archivístico normalizador, el cual
• Normativos
permita al Departamento la definición de los
El Programa de Gestión Documental del Será responsabilidad de la Alta Dirección del
DAFP, se sustenta fundamentalmente en: DAFP que se sustente ante las autoridades
presupuestales de la Nación, la solicitud y
Legislación archivística (leyes, decretos, asignación presupuestal indispensable para
acuerdos y circulares). cubrir año a año los requerimientos que en
Gestión Documental requiere la entidad, con el
Estándares nacionales e internacionales
fin de garantizar el cumplimiento de la
que apliquen a la gestión documental normatividad vigente y directrices dadas por el
Legislación que incida en las relaciones Archivo General de la Nación.
con el ciudadano para garantizar sus
derechos, la protección de datos Se deben contemplar los siguientes rubros:
personales, la libertad y acceso a la
formación, las restricciones de uso por • Gestión de correspondencia
reserva legal y el secreto profesional. • Organización de expedientes
Las disposiciones orientadas a promover • Organización de fondos acumulados
la participación ciudadana por medios • Elaboración y aplicación de tablas de
electrónicos a fin de garantizar la retención documental
transparencia de las actuaciones de la • Elaboración y actualización del programa
administración pública. de gestión documental
Los mecanismo de vigilancia y control • Digitalización de documentos de archivo
establecidos por el Estado para conocer • Implementación de herramientas
el nivel de gestión y cumplimiento de las tecnológicas para la gestión
metas y objetivos de las entidades. documental
Normatividad interna que regula la • Adquisición de mobiliario
gestión documental. • Alquiler de espacios físicos para
conservar la documentación
El Grupo de Gestión Documental enviará a la
Dirección Jurídica la información para realizar
la actualización del Normograma de la entidad, • Administrativos
el cual se debe actualizar los primero 5 días
hábiles de cada mes, dicho documento se En cumplimiento del artículo 14 del Decreto
2578 del 2012, se creó en el DAFP mediante
puede consultar en Calidad_DAFP -
la Resolución 1645 del 16 de diciembre de
Normograma. 2013 el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, quien asume las funciones del
Comité Interno de Archivo de acuerdo a lo
• Económicos establecido en el Decreto 2482 de 2012.
Para la ejecución de las actividades del
El Programa de Gestión Documental
programa de gestión documental el Grupo de
actualmente está liderado por el Grupo de
Gestión Documental para la cada vigencia Gestión Documental – GGD de la Secretaria
debe solicitar las necesidades de recursos en
General, por lo tanto la Alta Dirección debe
el plan anual de adquisiciones, con el fin de
asegurar que dicho grupo cuente con personal
cumplir con las metas propuestas a corto, idóneo y con formación en: archivística y/o
mediano y largo plazo. bibliotecología o ciencias de la información.

La Oficina de Sistemas, apoyará de forma • Sistema de Gestión Documental que
permanente al Grupo de Gestión Documental cumpla con los siguientes requerimientos
para el suministro y disponibilidad tecnológica del ISO 30301 y MOREQ.
que se requiera para la implementación del
Programa de Gestión Documental en el DAFP • Plataforma de interoperabilidad con otras
y al mismo tiempo asegurar la preservación a herramientas
largo plazo de los documentos electrónicos. • Repositorio de Archivos Digitales
• Base de datos
En el Plan Anual de Capacitación del • Seguridad digital
Departamento se incluiran los recursos
necesarios para capacitar en temas de
Gestión Documental para apoyar el desarrollo
del Programa de Gestión Documental, la
capacitación estara dirigida a los funcionarios
responsables de la organización de los
archivos de gestión, central y administración
del sistema de gestión documental.
• Tecnológicos
Para la implementación del Programa de

Gestión Documental, en Departamento
requiere contar permanentemente con los
siguientes recursos y aplicaciones
tecnológicas:
• Computador de escritorio servidor público,

pasante y contratista vinculado.
• Correo electrónico por servidor público,
pasante y contratista vinculado.
• Clave de usuario interno de Red
• Clave de acceso al Sistema de Gestión
Documental
• Escáner equipos para realizar la digitalización
de documentos
• Sistema de Seguridad de la Información –
NCT ISO 27000, (niveles de acceso,
usuarios, roles), firmas digitales, firmas
electrónicas y entrega certificada.
Implementar los siguientes recursos:
• 1 Gestor de contenidos documentales o UCM,

• 1 Servidor de bases de datos,
• 1 Módulo de gestión documental en la Web,
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE diplomático y su registro en el sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL gestión documental.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos • Administración Documental

en el artículo 22 determina la gestión de
documentos dentro del concepto de Archivo
- Registro de Activos de Información
Total, el cual comprende procesos tales como
la producción o recepción, la distribución, la El Grupo de Gestión Documental con la
consulta, la organización, la recuperación y la Oficina de Sistemas y la Oficina de
disposición final de los documentos. Sistemas elaboraran el Registro de Activos
de Información, el cual se publicará en el
En el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, portal web de la entidad y será
establece que la gestión documental en las responsabilidad de las áreas del
diferentes entidades públicas en sus diferentes Departamento enviar la información
niveles, debe comprender como mínimo los respectiva a la Grupo de Gestión
siguientes procesos: planeación, producción, Documental para la actualización del
gestión y trámite, organización, transferencia, Registro de Activos de Información.
disposición de documentos, preservación a
largo plazo y valoración.
- Esquema de Publicación
Imagen: Procesos del Programa de Gestión
El Grupo de Comunicaciones elaborará el
Documental:
Esquema de Publicación el cual será adoptado
por cada una de las áreas del Departamento
para la publicación de información.
- Instrumentos Archivísticos
Actualmente el Departamento cuenta con los
siguientes instrumentos archivísticos:
- Cuadros de clasificación documental
- Tablas de retención documental
- Inventarios documentales
- Mapas de procesos
- Flujos documentales a nivel de
Estos procesos se desarrollaran a
procedimientos
continuación:
- Funciones de las área del
Departamentos (Decretos y
a. Planeación: Son el conjunto de actividades Resoluciones)
encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la entidad, en El Grupo de Gestión Documental debe
cumplimiento con el contexto administrativo, garantizar la actualización de estos
legal, funcional y técnico. Comprende la instrumentos para gestionar adecuadamente
creación y diseño de formas, formularios y los documentos que se producen y se reciben
documentos, análisis de procesos, análisis en el Departamento.

- Sistema Integrado de Conservación - SIC • Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA
El SIC está conformado por el Plan de
Conservación Documental (documentos Actualmente el Departamento no cuenta
con una herramienta informática destinada
análogos) y el Plan de Preservación Digital a
a la gestión de documentos electrónicos de
Largo Plazo (documentos digitales de la archivo, el sistema de gestión documental
entidad), estos planes serán elaborados por el que se utiliza actualmente tiene habilitado
Grupo de Gestión Documental, la Oficina de el módulo de correspondencia, archivo y
Planeación y la Oficina de Sistemas. reportes, por lo cual es importante para la
gestión documental de le entidad contar
- Directrices de Transferencias con SGDEA que permita optimizar y
automatizar los procesos de gestión
Preservación a Largo Plazo
documental y garantizar la trazabilidad,
autenticidad y conservación de la
Formular las directrices de las transferencias
documentación.
de documentos que deben ser preservados a
largo plazo.
- Modelo de requisitos para la gestión de
- Políticas de seguridad de la información documentos electrónicos
Se deben definir: o Requerimientos funcionales para

- Políticas de seguridad de la Sistemas de Gestión de
información Documentos Electrónicos de
- Tablas de control de acceso (perfiles) Archivo. Fuente de Información
Guía No. 6 – Sistemas de Gestión
• Directrices para la creación y diseño de de Documentos Electrónicos.
documentos
Para la gestión de los documentos
electrónicos de archivo, recogen
- Identificación de documentos
recomendaciones establecidas por la
institucionales Unión Europea en su modelo de
requerimientos de las aplicaciones para
Para la identificación de los documentos
la gestión electrónica de documentos.
institucionales se tienen en cuenta la
siguiente información:
- Mapa de procesos • Requerimientos funcionales
- Flujos documentales a nivel de obligatorios
procedimientos
- Funciones (Decretos y Resoluciones)
- Formatos establecidos en cada
procesos
- Para la generación de documentos
actualmente el Departamento utiliza:
formato de texto, hojas de cálculo,
imágenes, video, audio.

• Requisitos mínimos

autorización y uso de firmas
• Requisitos opcionales electrónicas en la entidad.
o Para los documentos físicos en la
Guía de Elaboración y/o
Actualización de Documentos se
estableció en responsabilidades
quienes pueden firmar
comunicados externos.
b. Producción Documental: Son actividades

destinadas al estudio de los documentos
en la forma de producción o ingreso,
formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en
que actúa y los resultados esperados.
En cumplimiento al proceso de producción

documental, cada una de las áreas de la
Función Pública aplicará para la creación
de los documentos los lineamientos
establecidos en el Guía para la
Elaboración y/o Actualización de
Documentos del Sistema de Gestión, en la
cual se dan la directrices sobre: imagen
corporativa, logotipo, formatos, firmas
autorizadas, tipo de letra, etc.). Para la
producción de documentos se sigue el
Procedimiento: Control de documentos
Todos los documentos que se generen en

las diferentes áreas del Departamento
deben ser elaborados en las plantillas que
para tal fin se han diseñado y que se
encuentran en el sistema CALIDAD_DAFP,
inicialmente los formatos han sido
predefinidos en blanco para que se incluya
el contenido del documento.
En la generación de nuevos de formas,
formularios y documentos es necesario
diligenciar por parte del área solicitante el
• Mecanismos de autenticación
formato solicitud de cambios y control a la
documentación, en el cual se debe
o Actualmente el Departamento no responder los siguientes interrogantes:
cuenta con firmas electrónicas. Por
lo cual no se han establecido • Por qué se crea este formato y/o
criterios relacionados con la documento
• En qué soporte se genera físico o • Soportes digitales: Los
electrónico soportes deben revisarse
• Este documento se imprime periódicamente, sea cual sea la
tecnología empleada para su
• Quién proyecta o produce el
conservación y si es de caso
documento
deben hacerse migraciones o
• El documento está asociado a algún conversiones a otras
procedimiento tecnologías más avanzadas
• Cuál procedimiento que garanticen la integridad de
• El documento está registrado en Tabla la información guardada y su
de Retención Documental - TRD reproducción exacta.
• Físico
La inclusión de estas preguntas a en el
Medio • Electrónico
formato de solicitud de cambios y control
a la documentación, le permite al Grupo • Láser e Inyección. Se
de Gestión Documental, controlar lo recomienda utilizar cartuchos
siguiente: originales. Para documentos
Técnicas de que sean de conservación
impresión permanente no se recomienda
• Conocer que documentos se están
emplear los sistemas de
generando en la Función Pública impresión de matriz de punto”
• En que formato se están generando
• Si están asociados a procedimientos • Deben poseer estabilidad
y tablas de retención documental. química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no
presentar modificación de color
De igual manera esta información y no transmitir acidez al
permite determinar el impacto que la soporte. (Concepto técnico
creación y/o eliminación de documentos Grupo Laboratorio de
en el proceso de gestión documental y el Restauración, Archivo General
Sistema de Gestión de Calidad. de la Nación, 2001).
De acuerdo con la Circular
• Estructura de los documentos Interna No.13 (1999) del
Archivo General de la Nación,
Condiciones diplomáticas (internas y externas) no se deben utilizar micro
El estándar PDF/A, basado formato puntas o esferos de tinta
PDF. El PDF/A combina las Tintas húmeda. Estos bolígrafos, por
Formato de capacidades del formato PDF con la la clase de colorantes y
preservación fiabilidad y solidez esenciales para solventes que contienen, son
un fichero que debe ser preservado solubles en agua, tienden a
durante un largo periodo de tiempo.
expandirse, perder su
• Papel: El Papel para escribir e
coloración en corto tiempo; y,
imprimir (papel bond): el
aún en condiciones estables de
destinado a la escritura y a la
almacenamiento, pueden
impresión tipográfica, con
presentar pérdida de legibilidad
buena resistencia al borrado
Soporte en la información”. (Archivo
mecánico y con superficies
General de la Nación. Grupo
libres de pelusas” NTC 1673
Laboratorio de Restauración
“Papel y cartón: papel para
Concepto Técnico, Diciembre
escribir e imprimir”
10 de 2004).

versiones de los documentos.
Es recomendable la utilización de - Las versiones finales de los
papelería con gramaje entre 75 y 90 comunicados externos se conservan
g/m2, libre de ácido y exento de en el Sistema ORFEO.
lignina cuyo valor de pH esté en
Calidad del papel rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con
- En la generación de nuevos de
los aspectos contemplados en la
NTC 4436 “Papel para documentos formas, formularios y documentos
de archivo: requisitos para la es necesario diligenciar por parte
permanencia y durabilidad”. del área solicitante el formato
Características Contenido estable solicitud de cambios y control a la
mínimas de Forma documental fija documentación, el cual se envía a la
documentos Vinculo archivístico Oficina Asesora de Planeación para
archivo aplicable Equivalente funcional
su aprobación, esta solicitud va
al SGED
acompañada con el modelo de
Instrucciones para el diligenciamiento de formatos, formato.
Aprobación de
formatos y formularios de la entidad - La aprobación de nuevos
documentos
Impresos documentos la realiza
- Escriba en letra imprenta y en conjuntamente la Oficina Asesora
tinta únicamente de color de Planeación y el Grupo de
negro. Gestión Documental.
- Las fechas deben ir en - La aprobación de documentos
números arábigos dd/mm/aaaa. diferentes al Sistema de Gestión
- Evitar tachones y debe ser aprobados por el Jefe de
enmendaduras cada una de las áreas de Función
Diligenciamiento
- Diligenciar cada uno de los Públicas.
de formatos,
formas y campos establecidos.
formularios Reproducción - Fotocopias en blanco y negro
Electrónicos de - Copias digitales en PDF
- Diligenciarlos en tipo de letra documentos
arial
Lineamientos - Conjuntamente el Grupo de Gestión
- Diligenciar cada uno de los Documental, Oficina Asesora de
para uso de
campos establecidos. formatos Planeación definirán los Defina los
- Las fechas deben ir en abiertos en la lineamientos para uso de formatos
números arábigos dd/mm/aaaa. producción de abiertos en la producción de
documentos documentos electrónicos.
electrónicos
• Forma de producción e ingreso
Control de versiones y aprobación de documentos

- Para el control de las versiones de
formatos la Oficina Asesora de • Áreas competentes para el trámite
Planeación diligencia el listado
maestro de documentos. Para el trámite de correspondencia se
- En los archivos físicos se archiva la debe aplicar el procedimiento de
versión final de los documentos, el correspondencia externa recibida y
Control de área productora debe garantizar que
enviada.
versiones los documentos que se encuentren
en los expedientes son los
- Recepción y radicación
definitivos.
- Los archivos electrónicos se
organizan en la Función Pública en
La Función Pública cuenta con una
el Gestor Documental OpenKM, el ventanilla única de correspondencia, la
cual permite realizar el control de
cual atiende al público en el horario de - Número de radicado oficio externo
8:00 AM a 4:00 PM en jornada continua. - Nombre persona natural o jurídica
remitente
Para la recepción de peticiones se
- Correo electrónico
cuenta con los siguientes canales:
- Ventanilla única de correspondencia - Teléfono
- Página web - Dirección
www.webmaster@funcionpublica.gov - Asunto
.co - Medio de recepción
- Formulario PQR´s portal Web - Folios
www.dafp.gov.co
- Fax Institucional En la radicación se verifica que la
- Redes sociales: Twitter y Facebook documentación este completa, que
corresponda a lo anunciado y que sea
Las peticiones recibidas son radicadas a competencia del Departamento, las
través del sistema ORFEO, el cual peticiones recibidas son radicadas,
asigna un número consecutivo en los digitalizadas y direccionadas
términos establecidos en el Acuerdo 060 inmediatamente al área encargada del
del 2001 del Archivo General de la
trámite correspondiente.
Nación, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, los datos del
Para la recepción y radicación en el
número de radicado, fecha y
Departamento se debe aplicar el
dependencia quedan registrados en el
procedimiento de correspondencia
rotulo de radicación.
externa recibida y enviada.
La radicación de documentos se
identificán con un número compuesto por
14 dígitos, los cuales se establecen así: c. Gestión y Trámite: Son el conjunto de
actuaciones necesarias para el registro, la
a) Los 4 primeros corresponden al año vinculación a un trámite, la distribución
(2012, 2013 y 2014) incluidas las actuaciones o delegaciones, la
b) Los 3 siguientes corresponden a la descripción (metadatos), la disponibilidad,
dependencia que radicó (100, 200, recuperación y acceso para la consulta de los
206, 500...) documentos, el control y seguimiento a los
c) Los 6 siguientes números trámites que surte el documento hasta la
corresponden al consecutivo resolución de los asuntos.
d) El último dígito, corresponde al
número que identifica si el
documento es de salida - 1, y de - Registro de documentos
entrada -2. Para el registro de documentos se tiene
establecido el procedimiento de
Al momento de la radicación se capturan
correspondencia externa recibida y
los siguientes datos (metadatos) que
enviada.
permiten realizar posteriores consultas
en el sistema:
Los documentos recibidos físicamente
- Fecha
son entregados a las áreas del
Departamento en el siguiente horario: envíos SIPOST, devueltos, solo
digtializar, devueltos webmaster
• A las 4:00 PM se inicia con el
recorrido para realizar la entrega Todas las comunicaciones externas a
física área por área de la enviar deben entregarse al GGD para
su digitalización y posterior envío, así
documentación recibida, las
mismo deberán estar elaboradas en el
peticiones recibidas por correo formato definido en la Guía de
electrónico y formulario de pqrs son Elaboración y Actualización de
direccionadas directamente al jefe Documentos. El GGD, devolverá todos
de cada área en el sistema los comunicados externos que no
ORFEO. cumplan con las especificidades dadas
en ésta Guía.
• Las facturas, acciones judiciales y
demás documentos que tengan El comunicado externo, deberá ser
vencimiento de términos son remitido al GGD en original y una copia
entregadas inmediatamente al área en caso de que se entreguen
responsable del trámite. personalmente y en original y con
sobre para las que quedan fuera de la
ciudad o en zonas no aledañas al
Los documentos para ser enviados al Departamento. En ningún caso se
destinario: aceptarán fotocopias como original, ni
se aceptará original y copias en papel
Los comunicados externos a enviar, reciclado. Así mismo los comunicados
deberán ser entregados por las externos, que sirvan como soporte y/o
diferentes áreas al Grupo de Gestión anexo y que hayan sido expedidos por
Documental en horario de 8:00 am a el Departamentocon antelación,
5:00 pm para realizar la validación del deberán estar con la firma digitalizada
cumplimiento de los requisitos. Dichas o sello de original firmado.
entregas se realizarán en los siguientes
horarios: Las respuestas a las acciones
judiciales son entregados al GGD solo
• Los documentos recibidos por el para su digitalización, el envío al
GGD en horario de 8:00 am a 11:00 destinatario lo realiza directamente el
am serán entregados y/o enviados Grupo de Defensa Judicial de la
Dirección Jurídica del Departamento.
ese mismo día.
De igual manera, los comunicados
• Los documentos recibidos por el externos que sean producto de los
GGD en horario de 12:00 m a 5:00 procesos de selección meritocrática,
pm, serán enviados y/o enviados al serán entregados al GGD solo para su
destinatario el día hábil siguiente. digitalización; el envío al destinatario
será realizado directamente por la
El Grupo de Gestión Documental Dirección General.
llevará el control de las comunicaciones
oficiales recibidas para su envío (en
formato en excel), el cual contendra la - Distribución
siguiente información: recibidos, planilla
motorizado Bogotá, correo electrónico, Para la distribución de documentos
recepcionados y radicados por el Grupo
de gestión Documental se tiene en puede hacer mediante solicitud
cuenta las directrices establecidas en el verbal o escrita (físico y electrónico)
acta de distribución de correspondencia dirigida al jefe del área, o al
en la cual se indican los temas de
funcionario responsable del Archivo
competencia de las Direcciones
Técnicas y el Grupo de Servicios al de Gestión, Archivo Central o
Ciudadano, al igual que le control de Histórico.
supervisores de contratos. • Reprografía: Suministro de copias
electrónicas de documentos a los
• Distribución de documentos externos ciudadanos y servidores del
- Identificación de dependencias Departamento teniendo siempre en
por el código cuenta las restricciones legales.
- Enrutamiento de documentos a
dependencia competente. Consulta
- Clasificación y organización de
La consulta garantiza el derecho que
documentos en el casillero de
tiene un usuario (entidad, dependencia,
los documentos en el casillero persona natural, Estado Colombiano,
- Registro de control de entrega etc.) de accedera la información
de documentos internos. contenida en los documentos de archivo
- Reasignación de comunicados y de ser necesario a obtener copia de los
mal direccionados mismos. Para el cumplimiento de este
propósito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera
• Distribución de documentos enviados
personal, telefónica, correo electrónico o
- Definición de medios de remitiendo al usuario al funcionario
distribución: personal, fax, competente.
correo tradicional, correo
electrónico, otros. La consulta de documentos en los
- Métodos de empaque y archivos de gestión, por parte de
funcionarios de otras dependencias o de
embalaje.
los ciudadanos, se debe facilitar con los
- Peso y porteo de documentos. controles correspondientes y
- Gestión del correo tradicional: diligenciando el formato de consulta y
Normal y certificado. préstamo de documentos y/o registros.
- Ordenes de servicio.
- Control de devoluciones. Si el interesado desea que se le expidan
- Organización mensajería copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva
externa.
oficina y sólo se permitirá cuando la
- Registro de control de envío de información no tenga carácter de
documentos. reservado conforme a la Constitución y a
las leyes, para el suministro de
- Acceso y consulta fotocopias de debe tener presente el
acto administrativo en el cual se
Servicios de archivo establece este valor de la reproducción.
• Consulta en el archivo de gestión y/o
central: La solicitud de consulta se
El préstamo temporal de los documentos -Trazabilidad.
se realiza por 5 días habiles y el área
responsable debe realizar el seguimiento Desde el registro de las peticiones se inicia
a la devolución de los documentos. la trazabilidad del estado actual de la
petición, por lo cual es responsabilidad de
Para la consulta de archivos se debe cada servidor del Departamento realizar el
aplicar el procedimiento de consulta y uso adeucado del sistema ORFEO.
prestamo de documentos y/o registros.
En la trazabilidad del sistema se evidencia
las siguientes actvidades:
• Control y seguimiento o Radicación
o Digitalización
De acuerdo al mapa de proceso, las o Reasignación
funciones de cada una de las áreas del o Solicitud de firma – VoBo
Departamento, la Resolución vigente de o Respuesta
peticiones, quejas, reclamos y denuncias y o Devoluciones
el direccionamiento de las peticiones de
o Solicitud de anulaciones (aplica
acuerdo a su competencia, se
implementento en el sistema ORFEO un para radicaciones de salida)
mecanimos de control que permite conocer o Acta de anulación (aplica para
el estado de cada unas de las peticiones radicaciones de salida)
que ingresaron a la entidad y conocer su o Archivo
trazabilidad. o Envío de respuesta al
peticionario.
Es responsabilidad de cada unos de los
servidores asegurar que los trámites
respectivos se resuelvan de manera
oportuna en los términos de ley
establecidos, para conocer el estado de las
peticiones recibidas se puede realizar las
consultas de acuerdo a los datos
capturados al momento de la recepción de
las peticiones.
- Tiempo de respuesta de peticiones de

acuerdo a su modalidad.
- Seguimiento al vencimiento de términos
El vencimiento de términos inicia con la

tipificación del tipo de petición y termina
con la digitalización y envío de respuesta
al peticionario.
En el sistema ORFEO se implementaron

los siguientes mecanismos de alerta
para realizar el seguimiento al
vencimiento de terminos y es o Tipo de documento
responsabilidad de cada uno de los o Días transcurridos
servidores del Departamento cumplir con o Servidor que lo tiene asignado.
los tiempos de respuesta establecidos.
d. Organización: Conjunto de operaciones

En el reporte gráfica se visualiza la técnicas para declarar el documento en el
siguiente información:
sistema de gestión documental, clasificarlo,
o Radicados activos – verde (en
ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
términos)
describirlo adecuadamente.
o Proximos a vencer – amarillo
(en términos, falta el 30% de Para la organización de los archivos se
tiempo para dar respuesta) debe aplicar el procedimiento de
o Vencidos – rojo administración de archivos de gestión y
o Cantidad de respuesta de central y la Guía para la organización de
peticiones que se deben archivos de gestión y transferencias
entregar a la Grupo de Gestión documentales.
Documental para su
• Clasificación: “Proceso archivístico
digitalización y envío.
mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen
cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección), de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la
entidad”.
La clasificación es el primer paso del

conjunto de procesos destinados a la
organización de archivos tendientes a
Reporte en lista controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los
documentos para su utilización
Este reporte detalla la información del
administrativa, jurídica y cientifica.
radicado como:
En la clasificación debe identificar la
procedendica de los documentos
teniendo en cuenta la estructura
orgánica, la estructura orgánica y las
funciones desarrolladas.
o Número de radicación
o Fecha y hora • Procedencia:
o Aleta de radicación y - Entidad que los produce,
digitalización ejemplo: Departamento
o Asunto de la petición Administrativo de la Función
o Tipo de petición Pública
o Tiempo de respuesta

- Área productora, ejemplo: Para la ordenación de los documentos
Secretaria General se debe tener presente los siguiente
principios archivisticos:
• Estructura orgánica Función
• Principio de orden original: Es la
Pública:
relación causa – efecto que se
- Fondo documental:
produce entre los documentos,
Departamento Administrativo de
pues, hay un documento inicial, otro
la Función Pública
u otros que le siguen y, por último,
- Secciones documentales:
uno o más que concluyen.
Dirección, Subdirección,
• Principio de procedencia: Permite
Secretaria General, Direcciones
conocer quien produce los
Ténicas y Oficinas
documentos.
- Subsecciones documentales:
Grupos de trabajo
- Acciones a realizar en cada una de
• Funciones: Actos administrativos las áreas:
(creación y/o supresión de áreas), • Relaciones que la documentación
organigrama, manual de funciones, corresponda las series y subseries.
procedimiento y políticas de • Conformación y apertura de
operación. expedientes.
• Determinación de los sistemas de
La clasificación se ve identificada en
las Tablas de Retención Documental, ordenación
por lo cual cada una de las áreas del o Númerico:
Departamento debe aplicar las TRD en Ordinal: disponer los
la organización de sus archivos de documentos de
gestión y es responsabilidad de cada forma consecutiva,
área solicitar al Grupo de Gestión progresiva,
Documental solicitar la actualización de
obedeciendo a la
la TRD de acuerdo a sus necesidades.
numeración que los
En el Gestor Documental la identifica
documentación se clasificará de acuerdo a la Cronológico: colocar
TRD, un documento detrás
del otro en forma
• Ordenación: Ubicación física de los secuencia de
documentos dentro de las acuerdo a la fecha
respectivas series en el orden en que la
previamente acordado, en estas documentación ha
actividad se determina que sido tramitada,
documento va primero y cuales van teniendo en cuenta
después, realizar el proceso de en primer lugar el
ordenación facilita el acceso a la año, seguido del mes
información y la rápida localización y al final el día.

o Alfabéticos: Ordenación por o Se debe tener cuidado en
las letras del alfabeto no repetir números o de
Onomástico: omitirlos como tampoco
Apellidos y nombres dejar de numerar algún folio.
(historias laborales, o Si existe una numeración
historias clinicas) anterior, ésta se anulará con
Toponímico: Nombre una línea diagonal (/) y
de lugares quedará como valida la
Temático: Series y última realizada.
subseries o No debe utilizarse cifras
o Mixtos: como: 1A y/o 1Bis
Alfanuméricos: o Expediente: Primera carpeta
Orden alfabético y hasta el folio 200, segunda
númerico cronológico carpeta inicia con folio 202.
(contratos) o Anexos; deberán foliarse en
Ordinal cronológico: orden consecutivo y
Serie documentales separarse de la unidad de
simples conservaciónde donde
(resoluciones, proceden dejando un testigo
decretos), se en el lugar de origen, como
controla en primer referencia cruzada, en
lugar el número de la donde debe constar fondo,
unidad documental y sección, subsección, serie
después por el documental, unidad de
cronológico ( 0001 – conservación y folio al que
aaaa/mm/dd). corresponde; para efectos
de recuperación y acceso, el
• Almacenamiento de cada mismo testigo o referencia
expediente en la unidad de debe dejarse donde se
conservación ubique el soporte anotado
• Foliación de todos y cada uno de (planoteca, mapoteca,
los documentos que conforman el fototeca, hemeroteca).
expediente Cuando existan anexos en
o Se realiza cuando la soportes diferentes al papel
documentación esta como discos, cintas de
perfectamente organizada y audio y video, negativos de
sin duplicidad fotografias, acetatos,
o Numeración, la cual consiste disquetes, corresponde
en dar un número hacer la respectiva
consecutivo desde 1 a todos referencia cruzada y
los folios. ubicación del destino.

• Retiro de material abrasivo formato, los metadatos de preservación y
(ganchos de legajar y ganchos de los metadatos descriptivos.
cosedora)
Para la realización de las transferencias
• Identificación de las unidades de
documentales (físico) se debe aplicar el
conservación y almacenamiento procedimiento de administración de
(rotulos cajas y carpetas) archivos de gestión y central y la Guía para
• Actualización de inventario la organización de archivos de gestión y
documental – Formato Único de transferencias documentales.
Inventario Documental
Todas las áreas del Departamento deberán
preparar los documentos a transferir, de
• Descripción: Es el proceso de conformidad con los plazos establecidos
análisis de los documentos de en las tablas de retención documental y el
archivo o de sus agrupaciones, que cronograma de transferencias
permite su identificación, localización documentales aprobado por el Comité
y recuperación, para la gestión o la Institucional de Desarrollo Administrativo.
posterior consulta.
El Grupo de Gestión Documental
asesorará sobre las entrega de las
Para la descrición documental se transferencias documentales al archivo
tienen en cuenta los lineamientos central, para lo cual se debe tener en
dador por el Archivo General de la cuenta lo siguiente:
Nación y se diligencia el formato de
ISADG en el Archivo Central del - Verificar que las series documentales
Departamento. que son enviadas estén debidamente
relacionadas en el formato único de
Cada una de las área del inventario documental.
Departamento elaboran y actualizan - Que la documentación a transferir
los inventarios documentales para cumpla con los términos de retención
faciliar con localización y establecidos en la tabla de retención
recuperación de la documentación, documental
los inventarios documentales de los - Que las series documentales estén
archivos de gestión y central se debidamente identificadas, organizadas
encuentran publicados en cronológicamente, foliadas y sin
Calidad_DAFP y Portal web del material abrasivo (ganchos de legajar y
Departamento. ganchos de cosedora)
- Archivadas en sus respectivas
e. Transferencia.Son el conjunto de unidades de conservación;
operaciones adoptadas por la entidad para - Si no está conforme a lo establecido no
transferir los documentos durante las fases se acepta la transferencia y se
de archivo, verificando la estructura, la efectúan la devolución
validación del formato de generación, la correspondiente.
migración, refreshing, emulación o
Todo ingreso de documentos al Archivo
conversión, los metadatos técnicos de Central se hará oficial mediante la entrega
física de la documentación, la cual deberá El Departamento formulará los métodos y
hacerse en el formato único de inventario la periodicidad de aplicación de las
documental. Para ello, es necesario técnicas de migración, refreshing,
entregar impreso y enviar por correo emulación o conversión, con el fin de
electrónico el archivo electrónico en Excel prevenir cualquier degradación o pérdida
al Grupo de Gestión Documental. de información y asegurar el
mantenimiento de las características de
Una vez recibidas las transferencias contenido de los documentos.
documentales se deben realizar las
siguientes actividades: • Metadatos
- Recibir físicamente las transferencias El Departamento incluya en la

provenientes de las áreas del DAFP. transferencia los metadatos que faciliten la
- Verificar los inventarios documentales posterior recuperación de los documentos
que trae cada caja de archivo. de archivo físico y electrónico de las series
documentales transferidas al archivo
- Ubicar las cajas en el archivo central
central en soporte físico o en soporte
en los estantes metálicos, en un orden electrónico en el SGEDA.
numérico consecutivo, según el
sistema establecido en depósito de
Archivo. f. Disposición de documentos: Selección
- Rotular la caja en la cara frontal para de los documentos en cualqueir etapa del
archivo, con miras a su conservación
facilitar la posterior consulta. temporal, permanente o a su eliminación,
- Informar al funcionario encargado en el de acuerdo con los establecido en las
Grupo de Gestión Documental para tablas de retención documental o en las
que en el archivo electrónico -en Excel- tablas de valoración documental.
entregado por el empleado que realiza
Dentro del formato utilizado para la
la transferencia documental, se ingrese
presentación de las TRD el
en la base de datos de transferencias diligenciamiento de la columna Disposición
documentales la información que Final, implica que a cada serie o subserie
reposa en el Archivo. se le aplicó previamente el proceso de
- El formato único de inventario valoración para definir su conservación
documental debe ser firmado por los permanente, reproducción a través de
tecnologías y soportes, en cuya aplicación
servidores que intervinieron en el
se observen principios y procesos
proceso de transferencia documental. archivísticos, la eliminación cuando
agotados sus valores administrativos no
Para la transferencias de documentos
tengan o representen valor para la
electrónicos en Departamento debe
investigación o la selección de algunas
establecer políticas que archivo, de forma
muestras representativas.
que se aseguren su integridad,
autenticidad, preservación y consulta a
Para definir la disposición final se debe
largo plazo.
tener en cuenta:
Además de definir la conservación

• Migración, refreshing, emulación o permanente de una serie se debe analizar
conversión la aplicación conjunta de una técnica de
reprografía cuyo objetivo será facilitar el - Recepción de transferencias
acceso a la información, evitando a la vez secundarias.
que la manipulación constante sobre - Organización de documentos para
originales pueda facilitar su deterioro.
disponerlos al servicio de los usuarios.
La decisión de eliminar expedientes en los - Conservación y preservación de los
archivos de gestión, es una opción válida documentos.
en casos tales como el de los informes de
gestión en los que se conserva una copia 2. Eliminación de documentos: Actividad
en las unidades administrativas que los resultante de la disposición final señalada
producen y el original es enviado a las en las tablas de retención o de valoración
oficinas de planeación quienes documental, para aquellos documentos
conservarán el total de la serie y la que han perdido sus valores primarios y
transferirán al archivo central secundarios, sin perjuicio de conservar su
correspondiente. información en otros soportes.
- Aplicación de lo estipulado en la TRD o
Microfilmar o digitalizar algunas series con TVD.
el propósito de destruir los documentos - Valoración avalada por el Comité
originales debe ser una decisión que en la Institucional de Desarrollo
práctica garantice que la información Administrativo.
reproducida y guardada por dichos medios
- Levantamiento de acta y determinación
será perdurable, fiel, accesible e inalterable
y que los soportes originales no se del procedimiento de eliminación.
eliminarán hasta tanto no se venzan los
3. Selección documental: Actividad de la
periodos de prescripción aplicables en
disposición final señalada en las tablas de
cada caso.
retención o de valoración documental y
realizada en el archivo central, con el fin de
Aun cuando se apliquen técnicas de
escoger una muestra de documentos de
reprografía válidas sería conveniente
carácter representativo, para su
conservar algunos expedientes en su
conservación permanente.
soporte original a fin de que los futuros
investigadores puedan analizar caracteres
- Aplicación de método elegido.
diplomáticos.
- Elección de documentos para
Actividades: conservación total y/o reproducción en
otro medio.
1. La conservación total se aplica a
aquellos documentos que tienen valor 4. Otros medios de conservación:
permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su Microfilmación: Técnica que permite
contenido informan sobre el origen, fotografiar documentos y obtener
desarrollo, estructura, procedimientos y pequeñas imágenes en película.
políticas de la entidad productora, - Determinación de metodología y plan de
convirtiéndose en testimonio de su trabajo.
actividad y trascendencia. Así mismo, son - Fines en la utilización de la técnica.
patrimonio documental de la sociedad que - Control de calidad durante todo el
los produce, utiliza y conserva para la
proceso.
investigación, la ciencia y la cultura.

Digitalización: Técnica que permite la se realiza bajo la supervisión de la
reproducción de información que se oficina de control interno y se
encuentra de manera analógica (papel, realiza mediante el picado de
video, sonido, cine, microfilme y otros) en
documentos.
otra, que sólo puede ser leída o
interpretada por computador. • Publicar acta e inventario de
- Determinación de la metodología y plan eliminación de forma permanente
de trabajo. en el portal web del Departamento
- Definición de calidad, según la fase del en la sección de Gestión
ciclo vital en la cual se requiere. Documental.
- Control de calidad durante todo el • Para la eliminación de documentos
proceso. electrónicos el Departamento
establecerá el procedimiento
correspondiente.
El Departamento definirá para los
documentos que se registren en el
SGDEA los procedimientos de g. Preservación a largo plazo: Conjunto de
disposición final aplicados y los acciones y estandares aplicados a los
correspondientes metadatos que
documentos durante su gestión para
vinculen dichos procedimientos.
garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma o
• Eliminación Documental registro de almacenamiento.
La eliminación de documentos aplica Para la preservación de los documentos

para aquellos documentos que han electrónicos, se recomienda seguir el
cumplido el tiempo de retención y se modelo de la ISO 14721, basado en el
debe realizar así:
modelo del Open Archivr Information
• El Grupo de Gestión Documental System – OAIS
presentará ante el Comité
Institucional de Desarrollo - Requerimientos de preservación (OAIS) –
Administrativo el informe de las Fuente de Información Guía No. 6 –
series documentales eliminar para Sistemas de Gestión de Documentos
aprobación. Electrónicos.
• Posterior a la aprobación se publica
La Norma ISO 14721:2003 Open archival
en el portal web del Departamento
information system (OAIS) – Reference
en la sección de Gestión
model propone el marco reglamentario de
Documental los inventarios de los
archivos para la conservación y acceso a
documentos a eliminar por un
la información electrónica a largo plazo,
periodo de 30 días hábiles,
planteando el modelo para el tratamiento
• Si no se reciben observaciones
de los objetos digitales producidos durante
sobre la documentación a eliminar
la fase de gestión para su conversión en
se procede a realizar la eliminación
documento de archivo, esto es la
de los documentos, esta actividad
preparación para su transferencia, la
captura, el almacenamiento, el acceso a la
información y la conservación a largo
plazo:
• Se recomienda tener en cuenta los

siguientes protocolos:
Definimos a continuación las Entidades

Funcionales que intervienen en el
Sistema:
- Captura: por medio de esta entidad

se facilitan los servicios y funciones
para aceptar e ingresar en el
SGDEA los Paquetes de
Información de Transferencia (PIT)
enviados desde las unidades de
trámite: se recibe el PIT, se analiza
y comprueba la calidad de los
datos, se produce el Paquete de
Información de Archivo (PIA) de
En la siguiente gráfica se presentan las seis acuerdo con el modelo de
Entidades Funcionales y sus relaciones dentro metadatos y los estándares que se
del modelo OAIS. Solo se muestran los adopten, se incorpora la
grandes movimientos de información y las
información descriptiva a la Base de
líneas que conectan las entidades con el fin de
identificar las rutas de comunicación sobre las Datos y el PIA al sistema de
que fluye la información, en ambas almacenamiento.
direcciones.
En la figura que aparece a
continuación se representa el
proceso de transferencia o captura
de los documentos desde los sitios
que producen la información al
sistema de archivo, ya en su
formato de “paquete de
transferencia” y su conversión en
“paquete de archivo”.

- Sistema de almacenamiento: - Plan de preservación: el plan
mediante esta entidad se facilitarán establece las funciones y rutinas
los servicios y funciones para el para estar al tanto del entorno del
almacenamiento, mantenimiento y sistema y garantizar el acceso a los
recuperación de los documentos; se datos que se esperan conservar por
gestionará la jerarquía de un plazo frente a los avances
clasificación de los PIA en el tecnológicos que requieran nuevos
sistema de almacenamiento, se programas para su lectura,
actualizarán o se moverán los mediante la evaluación del
soportes en que se guarda la contenido del archivo y recomendar
información, se realizarán los la actualización y realización de
chequeos de rutina para planes de cambio de los datos a
comprobar la calidad de los datos y nuevos formatos y la adopción de
la detección de posibles errores, y nuevos estándares. Asimismo
se facilitará la recuperación de diseña nuevos modelos de
datos ante desastres. Asimismo, paquetes de información y su
facilitará los PIA para consulta, adaptación a PIT, PIA y PIC.
adaptándolos a los requerimientos
de los distintos tipos de usuarios, - Acceso: facilita los servicios y
convirtiéndolos en Paquetes de funciones que permiten a los
Información de Consulta (PIC). usuarios realizar búsquedas,
- Gestión de base de datos: por identificar, localizar y solicitar
medio de esta entidad se información almacenada en el
proporcionan los servicios y SGDEA, al tiempo que establece y
funciones para completar, actualizar controla los derechos de acceso a
y acceder a la información la información a usuarios y grupos
descriptiva, la gestión y de usuarios, y da respuesta a la
mantenimiento de la base de datos, solicitud de información de acuerdo
las búsquedas, la generación de al tipo de permiso que tenga cada
informes y la información persona para acceder a los
administrativa para la gestión del archivos.
archivo.
• Sistema Integrado de Conservación - SIC

- Administración: a través de esta
entidad se realizará la operación y La implementación del SIC tiene como
gestión del sistema de archivo: finalidad, garantizar la conservación y
gestión y revisión de transferencias, prevenciónde cualquier tipo de
mantenimiento de la configuración información, independientemente del
del sistema, movimiento de medio o técnologia con la cual se haya
archivos, mantenimiento y elaborado, manteniendo los atributos tales
como unidad, integridad, autenticidad,
actualización del contenido.
inalterabilidad, originabilidad, fiabilidad,
accesibilidad, de toda la documentación

desde el momento de la producción, inalterabilidad, acceso, disponibilidad,
durente el período de vigencia, hasta su legibilidad (visualización) y conservación.
disposición final, de acuerdo a la
valoración documental. - Acceso.
El SIC esta confirmado por los siguientes Las entidades tienen que controlar el
planes: acceso a los documentos de archivo,
limitándolo en función al usuario o al grupo
- Plan de conservación documental: aplica de usuarios, teniendo en cuenta temas de
a documentos de archivo creados en seguridad nacional, documentación
medios físico y/o análogos. sensible, documentos clasificados, etc.
- Plan de preservación digital a largo
La gestión de los accesos debe realizarla
plazo: aplica a documentos digitales y/o el administrador del sistema.
electrónicos de archivo.
- Los planes son conformados por los Tabla de requisitos de seguridad
siguientes planes:
- Capacitación y sensibilización
- Inspección y mantenimiento de
sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas.
- Saneamiento ambiental;
desinfección, desratización y
desinsectación
- Monitoreo y control de
condiciones ambientales
- Almacenamiento y
realmacenamiento
- Prevención de emergecias y
atención de desastres.
- Auditoría
El Departemento debe iniciar con la
elaboración e implementación de estos La Pista de auditoría, también denominada
planes y porgramas. traza o Log de auditoría, es un registro de
las acciones realizadas en el SGDEA.
• Seguridad de la Información Debe cubrir a todos los usuarios del
mismo, incluyendo al administrador. Esta
Defina los mecanismos para salvaguardar no debe ser modificable.
los documentos electrónicos de
manipulaciones o alteraciones en la
actualización, mantenimiento y consulta o
por cualquier falla de funcionamiento del
SGEDA.
Asegure que el SGED mantenga las

siguientes características de los
documentos: autenticidad, integridad,
- Autenticidad.
- Copias de seguridad y recuperación: Una vez capturado e ingresado el
expediente en el SGDEA, no se podrán
La normativa existente, tanto legal como
modificar los componentes, la
por la propia actividad de la entidad, debe
exigir una política y mecanismos de copias estructura, los metadatos ni el índice
de seguridad para poder recuperar en electrónico o foliado. Quedarán
cualquier momento toda la información protegidos para siempre contra
existente en el SGDEA. Estas funciones cambios deliberados o accidentales del
pueden estar gestionadas desde el área de contenido, contexto, estructura y
sistemas de las entidades. apariencia con el fin de conservar su
autenticidad.
- Niveles de seguridad
La existencia de documentación de
suma importancia en las entidades,
implica que no solo se controle el
acceso por grupos de usuarios, sino
- Transferencias:
que también se deban aplicar niveles
A lo largo del ciclo vital del documento, de seguridad a los documentos.
es decir, durante el tiempo en que sea
necesario utilizarlo y se requiera
mantenerlo en el sistema, se producen
transferencias de la documentación.
Para esto es preciso tener un
instrumento de control que permita
registrar el cambio de ubicación, tanto
por cuestiones normativas, como para
poder acceder a la documentación. • Requisitos para la preservación de los
documentos electrónicos de archivo
Establezca los requisitos para la

preservación de los documentos
electrónicos de archivo desde el mismo
momento de su creación y verifique el
cumplimiento de los mismos.
Verifique que el SGEA implementado en la

entidad garantice la preservación de los

documentos de acuerdo con lo dispuesto
en las TRD. • Legal: documentos dispositivos del estado
(leyes) y documentos testimoniales (registro
• Requisitos para las técnicas de civil).
preservación a largo plazo • Fiscal: Corresponde al valor de los
Identifique las necesidades de documentos de archivo que justifican,
preservación a largo plazo de los explican o comprueban el cumplimiento de
documentos electrónicos de archivo y obligaciones tributarias (pago de impuestos,
determine los criterios y métodos de contabilidad, estados financieros etc.)
conversión, refreshing, emulación y • Contable: Documentos que soportan el
migración que permitan prevenir cualquier conjunto de cuentas, registros de los
degradación o pérdida de información y
aseguren el mantenimiento de las ingresos y egresos y de los movimientos
características de integridad. económicos.
h. Valoración: Proceso permanente y continuo, Valores Secundarios: Son los que

que inicia desde la planificación de los adquieren los documentos una vez qie
documentos y por medio del cual se determina pierden sus valores primarios y tienen
sus valores primarios y secundarios, con el fin utilidad histórica y social, porque la
de establecer su permanencia en las información que contienen es relevante
diferentes fases del archivo y determinar su para la sociedad por ser testimonio del
destino final (eliminación o conservación origen, desarrollo y evolución de un
temporal o definitiva). acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones y puede tener:
Para la valoración se tiene se analizan los
valores primarios y secundarios que poseen • Evidenciales: Revelan origen, organización y
los documentos: desarrollo de las entidades (cambios
institucionales orgánicos, normas de trabajo,
Valores Primarios: Son los que tienen los política interna, economía, estadísticas,
documentos a partir de su creación o etc.).
recpeción y se definen por la importancia y el • Históricos: Evolución y cambios más
uso que tiene la documentación para la trascendentales desde el punto de vista
institución generadora, puede caer dentro de legal, que ha sufrido la institución. Se
tres categorias: revelan en: directrices, políticas,
programas, proyectos, etc.
• Administrativo: Está relacionado al trámite o • Informativos: Fenómenos sociales e
asunto que motivó si creación. Se encuentra institucionales (hojas de vida,
en todos los documentos. Son importantes correspondencia, organigramas,
por su utilidad referencial para la planeación reglamentos internos, etc.)
y la toma de decisiones.
• Jurídico: Es aquel del que se derivan
derechos u obligaciones legales regulados
por el derecho común.

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • Revisión periódica de posibles cambios
que afecte la gestión documental de la
entidad.
La implementación y seguimiento del
Programa de Gestión Documental – PGD debe
establecerse a corto, mediano y largo plazo y 3.3. Fase de mejora
está bajo la responsabilidad del área de
archivo en coordinación con la Oficina de • Mejoramiento continuo, acciones
Control Interno. correctivas, preventivas y de mejora,
resultado de
3.1. Fase de ejecución
• Desarrollo de actividades de divulgación

de los aspectos metodológicos de la
implementación del PGD.
• Sencibilización y capacitación
• Desarrollo de estrategías que minimicen

el impacto de la resistencia al cambio.
• Desarrollo de las actividades del plan de

trabajo para la implementación del PDG.
• Diseño de materiales e instructivos que

faciliten los procesos y actividades del la
gestión documental
3.2. Fase de seguimiento
• Monitoreo y análisis permanente del

PGD
• Validación de metas y objetivos

establecidos en el plan de trabajo e
implementación del PGD
• Revisión de la creación y organización

de los archivos

• Programa de reprografía.
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Digitalización de documentos del archivo
central de acuerdo al protocolo que
Los programas especificos tiene como establecido por el Grupo de Gestión
propósitco orientar al Departamento, en Documental.
aspectos especiales relacionados con el
tratamiento de los tipos de información y • Plan institucional de capacitación
documentos físicos y electrónicos, así como
los sistemas, medios y control asociados a su En el plan institucional del Departamento
gestión.
se incluyen las necesidades de
De acuerdo a lo establecido por el Archivo capacitación del Gestión Documental y las
General de la Nación, la entidad podrá adoptar capacitaciones que realiza el grupo sobre
los programas señalados a continuación o archivos de gestión y transferencias
aquellos que considere, de acuerdo con las documentales, administración del sistema
necesidades propias o requerimiento. Es Orfeo y OpenKM.
importante establecer un marco metodológico
para la elaboración de los programas y que
incluyan como mínimo; proposito, objetivos, • Programa de auditoría y control
justificación, alcance, beneficios, lineamiento,
metodología, recursos, cronograma, En la auditorias programadas por la
responsables, entre otros. Oficina de Control Interno y la Oficina
Asesora de Planeación se realiza
auditoría al proceso de gestión
• Programa de normalización de formas y
documental de manera transversal a la
formularios electrónicos:
entidad.
Para la produción de formatos se tiene

deben atender lo dispuesto en el
procedimiento de control de documentos,
y se debe diligenciar el formato de
solicitud de control de cambios y control a
la Documentación.
• Programa de documentos vitales o

esenciales:
De acuerdo a la información de las tablas

de retención documental y la identificación
de los documentos vitales en el
Departamento, los documentos
indispensables para el funcionamiento de
la entidad se encuentran definidos en el
registro de documentos vitales o
esenciales.

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA PLANES Y
DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD SISTEMAS DE
ARMONIZACIÓN EN:
GESTIÓN DE
LA ENTIDAD
• Modelo • El cumplimiento de
integrado de requisitos administrativos,
Planeación y legales, normativos y
La gestión documental se articula con el Gestión tecnológicos.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el • Los procesos,
Plan Estratégico Institucional, el Plan de • Plan procedimientos y
Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Estratégico actividades.
Institucional de Archivos – PINAR y con los institucional • El control de registros y
demás modelos y sistemas de la entidad, en documenos vinculados
aspectos tales como: • Plan de con las TRD como
inversión evidencia de las
actuaciones de la entidad.
• Plan de • La simplificación de
Acción trámites y uso adecuado
Anual del papel.
• Las politicas de
• Plan racionalización de
Institucional recursos.
de Archivo • Control, uso y
de la disponibilidad de la
Entidad – información.
PINAR • Las evidencias
documentales y
• Otros trazabilidad de las
sistema de actuaciones
gestión institucionales.
• La preservación a largo
plazo de la información.
• Los principios de eficacia,
eficiencia, impacto,
transparencia,
modernización,
oportunidad, economía,
orientación al ciudadano,
entre otros.
• La evaluación, el
seguimiento, los
indicadores y la medición.
• La mejora continua.

• Consulta y préstamo de
documentos y/o registros
ANEXOS • Administración de archivos de
gestión y central
• Correspondencia externa recibida y
a. Diagnóstico de Gestión Documental enviada
• Control de documentos
El diagnóstico de la Gestión Documental
en el Departamento, es el resultado de las
visitas realizadas de asesoría a • Guías
acompañamiento a cada una de las áreas, • Guía para la organización de
en las cuales se realizó un trabajo directo archivos de gestión y transferencias
con los servidores responsables de la documental
organización de los archivo de gestión y
• Guía de digitalización
transferencias documentales.
• Guía para la elaboración y
En las visitas realizadas se revisaban los actualización de documentos y/o
siguientes ítems. registros
• Manual de imagen
Alcance
Revisión de los archivos de gestión y
central del Departamento para validar el Procesos de Gestión Documental.
cumplimiento del Acuerdo 042 de 2002.
• Producción de documentos.
Normativa
Aprobación de la Tabla de Retención
En el sistema de gestión de calidad
Documental presentada por el
Departamento Administrativo de la Función CALIDAD_DAFP, se encuentran
Pública – DAFP ante el Archivo General de publicados los formatos a utilizar para
la Nación mediante el Acuerdo 012 de la creación de documentos, los cuales
1998. deben atender los lineamientos
establecidos en la Guía para la
Creación y conformación del Comité elaboración y/o actualización de
Institucional de Desarrollo Administrativo
documentos.
del Departamento Administrativo de la
Función Pública mediante la Resolución
En la generación de nuevos de formas,
1645 de 2013.
formularios y documentos es necesario
diligenciar por parte del área solicitante
Gestión documental el formato solicitud de cambios y
La gestión documental actualmente se control a la documentación, en el cual
centrada en los documentos en soporte se debe responder los siguientes
papel y documentos digitalizados y para su interrogantes:
gestión se dan lineamiento en los
procedimientos y en las guías y manuales.
• Por qué se crea este formato y/o
documento
• Procedimientos
• En qué soporte se genera físico o
electrónico

• Este documento se imprime • Digitalización de documentos en
• Quién proyecta o produce el formato tiff
documento • Integración de mail y formulario de
• El documento está asociado a pqrs
algún procedimiento
• Tablas de retención documental
• Cuál procedimiento
• El documento está registrado en • Envío de correspondencia
Tabla de Retención Documental - • Devoluciones
TRD • Anulación (radicados de salida)
• Alertas vencimiento de términos
La inclusión de estas preguntas a en • Reportes
el formato de solicitud de cambios y
control a la documentación, le El sistema Orfeo administra
permite al Grupo de Gestión actualmente la información que ingresa
Documental, controlar lo siguiente:
y se envía a la cual se le genera un
número de radicación, no se ha
• Conocer que documentos se
implementado el módulo de
están generando en el DAFP
expedientes.
• En que formato se están
generando
• Si están asociados a La documentación recibida es
procedimientos y tablas de radicada, digitalizada y direccionada al
retención documental. área competente para que realice el
trámite respectivo e integre la
De igual manera esta información documentación al su archivo de
permite determinar el impacto que la gestión, los canales para la recepción
creación y/o eliminación de son: ventanilla única de
documentos en el proceso de gestión correspondencia, correo electrónico,
documental y el Sistema de Gestión fax y formulario pqrs.
de Calidad.
Para el trámite de las peticiones se
De acuerdo a la visitas realizada se establecieron tiempos de respuesta en
evidencia que las áreas cumple con los el Sistema ORFEO, el cual se controla
lineamientos establecidos para la con un semáforo que indica el estado
producción de documentos. de las peticiones: verde (en términos),
amarillo (en términos próximo a vencer)
• Gestión y Trámite y rojo (vencido), y es responsabilidad
de cada servidor dar respuesta
El Departamento en mayo de 2010 oportuna a la peticiones asignadas.
implemento el funcionamiento del
Sistema ORFEO, actualmente se utiliza Las peticiones recibidas son
los siguientes módulos: direccionadas a cada una de las áreas
• Radicación de correspondencia responsables de darles trámite, los
(recibida y enviada). temas de su competencia son
actualizados semestralmente y se deja acorde con las directrices del Acuerdo
constancia en el acta reunión sobre 042 de 2002 y el procedimiento de
direccionamiento de correspondencia. Administración de Archivo de Gestión y
Central.
Para el envío de documentos externos,
se utiliza el servicio de mensajería En las visitas realizadas se validó el
postexpress y certificado generando las cumplimiento de los siguientes ítems:
órdenes de servicio en el Sistema
SIPOST de Servicios Postales
Nacionales, la documentación de
entrega personal es distribuida por un
mensajero y el correo electrónico
autorizado para el envío de respuesta
de peticiones es
webmaster@funcionpublica.gov.co.
Las comunicaciones enviadas al

peticionario por los diferentes canales y
generen error en la entrega, o no
tengas datos de envío (dirección,
correo electrónico) son publicadas en
la página web del Departamento, para El 95% de los archivo de gestión
que sean consultadas por el cumplen con la totalidad indicaciones
peticionario, esta actividad es realizada dadas para la organización de la
por el Grupo de Servicio al Ciudadano. documentación.
• Organización de archivos de gestión Para la organización y conservación de

físicos documentos el área utilizan los
siguientes elementos:
Los archivos de gestión en el • Carpetas blancas 4 aletas
Departamento son administrados por • Carpetas celugía
cada una de las áreas, quienes • Carpeta de tapas
asignan un responsable de la • Cajas x200
organización de los archivos de gestión
y la realización de las transferencias • Organización de archivos de gestión
documentales. electrónicos
Para la organización de los archivos de Actualmente el Departamento no

gestión las áreas deben aplicar los cuenta con un Sistema de Gestión
lineamientos establecidos en el Guía de Electrónico de Archivo para la
Organización de Archivos de Gestión y conservación de documentos
Transferencias Documentales, la cual está electrónico, actualmente se está

definiendo un proyecto de inversión Los inventarios documentales se
para la consecución de recursos. encuentran disponibles para la consulta
externa en el portal web sesión gestión
Con el fin de almacenar, conservar y documental y para la consulta interna
recuperar documentos electrónicos, se en CALIDADA_DAFP.
está realizando la implementación del
Gestor Documental OpenKM, en el
cual se definió la estructura de la tabla • Digitalización de documentos.
de retención documental por área y es
responsabilidad de cada uno de los • Digitalización de peticiones
servidores hacer el uso adecuado de recibidas y enviada en el Sistema
esta herramienta. ORFEO en formato tiff.
• Digitalización en PDF de series de
decretos y resoluciones de los años
• Organización de archivo central 1959 a 1980 y consecutivos de
correspondencia del año 1998 al
El archivo central del Departamento se 2003, las imágenes son
encuentra ubicado en el piso 3 del conservadas en el Gestor
edificio, es administrado por el Grupo Documental OpennKM.
de Gestión Documental, allí se • Para la digitalización de
conservan documentos de los años de documentos se tiene establecida
1959 a 2012. una guía en la cual se dan
directrices para realizar esta
Actualmente se está actualizado el actividad.
inventario documental del archivo
central de acuerdo a las transferencias
documentales realizadas antes del Recomendaciones generales
2011, con el fin de conocer el 100% de
la documentación almacenada y • Realizar la aplicación de la
proceder a la elaboración de tablas de disposición final de los documentos
valoración documental y aplicación de que se conservan en el archivo
la disposición final. central, con el fin de optimizar el
espacio.
Dentro de las actividades de inventario • Implementación de firma digital y
se cuenta con el inventario del 100% estampado cronológico para el
de las series de nóminas e historias envío de respuesta de peticiones y
laborales, las cual son las más digitalización de documentos.
consultadas en el archivo central, los • Implementación de Sistema de
documentos de estas series Gestión Electrónico de Archivo
documentales deben ser consultados • Interacción permanente entra la
en el área del archivo central. Oficina Asesora de Planeación,

Oficina de Sistemas y Gestión
Documental c. Mapa de procesos Funcion Publica
b. Cronograma de implementación del PGD
Metas a corto plazo
ACTIVIDADES META
• Organización de archivos de
gestión electrónicos
2015
• Articulación de Sistemas de
Información al PGD
Metas a mediano plazo
ACTIVIDADES META
• Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de
Documentos de Archivo, que
garantice la conservación y
2016
recuperación en el tiempo y la
migración a nuevas
plataformas electrónicas.
Metas a largo plazo

ACTIVIDADES META
• Digitalización de documentos
de mayor consulta (Nóminas y
2017
historias laborales)

e. Referentes normativos del PGD mensajes de datos, del comercio electrónico y
las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras
Constitución Política de Colombia disposiciones.
Art. 8. Es obligación del Estado y de las Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta
personas proteger las riquezas culturales y la Ley General de Archivos y se dictan otras
naturales de la Nación. disposiciones.
Art. 15. Todas las personas tienen derecho a Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único
su intimidad personal y familiar y a su buen Título IV: Derechos, deberes, prohibiciones,
nombre, y el Estado debe respetarlos y incompatibilidades, impedimentos,
hacerlos respetar. De igual modo tiene inhabilidades y conflicto de intereses del
derecho a conocer, actualizar y rectificar las servidor público.
informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de Capítulo segundo - Deberes - Art. 34 Deberes
Entidades públicas y privadas. – Numeral 5: Custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de
Art. 20. Se garantiza a toda persona la libertad su empleo, cargo o función conserve bajo su
de expresar su pensamiento y opiniones, la de cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
informar y recibir información veraz e evitar las sustracción, destrucción,
imparcial, y la de fundar medios masivos de ocultamiento o utilización indebidos.
comunicación.
Numeral 21: Vigilar y salvaguardar los bienes y
Art. 23. Toda persona tiene derecho a valores que le han sido encomendados y
presentar peticiones respetuosas a las cuidar que sean utilizados debidamente y
autoridades por motivos de interés general o racionalmente, de conformidad con los fines a
particular y a obtener pronta resolución. que han sido destinados.
Art. 74. Todas las personas tienen derecho a Capítulo Tercero- Art. 35 Prohibiciones -
acceder a los documentos públicos salvo los Numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la
casos que establezca la ley. EL SECRETO pérdida de bienes, elementos, expedientes o
PROFESIONAL ES INVIOLABLE documentos que hayan llegado a su poder por
razón de sus funciones.
Leyes y Decretos Reglamentarios Numeral 21. Dar lugar al acceso o exhibir

expedientes, documentos o archivos a
Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la personas no autorizadas.
Nación de Colombia.
Ley 1437 de 2011: Por la cual se expide el
Ley 4 de 1993: Obligación de las entidades Código de Procedimiento Administrativo y de
oficiales de entregar y recibir inventariados los lo Contencioso Administrativo.
documentos de los archivos.
Ley 1712 de 2014: Por la cual se crea la Ley
Ley 44 de 1993: Sobre derechos de autor, de Transparencia y del Acceso a la
funcionarios públicos Información Pública Nacional.
Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se

define y reglamenta el acceso y uso de los
Decreto 2482 de 2012: Autoriza el uso del conservación preventiva, conservación y
microfilm en los archivos y les da valor restauración documental”.
probatorio.
Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla
Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
microfilm en los archivos y les da valor Documentos” del Reglamento General de
probatorio. Archivos sobre “condiciones de edificios y
locales destinados a archivos”.
Decreto 2578 de 2012: Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, Acuerdo 050 de 2000: Por el cual se desarrolla
se establece la Red Nacional de Archivos, se del artículo 64 del título VII “Conservación de
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan Documentos”, del Reglamento General de
otras disposiciones relativas a la Archivos sobre “Prevención de deterioro de los
administración de los archivos del Estado. documentos de archivo y situaciones de
riesgo”.
Decreto 2609 de 2012: Por el cual se
reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001: Por la cual se
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley establecen pautas para la administración de
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones las comunicaciones oficiales en las entidades
en materia de Gestión Documental para todas públicas y las privadas que cumplen funciones
las Entidades del Estado. públicas.
Decreto 1515 de 2013: Por el cual se Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla
reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo el artículo 15 de la Ley General de Archivos
concerniente a las transferencias 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor
documentales secundarias y de documentos público frente a los documentos y archivos.
de valor histórico al Archivo General de la
Nación, a los archivos generales de los entes Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el
territoriales, se derogan los decretos 1382 de procedimiento para la elaboración y aplicación
1995 y 998 de 1997. de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de
2000.
Acuerdos Archivo General de la Nación
Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se
Acuerdo 07 de 1994: Se establece el establecen los criterios para la organización de
Reglamento General de Archivos los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones
Acuerdo 09 de 1995: Se reglamenta la públicas, se regula el Inventario Único
presentación de las Tablas de Retención Documental y se desarrollan los artículos 21,
Documental al Archivo General de la Nación. 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se
establecen criterios de conservación y Acuerdo 027 de 2006: “Por el cual se modifica
organización de documentos. el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” en
lo relacionado con el glosario de términos
Acuerdo 048 de 2000: “Por el cual se archivísticos.
desarrolla el artículo 59 del capítulo 7
“Conservación de Documentos”, del Acuerdo 004 de 2013: “Por el cual se
Reglamento General de Archivos sobre reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y
2609 y se modifica el procedimiento para la Circular 012 de 2004: Orientaciones para el
elaboración, presentación, evaluación, cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003
aprobación e implementación de las Tablas de (Organización de las Historias Laborales)
Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental. Circular 002 de 2012: Adquisición de
herramientas tecnológicas de Gestión
Acuerdo 005 de 2013: “Por el cual se Documental.
establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los Circular 005 de 2012 Procesos de
archivos en las entidades públicas y privadas Digitalización y Comunicaciones Oficiales
que cumplen funciones públicas. Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.
Acuerdo 006 de 2014: “Por el cual se

desarrollas los artículos 46, 47 y 48 del Título Normas del sistema de gestión de
XI Conservación de Documentos de las Ley documentos, Marco de política de gestión
594 de 2000. documental:
Acuerdo 007 de 2014: “Por el cual se NTC-ISO 15489-1 Gestión de documentos

establecen los lineamientos para la Parte 1: Generalidades
reconstrucción de expedientes”.
GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica
Acuerdo 008 de 2014: “Por el cual se Colombiana. Gestión de Documentos. Parte 2
establecen las especificaciones técnicas y los Guía
requisitos para la prestación de los servicios
de depósito, custodia, organización, NTC-ISO 30300: Sistema de gestión de
reprografía y conservación de los documentos registros: fundamentos y vocabulario.
de archivo y demás procesos de la función
archivística en desarrollo de los artículos 13, y NTC-ISO 30301: Sistema de gestión de
14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de registros: requisitos.
2000.
Normas para la implementación de proceso

de gestión documental
Circulares Archivo General de la Nación NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos

funcionales de los registros en entornos
Circular 2 de 1997: Parámetros a tener en electrónicos de oficina. Parte 1: Información
cuenta para la implementación de nuevas general y declaración de principios.
tecnologías en los archivos públicos.
UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos
Circular 07 de 2002: Organización y de trabajo para la gestión de documentos.
conservación de los documentos de archivo de
las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden NTC-ISO 14533-1: Proceso, elementos de
Nacional. datos y documentos de comercio, industria y
administración. Perfiles de firma a largo plazo.
Circular 004 de 2003: Organización de Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para
Historias Laborales firmas electrónicas avanzadas CMS (CAdES).

NTC-ISO 5985: Directrices de implementación
para la digitalización de documentos. Transferencia
Norma-ISO TR 13028: Directrices para la

implementación de la digitalización de
documentos.
Norma-ISO TR 23081: Procesos de gestión de

documentos. Metadatos para la gestión de
documentos.
Preservación de documentos
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Otras normas
Buenas prácticas.
• Manual para la implementación de la

estrategia de Gobierno en Línea en las

entidades del orden nacional de la ARCHIVO TOTAL: concepto que hace
República de Colombia (2012-2015). referencia al proceso integral de los
• Modelo de requisitos de las aplicación para documentos en su ciclo vital.
la gestión de los documentos electrónicos
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual
de archivos (MoReq2), publicado por la fuere su fecha, su forma y soporte material,
Unión Europea. acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión. Art. 3 Ley 594.
DEFINICIONES
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas
sucesivas por las que atraviesan los
ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de documentos desde su producción o recepción
encontrar, usar o recuperar información. en la oficina (archivo de gestión) y su
conservación temporal (archivo central), hasta
ALMACENAMIENTO: Lugar donde se ubican su eliminación o integración a un archivo
y guardan los registros. permanente (archivo histórico).
ARCHIVO CENTRAL: “En el que se agrupan CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso
documentos transferidos por los distintos archivístico mediante el cual se identifican y
archivos de gestión de la entidad respectiva, establecen las series que componen cada
cuya consulta no es tan frecuente pero que agrupación documental (fondo, sección y
siguen teniendo vigencia y son objeto de subsección), de acuerdo con la estructura
consulta por las propias oficinas y particulares orgánico-funcional de la entidad”
en general”. Ley 594 de 2000.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la
ARCHIVO DE GESTIÓN: “Comprende toda la alta dirección, responsable de definir las
documentación que es sometida a continua políticas, los programas de trabajo y la toma
utilización y consulta administrativa por las de decisiones en los procesos administrativos
oficinas productoras u otras que la soliciten. y técnicos de los archivos.
Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados”. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas
Ley 594 de 2000. aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de entidad, independientemente del medio
documentos electrónicos, producidos y utilizado.
tratados archivísticamente, siguiendo la
estructura orgánico-funcional del productor, CONSERVACIÓN DIGITAL: Se refiere
acumulados en un proceso natural por una generalmente al proceso de establecer y
persona o institución pública o privada, en el desarrollar a largo plazo, repositorios digitales
transcurso de su gestión. Acuerdo 60 de 2001 de referencia actual y futura. Consiste en la
selección, la preservación, mantenimiento,
ARCHIVO HISTÓRICO: “Es aquél al que se recolección y archivos de los objetos digitales.
transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto
permanente”. Ley 594 de 2000. de medidas de conservación preventiva y
conservación – restauración adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los
documentos análogos de archivo.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:
documento o grupo de documentos con el fin Actividades tendientes a garantizar que los
de conocer la información que contienen. documentos lleguen a su destinatario.
CONVERSIÓN: Proceso de transformación de DOCUMENTO: Conjunto constituido por un

un documento digital hacia otro objeto digital soporte y la información que contiene, utilizado
desde un formato o versión de un formato como prueba o con fines de consulta.
hacia otro. [Archivos].
DOCUMENTO DIGITAL: Información
CORRESPONDENCIA: Son todas las representada por medio de valores numéricos
comunicaciones de carácter privado que llegan diferenciados – discretos o discontinuos, por lo
a las entidades, a título personal, citando o no general valores numéricos binarios (bits), de
el cargo del funcionario. No generan trámites acuerdo con un código o convención
para las instituciones. preestablecidos.
CUSTODIA: Una de las funciones DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la

fundamentales de un servicio de archivo información generada, enviada, recibida,
consistente en asegurar la protección material almacenada y comunicada por medios
de los documentos y su accesibilidad. electrónicos, ópticos o similares.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE

reproducción de información que se encuentra ARCHIVO: Es el registro de información
de manera analógica (papel, video, sonido, generada, producida o recibida o comunicada
cine, microfilme y otros) en otra, que sólo por medio electrónicos, que permanece
puede ser leída o interpretada por computador almacenada electrónicamente durante todo su
ciclo de vida, es producida por una persona o
DIPLOMATICA DOCUMENTAL: Disciplina entidad en razón de sus actividades o
que estudia las características internas y funciones, que tiene valor administrativo,
externas de los documentos, conforme a las fiscal, legal, científico, histórico, técnico o
reglas formales que rigen su elaboración, con cultural, y que debe ser tratada conforme a los
el objeto de evidenciar la evolución de los tipos principios y procesos archivísticos.
documentales y determinar su valor como
fuente para la historia. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente
primaria de información con todos los rasgos y
DISPONIBILIDAD: Característica de características que permiten garantizar su
seguridad de la información, que garantiza que autenticidad e integridad.
los usuarios autorizados tengan acceso a la
misma y a los recursos relacionados, toda vez DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o
que lo requieran asegurando su conservación tramitado por el funcionario público en ejercicio
durante el tiempo exigido por la ley. de su cargo o con su intervención.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad

DOCUMENTOS: Selección de los documentos resultante de la disposición final señalada en
en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a las tablas de retención o de valoración
su conservación temporal, permanente, o a su documental, para aquellos documentos que
eliminación conforme a lo dispuesto en las han perdido sus valores primarios y
Tablas de Retención Documental y/o Tablas secundarios, sin perjuicio de conservar su
de Valoración Documental. información en otros soportes.
salvaguarda la exactitud y totalidad de la
EMULACIÓN: La reproducción del información y los metadatos de procesamiento
comportamiento y resultados de programas y asociados a la misma.
equipos de cómputo obsoletos por medio del
desarrollo de nuevos programas y equipos que INTEROPERABILIDAD: La capacidad que
permiten la ejecución de aquellas en tienen programas y/o sistemas para
computadores actuales. comunicarse y trabajar conjuntamente con
otros sin ajuste o cambios especiales.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos
constituido o bien orgánicamente por la LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos
administración de origen para la consecución o de poder ser leído o comprensible.
tratamiento de un asunto, o bien como
agrupación lógica durante su clasificación en METADATOS PARA LA GESTION DE
el archivo. DOCUMENTOS: Información estructurada o
semi-estructurada que permite la creación,
FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como: gestión y uso de los documentos a lo largo del
códigos, contraseñas, datos biométricos, o tiempo.
claves criptográficas privadas, que permiten
identificar a una persona, en relación con un MICROFILMACIÓN: Técnica que permite
mensaje de datos, siempre y cuando el mismo fotografiar documentos y obtener pequeñas
sea confiable y apropiado, respecto de los imágenes en película.
fines para que se utiliza la firma, atendidas
todas las circunstancias del caso, así como MIGRACIÓN: Proceso y operaciones
cualquier acuerdo pertinente. involucradas para asegurar el mantenimiento
de registros en el tiempo.
FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación
FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de las física de los documentos dentro de las
series documentales de la misma procedencia respectivas series en el orden previamente
o parte de un archivo que es objeto de acordado.
conservación institucional, formada por el
mismo archivo. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Conjunto de acciones orientadas a la
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de clasificación, ordenación y descripción de los
actividades administrativas y técnicas documentos de una institución, como parte
tendientes a la planificación, procesamiento, integral de los procesos archivísticos.
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por el sujeto obligado, PRESERVACIÓN: Proceso y operaciones
desde su origen hasta su destino final con el involucradas para asegurar el mantenimiento
objeto de facilitar su utilización y conservación. de registros en el tiempo.
IDENTIFICACIÓN: Acción que permite PRESERVACIÓN DIGITAL: Es el conjunto de

reconocer los registros y relacionarlos con el principios, políticas, estrategias y acciones
producto o la actividad involucrada o el específicas que tienen como fin asegurar la
procedimiento del sistema integrado de estabilidad física y tecnológica de los datos, la
gestión. permanencia y el acceso de la información de
los documentos digitales y proteger el
INTEGRIDAD: Característica técnica de contenido intelectual de los mismos por el
seguridad de la información con la cual se tiempo que se considere necesario.
REGISTRO DE COMUNICACIONES
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: OFICIALES: Es el procedimiento por medio
Conjunto de acciones y estándares aplicados del cual, las entidades ingresan en sus
a los documentos durante su gestión para sistemas manuales o automatizados de
garantizar su preservación en el tiempo, correspondencia, todas las comunicaciones
independientemente de su medio y forma de producidas o recibidas, registrando datos tales
registro o almacenamiento. La preservación a como:
largo plazo aplica al documento electrónico de Nombre de la persona y / o Entidad Remitente
archivo con su medio correspondientes en o destinataria, Nombre o código de la(s)
cualquier etapa de su ciclo de vida. Dependencia(s) competente(s), Número de
radicación, Nombre del funcionario
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
de documentos de las instituciones en respuesta (Si lo amerita), entre otros.
cumplimiento de sus funciones.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: “Es el plazo
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES en términos de tiempo en que los documentos
OFICIALES: Es el procedimiento por medio deben permanecer en el archivo de gestión o
del cual, las entidades asignan un número en el archivo central, tal como se consigna en
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o la tabla de retención y de valoración
producidas, dejando constancia de la fecha y documental.
hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos SELECCIÓN DOCUMENTAL: Actividad de la
de vencimiento que establezca la Ley. Estos disposición final señalada en las tablas de
términos, se empiezan a contar a partir del día retención o de valoración documental y
siguiente de radicado el documento. realizada en el archivo central, con el fin de
escoger una muestra de documentos de
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto carácter representativo, para su conservación
de operaciones de verificación y control que permanente.
una institución debe realizar para la admisión
de los documentos que son remitidos por una SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades
persona natural o jurídica. documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano
REFRESHING (Refrescado): El proceso de o sujeto productor como consecuencia del
copiar cierto contenido digital desde un medio ejercicio de sus funciones específicas.
digital hacia otro (incluye copiado al mismo
tipo de medio) Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas
de vida, historias labores, contratos, informes,
REGISTRO: Documento que presenta órdenes de pago, proyectos, entre otros.
resultados obtenidos o proporciona evidencia Subserie: aquellos documentos que son el
de actividades desarrolladas. resultado de una misma gestión y cuyo
contenido temático se refiere a un asunto
REGISTRO DE ACTIVOS DE específico. Se derivan de las series y reúnen
INFORMACIÓN: Listado de la información documentos de estructura y contenido
básica que tiene la entidad y que se puede homogéneos. Ejemplo: serie: contratos,
conocer a través de los instrumentos, guía y subserie: contratos de prestación de servicios.
que debe ser creado y mantener actualizado Contrato de obra, etc.
por los sujetos obligados.
SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA:
Herramienta informática destinada a la gestión TRANSFERENCIA PRIMARIA: traslado de los
de documentos electrónicos de archivo. documentos del archivo de gestión al archivo
También se puede utilizar en la gestión de central, teniendo en cuenta las tablas de
documentos de archivos tradicionales. retención documental.
SISTEMA INTEGRADO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el

CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y traslado de documentos del archivo central (o
procesos de preservación y conservación, intermedio) al permanente (o histórico). Estas
acordes con el sistema de archivos transferencias concluyen los procesos de
establecidos en la entidad, bajo el concepto de valoración secundaria en las instituciones y
archivo total, para asegurar el adecuado tienen como fin garantizar la protección de los
mantenimiento de sus documentos, documentos con valor social (cultural e
independientemente del tipo de soporte, histórico), más allá de las necesidades
garantizando la integridad física y funcional de institucionales de conservarlos.
toda la documentación, desde el momento de
su emisión, durante su periodo de vigencia, TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener
hasta el depósito final o sea en cualquier etapa información acerca del movimiento y uso de
de su ciclo vital. registros.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los
cuales se contiene la información, según los UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que
materiales empleados. Además de los contiene un conjunto de documentos de tal
archivos en papel existen los archivos forma que garantice su preservación e
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, identificación. Pueden ser unidades de
informáticos, orales y sonoros. conservación, entre otros elementos, las
carpetas, las cajas y los libros o tomos.
STICKER DE RADICACIÓN: Pieza impresa
en papel autoadhesivo en su cara o en su UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima
reverso. que reúne todas las características necesarias
para ser considerada como documento, por
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ejemplo: acta, informe, comunicación. La
(TRD): listado de series con sus unidad documental puede ser simple cuando
correspondientes tipos documentales, a las está constituida por un sólo documento o
cuales se asigna el tiempo de permanencia en compleja cuando lo constituyen varios,
cada etapa del ciclo vital de los documentos. formando un expediente.
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por

simple. el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos hojas de vida
TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del o historias laborales, contratos, actas,
documento desde su producción o recepción informes, entre otros con el fin de establecer
hasta el cumplimiento de su función su permanencia en las diferentes fases del
administrativa archivo.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión VALORES PRIMARIOS (ADMINISTRATIVO,

de los documentos del archivo de gestión al LEGAL, CONTABLE, FISCAL Y TÉCNICO):
central, y de éste al histórico, de conformidad es el que tienen los documentos mientras
con las tablas de retención y de valoración sirven a la entidad productora y al iniciador,
documental vigentes. destinatario o beneficiario, es decir a los
involucrados en el asunto.

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PROGRAMA DE GESTIÓN

PGD Noviembre de 2014 –Versión 1

INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA:

Fecha de Aprobación: Acta 5 del 2014

Elaborado por: Grupo de Gestión Anexos 31

Fecha de publicación: Noviembre de 2014

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 1

Para garantizar el cumplimiento de la gestión • Instituciones Públicas

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 3

Para la implementación del Programa de

• Computador de escritorio servidor público,

Implementar los siguientes recursos:

• 1 Gestor de contenidos documentales o UCM,

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos • Administración Documental

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 5

Se deben definir: o Requerimientos funcionales para

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 6

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 7

b. Producción Documental: Son actividades

En cumplimiento al proceso de producción

Todos los documentos que se generen en

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 10

Control de versiones y aprobación de documentos

- Tiempo de respuesta de peticiones de

- Seguimiento al vencimiento de términos

El vencimiento de términos inicia con la

En el sistema ORFEO se implementaron

d. Organización: Conjunto de operaciones

La clasificación es el primer paso del

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 16

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 17

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 18

- Recibir físicamente las transferencias El Departamento incluya en la

Además de definir la conservación

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 21

La eliminación de documentos aplica Para la preservación de los documentos

• Se recomienda tener en cuenta los

Definimos a continuación las Entidades

- Captura: por medio de esta entidad

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 23

• Sistema Integrado de Conservación - SIC

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 24

Asegure que el SGED mantenga las

Establezca los requisitos para la

Verifique que el SGEA implementado en la

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 26

h. Valoración: Proceso permanente y continuo, Valores Secundarios: Son los que

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 27

3.1. Fase de ejecución

• Desarrollo de actividades de divulgación

• Desarrollo de estrategías que minimicen

• Desarrollo de las actividades del plan de

• Diseño de materiales e instructivos que

3.2. Fase de seguimiento

• Monitoreo y análisis permanente del

• Validación de metas y objetivos

• Revisión de la creación y organización

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 28

Para la produción de formatos se tiene

• Programa de documentos vitales o

De acuerdo a la información de las tablas

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 29

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 30