Introducción

En la actualidad los eventos se han posicionado en primer lugar como una

industria que pone en alto el buen rendimiento, funcionamiento, y nuevas
enseñanzas para muchas empresas, permitiendo de esta manera la comunicación
e integración con otras mas. Con ello día con día las personas, clientes u
organizadores de eventos se exigen constantemente. El poder realizarlo se
necesita de mucho tiempo, un gran esfuerzo por todos los colaboradores y un gran
numero de participantes para poder tener éxito en ello. Para llevarse a cabo se
necesita de una fuerte suma de financiamiento, y para que esto pueda ser posible
es importante la planeación eficiente de los eventos.

Los eventos por si mismos se pueden considerar como la estrategia

organizacional para cubrir la necesidad de la comunicación con las personas, ya
sean públicos o privados; es decir, pertenecientes únicamente a la organización
anfitriona. Pero con el mismo objetivo de comunicar, enseñar y mostrar resultados,
permitiendo de esta manera poder mostrar a la empresa como es, sustentarla y
reforzarla desde adentro o fuera de ella. Es por ello que dentro de este trabajo de
investigación se presentara información necesaria para poder realizar un plan
correcto de un evento.

2.4.1 CÁLCULO DE CUOTAS DE REGISTRO

Tras tener en cuenta los detalles anteriores, nos vamos a poner a calcular
los costes de nuestro congreso.

El primer paso es tener todos los gastos previstos divididos por partidas. Para esto
ya habremos pedido presupuestos a todos nuestros proveedores.

El segundo paso es “construir” una hoja de cálculo que determine todas esas
partidas y debemos tener claro qué gastos son fijos (no importa el nº de asistentes
que acudan) y cuáles son variables (coste por cada asistente que acuda). Por
ejemplo, si vamos a alquilar una sala para hacer una reunión, es un gasto fijo ya
que vamos a tener que pagar lo mismo vengan 10 que 100 personas. Si a esos
asistentes, vamos a darles de comer, solo tendremos que pagar por las comidas
que contratemos, es un gasto variable.

Cuando ya tengamos diferenciados los costes, viene el tercer paso. Tan solo es
cuestión de sumar los costes fijos y dividirlo entre el número previsto de
asistentes, a no ser que tengas colaboraciones externas y/o subvenciones que
quieras descontar de los gastos fijos. Al resultado anterior deberemos sumar los
costes variables por persona. El resultado de esta operación determinará lo
mínimo que debemos cobrar por cada asistente.

A partir de ahí, calcularemos el resto de cuotas especiales que hemos comentado

previamente teniendo en cuenta que unos descuentos en cuotas deberían suplir a
otras cuotas que sean más elevadas, siempre con la finalidad de cubrir el
presupuesto de gastos.

2.4.2 Punto de Equilibrio

¿Qué es el punto de equilibrio de un evento?

Muchos eventos organizados por iglesias o ministerios para eclesiásticos

requieren que los asistentes se inscriban y paguen una cuota, pues solo así se
logrará financiar los costos del evento mismo.

El punto de equilibrio de un evento es la cantidad de participantes con la cual los

ingresos por inscripción y los gastos de implementación serán iguales. En otras
palabras, el punto de equilibrio es la cantidad mínima de participantes que se
requiere para poder desarrollar el evento sin tener que afrontar pérdidas. Esto
significa que, si la cantidad de personas que asiste al evento es inferior al punto de
equilibrio, el evento tendrá pérdidas. Por el contrario, si la cantidad de personas
que asiste al evento es superior al punto de equilibrio, los costos del evento
estarán bien cubiertos. En algunos casos, se podría usar esta información para
determinar que, si se llega a una cierta fecha sin haber alcanzado el punto de
equilibrio, será necesario (A) recurrir a otras fuentes de financiamiento, tales como
fondos de emergencia, (B) re-estructurar las inversiones previstas para el evento,
o (C) cancelar la actividad y devolver su dinero a quienes ya se habían inscrito.

¿Cómo se estima el punto de equilibrio de un evento?

Antes de comenzar a estimar el punto de equilibrio de un evento es necesario

tener una idea tan detallada como sea posible acerca de cómo será el evento,
cuáles serán los rubros que exigirán un gasto o inversión, y cuáles serán los
costos que implicarán los distintos factores del evento. Una vez que se ha
recabado esta información básica, bastará con hacer algunas sumas, restas,
multiplicaciones y divisiones, las cuales pueden ser hechas con lápiz y papel y una
calculadora de bolsillo. Estos son los pasos a seguir:

Paso #1

Hacer un estimado realista o ligeramente pesimista acerca de la cantidad de

personas que pagarán por asistir al evento. A esto lo llamaremos asistencia
esperada.

2) Hacer una lista completa y detallada de cada uno de los bienes y servicios que
se prevé que habrá que comprar o pagar para la realización del evento (reuniones
de planificación, impresión de materiales, transporte de participantes, alimentación
de participantes, personal médico, personal de cocina, publicidad, papelería
general, compra o renta de equipos de sonido, video o cómputo, alquiler de
instalaciones, pago a conferencistas, etc).

3) Investigar con todo el detalle posible los precios o montos de cada uno de los
bienes y servicios que habrá que comprar o pagar para la realización del evento.

4) Tomar toda la lista de los bienes y servicios que habrá que comprar o pagar, y
separarla en dos grupos: a) El grupo #1 incluirá aquellos bienes o servicios cuyo
costo será el mismo sin importar la cantidad de personas que asistan al evento
(por ejemplo, la publicidad del evento). A los rubros incluidos en este grupo los
llamaremos costos fijos. b) El grupo #1 incluirá aquellos bienes o servicios cuyo
costo cambia dependiendo de la cantidad de personas que asistan al evento (por
ejemplo, la alimentación para los asistentes). A los rubros incluidos en este grupo
los llamaremos costos variables.

Paso #2 5) Sumar todos los costos fijos en que será necesario incurrir para poder
realizar el evento. Al resultado de esta suma lo llamaremos costo fijo total.

6) Dividir el costo fijo total entre la asistencia esperada (la estimación realista de la
cantidad de personas que pagarán por asistir al evento). Al resultado de esta
división lo llamaremos costo fijo por persona.

7) Sumar todos los costos variables en que será necesario incurrir para realizar el
evento con la asistencia esperada. Al resultado de esta suma lo llamaremos costo
variable total.

8) Dividir el costo variable total entre la asistencia esperada. A esto lo llamaremos

costo variable por persona.

Paso #3 9) Sumar el costo fijo por persona más el costo variable por persona. Al
resultado de esta suma lo llamaremos costo total por persona.

10) Multiplicar el costo total por persona por la asistencia esperada. Al resultado
de esta multiplicación lo llamaremos costo total del evento.

Paso #4 11) Asignar un monto de imprevistos. Usualmente, el monto de

imprevistos equivale a un 10% del costo total del evento. Este monto para
imprevistos es un fondo de emergencia, desde el cual se podrá cubrir cualquier
gasto inesperado que pudiera surgir en el camino.

12) Asignar un monto de utilidad. Usualmente, el monto de utilidad equivale a

entre un 10% y un 20% del costo total del evento. En la mayoría de los eventos
desarrollado por organizaciones sin fines de lucro, nadie piensa en asignar un
monto de utilidad, pues nadie está pensando en ganar dinero con el evento. Sin
embargo, en este caso el propósito del monto de utilidad es ir levantando un fondo
de reserva con el cual se pueda iniciar con mayor facilidad el próximo evento.
13) Sumar tres elementos: costo total del evento + monto de imprevistos + monto
de utilidad (si lo hubiese). Al resultado de esta suma lo llamaremos costo real del
evento.

14) Dividir el costo real del evento entre la asistencia esperada. Al resultado de
esta división lo llamaremos costo real por persona: después de algunas posibles
revisiones y ajustes, este sería el monto que se puede promocionar como costo de
inscripción para el evento.

Paso #5 15) Estimar el punto de equilibrio usando la siguiente fórmula:

En palabras más claras, el punto de equilibrio del evento se obtiene al dividir el

costo fijo total entre el resultado de restarle el costo variable por persona al costo
real por persona.

Beneficios de estimar el punto de equilibrio de un evento

Una vez que conocemos cuál es el punto de equilibrio del evento que estamos
planeando, será mucho más fácil dimensionar los riesgos financieros en que se
está incurriendo; será más fácil poner metas progresivas en cuanto a la cantidad
de personas inscritas. También, al conocer el punto de equilibrio será posible fijar
un “punto de no retorno”, que es el momento crítico de la planificación en el cual
debemos decidir si cancelamos el evento, o si vamos adelante hasta el final. Un
beneficio adicional de hacer el proceso de estimación del punto de equilibrio es
que solo así se puede estimar con precisión el monto que se puede promocionar
como costo de inscripción para el evento. Otro beneficio de hacer el proceso de
estimación del punto de equilibrio es que este análisis permite darse cuenta a
tiempo de posibles rubros que encarecen demasiado el evento, y que deberán ser
reducidos o eliminados para que las personas se sientan atraídas a pagar el
monto de inscripción.
Para concluir con esta investigación de la unidad numero 2 de mi asignatura
organización de Eventos Especiales, me queda claro que hoy en día, el factor
importante o estrategia más eficaz para poder generar una buena comunicación
dentro y fuera de una empresa, sea privada o pública, es la realización de un
evento, en donde se puedan mostrar los resultados y nuevas enseñanzas,
permitiendo así crear un ambiente más abierto y permitiendo de igual manera que
nuevas empresas puedan y quieran unirse a estas.

Hoy en día los eventos son de gran importancia, por tanto, es que de acuerdo a
las fuentes de investigación pude conocer que las industrias de eventos son las
que mas se favorecen, pero es importante que ellas se renueven contantemente,
ya que los clientes/ espectadores van exigiendo mas el día con día.

El poder realizar un buen evento, que sea adecuado al sector que se está
solicitando es conveniente tomar en cuenta cada uno de los puntos vistos, y el
mas importante hacia mi criterio es en el punto de equilibrio, puesto de este
dependerá conocer el numero de asistentes necesarios que deberán asistir para
poder cubrir los gastos que se invirtieron en dicho evento.<

https://daintl.org/wp-content/uploads/2018/07/C%C3%B3mo-estimar-el-punto-de-
equilibrio-de-un-evento-Copy.pdf
http://cevents.es/como-se-calculan-las-cuotas-de-un-congreso/