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Manual Operacional
Sumário
APRESENTAÇÃO DO PROGRAMA ................................................................. 3
COMEÇANDO OS TRABALHOS COM O MQS .................................................. 4
CADASTRO DE EMPRESA .................................................................................. 5
CADASTRO DE SETORES .................................................................................. 8
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS ........................................................................... 9
CONHECENDO A GUIA SETORES E ATRIBUIÇÕES ..................................................... 11
INFORMANDO OS RESPONSÁVEIS DE CADA SETOR .................................................. 14
VINCULANDO SUBSETORES AOS SETORES PRINCIPAIS ............................................. 16
VISUALIZANDO O ORGANOGRAMA ..................................................................... 18
CONFIGURAÇÕES GERAIS ......................................................................... 20
ACESSO .................................................................................................. 21
DOCUMENTOS ............................................................................................ 23
BANCO DE DADOS ....................................................................................... 26
DOCUMENTOS ........................................................................................... 28
GUIA MANUAL DE BOAS PRÁTICAS .................................................................... 29
GUIA DOCUMENTOS ..................................................................................... 30
JANELA REFERÊNCIAS ................................................................................... 30
JANELA DE EXIBIÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................... 32
EDIÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 35
CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE FLUXOGRAMAS NO DOCUMENTO ............................................. 39
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ............................................................ 41
INSTALAÇÃO DO MQS ............................................................................... 44
SERVIDOR ............................................................................................. 44
Configuração Mínima ............................................................................ 44
Configuração RECOMENDÁVEL ............................................................... 44
ESTAÇÃO DE TRABALHO........................................................................... 45
Configuração Mínima ............................................................................ 45
Configuração RECOMENDÁVEL ............................................................... 45
INÍCIO DO PROCESSO ................................................................................... 45
Servidor ............................................................................................. 46
Estação de Trabalho ............................................................................. 53
SUPORTE TÉCNICO ................................................................................... 59
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Apresentação do programa
Construir um Sistema da Qualidade baseado na Regulamentação de Boas Práticas
de Manipulação em Farmácia pode parecer caminhar dentro de um labirinto! Se
você esta implementando as Boas Práticas, com certeza, sabe do que estamos
falando.
Para que você não se perca neste emaranhado de procedimentos e atinja seu
objetivo com rapidez e eficácia, é que criamos para você o MQS - Magistral
Quality System. Com ele ficou mais fácil atender a regulamentação do setor de
forma eficiente e também reduzir significativamente os riscos sanitários. Através de
um método inovador de Transferência Efetiva de Conhecimento (TEC), a
Alternate, em parceria com a Ortofarma e a GMP - Consultoria de Gestão,
desenvolveu o MQS - Magistral Quality System.
Com os botões na parte superior da tela você pode revisar, alterar, incluir ou
mesmo excluir qualquer documento, além de poder criar novos “links” entre os
mesmos, de forma simples e eficiente (similar ao Microsoft Word).
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Começando os trabalhos com o MQS
Agora veremos os primeiros passos para começar a trabalhar com o MQS. Por uma
questão de praticidade e organização das tarefas, inicialmente veremos a opção
Organograma do menu.
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Nesta janela, as opções que veremos agora para elaboração do Organograma são:
Empresa, Setores, Funcionários e Organograma.
Cadastro de Empresa
5
Após a inclusão desses dados, todas as vezes que você entrar na opção Empresa do
módulo Organograma, os dados serão carregados e exibidos automaticamente.
Guia Responsável
Guia Logotipo
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5. Na guia Logotipo clique no botão e informe o local e nome do arquivo de
imagem. Esse arquivo será automaticamente aplicado a todos os
documentos do seu Manual de Boas Práticas.
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Cadastro de Setores
Nesta opção você informará todos os setores e subsetores que farão parte da
estrutura do organograma final do MQS. Além disso, você poderá indicar também
os responsáveis por cada um dos setores cadastrados.
Para facilitar o cadastro de Setores no MQS, sugerimos que você desenhe antes no
papel todos os setores da sua farmácia (comece de baixo para cima). Com isso,
você terá uma visão geral da estrutura do seu organograma e agilizará o processo.
Cadastro de Funcionários
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1. Clique na opção Funcionários.
2. Agora clique no botão Incluir e na guia Geral preencha os campos que
aparecem na tela.
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É muito importante que você cadastre todos os funcionários envolvidos na
organização, implantação e uso do MQS. Isto se deve ao fato que o sistema avisa
automaticamente, caso algum deles tenha tarefas a cumprir durante todo o
processo.
Veja abaixo:
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2. Agora clique no botão Consultar e selecione o funcionário na janela de
consulta que aparece.
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6. Em seguida, clique na caixa de listagem Atribuição e selecione a função
correspondente.
Se as funções listadas na caixa de listagem acima não são suficientes para o seu
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8. Clique no botão OK para concluir a operação e fechar a janela. Em seguida,
clique no botão OK novamente na caixa de mensagem que aparece.
Neste momento,
você pode incluir
novos setores
para o
funcionário,
alterar dados dos
campos ou
excluir o registro.
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1. Clique na opção Setores.
2. Em seguida, clique na opção Consultar e selecione o setor desejado.
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Se você precisar limpar o conteúdo dos campos Código e Nome do Responsável (1
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Proceda da seguinte forma:
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5. Selecione o primeiro setor a vincular e, em seguida, clique Selecionar.
6. Repita o mesmo procedimento para os demais setores.
Visualizando o Organograma
Depois de tudo cadastrado (dados da sua farmácia, setores e funcionários),
visualizaremos agora o organograma (montagem da estrutura) que o software MQS
gerou automaticamente para nós.
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2. Neste momento, você pode enviar para impressão ou melhorar a
visualização do organograma através da barra localizada no topo da tela.
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3. Para visualizar um determinado setor do organograma, selecione-o e, em
seguida, observe a parte inferior da tela:
Configurações gerais
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Neste módulo você poderá personalizar e configurar seus dados de acesso ao
sistema MQS, realizar cópia de segurança e restauração dos dados (backup e
restore) e fazer a manutenção dos documentos existentes no MQS.
Acesso
Nesta opção você poderá cadastrar novos usuários para o
acesso ao sistema, consultar, excluir ou mesmo alterar os
dados de alguém já existente. Caso precise excluir ou alterar
os dados de um usuário cadastrado, primeiro você deverá
consultá-lo.
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... selecionar o perfil que deseja consultar,
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... neste momento você visualiza todos os níveis de acesso do perfil selecionado, se
precisar alterar alguma opção, clique no botão Alterar (topo da tela) e, por fim,
clique no botão Alterar novamente (parte inferior).
... a tela que surgirá – Permissões dos Módulos - você poderá optar, por exemplo,
em visualizar o módulo e não realizar qualquer manutenção como incluir, excluir ou
alterar... ou mesmo não visualizar o módulo e nem ter direitos de manutenção.
Documentos
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dias do intervalo entre atividades, a data e hora da próxima atividade e se o
documento é aplicável ou não ao seu padrão de manual de BPMF.
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5. Neste momento, você pode consultar e selecionar qualquer um dos
documentos armazenados no MQS.
6. Na parte superior da tela, há opções de filtragem para ajudá-lo no
refinamento da busca do documento.
7. Depois de localizar o documento, clique no botão Selecionar.
8. Os dados são apresentados na tela. Você poderá consultar os funcionários e
setores correspondentes de cada documento, além de poder alterá-los ou
excluí-los.
Marque este
campo, se
você quer
este
documento
em seu
Manual de
BPMF.
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Banco de dados
Nesta opção você poderá fazer a cópia de segurança de
todo o seu banco de dados (backup) e também a
restauração (restore), caso seja necessário.
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Onde:
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4. Finalmente, clique no botão Iniciar Restauração para iniciar o processo.
Documentos
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Guia Manual de Boas Práticas
Esta guia possui o manual de boas práticas separados por tópicos. Ela está
estruturada desta forma para facilitar a localização dos itens armazenados no MQS.
Veja abaixo:
O tópico 14 possui o
manual completo.
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Guia Documentos
Esta guia tem a função exclusiva de consultar documentos. Por meio das caixas de
listagem Nível, Tipo e Filtro, você poderá refinar sua pesquisa e garantir um melhor
resultado na busca.
Janela Referências
Localizada no canto inferior esquerdo da tela, esta janela tem a função de listar os
documentos que são referências do item selecionado na guia Manual de Boas
Práticas.
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Item selecionado...
Aproveitando ainda este nosso exemplo, se você der um clique duplo no item 4, o
conteúdo do arquivo é exibido na janela principal do MQS.
Navegando até o fim do texto, você poderá observar um dos vínculos para o
documento listado na janela Referências.
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Para abrir o documento vinculado, mantenha a tecla CTRL pressionada e, em
seguida, dê um clique com o botão esquerdo do mouse sobre o link.
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Se você está familiarizado com o processador de texto Microsoft Word,
certamente não encontrará dificuldades para trabalhar na manutenção de seus
documentos no MQS. Isto garantirá maior facilidade e rapidez na operação do
sistema.
Onde:
1 – Guia que apresenta os documentos atualmente abertos. Para navegar de
um documento a outro, basta clicar sobre a guia correspondente.
2 – Aqui você encontrará a barra de menu e a barra de atalhos para todas as
funções do processador de texto do MQS.
3 – Corpo do documento selecionado. Aqui você poderá incluir, alterar, excluir,
inserir imagens, links, etc., semelhante ao programa Microsoft Word.
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4 – Aqui você poderá alternar entre o modo de edição e a visualização das
informações gerais do documento (não disponível se o perfil de usuário é
BÁSICO). Observe a seguir a janela de informações do documento selecionado em
nosso exemplo:
Número de
revisões
realizadas
Dados
gerais da
revisão
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Edição de documentos
Antes de iniciar este tópico, uma dica importante: faça uma revisão seqüencial
de todo o Manual de Boas Práticas de Manipulação existente no MQS, ou
seja, revise primeiro os documentos disponibilizados no programa e, a partir daí,
comece a editá-los a fim de adequá-los para a sua farmácia.
O que veremos agora é exatamente o que você precisa saber para trabalhar no
MQS na edição de documentos. Para isso, proceda da seguinte forma:
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3. Neste momento você pode editar o documento da mesma forma que faz no
Word.
a. Clicar sobre o texto e incluir, alterar, excluir e etc.
4. Dentre as várias opções da barra de menu e da barra de botões de atalho,
veja a seguir algumas opções interessantes (e importantes) que você pode
aplicar no documento:
a. Inserir imagem – posicione o cursor no ponto exato que pretende
inserir a imagem. Em seguida, clique na opção Inserir | Imagem ou
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2
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i. Salvar o documento – em qualquer parte do documento, clique na
opção Documento | Salvar. Outra opção é clicar no botão de atalho
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4. Caso você tenha pronto o arquivo documento, informe-o na seção
Documento, opção Baseado em arquivo existente localizado na parte inferior
da janela (você também poderá criar um documento em branco no MQS e
copiar/colar o texto para ele).
5. Ao final, clique no botão OK para confirmar a operação.
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5. Neste ambiente você poderá construir o fluxograma que deseja. Alterne
entre as guias Objetos e Propriedades e escolha as ferramentas necessárias
para a tarefa (símbolos, conectores, etc.). Veja abaixo:
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6. Em seguida, arraste os objetos (um de cada vez) para a área de edição do
fluxograma e comece a elaboração do fluxo.
Barra de atalho
Matriz de Responsabilidades
Na parte superior da guia Matriz Responsabilidade, você pode refinar sua consulta e
listar os documentos que satisfazem à pesquisa. Veja a figura abaixo:
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Após clicar no botão Lista Mestre o resultado da consulta aparece na grade
Documentos:
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Na lateral direita da tela, o módulo Matriz de
Responsabilidade, oferece as opções de
impressão (com visualização prévia) para que
você tenha o controle dos documentos e distribua
aos funcionários e setores responsáveis.
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Instalação do MQS
SERVIDOR
Configuração Mínima
• MQS 1.0 + Microsoft SQL Server 2005 Express Edition + FrameWork 2.0
o Hardware - Pentium III 600MHz com 512MB de memória RAM,
mínimo 732 MB de HD, unidade de CD-ROM para a instalação,
monitor com resolução recomendada de 1024x768 dpi e 32 milhões
de cores. Impressora jato de tinta ou laser.
o Software - Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003
Service Pack 1; Windows XP Service Pack 2; Microsoft Internet
Explorer 6.0 SP1 ou superior.
Configuração RECOMENDÁVEL
• MQS 1.0 + Microsoft SQL Server 2005 Express Edition + FrameWork 2.0
o Hardware - Pentium 4 3.2Ghz com 1Gb de memória RAM, mínimo de
912 MB de HD, unidade de CD-ROM para a instalação, monitor com
resolução recomendada de 1024x768 dpi e 32 milhões de cores.
Impressora jato de tinta ou laser.
o Software - Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003
Service Pack 1; Windows XP Service Pack 2; Microsoft Internet
Explorer 6.0 SP1 ou superior.
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ESTAÇÃO DE TRABALHO
Configuração Mínima
• MQS 1.0 + Microsoft SQL Server Native Client + FrameWork 2.0
o Hardware - Pentium III com 256 de memória RAM, mínimo 395 MB
de HD, unidade de CD-ROM para a instalação, monitor com resolução
recomendada de 1024x768 dpi e 32 milhões de cores. Impressora
jato de tinta ou laser.
o Software - Windows 2000 Service Pack 4; Windows XP Service Pack
2; Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou superior .
Configuração RECOMENDÁVEL
• MQS 1.0 + Microsoft SQL Server Native Client + FrameWork 2.0
o Hardware - Pentium III 1Ghz com 512 de memória RAM, mínimo de
395 MB de HD, unidade de CD-ROM para a instalação, monitor com
resolução recomendada de 1024x768 dpi e 32 milhões de cores.
Impressora jato de tinta ou laser.
o Software - Windows 2000 Service Pack 4; Windows XP Service Pack
2; Microsoft Internet Explorer 6.0 .
Início do processo
Apresentaremos agora os procedimentos necessários para instalação do MQS. Você
verá que o processo é muito simples e intuitivo. Primeiro veremos como instalar o
programa no Servidor, em seguida, veremos passo a passo como instalar o MQS
também em estações de trabalho (caso você preciso trabalhar com o programa em
rede).
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Servidor
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3. Na próxima tela que aparece, leia atentamente as instruções e, em
seguida, clique no botão Instalar MQS - Servidor.
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5. Conforme você poderá ler na tela, a instalação destes componentes é feita
apenas uma única vez e, após sua efetiva instalação, eles garantirão a
perfeita funcionalidade do sistema em seu computador. Por este motivo, é
importante que você aceite os termos do contrato de licença de cada
componente.
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7. Clique no botão Sim e aguarde o Windows ser reiniciado.
8. O processo de instalação do MQS continuará a partir deste ponto. Conforme
você acompanha na tela a seguir:
10. Clique no botão Avançar e, na próxima tela que aparece, informe a pasta
que deseja instalar o MQS ou mantenha a pasta sugerida pelo programa.
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11. Clique no botão Avançar duas vezes e aguarde o término do processo.
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13. Clique no botão Fechar.
14. Na tela Configuração do Banco que aparece, clique no botão Anexar Banco
de Dados e aguarde o término do processo.
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16. Neste momento, o programa de instalação solicitará uma licença de uso
(contra-chave) para o programa. Siga as instruções que aparecem na tela e,
em seguida, clique OK.
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Essas opções apenas são habilitadas após você informar o Login e Senha de
acesso. Por padrão, esses dados são: SUPERVISOR (Login) e 123456 (Senha).
Estação de Trabalho
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Antes de instalar o MQS no(s) computador(res) que servirá(ao) como
Estação(ões) de trabalho, é importante saber:
1. Clique com o botão da direita sobre a pasta MQS (no computador Servidor)
e, em seguida, clique na opção Propriedades.
2. Certifique-se que sua tela esteja parecida com a figura abaixo e clique no
botão Permissões.
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3. Na janela Permissões para MQS, marque todas as caixas de seleção que são
listadas na seção Permissões para Todos.
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No servidor MQS – verificar o Firewall do Windows para que o programa
MQS da estação de trabalho possa acessá-lo adequadamente.
Firewall
ativado
Esta caixa de
seleção
deverá estar
desmarcada.
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\\servidorMQS\ é
apenas um exemplo.
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3. Antes de realizar os passos 1 e 2, leia a descrição de cada um dos passos.
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Ao clicar no botão referente ao passo 2, será apresentada uma caixa de diálogo na
qual você precisará informar o caminho completo do servidor MQS.
Suporte Técnico
Antes de entrar em contato com o nosso suporte técnico, leia atentamente este
material. Se mesmo assim você precisar falar com a gente, veja a seguir os tipos
de suportes oferecidos pela Alternate:
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20HSUPPORT – Os clientes que optam pelo suporte via telefone contam com
profissionais altamente capacitados que podem esclarecer suas dúvidas
relacionadas à implantação e gerenciamento do sistema. Esses profissionais estão
sempre oferecendo excelentes soluções aos clientes, propiciando geração de
recursos e informações para um contínuo desenvolvimento de suas rotinas
operacionais. Ligue para o número (11) 2152-8100 e converse com um de nossos
analistas de suporte. Nosso horário de atendimento é de Segunda a Sexta, das
08h00 às 20h00 e Sábado das 08h00 às 12h00.
CONTROLSUPPORT – Por meio de uma ferramenta simples, a sua máquina passa
a ser controlada remotamente pelo nosso suporte, facilitando assim a resolução de
problemas ou dúvidas operacionais de uma forma rápida e eficiente. Se você deseja
obter mais informações sobre esse tipo de suporte, ligue para o número (11) 2152-
8100 e fale com a gente.
CHATSUPPORT – O chat on-line é outra opção eficiente de suporte. Com ele você
tira suas dúvidas interativamente em tempo real. Para isso, basta que você tenha
uma conexão Internet e seja assinante do programa Messenger da Microsoft. Se
você deseja obter mais informações sobre esse tipo de suporte, ligue para o
número (11) 2152-8100 e fale conosco.
WEBSUPPORT – Acessando nossa homepage através do endereço
www.alternate.com.br você poderá enviar suas dúvidas via e-mail. Elas serão
direcionadas para os analistas de suporte da Alternate, que responderão dentro de
um prazo compatível com a sua complexidade. Após carregar a homepage, basta
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