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SOMMAIRE
Le domaine du management des projets dans les organisations actuelles s’étend. Qu’il s’agisse
de concevoir et fabriquer un produit nouveau, de réaliser un investissement industriel ou
d’équiper l’entreprise d’un nouveau système d’information, la dénomination « projet » est
souvent utilisée. Or, ces différents projets menés par les entreprises ne sont pertinents que s’ils
permettent à celle-ci d’améliorer sa performance et donc ses résultats.
Dans ce document nous présenterons l’importance du contrôle de gestion dans la gestion des
projets (première partie) et nous présenterons un outil pratique de contrôle de gestion, le tableau
de bord (deuxième partie).
PREMIERE PARTIE : IMPORTANCE DU CONTRÔLE DE
GESTION DANS LA GESTION DES PROJETS
Dans cette partie nous présenterons les spécificités de la gestion des projets (I) et l’objectif
poursuivi par le contrôle de gestion dans la gestion des projets (II).
Nous présenterons ici la définition du projet, ses caractéristiques et objectifs, ainsi que les
différents types de projet et la place du projet dans l’organigramme de l’entreprise.
a. DEFINITION
- Il est unique ;
- Il est objectif ;
- Il est limité dans le temps ;
- Il est complexe ;
- Il est réaliste.
Dans tout projet, on peut distinguer trois catégories d’objectifs nécessaires à sa réussite :
les objectifs de performance technique relatifs au respect de spécification fonctionnel et
des caractéristiques techniques du produit. Ainsi, on se défini un niveau de qualité en
ce qui concerne par exemple la fidélité du produit, la facilité d’usage ;
objectif de qualité : caractéristique d’un produit qui lui confère l’aptitude à satisfaire les
besoins exprimés ;
objectif de coût ;
objectif de délai.
Ces trois catégories d’objectifs sont fortement liées. Par exemple il est plus facile de respecter
les objectifs de performance technique si le délai imparti est plus long ou si les ressources mises
à disposition sont plus nombreuses
d. TYPOLOGIE DE PROJETS
On peut aussi distinguer les types de projets en fonction de leur client. On aura ainsi :
Les projets à coût contrôlés qui se caractérise par un devis et un client connu, des
budgets et délais négociés. Ces projets peuvent être développés dans le cadre d’un
marché à prix forfaitaire (avec obligation de résultat et impossibilité de dépassement
de budget) ou dans le cadre d’un marché à régie (avec obligation de moyens). Dans
ce cas, le contrôle doit porter sur les délais et les coûts ;
Les projets à rentabilité contrôlée se caractérisent par des clients potentiels non
nécessairement identifiés (cas de nouveaux produits par exemple) ou par des
bénéfices attendus sur des changements menés en interne (investissement dans une
nouvelle ligne de production ou un nouveau système d’information). Dans ce cas,
le contrôle doit d’abord porter sur la rentabilité.
Les projets peuvent avoir une dimension stratégique dans les cas suivants :
Le projet est d’un volume important par rapport à la taille de l’entreprise de telle
sorte que dans le cas où le projet échouerait, cela mettrait en péril la survie de
l’entreprise ;
Le projet est la raison d’être de l’entreprise (société d’ingénierie). Dans ce cas la
maitrise de la conduite d’un projet est essentiel au point que beaucoup d’entreprises
d’ingénierie estiment que leur avantage concurrentiel ne vient, non pas de la
possession de savoirs techniques particuliers, mais de leur aptitude à piloter un
projet surtout lorsqu’il est important et complexe ;
La réussite du projet est indispensable afin de permettre à l’entreprise de changer
afin de s’adapter aux évolutions de son environnement.
Les organigrammes des entreprises ont dû prendre en compte un phénomène de plus en plus
important. Soit que les entreprises aient une activité non répétitive, soit qu’elles décident
d’adopter un management par projet, de nombreuses entreprises ont dû faire coexister une
structure permanente (résumée par l’organigramme) et des structure temporaires (les projets).
Dans cette structure, l’équipe de projet est constituée en division autonome et possède donc en
son sein toutes les ressources nécessaires pour le mener à bien. Une telle structure n’est
envisageable que pour des projets extrêmement stratégiques pour l’organisation. Elle facilite la
tâche du directeur de projet qui ne doit plus négocier pour obtenir les ressources dont il a besoin.
En revanche, se pose la question du statut des membres du projet à terme de celui-ci.
La conduite d’un projet n’est pas toujours aisée. Plusieurs facteurs peuvent conduisent à son
échec notamment :
Au vu de tous ces facteurs d’échec d’un projet il est donc important de procéder à la gestion de
projet.
Ici, nous définirons le terme gestion de projet et présenterons son principal objectif.
a. DEFINITION
L’objectif d’une gestion de projet est d’assurer la coordination des acteurs et des tâches dans
un souci d’efficacité et de rentabilité. Pour y parvenir, le gestionnaire de projet doit disposer
d’un tableau de bord (outil de contrôle de gestion) car il lui permet de prendre connaissance de
l’état et de l’évolution du système qu’il pilote, de déceler des perturbations et de prendre des
décisions d’orientation.
La gestion d’un projet pose ainsi des problèmes spécifiques. En effet au cours du temps la
connaissance sur le projet avance mais les marges de manœuvre et les possibilités de choix sur
le projet diminuent (du fait des décisions qui ont déjà été prises). La complexité vient aussi de
la nécessité de résoudre des problèmes imprévus et de la nécessaire convergence d’efforts d’un
nombre très important de travailleurs de métiers divers. Il est donc important de maîtriser les
projets tout au long de leur vie.
II. LE CONTROLE DE GESTION, UNE FONCTION
INDISPENSABLE AU PILOTAGE DE LA PERFORMANCE DES
PROJETS
Après avoir présenté le contrôle de gestion (définition, objectif et place dans l’entreprise),
nous montrerons comment est-ce qu’il peut être appliqué à la gestion des projets.
Nous présenterons ici la définition du contrôle de gestion (a), ses objectifs (b) et la place de la
fonction contrôle de gestion dans l’entreprise (c).
a. DEFINITION
Dans une organisation de type fonctionnel, le contrôleur de gestion est en général placé sous
l’autorité du DAF et a une action fortement balisée par la comptabilité ; il doit vérifier les coûts
et s’impliquer dans l’élaboration des budgets en respectant le cadre comptable.
Le contrôle de gestion va permettre à la direction de s’assurer que les objectifs fixés dans le
cadre de la stratégie vont être réalisés. Il facilite le pilotage et la convergence des buts dans
l’organisation. Le pilotage de l’entreprise ou contrôle de gestion peut-être explicité en quatre
étapes grâce au modèle classique de William E. Deming : PLAN/DO/CHECK/ACT (PDCA).
La planification (étape 1) désigne le processus de développement de stratégies afin d’atteindre
un objectif fixé. Elle a pour objectif de définir les objectifs globaux du projet et d’élaborer des
programmes d’actions pour les atteindre. A ce stade, l’on établit des prévisions en termes
monétaires à moyen terme en vue d’encadrer les budgets annuels ou de programmer des
investissements ou des actions spécifiques. Sur la base des estimations primaires qui ont servi
à initialiser le projet et des spécifications détaillés du résultat, le processus de planification a
pour objectif de définir des calendriers détaillés et un budget des coûts. Ce dernier traduit en
données chiffrées les plans d’actions à court terme du projet.
la définition du détail des coûts et délais dans le cadre de l’enveloppe établie lors de
l’évaluation initiale du projet ;
Le contrôle de gestion repose donc dans un premier temps sur la fixation d’une norme chiffrée
(étape 1). La définition de cette norme n’a bien sûr rien d’évident. Elle peut s’appuyer sur une
prévision (effectuée dans le cadre du processus budgétaire, par exemple) ou traduire un objectif
volontariste de la direction (infléchissement des tendances). Parfois, la définition de cette norme
est réalisée en ce comparant aux concurrents (benchmarking) ou en faisant participer ceux qui
sont contrôlés afin d’améliorer la prévision qui est faite (puisqu’on suppose que la personne
contrôlée connaît souvent mieux l’activité et sn évolution que la personne qui la contrôle) et
son appropriation par la personne qui est chargée de la mise en œuvre. On parle alors de DPPO
(direction participative par objectifs), selon les termes d’Octave Gélinier qui a théorisée cette
méthode en France.
Dans un deuxième temps (étape 2), la personne contrôlée est laissée libre d’organiser la
transformation des ressources en produits ou la réalisation de ces activités de la manière la plus
efficace et la plus efficiente. Chaque acteur du projet utilise les ressources mises à sa
disposition. En contrepartie des ressources allouées aux différents intervenants par la direction
du projet, celle-ci attend un certain niveau de résultats (des spécifications) dans un certain délai.
Tout au long de l’exécution du projet, les objectifs de calendrier des charges, de délai et de coût
doivent être suivis simultanément, des arbitrages entre ces trois critères étant toujours possibles.
Les résultats obtenus font ensuite l’objet d’une mesure qui est comparée aux objectifs
préalablement fixés (étape 3). La mesure peut concerner des unités physiques (nombre de
produits, temps passé, etc.) mais le contrôle de gestion met plus souvent l’accent sur des
mesures de nature comptables et financières. Cette comparaison peut se faire à l’aide du
diagramme de Gantt. Cette comparaison permet de mettre en évidence les points sur lesquels
les résultats prévus n’ont pas été atteints, d’analyser les raisons des dérives et leurs
conséquences prévisibles sur le plan d’origine. La recherche de solutions et la prise d’actions
correctives permettant de maintenir les objectifs initiaux ou modifier les objectifs du projet.
Cela se fait dans la dernière étape, l’action.
Lorsque un écart significatif entre la norme et le résultat réel est constaté, les actions
correctives sont alors envisagées (étape 4). Celles-ci peuvent conduire à modifier le processus
de transformation et/ou les ressources mises en œuvre dans ce processus. Les mesures
correctives peuvent éventuellement modifier le plan prévisionnel surtout si elles ont un impact
sur le moyen ou le long terme. Cela permet aussi de mettre en œuvre une procédure de ré-
estimation du coût à terminaison en tenant compte du réalisé et des éventuelles modifications
de la planification. Dans le même temps, l’atteinte (ou non) des normes de résultats définis à
priori conduit à attribuer des prix (monétaire ou autres) aux responsables ou à les sanctionner.
Au cours de l’exécution du projet, le rôle du contrôleur de gestion est de mettre en place les
systèmes d’information qui permettront aux opérationnels de suivre leurs actions et d’organiser
la remontée périodique d’informations vers le chef de projet, notamment en matière de coûts et
de délais. Cela se fait par le biais du tableau de bord de gestion et du reporting.
DEUXIEME PARTIE : LE TABLEAU DE BORD, OUTIL
PRATIQUE DU CONTRÔLE DE GESTION DES PROJETS
Les entreprises utilisent très souvent le tableau de bord comme outil de pilotage de la
performance des projets en cours ou à venir.
Après avoir défini le tableau de bord, nous présenterons une méthode de construction de
tableau de bord.
1. DEFINITION
2. METHODE DE CONSTRUCTION
Le tableau de bord doit permettre de vérifier que les missions de l’équipe projet sont réalisées.
Il doit aussi permettre de vérifier que les facteurs clés de succès (FCS) sont suivis et que les
facteurs stratégiques de risques (FSR) sont maîtrisés. Pour identifier ces différents éléments, il
peut être utile de faire participer les opérationnels à la définition des missions, objectifs, FCS
et FSR de leur équipe de projet.
Une fois définis ces différents éléments, il est possible de choisir les indicateurs. Le choix des
indicateurs doit notamment respecter certaines caractéristiques :
Pertinence et congruence ;
Fiabilité et sensibilité ;
Simplicité, clarté et lisibilité ;
Rapidité et coût ;
Sélectivité.
Une fois les indicateurs choisis, il est nécessaire de mettre en perspective les résultats obtenus
avec des normes pour savoir si le service a été performant. Ces normes peuvent être :
Des valeurs cibles (par exemple un taux de satisfaction qui doit tendre vers
100%) ;
Des données passées. Dans ce cas l’objectif est d’améliorer ses performances par
rapport au passé ;
Des normes externes qui peuvent être obtenus par un benchmarking, c’est -à- dire
par une comparaison avec les concurrents ou avec une organisation ayant un
projet similaire.
La comparaison par rapport aux normes retenues doit être mise en forme par le
choix de modes de présentation des indicateurs qui retiendront l’attention. Des
procédés visuels divers peuvent ainsi être employés : histogrammes, graphiques,
codes de couleurs, diagramme de Gantt (qui permet par exemple le suivi du temps
d’un projet), etc.
Dans cet exemple, un graphe est élaboré ; les réalisations sont indiquées et la durée
prévisible du projet est recalculée en fonction du degré d’avancement des travaux.
On peut aussi faire apparaître l’évolution des écarts sur projets au cours du temps en
traçant sur un même graphique les droites représentant le coût encouru, la valeur
budgétaire du réalisé et le budget réalisé.
Au final, le tableau de bord construit doit s’emboîter dans le tableau de bord du niveau
supérieur en suivant une ligne hiérarchique : les objectifs et les missions retenus doivent
permettre de décliner les objectifs du niveau supérieur.
Le tableau de bord doit aussi prendre en compte les besoins d’intégration horizontale en
favorisant la coopération entre les différents services du projet. Il doit permettre de prendre
conscience des responsabilités communes et favoriser une vision transversale de l’entreprise
en partageant certains indicateurs entre plusieurs responsables.
En vue d’acquérir un matériel d’équipement, la Sarl SONIA vous confie la charge d’élaborer
un tableau de bord qui permettra au travers de ses indicateurs d’avoir une bonne visibilté sur
l’avancement et la réalisation du projet.
A partir des éléments figurants en annexe, réaliser un tableau de bord de gestion du projet
d’acquisition et de l’installation du nouvel équipement.
ANNEXE :
Éléments en attente
Décisions 5
Actions 2
Demandes de modifications 4
Terminé
En retard
En cours
En attente
Budget
Réel
Prévu