UTPRAS GUIDELINES

UTPRAS Guidelines

LEGAL BASIS:
 
 
Republic  Act  No.  7796,  otherwise  known  as  TESDA  Act  of  1994,  empowers  TESDA  to  establish  and  maintain  a
system  of  accrediting,  coordinating,  integrating,  monitoring  and  evaluating  formal  and  non­formal  technical
vocational education and training programs.

TESDA  Board  promulgated  Resolution  No.  98­03  last  January  23,  1998  establishing  a  unified  TVET  program
registration and accreditation system which shall be in consonance with the pursuit of a quality technical vocational
education and training system.

TWO MAJOR ELEMENTS IN UTPRAS:

1. Registration – (compulsory) compliance with minimum standards prescribed in Training Regulations and anchored
on competency­based system;
2. Accreditation – a form of quality assurance which is over and above the requirements for Program Registration in
UTPRAS  which  shall  be  voluntary  in  nature  and  a  form  of  recognition  given  by  an  accrediting  body  that  the
program or the institution has met the criteria set by the accrediting body.

HOW TO REGISTER A TVET PROGRAM:

1. Institution/company representative visits/inquires about program registration requirements and procedures.
2. Provincial  Director/District  UTPRAS  focal  person  conducts  orientation/briefing  to  the  applicant  institution  on  the
following:
Program Registration requirements, policies and procedures
Program Registration Compliance Audit
Sanctions and penalties to erring institutions
Payment of non­refundable application fee of P 2,000.00 per program application
3. The Institution submits required documents to the Provincial/District Office.
4. PO/DO UTPRAS focal person receives documents:
Checks completeness of documents against program registration checklist
Returns application if documents are not complete based on the registration requirements with notation of
deficiencies
Officially receives (stamp received) if documents are complete.
Issues Acknowledgment Letter together with the processed Program Registration Requirement Checklist
Advises applicant to pay the non­refundable Registration Fee during the ocular inspection at the PO/DO
5. PO/DO UTPRAS focal person evaluates submitted documents in detail
Evaluates the program registration documents against the Training Regulations e.g curriculum, list of tools,
equipment and facilities, etc.
Determines compliance of the curriculum against the CBC definition/format
For programs not covered by TR (NTR), review of the curriculum shall be done with an expert
If Documents are in order, the UPTRAS Focal Person
 Recommends to  the PD/DD the conduct of ocular inspection; or
Sends letter signed by the PD/DD informing of the deficiencies, the  10 calendar days to comply with
the requirements and the return of the documents
After the review of the Documents PO/DO UTPRAS focal person:
Advises institution re conduct of inspection
Prepares checklist for inspection
Schedules team inspection
6. UPTRAS Inspection Team
Inspects  the  tools,  equipment,  consumables,  books,  workshops/facility    and  support  services  against  the
submitted Program Registration Requirements
Prepares and signs inspection report
Discusses  results  of  inspection  to  the  institution’s  representative  and  requests  for  the  signature  on  the
inspection report.
Provides copy of the inspection report to the institution’s/company representative
If  there  are  deficiencies,  informs  the  institution  that  they  have  30  calendar  days  to  comply  and  that  a  re­
inspection shall be conducted.
Submits inspection report to the UTPRAS Focal Person the following day
7. UTPRAS Focal Person submits inspection report to the PD/DD within the day or not later than the following day
8. For compliant institution/Company, the PD/DO endorses submits complete documents together with the results of
inspection and corresponding recommendation to RO
9. For institution with deficiencies, the PO/DO reminds in writing the institution within the day after the conduct of
inspection on the 30­calendar day allowable period to comply with the requirements. In case the institution fails
to comply with the requirements within the 30­calendar day period, the PO/DO submits the documents to the RO
and recommends issuance of Letter of Denial
10. Within 4 calendar days upon receipt of documents, RO UTPRAS focal person conducts final review of documents:
If found to be in order, recommends issuance of CPTR.
If there are deficiencies, notifies PO/DO of the deficiencies
11. Within  the  day  after  receipt  of  the  notice,  the  PO/DO  UTPRAS  focal  person  notifies  the  institution  about  the
deficiencies, and the 5 calendar days to comply.
12. Upon receipt of the documents correcting the deficiencies from the institution and if found in order, the PD/DD
forwards the said documents to RO and recommends within the days issuance of CTPR.  In case the institution
fails to comply, the PD/DD recommends issuance of Letter of Denial.
13. Upon receipt of recommendations from PD/DD, RO focal person prepares CTPR or Letter of Denial.
14. RD approves and signs CTPR or Letter of Denial.
15. RO releases CTPR or Letter of Denial to PO/DO together with the institution’s documents.
16. RO releases CoPR or Letter of Denial to PO/DO together with the institution’s documents.
17. PO/DO releases CTPR or Letter of Denial to the Institution

WHO AND WHAT ARE COVERED BY UTPRAS?

1. All  TVET  programs  offered  by  public  and  private  institutions,  including  programs  offered  by  enterprise­based
training centers, provided that programs that are offered are fee­charging and open to the public;
2. All TVET programs in industrial trades and crafts, agriculture, fishery, services and home industries;
3. TVET programs with permit and recognition certificates granted by the Secretary of Education;
4. Apprenticeship  programs  undertaken  by  private  enterprises  shall  be  authorized  on  the  basis  of  existing
apprenticeship  guidelines.  Compliance  with  apprenticeship  guidelines  is  considered  as  having  the  effect  of
UTPRAS registration;
5. TVET  institutions  with  registered  TVET  programs  which  they  desire  to  provide  under  the  dual  system  shall  be
accredited as dual training system institutions under the guidelines implementing Republic Act No. 7686 in order
that incentives provided for in the law may be availed of by concerned TVET institutions;
6. A Certificate of Competency is the smallest unit that can be registered which corresponds to a job in an industry.

WHAT IS THE BASIS FOR PROGRAM REGISTRATION?

1. Training Regulations prescribed minimum program standards;
2. Training regulations developed by experts and practitioners from public/private sector (Experts Panel);
3. Training Regulations promulgated by the TESDA Board after national validation;
4. Training Regulations serves as basis for which the competency­based curriculum and instructional materials and
competency  assessment  tools  are  developed.  This  document  represents  a  specific  qualification.  It  defines  the
competency standards for national qualification and how such qualification can be gained, assessed and be given
recognition. (Procedures Manual on Development of TRs);
5. Training  Regulation  is  a  TESDA  promulgated  document  that  serves  as  basis  for  which  the  competency­based
curriculum  and  instructional  materials  and  competency  assessment  tools  are  developed.  This  document
represents specific qualification. How the competencies in this qualification can be gained, assessed and be given
recognition is detailed in this promulgated document. (The TVET Glossary of Terms)

WHAT IF THE TRAINING INSTITUTION FAILED TO REGISTER THEIR PROGRAMS?

TVET institutions which are found to have run TVET programs without complying with registration requirements shall
be liable for violation of these guidelines. As such appropriate sanctions shall be imposed on the erring institution.

The sanctions shall be in accordance with Section 68, Chapter 1, Title V of the Education Act of 1982 which provides
that any person upon conviction of an act in violation of the authorization requirements shall be punished with a fine
of not less than two thousand pesos (P2000) nor more than ten thousand pesos (P10,000) or imprisonment for a
maximum period of two (2) years, or both, at the discretion of the court.

If the act is committed by a corporation, the school head, together with the person or persons responsible for the
offense shall be equally liable.

For fraud or deceit committed in connection with the application for registration, unauthorized operation of a course
or  any  component  thereof,  and  unauthorized  advertisements  or  announcements  relative  thereto,  the  authority,
through TESDA Regional Offices, shall revoke the certificate of registration after due process.

WHAT TO DO IF A SCHOOL WILL OFFER A NEW TVET PROGRAM?

Register  the  program  with  TESDA  prior  to  acceptance  of  enrollees.  Registration  is  compulsory  with  or  with  out
Training Regulations.